در بخش اول مقاله ، به معرفي ده فاكتور كليدي جهت موفقيت در پروژه مكانيزه كردن سيستم مديريت نگهداري و تعميرات پرداخته شد ، در ادامه اين مقاله ، سه فاكتور اول مورد بررسي قرار ميگيرد :
1) تعيين هدف پروژه
2) تشكيل كميته مديريت
3) برنامه ريزي پروژه

1) تعيين هدف پروژه
عجله در خريد CMMS اغلب منجر به عجله در اجراي CMMS ميگردد. صبركنيد و قبل از خريد ، هدف خود را تعيين نمائيد. يكي از پنج دليل اصلي شكست در اجراي CMMS ، اشتباه در انتخاب CMMS ميباشد.
شما نياز به يك CMMS مناسب براي انجام كارها داريد بنابراين نيازمند آن هستيد كه در گام اول هدف خود را در استفاده از CMMS مشخص نمائيد.
مايليد نرم افزار چه كاري براي شما انجام دهد؟
چه ماژولهايي براي كسب و كار شما بحراني هستند؟ ( PM ، ...)
ميتوان برخي از ماژولها را در آينده خريداري نمود و براي شروع هزينه ها را كاهش داد.
شركت خود را بعد از اجراي CMMS در 2 تا 5 سال آينده ، چگونه مي بينيد؟
ارتباط CMMS با ساير سيستم ها يا تكنولوژيهاي ديگر در آينده چگونه است؟

پس تعيين اهداف و خواسته هاي شركت از CMMS اولين و مهمترين فاكتور در اجراي موفق CMMS ميباشد.

2) تشكيل كميته مديريت
در اكثر مواقع ، مديريت ارشد تصور و درك روشني از CMMS و منابع مورد نياز براي آن ندارد.
در كنار هزينه خريد CMMS ، هزينه هاي ديگري نيز وجود دارد. هزينه هاي جانبي CMMS شامل آموزش ، زمان صرف شده جهت جمع آوري و ورود اطلاعات و هزينه پشتيباني از سيستم ميباشد.
مطمئن شويد قبل از ارائه پروژه به مديريت ارشد ، كليه اين هزينه ها تخمين زده شده باشد تا بودجه مورد نياز براي پروژه CMMS كاملا مشخص گردد.
براي اينكار لازم است تا كميته مديريت انتخاب CMMS باحضور بخشهاي فني و مهندسي ، توليد ، انفورماتيك (IT) ، انبار ، خريد و برنامه ريزي توليد تشكيل گردد.

3) برنامه ريزي پروژه
درباره فرايند اجراي CMMS (از ابتدا تا انتهاي كار ) فكر كنيد. مراحل كليدي چه هستند؟
تعيين كنيد چه كسي CMMS را اجرا خواهد نمود ، چه كسي داده ها را جمع آوري نموده و چه نوع داده هايي بايد جمع اوري شود؟
طرح كدينگ ماشين آلات ، كدينگ محلهاي استقرار و پرسنل و كدينگ قطعات را تعيين كنيد.
انواع و شرايط work order و كدينگ وضعيت تكميل آنها را مشخص نمائيد. برنامه ريزي اوليه از بروز اشتباهات بعدي جلوگيري ميكند.