Erp و دلایل عدم موفقیت در پیاده سازی آن

[Borna66]

تعریفی از ERP ودلایل عدم موفقیت در پیاده سازی آن
برای ERP تعاریف مختلفی وجود دارد که از آن جمله می توان به تعریف جامع زیر اشاره کرد:
ERPيک مجموعه از ماژولهای يکپارچه آماده راه اندازی از پيش طراحی شده و از پيش مهندسی شده ای است که تمام فرايندهای تجاری سازمان را پوشش می دهد. دست يابي به حداكثر كارايی در پياده سازی اين نرم افزار با هماهنگ سازی آن با نيازهای سازماني، بسيار پيچيده استERP به سازمان براي فعاليت در محيطی يکپارچه از نظر اطلاعاتی و فرايند گرا و اطلاعات محور و بصورت Real-time كمك بسيار زيادی می كند

[Borna66]

دلایل ومزایای پیاده سازی erp در سازمانها
پياده سازي سيستم erp مزاياي بي شماري را براي سازمانها به ارمغان مي آورد اما بايد توجه داشت که اين مزايا و بهبود فرايندهاي تجاري سازمان به راحتي قابل دست يابي نيست. پياده سازي موفق يک سيستم erp بستگي بسيار زيادي به انتخاب سيستم مناسب، تامين کننده مناسب، نحوه بومي سازي نرم افزار در سازمان با توجه به استراتژي، فرهنگ و ساختار سازمان، تعهد و حمايت مديريت سازمان از پياده سازي نرم افزار، شايستگي مشاوران در پياده سازي نرم افزار، كنترل پروژه مناسب در طول فرايند پياده سازي و اتمام پروزه در زمان مشخص و بودجه پيش بيني شده و ... دارد. که در ادامه به توضیحات بیشتر در مورد عوامل تاثیرگذار خواهیم پرداخت .

از اين عوامل كه بگذريم، پياده سازي erp در سازمان مزاياي بسيار زيادي را به همراه خواهد داشت كه بصورت خلاصه مي توان به موارد زير اشاره كرد:
-ايجاد يكپارچگي سازماني از بعد اطلاعاتي و افزايش سازگاري در اطلاعات موجود در سازمان.
-استاندارد سازي فرايندهاي سازماني بر اساس بهترين تجربياتي كه شركت هاي عرضه كننده نرم افزار از سازمانهاي مختلف به دست آورده اند.
-مهندسي مجدد فرايندهاي سازماني و کاهش زمان انجام آنها.
-تبديل فرايندهاي سازماني از حالت ضمني به حالت صريح به علت مهندسي مجددي که در فرايندهاي سازمان صورت مي پذيرد.
-امكان نصب و راه اندازي سريعتر سيستمهاي مرتبط با erp در سازمان از جمله ماژولهاي مختلف اين نرم -افزار و يا ساير نرم افزارهاي كاربردي كه از طرف عرضه كنندگان erp ارائه نشده و مخصوص آن سازمان هستند.
-امکان و يا تسهيل توسعه سيستمها و تکنولوژيهاي جديداز جمله jit، abc و ... .
-امکان ايجاد همکاري هاي تجاري، سرمايه گذاريهاي مشترک، ادغام و .. براي سازمانها با هزينه کمتر و بازدهي بيشتر و نتيجه بهتر.
-تغيير تمرکز از برنامه نويسي كامپيوتري در سازمان به بهبود فرايندها
-فراهم شدن زير ساخت لازم به منظور پرداختن به scm و crm كه همانگونه كه بعدا اشاره خواهد شد، اين دو مبحث در حال حاضر تبديل به دو جزء جدايي ناپذير erp2 شده اند.
-توسعه زير ساخت لازم به منظور وارد شدن به بحث

[Borna66]

لازم است در اين قسمت اشاره شود که از ERP به عنوان کاتاليزور و يا Enabler و يا تسهيل كننده در BPR و يا مهندسي مجدد فرايندهاي سازماني نام برده شده است. اما در مورد اينکه ERP و BPR کدام يک مقدم بر ديگري هستند، بحثهاي زيادي مطرح است و مقالات مختلفي درباره آن وجود دارد. برخي ERP و BPR را دو فرايند لازم و ملزوم يکديگر دانسته اند و بسيار تاكيد بر اجراي كامل BPR همزمان با پياده سازي ERP و يا قبل از آن دارند در حاليكه برخي ديگر بسيار تاكيد بر عدم اجراي BPR سنگين در فرايندهاي سازمان به منظور افزايش احتمال موفقيت پروژه پياده سازي ERP در سازمان دارند. تاكيد گروه دوم بيشتر بر افزايش دقت در انتخاب ERP مناسب براي سازمان كه داراي بيشترين انطباق با فرايندهاي سازماني است مي باشد.

