مقالات کوتاه رایانه در حسابداری

[مژگان]

نرم‌افزار برنامه‌ريزي منابع سازماني (Enterprise Resource Planning)





چكيده


در اين مقاله ERP ، نرم‌افزار برنامه‌ريزي منابع سازماني (Enterprise Resource Planning) تعريف مي شود و نقش و كاركرد آن شرح داده مي شود. در ادامه هزينه هاي واقعي و پنهان آن بررسي مي شود و به دلايل شكست پروژه هاي ERP و مزايا و معايب آن اشاره مي شود.

كليدواژه : نرم افزار يكپارچه سازماني ؛ سيستم اطلاعاتي سازماني ؛ نرم افزارهاي اطلاعاتي سازمان ؛ سيستم هاي رايانه اي سازمان ؛ Enterprise Resource Planning ؛ نرم‌افزار برنامه‌ريزي منابع سازماني ؛ ERP

1- ERP چيست؟

ERP عبارت است از نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی (Enterprise Resource Planning) یا ERP سعی دارد تا عملكرد همه واحدهای شركت را در یك سیستم كامپيوتری يكپارچه نموده و نیازهای مختلف خاص هر واحد را پاسخ گوید.

این ادعای بزرگی است! یك برنامه نرم‌افزاری كه بتواند نیازهای افراد مالی و منابع انسانی را برآورده سازد. هریك از واحدها، سیستم كامپيوتری منحصر به خود را برای بهینه سازی عملكردهایش دارد. اما ERP آنها را در یك برنامه نرم‌افزاری يكپارچه تركیب می‌كند. این برنامه از طریق یك پايگاه داده‌ها اجرا می‌شود، لذا واحدهای مختلف می‌توانند اطلاعات را ساده‌تر به اشتراك بگذارند و با هم ارتباط برقرار سازند. این شیوه یكپارچه در صورتیكه شركت‌ها نرم‌افزار را به درستی نصب كنند، مزایای متعددی دارد.

برای مثال، دریافت سفارش مشتری؛ در واقع هنگامی كه مشتری سفارش می‌دهد، سفارش به صورت كاغذی یا كامپيوتری در واحدهای مختلف شركت در گردش است. این گردش سبب تاخیر در پاسخ‌گویی به سفارش می‌شود، در ضمن هیچ يك از افراد شركت به درستی نمی‌داند كه وضعیت سفارش در هرنقطه چگونه است.

ERP سیستم‌های كامپيوتری مستقل را در واحدهای مالی، منابع انسانی و انبار داده‌ها در هم می‌شكند و آنها را با برنامه نرم‌افزاری يكپارچه كه به ماجول‌های نرم‌افزاری تقسیم می‌شود، جايگزين می‌سازد. بدین ترتیب واحدهای مالی، ساخت و انبارداده‌ها هنوز هم نرم‌افزار خودشان را دارند، با این تفاوت كه حالا نرم‌افزارها به یكديگر لینك شده‌اند به گونه‌ای كه واحد مالی می‌تواند با مراجعه به انبارداده‌ها از تحویل سفارش مطلع شود. اكثر نرم‌افزارهای ERP انعطاف پذیرهستند به گونه‌ای كه شما می‌توانید بعضی از ماجول‌ها را نصب كنید بدون اینكه نیاز باشد تا كل بسته را بخرید. برای مثال، بسیاری از شركت‌ها فقط ماجول مالی یا منابع انسانی ERP را نصب می‌كنند.

2- چگونه ERP می‌تواند كارآیی كسب و كارشركت را بهبود بخشد؟

نكته مهم این است كه به مدت زمانی كه به طول می‌انجامد، توجه نكنیم. به طور متوسط پس از یك یا سه سال این نرم افزار كارآیی را افزایش می‌دهد.

3- ERP چه چيزی را در كسب كار اصلاح می‌كند؟

پنج دلیل عمده استفاده از ERP در شركت‌ها عبارتند از:

1. اطلاعات يكپارچه مالی: از آنجاییكه كه مدیر اجرایی ارشد شركت سعی دارد از كارآیی مطلع شود، شاید با گفته‌های متفاوتی مواجه شود. واحد مالی مجموعه اعداد مربوط به خود را دارد و سایر واحدها نیز به همین ترتیب. ERP نسخه واحدی از واقعیت است و سئوال برانگيز نخواهد بود. زیرا هر فردی از یك سیستم مشابه استفاده می‌كند.
2. يكپارچگی اطلاعات سفارش مشتری: سیستم‌های ERP می‌توانند در جایی استقرار یابند كه سفارش مشتری دریافت، سفارش وی تحویل و صورتحساب صادر شود. اگراین اطلاعات در یك سیستم نرم افزاری نگهداری شود، شركت می تواند به سادگی سفارشات، ساخت، موجودی و عرضه را همزمان ردیابی كند.
3. استانداردسازی و سرعت دهی به فرایندهای ساخت: شركت های سازنده به ويژه آنهایی كه از ادغام چند شركت به وجودآمده‌اند، چندین واحد كسب و كار دارند كه ممكن است از روش‌ها و سیستم‌های كامپيوتری متفاوتی استفاده كنند. سیستم‌های ERP با بهره گيری از روش‌های استاندارد، برای اتوماتیک سازی بعضی از گام‌های فرایند ساخت به كار می‌روند. استانداردسازی این فرایندها و استفاده از یك سیستم كامپيوتری يكپارچه می‌تواند سبب صرفه جویی در زمان شود و بهره‌وری را افزایش دهد.
4. كاهش موجودی: ERP به جریان روان‌تر فرایند ساخت كمك می‌كند و رویت پذیری فرایند سفارش را در شركت بهبود می‌بخشد.
5. استانداردسازی اطلاعات منابع انسانی: منابع انسانی، به ويژه در شركت‌هایی كه چندین واحد كسب و كار دارند، ممكن است یك روش ساده و يكپارچه برای ردیابی زمان كارمندان و برقراری ارتباط با ایشان در زمینه خدمات نداشته باشد. ERP می‌تواند در این مورد كمك كند.

4- هزینه واقعی ERP چقدر است؟

اخیرا متا گروپ درباره هزینه كل مالكیت ERP شامل سخت‌افزار، نرم‌افزار، خدمات حرفه‌ای و كارشناسان داخلی مطالعاتی را انجام داده است. ازبین 63 شركتی كه مورد بررسی قرار گرفته‌اند، از جمله شركت‌های كوچك - متوسط و بزرگ صنعتی، مبلغ موردنظر به طور متوسط 15 میلیون دلار بوده است و متا گروپ به این نتیجه رسید كه پياده سازی ERP گران است و چندان به نوع شركتی كه از آن استفاده می‌كند، بستگی ندارد.

5- هزینه‌های پنهان ERP كدامند؟

1. آموزش: هزینه‌های آموزش بالاست. زیرا كاركنان مجبورند مجموعه فرایندهای جدیدی را فرا بگيرند. بدتر اینكه، شركت‌های خارجی آموزشی نیز نمی‌توانند دراین مورد به شما كمك كنند. آنها به افراد نحوه بكارگيری نرم‌افزار را می‌آموزند نه روش‌های خاص استفاده از آن در كسب و كار شركت. شرایطی را مهیا نمایید و تحت آن شرایط فرایندهای مختلف كسب و كار را كه از سیستم ERP تاثیر می‌پذيریرند، شناسایی كنید. به خاطر داشته باشید كه مسوولین واحد مالی از همان نرم‌افزاری استفاده می‌كنند كه مسوولین واحد فروش استفاده كرده‌اند، هر دوی آنها اطلاعاتی را وارد می‌كنند كه بر هر دو سیستم تاثیر گذارند. لذا باید از متخصصین تكنولوژی اطلاعات بخواهید كه چنين دوره‌های آموزشی را برگزارنمایند.
2. آزمایش و يكپارچه سازی: آزمایش ارتباط بین بسته‌های ERP و سایر بخش‌ها، هرینه ديگری را به دنبال خواهد داشت. یك شركت سازنده شاید برنامه‌های كاربردی از تجارت الكترونیك و زنجیره تامین گرفته تا محاسبه مالیات برفروش و باركدينگ را دارا باشد. همه يكپارچه سازی‌ها با ERP در ارتباطند. بهتر است این برنامه‌ها را از یك فروشنده ERP بخرید. آزمایش يكپارچگی ERP به همراه آموزش باید صورت گيرد.
3. سفارشی سازی: برنامه‌های افزودنی تنها سرآغاز هزینه‌های يكپارچه سازی ERP محسوب می‌شوند. هزینه ديگری كه بهتر است تا حد امكان از آن اجتناب شود، سفارشی سازی هسته اصلی نرم‌افزار ERP است. این وضعیت زمانی رخ می‌دهد كه نرم‌افزار ERP نتواند یكی از فرایندهای كسب و كار را مدیریت كند و شما تصمیم می‌گيرید با سفارشی سازی نرم‌افزار مشكل را حل كنید. سفارشی سازی می‌تواند بر هر ماجول سیستم ERP تاثیر گذارد، زیرا آنها كاملا با هم در ارتباطند. ارتقاء بسته ERP نیز معضل بزرگی است. زیرا مجبورید دوباره برای نسخه جدید، سفارشی سازی را انجام دهید و از سوی ديگر، فروشنده از شما پشتيبانی نخواهد كرد و باید كارشناسان جدیدی را برای انجام سفارشی سازی و پشتيبانی استخدام نمایید.
4. تبدیل داده‌ها: تبدیل اطلاعات نظیر سوابق مشتری، عرضه كننده، طراحی محصول از سیستم قدیم به سیستم جدید ERP هزینه براست.
5. تجزیه و تحلیل داده‌ها: اغلب، داده‌های سیستم ERP به منظور انجام تجزیه و تحلیل، باید با داده‌های سیستم‌های خارجی تلفیق شوند. كاربرانی كه تجزیه و تحلیل‌های حجیم انجام می‌دهند، باید هزینه انبارداده‌ها را نیز در نظر بگيرند. زیرا ERP شناسایی تغییرات روزانه داده‌ها را به خوبی انجام نمی‌دهد و برای این منظور باید یك برنامه سفارشی نوشته شود.
6. مشاوره: هنگامی كه كاربران نمی‌توانند در این زمینه برنامه‌ریزی كنند باید از مشاور كمك بگيرند، لذا هزینه مشاور نیز به هزینه‌های فوق افزوده می‌شود.
7. جايگزینی بهترین‌ها: موفقیت ERP به استخدام افراد ماهر بستگی دارد. این نرم‌افزار بسیار پيچيده است و نمی‌توان آن را به هر كسی سپرد. بدتر اینكه، شركت باید برای جايگزینی افراد پس از اتمام پروژه نیز آماده باشد.
8. هيچگاه كار تیم‌های پياده سازی اتمام نمی‌پذیرد: اكثر شركت‌ها با پروژه ERP همانند سایر پروژه‌ها رفتار می‌كنند. به محض اینكه نرم‌افزار نصب شد، تیم به كار اصلی خود مشغول می‌شود. اما باید توجه نمایید كه تیم پياده سازی ارزشمند است. زیرا اطلاعاتشان درباره فرایندهایی نظیر فروش، ساخت، منابع انسانی و... بیشتر از مسئولین این فرایندهاست. لذا آنان نباید به كار اصلی خود مشغول شوند، زیرا پس از نصب ERP كارهای زیادی را باید انجام دهند. نوشتن گزارشات حاصل از اطلاعات سیستم جدید ERP حداقل برای یكسال آنان را مشغول نگاه می‌دارد.

6- چرا اغلب پروژه‌های ERP شكست می‌خورند؟

ERP مجموعه‌ای از عملیات خوب برای انجام وظایف شركت نظیر مالی، ساخت و .... است. شما به منظور بهره برداری بهتر ار نرم‌افزار باید افرادی را در شركت داشته باشید تا روشهای كاری را با نرم‌افزار تطبیق دهند. اگر افراد واحدهای مختلف درباره برتری روشهای كاری لحاظ شده در نرم‌افزار نسبت به روشهایی كه آنها به كار می‌برند، به توافق نرسند، برای استفاده از نرم‌افزار مقاومت نشان می‌دهند یا از واحد تكنولوژی اطلاعات درخواست می‌كنند تا نرم‌افزاری تهیه نماید كه متناسب با روش‌های كاری آنان باشد و در اینجاست كه پروژه ERP شكست می‌خورد. از طرفی سفارشی سازی نرم‌افزار ،آن را ناپايدارتر و نگهداریش را دشوار می‌كند.

