برنامه ريزي

[javad jan]

تعريف برنامه ريزي:
برنامه ريزي يعني آنكه از ميان گزينه هاي گوناگون به برگزيدن راه هاي كنش آينده سازمان به گونه ي كلي پرداخته شود و براي هر يك از بخش هاي سازمان نيز چنين گزينشي صورت بگيرد. اين كار مستلزم برگزيدن هدف هاي سازمان و مقاصد هر بخش و تعيين راه هاي دستيابي به آن هاست . از اين رو برنامه ها براي دستيابي به هدف هاي از پيش تعيين شده روشي عقلايي فراهم مي آورند. برنامه ريزي همچنين بر نو آفريني مديريت سخت دلالت دارد.
برنامه ريزي ميان جايي كه هستيم با جايي كه مي خواهيم بدان جا برويم پلي مي سازد و موجب مي شود تا آنچه را كه در غير آن حالت شكل نمي گيرد پديد آيد. با آنكه به ندرت مي توانيم آينده اي درست پيش بيني كنيم و با آنكه عامل هاي بيرون از نظارت ما مي توانند با بهترين برنامه هاي تهيه شده معارض گردند. تا زمانيكه ما به برنامه ريزي بپردازيم پيش آمدها را به بخت وا مي گذاريم . برنامه ريزي فكري دشوار است كه لازم مي سازد كنش را تعيين كنيم و تصميم هاي خود را بر پايه هدف شناخت و برآوردهاي سنجيده استوار سازيم.

[javad jan]

سرشت برنامه ريزي
ما مي توانيم با بررسي چهار جنبه ي عمده برنامه ريزي سرشت اصلي آن را آشكار سازيم:
1- ياريهاي رنامه ريزي به فرض و هدف هاي سازمان.
2- اهميت نخستين آن در ميان كارهاي ويژه ي مدير
3- گسترش و پراكندگي آن.
4- كار آمدي در به نتيجه رساندن برنامه ها
1- ياريهاي برنامه ريزي به فرض و هدف هاي سازمان:
مقصود هر برنامه و ديگر طرحهاي كمكي آن ياري دادن به دستيابي به غرض و هدف هاي سازمان است. اين اصل از سرشت كارهاي سازمان يافته بدست مي آيد كه سازمان براي دستيابي به هدف گروه از راه همكاري ارادي پديد مي آيد.
2- اهميت نخستين برنامه ريزي:
چون عمليات مديريت در سازمان دهي ،به كار گماري نيروي انساني هدايت كردن و نظارت كردن براي ياري دادن – دستيابي به هدف هاي سازمان طراحي مي شوند بنابر اين برنامه ريزي به گونه ي منطقي پيش از ديگر وظيفه هاي مديريت مي آيد با آنكه در عمل همه ي وظيفه هاي مديريت مي آيد با آنكه در عمل همه ي وظيفه هاي مديريت در يك نظام كنش به هم پيوسته مي شوند برنامه ريز سرشتي يگانه دارد چون به كار برقراري هدف هاي ضرور در كوشش هاي گروهي مي پردازد. افزوده بر آن يك مدير بايد به برنامه ريزي بپردازد تا پي ببرد كه چه نوع از پيوندهاي سازماني و شاستگي هاي شخصي نياز هست. در چه راهي زير دستان بايد راهنمايي شوند و چه نوع نظارت را بايد به كار بست . و البته اگر قرار باشد همه ديگر وظيفه هاي مديريت اثر بخش و كارساز باشند بايد آن ها را نيز برنامه ريزي كرد.
برنامه ريزي و نظارت كردن سخت به هم پيوسته اند .
برنامه ريزي و نظارت كردن از هم جدا ناشدني هستند – آن ها را همزادهاي سياهي مديريت مي خوانند. كنش برنامه ريزي نشده را نمي توان نظارت كرد زيرا نظارت كردن به معناي پا بر جا نگهداشتن فعاليت ها در راستاي درست از راه تصحيح كردن كج رويهاي است كه در برنامه ها روي داده است . اگر برنامه نباشد هرگونه كوشش براي نظارت كردن بي معني است زيرا براي اشخاص راهنمايي وجود ندارد كه بدانند به همان سويي كه مي خواهند بروند گام بر مي دارند. (اين پيامد كار نظارت كردن است ) مگر آنكه آنان از پيش آگاه باشند كه به كجا مي خواهند بروند(اين جزعي از كار برنامه ريزي است)
از اين رو برنامه ريزي معيارهاي نظارت را فراهم مي آورد.
3- گسترش برنامه ريزي:
برنامه ريزي وظيفه ي مديران است گر چه سرشت سياست هاي كلي و برنامه هايي كه از سوي بالا دستان تعيين مي شود تغيير پيدا مي كند . اما در عمل ناممكن است كه كار مديران را چنان محدود كنيم كه آنان نتوانند هيچ گونه آزادي داشته باشند و اگر مديران از مسئوليت برنامه ريزي برخوردار نباشند آن ها براستي مدير شناخته نمي شوند . اگر ما گسترش و پراكندگي وظيفه ي برنامه ريزي را نپذيريم آنگاه آسان تر مي توانيم دريابيم كه چه اشعاري از اشخاص بين تعيين سياست هاي كلي كار (برپاداشتن راهنمايي هايي براي تصميم گيري ) و اداره كردن يا بين «مدير» و «كارگزار» يا «سرپرست» جدايي قابل هستند . يك كدير به دليل اختياراتش يا پايگاهش در سازمان ممكن است در سنجش با مدير ديگر به برنامه ريزي بيشتر يا مهمتر بپردازد يا برنامه ريزي يك مدير در سنجش با مدير ديگر ممكن است بنيادي تر و در خور به كار بستن در بخش گسترده تري از سازمان باشد.

