اجرای Mis کاربرپسند

[javad jan]

اجرای MIS کاربرپسند نویسنده سعید صفارائی ۱۸ خرداد ۱۳۸۶ قسمت اول

چكيده: اخيراً سيستم‌هاي اطلاعات و مديريت ادبيات دانش كامپيوتر، توسعه سيستم‌هاي "كاربرپسند" را ساده كرده و اين به معناي فائق آمدن بر مشكلات اجرايي است. هر چند محققان عقيده دارند كاربرپسند‌بودن ‌تكنولوژي كافي‌نيست و‌كاربر نيز بايد با سيستم احساس نزديكي‌كند. در راه‌حل‌هاي‌‌‌‌ فرمول‌بندي شده براي مشكلات اجرايي، بخش توسعه سازماني بايد بر پايه دانش‌محوري باشد. توسعه سازماني (OD) و سيستم اطلاعات مديريت (MIS) اهداف و مشكلات يكساني دارند و بر پايه تئوري همساني مي باشند. غالباً روش‌ها و تكنيك‌هاي OD براي كاهش مشكلات اجرايي MIS مناسب و مفيد است.OD يك تصور و بينش كلي تكنيك‌هايي را در هنگام اجرا با تغيير سيستم مورد استفاده قرار مي‌دهد مانند: تغيير سازماني برنامه‌ريزي شده، چرخه بازگشت، جلسات گروهي حل‌مشكل، آموزش‌هاي ارتباطي، اهمييت مذاكرات و آزمايشگاه‌هاي آموزشي. به طور كل استفاده از اين عوامل در موفقيت اجرايي‌MIS در سازمان ها مؤثر است.
1. معرفي
كاربر واژه "سيستم كاربر‌پسند" به طور گسترده اي در سال‌هاي اخير در دانش كامپيوتر و ادبيات MIS مورد استفاده قرار مي گيرد. تأكيد بر روي سيستم‌ها جهت استفاده راحت و مناسب براي كاربران بسيار مهم و حياتي است، خصوصاً اگر سيستم‌هاي كامپيوتري به طور گسترده‌اي توسط كاربران غير حرفه‌اي و مديران مورد استفاده قرار مي‌گيرد. محققان اجرايي MIS پنج عامل ديگر را نيزعلاوه بر سهولت در كاربرد سيستم براي موفقيت پروژه MIS مؤثر مي‌دانند:
1. پشتيباني مديران ارشد
2. تمايل به داشتن سيستم بهتر از طرف كاربر
3. مشخص نمودن مشكلات
4. گروه اجرايي MIS
5. مشاركت كاربران در فرآيند طراحي
اين عوامل نيازمند مشاركت كاربران در سيستم خصوصاً هنگام اجرا مي باشد. در يك كلام تنها كاربرپسند‌بودن تكنولوژي كافي نيست و كابران نيز بايد با سيستم و مجريان سيسنم احساس نزديكي كنند.اجراي سيستم اطلاعاتي مبتني بر كامپيوتر اغلب شامل تغييراتي در بخشي از كاربران و سازمان و يا هر دو مي‌گردد.
موفقيت در اجراي تغييرات لازم يكي از عوامل مهم شكست در اجراي پروژه است؛ مخصوصاً در بخش سيستم‌هاي حمايت تصميم گيري (DSS) و در بلندمدت حتي با وجود بخش‌هاي توسعه يافته مناسب در اجراي تغييرات در سازمان با شكست مواجه مي‌گردد. اين قسمت يكي از زيرمجموعه‌هاي مديريت براي شناخت توسعه سازماني است. ما درباره اين كه چگونه تصور و تكنيك‌هاي توسعه سازماني بايد يراي تعامل بهتر بين مجريان و كاربران مورداستفاده قرار گيرد بحث مي‌كنيم وهمچنين اين كه استفاده از يك مشاور توسعه سازماني در بخشي از تيم احتمال موفقيت اجراييMIS را به نحو چشمگيري افزايش مي‌دهد اما قبل از اين كه به نحوه استفاده از مشاوران و تكنيك‌هاي OD در پروژه هاي MIS بپردازيم ابتدا مباحث مشترك MIS و OD را مشخص نموده و انتظار مي‌رود توضيح داده شود كه چرا استفاده از ابزارها و تكنيك‌هاي توسعه دهنده ODدر آينده مهم و حياتي است.
2. ديدگاهي سيستماتيك از اجراي MIS
اگر ديدگاه سيستمي تئوري با سازمان وفق پيدا كند سيستم اطلاعات مي‌تواند يك ديدگاه مانند يكي از زير سيستم‌هاي مختلف سازماني باشد. علاوه بر اين هر تغييري در MIS در عملكرد ساير زيرسيستم‌ها تأثيرگذار است، كه اين به آينده‌نگري طراحان و مجريان بر مي‌گردد و بيشتر به آن‌ها بستگي دارد تا تغييرات فني در سيستم‌هاي سخت‌افزاري.
اين تغييرات بيشتر ديدگاهي وسيع و آينده‌نگر را از طرف طراحان و مجريان براي اتوماسيون كردن امور يا ديگر سيستم‌هاي سخت افزاري مي‌طلبد. از اويل 1960 متخصصان سيستم اطلاعات نگران عادات رفتاري كاربران كامپيوتر خصوصاً در مباحث مقاومت كاربران هستند. طراحان MIS براي نماي ظاهري در فرآيند تغييرات تكنيكي از نظرات كاربران يه دقت در طراحي و اجراي فرآيندها بهره مي‌برند. اعمال نظرات و ديدگاه‌هاي گوناگون و مشاركت آن‌ها در اجراي سيستم بيشتر يك هنر است تا دانش، خصوصاً هنگامي كه تغييرات و توسعه اوليه براي يك سيستم جديد اعمال مي‌شود كاربران به ندرت براي تغيير و اصلاح سيستم حاضر به همكاري و مشورت هستند. البته تمركز بيش از حد به روي فني ظاهري و توجه زيا يه مشكلات رفتاري نيز به شكست سيستم اطلاعات منجر مي‌گردد. بنابراين هر چند متخصصان سيستم‌ها در تلاش هستند تا نقش المان‌هاي رفتاري افراد را در توابع سيستم‌ها وارد نمايند اما ناتواني فني سيستم‌هاي اطلاعاتي براي رؤيت اشياء اصلي مي‌تواند ناشي از مقياس‌سنجي ناكافي رفتار افراد براي سازمان‌ها مؤثر باشد.
