گفت و گو با مدير پروژه ERP ذوب آهن اصفهان
پذيرش تغيير نخستين گام در پياده سازي ERP است
فناوران اطلاعات
شركت ذوب آهن اصفهان در زمره اولين شركت‌هاي داخلي است كه اقدام به پياده‌سازي سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان كرده و تجربيات اين شركت مي‌تواند براي بسياري از شركت‌هاي بزرگ داخلي در زمينه پياده‌سازي چنين سيستم‌هايي مفيد واقع شود.

اين شركت يكي از مجموعه‌هايي است كه در همايش تجربيات پياده‌سازي سيستم‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان كه در آبان ماه جاري در دانشگاه علم و صنعت ايران برگزار مي‌شود، به ارايه تجربيات خود مي‌پردازد. در آستانه همايش مذكور با مهندس نخعي، مدير پروژه ERP شركت ذوب آهن گفت‌وگو كرده‌ايم.

لطفا در ابتدا به صورت خلاصه درباره پروژه پياده‌سازي سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان شركت ذوب آهن و وضعيت فعلي اين سيستم توضيح بدهيد.

مجموعه نرم‌افزارهاي برنامه‌ريزي منابع سازمان نتيجه سال‌ها تجربه و سعي و خطا است و به دليل بهبود مستمر در تكنيك‌هاي موجود در مديريت سازمان‌ها و رشد سريع تكنولوژي اطلاعات، در اين مجموعه نرم‌افزارها نيز به همراه آن رشد كرده و روند تكاملي خود را طي كرده است و نتيجه اين تجربه طولاني، به وجود آمدن فرايندهاي برتر (Best Practice) در سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان است. اين بسته‌هاي استاندارد طي مدت زمان نسبتا كوتاهي قابل نصب در سازمان‌هاي مختلف بوده كه اين زمان نيز براي آماده‌سازي و سفارشي‌سازي آنها صرف مي‌شود. مهم‌ترين مزاياي اين سيستم‌ها عبارت است از استفاده از محصول آماده به جاي ساخت و برنامه‌نويسي سيستم‌ها، استفاده از بهترين تجارب جهاني در فرايندهاي سازماني در جهت همگام شدن با ساير كشورها، كاهش هزينه‌هاي توسعه سيستم‌ها و فرايندها و نگهداري از سيستم‌ها، يكپارچه‌سازي كليه سيستم‌هاي مورد نياز سازمان و ايجاد نگرش فرايندي در سازمان به جاي نگرش فعاليتي.

شركت سهامي ذوب آهن اصفهان در جهت ايجاد سيستم‌هاي اطلاعاتي يكپارچه به دليل ويژگي‌هاي منحصر به فرد سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان براساس اين مباني، اين ابزار را به عنوان گزينه برتر براي سيستم اطلاعات مديريت كارخانه، براي اولين بار در كشور به عنوان يك پروژه مستقل سازماندهي و اجرا كرده و هم‌اكنون در مرحله عملياتي كردن اين مجموعه در كليه واحدهاي توليدي، پشتيباني و ستادي است.

براي اينكه سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان شركت ذوب آهن بتواند جايگزين سيستم‌هاي سنتي شده و به يك سيستم كاملا عملياتي تبديل شود، چه مراحلي را بايد طي كنيد؟

براي دستيابي به سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان با توجه به تجربيات ذوب آهن اصفهان، فرايند پياده‌سازي طي سه مرحله انتخاب سيستم، پياده‌سازي سيستم و استقرار (عملياتي كردن) سيستم صورت مي‌گيرد. امكان‌سنجي و نيازسنجي سيستم در سازمان، انتخاب محصول، انتخاب پيمانكار مجري، سازماندهي تيم پروژه، آماده‌سازي سازمان (فرايندي، اطلاعاتي، تجهيزاتي و غيره)، فرهنگ‌سازي و اطلاع‌رساني قبل از عمليات اجرايي و مهندسي مجدد فرايندهاي سازمان با هدف پياده‌سازي سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان از جمله مواردي است كه طي فرايند پياده‌سازي به منظور پياده‌سازي موفق بايد مورد توجه قرار گيرد.