[javad jan]

همه مديران برنامه ريزي مي كنند.
در هر حال همه ي مديران از رئيسان گرفته تا سرپرستان رده پايين –برنامه ريزي مي كنند حتي رئيس يك دسته از كارگران راه سازي يا كارگران كارخانه با رعايت دستورها و روش ها تا اندازه اي قطعي و مشخص تا اندازه اي به برنامه ريزي دست مي زند شايان توجه است كه در بررسي هايسي كه درباره ي گونه هاي خشنودي از كار صورت گرفته يك عامل اثر بخش در كاميابي سرپرستان در پايين ترين رده سازماني به ميزان توانايي آنان در برنامه ريزي بستگي دارد.
مديران بلند پايه سياست هاي كلي را برنامه ريزي مي كنند.
با آنكه همه مديران برنامه ريزي مي كنند برنامه اي را كه براي كار از سوي سرپرست خط اول توليد تنظيم مي شود با برنامه راهبردي كه از سوي مديران بلند پايه فراهم مي شود اختلاف دارد. راجر اسميت 1مدير اجرايي بلند پايه جنرال موتور راهبرد بزرگ توليد خودروهاي كوچك را درژاپن و كره برنامه ريزي كرد. فابر 2 رئيس فروشگاه هاي زنجيره اي كي - مارت3 يك خرده فروشي را كه براي تخفيفهاي راستين سرشناس بود برنامه ريزي كرد تا با عرضه كردن امكان گزينش بيشتر كالا به خريداران و دادن سود نا ويژه بالاتر عمليات خود را گسترده سازد. تورنتون 4 برادشاو از شركت ار.سي. آ5 به كارو گوناگوني سياست هاي كلي شركت دست زد و آنرا از فروش نوار ويدئو و ديگر كارهاي نا مرتبط دور ساخت. او در عوض بر توانايي هاي شركت در ماهواره هاي ارتباطي و نظام شبكه هاي اداري كه براي نيروي دريايي توليد مي كرد تاكيد گذاشت . در حاليكه مديران بلند پايه مسير كلي شركت را برنامه ريزي مي كنند ، مديران در همه ي رده هاي سازماني بايد برنامه هاي خود را آماده سازند تا از آن راه به هدف هاي كلي سازمان ياري دهند.

[javad jan]

