در گذشته مرسوم بود كه برای هر یك از فرآیندها یا وظیفه ها ، سیستم‌های جداگانه‌ای در محدوده آن فرآیند و وظیفه تهیه می‌شد كه به سیستم‌های جزیره‌ای معروف بودند، ولی مشكلاتی اساسی به مرور زمان با این نوع نگرش حاصل می‌شد كه یكی از بزرگ‌ترین آن‌ها این بود كه چون هر یك از سیستم‌ها برای یك فرآیند یا وظیفه خاص تهیه می‌شدند، اتصال سیستم‌ها به یكدیگر مشكل یا حتی غیرممكن بود و از طرفی چون دید طراحی سیستم‌ها در مورد بخشی از سازمان و نه كل آن بود، این سیستم‌ها اهداف كلی سازمان را به نحو مطلوب برآورده نمی‌كردند. بدین‌صورت ایده سیستم‌های یكپارچه سازمانی به وجود آمد. در این دیدگاه برای سازمان یك سیستم متشكل از تعدادی زیرسیستم مستقل، ولی مرتبط با هم طراحی می‌شد كه مشكلات مذكور را مرتفع می‌ساخت. با این حال یك مشكل اساسی كه هنوز هم خودنمایی می كرد، حجم زیاد كار برای طراحی و پیاده سازی این سیستم‌ها بود.

به این‌ دلایل بود که BPM مطرح شد كه با داشتن الگوهای متعدد مورد نیاز سازمان‌ها، روشی یكپارچه برای تعریف، اجرا و مدیریت فرآیندهای كسب وكار سازمان‌ها را ارایه می‌كرد و با استفاده از متدها و ابزارهای خاص خود حجم كار توسعه راه‌حل‌های اطلاعاتی برای سازمان‌ها را به حداقل می‌رساند.
در زمینه تعریف BPM و مفهوم آن بین شركت‌های مختلف و صاحب‌نظران این رشته اختلافاتی وجود دارد، ولی آنچه عموماً در بین این نظرات مشترك است این است كه: BPM روشی یكپارچه و نظام‌مند برای طراحی، اجرا و پایش فرآیندهای كسب و كار است كه ممكن است در هر یك از آن‌‌ها افراد یا نرم‌افزارها در سازمان درگیر باشند. تعاملات بین افراد و نرم‌افزارها و گردش اطلاعاتی سازمان است كه به آن حیات می‌بخشد و هدف از وجود BPM این است بتواند این فرآیندها را در سازمان مدیریت كند و ابزاری برای بهبود آن‌ها در طول زمان نیز ارایه دهد.
BPM فرآیندی منطقی برای مدیریت كسب‌وكار و تغییرات آن است. هر فرآیند باید با توجه به وضع مطلوب پیاده شود و سپس در طول زمان می‌توان فرایند مورد نظر را بهبود بخشید. این روال ممكن است بارها در مورد هریك از فرآیندها اجرا گردد. از این رو چرخه حیات BPM به طور تكرارشونده است و در هر تكرار باید ارزش ‌افزوده‌ای به فرآیند و منطق كاری آن افزوده گردد.

چرخه حیات BPM در یک سازمان

˜‌ مدل‌سازی و طراحی‌
در این مرحله،‌ منطق كسب‌وكار و فرآیندهای آن مدل می‌شوند. دیدگاه BPM بر این مبنا است كه در ابتدا لازم نیست فرآیندهای كسب‌وكار بهینه گردند، بلكه می‌توان وضعیت موجود را مدل ساخت و بعد با استفاده از مكانیزم‌هایی كه سیستم BPM در اختیار می‌گذارد، فرآیندها را بهبود بخشید و آن‌ها را بهینه‌تر ساخت.
به منظور مدل‌سازی كامل منطق كسب‌وكار لازم است قوانین كسب و كار را مدل‌سازی نمود كه این كار از طریق موتور قوانین كسب‌وكار ممكن می‌گردد. از طریق این موتور می‌توان قوانین كسب‌وكار را مدل نمود و در طول زمان، تغییرات لازم را در آن‌ها اعمال كرد؛ بدون آن‌كه نیازی به تغییر در سایر اجزای كسب‌وكار باشد. جدا بودن محل نگهداری قوانین كسب‌وكار از فرآیندهای كسب‌وكار این امكان را فراهم می‌سازد كه بتوان مدیریت تغییرات قوانین كسب‌وكار را بدون درگیر شدن با تغییرات در فرآیندها به انجام رساند.