7- مزایای ERP

• كاهش هزینه‌های حمل موجودی
• كاهش هزینه‌های سفارش
• كاهش هزینه‌های تولید
• كاهش هزینه‌های نگهداری سوابق
• كاهش هزینه‌های حمل و نقل
• كاهش سرمایه گذاری در تجهیزات
• فرایندهای تولید انعطاف پذیرتر
• بهبود كارآیی كه به سوددهی بيشتر یا افزایش سهم بازار منجر می‌شود
• افزایش شفافیت فرایند برای مشتری
• افزایش رضایت مشتری

8- معایب ERP

• نصب و نگهداری این سیستم‌ها بسیار گران است.
• استفاده از بعضی از این سیستم‌ها دشوار است.
• برای به اشتراك گذاشتن برخی از اطلاعات حساس كه برای یك فرایند ضروری است، با مقاومت فراد مواجه می‌شوید.
  
  نويسنده : جهانگير، مهدي

[مژگان]

ERP یک بسته نرم افزاری تجاری است که هدف آن یکپارچگی اطلاعات و جریان اطلاعات بین تمامی بخشهای سازمان از جمله مالی، حسابداری، منابع انسانی، زنجیره عرضه و مدیریت مشتریان می باشد . این سیستم بوسیله بهبود کیفیت اطلاعات در سطح کل سازمان ، بستر مناسب تری برای تصمیم گیری مدیریت فراهم می کند . لیکن پیاده سازی ERP ، نیازمند سرمایه گذاری کلانی می باشد و بازدهی آن نیز مستلزم گذشت زمانی بین یک تا سه سال است. در چند ساله اخیر ، با مشخص شدن آثار عملی بکارگیری این سیستم در شرکتها ، تحقیقات متعددی در مورد بررسی آثار ERP ، در حوزه های مختلف حسابداری صورت گرفته است . طبق نتایج برخی از این تحقیقات ، پیاده سازیERP ، موجب افزایش مربوط بودن اطلاعات حسابداری و تا حدودی کاهش قابلیت اتکای آنها می شود . از طرفی این سیستم ها ، کیفیت بودجه بندی سرمایه ای و بودجه جامع شرکت ها را نیز بهبود می بخشند. استقرارERP ، بر اظهار نظر تحلیل گران مالی نیز اثر مثبت دارد . ( هر چند که آنها این اظهار نظر خود را از بابت ابعاد تجاری سازمان تعدیل می کنند . )ERP همچنین ، مسئولیت پاسخگویی کارکنان در سازمان را به سطحی بالاتر ارتقاء می دهد و ابزار مناسبی جهت پاسخ خواهی از مدیریت ارشد شرکت فراهم می آورد .




مقدمه

"واحد بازرگانی و فروش با ما هماهنگ نیست!! واحد تولید اطلاعات خود را به موقع در اختیار ما قرار نمی دهد و به همین علت سیستم بهای تمام شده ما هیچ گاه به روز نیست. چرا ما در هر لحظه از زمان نمی دانیم چه مقدار موجودی کالای آماده برای فروش داریم؟ و یا وضعیت تسهیلات دریافتی شرکت و سود تضمین شده آنها در حال حاضر چگونه است؟ و ... "

اینها شاید تنها قسمتی از اعتراضات به حق حسابداران حرفه ای در دنیا تجارت امروز باشد که بایستی به آن مسائل و مشکلات سایر واحدهای شرکت و در رأس آن مدیریت ارشد سازمان را نیز افزود.تمامی این سئوال ها و احساس نیازهای جدید، با گسترش بیشتر حوزه های تجارت و فشردگی رقابت در بازارهای جهانی، ابعاد مهمتری به خود گرفته و عرصه را بر شرکت های بزرگ تنگ تر کرده است. تمامی این مسائل و مشکلات، ضرورت پیاده سازی سیستمی را مطرح می سازد که امکان مدیریت صحیح و یکپارچه بر کل منابع سازمان را فراهم کند.

یکی از آخرین فن آوری های اطلاعات در زمینه تحول جریان اطلاعات سازمانی،که با اعمال IT در تمام مراحل فعالیتهای یک بنگاه اقتصادی و برقراری تبادلات منطقی بین منابع مختلف سازمان، توانسته است پاسخی مناسب به ضرورت فوق الذکر بدهد ، ERP است. ERP مفهومی فراتر از معنای لغوی واژگان تشکیل دهنده آن دارد. « البته شکی نیست که همه چیز در حوزه سازمان یعنی کلمه Enterprise ختم می شود، لیکن دو کلمه Resource و Planning در تفسیر و استنباط ERP نقش مهمی ندارند. ERP تمام بخشها و وظایف آنها در سرتاسر شرکت را در یک سیستم رایانه ای ، یکپارچه می کند . به نحویکه نیازهای خاص تمام بخشهای سازمانی در این سیستم پشتیبانی می شوند.» ( زرگر ،1382، 249)

نگارندگان این مقاله سعی دارند در ابتدا با تشریح ابعاد مختلف ERP ، به یک مفهوم دقیق و عمیق در این رابطه دست یابند و سپس با تشریح پیاده سازی این سیستم، اثرات آن را در حوزه حسابداری بررسی کنند . لیکن از آنجایی که وسعت بحث بسیار گسترده می باشد ، بررسی های صورت گرفته در این مقاله معطوف به حوزه های خاصی از حسابداری می باشد که عبارتند از : قابلیت اتکا و مربوط بودن اطلاعات حسابداری ، مسئولیت پاسخگویی ، حسابداری مدیریت ( بحث بودجه بندی سرمایه ای ) و واکنش تحلیل گران مالی و حسابداری به پیاده سازی ERP

بخش اول : تشریح ابعاد مختلف ERP

1- ERP چیست؟

« ERPیک فکر، فن آوری و سیستم برای مدیریت با کارآیی بالا روی منابع مختلف در کل یک سازمان است. این نوع مدیریت از طریق یکپارچه کردن فعالیتها، در جهت بالا بردن کارآیی و بهره وری سازمان و افزایش رضایت و ارزش مشتری انجام می گیرد. ERP تمام مراحل عملیاتی یک فرآیند را در سازمان نمایش می دهد . یک سفارش پس از دریافت به بخش طراحی و سپس تولید هدایت می گردد. پس از آن به بخش انبار و نهایتاً به ارسال کالا منجر می شود. این مراحل تا صدور صورتحساب و محاسبات درآمد در ارتباط با آن سفارش در سیستم ERP ثبت و در اختیار تمام بخشهای مربوطه در شرکت قرار می گیرد. به همین دلیل ERP را یک نرم افزار Back – Office می نامند. چرا که تنها با ارتباطات و واحدهای داخلی سازمان کار دارد و به ارتباطات بیرونی سازمان (معروف بهFront – Office) کاری ندارد. وظایف اخیر امروزه به عهده سیستمهایCRM است . البته برخی شرکتهای تولید کننده نرم افزارهای ERP اخیراً محصول خود را همراه با خدمات CRM ارائه می کنند.» ( زرگر ،1382، 248)

ERPبا ایجاد بسته اطلاعاتی مناسب و تغییر نگرش و فرهنگ سازمانی به همراه بهینه سازی روندها و چالاکی حاصل از بستر فراهم شده ، امکان برنامه ریزی طبق شرایط سازمان را فراهم می سازد. به این ترتیب سازمان خواهد توانست به طور یکپارچه در راستای ایجاد مزایای رقابتی، افزایش درآمد و تحقق اهداف سازمانی گام بردارد . «سیستم برنامه ریزی منابع بنگاه، سیستمهای کامپیوتری قدیمی و مستقل واحدهای امور مالی، منابع انسانی، تولید و انبار را حذف می کند و به جای آنها تنها یک برنامه نرم افزاری یکنواخت شده قرار می دهد که از چند زیرمجموعه نرم افزاری که تقریباً شبیه سیستمهای قدیمی است تشکیل شده است. دوایر مالی، تولید و انبار همچنان صاحب سیستمهای خود هستند با این تفاوت که همه آنها در نرم افزار جدید به هم متصلند و در نتیجه کسی که در دایره مالی کار می کند می تواند نرم افزار انبار را ببیند و وضعیت حمل سفارش را بررسی کند .»(حسابرس ، 1383)

شاید کلاسیک ترین مثال عملی ضرورت بکارگیری ERP، مسئله دریافت سفارش جدیدی برای ساخت و تحویل یک محصول باشد. فرض کنید که شما به عنوان صاحب یک واحد تولیدی با چنین رویدادی روبرو شده اید. در صورتیکه این کالا در انبار موجود نباشد، باید نوع و تعداد قطعات و یا مواد اولیه مورد نیاز را مشخص کرده و برای خرید به واحد تدارکات بدهید. به طور موازی باید برنامه تولید را برای واحد تولید مشخص کنید. اگر تجهیزات شما در حال سرویس و یا تعمیر باشد، مشکل جدیدی پیش خواهد آمد. همین طور اگر پرسنل متخصص نداشته باشید. اسناد مالی برای تخمین قیمت تمام شده باید به واحد مالی یا حسابداری صعتی ارائه شوند. امور مربوط به ورود و خروج کالا در انبار نیز موضوع جداگانه ای است . ایجاد هماهنگی بین همه این کارها، علاوه بر هزینه و زمان، توان فکری زیادی را مصرف می کند که تنها از عهده یک سیستم ERP بر می آید.



اصل مقاله لاتین در سایت بیلان

[مژگان]

دوره ی آموزشی Excel 2000 چهارمین مهارت از استاندارد ICDL می باشد . Excel یک نرم افزار صفحه گسترده (Spread Solution) است. از Excel برای محاسبات ریاضی ، آماری و نمودار کشی استفاده می شود .
برای مطالعه ی این دوره ی آموزشی نیاز است کاربران محترم آشنایی مقدماتی با محیط Windows داشته باشند . جهت نصب و اجرای نرم افزارهای Office که Excel نیز شامل آن می شود ، نیاز به سیستمی با مشخصات ذیل می باشد :
- حداقل سیستم مورد نیاز پنتیوم 233
- 16 مگابایت Ram
- حدود 600 مگا بایت فضای آزاد

تعريف صفحه گسترده : صفحه گسترده اين امکان را فراهم مي نمايد که داده ها را بصورت سطرو ستون وارد نمائيد .بعد از وارد کردن داده ها عملياتي نظير محاسبات ، مرتب سازي و فيلتر نمودن را روي آنها انجام داده، همچنين ميتوان اين داده ها را چاپ کرده و نمودار هايي بر اساس آنها ايجاد کرد.

انواع صفحه گسترده :

اولين صفحه گسترده VisiCalc در سال 1978 به بازار آمد. اين صفحه گسترده از نخستين "برنامه هاي کاربردي عالي " محسوب ميشد. لوتوس 1و2و3 در سال 1983 به بازار آمد و براي مدت طولاني بيشترين سهم بازار را به خود اختصاص داد. کواتروپرو و اکسلExcel در سال 1987 به بازار معرفي شدند که هر دو تحت محيط گرافيکي Windows عمل ميکردند.

ورود به محيط Excel :

Excel جزء نرم افزار هاي گروه Office ميباشد . نرم افزار هاي Office نصبي ميباشند. پس به طور پيش فرض در منوي Program قرارميگيرند. براي ورود به محيط Excel مسير زير را طي ميكنيم :

Start/ Programs/ Microsoft Excel

با اجراي Excel پنجره اي باز مي شود كه شامل اجزاء زير است:

1- نوار عنوان برنامه (Title Bar)

نواري است كه بالاترين پنجره محسوب مي شود . اين نوار شامل نام محيط (Microsoft Excel) و نام Book و دكمه هاي هدايت (Caption Button) كه شامل دكمه هاي مربوط به بست ، بزرگ نمايي و كوچك نمايي پنجره مي باشد است .

2- فهرست انتخابي اصلي يا نوار منو (Menu Bar)

منو به معني ليست انتخاب مي باشد و مي توانيم دستور مورد نظر را از منو انتخاب كرده، اجرا كنيم.

3- نوار ابزار (Tool Bar)

در زير نوار منو، نواري وحود دارد كه فرمانهاي موجود در منوها را به شكل يك ابزار در اختيار كاربر قرار مي دهد. بعضي از اين ابزارها ممكن است در منوها وجود نداشته باشد. به طور پيش فرض دو نوار ابزار Standard و Formatting فعال هستند.

4- نوار فرمول (Formula Bar)

از اين نوار براي ايجاد، ويرايش و نمايش فرمولها استفاده مي كنيم. اين نوار مختص محيط Excel مي باشد.

