انجمن مدیریت پروژه که انجمن حرفه‏ای و تخصصی مدیران پروژه به شمار می‏آید هشت زمینه آگاهی را مشخص کرده است که لازم است هر مدیر پروژه با آنها تا حدودی آشنا باشد تا بتواند در کار خود مؤثر باشد. برای آنکه مؤسسه مدیریت پروژه کسی را به عنوان متخصص مدیریت پروژه تأیید کند شخص باید امتحانی را بگذراند که تمام این هشت زمینه را در برمی‏گیرد. هشت زمینة مورد نظر عبارتند از:
۱) مدیریت زمان‏بندی/زمان؛ یعنی مدیریت پروژه به منظور تحقق اهداف زمانی. این موضوع معمولاً متضمن استفاده از روش مسیر بحرانی و یا زمان بندهای گانت است.
۲) مدیریت هزینه: روشهای مورد استفاده به منظور اجرای پروژه با بودجة مقرر آن
۳) مدیریت کیفیت: استفاده از ابزارها و شیوه‏های مدیریت کیفیت کلی و زمینه‏های مربوطه در مدیریت پروژه‌ها به منظور تضمین انجام درست و مقتضی کار
۴) منابع انسانی: مدیریت جنبة انسانی پروژه‏ها متضمن پرداختن به رفتار افراد سهیم در اجرای پروژه و همچنین جزء اداری نیروی انسانی است که مشتمل است بر حقوق و مزایا، پیروی از مقررات دولتی در ارتباط با اقتضائات فرصتهای اشتغال برابر و غیره
۵) قرارداد/تدارکات: مدیر پروژه باید بتواند نسبت به تأمین مواد و اجناس مورد نیاز اقدام کند. علاوه بر این هنگامی که پیمانکاران بیرونی (خارج از پروژه) بخشی از کار پروژه را انجام می‏دهند ممکن است نیاز به عقد قرارداد باشد.
۶) ارتباطات: این موضوع متضمن داشتن مهارتهای مناسب است. به منظور برقراری ارتباط با افراد مورد نظردر زمان مقتضی با به کارگیری روش مناسب گاهی ارتباطات مکتوب مناسبت دارد و در اوقاتی دیگر تنها ارتباطات رودررو باید به کار گرفته شوند.
۷) مدیریت محدوده: محدوده پروژه‏ همان مقدار کاری است که انجام می‏شود. تغییرات محدوده‏ای خارج از اختیار، معمولاً به قحطی از هزینه و زمان‏بندی منجر می‏شوند و هزینه و زمان پروژه را بیشتر می‏کنند. مدیران پروژه باید بدانند چگونه محدودة کار را اداره کنند تا از چنین پیامدهایی پرهیز شود.
۸) مدیریت مخاطره (ریسک): قانون مورفی می‏گوید که هر آغاز غلط به پایان غلط منتهی خواهد شد. این موضوع محققاً در پروژهها مصداق دارد و ناتوانی در اداره و مدیریت مخاطرات می‏تواند منجر به مصایب شود. بحث مفصل پیرامون همة این زمینه‏ها خود به کتابی بزرگتر از این نیاز دارد، بنابراین از برخی از مواد فوق به اجمال بحث خواهد شد.
● چرخة عمر پروژه
در حالی که ماهیت پروژه‏ها با توجه به محتوای کار مورد نظر تا حدودی فرق خواهد کرد، با این حال بین پروژه‏ها شباهتهایی مستقل از محتوا، وجود دارند. بیشتر پروژ‌ه‌ها چرخه عمری متشکل از چهار تا شش مرحله دارند. وقتی چرخه عمر پروژه شش مرحله‏ای باشد این مراحل موسوم‏اند به مفهوم، تعریف و برنامه‏ریزی، طراحی، توسعه یا عملیات اجرایی، کاربرد، و سپس از اتمام. صرف نظر از تعداد مراحل پروژه، در هر پروژه نکات ذیل ملحوظ است:
الف) ویژگی برنامه در هر مرحله از چرخة عمر تغییر می‏کند.