نکته مهمي که در اين جا بايد به آن اشاره شود اين است که پياده سازي يک سيستم ERP بصورت موفق در يک سازمان بسيار مشکل است بنابراين با وجود مزاياي بي شماري كه پياده سازي ERP براي سازمان دارد، تا زماني كه توجيه لازم براي انجام اين كار وجود ندارد، هيچ سازماني نبايد خود را درگير آن نمايد. تصميم به خريد و پياده سازي نرم افزار ERP در يك سازمان به منزله قماري است كه كل سازمان در آن شرط بندي مي شود. درصورت عدم موفقيت پروژه پياده سازي ERP، ادامه حيات سازمان بسيار مشكل خواهد بود. سیستم های ERP گران هستند و اگر به طور موفق پیاده سازی شوند سودهای قابل توجه مثل گسترش سرویس مشتری ، زمان بندی بهتر محصول و کاهش هزینه های تولید را می توان بدست آورد . تعریف کردن یک ERP موفق خیلی مشکل است . ERP موفق یک ایده خیلی محو و معقول است و تا به حال یک تعریف هماهنگ از ERP موفق وجود نداشته است .
مشکلات پیاده سازی ERP از دو دهه قبل به دلیل موفقیت کم در پیاده سازی آن مورد توجه قرار گرفته است. و فقط در حدود 30 % از پیاده سازی ها با موفقیت انجام می شود .
یکی از صاحبنظران در زمینه ERP موفقیت در پیاده سازی را 5در دید گاه زیر دیده است :
-دید گاه موفق در موقعیت های تکنیکی
-دیدگاه موفق در موقعیت های اقتصادی ، تجاری راهبردی یا کاربردی
-دیدگاه موفق در هموار سازی عملیات تجاری
-موفق از دیدگاه پذیرفتن ERP از طرف مدیران و کارمندان سازمانها
-موفق از دیدگاه پذیرفته شدن ERP به وسیله مشتریان ، تامین کنندگان و سرمایه گذاران سازمان ها .
عدم موفقیت پیاده سازی ERP به دلایل مختلفی اتفاق می افتدد که بارها در مقالات مختلف بیان شده است که شامل موارد زیر می باشند :
-احتیاج برای تغییر فرآیند تجارت در طی پیاده سازی ERP
-فقدان حمایت بالای مدیریت و اطلاعات دقیق و عدم درگیری کاربر
-تحصیلات وآموزش غالباٌ ناچیز شمرده می شوند و زمان کمتری به فشارهای برنامه داده می شود
-برای تطابق یک سیستم ERP باید در ابتدا نیازمندیهای آن شرکت را شناسایی کرد و فقط از تجربیات غربی در آن استفاده نشود
-تعویض کارمندان ، نبود انضباط و مقاومت ونبود تعهد شرکت مهمترین فاکتورهایی هستند که پیاده سازی ERP را به تاخیر می اندازند .
به طور خلاصه می توان گفت ترکیبی از این فاکتورها است که در پیاده سازی موفق ERP تاثیر گذار می باشند.
سیستم های پیاده سازیERP یک برنامه بلند مدت است نه یک برنامه کوتاه مدت که بعد از نصب پایان بیابد.پیاده سازی ERP شامل یکسری فعالیت های پیچیده است که ملستزم تلاش 1 الی 2 ساله برای موفقیت در آن می باشد .

[Borna66]

توضیح بیشتر در مورد عوامل تاثیر گذار ERP
یکی از عوامل تاثیر گذار بر روی پیاده سازی ERP حمایت مدیریت می باشد .
از آنجایی که ERP یک سیستم اطلاعاتی یکپارچه می باشد طراحی ، پیاده سازی وعملیات آن نیازمند همکاری کامل خط تولید و کارکنان تمام بخش های یک سازمان می باشد.حمایت مدیریت در پیاده سازی ERP دارای دو فاکتور مهم زیر است:
-تامین راهبری
-تامین منابع مورد نیاز
برای پیاده سازی آسان و موفق ERP نیاز یک کمیته راهبری برای شرکت در جلسات تیمی و نظارت بر تلاشهای پیاده سازی ، ارتباط با مردم و تعیین مسیر شفاف برای پروژه می باشد. آمادگی برای تهیه منابع ضروری و لازم یک شاخص دیگر برای کمیته مدیریت در پیاده سازی ERP می باشد و اگر تعدادی از منابع برای مثال تجهیزات ، نیروی انسانی و غیره در دسترس نباشد مراحل پیاده سازی با شکست مواجه می شود.