5- نوار انتخاب صفحه كاري (Sheet Bar) :

در قسمت پايين پنجره كار پوشه نواري وجود دارد كه مي توان Sheet مورد نياز براي كاركردن را انتخاب نمود. برروي اين نوار عناويني مثل Shett2 , Sheet1 و ... وجود دارندكه با Click كردن روي هر كدام، كاربرگ مورد نظر باز خواهد شد.

6- سطر وضعيت (Status Bar) :

در پائين ترين قسمت پنجره ، نواري به نام سطر وضعيت وجود دارد كه وضعيت جاري برنامه را نمايش مي دهد.

فعال كردن نوار ابزراها :

نوار ابزارها را مي توان از دو طريق فعال نمود.

1- از طريق منوي View ، گزينه Toolbar

2- بر روي يكي از نوار ابزارها Right Click كنيم.

فعال كردن نوار فرمول و سطر وضعيت:

براي فعال كردن سطر وضعيت و سطر فرمول (Formula Bar) بر روي منوي View ، Click كرده و در كنار گزينه هاي مربوط به آنها علامت تيك مي زنيم .



1- فايل صفحه گسترده يا كارپوشه يا Work Book يا Book :

به فايل ها در Excel كارپوشه اطلاق مي شود. فايل ها در Excel با پسوند XLS ذخيره مي شوند .

2- صفحه كاري با كاربرگ يا Work Sheet يا Sheet :

هر فايل Excel از چندين زيرصفحه تشكيل شده است كه به آنها كاربرگ گفته مي شود . در حقيقت Book مثل يك پوشه بوده و محل نگهداري چند صفحه با نام Sheet است. يعني اطلاعاتي كه ما وارد مي كنيم در Sheet ها وارد مي شود به طور پيش فرض هر Book شامل سه Sheet است كه به طور پيش فرض با اسامي Sheet1 ، Sheet2 و Sheet3 ناميده شده اند.

3- سطر يا Row :

هر Sheet از چندين رديف يا سطر تشكيل شده است كه معمولاً با شماره هاي 1 و 2 و ... مشخص مي شوند.

4- ستون يا Column :

هر Sheet از چندين ستون تشكيل شده است كه معمولاً با حروف الفباي A,B و ... مشخص مي شوند .

5- ستون يا Column :

محل برخورد يك سطر و ستون خاص در روي Sheet سبب ايجاد فضايي مي شود كه به آن سلول گفته مي شود . اين سلولها مي توانند شامل مقادير عددي، كاراكتري ، شيء و ... باشد.

6- نشاني يا آدرس سلول :

هر سلولي در Sheet با نام يا آدرس خاصي مشخص مي شود . براي نوستن آدرس هر سلول ابتدا حرف ستون و سپس شماره آن را مي نويسيم . مثلاً آدرس E5 با سلول ستون E در سطر پنجم اشاره مي كند .

رفتن سريع به يك آدرس:

براي رفتن سريع به آدرس سلول مورد نظر كافي است در اولين كادر خط فرمول (Name Box ) آدرس سلول را تايپ كرده و Enter كنيم.

اصطلاح :

- Namebox : كادري است در نوار فرمول براي ارجاع سريع به يك آدرس ، نامگذاري سلولها و يا يك محدوده ي خاص

- تايپ فارسي : به طور پيش فرض حروف در Excel ، لاتين تايپ مي شوند ، براي اينكه بتوانيم فارسي تايپ كنيم كافي است كليدهاي Alt+Shift سمت راست را همزمان فشار دهيم . با انجام اين كار آيكن Language در Task bar ، FA را نمايش مي دهد.

- فارسي كردن محيط : فارسي كردن محيط با تايپ فارسي متفاوت است . در حالت پيش فرض ستون عنوان سطرها ( 1، 2 ، 3 و ... ) در سمت چپ صفحه است و ستونها از سمت چپ شروع مي شوند . در حقيقت شروع Sheet از سمت چپ است كه اين نشان دهنده ي لاتين بودن محيط است . براي فارسي كردن آن كافي است بر روي آيكن (Sheet Right-to-left) در نوار ابزار Formatting كليك كنيم . با انجام اين كار عنوان سطرها به سمت راست منتقل شده و ستونها از سمت راست شروع مي شوند .

كلمات كليدي :

Work Book : كارپوشه

Work Sheet : كاربرگ

Cell : سلول

Row : سطر

Column : ستون

[مژگان]

براي اينكه داده اي را در سلولي وارد كنيم ابتدا بايد روي آن سلول كليك كرده و سپس داده مورد نظر را تايپ كنيم ، يادتان باشد كه هنوز اين دادة وارد شده پذيرفته نشده است براي پذيرفته شدن اين داده پس از تايپ آن يكي از اعمال زير را انجام مي دهيم :

1- Enter : داده پذيرفته شده و سلول جاري به طور پيش فرض سلول زيرين مي شود .

2- Tab: داده پذيرفته شده و سلول جاري سلول بعدي مي شود.

نكته :

سلول بعدي در زماني كه محيط فارسي باشد سمت راست و زماني كه محيط انگليسي باشد سلول سمت چپ مي شود.

Arrow key : داده پذيرفته شده و سلول با توجه به جهت دكمه فشرده شده يكي از سلولهاي اطراف مي شود .

داده ها در Excel :

داده ها در محيطExcel مي توانند اعداد، حروف، تاريخ، زمان و يادداشت باشند كه در زير به شرح تك تك آنها مي پردازيم:

(توجه داشته باشيد كه با فرمت اطلاعات در آينده بيشتر آشنا مي شويد و اين قسمت فقط براي آشنايي با انواع اطلاعات مي باشد. )

انواع داده ها :

1- اطلاعات عددي

كاركردن با اعداد :

Excel تمام اعداد را يكسان فرض مي كند. بنابراين دقت زيادي در نمايش اعداد به صورت مبلغ ، تاريخ و كميت يا هر شكل ديگري از اعداد ندارد. در Excel اعداد را به دو روش مي توان وارد نمود:

1- با استفاده از كليدهاي عددي موجود در بالاي حروف

2- با استفاده از كليدهاي موجود در سمت راست صفحه كليد ( در صورتي كه اعداد اين قسمت كار مي كنند كه كليد Num Lock روشن باشد.)

علاوه بر ارقام 0 تا 9 نمادهاي خاص + و - و ، و . و $ و % و E و e را وارد نمود. كه در آينده با مفهوم هر يك از اين علائم بيشتر آشنا شويم.

عكس العمل Excel نسبت به عدد تايپ شده :

1- اگر طول عدد از سلول كوچكتر باشد تغييري در سلول داده نمي شود.

2- اگر طول عدد به اندازه چند كاراكتر بزرگتر از سلول باشد اندازه سلول بزرگ شده تا عدد در آن بگنجد.

3- اگر طول اعداد براي خانه مورد نظر بزرگ باشد ظاهراً عدد سلولهاي بعدي را اشغال مي كند ولي بعد از Enter كردن يكي از اتفاقات زير روي مي دهد :

الف – اعداد در نماد علمي نمايش داده مي شوند.

ب- عدد گرد مي شود .

ج- سلول با علامت # پر مي شود. اين حالت زماني اتفاق مي افتد كه فرمت سلول General نباشد.

تبديل داده عددي به متني :

اگر اعدادي كه رقم اول آنها صفر است مثل (01234) تايپ كنيم Excel ، صفر را حذف مي كند زيرا صفر قبل از عدد معني ندارد و يا اگر عدد مثبت را به همراه آن تايپ كنيم (مثل 23 +) ، Excel ، + آن را حذف مي كند. همچنين اگر 2/6 را تايپ كنيم سلول 6 مارس را نمايش نمي دهد يعني آن را تبديل به فرمت تاريخ مي كند براي رفع اين مشكلات بايد عدد را تبديل به متن كنيم براي اين كار مي توانيم يكي از علائم زير را قبل از عدد بنويسيم :

' (آپستروف) : اين علامت باعث مي شود عدد به همان صورت و با تراز چپ نوشته شود.

" : اين علامت باعث مي شود عدد به همان صورت و با تراز راست نوشته شود .

^ : اين علامت باعث مي شود عدد به همان صورت و با تراز وسط نوشته شود.

= : اين علامت باعث مي شود سلول با عدد تايپ شده پر شود.

1- داده هاي متني : مي توانيم هر نوع داده متني را در سلولهاي Excel وارد كنيم.

2- داده هاي نوع تاريخ : مي توانيم بدون تنظيم خاصي داده هاي نوع تاريخ در سلولهاي Excel وارد كنيم ، كافي است در سلول تاريخي با فرمت yy/mm/dd يا yy-mm-dd وارد كنيم ، در آينده با قالب بندي هاي تاريخ آشنا مي شويم . با انجام اين كار (-) تبديل به (/) شده و سال به صورت چهار رقمي (19yy) نمايش داده مي شود .

3- داده هاي نوع زماني : مي توانيم بدون تنظيم خاصي داده هاي نوع زمان در سلولهاي Excel وارد كنيم ، كافي است در سلول تاريخي با فرمت hh:mm:ss وارد كنيم ، در آينده با قالب بندي هاي زمان آشنا مي شويم.

2- اطلاعات متني :

ميتوانيم در سلولهاي Excel هر متن دلخواهي را چه به فارسي و چه انگليسي تايپ كنيم.

توانايي Excel براي در نظر گرفتن اعداد مثل متن :

اگر عددي مثل 2/6 را وارد کنيم ، پس از Enter کردن ، Excel، 6 مارس را نمايش ميدهد. يعني اين اعداد را به تاريخ در نظر ميگيرد. براي اينکه اين اعداد با همين قالب نوشته شد قبل از آن علامت (') آپستروف قرار ميدهيم. يعني بنويسيم ( '6/2 )

3- اطلاعات از نوع تاريخ :

اگر در سلول Excel يك تاريخ به فرم dd-mm-yy يا dd/mm/yy وارد كنيم به طور اتوماتيك قالب سلول تبديل به قالب تاريخ شده و خط فاصله ها تبديل به ( / ) شده و سال در چهار رقم نمايش داده ميشود.

4- اطلاعات از نوع زمان :

ميتوانيم در سلول Excel يك زمان را با فرمت H:M:S وارد كنيم كه قالب سلول به طور اتوماتيك زمان ميشود.

5- اطلاعات از نوع يادداشت :

اين نوع اطلاعات توضيحات يا يادداشتهايي هستند كه بر روي سلول ظاهر شده و در مورد آن توضيح ميدهند. در مباحث بعدی با نحوه ايجاد توضيحات آشنا ميشويم.

توجه:

(كارآموزان گرامي دقت فرماييد كه اين قسمت فقط براي آشنايي با انواع اطلاعات مي باشد و با فرمت اطلاعات در آينده بيشتر آشنا خواهيد شد. )

عملگرها در Excel :

1- عملگرهاي محاسباتي : از عملگرهاي رياضي + (براي جمع) ، - (براي تفريق) ، * (براي ضرب) و / (براي تقسيم)، ^(براي توان) و % (براي درصد) در Excel استفاده كنيم.

ايجاد يك فرمول رياضي

براي ايجاد يك فرمول رياضي به يكي از روشهاي زير عمل مي كنيم.

روش اول : در سلولي كه مي خواهيم نتيجه نوشته شود يا در خط فرمول علامت = را تايپ كرده ، سپس آدرس عملوند اول را تايپ كرده عملگر را مي نويسيم و بعد آدرس عملوند دوم و بهمين ترتيب ادامه مي دهيم .

روش دوم : در سلولي كه مي خواهيم نتيجه نوشته شود علامت = را تايپ كرده ، سپس بر روي سلولي كه حاوي اولين عملوند است كليك كرده ، سپس عملگرد را تايپ كرده و بعد بر روي سلول حاوي در بين عملوند كليك مي كنيم و به همين ترتيب ادامه مي دهيم .

* تقدم عملگرهاي رياضي :

اگر در يك فرمول چندين عملگر رياضي داشه باشيم ، اين عملگرها داراي تقدم هستند كه عبارتند از :

()

^

%

*و/

+و-

مي بينيم كه * و / در يك خط نوشته شده اند زيرا اين دو داراي تقدم يكسان هستند و اگر در فرمولي هر دو عملگر بودند از سمت چپ اولين عملگر انجام مي شود .

2- عملگر متني : براي عبارتهاي متني مي توانيم از عملگر & (الحاق) استفاده كنيد. با قرار دادن اين عملگر بين دو متن آن دو را به هم پيوند مي دهيد.