در استراتژي‌هاي توسعه‌اي براي مشكلات رفتاري با استفاده از OD منطقي به نظر مي‌رسد و بهتر است به روي اجراي تغييرات اصلي تمركز شود. اين قسمت از دانش بيشتر تمركزش به روي آن است كه كدام متغيرهاي رفتاري در سازمان‌ها مي‌توانند در طراحي سيستم‌هاي اطلاعاتي ، اجرا و تغيير فرآيندها اعمال گردند. مشاركت روش‌شناسي OD در تغيير برنامه‌هاي MIS بايد بيشتر رويكردي سيستماتيك براي تعامل با مشكلات ساختاري باشد تا روش‌هايي كه معمولاً استفاده مي‌شود. پيشنهاد مي‌شود كه تكنيك آينده‌نگري اجتماعي در طراحي و اجراي MIS به كار گرفته شود. OD بيشتر در تكنيك‌هاي خاصي اعمال مي‌شود و تنها به عنوان يك چشم انداز و ديدگاه كه در پروژه‌هاي‌ MISتغييري استفاده شود نيست.‌ يكي از اصول بنيادي در تئوري OD اين است كه روش به كار رفته براي اجراي تغييرات، پذيرش تأثيرات مختلف مقدماتي براي تغيير است. روش اجراي يك سيستم بر نحوه پذيرش و استفاده از آن از طرف كاربران مؤثر است.
3. توضيح مختصر OD
توسعه سازماني شامل طراحي و تغييرات اجرايي در سازمان‌ها مي‌گردد. OD به عنوان يكي از حوزه‌هاي آكادميك به روي فرآيندهاي تغيير مطالعه مي‌كند و همچنين OD شامل سهولت در اجراي تغييرات مثبت در سازمان‌ها مي شود. در دهه 1960 هنگامي كه پيشرفت‌هاي فني سريعي به وقوع پيوست اوضاع اقتصادي سير صعودي و نزولي متناوب به خود گرفت و تغييرات اساسي در فرهنگ ارزش سازمان‌ها؛ شركت‌ها را مجبور به تجديدنظر در روش‌هاي اجرايي جهت سهولت بيشتر فرآيندها و ايجاد ساختارها و فرآيندهاي پاسخ‌گو نمود.
از مشاركت حوزه‌هاي روانشناسي، جامعه‌شناسي، مديريت و رفتارهاي سازماني يك حوزه ميان رشته‌اي براي وفق دادن تغييرات جديد با سازمان به وجود آمد. در حقيقت همكاري‌هاي بين‌المللي براي توسعه دانش‌اجتماعي كاربردي، دستورالعمل اجراييOD را معتبر ساخت و سازمان‌هاي مختلف كه به صورت تخصصي به روي اين مسئله كار مي‌كردند ديدگاه OD را به وجود آوردند.
امروزه OD يكي از رشته‌هايي است كه بر اهميت ابعاد انساني در عملكرد توليد وتطابق تغييرات با سازمان تأكيد مي‌كند. تكنولوژي OD شامل افزايش نقش دانش، روش‌ها و تكنيك‌هايي است كه اساساً براي اعمال دانش‌رفتاري است.
OD به روي اجزاء انساني (ارزش‌ها، نگرش‌ها، روابط، وضعيت سازماني) تمركز بيشتري دارد تا‌ساختارها يا فاكتورهاي تكنيكي در سازمان؛ بنابراين مشاور OD اغلب يك متخصص علوم‌رفتاري است. اين مشاوران تمايل به ترويج عقايد فلسفي اجتماعي دارند مانند عقيده به ارزش‌هاي انساني و دموكراسي و مخالفت با ديكتاتوري و اصولي كه به تمركز قدرت در دست يك نفر يا افرادي خاص منجر مي شود. تمركز OD به روي فرآيندهاست مانند مخالفت با محتواي يك برنامه تغييري. تكنسين‌هاي OD قصدشان ايجاد بينشي جديد براي اعضاي سازمان است تا آن‌ها بتوانند با اين ديدگاه جديد وفق يابند. ساير ابزارهاي بوجود آورنده؛ داده و رفتاري سازماني برطبق اين كه كدام طراحي و عملكرد قابل پيشرفت است.
به طور كل OD را به طور خلاصه اين طور مي‌توان تعريف كرد:
"افزايش هر چه سريعتر كارايي سازمان با بهينه كردن روابط اجتماعي افراد"
4. وجوه مشترك OD و MIS
دلايل نزديكي‌و‌پيوند توسعه‌سازماني با پروژه‌‌هاي MIS را مي‌توان در چهار فرضيه‌زير‌خلاصه‌نمود.
فرضيه 1: بر عهده‌گرفتن يك ديدگاه تئوري سيستم‌هاي باز براي سازمان‌ها، بر پايه يك تئوري براي كاربرد OD هنگامي كه يك MIS تغييري معرفي مي‌شود.
