يك مشكل اساسي در مورد سيستم‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان(erp) پيش فرض‌هاي نادرست در مورد مدت زمان پياده‌سازي و اجراي اين سيستم‌ها است. در صورتي كه بايد در نظر داشت كه پياده‌سازي يك سيستم اطلاعاتي پيچيده مانند erp با مخاطرات زياد و اتفاقات پيش‌بيني نشده متعدد همراه است.

نتايج يك نظرسنجي كه توسط گروه پانوراما در سطح بيش از 100 شركت بين‌المللي در سال 2008 ميلادي انجام شده، نشان مي‌دهد كه بيش از 90 درصد موارد پياده‌سازي سيستم‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان با تاخير روبه‌رو مي‌شود. يكي از مواردي كه باعث ايجاد تاخير مي‌شود اين است كه تامين‌كنندگان اين سيستم‌ها هرگز واقعيت‌ها را به مشتريان انتقال نمي‌دهند و براي اينكه فروش سيستم‌هايشان با مشكل روبه‌رو نشود، بسياري از موارد را در ارايه برنامه پروژه پنهان مي‌كنند. در حقيقت پياده‌سازي موفق سيستم erp بيش‌تر از اينكه به فناوري و نرم‌افزار وابسته باشد، به مشخصات و موقعيت كسب و كار وابسته است. معمولا تاخير در پروژه ناشي از غفلت در برنامه‌ريزي صحيح و اصولي است. در ادامه به مواردي كه اغلب مورد غفلت قرار مي‌گيرند، اشاره شده است.


1. تعريف جزييات فرآيندهاي كسب و كار: موارد لازم در اين زمينه بايد با توجه به مشخصات خاص كسب و كار مورد نظر تهيه شود و نبايد برنامه‌ريزي را براساس روشي كه نرم‌افزار به عنوان استاندارد و تجربه برتر معرفي مي‌كند، انجام داد. بنابراين بايد به جزييات فرآيندها كه براي راهبري كسب و كار ضروري است، توجه كرد و به بهانه جزيي‌نگري از آنها چشم‌پوشي نكرد.



2. توجه به مديريت تغيير، ارتباطات و آموزش: مديريت تغيير به معناي آموزش كاربران سيستم در چگونگي كار با سيستم جديد نيست. بلكه مديريت تغيير به معناي شناسايي فرآيندهاي تغيير يافته كسب و كار، نقش‌ها و تغييراتي است كه در حركت از وضع موجود به وضع مطلوب اتفاق افتاده است. بسياري از پيام‌هاي مديريت تغيير بايد قبل از هرگونه شروع رسمي دوره‌هاي آموزشي منتقل شود تا بتواند مقاومت‌ها و بداخلاقي‌ها را كاهش داده و زمينه همراهي با پروژه را فراهم كند.


3. ارزيابي و واقع‌نمايي مزايا: مي‌توان با اطمينان گفت كه يكي از اهداف سازمان‌ها براي پياده‌سازي erp كاهش هزينه‌ها و افزايش كارآيي است و بايد مديران مطمئن شوند كه به چنين اهدافي دست‌ پيدا مي‌كنند. اما از روز اول چنين موضوعي محقق نخواهد شد. بنابراين تعريف شاخص‌ها و معيارها و اندازه‌گيري آنها قبل و بعد از پياده‌سازي سيستم erp، يكي از كارهايي است كه بايد انجام پذيرد. بايد در برنامه‌ريزي‌ پروژه توجه كرد كه بدون مرحله واقع‌نمايي در عمل پروژه با مشكلات مديريتي متعددي روبه‌رو خواهد شد.


4. آزمايش فرآيندهاي كسب و كار: كليه دست‌اندركاران پروژه‌هاي فناوري اطلاعات و مديران فني با واژه آزمايش و تست نرم‌افزار و داده‌ها آشنا هستند، اما كمتر سازماني به آزمايش فرآيندهاي كسب و كار خود مي‌پردازد. در حين و پس از پياده‌سازي سيستم erp، فرآيندهاي جديدي به وجود مي‌آيد كه بايد از تعريف شفاف و بي‌عيب و نقص آنها اطمينان حاصل كرد، زيرا ممكن است فرآيندهاي جديد كه به واسطه erp وارد سازمان شده‌ است، از پيچيدگي‌هاي خاصي برخوردار و احتياج به اتخاذ تصميم‌هاي جديدي داشته باشد. تمركز تنها روي نرم‌افزار و بي‌توجهي به كسب و كار از جمله مخاطراتي است كه باعث تاخير در انجام پروژه‌ها مي‌شود. مطالبي كه عنوان شد در كنار ضعف در مديريت پروژه، پشتيباني نكردن از پروژه و مسايلي از اين دست، عمده دلايل ايجاد تاخير در پروژه‌هاي erp به شمار مي‌رود. تجارب نشان داده كه دلايل مذكور از بقيه بيش‌تر مورد توجه قرار گرفته است و تنها راه برون‌رفت از اين وضعيت، صرف وقت كافي و اهميت قايل‌شدن براي برنامه‌ريزي و مديريت پروژه است. منبع: روزنامه فناوران اطلاعات