˜‌ توسعه و استقرار
بعد از شناخت و مدل‌سازی فرآیندهای كسب‌وكار لازم است فرآیندهای مربوطه را به‌ همراه قوانین كسب‌وكار پیاده‌سازی نمود و در سازمان مستقر ساخت. كلیه سیستم‌های قدیمی (Legacy) و موروثی از طریق سیستم BPM باید به هم متصل و یكپارچه شوند.

˜‌ مدیریت و تعامل‌
پس از استقرار سیستم در سازمان، كاربران مختلف در سازمان می‌توانند فرآیندها را اجرا‌كنند. در حین اجرای فرآیندها گروه‌های مختلفی از افراد سازمان با توجه به نقشی كه در سازمان دارند، با فرآیندها به گونه‌ای كه خاص نقش آن‌ها است درگیر خواهند شد. به‌عنوان مثال، كاربران كسب‌وكار بعد از استقرار فرآیندهای مكانیزه شده در سازمان باید كارهایی از قبیل تأیید یا رد برخی تصمیمات كلیدی و مدیریت استثناهای خارج از استراتژی معمول سازمان را انجام دهند،‌ مدیران و ناظران بر اجرای فرآیندها به طور مؤثر و بهینه نظارت كنند و متخصصان IT باید فرآیندهای مكانیزه را از لحاظ تطابق با استانداردهای مختلف مدیریت نمایند.

˜‌ تحلیل و بهینه‌سازی‌
استقرار فرآیندها در سازمان به منزله اتمام كار نیست، بلكه از این پس كاربران حوزه كسب‌و‌كار باید بتوانند اجرای فرآیندها را بر اساس یك سری از پارامترهای كلیدی در زمینه اندازه‌‌گیری كارایی فرآیندها، تحلیل نمایند و در صورت لزوم، تغییرات لازم را در فرآیندها اعمال كنند تا از این طریق، كارایی فرآیندها افزایش یابد و هر نوع بهینه‌سازی مورد نیاز در مورد آن‌ها اعمال گردد. به وسیله این قابلیت‌، كاربران حوزه كسب‌و‌كار می‌توانند تصمیم‌گیری‌های مرتبط با فرآیندها را در زمان اجرای سیستم مشخص نمایند و در همان جا آن‌ها را اعمال كنند.
مزایای BPM
مزایای BPM بسیار است، اما مهمترین آنها به شرح زیر است:
1- امکان شناسایی و اصلاح فرآیندها
2- بهبود فرآیندهای ارتباطی و شناسایی گلوگاه ها
3- یکپارچه سازی فرآیندها و خدمات
4- تهیه گزارش ها و تحلیل های اجرایی و مدیریتی
5- اجرای اتوماتیک وظایف تا حد امکان
6- توانایی بهره گیری از Best Practice ها
7- هشدارها و واکنش های اتوماتیک (Triggers)
8- کاهش زمان ارائه محصولات یا خدمات جدید
9- افزایش رضایت مشتری
10- تسریع هماهنگی میان قوانین و محیط کاری
11- کمک به توسعه برنامه های کاربردی در سازمان با استفاده از ابزارهای گرافیکی و ایجاد Workflow
12- کاهش هزینه های مربوط به توسعه برنامه های کاربردی در سازمان
13- کنترل‌ و پایش کارایی‌ کسب‌ و کار
BPMS
نوع خاصی از نرم افزار می باشد که از تمام چرخه عمر فرآیندهای کسب وکار پشتیبانی می کند.
سیستم های مناسب برای BPM باید این ویژگیها را داشته باشند:
· رویکرد و ساختار افقی (فرآیندی) داشته باشند. (بجای رویکرد عمودی – وظیفه ای)
· قابیلت تغییر و انعطاف بالا داشته باشند. (به دلیل تغییر مداوم کسب و کار)
· در سطح کل سازمان به کار گرفته شوند. (چون فرآیندها به هم وابسته اند.)
برای پیاده‌سازی BPM در سازمان‌ها از BPMS یا Business Process Management System استفاده می‌گردد كه شركت‌های مختلف بنا بر دیدگاه‌ها و ابزارهای مختلفی كه دارند، راه‌حل‌های مختلفی را در این زمینه ارایه داده‌اند كه در ادامه به بررسی دیدگاه مایكروسافت در این زمینه می پردازیم.
دیدگاه مایكروسافت در مورد BPM
مایكروسافت از آغاز با دیدگاه ساده‌‌كردن هرچه بیشتر استفاده از نرم‌افزارها وارد عرصه نرم‌افزار شد و بعد با استفاده از محصولات خود سعی كرد برای كاربران، راحتی هرچه بیشتر و قابلیت‌های قابل دسترسی‌تر را به ارمغان بیاورد.
در زمینه BPM نیز وضع به همین منوال است. دیدگاه مایكروسافت این است كه با آن‌كه در سازمان‌ها،‌ حجم زیادی از دانش به صورت‌های مختلف موجود است و سازمان‌ها برای انجام مأموریت و پیشبرد اهداف سازمان دارای ساختارها و فرآیندهای مورد نظر خود هستند، در نهایت، «افراد» سازمان كارها را به انجام می‌رسانند و سازمان را به حركت در می‌آورند. از این‌رو در راه‌حل مایكروسافت، تأكید بر قابل استفاده بودن هرچه بیشتر محصول BPM حتی برای كاربران IT سازمان است.