1- كار آمدي در به نتيجه رسيدن برنامه ها:
ما كارآيي يك برنامه را از راه ياري هايي كه آن برنامه در دستيابي به غرض و هدف هاي سازمان مي كند در برابر هزينه ها و ديگر عواملي كه براي تنظيم و اجراي آن به كار برده مي شوند مي سنجيم . يك برنامه مي تواند دستيابي به هدف ها را آسان سازد ولي با يك هزينه بالاي غير ضروري . برنامه ها زماني كار آمد هستند كه با هزينه اي معقول دستيابي به هدف را ممكن سازند هزينه اي كه تنها در قالب زمان يا پول يا ساخت اندازه گيري نمي شود بلكه ميزان خشنودي فردي و گروهي را نيز به حساب مي آورد.
بسياري از مديران برنامه هايي را به كار بسته اند كه هزينه هاي آن ها بيشتر از درآمدي بوده است كه از آن برنامه ها مي شد به دست آورد براي يك نمونه يك شركت مسافر بري هوائي نوعي هواپيما خريد كه هزينه هايش بر درآمدهايش فزوني داشت. شركت هايي نيز كوشيدند تا فرآوردهايي را بفروشند كه پسند بازار نبودند نمونه آن يك شركت سازنده خودرو سواري است كه كوشيدند تا از راه تاكيد بر مهندسي ساخت بي آنكه پيشرفت هايي در شكل خودرو توجه كند بازار فروشي براي خود به چنگ آورد. برنامه ها حتي مي توانند دست يافتن به هدف ها را ناشدني كنند هر گاه اين برنامه ها گروه بسنده اي از مردم درون سازمان را نا خشنود يا ناشاد سازند . رئيس تازه شركتي كه در حال ضرر دادن بود كوشيد تا طرحي نو اندازد و از راه فروش كلي و بركنار كردن برنامه ريزي نشده كاركنان كليدي به شتاب هزينه ها را پايين بياورد . بيم و بيزاري و از دست دادن روحيه كه در پي اين كار پديد آمد چنان به كاهش بهره وري انجاميد كه هدف رئيس تازه را براي از ميان بردن زيان و به دست آوردن سود به شكست كشاند . برخي كوشش ها براي برقرار كردن ارزشيابي مديريت و اجراي برنامه هاي پرورش كاركنان به شكست انجاميد از آن رو كه گروه بي آنكه درستي برنامه ها خرده گيري كند از روش هايي كه به كار بسته مي شد نفرت داشت.

[javad jan]

(كوتاهي مديران در پي بردن به اين مهم كه شمار گوناگوني برنامه وجود دارد اغلب دشواري ها در راه كاميابي برنامه ريزي پديد آورده است.)
اين آسان است كه دريابيم كه يك طرح عمده مانند ساخت و تجهيز يك كارخانه يك برنامه است ولي بايد به ياد داشت كه شمار ديگري از مسيرهاي كنش در آينده هستند كه مي توانند برنامه به شمار آيند اگر به ذهن بسپاريم كه يك برنامه هر مسيري را از كنش آيند و در بر مي گيرد آنگاه مي توانيم پي ببريم كه برنامه ها گوناگون اند اين برنامه ها را مي توان به اين شرح دسته بندي كرد
1- غرض ها يا ماموريت ها 2- هدف ها 3- راهبردها
4- سياست هاي كلي 5- روش ها 6- دستورها
7- برنامه هاي آموزشي 8- بودجه ها
1- غرض ها يا ماموريت ها:
هر گونه عمل سازمان يافته اي داراي غرض ها يا ماموريت ها است يا دست كم براي آنكه معني دار باشد بايد چنين باشد در هر نظام اجتماع سازمان ها داراي وظيفه اي اساسيث يا كار ويژه هستند كه از سوي جامعه به آن ها داده شده است غرض از بازرگاني به گونه ي كلي ساخت و بخش فرآورده ها و خدمات است غرض از اداره بزرگراه هاي ايالتي است غرض از دانشگاه آموزش و پژوهش است.
2- هدف:
هدف ها يا آماج ها پايان هايي هستند كه آهنگ فعاليت به سوي آن ها است آن ها نه تنها نقطه پاياني برنامه ريزي هستند كه غايتي هستند كه به سوي آن ها سازمان دهي به كارگيري نيروي انساني رهبري و نظارت كردن نيز توجه دارند. در همان حال كه برنامه اساسي يك شركت هدف هاي آنرا پديد مي آورد هر بخش شركت هم مي تواند هدف هايي براي خود داشته باشد. هدف هاي يك بخش بگونه طبيعي به دستيابي هدف هاي سازمان ياري مي دهد ولي اين دو دسته از هدف ها مي توانند يكسره از هم جدا باشند . براي نمونه هدف يك بازرگاني ممكن است سود بردنم از راه ساخت خط معيني از وسايل پذيرايي خانگي باشد در حالي كه هدف بخش توليد /ان مي تواند ساخت تعداد مشخصي از دستگاه هاي تلويزيون با طراحي كيفيت ويژه و با يك هزينه معين باشد. اين هدف ها باهم سازگارند ولي باهم از اين روي فرق دارند كه بخش ساخت نمي تواد به تنهايي دستيابي به هدف شركت را تضمين كند.