سهولت تئوريك سيستم‌هاي باز براي سازمان‌ها مانند يك قسمت از اجزاء وابسته به يكديگر است كه با يكديگر و همچنين با محيط سازماني در تعامل است. اين ديدگاه به وسيله تئوري‌هاي سازماني، درك و پذيرش سه متغير مهم را در سازمان مطرح مي‌كند كه اين سه متغير عبارتند از: افراد، تكنولوژي (وظايف اجرايي را نيز شامل مي‌شود) و ساختار. اين سه المان‌هاي كاملاً وابسته به يكديگرند و تغيير در نتايج يكي از آن‌ها باعث تغيير در دو المان ديگر مي‌شوند. (به صورت مستقيم و غيرمستقيم) در حقيقت تكنولوژي كامپيوتر بر همه زيرسيستم‌هاي سازمان‌هاي اجتماعي، ساختاري و فني تأثيرگذار است، اما مسأله اين‌جاست كه چگونه مي‌توان اين تغييرات را در سيستم‌هاي چندگانه مديريت ايجاد نمود؟ MIS يك سيستم تكنيك‌هاي رفتاري دارد كه بايد از آگاهي كامل از ساختارهاي اجرايي به كار گرفته شده اجرا نمود. هنگامي كه MIS اجرا گرديد يا تغيير كرد، هدف معمولاً بهبود توابع سازماني براي مؤثرتر و بهتر نمودن فرآيندها و يا بهبود در كيفيت برون دادهاي سازمان است.
يك ديدگاه كلي از نيازمندي‌هاي سازماني بيشتر از سيستم اطلاعات داخلي در پروژه‌هاي دگرگون كننده MIS براي مديران اهميت دارد، خصوصاً هنگامي كه اهداف نهايي بيشتر از آن كه باعث تغيير در MIS شود به بهبود توابع كلي سيستم منجر مي‌شود. اجراي تغييرات در سيستم اجتماعي سازمان كندتر از اجراي تغييرات فني و تكنيكي است. كاربران متخصص OD بايد تغييرات را در هر دو سيستم همزمان نمايند و زمان‌هاي تأخيري را در طي روند اجرايي در سيستم اجتماعي كاهش دهند.به دليل اين كه مشاوران OD به تأثيرات اجتماعي و تغييرات ساختاري واقف هستند، همكاري اين مشاوران با متخصصان فني اطلاعات باعث تشكيل يك رويكرد سيستمي براي اجراي تغييرات در MIS مي‌گردد.
فرضيه 2: ناكامي‌هاي MIS بيشتر ناشي از مشكلات رفتاري و عدم همكاري افراد مي‌باشد.
شكست‌هاي MIS اغلب در مرحله اجرا بعد از اين كه سيستم از لحاظ فني سالم تشخيص داده‌شد اتفاق مي‌افتد. به طور كلي اين قبيل شكست‌ها دو دليل عمده دارد:
1. عدم‌توجه و غفلت طراحان از عوامل متغير سازماني در سيستم
2. عدم‌موفقيت طراحان براي همكاري كاربران در طراحي و برنامه‌ريزي سيستم
طراحان سيستمي به طور متناوب متغيرهاي رفتاري مانند تأثيرات اجرايي پروژه و تركيب مدل‌ها را ناديده مي‌گيرند. كمبود نگرش‌هاي مديريتي در طراحي MIS منتج به بسياري شكست‌ها در سيستم‌هاي مبتني بر كامپيوتر است. در بسياري از موارد مديران و طراحان فكر مي‌كنند كه يك مدير لازم نيست بداند كه سيستم‌هاي اطلاعاتي كه در اختيار دارند چگونه كار مي‌كنند و تنها نحوه كار با آن‌ها مهم است. مديران ارشد ممكن است قادر به شناسايي موارد لازم براي تغييرات برنامه‌ريزي در ساختار سازماني و رفتاري جهت كارآمدتر نمودن نحوه استفاده از فرآيند اطلاعات كامپيوتري نباشندو محققان نشان داده‌اند كه در شرايط نادري تغييرات مهمي در ساختار سازماني يا رفتاري ناشي از نصب يك MIS اتفاق مي‌افتد.
طي تحقيقي كه 38 سركت در طي 15 سال انجام گرفت نشان داد آماده‌سازي مديران براي نصب و استفاده از سيستم‌هاي كامپيوتري بسيار ضعيف انجام شده است. در نتيجه؛ اجراي تصميمات داخلي به طور كامل توسعه نمي‌يابد و مديران هرگز به مزايا و منافع دسته بندي اطلاعات منابع انساني در پرونده‌ها پي نبرده و تمركززدايي يا كنترل فرآيندها ميسر نمي‌گردد. فنون و روش‌هايي كه متخصصان OD به كار مي‌برند و پيشنهاد مي‌كنند استفاده از مشاركت مديران در اجراي سيستم‌هاست.
فرضيه 3: متخصصان سيستم اطلاعات اغلب براي يكپارچه‌سازي و هماهنگي كاربران براي طراحي و اجراي سيستم‌ها آموزش كافي نديده‌اند.
تحليل‌گران سيستم‌ها نيز مانند متخصصان فني مانند متخصصان به طور كامل آموزش نديده‌اند خصوصاً در بخش روانشناسي و رفتارهاي انساني. گزراشي از ACM كميته برنامه‌ريزي آموزشي در آموزش كامپيوتر براي مديران نشان داد كه اطلاعات واضح و مشخص نيازمند مشاركت مديران در يكي از فازهاي طراحي MIS است كه نيازمند مهارت‌هايي است كه در اختيار برنامه‌نويسان و تحليل‌گران سيستم نيست و براي تمركززدايي در بخش فني و كيفيتي به وسيله MIS و برنامه‌هاي دانش كامپيوتري است. علاوه بر اين رشد تكنولوژي اطلاعاتي بسيار سريع است به طوري كه متخصصان اطلاعاتي دريافته‌اند هماهنگ ساختن آن با محيط بيروني كه براي شركت‌هاي تجاري‌مهم است بسيار مشكل مي‌باشد. استفاده از OD در پروژه تغيير سيستم‌ها، نگراني‌هاي‌مسئوليتي كاربران را در نظر مي‌گيرد و نيازمندي‌هاي تحليل‌گران سيستم‌ها را به وسيله‌دانش‌رفتاري موردتوجه قرار مي‌دهد.
فرضيه 4: دامنه MIS در حوزه ارتباطات و مسئوليت‌هاي ارتباطي سازمان‌ها بسيار گسترده است بنابراين رفتارهاي واكنشي ناشي از تغيير سيستم اطلاعاتي بسيار مهم‌تر از گذشته است.
