ERP چيست؟ نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی (Enterprise Resource Planning) یا ERP سعی دارد تا عملكرد همه واحدهای شركت را در یك سیستمكامپيوتری يكپارچه نموده و نیازهای مختلف خاص هرواحد را پاسخ گوید.

اینادعای بزرگی است! یك برنامه نرم‌افزاری كه بتواند نیازهای افراد مالی و منابعانسانی را برآورده سازد. هریك از واحدها سیستم كامپيوتری منحصربه خود را برای بهینهسازی عملكردهایش دارد. اما ERP آنها را در یك برنامه نرم‌افزاری يكپارچه تركیبمی‌كند. این برنامه از طریق یك پايگاه داده‌ها اجرا می‌شود، لذا واحدهای مختلفمی‌توانند اطلاعات را ساده‌تر به اشتراك بگذارند و با هم ارتباط برقرار سازند. اینشیوه یكپارچه در صورتیكه شركت‌ها نرم‌افزار را به درستی نصب كنند، مزایای متعددیدارد.

برای مثال، دریافت سفارش مشتری. در واقع هنگامی كه مشتری سفارشمی‌دهد، سفارش به صورت كاغذی یا كامپيوتری در واحدهای مختلف شركت در گردش است. اینگردش سبب تاخیر در پاسخ‌گویی به سفارش می‌شود، در ضمن هیچ يك از افراد شركت بهدرستی نمی‌داند كه وضعیت سفارش در هرنقطه چگونه است.

ERP سیستم‌هایكامپيوتری مستقل رادر واحدهای مالی، منابع انسانی و انبارداده‌ها در هم می‌شكند وآنها را با برنامه نرم‌افزاری يكپارچه كه به ماجول‌های نرم‌افزاری تقسیم می‌شود،جايگزين می‌سازد. بدین ترتیب واحدهای مالی، ساخت و انبارداده‌ها هنوز هم نرم‌افزارخودشان را دارند، با این تفاوت كه حالا نرم‌افزارها به یكديگر لینك شده‌اند،بهگونه‌ای كه واحد مالی می‌تواند با مراجعه به انبارداده‌ها از تحویل سفارش مطلع شود. اكثر نرم‌افزارهای ERP انعطاف پذیرهستند، به گونه‌ای كه شما می‌توانید بعضی ازماجول‌ها را نصب كنید بدون اینكه نیاز باشد تا كل بسته را بخرید. برای مثال، بسیاریاز شركت‌ها فقط ماجول مالی یا منابع انسانی ERP را نصبمی‌كنند.



چگونه ERP می‌تواند كارآیی كسب و كارشركت را بهبودبخشد؟

نكته مهم این است كه به مدت زمانی كه به طول می‌انجامد، توجه نكنیم،به طور متوسط پس از یك یا سه سال این نرم افزار كارآیی را افزایشمی‌دهد.



ERP چه چيزی را در كسب كار اصلاح می‌كند؟

پنج دلیلعمده استفاده از ERP در شركت‌ها عبارتند از:

اطلاعات يكپارچه مالی- ازآنجاییكه كه مدیر اجرایی ارشد شركت سعی دارد از كارآیی مطلع شود، شاید با گفته‌هایمتفاوتی مواجه شود. واحد مالی مجموعه اعداد مربوط به خود را دارد و سایر واحدها نیزبه همین ترتیب. ERP نسخه واحدی از واقعیت است و سئوال برانگيز نخواهد بود. زیرا هرفردی از یك سیستم مشابه استفاده می‌كند.

يكپارچگی اطلاعات سفارش مشتری - سیستم‌های ERP می‌توانند در جایی استقرار یابند كه سفارش مشتری دریافت، سفارش ویتحویل و صورتحساب صادر شود.اگراین اطلاعات دریك سیستم نرم افزاری نگهداری شود، شركتمی تواند به سادگی سفارشات، ساخت، موجودی و عرضه را همزمان ردیابی كند.