ب) تردید و ابهام مربوط به زمان و هزینه نهایی با تکمیل هر مرحله کاهش می‏یابد. بدبختانه بسیاری از پروژه‏ها چرخة عمرشان شبیه آن چیزی است که در شکل ۱۰۳ نشان داد شده است. یکی از دلایل اولیه این شکست توسل به شیوه‏ای است موسوم به شیوة آمادة آتش به هدف که در آن فشار بر این است که باید به کار چسبید و با آن به پیش رفت و به این موضوع که کاری که باید انجام شود واقعاً چیست و چه فایده‏ای دارد بسیار کم توجه می‏شود. طبق تعریف جوران، مدیریت پروژه واقعاً عبارت است از حل مسأله در مقیاسی بزرگ و نخستین گام در حل تمام مسائل ایجاد اطمینان نسبت به تعریف و شناخت درست مساله است. در غیر این صورت احتمال دارد که انسان مسأله غلطی را درست حل کند. شناخت و تعریف نیازها و اقتضائات پس از آن ضرورت پیدا کرده است که پروژه گرفتار مصیبت و فاجعه شده است و این ناتوانی در تشخیص نیازها در ابتدای کار، دقیقاً همان چیزی است که اولین دلیل مصیبت و گرفتاری است.
مراحل چرخة عمر، مرحله مفهوم: مرحله مفهوم پروژه مقطعی است که در آن شخص به تعریف و شناخت نیازی می‏پردازد که باید رفع شود، این نیاز می‏تواند مربوط به محصول یا خدمت جدیدی باشد از جمله ساختمان‏سازی، نوسازی، حرکت از مکانی به مکان دیگر، یک خدمات بانکی جدید، فعالیت تبلیغاتی، برنامه تحقیقاتی و نظایر اینها. در مرحله مفهوم شناخت و تعریف مسأله‏ای که باید حل شود بسیار نامشخص است. در واقع باید توجه داشت که پیش از رفتن به مرحله بعدی ممکن است انجام یک مطالعه امکان سنجی به منظور توضیح و روشن کردن تعریف پروژه ضرورت داشته باشد.
● مرحله تعریف و برنامه‏ریزی
در مرحلة تعریف و برنامه‏ریزی پروژه است که دقیقاً معلوم می‏شود قرار است که چه کاری انجام شود. ابتدا شرح مسأله بیان می‏شود. منظور از شرح مسأله تعریف مشخص مسأله‏ای است که باید حل شود. این البته راه مطلوب انجام کار است. پروژه‌هایی هستند که در آنها مرحله تعریف پروژه با پیشرفت کار تداوم می‏یابد، صرفاً به این دلیل که نه کارفرما و نه گروه مجری پروژه هیچ کدام نمی‏توانند نیازهای کارفرما را بطور کامل تعریف و مشخص کنند. بهرحال هنگامی‌که تعریف مناسبی برای پروژه نوشته شود اهداف مشخص می‏شوند. راهبردهای ذیل به اهداف مورد نظر انتخاب می‏گردند و برنامه‏های کاری تفضیلی تدوین می‏شوند تا تحقق آن اهداف تضمین گردد. در طی این مرحله با شناسایی افرادی که قرار است در پروژه مشارکت داشته باشند سازمان پروژه تشکیل و تصمیم‏گیری می‏شود که این افراد باید به چه کسی گزارش بدهند و حدود اختیار، مسئولیت و پاسخگویی آنان معلوم می‏گردد. همچنین توجه شود که در همین مرحله است که نظام کنترل (بازبینی و مهار) مشخص می‏شود. دستورالعملهای مربوط به تضمین کیفیت (چنانچه موجود نباشد) تدوین می‏گردد و برنامه‏ریزی تفصیلی تکمیل می‏شود. وقتی که برنامه کامل شود در دفترچه پروژه گنجانده می‏شود و از آن پس به عنوان سندی نظارتی هدایتی در طول عمر پروژه به کار می‏رود. دفترچه پروژه ابزار سامان دهنده و سازمان دهنده بسیار سودمندی برای مدیریت پروژه است و ممکن است برای پروژه‏های بسیار بزرگ به صورت چند جلدی تدوین شود.
▪ مرحله طراحی: مرحله طراحی ممکن است (چنانکه در یک پروژه ساختمان‏سازی وجود دارد) وجود نداشته باشد، یا ممکن است در مرحله توسعه ادغام شود. اگر این مرحله در پروژه وجود داشته باشد توجه شود که تدارک لازم برای تجدید نظر در هزینه و عملکرد مربوط به آن به عمل آید. اگر چه این اندیشة تجدیدنظر به عقیده برخی از مدیران بدعت به شمار می‏آید اما چه بخواهند و چه نخواهند در جریان طراحی محصولات و خدمات جدید غالباً معلوم می‏شود که اهداف اصلی مربوط به هزینه زمان‏بندی با عملکرد تحقق نمی‏یابند (و نیاز به تجدید نظر دارند) وینستون چرچیل زمانی گفته بود که حق ماست امروز هوشیارتر از دیروز باشیم. به دلیل این که هیچ کس نمی‏تواند مسائل را صددرصد پیش‏بینی کند. با دسترسی به اطلاعات جدید باید تغییرات لازم را نسبت به اهداف اصلی اعمال کرد. چند سال پیش در کنگرة آمریکا بر سرانجام بمب افکن B۲ جنجالی در گرفت و یکی از نمایندگان کنگره گفت که او این هواپیما را به هر قیمتی می‏خواهد. با این حال برنامه مربوط به هواپیمایی مذکور یک دهه طول کشید و مسلم است که هیچ کس از جمله خود همین نمایندة برآشفته هم نمی‏توانست هزینه چنین پروژه پیچیده‏ای را که زمان آن چنین به درازا کشید پیش‏بینی کند.