تكنولوژي اطلاعات درطي دهه 1950 تا 1960 از خودكار نمودن عملكردها به سمت كامپيوتري نمودن مدل‌هاي تصميم‌گيري استراتژيك در دهه 1970 حركت نمود. در طي دهه 1980 تغييرات اطلاعاتي به طور فزاينده‌اي به سمت سيستم ارتباطات شبكه‌اي براي سازمان‌ها حركت نمود، خصوصاً خودكارسازي سيستم هاي داده رشد نمود كه همه انواع سيستم‌هاي اطلاعاتي مانند تلفن‌ها و پردازشگرهاي واژه‌اي مانند ماهوراه‌ها را شامل مي‌شود. همكاري‌هاي ارتباطي به طور قابل ملاحظه‌اي به هم نزديكتر شده‌اند و ارسال‌ها و دريافت‌ها سريع‌تر و ارزان‌تر و به طور گسترده‌اي به طور گسترده‌اي در دسترس و عمومي‌تر هستند و از طريق سيستم‌هاي صوتي و تصويري مختلف اين امر آسان‌تر مي شود مثلاً به جاي مسافرت‌هاي طولاني امكان ارسال اطلاعات تصويري، صدا، شبيه سازي هاي گرافيكي از يك اطاق كنفرانس به يك اطاق كنفرانس ديگر در كشوري ديگر ممكن است. مسلماً عملكردهاي داخلي ادارات نيز به طور خودكار انجام خواهد شد و استفاده از ترمينال‌هاي اطلاعاتي جايگزيني براي ارتباطات راحت‌تر با ادارت مركزي و سهولت بيشتر كارها مي‌گردد. ارتباطات و فرآيندهاي اطلاعاتي به سمت يكي‌شدن و توسعه تأثيراتشان در سازمان‌ها پيش مي‌روند و اين نشان‌دهنده آن است كه هر گونه تغيير تكنولوژيكي كه موارد روانشناسي و ساختاري را مدنظر قرار دهد موفق‌تر خواهد بود. بنابراين رابطه بين ساختار، اجتماع و سيستم‌هاي فني شركت‌ها بسيار قوي‌تر و مجتمع‌تر شده است در نتيجه يك پروژه MIS نيازمند يك تيم مشاوره است كه يكي از مشاوران كه يكي از مشاوران بايد حتماً متخصص OD باشد.
وجوه مشترك OD و MIS
در هر دو مقوله OD و MIS به اين مبحث مي‌پردازند كه چگونه اطلاعات موردنياز كاربران تعيين گردند و چگونه يك MIS اجرا شود و همچنين چگونه در برابر مقاومت كاربران عكس‌العمل نشان داده شود و چگونه سيستم اطلاعات را مؤثر و كارآمد نمود. مسلماً متخصصان OD و MIS به صورت موازي با يكديگر كار مي‌كنند. وجوه مشترك اين دو مبحث در جدول 1 آمده است. اولين وجه مشترك، ايجاد تغييردر سازمان است. هدف MIS بهبود تأثيرات و خصوصاً در تصميم‌گيري‌ها و روابط زيرمجموعه‌هاست. يك پروژه OD به ارزيابي بهبود تأثيرات سازماني مي‌پردازد و تغييرات به روي بهبود روابط بين گروهي و بين فردي يا كيفيت تصميم‌گيري‌ها متمركز است. OD و MIS بايد براي از بين بردن مقاومت افراد سازماني با يكديگر در تعامل باشند كه بيشتر مباحث در اين زمينه‌ها به اين موضوع اختصاص مي‌يابد. بدين منظور مديران ارشد حمايتي براي OD و همچنين MIS موردنياز است و بالاخره اين‌كه OD و‌MIS هر دو در زمينه توسعه تئوري مناسب و تجربي تكنيك‌ها براي استفاده در اجراي واقعي تغييرات مشترك هستند، البته طبيعت اين تكنيك‌ها براي هر كدامشان بسيار متفاوت است.
جدول شماره 1

[javad jan]

موضوعات مشترك در بخش تئوري و عملي OD و MISاهداف مشترك: اجراي يك طرح تغييري بهبود تأثيرات سازماني بهبود در روابط درون سازمانيبنيان‌هاي نظري مشترك: تئوري سيستم‌هاي عموميتئوري مديريت عموميمشكلات مشترك: فائق آمدن بر مقاومت‌ها در برابر تغيير جلب‌نظر حمايتي مديران ارشد توسعه و گسترش تكنيك‌هاي اجراي تغييرات

مشاركت OD در اجراي MIS
ODداراي پتانسيلي است كه براي متخصصان MIS در هر دو قسمت تئوري و كاربردي مؤثر و مفيد است. گرچه زمينه‌هاي OD و MIS منحصر به اين مباحث نمي‌گردد ولي تعداد مثال ها درباره عقايد و آرا OD و تكنيك‌هايي كه به طراحي سيستم‌هاي اطلاعاتي يا تئوري نزديك است مي‌تواند مختصر شود.
مشاركت تئوري
تئوري سيستماتيك در زمينه OD هنوز به صورت استنتاجي است. تمركز به روي OD بيشتر از قسمت تئوري است هر چند تئوري‌هاي مختلفي وجود دارد كه اساس و پايه OD را تشكيل مي‌دهد كه مي‌تواند ناشي از توجه به روابط در اجراي MIS باشد. يك رويكرد طرح تغييري OD كه به وسيله تعدادي از MIS مورد پذيرش قرار گرفته مدل دايناميك لوين/ اسكين است. در اين مدل تغييري سه مرحله پردازشي وجود دارد:
مرحله اول ufreezing، كه شامل توسعه و گسترش "احساس نياز" براي تغيير سازمان با تشويق فردي است. بدين صورت كه نارسائي‌هاي موجود در سيستم نشان داده شود. در نتيجه افراد براي تبديل سيستم به يك سيستم جديد تشويق مي‌شوند.