استانداردسازی و سرعت دهی به فرایندهای ساخت - شركت های سازنده به ويژهآنهایی كه از ادغام چند شركت به وجودآمده‌اند، چندین واحد كسب و كار دارند كه ممكناست از روش‌ها و سیستم‌های كامپيوتری متفاوتی استفاده كنند. سیستم‌های ERP با بهرهگيری از روش‌های استاندارد، برای اتوماتیک سازی بعضی از گام‌های فرایند ساخت به كارمی‌روند.استانداردسازی این فرایندها و استفاده از یك سیستم كامپيوتری يكپارچهمی‌تواند سبب صرفه جویی در زمان شود و بهره‌وری را افزایش دهد.

· كاهشموجودی- ERP به جریان روان‌ترفرایند ساخت كمك می‌كند و رویت پذیری فرایند سفارش رادر شركت بهبود می‌بخشد.

استانداردسازی اطلاعات منابع انسانی - منابعانسانی، به ويژه درشركت‌هایی كه چندین واحد كسب و كار دارند، ممكن است یك روش سادهو يكپارچه برای ردیابی زمان كارمندان و برقراری ارتباط با ایشان در زمینه خدماتنداشته باشد. ERP می‌تواند در این مورد كمك كند.



هزینه واقعی ERP چقدر است؟

اخیرا متا گروپ درباره هزینه كل مالكیت ERP شامل سخت‌افزار،نرم‌افزار، خدمات حرفه‌ای و كارشناسان داخلی مطالعاتی را انجام داده است. ازبین 63شركتی كه مورد بررسی قرار گرفته‌اند، ازجمله شركت‌های كوچك -متوسط و بزرگ صنعتی،مبلغ موردنظر به طور متوسط 15 میلیون دلار بوده است. و متا گروپ به این نتیجه رسیدكه پياده سازی ERP گران است و چندان به نوع شركتی كه از آن استفاده می‌كند، بستگیندارد.



هزینه‌های پنهان ERP كدامند؟

1. آموزش: هزینه‌هایآموزش بالاست. زیرا كاركنان مجبورند مجموعه فرایندهای جدیدی را فرا بگيرند. بدتراینكه، شركت‌های خارجی آموزشی نیز نمی‌تواننددراین مورد به شما كمك كنند. آنها بهافراد نحوه بكارگيری نرم‌افزار را می‌آموزند نه روش‌های خاص استفاده از آن در كسب وكار شركت. شرایطی را مهیا نمایید و تحت آن شرایط فرایندهای مختلف كسب و كار را كهاز سیستم ERP تاثیر می‌پذيریرند، شناسایی كنید.

به خاطر داشته باشید كهمسوولین واحد مالی از همان نرم‌افزاری استفاده می‌كنند كه مسوولین واحد فروشاستفاده كرده‌اند، هر دوی آنها اطلاعاتی را وارد می‌كنند كه بر هر دو سیستم تاثیرگذارند. لذا باید از متخصصین تكنولوژی اطلاعات بخواهید كه چنين دوره‌های آموزشی رابرگزارنمایند.

2. آزمایش و يكپارچه سازی: آزمایش ارتباط بین بسته‌های ERP وسایر بخش‌ها، هرینه ديگری را به دنبال خواهد داشت. یك شركت سازنده شاید برنامه‌هایكاربردی از تجارت الكترونیك و زنجیره تامین گرفته تا محاسبه مالیات برفروش وباركدينگ را دارا باشد. همه يكپارچه سازی‌ها با ERP در ارتباطند. بهتر است اینبرنامه‌ها را از یك فروشنده ERP بخرید. آزمایش يكپارچگی ERP به همراه آموزش بایدصورت گيرد.

3. سفارشی سازی: برنامه‌های افزودنی تنها سرآغاز هزینه‌هایيكپارچه سازی ERP محسوب می‌شوند. هزینه ديگری كه بهتر است تا حد امكان از آن اجتنابشود، سفارشی سازی هسته اصلی نرم‌افزار ERP است. این وضعیت زمانی رخ می‌دهد كهنرم‌افزار ERP نتواند یكی از فرایندهای كسب و كار را مدیریت كند و شما تصمیممی‌گيرید با سفارشی سازی نرم‌افزار مشكل را حل كنید. سفارشی سازی می‌تواد بر هرماجول سیستم ERP تاثیر گذارد، زیرا آنها كاملا با هم در ارتباطند. ارتقاء بسته ERP نیز معضل بزرگی است. زیرا مجبورید دوباره برای نسخه جدید، سفارشی سازی را انجامدهید. و از سوی ديگر، فروشنده از شما پشتيبانی نخواهد كرد و باید كارشناسان جدیدیرا برای انجام سفارشی سازی و پشتيبانی استخدام نمایید.