[javad jan]

1- راهبردها:
سه تعريف وجود دارد كه نشان گر عمومي ترين كاربرد واژه « راهبرد» است.
1- برنامه هاي كلي كنش و به كار بستن منابع براي دستيابي به هدف هاي فراگير
2- برنامه هدف يك سازمان . منابعي كه براتي دست يافتن به هدف ها به كار بسته مي شوند و آن سياست ها ي كلي كه بر تحصيل مصرف و توزيع اين منابع فرمان مي رانند.
3- تعيين هدف هاي بلند مدت يك سازمان و پذيرفتن راه هايز كنش و منابع لازم براي دست يافتن به آن هدف هلا
4- سياست هاي كلي را براي توضيح نداشت
5- روش هاي كار:
طرح هايي هستند كه شيوه اي مشخص براي انجام دادن كوشش ها ي آينده برقرار مي سازد . روش هاي كار راهنمايي كنش است نه راهنماي انديشيدن و روش كاملي را كه بر پايه يك فعاليت بايد به اجرا گذاشته شود روشن مي سارزد.
روش هاي كر به هم پيوستگي زماني كنش هايي است كه ضرور بشمار مي آيند.

[javad jan]

1- دستورها:
گزاردن كنش بايسته ويژه اي يا بازداشتن از آنرا به روشني آشكار مي سازدو جاي هيچگونه آزادي باقي نمي گذاردا. دستورها به طور معمول ساده ترين نوع برنامه به شمار مي آيند .
مردم اغلب خط مشي ها يا روش هاي كار را با دستورها اشتبا مي گيرند دستورها با روش هاي كار از اين روي فرق دارند كه اين ها كنش را رهبري مي كنند بي آنكه پيوستگي زماني را تعين كنند در حقيقت روش كار را مي توان پيوستگي يا توالي دستورها به شمار آورد. با اين همه دستور مي تواند بخشي از روش كار باشد يا نباشد براي نمونه «نكشيدن سيگار» يك دستور است كه به هيچ روش كاري پيوستگي ندارد ولي روش كاري كه بر اجراي سفارش ها نظارت دارد ممكن است اين دستور را پديد آورد كه هم سفارش ها بايد در روز دريافت تاييد شوند اين دستور هيچ گونه كج راهي را از مسير تعيين شده مجاز نمي شمارد و به هيچ وجه در ديگر زمينه هاي روش كار رسيدگي به سفارش دخالت نمي كند اين درست مانند اين دستور است كه همه برخه هاي بيش از نيم كيلوگرم يك كيلوگرم كامل به شمار آيد يا آنكه بازرسي دريافت جنس بايد همه كالا را در برابر دستور خريد بشمارد يا وزن كند جوهر يك دستور بازتاب يك تصميم مديريت است كه مقرر مي دارد كنشي ويژه بايد – يا نبايد- انجام پذيرد.
7-برنامه ها
برنامه ها مجموعه هايي هستند از هدف ها ،خط مشي ها، روش هاي كار ،دستورها تعيين كار ويژه ،گام هايي كه بايد برداشته شود منابعي كه بايد به كار بسته شود عناصر لازم براي اجراي يك كنشز شناخته و معلوم برنامه ها بگونه ي معمول با بودجه و اعتبار مالي پشتيباني مي شوند.
برنامه ها مي توانند بزرگ باشند مانند برنامه ي يك شركت مسافر بري هوايي براي خريد يك دسته از هواپيما هاي جت. يك برنامه مي تواند كوچك نيز باشد مانند برنامه اي كه از سوي يك سرپرست براي بالا بردن روحيه ي كارگران در يك بخش قطعه سازي يك شركت ماشين آلات كشاورزي به اجرا گذاشته مي شود.

[javad jan]