مرحله دوم تغيير، در اين فاز MIS جديد يا تغيير جديد معرفي مي‌گردد. افراد با سيستم جديد آشنا شده و براي استفاده از آن آموزش مي‌بينند.
مرحله سوم refreezing، كه شامل تثبيت تغييرات و يكپارچه نمودن گرايشات و رفتارهاي جديد در سازمان‌هاي همكار و مرتبط است كه باعث مي‌گردد تغيييرات به صورت ماندگار در مؤسسه تبثيت گردد.
كاربرد اين مدل در كليه پروژه‌هاي موفقيت‌آميز‌در‌دانش مديريت ‌و‌كاربرد‌MIS به اثبات‌رسيده‌است.
Ufreezing مرحله‌اي است كه بسياري از اجراكنندگان MIS در گذشته به آن توجهي نداشتند. اگر متخصصان اطلاعاتي بخواهند پروژه‌هايشان نتايج مثبتي به همراه داشته باشد بايد مراحل اجرايي را برنامه‌ريزي نمايند و از اين كه كاربران مايل به استفاده از سيستم جديد هستنداطمينان حاصل نمايند و كاربران بقبولانند كه با اين سيستم جديد مشكلاتشان مرتفع مي‌گردد. مرحله Ufreezing بيشتر شامل استفاده از ديدگاه هاي فردي يا تشخيصي براي تعيين نيازهاي اطلاعاتي كاربران است كه اين نيازمند جلسات تشخيص گروهي، سؤال و جواب، بازخوردهاي احساسي و يا حتي مشاهدات رفتاري افراد در شغلشان است.
Refreezing بيشتر شامل جلسات گروهي، تحقيق و بررسي و بيشتر آموزش و يا ديدگاه‌هاي رفتاري است.
نكته قابل توجه اين است كه اجرا يا تغيير سيستم، مانند يك پردازش تغييري در مراحل مختلف براي تأثير بر زيرمجموعه‌هاي سازماني‌نيازمند تشخيص دقيق و‌كامل مشكلات طراحي‌مراحل اجرايي ‌براي استقرار سيستم ‌اجتماعي مطلوب جهت تغيير سيستم فني است. تحقيقات ‌Rensis ‌ Likert در رابطه يا طراحي كاربردي سيستم براي مشاوران خارجي است كه ابتدا مي‌بايد نوع سازماني را كه با آن در ارتباط هستند را تحليل كلي نمايد قبل از آن كه MIS آن سازمان را مشخص كنند، Likert يك ديدگاه سيستمي را براي سازمان‌هاي در حال تغيير مشخص نمود كه مي‌بايست بيشتر از آن كه atomistic باشند به صورت گسترش يافته عمل نمايند. در ترتيب سازماني sche me تغييرات شامل تغيير از يك سيستم به سيستم ديگر است. بر طبق نظريه Likert "اگر سازمان در‌نظر دارد كاربريش را از سيستم 1 به 2 و از 2 به 3 يا 4 تغيير دهد مي‌بايست طرحي شفاف و روشن براي اعمال تغييرات، مديريت‌ها، تصميم‌گيري‌هاي جمعي، راه‌حل ها، ديدگاه‌ها، ساختارسازي و جبران خسارت احتمالي و غيره داشته باشد. "
تغيير در ابتدا مي‌بايست با دگرگون‌كردن بيشتر سيستم‌هاي متغير داراي نفوذ شروع شود وسپس به‌‌صورت سيستماتيك در تمام سازمان مشخص گردد.‌تئوري Likert مرتبط است با ديدگاه تمركز-عدم تمركز در MIS و ديدگاه‌ها در روابط بايد توسط طراحان سيستم درنظر گرفته شود و مزاياي تشكيل شبكه كامپيوتري در سازمان روشن گردد.
"وارنر بنيس" يك تئور‌ي يكپارچه را درباره تغييرات سازماني گسترش داد كه در آن به نقش مشاوران تغييردهنده و برنامه‌هاي تغييردهنده و همچنين استراتژي‌هاي تغييردهنده در سازمان پرداخته است. او عقايد و نظراتي را تعيين نمود كه برا ي اندازه‌گيري ميزان تغييرات استفاده مي‌شود وهمچنين به جزئياتي درباره پردازش آموزش‌هاي آزمايشگاهي مي‌پردازد. متخصصان MIS بايد به پيش‌بيني‌هاي بنيس درباره زندگي سازماني در دهه 1990 توجه نمايند. او پيش بيني نمود كه ميزان آشفتگي محيطي افزايش مي‌يابد و تكنولوژي به سرعت تغيير خواهد كرد و نقش كاربرد رويكردهاي طراحي پروژه‌ها در ساختار سازمان‌ها اهميت خواهد يافت. صاحب‌نظر ديگر در رابطه با محيط OD "كريس آرگريس" است يك تئوري جامع را براي پردازش تغييري گسترش داد كه البته به صورت كاربردي با توجه به آموزش و يادگيري بايد در ابتدا جايگاه خود را قبل از آن كه تغييرات تأثيرشان را نشان دهند در سازمان تثبيت كند.
با توجه به نظر " آرگريس" روابط بين دو نفر نمي‌تواند معنادار باشد بدون داشتن آزادي و تبادل اطلاعات احساسي و روانشناختي يا به اصطلاح ديگر اطلاعات معنادار و معتبر. در رابطه با تحليل گران سيستمي است هنگامي سعي مي‌كنند اطلاعات موردنياز كاربران را از طريق مصاحبه‌هاي ساخت يافته تعيين نمايند گزارشات دلسردكننده‌اي دريافت مي‌كنند.
در طرح آرگريس عدم‌موفقيت مصاحبه‌ها ممكن است به دليل جواب‌هاي غير‌صحيح در شيوه معمول و رايج باشد ‌و ‌همچنين شكست در برقراري ارتباط با گرايشات ‌و ‌احساست كاربران تئوري‌هاي مختلف مديريت درباره يك ادراك جمعي براي فهم سازماني و عوامل رفتاري در اجراي MIS بحث مي‌نمايند. مهمترين مسئله براي شاغلان MIS و محققان OD توسعه تكنيك‌هاي مخصوصي براي پرورش تغيير سازماني است.