4. تبدیل داده‌ها: تبدیل اطلاعات نظیر سوابق مشتری، عرضه كننده، طراحی محصول از سیستم قدیم به سیستمجدید ERP هزینه براست.

5. تجزیه و تحلیل داده‌ها: اغلب، داده‌های سیستم ERP به منظور انجام تجزیه و تحلیل، باید با داده‌های سیستم‌های خارجی تلفیق شوند. كاربرانی كه تجزیه و تحلیل‌های حجیم انجام می‌دهند، باید هزینه انبارداده‌ها را نیزدر نظر بگيرند. زیرا ERP شناسایی تغییرات روزانه داده‌ها را به خوبی انجام نمی‌دهدو برای این منظور باید یك برنامه سفارشی نوشته شود.

6. مشاوره: هنگامی كهكاربران نمی‌توانند دراین زمینه برنامه‌ریزی كنند باید از مشاور كمك بگيرند، لذاهزینه مشاور نیز به هزینه‌های فوق افزوده می‌شود.

7. جايگزینی بهترین‌ها: موفقیت ERP به استخدام افراد ماهر بستگی دارد. این نرم‌افزار بسیار پيچيده است ونمی‌توان آن را به هر كسی سپرد. بدتر اینكه، شركت باید برای جايگزینی افراد پس ازاتمام پروژه نیز آماده باشد.

8. هيچگاه كار تیم‌های پياده سازی اتمامنمی‌پذیرد: اكثر شركت‌ها با پروژه ERP همانند سایر پروژه‌ها رفتار می‌كنند. به محضاینكه نرم‌افزار نصب شد، تیم به كار اصلی خود مشغول می‌شود. اما باید توجه نماییدكه تیم پياده سازی ارزشمنداست. زیرا اطلاعاتشان درباره فرایندهایی نظیر فروش، ساخت،منابع انسانی و... بیشتر از مسئولین این فرایندهاست. لذا آنان نباید به كار اصلیخود مشغول شوند، زیرا پس از نصب ERP كارهای زیادی را باید انجام دهند. نوشتنگزارشات حاصل از اطلاعات سیستم جدید ERP حداقل برای یكسال آنان را مشغول نگاهمی‌دارد.



چرا اغلب پروژه‌های ERP شكست می‌خورند؟

ERP مجموعه‌ای از عملیات خوب برای انجام وظایف شركت نظیر مالی، ساخت و .... است. شما بهمنظور بهره برداری بهتر ار نرم‌افزار باید افرادی را در شركت داشته باشید تا روشهایكاری را با نرم‌افزار تطبیق دهند.اگر افراد واحدهای مختلف درباره برتری روشهای كاریلحاظ شده در نرم‌افزار نسبت به روشهایی كه آنها به كار می‌برند، به توافق نرسند،برای استفاده از نرم‌افزار مقاومت نشان می‌دهند یا از واحد تكنولوژی اطلاعاتدرخواست می‌كنند تا نرم‌افزاری تهیه نماید كه متناسب با روش‌های كاری آنان باشد. ودر اینجاست كه پروژه ERP شكست می‌خورد. از طرفی سفارشی سازی نرم‌افزار ،آن راناپايدارتر و نگهداریش را دشوار می‌كند.



مزایای ERP

· كاهشهزینه‌های حمل موجودی

· كاهش هزینه‌های سفارش

· كاهش هزینه‌هایتولید

· كاهش هزینه‌های نگهداری سوابق

· كاهش هزینه‌های حمل ونقل

· كاهش سرمایه گذاری در تجهیزات

· فرایندهای تولید انعطافپذیرتر

· بهبود كارآیی كه به سوددهی بيشتر یا افزایش سهم بازار منجرمی‌شود

· افزایش شفافیت فرایند برای مشتری

· افزایش رضایتمشتری


معایب ERP

· نصب و نگهداری این سیستم‌ها بسیار گراناست.

· استفاده از بعضی از این سیستم‌ها دشوار است.