سازمانهاي مجازي - از رويا تا واقعيت
سيد شهاب الدين حجازي
چكيده
در دهه هاي گذشته، بوروکراسي پيچيده سازمانها، داراي آنچنان قوام و تعصبي بودکه خدشه به آن امري مذموم و بعضا نا ممکن تلقي مي شد. در چنين فضايي انديشه خلق سازمانهاي مجازي بي شباهت به رويا نبود. اما در عصر حاضر تغييرات شگرف سازمانها و پيشرفتهاي غير قابل تصور تکنولوژي ارتباطي، اطلاعاتي و نيز فراگير شدن شبکه هاي رايانه اي در سازمانها و حتي منازل و از سوي ديگر ناکار آمدي سازمانهاي سنتي در پاسخگويي به اين تحولات، موجب کمرنگ شدن حکومت اداري سازمانها (بوروکراسي ) و حکفرمايي نتوکراسي (حکومت شبکه ها بر سازمانها ) شده است . حال ديگر، ايده سازمانهاي مجازي نه تنها رنگ واقعيت به خود گرفته است، بلکه ضرورتي انکار ناپذير در سازمانهاي سده بيست و يکمي محسوب مي‌شود.
امروزه بسياري از کارکنان در منازل خود و از طريق شبکه هاي اطلاعاتي و ارتباطي همچون: اينترنت، پيجر، فاکس، ويدئو کنفرانس و ... خدمات خود را به سازمانهايشان ارائه مي‌دهند. همچنين سازمانهاي کوچک و بزرگ، از طريق اتحاد و وحدت زود گذر براي انجام يک کار ويژه بطور گروهي با استفاده از فناوري اطلاعات و ارتباطات، حتي با رقباي ديروز خود همکاري مي‌كنند و دست به کارهاي بزرگ مي زنند. به هر تقدير، در اين مقاله تلاش شده است، ضرورت پرداختن به سازمانهاي مجازي و همچنين مواردي همچون مفهوم چرخه حيات، انواع، مزايا و معايب سازمانهاي مجازي مطرح و در حد مقدور شرح داده شود.
مقدمه
در اوايل قرن بيستم زماني که ژول ورن نويسنده شهير فرانسوي داستانهايي همچون: سفر به کره ماه، 20 هزار فرسنگ زير دريا، دور دنيا در هشتاد روز و... را به رشته تحرير در آورد، خوانندگان داستانهايش اورا نويسنده اي تخيل گرا با روياهاي شيرين و مهيج شناختند و شايد خوشبين ترين طرفداران وي نيز نمي توانستند تصور کنند که پيشرفت علم و تکنولوژي در دهه هاي بعد به آن حد برسد که امروزه سخن گفتن از ساخت مجتمع هاي مسکوني در ماه و اعزام تورهاي تفريحي به آن و يا زير درياها امري ممکن و محتمل محسوب مي شود و امروزه حتي شاهد جنگهاي فرامدرن با زير درياييهاي اتمي که بمراتب از زير دريايي کاپيتان نمو (قهرمان داستانهاي ژول ورن) پيچيده تر و عجيب تر است و هواپيماهاي با سرعت مافوق صوت دور دنيا را در چند ساعت مي پيمايد، هستيم.
انديشه پيدايش سازمانهاي مجازي که اولين بار توسط پيتر دراکر (Peter F.Drucker) در آغاز دهه 1950 با انتشار کتاب «جهان فرا مدرن با حضور کارکنان انديشه مدار» مطرح شد، در ابتدا همانقدر رويا پردازانه بود که درمورد رمانهاي ژول ورن مطرح شد. حتي بعدها که در سال 1970 الوين تافلر (Alvin Toffler) ايده خلق سازمانهاي مجازي را بسط و گسترش داد، کمتر کسي تصور مي كرد که فناوري ارتباطات و اطلاعات به آن حد از پيشرفت برسد که در سازمانهاي سده بيست و يکمي کار در فضاي مجازي امري اجتناب ناپذير محسوب شود. چه بخواهيم چه نخواهيم، بايد بپذيريم که شرايط کسب و کار امروزه بسيار متفاوت تر از گذشته است و عواملي همچون جهاني شدن و جهاني سازي، پيشرفتهاي شگرف در صنعت رايانه، سرعت سرسام آور جابه جايي اطلاعات، تسهيلات هرچه بيشتر برقراري ارتباطات، تغييرات روز به روز محيط‌هاي بازار يابي، تغييرات پياپي در سليقه ها و ذائقه هاي مشتريان و فزوني يافتن سطح توقعات و انتظارات آنان و... ايجاب مي‌کند که ما جهت پاسخگويي سريع و صحيح به اين تغييرات، بدنبال ساختارهاي نوين و مناسب باشيم. چرا که ساختارهاي سنتي (گروههاي بزرگ از کارکنان با تشکيلات منسجم سلسله مراتبي و تمرکز اختيارات بالا ) که زماني از لحاظ اقتصادي توجيه پذير بود، ديگر جوابگوي اين محيط رقابتي و متغير نيست و مي بايست طرحي نو در اندازيم.