[javad jan]

اجرای MIS کاربرپسند

نویسنده سعید صفارائی ۱۸ خرداد ۱۳۸۶ قسمت دوم
همكاري اعمال شده
متخصصان OD داراي افرادي زبده براي تعليم و آموزش سيستم‌هاي مديريتي، روابط، تصميم‌گيري و مديريت منابع انساني هستند، كه مي‌توانند مانند متخصص علوم رفتاري، متخصصان اطلاعاتي را در توسعه طرح‌ها و برنامه‌ها براي نصب مؤثر تكنولوژي اطلاعاتي در يك سازمان كمك نمايدو متخصص OD حيطه خاصي براي مشاركت دارد كه شامل موارد زير است

:
1. چگونه قدرت خلاقيت را تشويق نمايد؟
2. چگونه از منابع اطلاعاتي براي تصميم‌گيري‌هاي غيرمعمول استفاده كند؟
3. چگونه قواعد و قوانيني را كه باعث تشويق و گسترش استفاده از تكنولوژي اطلاعات كامپيوتري مي‌گردد گسترش دهد؟
4. چگونه روابط بين و همچنين روابط بين كاربران و پرسنل MIS را بهبود بخشد؟
مشاوران OD بايد كاركردي روان و شفاف جهت تنظيم پرسنل با تغييرات كه شامل تغييرات در بخش اداري، گنجايش شغلي و تغيير در روال پردازش اطلاعاتي و امنيتي داشته باشد و همچنين تغيير در گزارشات زماني.
كادر متخصصان OD روش‌هاي تغيير مختلفي را مشخص مي‌نمايد كه كه بايد به پروژه‌هاي MIS اختصاص يابد و شامل موارد زير است:
1. حلقه بررسي
2. جلسات تشخيص گروهي
3. پرورش روابط
4. آموزش آزمايشگاهي
5. جلسات آموزشي
6. تكنيك گفتگو
7. تكنيك آينه سازماني
اين تكنيك‌ها براي مجزا نمودن يك بخش از سطح بزرگ پروژه OD-MIS مي‌تواند مورد استفاده گيرد و مي‌توان انتظار داشت كه بيشتر در جايي كه تغيير سيستم اطلاعات در سازمان آشكار شده مورد استفاده قرارگيرد. هر روش به طور خلاصه در زير توضيح داده شده و يك بخش مختصر از كاركرد ابزارهاي OD جهت رفع مشكلات مخصوص MIS در جدول 2 آمده است. در اين جا مقصود آن است كه دريابيم چرا هر تكنيكي داراي پتانسيل مفيدي در يك پروژه MIS است و چگونه هر تكنيكي ارتباط برقرار مي‌كند.
جدول 2- ابزارهاي OD براي تغيير سيستم

1. حلقه‌بررسي كه به طور گسترده‌اي در فن OD مورد‌استفاده قرار مي‌گيرد كه شامل جمع‌‌‌‌‌‌
آوري سيستماتيك داده‌ها درباره يك سيستم است كه به وسيله حلقه بازخورد داده‌هاي خصوصي و گروهي براي تحليل و تفسير و همچنين طراحي مراحل اجرايي اصلاحي پشتيباني مي‌شود. حلقه بررسي بايد براي تعيين و تشخيص گرايشات كاربران و اطلاعات موردنياز در خصوص MIS مناسب باشد.
2. گروهي كه بسيار به حلقه بررسي نزديك است جلسات تشخيص گروهي است كه به روي مشكلات گروه تمركز نموده و مي‌تواند تكنيكي مؤثر براي مديران اجرايي باشد تا به شكل مؤثري اطلاعات موردنيازشان را تأمين نمايند.
3. تاريخ MIS نشان مي‌دهد كه كاربران مشكلات زيادي در رابطه‌شان جهت معرفي نيازهايشان با تحليل‌گران سيستم داشته‌اند. علت اين امر شايد بيشتر كمبود روابط باشد تا ناتواني كاربران در تشخيص اطلاعات موردنيازشان. بنابراين آموزش ارتباطي مي‌توانددر درك صححيح از طرف مقابل بسيار مفيد باشد.گسترش و توسعه مهارت‌هاي ارتباطي مي‌تواند تحليل‌گران سيستم را ‌در تعيين و تشخيص يك مصاحيه درست با كاربران كمك كند و مي‌تواند شبيه مساعد نمودن نظر كاربران به داشتن عكس العمل با پرسنل كامپيوتري باشد. آموزش در اعمال شنيداري يا تحليل‌گران ارتباطي بايد در افزايش روابط نيز مفيد باشد.
4. همه سازمان‌ها شرايط رواني دلخواهشان را به وسيله MIS گسترش و توسعه مي‌دهند. اين شرايط به وسيله ديدگاهي كه MIS به اعضاي سازمان مي‌دهد تعيين مي‌گردد و تحت تأثير انتظارات، خواسته ها، تعصبات و گرايش هاي رايج در سازمان است كه به وسيله MIS مورد‌توجه قرار گرفته است.