معماری مفهومی BPMS مایكروسافت‌
سیستم‌های BPM باعث تحولات عمده‌ای در متدلوژی‌های توسعه و استقرار فرآیندها شده‌اند. این سیستم‌ها از آن لحاظ كه روی فرآیندها متمركزهستند و بر عملیات چندمنظوره تأكید دارند، حایز اهمیت هستند و این قابلیت‌ها بر اساس معماری منعطف و قدرتمندی حاصل می‌شود كه دارای اجزایی است كه قابلیت استفاده مجدد را دارند.
همان‌طور كه قبلاً ذكر شد، فرآیندهای سازمان‌ها طیف‌های مختلفی دارند كه از عملیات ساده یك یا چندگامی فاقد ساختار مشخص گرفته تا فرآیندهای كلان و مركزی سازمان را شامل می‌شوند. مایكروسافت، یك معماری برای سیستم BPM خود در نظر گرفته است كه بتواند تمامی طیف‌های فرآیندهای سازمانی را پوشش دهد مهم ترین اجزای معماری فوق به طور خلاصه به شرح زیر، توصیف می‌شوند:

• سرویس‌دهنده تعاملی
یك سرویس‌دهنده تعاملی (مانند Microsoft Office SharePoint Server) برای خودكارسازی فرآیندهای فردی یا تیمی به كار می‌رود كه كمك می‌كند عملیات شخصی افراد (مانند بازبینی یا تأیید یك مستند)‌ در یك سازمان و همین‌طور عملیات تیمی آن‌ها با یكدیگر با اتوماسیون بالا انجام گردد. به علا‌وه، سرویس‌دهنده تعاملی قابلیت سرویس‌دهی به تیم‌هایی با پراكندگی جغرافیایی، قابلیت اشتراك‌گذاری مستندات، و مدیریت محتوای آن‌ها در چرخه حیاتشان را ارایه می‌دهد.

• مدل توسعه
تمامی فناوری‌های موجود در لایه‌های میانی، براساس چشم‌اندازی از یك مدل برنامه‌نویسی یكپارچه كه بر اساس سكوی Net Framework 3. و ابزارهای مدل‌سازی و توسعه از قبیل Visual Studio 2005 و Visio است ساخته می‌شوند.
معماری BPMS مایكروسافت،‌ راه‌حلی را ارایه می‌دهد كه علاوه بر آن‌كه می‌توان برخی از فرآیندهای سازمانی را یكپارچه و خودكار نمود، امكان اتصال و یكپارچگی سیستم‌های اطلاعاتی مختلفی را ارایه می‌دهد كه در سطح سازمان پراكنده‌اند و بدین‌طریق سرمایه‌گذاری‌هایی كه یك سازمان روی سیستم‌های اطللاعاتی قبلی خود انجام داده است، حفظ می‌كند.