يك برنامه اولي ممكن است چندين برنامه كمكي را بايسته سازد. باز به شركت مسافر بري هوايي بر مي گرديم برنامه ي آن براي سرمايه گذاري در هواپيما هاي جت تاازه كه چندين ميليون دلار سرمايه را براي هواپيما و قطعه هاي ضروري آن هزينه مي كند براي آن كه از اين سرمايه گذاري نيك بهره برداري شود بسياري از برنامه هاي كمكي را لازم مي سازد . براي نگه داري هواپيما ها و برپايي پايگاه هاي تعميرات كه در آنجا قطعات و اجزاي يدكي فراهم باشد بايد برنامه اي با جزئيات لازم فراهم گردد. وسايل و لوازم ويژه براي نگه داري از هواپيما بايد آماده شود و كاركنان تعميرات و نگه داري از هواپيما بايد آماده شود و كاركنان تعميرات و نگهداري آموزش لازم را فرا بگيرند خلبانان و مهندسان بايد آموزش بگيرند و اگر هواپيماي جت تازه ساعات پرواز را افزايش مي دهند كاركنان تازه پروازي بايد بهه شركت پذيرفته شوند برنامه هاي پرواز بايد نو نويسي شوند و كاركنان ايستگاه زميني براي كار كردن با اين هواپيماهاي تازه و برنامه هاي آن ها و خدماتي كه به شهرهاي تازه در نظام مسافربري هوايي شركت داده مي شود آموزش ببنند . برنامه هاي تبليغ بازرگاني بايد به پراكندن خبر اين خدمت تازه شركت توجه بسنده بكنند براي تامين مالي و فراهم آوردن پوشش بيراي برالي اين هواپيماهاي تازه بايد برنامه هايي فراهم و آماده گردد.
اين برنامه ها و بسياري ديگر از برنامه هايي كه در اينجا به آن ها اشاره شد بايد پيش از آنكه هواپيماهاي تازه به كار انداخته شوند طراحي شده به اجرا در آيند . افزوده بر آن همه اين برنامه ها به هماهنگي و زمان بنديس نياز دارند زيرا شكست هر بخشي از اين شبكه برنامه هاي پشتيباني به معني تاخير در آغاز كردن عمده شركت و هرزينه هاي غير ضرور و از دست دادن در آمدها است . برخي از برنامه ها را به ويژه آنهايي كه به استخدام و آموزش كاركنان وابسته اند مي توان بسيار زود و يا بسيار زود و يا بسيار ديد به كار انداخت.
اما آماده بودن كاركنان آموزش ديده پس از آنكه نياز به خدمت انان پديد آيد يك هزينه غير لازم را در برخواهد داشت .
بنابر اين يك برنامه مهم به ندرت تنها روي پاي خود مي ايستد . اين برنامه بگونه معمول يك جز از يك نظام پيچيده برنامه ها است كه به برخي از برنامه هاي آن نظام بستگي دارد .و بر برخي ديگر از آن ها تاثير مي گذارد . اين به هم پيوستگي برنامه ريزي را بسيار دشواتر مي سازد. پي آمدهاي برنامه ريزي سست يا نابسنده به ندرت به صورت مجزا ديده مي شود. زيرا نيرومندي برنامه به نيرومندي سست ترين جز آن برنامه پيوسته است . يك روش كار يا دستور به ظاهر كم اهميت اگر نادرست باشد مي تواند يك برنامه مهم را به شكست بكشاند. هم آهنگ كردن برنامه ريزي نياز به مهارت مديري بسيار نمايان دارد. اين كار به راستي به كار برد بسيار جدي انديشه و كنش نظام گونه نياز دارد.

[javad jan]

1- بودجه ها:
2- يك بودجه گوياي پي آمدهاي مورد انتظار در قالب عبارات عددي است. بودجه را مي توان يك «‌برنامه عددي » به شمار آورد. در حقيقت بودجه عملياتي مالي را بيشتر يك « برنامه سود» مي خوانند. بودجه را مي توان در عبارت هاي مالي در قالب ساعت هاي كار ،واحدهاي كالا، ساعت هاي كار دستگاه ،يا هر عبارت عددي قابل اندازه گيري ديگري بيان كرد. يك بودجه مي تواند به عمليات بپردازد همچنان كه بودجه هزينه اي عمل مي كند . بودجه مي تواند سرمايه گذاري ها را منعكس كند همچنان كه بودجه هزينه هاي سرمايه اي نشان مي دهد . يا بودجه مي تواند جريان نقدي را نشان دهد همچنانكه بودجه نقدي به اين كار مي پردازد.
3- از آنجا كه بودجه نيز يك وسيله نظارت است به هر حال تنظيم يك بودجه به روشني يك عمل برنامه ريزي است. در بسياري از شركت ها بودجه ابراز بنيادي برنامه ريزي است. بودجه يك شركت را وا مي دارد تا از پيش – چه يك هفته باشد چه پنج سال – تركيبي از جريان نقدي مورد انتظار ،درآمدها و هزينه ها،سرمايه گذاري ها يا ساعت هاي كار بهره گرفتن از نيروي كار و دستگاه ها را در قالب عدد فراهم آورد.

[javad jan]

1-
2- با آنكه بگونه معمول يك بودجه يك برنامه را به اجرا مي گذارد ولي خود مي تواند يك برنامه به شمار آيد. شركتي كه با دشواري هاي مالي سخت درگير بود يك برنامه نظارت بودجه ايب مفصل را نه تنها براي نظارت بر هزينه ها كه براي پديد آوردن هوشياري مديريت درز هزينه كردن ها به كار بست . براستي يكي از امتيازهاي عمده بودجه آن است كه مردم را به برنامه ريزي وا مي دارد . از آنجا كه بودجه ها در قالب عدد شكل مي گيرند در نتيجه بودجه را تحميل مي كند . افزوده بر آن چون بگونه معمول بودجه براي همه شركت تنظيم مي شود بودجه بندي يك وسيله مهم براي يك پارچه كردن برنامه هاي يك سازمان به شمار مي آيد.