سازمانهاي مختلف رويکردهاي متفاوتي در اين زمينه داشته اند و برخي از سازمانهاي معتبر همچون: IBM، جنرال الكتريك، مايكروسافت، نايكي، ريبوك، دل، شرکت فيلم سازي فاكس قرن بيستم و... اشکال مختلف سازمانهاي مجازي را بر گزيدند و در اين راه بسيار موفق نيز بوده‌اند.
سازماندهي و ضرورت پرداختن به ساختارهاي جديد
ريچارد ال.دفت (تئوري و طراحي سازمان، ص 19) سازمان را داراي چهار ويژگي مي داند: (ريچارد ال .دفت، تئوري و طراحي سازمان، ص 19)
1)يک نهاد اجتماعي است2) مبتني برهدف است3) ساختار آن بصورتي آگاهانه طرح ريزي شده و داراي سيستمهاي فعال و هماهنگ است 4)با محيط خارجي ارتباط دارد.
در مورد سازماندهي نيز تاکنون تعاريف متعددي توسط انديشمندان سازماني مطرح شده، که به چند مورد آن اشاره مي‌شود:
- سازماندهي عبارت است از فعاليتهاي گروه‌بندي، انتصاب و فراهم کردن شرايط لازم جهت اعمال قدرت براي انجام وظايف سازماني و همچنين ساختار سازماني چارچوبي است که مرزهاي رسمي و فعاليتهاي درون سازماني را تعريف مي‌کند. (لسلي دبليو.ريو و ديگران، ص 204، 2000)
- سازماندهي عبارت است از فرايند واگذارکردن و هماهنگي وظايف و منابع براي رسيدن به اهداف سازمان. يکي از موارد مهم در هماهنگ سازي نيروي انساني واگذاري مشاغل و وظايف گوناگون به کارکنان است .(رابرت ان .ليوسير، ص 11، 1997)
- سازماندهي يک نوع فعاليت دوره اي مستمر بوده و در بر گيرنده طراحي کارها و دسته بندي فعاليتها بصورت وظايف، مشاغل و پست سازماني است. بنابراين مي توان گفت، سازماندهي عبارت است از فرآيندي که بر اساس آن تقسيم کار، تعيين مراتب و تنظيم روابط بمنظور کسب اهداف، امکان‌پذير مي‌شود.
منظور از ساختار سازماني فرايندي است که در آن، فعاليتهاي سازماني تقسيم، سازماندهي و هماهنگ مي شوند.(سيد رضا جوادين، مباني سازمان و مديريت، ص 362)
- سازماندهي عبارت است از گماردن و انتصاب افراد در نقاط مختلف نمودار سازماني، در پست‌هاي اجتماعي و پست‌هايي که بر روابط سازماني اين افراد اثر مي گذارد.(ريچارد ال.هال، سازمان، ص 83 )
باتوجه به تعاريف فوق هر سازماني ناگزير است بمنظور سامان بخشيدن به فعاليتهاي خود، ساختار سازماني مناسبي را بر گزيند. در گذشته و يا حتي در زمان حال بسياري از سازمانها ساختارهايي همچون ساختار بر حسب وظيفه، محصول، مکان جغرافيايي، ارباب رجوع و... ويا ترکيبي از آنها را بر مي گزيدند که امروزه اين نوع ساختارها تحت عنوان ساختارهاي سنتي، هرمي يا سلسله مراتبي معروف شده اند، که بالطبع با توجه به شرايط موجود داراي محدوديتهايي است که به اختصار شرح داده مي‌شود: (دکتر مهدي الواني ،مديريت عمومي، ص 106 ، با اندکي تغيير )
1) ساختارهاي سنتي براساس سلسله مراتب ايجاد مي شود و ارتباطات در آن کند و طولاني بوده، فاقد دقت لازم است و انعطاف پذيري لازم را جهت واکنش در برابر تغييرات محيطي ندارد.