دوران عملياتي شدن سيستم‌ها بحراني‌ترين فاز پروژه است. بسياري از سازمان‌ها و شركت‌ها به دليل اهميت ندادن به اين بازه زماني در سرازيري شكست قرار گرفته‌اند و دوگانگي فرايندهاي گذشته و فرايندهاي جديد، سردرگمي سازماني و در نهايت به بن‌بست رسيدن، نتيجه كم اهميت دادن به اين بازه زماني است.

هم اكنون ذوب آهن اصفهان در اين دوران سخت قرار دارد كه با توجه به ابعاد سازمان و حجم مبادلات اطلاعاتي و پيچيدگي بعضي فرايندها و نيز ارتباط با سازمان‌هاي بيروني بازه زماني براي عملياتي شدن كليه سيستم‌ها و دسترسي به اهداف برپايي سيستم به سه تا پنج سال زمان نياز دارد كه مطمئنا با توانمندي‌هاي پرسنل ذوب آهن اصفهان اين امر در كوتاه‌ترين زمان ممكن صورت مي‌پذيرد.

اهداف در نظر گرفته شده براي سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان شركت ذوب آهن تا چه اندازه محقق شده است؟

پس از برپايي سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان برخي از اهداف در كوتاه مدت قابل دسترسي خواهند بود و براي بعضي ديگر به زمان‌هاي طولاني‌تري نياز خواهيم داشت. از جمله اهداف كوتاه مدتي كه ذوب آهن به آن دسترسي پيدا كرده است و سعي در عملياتي شدن كامل آنها دارد عبارتند از:

- ايجاد بانك اطلاعاتي متمركز و گردش اطلاعات در زمينه‌هاي توليدي/ انبارها/ فروش/ مالي/ پرسنلي و اخذ گزارشات در سطوح مختلف از اين اطلاعات

- چرخه خريد از درخواست خريد تا سفارش خريد و رسيد كالا يا خدمات و پرداخت به تامين‌كنندگان به صورت مكانيزه

- چرخه مالي از دريافت‌ها/ پرداخت‌ها/ دارايي‌ها و اموال تا گردش نقدينگي در سازمان

- چرخه درخواست كالا از انبارها/ موجودي انبارها و جابه‌جايي كالاها درانبارها به صورت مكانيزه

- چرخه توليد از دريافت مواد خام/ انجام پروسه توليد براساس نرم‌ها و منابع توليد/ انتقال محصول توليدي به انبارها و در نهايت قيمت تمام شده توليدات

- چرخه تعميرات از درخواست كار تعميرات برنامه‌اي و اضطراري/ سفارش كار تعميراتي براساس نرم‌ها و منابع تعميراتي و در انتها قيمت تمام شده تعميرات

- چرخه نيروي انساني از استخدام/ سازمان‌دهي و احكام تا دريافت حقوق و مزايا

- چرخه فروش از سفارش فروش/ برنامه‌ريزي تحويل تا سازماندهي عمليات حمل

از جمله اهداف بلندمدت كه دستيابي به آنها مستلزم به ثمر رسيدن كامل اهداف كوتاه مدت است نيز عبارتند از:

- بستن دوره‌هاي مالي در پايان هر دوره مالي در انتهاي سال در كمترين زمان ممكن

- پروسه قيمت تمام شده محصولات اصلي و فرعي به صورت استاندارد، واقعي و تحليل واريانس‌ها

- مديريت و برنامه‌ريزي توليد از محصولات نهايي تا مواد اوليه و منابع قابل استفاده در توليد

- مديريت و برنامه‌ريزي يكپارچه اقلام انباري، نگهداري و تعميرات، فروش، نقدينگي، بودجه و منابع انساني

- ارتباط با ذي‌نفعان سازمان

- تجارت الكترونيكي

- ترويج فرايند تصميم‌گيري براساس اطلاعات صحيح و به موقع

نتايج ملموس پياده‌سازي سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان شركت ذوب آهن چه مواردي بوده است؟‌

در سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان صحت اطلاعاتي بستگي به ورود اطلاعات صحيح و به موقع خواهد داشت. در صورتي كه اطلاعات مورد نياز به هر دليل به موقع و صحيح وارد نشود مغايرت‌هاي اطلاعاتي بين واقعيت و خروجي سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان به وجود خواهد آمد. ليكن در شركت ذوب آهن پس از استقرار سيستم در حوزه‌هاي توليد، خريد، فروش، نيروي انساني، نگهداري و تعميرات و مالي نتايج قابل توجهي مشاهده شده است. به عنوان مثال در حوزه‌ توليد بخش‌هاي توليدي به تفكيك شامل توليدات كك، بازيابي مواد، آگلومراسيون، كوره بلند، كنورتور، ريخته‌گري، نوردها، كنترل كيفي و آزمايشگاه مركزي تقسيم‌بندي شده‌اند. كليه اقلام ورودي و خروجي هر بخش و مقادير آن به صورت لحظه‌اي در سيستم قابل مشاهده است. امكان كنترل عملكرد توليد و برنامه به صورت كامل در سيستم وجود دارد. كميت و كيفيت توليد محصولات اصلي، فرعي، مياني و ضايعات هر بخش به صورت روزانه، در سيستم قابل مشاهده است. قيمت تمام شده محصولات اصلي، فرعي و مياني و ضايعات در سيستم به صورت روزانه و مقايسه آن با قيمت‌ تمام شده استاندارد وجود دارد. مي‌توان مراحل توليد يك محصول و منابع مصرفي آن را به صورت روزانه در سيستم كنترل نمود و انحراف آن را با برنامه مقايسه نمود. امكان رديابي محصول از انتها تا ابتداي خط توليد وجود دارد. برنامه‌ريزي توليد از تعهدات فروش تا برنامه‌ريزي مواد خام و مياني به صورت سيكل پيوسته از بالا به پايين انجام شود. كليه مراحل كيفي و آناليز محصولات توليدي هر بخش و مقايسه با استاندارد، در سيستم وجود دارد.

آيا سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان شركت ذوب آهن تاكنون بازگشت سرمايه نيز داشته است؟

هزينه برپايي سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان شامل هزينه‌هاي مستقيم از جمله خريد امتياز نرم‌افزارها، سرورها، هزينه پشتيباني ساليانه از سيستم، هزينه پياده‌سازي و مشاور و هزينه‌هاي غيرمستقيم ايجاد شبكه ارتباطي در كل سازمان جهت دسترسي كاربران به سرورهاي سيستم، هزينه‌هاي نيروي انساني درگير با سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان در زمان پياده‌سازي و عملياتي كردن سيستم و در نهايت هزينه‌هاي آموزشي، فرهنگ‌سازي و بر هم ريختگي سازماني و فعاليت‌ها در مدت زمان عملياتي كردن سيستم‌ها به عبارتي افت راندمان كار مي‌باشد.

زمان برگشت هزينه‌هاي فوق بستگي به پارامترهاي مختلف خواهد داشت در صورتي كه برنامه‌هاي كاربردي سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان سريع‌تر عملياتي شود، به طوري كه كليه فعاليت‌هاي سازمان و گردش اطلاعات در بستر سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان صورت گيرد برگشت هزينه‌ها به صورت كاهش زمان فعاليت‌ها، كنترل سيستمي عمليات به جاي كنترل دستي آنها، شفافيت اطلاعات به دليل دستيابي اطلاعات از يك مرجع، ارايه اطلاعات به موقع و صحيح به مديران جهت اخذ تصميمات به هنگام، شفافيت در موجودي انبار مواد اوليه و قطعات در نتيجه خريد، به موقع و جلوگيري از اتلاف هزينه‌هاي انبارداري و غيره و نيز كاهش چشمگير نيروي انساني خواهد بود. ذوب آهن اصفهان با توجه به اينكه در مراحل عملياتي كردن سيستم‌ها به سر مي‌برد فرصت بررسي بازگشت هزينه‌ها به صورت علمي را هنوز پيدا نكرده است.