3- عملگر آدرس : براي بيان محدوه اي از آدرس مي توانيم از عملگر : استفاده كنيم. كافي است آدرس ابتداي محدوده را نوشته، سپس عملگر آدرس را تايپ كنيم و بعد آدرس انتهاي محدوده .

ايجاد يك Book جديد :

براي ايجاد يك فايل جديد يا يك Bookجديد به يكي از روشهاي زير عمل مي كنيم .

روش اول : كليك بر روي آيكون New

روش دوم: Ctrl + N (يك Book خالي ) Blank Work Book - Task Pam ظاهر مي شود - New - File

بستن يك Book باز :

روش اول : كليك بر روي آيكون Close موجود در انتهاي نوار منو

روش دوم : File - Close

ممكن است با بستن يك فايل ظاهر شود كه مي پرسد مي خواهيد فايل را ذخيره كنيد يا نه اگر No را بزنيد فايل را دخيره نمي كند . آن را مي بندد. اگر Yes را بزنيم فايل را ذخيره مي كند و آن را مي بندد كه در درسهاي بعد با ذخيره كردن فايل آشنا مي شويم .

خروج از محيط Excel :

1- كليك بر روي آيكون Close موجود ردر نوار عنوان

2- File - Exit

3- Alt+f4

1- به يكي از سه روش زير Save را انتخاب مي كنيم :

الف) Icon Save

ب) File - Save

ج) Ctrl+ S

2- پنجره اي باز شده كه شامل قسمتهاي زير است :

الف ) در سمت چپ صفحه تابلوي ديده مي شود كه براي دسترسي سريع به قستهاي اصلي Win ، مثل My Computer , My Document, Desktop است. كافي است بر روي گزينه مورد نظر كليك كرده تا در صفحه سفيد رنگ مقابل محتويات آن پوشه را ببينيم .

ب) Save in : در اين قسمت مسير ذخيره مكردن فايل را مشخص مي كنيم ، به طور پيش فرض فايلها در My Document ذخيره مي شوند .

ج) File Name : نام فايل را تايپ مي كنيم . به طور پيش فرض فايلها با اسامي Book1 ، Book2 و ... ذخيره مي شوند .

د) Create New Folder : ممكن است بخواهيم فايل ها را در پوشه جديدي قرار دهيم براي اين كار ابتدا يا Save in مسير مورد نظر را انتخاب كرده سپس برروي اين آيكون كليك مي كنيم . پنجره اي باز مي شود و نام پوشه را مي خواهد . نام پوشه را تايپ كرده و Ok مي كنيم . پس از انجام تنظيمات بالا بر روي دكمه Save پنجره كليك مي كنيم .

ذخيره كردن Book ذخيره شده با نام ديگر :

در منوي File علاوه بر Save گزينه save as هم وجود دارد. تفاوت اين دو گزينه چيست ؟

براي بار اول ذخيره سازي يك Book اين در هيچ تفاوتي با هم ندارند. بر روي هر كدام كه كليك كنيم پنجره Save as باز مي شود. ولي براي دفعات بعد (بعد از اينكه Book را ذخيره كرديم) اگر Save را انتخاب كنيم، ديگر پنجره اي باز نمي شود، و تغييرات بر روي فايل با همان نامي كه انتخاب كرده ايم ذخيره مي شود ولي اگر Save as را انتخاب كنيم مجدداً پنجره Save as باز شده و مي توانيم فايل را با نام ديگر يا در مسير ديگر يا با نام ديگر و در مسير ديگر ذخيره كنيم.

تذكر : وقتي فايلي را با نامي ذخيره مي كنيم اين فايل در نوار عنوان ظاهر مي شود.

ذخيره كردن Book روي ديسكت:

براي ذخيره كردن يك فايل بر روي ديكست بايد در پنجره Save as ، در قسمت Save in ، :3.5 floppy A را انتخاب كنيم .



ذخيره كردن Book با فرمت مناسب براي صفحات وب :

اگر بخواهيم فايل Excel را با فرمتي ذخيره كنيم كه مانند يك صفحه وب باشد و بتوان آن را در Browser ديد، كافي است مراحل زير را انجام دهيم:

1- انتخاب منوي File

2- انتخاب گزينه as a web page save

نكته :

در اين حالت فايل با پسوند .htm ذخيره مي شود .

[مژگان]

اگر Excel با مشكلي مواجه شود، در صدد ذخيره كردن كارپوشه هاي باز در هنگام برخورد با مشكل بر مي آيد در اين حالت اگر دوباره اكسل را شروع كنيم پنجره Document Recovery باز شده و كليه كارپوشه هايي كه باز بوده اند را نمايش مي دهد. كافي است بر روي كارپوشه مورد نظر كليك كرده تا باز شود. در مقابل نام كار پوشه دو عبارت ممكن است ديده شود :

1- [Recover] : اگر اين عبارت نشان داده شده باشد به اين معناست كه Excel موفق به ذخيره كردن فايل شده است .

2- [original] اگر اين عبارت نشان داده شده باشد به اين معناست كه اين فايل ، فايل با آخرين نسخه ذخيره شده است. و Excel در هنگام بروز مشكل آن را ذخيره نكرده است زيرا يا بعد از آخرين ذخيره ، تغييري نكرده است و يا تغييرات انجام شده ولي نتوانسته ذخيره كند.

تذكر : ممكن است با هر دو عنوان فايل ديده شود مي توانيم حالت Recovery را باز كرده و با فايل اصلي مقايسه كنيم و سپس ذخيره كنيم .


مي خواهيم فايلي را كه قبلا ذخيره كرده ايم دوباره بياوريم براي اين كار :

1- پنجره Open را به يكي ار روشهاي زير باز مي كنيم :

الف : Icon Open

ب: File - Open

ج: Ctrl + o


2- پنجره اي باز مي شود كه پنجره Openبوده و مشابه پنجره save بوده و شامل قسمتهاي زير است:

الف : Look in در اين قسمت مسيري كه فايل را در آن ذخيره كرده ايم انتخاب مي كنيم .

ب: Icon View : كليك بر روي اين Icon منويي ظاهر مي شود كه حالتهاي مختلف نمايش فايلها و پوشه هاي موجود در مسير انتخاب شده را نمايش مي دهد و شامل حالت هاي زير است :

1- Thumbnails : اين حالت مناسب فايلهاي تصويري بوده و تصوير را نمايش مي دهد .

2- Tiles : پوشه ها و فايلهاي موجود را به صورت كاشي وار در دو ستون نمايش مي دهد .

3- Icons : پوشه ها و فايلهاي موجود را در 6 ستون نمايش مي دهد.

4- List : پوشه ها و فايلهاي موجود را در 15 سطر نمايش مي دهد .

5- Details : پوشه ها و فايلهاي موجود را با جزئياتشان نمايش مي دهد . در حالتهاي قبل فقط نام فايلها نمايش داده مي شود ولي در اين حالت علاوه بر نام فايل ، سايز آن ، نوع و تاريخ ويرايش آن نمايش داده مي شود .

6- Properties : با انتخاب اين گزينه پنجره ي Open به دو تابلو تقسيم شده در تابلو سمت چپ نام فايل و پوشه ها و در تابلو سمت راست خصوصيات فايل مثل شخص ايجاد كننده آن ، تاريخ تغييرات ، نام كمپاني و ... نمايش داده مي شود .

7- Preview : پيش نمايش از فايل ، نمايش داده مي شود .

نكته :

براي بعضي از فايلها با انتخاب اين گزينه در تابلو سمت راست پيام Preview not available نمايش داده مي شود . براي رفع اين مشكل بايد بر روي فايل باز عمليات زير را انجام دهيم :

File – Properties – انتخاب Tab: Summary – Save preview picture – ok

پس از انجام عمليات بالا ، مجددا برروي آيكن Save ، كليك كنيد .

تذكر : در صورتي كه بخواهيم هر روز از كار پوشه اي استفاده كنيم و بخواهيم به طور خودكار با باز كردن Excel اين كار پوشه باز شود و كافي است آن را در پوشه XL start قرار دهيم. اين پوشه در هنگام نصب Excel ساخته مي شود و مسير آن يكي از دو مسير زير است .

C:/document and setting\ئي كه در آن هستيم User \application data \ يا

Microsoft \excel\ XL start

C:\program file\ Microsoft office\office ll \ XL Start


ويرايش سلول :

اگر بر روي سلولي كه مطلبي در آن تايپ شده كليك كنيم و بخواهيم قسمتي از آن را ويرايش كنيم كليد متني سلول پاك مي شود و براي رفع اين مشكل به يكي از روشهاي زير عمل مي كنيم :

روش اول : بر روي سلول كليك كرده و سپس در نوار فرمول كليك كرده ويرايش را انجام مي دهيم .

روش دوم : بر روي سلول Double كليك كرده و ويرايش را انجام مي دهيم.

ويرايش صفحات كاري :

انتخاب يك يا چند خانه :

1- توسط صفحه كليد :

- براي انتخاب يك خانه كافي است با مكان نما بر روي آن برويم .

- براي انتخاب تعدادي خانه مجاور كافي است ئكمه Shift را پايين نگه داشته و با مكان نما بر روي آن حركت كنيم .

- براي انتخاب سطر جاري كافي است كليدهاي shift + spacebar را بفشاريم .

- براي انتخاب ستون جاري كافي است كليدهاي Ctrl + Spacebar را بزنيم .

براي انتخاب كاربرگ جاري كافي است كليدهاي Ctrl + shift + spacebar را بزنيم و يا Ctrl + A را مي زنيم .

2- توسط ماوس :

- براي انتخاب يك خانه كافي است با ماوس بر روي آن كليك كنيم .



انتخاب يك يا چند خانه :

1- توسط صفحه كليد :

- براي انتخاب يك خانه كافي است يا جهت نما (Arrow Key ) بر روي آن برويم .

- براي انتخاب تعدادي خانه مجاور كافي است دكمه Shift را پايين نگه داشته و با كليدهاي جهت نما بر روي آن حركت كنيم .

- براي انتخاب سطر جاري كافي است كليدهاي Shift + Spacebar را بفشاريم .

- براي انتخاب يك ستون كافي است كليدهاي Ctrl + Spacebar را بزنيم .

- براي انتخاب كاربرگ جاري كافي است كليدهاي Ctrl + Shift + Spacebar را بزنيم.

2- توسط ماوس

- براي انتخاب يك خانه كافي است با ماوس بر روي آن كليك كنيم .

- براي انتخاب تعدادي خانه مجاور كافي است دكمه سمت چپ ماوس را پايين نگه داشته و روي خانه ها Drag كنيم .

- براي انتخاب يك سطر كافي است روي شماره سطر كليك كنيم .

- براي انتخاب يك ستون كافي است روي حرف ستون كليك كنيم .

- براي انتخاب يك كاربرگ كافي است بر روي سلول * كليك كنيم .

نكته :

براي انتخاب تعدادي خانه غير مجاور با ماوس به تنهايي يا صفحه كليد به تنهايي نمي توان انتخاب را انجام داد و بايد از ماوس و صفحه كليد، هر دو استفاده كنيم . براي اين كار كافي است كليد Ctrl را پايين نگه داشته و روي خانه هاي مورد نظر كليك كنيم .

دستور برگشت :

مي توانيم عمل انجام شده را برگردانيم . فرض كنيد در سلول A1 عدد 10 را مي نويسيم و سپس آن را پاك مي كنيم . اگر در اين زمان از دستور Undo استفاده كنيم. عدد 10 بر مي گردد. براي استفاده از Undo به يكي از روشهاي زير عمل مي كنيم .

روش اول :

1- انتخاب منوي Edit

2- انتخاب Undo

روش دوم :

فشردن همزمان كليدهاي Ctrl + Z

روش سوم :

استفاده از آيكون Undo در نوار ابزار Standard

دستور Redo :

با اين دستور مي توانيم عمل Undo را برگردانيم . براي اجراي اين دستور به يكي ار روشهاي زير عمل مي كنيم :

روش اول :

1- منوي Edit

2- انتخاب Redo

روش دوم :

فشردن همزمان كليدهاي Ctrl + Y

روش سوم :

استفاده ار آيكون Redo در نوار ابزار Standard


نسخه برداري از سلولها :

1- موضوعات مورد نظر را انتخاب مي كنيم .

2- به يكي از روشهاي زير Copy را انتخاب مي كنيم

الف – استفاده ار آيكون كپي

ب- انتخاب منوي Edit ، گزينه Copy

ج – راست كليك بر روي موضوع و انتخاب گزينه Copy

د- فشردن همزان كليدهاي Ctrl + C

3- كليك بر روي مكاني كه مي خواهيم اطلاعات اضافه شوند.