دومین فاکتور پیاده سازی ERP مهندسی مجدد سیستم است که باید با توجه به فکتورهای زیر انجام گیرد :
- تمایل کمپانی برای مهندسی مجدد
- آمادگی کمپانی برای تغییرات
- توانایی کمپانی برای مهندسی مجدد
- ارتباطات

سومین فاکتور موثر در موفقیت پیاده سازی ERP مدیریت پروژه می باشد .
در پیاده سازی ERP مدیریت پروژه دارای 5 بخش می باشد :
-داشتن یک طرح رسمی پیاده سازی
-بازه زمانی معقول
-داشتن جلسات منظم پیگیری پروژه
-داشتن یک راهبر پروژه تاثیر گذار که یک پشتیبان نیز باشد
-داشتن افراد سهامدار در تیم افراد پروژه

چهارمین فاکتور پیاده سازی تعهد گسترده شرکت می باشد
که 3 جنبه از تعهدات شرکت مد نظر می باشد :
-افراد در راس هر بخش سازمان پشتیبان ERP باشند
-منابع لازم را جهت حمایت پرسنل خود تامین کنند
-افراد خارج تیم کاری نیز پروژه را حمایت کنند

یپنجمین فاکتور پیاده سازی آموزش وپرورش پرسنل شرکت می باشد
3 مورد زیر باید در آموزش مد نظر قرار بگیرد :
-منطق و مفهوم ERP
-خصوصیات نرم افزار ERP
-آموزش کاربردی و علمی

دلیل اصلی اموزش این است که بتوان اطلاعات و مهارت افراد داخل کمپانی را افزایش داد . و باید پرسنل را توجیه کرد که چرا ERP انجام می شود و چرا تغییرات درآن الزامی می باشد. و با آموزش صحیح می توان بر ترس پرسنل از کامپیوتری شدن سیستم و بی سوادی آنها نسبت به تغییرات و در نتیجه ترس از دست دادن موقعیت کاری خود غلبه کرد.

ششمین فاکتور پیاده سازی مناسب بودن نرم افزار وسخت افزار می باشد. با توجه به نیاز های سیستم ERP باید نکات زیر را در انتخاب نرم افزار یا سخت افزار مد نظر قرار داد:
-مطابقت سخت افزاری / نرم افزاری با نیازهای کمپانی
-سهولت سازگاری

هفتمین فاکتور پیاده سازی ERP دقت اطلاعات می باشد .
از آنجایی که واحدهای مختلف ERP به صورت پیچیده به هم وابسته هستند ، داده و ورودی اشتباه در یک واحد در عملکرد واحدهای دیگر تاثیر منفی می گذارد. و به عبارت دیگر اگر به ERP دروغ بگویید او نیز به شما دروغ می گوید و شما نتایج اشتباه و گمراه کننده بدست می آورید.
هشتمین فاکتور پیاده سازی حمایت فروشندگان بسته های ERP می باشد

3 نکته مهم زیر را باید در انتخاب فروشندگان ERP مدنظر قرار داد :
-سرویس پاسخگو فروشنده نرم افزار
-مشاور زبردست با توانایی در زمینه ERPوIT با توجه به نرم افزار
-مشارکت فروشنده در مراحل پیاده سازی ERP

نهمین فاکتور پیاده سازی فرهنگ سازمانی شرکت می باشد.
از آنجایی فرهنگ سازمانی در فرهنگ ملی جاسازی شده است دو جنبه مرتبط با فرهنگ سازمانی برای مرتبط شدن با پیاده سازی موفق ERP آشکار شده است :

-سطح فرهنگ ادغام شده در بسته ERP با فرهنگ سازمانی مشتری
-سطح اصالت زندگی اجتماعی در فرهنگ سازمانی

سازمان ها یکبار بسته های ERP را از فروشندگان خارجی خریداری میکند و یک تیم شامل پیمانکاران خارجی و مشاورین داخلی سیستم را راه اندازی می کنند. اکثراٌ از مشاوران خارجی استفاده میکنند که این خود یکی از دلایل عدم موفقیت است زیرا فرهنگ سازمانی درشرکت هایی مثل کشور چین بسیار با فرهنگ سازمانی کشورهای غربی متفاوت است.
در این گزارش سعی شده بود فاکتورهای حیاتی ومهم تاثیرگذار بر روی پیاده سازی ERP را نشان دهد .
فاکتورهای تاثیرگذار بر پیاده سازی ERP زیاد وپیچیده هستند و من در این جا فقط به بررسی عوامل کلی در این ضمینه پرداختم .
به امید آن که این گزارش مورد توجه شما خوانندگان عزیز قرار گرفته باشد.

منبع:iiend.com