شما براي شركت‌ها و سازمان‌هايي كه مي‌خواهند به سمت سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان حركت كنند چه توصيه‌اي داريد؟

اولين و مهم‌ترين گام پياده‌سازي سيستم‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان قبول تغيير در فرايندها، ساختار سازماني و دستورالعمل‌هاي كاري در تمامي فعاليت‌هاي سازمان و انطباق آنها با استانداردهاي مورد نظر سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان است. بنابراين بايد تمامي سطوح سازمان آمادگي تغييرپذيري و همگام شدن با فرايندهاي جديد را داشته باشند و در اين راستا همسو شوند. در صورتي كه سازمان اصرار و پافشاري روي فرايندهاي قبلي داشته باشد و سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان را در جهت خواسته‌هاي خود هدايت نمايد، در كوتاه مدت سيستم شديدا دچار تغييرات بنيادي شده و قابليت‌هاي خود را به عنوان Best Practices از دست خواهد داد.

قبل از اينكه سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان را عنوان سيستم جامع اطلاعاتي سازمان برگزينيم، مهم است كه بدانيم، مقاومت سازمان در مقابل تغيير چقدر است از تغيير متنفرند يا آن را قبول دارند. در بعضي از سازمان‌ها تجربه مانع تغيير است تجربه سوي گذشته، سازمان را در گذشته زنداني مي‌كند. سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان نياز به افرادي با تجربه دارد. مديريت يكپارچه به منظور راهبري پروژه سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان در سازمان (ايجاد كميته راهبري) از جمله نكات كليدي در رسيدن به اهداف مي‌باشد، تغيير ساختار سازماني و انطباق سازمان با فرايندهاي جديد كه با ادغام سازمان يا گسترش سازمان، تغيير شرح شغل‌ها و تغيير دستورالعمل‌هاي كاري صورت مي‌پذيرد، از اهم وظايف كميته راهبري خواهد بود. در صورتي كه كميته راهبري نتواند در زمان موردنظر تصميمات كليدي در جهت اهداف سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان را اخذ كند ريسك‌هاي پروژه را افزايش خواهد داد. انتخاب پيمانكار و مشاور مجرب و توانمند كه داراي دو ويژگي باشد اولا شناخت كامل از فعاليت سازمان مورد نظر داشته باشد و ثانيا آگاهي كامل از قابليت‌هاي نرم‌افزار و همچنين توانمندي‌ تطبيق فرايندهاي جاري سازمان با فرايندهاي استاندارد سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان را دارا باشند. انتخاب افراد كليدي (Power User) در سازمان در مراحل مختلف پياده‌سازي و عملياتي نمودن سيستم‌ها مي‌تواند از نقاط قوت و يا ضعف در اجراي پروژه سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان باشد. اين افراد بايد خود را مالك و صاحب سيستم‌ها دانسته و معتقد و ملزم باشند خود و سازمان را در جهت استقرار سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان قرار دهند و تا پايان عملياتي شدن سيستم‌ها اين افراد تغيير نكنند. اين افراد علاوه بر شناخت و تجربه كافي در مورد وضعيت موجود سازمان در حوزه فعاليت خود، بايد با كسب آموزش‌هاي لازم شناخت كافي از سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان نيز پيدا نمايند و در جهت تطبيق سازمان، فرايندها و دستورالعمل‌ها به فرايندهاي سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان، تلاش خستگي ناپذيري را برنامه‌ريزي كنند. استفاده از تجربيات مفيد و پوياي ديگران مي‌تواند ريسك انتخاب، پياده‌سازي و استقرار پروژه را به حداقل رسانيده و هزينه و زمان آن را كاهش دهد. در اين راستا بازديد و تجزيه و تحليل كارشناسان منتخب از واحدهاي مشابه كه سيستم