4- با يكي از روشهاي زير Paste را انتخاب مي كنيم :

الف- استفاده از آيكون Paste

ب- انتخاب منوي Edit ، گزينه Paste

ج- راست كليك بر روي موضوع و انتخاب گزينه Paste

د- فشردن همزمان كليدهاي Ctrl + V

انتقال سلولها :

عمل انتقال مشابه عمل كپي است با اين تفاوت كه در انتقال، اطلاعات از مبدا به مقصد منتقل شده و ديگر مبدا اطلاعات وجود ندارند ولي در Copy يك نسخه از اطلاعات مبدا به مقصد منتقل مي شود . بنابراين هم در مبدا و هم در مقصد اطلاعات را داريم.

1-انتخاب موضوعات مورد نظر

2- به يكي از روشهاي زير Cut را انتخاب مي كنيم :

الف – استفاده از آيكون Cut

ب- انتخاب منوي Edit ‌، گزينه Cut

ج- راست كليك بر روي موضوع مورد نظر و انتخاب گزينه Cut

د- فشردن همزمان كليدهاي Ctrl + X

3- كليك بر روي محل انتقال موضوعات

4- به يكي از روشهاي گفته شده در حالت قبل گزينه Paste را انتخاب مي كنيم .

تذكر : وقتي كه Copy يا Cut را انتخاب مي كنيم، كادر چشمك زن به دور سلولهاي انتخابي ديده مي شود تا زماني كه اين كادر وجود واشته باشد ، Paste امكان پذير است. و زماني كه اين كادر چشمك زن از بين رفت عمل Paste انجام نمي شود . (تفاوت Excel با Word ) زماني اين كادر چشمك زن از بين مي رود كه ما عمل ديگير انجام دهيم .

اگر بخواهيم اطلاعاتي Copy يا Cut شده را داشته باشيم و دوباره از آنها استفاده كنيم ، مراحل زير را انجام مي دهيم .

1- انتخاب منوي Edit

2- انتخاب Office clipboard

3- در Task Pan منوي Clipboard ظاهر مي شود و ما مي توانيم در يك لحظه 24 مورد را در Clipboard نگه داريم و از آن استفاده كنيم .

4- موردي را كه مي خواهيم Paste كنيم انتخاب مي كنيم (در پنجره Clip Board)

5- در محل مورد نظر روي Sheet كليك مي كنيم . 6- Paste مي كنيم .

اگر بخواهيم همه موضوعات موجود در Clip board يك باره Paste شود كافي است در برنامه Clipboard روي Paste Cell ، كليك كنيم .

تذكر : اگر بر روي يك موضوع دوبار Ctrl+c را پشت سر هم بفشاريم . پنجره Clipboard باز مي شود .


پاك كردن سلول و حذف سلول :

در Excel دو مفهوم براي حذف داريم ، يكي حذف محتويات يا به اصطلاح درست تر پاك كردن محتويات سلول و يكي حذف سلول ، در پاك كردن محتويات فقط محتويات سلول پاك شده و خود سلول برجاي ماند ولي در حذف سلول در حقيقت تكه انتخاب شده به طور كامل حذف مي شود. در اين حالت خود سلول و محتويات آن از بين مي روند حال به توضيح اين در مورد مي پردازيم .

پاك كردن محتويات خانه ها :



روش اول :

1- خانه هاي مورد نظر را انتخاب مي كنيم .

2- از منوي Edit ، گزينه Clear را انتخاب مي كنيم .

3- زير منويي باز مي شود كه از آن Content را انتخاب مي كنيم .



روش دوم :

1- سلول را انتخاب كرده

2- دكمه del صفحه كليد را مي زنيم .

روش سوم :

1- بر روي سلول كليك راست كرده

2- Clear Content را انتخاب مي كنيم .

حذف سلول :

1- انتخاب سلول هاي مورد نظر

2- انتخاب Delete به يكي از روشهاي زير :

الف – Edit - delete

ب – R.C - delete

3- بايد دقت داشته باشيم در اين مرحله سلول ها حذف مي شوند و در نتيجه به جاي آنها حفره ايجاد مي شود كه بايد سلولهاي اطراف جايگزين اين فضاي خالي شوند. پس براي پر كردن فضاي خالي در اين مرحله متوني ظاهر شده كه شامل گزينه هاي زير است.

الف – Shift Cell Left :

باعث انتقال خانه سمت راست خانه پاك شده به جاي آن مي شود .

ب- Shift Cells Up :

خانه زيرين خانه پاك شده را بجاي آن منتقل مي كند .

ج- Entire Row :

سطر زيرين خانه پاك شده را به جاي سطري كه خانه پاك شده در آن قرار دارد منتقل مي كند.

د- Entire Column :

ستون سمت راست خانه پاك شده را به جاي ستوني كه خانه پاك شده در آن قرار دارد منتقل مي كند .

نكته :

اگر محيط فارسي بجاي ستون سمت راست ، ستون سمت چپ جايگزين مي شود .


اضافه كردن سطر :

روش اول :

1- بر روي سطري كه مي خواهيم سطر جديد قبل از آن اضافه شود ، كليك مي كنيم .

2- منوي Insert را انتخاب مي كنيم .

3- گزينه Row را انتخاب مي كنيم .

روش دوم:

1- بر روي سطري كه مي خواهيم سطر جدي قبل از آن اضافه شود كليك راست مي كنيم .

2- از منوي باز شده Insert را انتخاب مي كنيم .

نكته :

سطرهاي زيرين به پايين رانده مي شوند .

اضافه كردن ستون :

روش اول:

1- بر روي ستوني كه مي خواهيم ستون جديد قبل از آن اضافه شود ، كليك مي كنيم .

2- منوي Insert را انتخاب مي كنيم .

3- گزينه Column را انتخاب مي كنيم .

روش دوم :

1- بر روي ستوني كه مي خواهيم ستون جديد قبل از آن اضافه شود راست كليك مي كنيم .

2- گزينه Insert را انتخاب مي كنيم .

نكته : ستون قبلي به جلو رانده مي شود.

اصطلاح : از Insert Row براي اضافه كردن سطر و از Insert Column براي اضافه كردن ستون استفاده مي شود .

تغيير ارتفاع سطر:

براي تغيير ارتفاع سطر به دو روش مي توان عمل كرد :

روش اول:

كافي است به مرز بين سطر بعدي رفته تا مكان نما به صورت يك فلش دو سر درآيد . سپس مرز سطر را به محل مورد نظر Drag مي كنيم . در حين Drag كادر كوچكي ظاهر مي شود كه اندازه سطر را نشان مي دهد .

روش دوم:

در اين روش ارتفاع به اندازه دقيق تنظيم مي شود . براي اين كار مراحل زير را انجام مي دهيم :

1- انتخاب منوي Format

2- انتخاب زير منوي Row

3- انتخاب گزينه Height

4- در كادر باز شده اندازه دلخواه را وارد مي كنيم

نكته : به طور پيش فرض ارتفاع سطر 12.75 مي باشد .

تغيير پهناي ستون :

براي تغيير پهناي ستون به يكي از دو روش زير عمل مي كنيم :

روش اول :

كافي است به مرز بين ستون مورد نظر و ستون بعدي رفته تا مكان نما به صورت فلش دو سر درآيد سپس مرز ستون را در جهت مورد نظر Drag مي كنيم .

روش دوم:

در اين روش پهنا را به صورت دقيق تنظيم مي كنيم . براي اين كار مراحل زير را طي مي كنيم :

1- انتخاب متوي Format

2- انتخاب زير منوي Column

3- انتخاب گزينه Width

4- در كادر باز شده مقدار دلخواه را وارد مي كنيم .

نكته :

به طور پيش فرض پهناي ستون 8.43 مي باشد .

تغيير پهناي استاندارد ستون :

مي دانيم كه پهناي استاندارد ستونها 8.43 مي باشد اگر بخواهيم اين پهناي استاندارد را كم يا زياد كنيم به ترتيب زير عمل مي كنيم :

(فقط به ياد داشته باشيد اين تغيير بر روي ستونهايي اعمال مي شود كه پهناي آنها را تغيير نداده باشيم .)

1- انتخاب منوي Format

2- انتخاب زير منوي Column

3- انتخاب گزينه standard Width

4- در كادر باز شده پهناي باند را وارد مي كنيم .

مخفي كردن ستون يا سطر:

مي توانيم يك سطر يا ستون را مخفي كنيم تا محتويات آن و كلا خود سطر مشخص نباشد. براي اين كار مراحل زير را طي مي كنيم :

1- انتخاب منوي Format

2- انتخاب زير منوي Row (براي سطر) يا Column (براي ستون)

3- انتخاب گزينه Hide

نمايان ساختن سطر يا ستون مخفي شده :

اگر بخواهيم سطر يا ستون مخفي شده را از حالت مخفي خارج كنيم مراحل زير را انجام مي دهيم :

1- انتخاب سطر (ستون) قبل و بعد از سطر (ستون) مخفي شده

2- انتخاب منوي Format

3- انتخاب زير منوي Row (براي سطر) يا Column (براي ستون)

4- انتخاب گزينه Unhide

تغيير اندازه عرض ستون به اندازه اطلاعات داخل آن :

ممكن است اطلاعاتي كه در سلول تايپ مي كنيم از عرض سلول بيشتر باشد و در هنگام تايپ ظاهرا سلول بعدي را مي كيرد . براي رفع اين مشكل مراحل زير را اانجام مي دهيم .

1- كليك بر روي سلولي كه مي خواهيم عرض ستون به اندازه اطلاعات داخل آن شود.

2- Format

3- Column

4- Auto fit selection

قالب بندي سلولها :

در Excel اين توانايي را داريم كه قالب بندي يا فرمت يك سلول را تغيير داده و فرمت آن سلول را مثلاً تاريخ يا درصد يا زمان يا متن و يا ... كنيم . همچنين مي توانيم دور سلول كادر بيندازيم يا رنگ زمينه آن را عوض كنيم . براي قالب بندي خانه ها در Excel مراحل زير را طي مي كنيم .

روش اول :

1- انتخاب متوي Format

2- انتخاب گزينه Cell

روش دوم:

1- انتخاب سلولهاي مورد نظر

2- راست كليك روي سلولهاي انتخابي

3- انتخاب گزينه format cells

با اجراي يكي از دو روش بالا پنجره اي باز مي شود كه داراي tab هاي زير است :

الف – Number :

توسط اين tab مي توانيم اطلاعات ورودي را تعيين كنيم . اين Tab شامل گزينه هاي زير مي باشد :

- Sample : هر فرمتي را كه انتخاب كنيم ، بر روي محتواي سلول انتخابي نمايش مي دهد . ( حالت پيش نمايش را دارد)

- Category : در اين قسمت نوع داده را مشخص مي كنيم كه شامل انواع زير مي باشد :

1- Genera: اين گزينه عددها را به صورت رشته اي از رقمهاي متوالي و بدون هرگونه قالب بندي نشان مي دهد. و اگر عددي در سلول جا نشود آن را به صورت نمايي نشان مي دهد .

2- Number : مقادير را بصورت رشته اي از رقمهاي متوالي نشان مي دهد . در اين حالت اگر عدد در سلول نگنجد سلول بزرگترمي شود . همچنين در اين قسمت مي توانيم تنظيمات زير را انجام دهيم :

- Decimal Places : در اين قسمت مي توانيم تعداد ارقام بعد از اعشار را تعيين كنيم . (به طور پيش فرض تا 2 رقم اعشار نمايش مي دهد)

- Negative Number : در اين حالت مي توانيم مشخص كنيم كه عدد منفي به همان صورت نشان داده شود يا به رنگ قرمز يا سياه با علامت منفي نشان داده شود . يا به رنگ قرمز بدون علامت منفي نشان داده شود . (توجه داشته باشيد كه اين گزينه فقط روي اعداد منفي عمل مي كند)

- Use 1000 separator : اگر در كنار اين گزينه تيك بگذاريم اعداد را سه رقم ، سه رقم از سمت راست جدا كرده و علامت (،) مي گذارد.

3- Currency : مقادير را همراه با سمبل پول رايج نشان مي دهد. در اين حالت مي توان تنظيمات زير را انجام داد :

- Symbol : نوع واحد پول را مشخص مي كنيد . در اين قسمت واحد پول كشورهاي مختلف نمايش داده شده و مي توانيم واحد دلخواه خود را انتخاب كنيم .

- Negative Number : اعداد منفي چطور نمايش داده شوند .

Accounting: مقادير صفر به صورت خط تيره (-) نمايش داده مي شوند .

