در این قسمت به توضیح مرحله اول چرخه حیات bpm یعنی مدل‌سازی فرآیندهای کسب و کار می‌پردازیم:
مدلسازیفرآیندچیست؟
امروزه بحث شناسایی و مدلسازی فرآیندهای سازمانی، بحثی است که در بسیاری از سازمان‌ها با ابعاد کوچک و بزرگ مطرح است، مباحث مدیریت و مدل سازی فرایندهای سازمانی می‌تواند به عنوان عامل مهمی در موفقیت کسب وکار سازمان‌ها در نظر گرفته شود.
به تصویر درآوردن توالی فعالیتهای کسب و کار و اطلاعات مرتبط با آن را مدلسازی فرآیند گویند. هدف از مدلسازی فرآیندهای کاری یک سازمان، ایجاد یک زبان مشترک مفهومی (مبتنی بر استاندارد) و ساده (در قالب اشکال گرافیکی که هم حجم کمتری دارند و هم براحتی توسط کاربر قابل درک هستند)، بین مدیران و کارشناسان سازمان، و تحلیلگران سیستمی می‌باشد.
مدل‌سازی فرایندها فعالیتی است که توسط تحلیل‌گران فرایندها و به منظور استخراج فرایندهای موجود و نمایش فرایندهای جدید در تمام متدولوژی‌ها و استراتژی‌های مهندسی مجدد مورد استفاده قرار می‌گیرد. در چنین فعالیتی تحلیل‌گران از ابزارهای مدل‌سازی برای مدل کردن وضعیت فعلی و وضعیت آینده سازمان استفاده می‌کنند.
در واقع مد لسازی فرآیندها فعالیتی است که توسط تحلیلگران فرآیندها و به منظور استخراج فرآیندهای موجود و نمایش فرآیندهای جدید در تمام متدولوژ یها و استراتژ یهای مهندسی مجدد مورد استفاده قرار می گیرد. در چنین فعالیتی تحلیلگران، از ابزارهای مد لسازی برای مدل کردن وضعیت فعلی و وضعیت آینده سازمان استفاده می کنند.
سطوحمتفاوتیبرایمدلسازیفرآیندهاوجوددارد:
- نقشه فرآیند (فلوچارت های ساده از فعالیتها)
- توصیف فرآیند(فلوچارت به همراه اطلاعات اضافه اما نه به اندازه ای کامل که عملکرد آن را به طور کامل توصیف کند)
- مدل های فرآیند(فلوچارت به همراه اطلاعات اضافه کامل که فرآیند بتواند تجریه و تحلیل، شبیه سازی و یا اجراشود)
- bpmn که هر یک از سطوح نام برده در فوق را پوشش می دهد.
برخی از مهمترین مزایای استاندارد سازی علائم مورد استفاده در مدل سازی فرآیند به شرح زیر است:
• ایجاد تفکر مشترک و گروهی
• تسهیل ارتباطات
• ایجاد درک متقابل
• راهکار دسترسی به کیغیت
• راهکار بهبود مستمر
• عامل اعتماد مشتری
• عامل رضایت مشتری
• راهکار تشخیص و پیشگیری
• راهکار کنترل
• کاهش هزینه و ضایعات
افراد درگیر در تیم مدل سازی فرآیند:
۱- کارشناس کسب و کار: کسی که دانش زیادی درباره فرآیند دارد.
۲- صاحب فرآیند: فردی که مسئول اجرای کل فرآیند است و اصلاحات فرآیند را تایید می کند.
۳- مدیر یا میانجی: مسئول قرار ملاقات ها، برای پرسیدن سوال جهت راهنمایی برای گرفتن تصمیم درست است.
۴- کارشناس مدل سازی: مسئول طراحی مدل فرآیند است.