● مرحله توسعه یا عملیات اجرایی
مرحله توسعه یا عملیات اجرایی مقطعی است که در آن محصولات و خدمات ساخته شده و به انجام رسیده را می‏توان مورد آزمایش قرار داد تا معلوم شود که آیا با اهداف عملکرد انطباق دارند یا خیر. در صورت ساخت محصول جدید عملیات فروش معمولاً از همین مرحله آغاز می‏شود. البته خطر این اقدام آن است که در صورت بروز هرگونه نقص جزئی در محصول بعد از انجام عملیات فروش، سازمان و تشکیلات پروژه ممکن است در وضعیت دشواری قرار گیرد و نتواند به وعده‌های خود وفا کند که می‏تواند موجب از دست دادن حسن نیت مشتریان گردد.
مرحله کاربرد: چنانچه مسائلی بروز کند کاربرد محصول یا استفاده از خدمات نیز می‏تواند پیامدهای ناخوشایندی داشته باشد، بنابراین واجد اهمیت است که پیش از ارسال محصولات برای مشتریان، محصولات در همان محل تولید مورد آزمایش قرار گیرند. شرکتهای تولید کننده نرم‏افزار معمولاً از برخی از مشتریان خود می‏خواهند که تولیدات آنها را از نظر عیب‏دار بودن مورد آزمایش قرار دهند بطوری‌که معایب جزیی آنها معلوم و پیش از آغاز هرگونه عملیات تبلیغاتی برای عموم از تولیدات رفع عیب به عمل آید.
به هر حال داستانهای وحشتناکی از برخی از شرکتهای بزرگ منقول است که در دام ارسال محصولات پیش از تکمیل مرحله آزمایشی افتاده و هزینه‏های بسیاری را در رابطه با محصولات معیوب توزیع شده متحمل شده‏اند.
▪ مرحله پس از اتمام: در نگاه اول مرحله پس از اتمام متناقض به نظر می‏رسد. وقتی پروژه تمام می‏شود چطور می‏توان این مقطع را یک مرحله نامید؟ در واقع این مرحله در بسیاری از پروژه‏ها نیمه کاره می‏ماند. توجه شود که این مرحله متضمن تجزیه و تحلیل عیب‏یابی پروژه است. مدیر پروژه باید پروژه را بازنگری کند و از خود بپرسد خوب و بدکار چه بوده است. آنچه خوب انجام شده است باید در پروژه‌های آینده هم تکرار شود و به عکس از تکرار مشکلات مطروحه باید پرهیز کرد. اگر عیب‏یابی به خوبی انجام نشود محتمل است که اشتباهات گذشته در آینده هم تکرار شود.
پیشنهاد می‏شود عیب‏یابی‌ها در مراحل مهم پروژه انجام شوند، بطوری‌که بتوان از آموخته‏ها هم برای پروژه فعلی و همچنین برای پروژه‏های آینده استفاده کرد. معمولاً به عیب‏یابی حسابرسی می‏گویند که واژه‏ای ملایمتر از عیب‏یابی به نظر می‏رسد.
▪ نظام مدیریت پروژه: برای اعمال مدیریت موفقیت‏آمیز بر پروژه‏ها عوامل مهم معینی باید در سازمان و تشکیلات پروژه لحاظ شوند. در واژگان نظامها (سیستمها) این عوامل متفقاً نظام (سیستم) مدیریت پروژه را تشکیل می‏دهند و هر عامل به نوبه خود یک نظام فرعی (زیر نظام) است. چون تمام نظامها از نهادها، ستانده‌ها و نوعی پردازش برای انتقال و تبدیل این نهاده‌ها به ستانده‌ها تشکیل یافته‏اند. همین موضوع را می‏توان در مورد هر مؤلفه (جزء) نظام مدیریت هم تلقی کرد
دنیای مجازی نویسنده : سعید آتشباری