در Currency قالب بندي اعداد منفي را داريم

4- Accounting : مانند حالت Currency است . اين قالب بندي حسابداري مي باشد و تفاوتهايي با حالت Currency دارد كه عبارتند از :

* در حالت Accounting علامت پول رايج در منتها عليه سمت چپ سلول و عدد در سمت راست سلول نمايش داده مي شود . در نتيجه پول هميشه در يك ستون عمودي و در هم قرار مي گيرد كه در مقايسه با Currency ، اعداد خواناتر و ظاهر آنها مرتب تر است . Accounting مقادير صفر به صورت خط تيره (-) نمايش داده مي شوند.

5- Date : تاريخ را با قالب بندي خاص تاريخ نشان مي دهد و ما مي توانيم انواع قالب بندي هاي تاريخ را ديده و انتخاب كنيم . مثلا مدلي را انتخاب كنيم كه فقط روز و ماه را نشان دهد و يا مدلي را انتخاب كنيم كه روز را به عدد و ماه را به حروف نشان دهد .

6- Time : زمان را با قالب بندي هاي خاص زمان نشان مي دهد . انواع قالب زماني در اين قسمت وجود دارند . ما مي توانيم مدلي را انتخاب كنيم كه ساعت را از 1 تا 12 با برچسب صبح و بعداز ظهر نمايش دهد و يا مدلي را انتخاب كنيم كه ساعت را از 1 تا 24 نمايش دهد و يا ...

7- Percentage : عددها را همراه با علامت درصد نشان مي دهد .

نكته : در تمام قالب بندي ها بجز Percentage فرقي نمي كند كه ابتدا اطلاعات را در سلول وارد كنيم يا اول قالب بندي را تنظيم كنيم . ولي در حالت percentage اگر ابتدا عدد را نوشته و سپس فرمت را Percentage كنيم ، عدد را در 100 ضرب مي كند. ولي اگر ابتدا فرمت را Percentage كنيم ، و بعد عدد را بنويسيم ، تغييري در عدد نمي دهد .

8- Fraction : مقادير را به صورت عدد صحيح نشان مي دهد كه بدنبال آن نزديك ترين كسر به مقدار واقعي ظاهر مي شود . براي نوشتن يك عدد مخلوط كافي است ابتدا قسمت صحيح را نوشته سپس يك فاصله بدهيم و بعد كسر رات نوشته و بعد علامت (/) را بگذاريم و بعد مخرج كسر را بنويسيم . اگر عدد را بنويسيم ، پس از enter كردن مقدار سلول مي شود . اگر بخواهيم همان مقدار اوليه باقي بماند ، كافي است در قسمت Fraction مقدار را انتخاب كنيم . در اين حالت نگاه مي كند ببيند مخرج اصلي بايد در چند ضرب شود تا مخرج انتخابي شود سپس صورت را هم در همان عدد ضرب مي كند .

9- Scientific : مقادير را با قالب بندي علمي نشان مي دهد . ( e به ... Enponent و به معناي 10 به توان n مي باشد . )

10- Text : مقادير به همان صورتي كه وارد شده اند نشان مي دهد. اگر فرمولي را به صورت متن قالب بندي كرده باشيم ، Excel آن را به صورت متن نمايش مي دهد و مقادير آن را محاسبه نمي كند . در درسهاي قبلي گفتيم كه براي تبديل سلولهاي عددي به متني مي توانيم از علائم " ، ' و ^ و = استفاده كنيم . همچنين مي توانيم قالب آن سلول را به Textتبديل كنيم .

11- Special : مقادير را با استفاده از قواعد قالب بندي خاص نشان مي دهد كه عبارتند از :

* Zip code : (كدپستي) براي قالب بندي كدپستي است و صفرهاي قبل از عددرا نشان مي دهد .

* zip code + 4 : (كدپستي 4+ رقم) : كدپستي يا درقالب معمولي (قالب بالا) است يا در قالب 4+ رقم در اين قالب دو عدد ثابت شده قبل از چهارم اول علامت خط تيره (-) مي گذارد.

* phone number : اعداد را در قالب شماره تلفن ده رقمي نمايش مي دهد . يعني به صورت (nnn) nnn – nnnn نشان مي دهد . قسمت داخل پرانتز كد شهرستان ، سه رقم بعد ، كد محله و چهار رقم آخر تلفن محل مورد نظر است .

* Social security number : (تامين اجتماعي ) اعداد را در قالب كد تامين اجتماعي 10 رقمي نمايش مي دهد . با انتخاب اين قالب بعد از رقم سوم و پنجم خط تيره مي گذارد .

12-Custom : براي ايجاد يك قالب بندي جديد از اين گزينه استفاده مي كنيم كه خارج از بحث ما مي باشد .

ب- Alignment :

توسط اين Tab مي توانيم جهت قرار گرفتن اطلاعات در سلول را تعيين كنيم . اين Tab شامل قسمتهاي زير است :

1- Horizontal : محل قرار گرفتن افقي متن را تعيين مي كند . اين قسمت شامل گزينه هاي زير است :

* general : هم ترازي پيش فرض

* Left : هم ترازي داده ها در سمت چپ (استفاده براي ارقام ) (چپ چين )

* Center : هم ترازي داده ها در مركز

* Right : هم ترازي داده ها در سمت راست (براي متون) (راست چين)

* Fill : تمام سلول را با متني كه در آن نوشته شده است ، پر مي كند .

* Justify : يك تراز مناسب براي سلول در نظر مي كيرد . معمولا براي زماني است كه اطلاعات در سلول نگنجد.

*Center Across Selection : وسط متن را در وسط سلولهاي انتخابي مي گذارد.

2- Vertical : محل قرار گرفتن اطلاعات را بطور عمودي تنظيم مي كند . اين گزينه شامل قسمتهاي زير است :

* Bottom : هم ترازي داده ها در پايين سلول

* Top:هم ترازي داده ها در بالاي سلول

* Center: هم ترازي داده ها در وسط يا مركز سلول

*Justify : داده ها در داخل سلول هم تراز مي شوند . (بدين معني كه داده ها در داخل سلول بصورت مساوي جاسازي مي شوند . مانند متون موجود در روزنامه ها )

3- Orientation : شامل قسمتهاي زير است : * زاويه متن را نسبت به افق بوسيله ماوس مي توان تعيين كرد.

* Degrees : زاوبه متن را نسبت به افق بوسيله تايپ زاويه يا با كليدهاي Increase و Decrease تعيين كرد.

4- Text Control : شامل قسمتهاي زير است :

* Wrap Text : اگر اندازه متن بيشتر از سلول باشد توسط اين گزينه مي توان آن را شكست . در نتيجه ارتفاع سطر افزايش مي يابد .

* Shrink to fit : اگر اندازه متن از سلول بيشتر باشد با انتخاب اين گزينه متن به اندازه اي كوچك مي شود كه داخل سلول بگنجد.

* Merge Cells : اگر اندازه متن از سلول بيشتر باشد مي توان سلولهايي را كه متن اشغال كرده را انتخاب نمود و سپس در كنار اين گزينه تيك زد . اين عمل باعث مي شود كه اين سلول بهم پيوسته و يك سلول شوند .

ج- Font :

توسط اين قسمت مي توان نوع خط ، اندازه ، رنگ و ... خطوط را تعيين نمود. اين Tab شامل گزينه هاي زير است :

1- Font : در اين قسمت نوع خط را تعيين مي كنيم .

2- Font Style : در اين قسمت مي توانيم تعيين كنيم كه نوشته ها كج (Italic ) و يا توپر (Bold) يا كج و تو پر (Bold Italic ) و يا معمولي (Regular ) باشد .

3- Size : در اين قسمت سايز قلم را تعيين مي كنيم .

4-Underline : در اين قسمت مي توانيم تعيين كنيم كه زير متن خط كشيده شود يا نه و نوع خطر را تعيين مي كنيم .

* None : خط نمي كشد .

* Single : خط تكي زير متن مي كشد .

* Double : دو خطي زير متن مي كشد .

* Single Accounting : تك خط زير كشيده ترين حرف كشيده مي شود . (يعني تمام حروف بالاي خط كشيده مي شوند.)

* Accounting double : دو خطي زير تمام حروف كشيده و زير كشيده ترين حرف كشيده مي شود .

5- Color : در اين قسمت رنگ متن را تعيين مي كنيم .

6-Effect : شامل قسمتهاي زير است :

* Strike Through : بر روي متن خط مي كشد .

* Super Script : براي بالا نويسي (توان نويسي) استفاده مي شود . اگر بخواهيم A2 بنويسيم كافي است A2 را نوشته ، سپس 2 را انتخاب منيم و اين گزينه را فعال كنيم .

* Sub Script : براي زيرنويسي (انديس نويسي) استفاده مي شود .

7- Preview : پيش نمايشي از انتخابات را نشان مي دهد.

د- Border : توسط اين Tab مي توانيم حاشيه بندي انجام دهيم . كه شامل قسمتهاي زير است:

1- Style : در اين قسمت نوع خط حاشيه را مشخص مي كنيم .

2- Color : در اين قسمت رنگ حاشيه را مشخص مي كنيم .

3- Presets : در اين قسمت محل خطوط را مشخص مي كنيم .

* None : حاشيه نمي گذارد.

* Outline : دور سلولها حاشيه مي گذارد.

* Inside : داخل سلولهاي انتخابي را حاشيه مي گذارد.

4- Border : در اين قسمت مي توانيم تعيين كنيم كه كدام قسمت از سلول حاشيه داشته باشد . نيز مي توانيم تعيين كنيم كه فقط سمت چپ سلول خط بيفتد و يا فقط بالا و يا پايين سلئل حاشيه داشته باشد.

نكته :براي انداختن حاشيه ابتدا رنگ و نوع خط را تعيين مي كنيم و سپس بر روي Icon هاي مورد نياز براي افتادن حاشيه Click مي كنيم .

هـ : Patterns : در اين قسمت مي توانيم رنگ زمينه را تعيين كنيم . كه شامل گزينه هاي زير است. :

* Color : در اين قسمت رنگ مورد نظر را انتخاب مي كنيم .

* Pattern : در اين قسمت مي توانيم از الگوها (هاشورها) استفاده كنيم . همچنين رنگ هاشورها را تعيين كنيم .

پاك كردن قالب بندي سلولها :

براي پاك كردن قالب بندي سلول كافي است سلول يا سلولهاي مورد نظر را انتخاب كرده سپس از منوي Edit زير منوي Clear ، گزينه Formatting را انتخاب مي كنيم . با انجام اين كار فقط قالب بندي سلل پاك مي شود و اطلاعات داخل سلول پاك نمي شود . ولي اگر A11 را انتخاب كنيم هم قالب بندي پاك مي شود و هم اطلاعات داخل سلول .

[مژگان]

ما ميتوانيم ليست موجود را بر اساس هر يك از ستونهاي آن به صورت صعودي يا نزولي مرتب كنيم. براي اين كار كافي است به يكي از دو روش زير عمل كنيم :

روش اول :

1- يك سلول از ستوني را كه ميخواهيم ليست بر اساس آن مرتب شود انتخاب ميكنيم.
2- براي مرتب سازي صعودي از آيكون Sort Ascending ( ) و براي مرتب سازي نزولي از آيكون Sort Descending ( ) در نوار ابزار Standard استفاده ميكنيم.

نکته

بايد توجه داشته باشيم كه در اين حالت نبايد يك ستون انتخاب شود بلكه فقط يك سلول از ستوني كه ميخواهيم بر اساس آن ليست مرتب شود را انتخاب ميكنيم.

روش دوم :

1- كل جدول يا يك سلول از جدول را انتخاب ميكنيم.
2- منوي Data را انتخاب ميكنيم.
3- گزينه Sort را انتخاب ميكنيم.
4- پنجره اي باز ميشود كه بايد قسمتهاي زير را با توجه به نياز در آن پر كنيم :

الف- Sort By : در اين كادر ستوني را كه ميخواهيم ليست بر اساس آن مرتب شود ، انتخاب ميكنيم.
ب- Then By : در اين كادر ستوني را تعيين ميكنيم كه اگر اطلاعات ستوني که در کادر اول مشخص شده براي مرتب سازي مانند هم بود ليست بر اساس اين ستون مرتب شود.
ج- Ascending : با انتخاب اين گزينه ليست به صورت صعودي مرتب ميشود.
د- Descending : با انتخاب اين گزينه ليست به صورت نزولي مرتب ميشود.
هـ- My List Has : در اين قسمت دو گزينه Header Row ، و No Header Row وجود دارد. اگر Header Row انتخاب شده باشد هنگام باز شدن پنجره Sort كل ليست به غير از سطر اول كه سطر عنوان است انتخاب ميشود و در كادر هاي Sort By , Then By عناوين قرار ميگيرند. ولي اگر No Header Row را انتخاب كنيم هنگام باز شدن پنجره Sort كل جدول حتي سطر اول كه سطر عنوان است انتخاب ميشود و در كادر هاي Sort by , Then By بجاي عناوين, نام ستونها قرار ميگيرند. در حقيقت در اين حالت عناوين جزء اطلاعات در نظر گرفته شده و در مرتب سازي شركت داده ميشوند.