شرايط سازمان برا ي موفقيت يك پروژه سيستم اطلاعات كامپيوتري مناسب نخواهد بود اگر مديران سطح انتظاراتشان از سيستم جديد بالاتر از حد‌توانايي آن و يا حتي كمتر باشد. گرايشات و نظرات شخصي با تأثير MIS به روي ديگران، باعث به وجود آمدن رفتارهايي مي‌گردد كه ارزش هاي MIS هستند. در اين حوزه تيم اجرايي قادر به بوجود آوردن گرايشات مثبت و واقع گرا در ميان اعضاي سازمان است كه موفقيت هاي MIS باعث افزايش آن ها مي‌گردد. آموزش‌هاي آزمايشگاهي شامل ايفاي نقش، تمرين حل مشكلات، گروه‌هاي حساس و تمرين تصميم‌گيري مي‌شود.تعداد چندين گروه در اين قالب تشكيل مي‌شود. رويكرد اين گروه‌ها بايد به سمت كاربرد يك محيط گسترده و متنوع از راه‌ها براي حل يك مشكل با امكانات مختلف باشد اما بايد در به وجود آوردن شريط مناسب براي اجراي MIS و يا ايجاد تغيير در سازمان قابل استفاده باشند
"Stranger labs"جايي است كه تمرين كنندگان زيادي از سازمان‌هاي مختلف گرد هم مي‌آيند كه مي‌توان از آن استفاده نمود بدين صورت كه ارزش‌ها و رفتارهاي رايج در سازمان‌ها جمع آوري شده و در جهت ايجاد تغيير براي اجراي MIS جديد آشنا باشد چنان چه گروه‌هاي ديگر با آن آشنايي ندارند.
"Gousin labs" جايي است كه تمرين‌كنندگان از سازمان‌هاي يكسان گرد هم آمده اند ولي داراي زمينه‌هاي كاري يكساني نيستند، تا مشكلات رفتاري رايج را شناسايي نمايند و شرايط فرهنگي جهت شروع ايجاد تغييرات و پذيرش تكنولوژي جديد كامپيوتري را روش اطلاعاتي را مهيا نمايند. در اين‌جا گروه‌ها بايد تجربيات اجراي MIS را در نظر بگيرند.
"Family labs"تمرين‌كنندگان از گروه‌هاي مشابه گرد يكديگر مي‌آيند. بدين ترتيب اطلاعات مفيد و موردنياز و روش‌هاي ارسال و دريافت اطلاعات مشخص مي‌گردد.(مثلاً قالب گزارشات)
يك‌بار كه سيستم نصب گردد جلسات گروهي مي‌تواند جهت تعيين گرايشات كاربران، مشكلات و آموزش‌هاي موردنياز به كار روند. فعاليت‌ها در اين جلسات گروهي در دو حالت تمركز بايد به روي هر دو نوع تغييرات چه فردي و چه رفتارهاي گروهي در محيط‌كاري باشد و همچنين تغييرات در سيستم به كجا منتهي مي‌شود و تأثيرات احتمالي از اجراي MIS نيز بايد مورد‌توجه قرار گيرد.بيشتر توجه بايد مستقيماً به روي يكپارچه نمودن تكنيك‌ها، ساختار و سيستم‌هاي انساني باشد.
اهداف و مقاصد آموزشي نيازمند روشن نمودن همه شرايط و وضعيت‌هاي احتمالي است كه شامل انتظارات تمرين‌كنندگان است. اغلب نياز به آموزش تكنيك‌هاي جديد در كاربران ديده مي‌شود. اين جلسات آموزشي كه توسط متخصصان يك سيستم اطلاعاتي اجرا مي‌شود بهترين روش جهت آموزش كاربران است البته تمرين‌كنندگان OD نيز در اين جلسات نيز مؤثر هستند. به عنوان مثال مي‌توانند در تعيين نيازهاي آموزشي و در تعيين قسمت‌هاي آموزشي و همچنين در تعيين ميزان تأثير آموزش‌ها‌مفيد باشند. مقاومت در برابر اجراي MIS گاهي اوقات ناشي از تجربيات ناموفق افراد در شغلشان است كه قبلاً با آن مواجه شده‌اند.
تكنيكي كه به وسيله "هريسون" گسترش يافته مي گويد: "نفش و اهميت گفتگو مستقيماً در قدرت و تأثير روابط بين فردي افراد مؤثر است زيرا بدين وسيله انتظارات رفتاري از افراد در شغل و موقعيت سازمانيشان مشخص مي‌گردد. " اين تكنيك بر مبناي اين نظر است كه بيشتر افراد يك گفتگوي توافقي را به تفكرات متضاد غيرقابل حل ترجيح مي‌دهند.
بدين ترتيب يك سري افراد با تجربيات قبلي در برابر تغييرات شغلي مي‌توانند در روشن نمودن انتظارات در نقشهاي جديد مؤثر باشند. تكنسين هاي OD همچنين مي‌توانند در كاهش تضاد بين مديران و متخصصان كامپيوتر مفيد باشند. آينه سازماني جايگاهي براي فعاليت‌هاست كه مشخص مي‌كند كدام گروه سازماني از گروه هاي مختلف ديگر حلقه بازخورد داشته باشد. مصاحبه براي تعيين مشكلات و مباحث مشكل‌ساز بين گروه‌ها طراحي مي‌گردد و سپس براي توسعه برنامه‌هاي اجرايي افزايش تأثيرات كار گروهي مورد استفاده قرار مي‌گيرد.
6. تصميم‌گيري بر پايه رويكرد MIS-OD
تصميم‌گيري براي استفاده كردن يا استفاده نكردن از OD بايد بلافاصله بعد از اقدام براي تغيير سيستم صورت گيرد، به عبارتي تصميم‌گيري براي استخدام يك مشاور OD بايد در ابتدا صورت گيرد.
وضعيت‌هاي گوناگوني بر نيازهاي يك دانش رفتاري تأثير مي‌گذارد مثلاً بيشترين تأثير تغيير، تأثير بر انسان‌ها و ساختار زيرسيستم‌هاي شركتي است و همچنين نياز به يك مشاور OD است.
علاوه بر اين محيط‌هاي مختلف بر نياز براي مشاركت OD در يك پروژه تغييري MIS تأثير مي‌گذارد كه در جدول 3 آمده است.
جدول 3- تأثيرات محيطي گوناگون نيازمند OD

[javad jan]

براي دستيابي به حداكثر موفقيت، پروژه تغيير سازماني بايد از طرف مديران ارشد كاملاً حمايت شود. نوع طرح كلي برنامه‌اي كه در اين‌جا مورد بحث و بررسي قرار گرفت به سادگي از سوي مديران به دلايل مختلف حمايت نمي‌شود مانند:
1. مديران ارشد لزوماً نياز به تغيير گسترده‌اي را احساس نمي‌كنندخصوصاً اگر ديدگاهشان درباره MIS اين باشد كه مراحلي است براي انجام امور معمول به صورت مؤثرتر.