اجزای معماریBPMS مایكروسافت‌
مایكروسافت، ‌مدل معماری مذكور در بخش قبل را برای راه‌حل BPMS با استفاده از یك‌ سری محصولات و اجزا محقق می‌كند.
اجزای موجود در معماری BPMS عبارتند از:
• قابلیت‌های كاربری
تعامل كاربران حوزه كسب‌وكار با سیستم BPM مایكروسافت عموماً از طریق محصولات خانواده MS Office صورت می‌گیرد. BPMS مایكروسافت به كاربران اجازه می‌دهد به جای صرف وقت برای یادگیری محصولات جدید، از مجموعه MS Office مانند Word ،‌Excel و InfoPath كه كاملاً شناخته شده هستند، برای تعامل با فرآیندهای كسب‌وكار استفاده كنند.

• قابلیت‌های مرتبط با فرآیندها
در راه‌حل مایكروسافت،‌ خودكارسازی و مدیریت فرآیندها در یك محیط توزیع‌شده از طریق دو سرویس‌دهنده لایه میانی به شرح زیر انجام می‌شوند:

• Office SharePoint Server 2007: این سرویس‌دهنده تعاملی برای كاربران حوزه كسب‌وكار و قابلیت‌های به اشتراك‌گذاری مستندات را فراهم می‌آورد تا بتوانند بهتر با یكدیگر ارتباط داشته باشند و به طور مؤثرتر كار كنند. SharePoint Server 2007 قابلیت ایجاد یك پورتال هوشمند را در بردارد كه از این طریق افراد و تیم‌ها در سازمان با دانش سازمانی متصل شوند.
SharePoint مجموعه‌ای از نرم‌افزارهای سرویس‌دهنده است كه افزایش كارایی سازمان را از طریق سرویس‌های ذیل محقق می‌سازد:‌
‌‌-‌‌ كنترل محتوای الكترونیكی
‌‌- ساده‌سازی و شتابدهی تعاملات بین فرآیندها در یك سازمان‌
‌‌-‌ ساده‌كردن تصمیم‌سازی با فراهم‌آوردن اطلاعات بهتر برای تصمیم‌گیری‌
‌‌-‌ به اشتراك‌گذاری اطلاعات در سازمان‌

• قابلیت‌های مرتبط با داده‌ها و هوشمندی كسب و كار: با ظهور SQL Server 2005 كه كاملاً در رده سرویس‌دهنده‌های پایگاه‌داده‌های سازمانی قرار می‌گیرد، BPMS مایكروسافت قابلیت‌های مرتبط با هوشمندی كسب‌وكار را در رده سازمانی ارایه می‌دهد كه با اجرای نرم‌افزارهای كاربردی می‌تواند داده‌‌های مرتبط با فرآیندهای كسب‌وكار را تحلیل كند و نتایج آن را در قالب گزارش‌هایی ارایه دهد تا بازخورد داده‌های فرآیندهای سازمان، زودتر مشخص شود و از آن‌ها برای تصمیم‌گیری و بهبود فرآیندهای موجود استفاده شود.

• قابلیت ‌های توسعه سیستم: توسعه سیستم در چهارچوب BPMS مایكروسافت از طریق ابزارهای مختلفی صورت می‌گیرد كه هر دسته از این ابزارها برای انجام بخشی از فرآیند توسعه استفاده می‌گردند كه پاره‌ای از آن‌ها در زیر شرح داده شده است:

* Visio 2007 با داشتن قابلیت‌های بسیار در زمینه مدل‌سازی و ترسیم نمودارها به افراد كمك می‌كند مفاهیم پیچیده‌ای مانند فرآیند و سیستم را بصری نمایند و در مورد آن بهتر فكر كنند. علاوه بر این، Visio دارای قابلیت‌های ترسیم نمودارهای خاص برای طراحی فرآیند است. این نمودارها دارای نمادهای مختلفی برای بیان فعالیت‌ها،‌ رویدادها،‌ تصمیمات، جریان كارها و تراكنش‌ها است كه با استفاده از آن‌ها می‌توان منطق فرآیندها را به طور كامل مدل كرد و بیان نمود.

* با استفاده از Office SharePoint Designer 2007 می‌توان انواع گردش‌كارها را بدون نیاز به نوشتن كد طراحی و پیاده‌سازی‌ كرد. با استفاده از این ابزار افرادی كه دانش فنی ندارند نیز می‌توانند كاربردهایی از قبیل مدیریت داده‌ها و گزارش‌گیری‌ها را به سرعت و سهولت تولید كنند.