قبل از چاپ بايد تنظيماتي بر روي فايل مثلاً سايز كاغذ ، حاشيه ها ، سر صفحه و پا صفحه ، طريقه چاپ و ... را تعيين كنيم. براي انجام اين تغييرات از Page Setup استفاده ميكنيم. براي فعال كردن Page Setup كافي است از منوي فايل ، Page setup را انتخاب كنيم. با انتخاب اين گزينه پنجره اي باز ميشود كه شامل Tab هاي زير است :

• Tab Page :

اين Tab شامل قسمتهاي زير است :
1- Orientation : در اين قسمت جهت قرار گرفتن متن در كاغذ را تعيين ميكنيم. Portrait براي چاپ عمودي يا Landscape براي چاپ افقي است.
2- Scaling : توسط اين قسمت ميتوانيم اندازه كاربرگ خروجي را بدون هر گونه تغيير بر روي نمايشگر بزرگ يا كوچك كنيم. اين قسمت شامل گزينه هاي زير است :

الف- Adjust to : ميتوانيم ميزان بزرگي را بر اساس درصدي از بزرگي تعيين كنيم. حداقل اين ميزان 10 و حداكثر ان 400 ميباشد.
ب- Fit to : در اين قسمت ميتوانيم تعيين كنيم كه اطلاعات ما در چند صفحه گنجانده شود.

3- Paper Size : اندازه کاغذ را ميتوان تعيين کرد.
4- Print Quality : قدرت تفکيک پذيري يا كيفيت چاپ را تعيين ميكنيم که واحد آن DPI(Dot Per Inch) است.
5- First Page Number : شماره گذاري را از صفحه مشخص شده شروع ميکند.


• Tab Margins :

توسط اينTab ميتوان حاشيه هاي صفحه ، سر صفحه و پا صفحه را تعيين كرد. اين Tab شامل قسمتهاي زير است :
1- Tab , Bottom , Left, Right : فاصله حاشيه هاي راست , چپ , پايين و بالا را تعيين ميکند.
2- From Edge : محل سر صفحه يا پاصفحه را تعيين ميکند ( بايد کمتر از حاشيه هاي بالا يا پايين باشد)
3- Center On Page : مرکز فعلي را به را به طور افقي يا عمودي نسبت به حاشيه ها تعيين ميکند.
4- Preview : پيش نمايش تنظيمات در اين محدوده نمايش داده ميشود.

• Tab Header/ Footer:

توسط اين Tab ميتوانيم سر صفحه و پا صفحه ها را وارد کنيم.
يک سر صفحه در بالاي صفحه و يک پاصفحه در پايين هر صفحه چاپ خواهد شد. عموماً نام شرکتها و عنوان گزارشها به عنوان سر صفحه مورد استفاده قرار ميگيرند. شماره صفحات و ساعت و تاريخ خروجيهايي هستند که عموماً به عنوان پاصفحه مورد استفاده قرار ميگيرند.

اين Tab شامل قسمتهاي زير است :

1- کادرهاي Header , Footer :
در اين کادر يک سري Header ها و Footer هاي آماده و متداول مثل شماره صفحه , نام کاربرگ، نام کاربر، تاريخ و ترکيب اين موارد وجود دارد که ميتوانيم با توجه به نياز يکي از آنها را انتخاب کنيم.

2- دکمه هاي Custom Header , Custom Footer :

توسط اين دکمه ها ميتواتنيم Header ها و Footer هاي شخصي ايجاد کنيم. با کليک بر روي اين دکمه ها پنجره اي باز ميشود که بايد محل استقرار پاصفحه يا سر صفحه را بوسيله ماوس انتخاب کرده ( يکي از سه قسمت Left, Center, Right). قسمت سمت چپ، چپ چين خواهد شد، محتواي قسمت مياني نسبت به ميانه قسمت تنظيم خواهد شد. و قسمت راست، راست چين خواهد شد. متن مورد نظر را در يکي از اين سه قسمت تايپ ميکنيم ( براي رفتن به خط جديد کليد Enter را بايد فشار داد).
دکمه هايي که در ميانه صفحه براي قالب بندي صفحه قرار داده شده اند عبارتند از :
Format Font : با فشردن اين دکمه پنجره Font باز شده و ميتوان فرمت نوشته ها را تغيير داد.

Insert Page Number : براي درج شماره صفحه

Insert Number Of Pages : براي درج تعداد صفحات

Insert Date : براي درج تاريخ جاري

Insert Time : براي درج زمان جاري

Insert Book Name :براي درج نام Book

Insert Sheet Name : براي درج نام کاربرگ


• Tab Sheet :

اين Tab شامل قسمتهاي زير است :
1- Print Area : ميتوانيم ناحيه اي از کاربرگ را براي چاپ انتخاب کنيم يا آدرس آن را تايپ کنيم.
2- Print Titles : در اين قسمت ميتوانيم يک سطر يا یک ستون را به عنوان سطر يا ستوني که ميخواهيم در تمامي صفحات به عنوان سطر یا ستون عنوان تکرار شود انتخاب کنيم.
3- Print : اين قسمت شامل گزينه هاي زير است :

الف- Gridline : به طور پيش فرض خطوط شطرنجي محيط Excel در نسخه چاپي ظاهر نميشود. براي ظاهر شدن اين شبکه کافي است اين گزينه را تيک بزنيم.
ب- Black and White : همه چيز را با رنگ سياه و زمينه سفيد چاپ ميکند. و رنگها بدون سايه خواهند بود.
ج- Draft Quality : با انتخاب اين گزينه قدرت تفکيک پذيري کمتر شده و زمان چاپ کاهش مي يابد.
د- Row And Column Heading : به طور پيش فرض عنوان سطر ها ( 1و2و3و... ) و عنوان ستونها ( A, B, C, …)در نسخه چاپي ظاهر نميشود. ولي اگر اين گزينه را تيک بزنيم اين عناوين در نسخه چاپي , چاپ ميشوند.
هـ- Comments : در اين فسمت ميتوانيم نحوه چاپ توضيحات را تعيين کنيم :

• None : توضيحات چاپ نميشوند.
• At End Of Sheet : در انتهاي هر Sheet توضيحات چاپ ميشوند.
• As Display on Sheet : در محلي که در Sheet قرار دارند چاپ ميشوند.
4- Page Order : ترتيب چاپ صفحه ها را براي کاربرگهاي چند صفحه اي انتخاب ميکیم.



بهتر است صفحات خروجي را بازبيني کرده و آنها را کنترل کنيم. براي مشاهده پيش نمايش چاپ به يکي از روشهاي زير عمل ميکنيم :

روش اول :

1- انتخاب منوي File
2- انتخاب Print Preview

روش دوم :

استفاده از آيکون Print Preview ( ) در نوار ابزار Standard.
با انتخاب Print Preview پنجره ای باز می شود که شامل گزینه های زیر است :

Next : صفحه بعد را نمايش ميدهد.اين گزينه در صورتي فعال است که يا بيشتر از يک صفحه داشته باشيم يا در صفحه آخر نباشيم.

Previous : صفحه قبل را نمايش ميدهد. اين گزينه در صورتي فعال است که يا بيشتر از يک صفحه داشته باشيم يا در صفحه اول نباشيم.

Zoom : بزرگ نمايي صفحه را در هر قسمت که کليک کنيم داریم و همچنین مجدداً بازگشت به بزرگنمایی قبل با کليک مجدد .

Print : کادر مکالمه Print را نمايش ميدهد.

Set up : کادر مکالمه Page Set up را نمايش ميدهد.

Margins : ويژه نمايش خطوط حاشيه صفحه ، سر صفحه و پا صفحه ميباشد. در اين حالت با Drag کردن خطوط ميتوان حاشيه را تنظيم کرد. اين تنظيم حالت دستي دارد و براي تنظيم دقيق از همان Tab: Margins در Page Setup استفاده ميکنيم.

Page Break Preview : با فشردن اين دکمه فايل به تفکيک صفحات نمايش داده ميشود. در اين حالت مرز هر صفحه و اطلاعاتي که در آن صفحه قرار دارد نمايش داده ميشود.

Close : پنجره Preview را بسته و ما را به کاربرگ بازميگرداند.

براي چاپ کاربرگ به يکي از روشهاي زير عمل ميکنيم :

روش اول :

1- انتخاب منوي File
2- انتخاب گزينه Print

روش دوم :

فشردن کليد هاي Ctrl + P

روش سوم :

استفاده از آيکون Print در نوار ابزار Standard
اگر به يکي از دو روش اول و دوم عمل کنيم پنجره اي باز ميشود که شامل گزينه هاي زير است :
1- Print What : در اين قسمت تنظيماتي در مورد خود پرينتر انجام ميدهيم.
2- Page Range : در اين قسمت محدوده صفحاتي که ميخواهيم چاپ کنيم را مشخص ميکنيم. اين قسمت شامل دو گزينه ميباشد :

الف- All : تمامي صفحات را چاپ ميکند.
ب- Pages : با استفاده از اين قسمت ميتوانيم تعدادي صفحه را از بين صفحات چاپ کنيم. براي اين کار شماره صفحه شروع را مقابل From و شماره صفحه پاياني را مقابل To مينويسيم.

3- Print What : توسط اين قسمت ميتوانيم محدوده چاپ را تعيين کنيم. اين قسمت شامل سه گزينه زير ميباشد :

الف- Selection اگر بخواهيم تعدادي خاص از سلول ها را چاپ کنيم سلولها را انتخاب کرده و سپس اين گزينه را انتخاب ميکنيم.
ب- Active Sheet : Sheet جاري را چاپ ميکند.
ج- Entire Work book : Book جاري را چاپ ميکند.

4- Copies : اين قسمت شامل گزينه هاي زير است :

الف- Number Of Copies : با تايپ يک عدد مشخص ميکنيم که از هر صفحه چند کپي گرفته شود.
ب- Collate : اگر اين گزينه تيک داشته باشد در هر بار چاپ ابتدا از تمامي صفحات يک نسخه پرينت ميگيرد و بعد دوباره سراغ سري بعد ميرود. يعني يک نسخه ديگر از تمامي صفحات پرينت ميگيرد تا زماني که به تعداد کپي هايي که در پنجره Copies تعيين کرده ايم پرینت گرفته شود. در صورتي که اين گزينه تيک نداشته باشد به تعداد باري که در کادر Copies تعيين کرده ايم از صفحه 1 کپي ميگيرد سپس به همان تعداد از صفحه 2 کپی ميگیرد و الي آخر .

[مژگان]

كار روي Sheet هاي كاري :



نامگذاري Sheet ها :

وقتي كار پوشه اي را باز مي كنيم . كاربرگها حاوي نامهاي پيش فرض Sheet 1, Sheet 2 , … هستند . براي نامگذاري Sheet ها مي توان تا حداكثر 21 كاراكتر استفاده كرد . به جز كاراكترهاي / . \ . * . ؟ . [ . ] بقيه كاراكترها مجاز مي باشند .

تغيير نام Sheet ها :

روش اول :

1- انتخاب Sheet

2- انتخاب منوي Format

3- انتخاب گزينه Sheet

4- انتخاب گزينه Rename

روش دوم :

1- راست كليك بر روي Sheet

2- انتخاب گزينه Rename

روش سوم :

دابل كليك بر روي Sheet

اضافه كردن Sheet ها :

روش اول :

1- انتخاب Sheet كه مي خواهيم Sheet جديد قبل از آن قرار گيرد.

2- انتخاب منوي Insert

3- انتخاب گزينه Work Sheet

4- OK

روش دوم :

1- راست كليك بر روي Sheet هايي كه مي خواهيم Sheet جديد قبل از آن قرار گيرد .