2) واحدها مستقل نيستند و براي انجام هدف نهايي شديدا نيازمند يگديگرند. پس ضعف هر واحد تاثير سوء بر کل سيستم سازمان مي گذارد، ضمن آنکه هر واحد پيشرفت نكردن خود را در رابطه با ضعف عملکرد واحد ديگري توجيه مي کند.
3) روابط در ساخت سنتي، فردي است و از روابط گروهي و جمعي کمتر اثري وجود دارد.
4) مديران و کارکنان در اين ساخت تنها در يک رشته خاص که ماموريت و وظيفه واحد آنهاست تجربه و آگاهي پيدا مي‌کنند. همچنين تخصصها در خانه هاي سازماني ثابت محبوس شده اند و بتدريج نوعي شيفتگي تخصصي در هر واحد ايجاد مي‌شود.
حال اين سوال پيش مي آيد که در عصر اينترنت و تجارت الکترونيک چه سازماني سود خواهد برد؟آن سازمانهايي که همان ساختار هرمي شکل قديمي را دارند و يا سازمانهايي که بصورت ديگري عمل مي‌کنند؟ پس براي پاسخ به اين سوال بايد ساختاري از سازمانهاي آينده را تجسم و بررسي كنيم.
نظريه پردازان سازماني جي آر.کالبرايث و ادوارد اي.لاونر، صفات جديدي را براي سازمانهاي جديد در مقايسه با سازمانهاي قديمي بيان کرده اند.(رابرت کريتنر و ديگران، ص 427 ، 2001 )
آن چه مسلم به نظر مي‌رسد، ناتواني ساختارهاي سنتي جهت پاسخگويي بهينه به صفات و ويژگيهاي بر شمرده در سازمانهاي جديد است و سازمانها جهت بهره برداري هرچه بيشتر از موقعيتها و فرصتها و برخوردهاي منطقي با تهديدات مي بايست بدنبال ساختارهاي انعطاف پذير تر و با سرعت عمل بيشتر باشند، چرا که سرعت را مي توان مهمترين خصيصه هزاره سوم برشمرد.
نويسندگان آمريکايي ويليام ديويدو و مايکل مالون، در شرح سازمانهاي آينده مي گويند: «از چشم ناظراني که از بيرون نگاه مي کنند، اين سازمانها تقريبا بدون تيغه به نظر مي رسند، با لايه هاي رابطي که نرم، منعطف و دائم در تغييرند و شرکت را به گروههاي ذينفع ، مثل تامين کنندگان مواد اوليه يا ملزومات و مشتريان وصل مي کنند. از داخل که نگاه مي کني ديگر با منظر تشکيلاتي سخت و آهنين سابق رو به رو نمي‌شوي، بلکه دفاتر واحدها و قسمتهاي عمليات پيوسته براساس شرايط و نيازها تغيير شکل مي دهند.»(استوارت کرينر، ديدگاههاي کليدي در مديريت، ص 107)
حاصل نهايي چيزي مي شود که اکنون به آن سازمان مجازي مي گويند و در چنين شرايطي است که انتظار مي رود تعداد شرکتهاي مجازي روز به روز افزايش يابد تا از تکنولوژي در عرصه هاي لجستيک، حمل و نقل و جهاني شدن در جهت تامين نيازهاي مشتريان استفاده کنند.(طارق خليل، مديريت تکنولوژي، ص 131)
اين سازمانها از نوعي تلفيق تازه ميان گروهها و واحدهاي پراکنده اي که با مدد شبکه ارتباطي با هم پيوند خورده و تشکل جديدي را بوجود آورده اند، خبر مي دهد. سازمانهاي مجازي، نمونه اي از سازمانهاي آينده اي هستند که در آن ما پيچيدگي، وسعت و حجم عمليات به گونه اي است که ديگر نمي توان آنها را بصورت سازماني متمرکز و واحد اداره کرد، بلکه براي ادامه کارآنها نياز به سازمانهاي ديگري است . (پهلوانيان، سايت ماهنامه دنياي مخابرات و ارتباطات،1384)
سازمانهاي مجازي - از رويا تا واقعيت
پاسخ با نقل قول