اطلاعاتي آنها سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان موردنظر است، مي‌تواند در جهت دستيابي به اهداف پروژه بسيار مفيد باشد. جمع‌آوري و پاكسازي اطلاعات پايه و كليدي جهت برپايي سيستم‌ها به صورت يكپارچه تحت نظر يك مديريت واحد يك امر ضروري مي‌باشد. اين اطلاعات پايه و اساس برپايي برنامه‌هاي كاربري سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان خواهد بود و هرگونه اشتباه يا سهل‌انگاري در اطلاعات پايه و ارتباط ناصحيح بين اين اطلاعات، خسارات جبران‌ناپذيري در مسير عملياتي شدن سيستم‌ برنامه‌ريزي منابع سازمان خواهد داشت. همچنين بارگذاري صحيح اطلاعات جمع‌آوري شده به سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان از اهميت خاصي برخوردار است. آموزش صحيح و مداوم كاربران اصلي و كاربران نهايي از ديگر نكات مهم است. اين آموزش‌ها بايد به صورت دوره‌اي تكرار و زمان‌بندي شود و نيز به منظور پاسخگويي سريع به نيازها و مشكلات حين انجام كار كاربران، بايد گروه‌هاي پشتيباني سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان پاسخگوي نيازهاي كاربران باشند. تا حد امكان ورود داده‌ها در سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان بايد مكانيزه گردد و در صورتي كه داده‌ها به صورت دستي وارد سيستم‌ها مي‌شود، اين اطلاعات بايد به موقع و صحيح وارد گردد و همچنين كنترل مداوم ورودي‌ها و خروجي‌هاي سيستم و تحليل منشا خطاها و پيگيري مداوم در جهت اصلاح روندهاي كاري و ورودي‌ها از فعاليت‌هاي مداومي است كه بايد برنامه‌ريزي شود. در پايان نيز اگر نكته تكميلي و يا توصيه‌اي دارد لطفا بفرماييد. بايد گفت سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان از بعضي جهات شبيه به يك ارگانيزم زنده است، متولد مي‌شود، رشد مي‌كند، عمل مي‌كند و دير يا زود مي‌ميرد. به همين دليل براي سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان سيكل حيات تعريف مي‌كنند. لذا جهت بقاي يك سيستم اطلاعاتي بايد مراقبت‌هاي لازم از سيستم يا به عبارتي نگهداري و پشتيباني سيستم در چارچوب برنامه‌اي منسجم اجرا گردد تا با گذشت زمان و به وجود آمدن نيازهاي جديد كاربران، تغيير تكنولوژي، تغيير فرايندهاي كاري، سيستم اطلاعاتي بتواند پاسخگوي اين تغييرات و نيازها باشد. بدين منظور پس از پياده‌سازي و استقرار سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان، سيكل اصلاح و برپايي مجدد سيستم همواره دنبال مي‌شود تا سيستم به پايداري مطلوب برسد. در صورتي كه اين چرخه حيات به فراموشي سپرده شود، دوران مرگ زودرس سيستم فراخواهد رسيد. ذوب آهن اصفهان اولين شركت ايراني است كه پياده‌سازي سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان را با 17 ماژول به اتمام رسانيده و هم اكنون نزديك به دو سال از شروع فاز عملياتي كردن اين سيستم‌ها در ذوب آهن اصفهان مي‌گذرد در نتيجه اين تجربه گرانقدر، از پشتوانه‌اي قوي و منحصر به فرد كارشناسي در سطح كل كشور برخوردار مي‌باشد كه با در اختيار قرار دادن اين تجارب به شركت‌هايي كه جهت ساماندهي فرايندهاي كاري و اطلاعاتي خود سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان را انتخاب نموده‌اند ريسك انتخاب، پياده‌سازي و استقرار پروژه را به حداقل رسانيده و هزينه و زمان آن را كاهش دهد.

به همين منظور شركت در همايش‌ها و سمينارها را به منظور انتقال دانش فني و تجربه كاري خود را موثر مي‌داند و معتقديم ذوب آهن اصفهان در اولين جايگاه سيستم‌هاي اطلاعاتي يكپارچه در كشور مي‌تواند الگويي مناسب براي ساير سازمان‌ها باشد.