2. هزينه ناشي از خريد سخت افزار و نرم‌افزار و همچنين هزينه‌هاي پرسنل MIS نيز باعث بروز مقاومت‌هايي مي‌گردد.
3. و اين كه اين گونه برنامه ها اولويت كمتري در نظر گرفته مي‌شود.
به طور خلاصه تتصميم گيري براي استفاده يا عدم استفاده از OD بايد در سطوح مديريتي بالا گرفته شود. براي اتخاذ تصميمات درست، مديرن بايد نيازهاي خاص سازمان و مشكلات آن را با توجه به اطلاعات و تغيير سيستم اطلاعاتي مورد توجه قرار دهند.
تيم مشاور OD-MIS
براي دستيابي به يك تغيير جامع و كامل ساختاري-اجتماعي در پاسخ به تغييرات تكنيكي ناشي از اجرا يا اصلاح يك MIS، يك پروژه تغييري بايد با همكاري يك مشاور سيستم‌هاي اطلاعاتي و يك مشاور توسعه سازماني صورت گيرد. (به جدول4 مراجعه شود)
جدول 4- جلسات پاسخ‌گويي مشاوران OD-MIS

اين همكاري نياز MIS از طرف مديران ارشد، بدين ترتيب كه اجراي MIS تنها تغيير سخت‌افزارها و نرم‌افزارها نيست. به دليل اين ديدگاه اشتباه متخصصان سيستمي‌در ابتدا به‌تغييرات فني‌ظاهري مي‌پردازند در حالي كه متخصصان OD بايد در آن جا به تأثيرات اجتماعي ناشي از تأثير تغييرات بپردازند. مديران ارشد بايد تصميماتشان را با توجه به تغييرات ساختاري اتخاذ نمايند اما مشاوران OD بايد در ساختن اين تغييرات ساختاري براي كل پرسنل كمك نمايند. پرسنل MIS و مشاوران OD بايد مشتركاً به طراحي و اجراي فرآيندهاي تغيير بپردازند. متعاقب فاز احرايي هنگامي كه متخصصان MIS در حال آزمايش و رفع اشكالات فني سيستم هستند، متخصصان OD بايد به شناسايي و مشكلات انساني سيستم بپردازند. مشاوران سيستم‌ها بايد به روي مزاياي ارزشي و تحليل‌هاي فني تمركز كنند و مشاوران OD به اندازه گيري ميزان رضايت كاربران و الگوهاي رفتاري سوق دهنده به سمت سيسم جديد بپردازند. يك تيم مشاور OD-MIS كه مؤثر مفيد است، يك آلتوناينو را براي رويكردهاي جاري آماده مي كند كه در حوزه MIS در سازمان براي طراحي و تغيير سيستم مؤثر و مفيد است. يك متخصص OD رويكردي ساختاري و سيستماتيك را براي مديران و ديگر كاربران MIS مهيا مي كند. مسلماً رويكرد تيمي شامل مشاركت و حمايت مشاوره‌اي در علم مديريتي و تحقيقاتي است اما غالباً به آن توجه نمي شود.تحليل‌گران سيستمي براي آموزش كاربران جهت برقراري ارتباط زمان اندكي دارند. مشاورزان مورداستفاده در پروژه تغييري حتماً لازم نيست از خارج سازمان باشند و مي توانند شامل اعضاي سازمان گردند. مزايا و معايب استفاده از مشاوران داخلي همانند استفاده از مشاوران خارجي يكسان است و سازمان‌ها مي‌توانند برنامه‌اي براي اين مبحث در هنگام برنامه‌ريزي براي پروژه تغييري تعيين كنند. به عنوان مثال يك راه‌حل قابل تصور، داشتن يك تيم مركب از مشاوران داخلي و خارجي است مانند استفاده از متخصصان MIS داخلي و OD خارجي. متخصصان MIS داخلي بايد ارتباطات فني را با سيستم فني بهينه سازند و ادامه آن را در صورت هر گونه تغييري، تضمين نمايند. مشاوران OD خارجي نيز بايد كاربران را در تعيين گرايشات و نيازهايشان ياري كنند.
8. نتيجه
روش تغييري MIS يك رويكرد مشاركتي براي اجرا يا اصلاح سيستم است. بدين ترتيب گسترش سيستم‌هاي اطلاعاتي به سهولت انجام مي گيرد كه شامل بسياري از نشانگرهاي رايج و تمرين‌هايي كه مديران توسعه مي دهند مي‌شود كه در اطلاعات تغييردهنده در شبكه ارتباطي شبكه به كار مي‌برند. برنامه هاي OD به مديران مياني و سطح بالا در سازمان ها كمك مي كند. بنابراين آن‌ها بايد در اجراي پروژه هاي MIS خصوصاً در مراحل نهايي نصب آن همكاري كامل نمايند.
استفاده از تيم مشاور OD-MIS تضمين نمي‌كند كه مشكلات رفتاري ناشي از اجراي MIS كاملاً رفع شود زيرا كنترل متغيرهاي شناخته سازماني كه در خروجي‌هاي برنامه‌هاي توسعه MIS تأثير است ممكن نيست مانند: اندازه سازمان، ميزان تمركز به روي كنترل مديريتي، چهارچوب زماني در عملكرد شركت يا ميزان توسعه كه توسط گروه MIS در سازمان به صورت رسمي درآمده است، هرچند كه تيم مشاوره مي‌تواند براي بهبود و رسيدن به موفقيت روابط تشويقي را در سازمان بهبود بخشند و شرايط رواني مناسبي ايجاد نمايد. به طور خلاصه در يك رويكرد سيستماتيك براي اجرا يا تغيير MIS را افزايش دهند و استفاده از روش OD و اين كه آيا در بهبود تأثيرات MIS مؤثر است يا نه نيازمند تحقيقات و تجربيات بيشتر است.