2- انتخاب گزينه Insert

3- انتخاب گزينه Work Sheet

4- Ok

حذف Sheet ها :

روش اول :

1- انتخاب Sheet

2- انتخاب منوي Edit

3- انتخاب كزينه Delete Sheet

روش دوم :

1- راست كليك بر روي Sheet

2- انتخاب گزينه Delete




روش اول :

1- انتخاب Sheet

2- انتخاب منوي Edit

3- انتخاب گزينه move or copy sheet

4- در پنجره باز شده در كادر Before sheet نام Sheet هايي را كه مي خواهيم اين Sheet قبل از آن قرار گيرد انتخاب مي كنيم يا اگر مي خواهيم به انتها انتقال دهيم ، Move to end را انتخاب مي كنيم .

5- OK

روش دوم :

1- راست كليك بر روي Sheet

2- انتخاب گزينه Move or Copy

3- در پنجره باز شده در كادر Before Sheet نام Sheet يي را كه مي خواهيم اين Sheet قبل از آن قرار گيرد انتخاب مي كنيم .

4- OK

كپي كردن Sheet ها در يك پوشه :

مانند انتقال Sheet ها مي باشد فقط كافي است در انتها در كنار Create a copy تيك بزنيم .

انتقال یک Sheet از book هائی به book ديگر :

1- راست كليك بر روي Sheet

2- انتخاب گزینه move or copy sheet

3- در كادر To Bookنام فايل مورد نظر را كه مي خواهيم Sheet را به آن انتقال دهيم انتخاب مي كنيم .

4- در قسمت Before Sheet هم نام Sheet هايي راكه مي خواهيم Sheet انتقالی قبل از آن قرار گيرد ، انتخاب مي كنيم .

5- OK

كپي كردن Sheet هاي از يك كار پوشه به كار پوشه ديگر :

تمام مراحل ماند انتقال است فقط در كادر Create a copy تيك مي زنيم .

تذكر : بايد توجه داشته باشيم كه Book ئي كه مي خواهيم فايل را به آن منتقل يا كپي كنيم حتما باز باشد .



يكي از مفيدترين ويژگيهاي برنامه Excel ، قابليت پر كردن داده هاي متوالي بصورت خودكار مي باشد . كه به اين عمل Auto fill گويند . داده هاي متوالي مي توانند مجموعه اي از داده ها بصورت 1و2و3و4 ..... يا 10و20و30.... يا از حروف A,B,C,…. تشكيل شده باشند . همچنين مي تواند تاريخ يا روزهاي هفته يا ماههاي سال باشند. حتي مي توان مجموعه اي از داده اي خاص را تعريف كرد .

براي اين كار مراحل زير را انجام مي دهيم .

1- چند نمونه اوليه از مقادير متوالي مزبور را در سلولهای متوالی مي نويسيم .

2- اين مقادير را انتخاب مي كنيم .

3- مكان نماي ماوس را به گوشه پايين سمت راست قسمت انتخابي مي آوريم تا به شكل (+) در آيد. به اشاره گر ماوس در اين حالت Fill Handle مي گوييم .

4- حال به طرف پايين يا راست Drag مي كنيم .

5- به اين ترتيب با رها كردن كليد ماوس خانه هاي مورد نظر با مجموعه داده هاي متوالي پر مي شوند .


اصطلاح: به اشاره گر ماوس در حالت auto fill, fill hand گفته می شود.

ايجاد ليست جديد خودكار :

اگر براي حروف الفبا Auto fill را اجرا كنيم ، پر كردن خودكار انجام نمي شود . چون حروف الفبا جزء ليستهاي آماده نيست پس بايد ايجاد شود . براي ايجاد ليست جديد مراحل زير را انجام مي دهيم :

1- انتخاب منوي Tools

2- انتخاب گزينه Options

3- انتخاب Custom list : tab

4- انتخاب New list در كادر Custom list

5- تايپ اطلاعات در قسمت List entries (بعد از وارد كردن هر اطلاعات Enter مي كنيم . )

6- انتخاب دكمه add

7- Ok


ايجاد يك ليست خودكار بر اساس ليست موجود در صفحه :

اگر ليستي بر روي صفحه داشته باشيم و بخواهيم بصورت ليست دائمي در آوريم بايد مراحل زير را انجام دهيم :

1- انتخاب منوي Tools

2- انتخاب گزينه Option

3- انتخاب Custom list : tab

4- روي دكمه Collapse dialog () كه در انتهاي كادر فهرست Cells Import list form قرار دارد Click مي كنيم . تا پنجره مينيمايز شود.

5- انتخاب ليست در صفحه

6- روي دكمه Collapse Dialog () كه در انتهاي كادر فهرست Cells Import list form قرار دارد Click مي كنيم . تا Resizeشود.

7- انتخاب دكمه Import

8- OK

نكته :

اصطلاحا به icon اي که در انتهای برخی از text box ها قرار دارد callaps dialog گفته می شود. مي توانيم بجاي انجام مراحل 4و5و6 در كادر Import ، آدرس سلولهايي كه ليست در آنها قرار دارد را تايپ كنيم .




مي توانيم ليستهايي را كه ايجاد كرده ايم ويرايش كنيم . يعني اطلاعاتي را حذف كنيم . ويرايش كنيم يا اضافه كنيم . براي اين كار مراحل زير را انجام مي دهيم :

1- انتخاي منوي Tool

2- انتخاب گزينه Option

3- انتخاب Custom list : tab

4- انتخاب ليست مورد نظر در كادر Custom list

5- كليك در محل مورد نظر در كادر Entries List

6- ويرايش متن

7- OK

پاك كردن ليست خودكار :

اگر بخواهيم يك ليست خودكار راحذف كنيم تا ديگر پر كردن خودكار بر روي آن عمل نكند مراحل زير را طي مي كنيم :

1- انتخاب منوي Tools

2- انتخاب گزينه Option

3- انتخاب Custom list : tab

4- انتخاب ليست مورد نظر در كادر Custom list

5- انتخاب گزينه delete

6- Ok

نكته :

لیست های آماده شده توسط email قابل حذف نیستند.

غير فعال كردن Auto fill :

Auto fill بطور خودكار فعال است . جهت غير فعال نمودن آن مراحل زير را طي مي كنيم:

1- انتخاب منوي Tools

2- انتخاي منوي Options

3- انتخاب Tab: edit

4- كادر انتخاب Allow cell drag and drop را غير فعال مي كنيم .

5- OK

فعال كردن پنجره ي توابع :

ما مي توانيم اعمال رياضي ، منطقي و ديگر توابع را در Excel داشته باشيم . براي استفاده از توابع Excel به يكي از روشهاي زير عمل مي كنيم :

1- بر روي ، Paste function در خط فرمول ، كليك مي كنيم .

2- در پنجره ي باز شده در قسمت Select a category نوع تابع را مشخص مي كنيم . كليه ي توابع در 8 دسته طبقه بندي شده اند و در دسته ي All همه توابع قرار دارند ( اگر گروه تابع را ندانيم مي توانيم آنرا در All پيدا كنيم ) و در دسته ي Most Recently used توابعي كه به تازگي از آنها استفاده شده است قرار دارند .

8 گروه طبقه بندي شده عبارتند از :

- Financial : براي توابع

- Date & Time : براي توابع مربوط به تاريخ و زمان

- Math & trig : براي توابع مربوط به رياضي

- Statistical : براي توابع مربوط به آماري

- Lookup & Reference : براي توابع جستجويي و توابعي كه نياز به جداول مرجع دارند .

- Database : براي توابع مربوط به پايگاه داده

- Text : براي توابع متني

- Logical : براي توابع منطقي

- Information : براي توابع اطلاعاتي

3- در قسمت Select a function تابع را مشخص مي كنيم .

4- در پنجره اي كه باز مي شود به دو طريق مي توانيم عمل كنيم :

الف ) در كادر Number1 ، محدوده ي آدرس اعداد را وارد مي كنيم . براي وارد كردن محدوده ي آدرس كافي است ابتدا آدرس اولين خانه ي محدوده را وارد كرده ، سپس عملگر آدرس ( : ) را تايپ كنيم و بعد آدرس آخرين سلول محدوده را وارد مي كنيم . همچنين مي توانيم بر روي Collapse Dialog اين كادر كليك كرده و محدوده را با Drag انتخاب كنيم .

ب ) در هر كادر يك آدرس وارد كنيم . براي اين كار در كادر اول آدرس اولين سلول را تايپ كرده بر روي كادر دوم كليك كرده ، آدرس دومين سلول را تايپ مي كنيم و الي آخر ... معمولا زماني از اين روش استفاده مي كنيم كه سلولها پراكنده باشند .

5- بر روي دكمه ي OK كليك مي كنيم .

روش دوم :

1- منوي Insert را انتخاب مي كنيم.

2- زير منوي Function را انتخاب مي كنيم.

3- بقيه مراحل مانند مرحله 2 به بعد روش اول است.

روش سوم:

1- در خانه تابع را همراه با آرگومانهاي آن تايپ مي كنيم. ( توابع و آرگومانهايش در قسمت بعد توضيح داده شده اند. )

2- اگر قبل از آن = گذاشته باشيم كه Enter مي كنيم در غير اين صورت بر روي = در نوار فرمول Click مي كنيم.

روش چهارم:

1- در يك خانه (خانه اي كه مي خواهيم حاصل نوشته شود) علامت = را تايپ مي كنيم يا علامت = در خط فرمول را مي زنيم.

2- در كادر اول نوار فرمول ( Name Box ) توابع ظاهر مي شوند، كافي است بر روي drop down آن Click كنيم تا همه توابع را ببينيم. تابع مورد نظر را انتخاب مي كنيم.

3- بقيه مراحل مانند مرحلة 4 به بعد روش اول است.


- تابع مجموع (SUM ) :

براي فعال كردن اين تابع يا آنرا تايپ كرده يا به يكي از روشهاي گفته شده در بالا عمل مي كنيم. در پنجره Function Category گروه Math & Trig را انتخاب مي كنيم و در پنجره Function name ،SUM را انتخاب مي كنيم فرمت كلي اين دستور به شكل زير است: ( از اين دو فرمت زماني که بخواهيم فرمول را تايپ کنيم استفاده ميکنيم. )

الف : Sum-number1:number2

ب : Sum-number1;number2;…

نكته :

معمولا براي زماني كه اطلاعات در سلولهاي مجاور باشند از فرمول اول و اگر اطلاعات در سلولهاي غير مجاور و پراكنده باشند از فرمول دوم استفاده مي كنيم .

2- تابع ميانگين Average :

از اين تابع براي محاسبه ي ميانگين استفاده مي شود . اين تابع جزو گروه Statistical است . شكل كلي آن بصورت زير است :

الف : Average-number1;number2;…

ب : Average -number1:number2



3- تابع ماكزيمم (Max) :

از اين تابع براي پيدا كردن ماكزيمم چند مقدار استفاده مي كنيم . اين تابع نيز جزء گروه Statistical است و شكل كلي آن به صورت زير است :

الف : Max-number1;number2;…

ب : Max-number1:number2



4- تابع مينيموم (Min) :

از اين تابع براي محاسبه ي ميانگين اعداد استفاده مي شود و جزء توابع گروه Statistical مي باشد . شكل آن به صورت زير است :

الف : Min-number1;number2;…

ب : Min-number1:number2

5- تابع شمارنده (Count) :

از اين تابع براي شمارش تعداد خانه هاي پر شامل اعداد استفاده مي شود . اين تابع نيز جزء توابع گروه Statistical مي باشد و فرم كلي آن بصورت زير است :

الف : Count-value1;value2;…

ب : Count-value1:value2

6- تابع Round :

از اين تابع براي گردكردن اعداد استفاده مي شود و جزء توابع گروه Trig & Math مي باشد و شكل كلي آن بصورت زير است :

Round -&number;num_degits

قسمت Number براي معرفي عدد و قسمت Num_degitis معرف تعداد ارقامي است كه بايد گرد شوند ، Excel هنگام گرد كردن نگاه به اولين رقم حذفي مي كند اگر كوچكتر از 5 بود كه خود عدد را مي نويسد ولي اگر بزرگتر از 5 بود يك رقم به آخرين رقم باقيمانده اضافه مي كند.

Auto sum : توسط اين دستور مي توانيم تعدادي خانه را با هم جمع كنيم . در اين حالت كافي است در خانه اي كه مي خواهيم جواب درآن نوشته شود ، كليك كرده و سپس بر روي آيكن Autosum از نوار ابزار Standard كليك كنيم . Excel خانه هاي در محدوده ي خانه ي انتخابي براي جواب را در نظر مي گيرد و مجموع آنها را حساب مي كند و خانه هاي انتخاب را به ما نشان مي دهد . اگر اين خانه ها مورد نظر ما نبودند ، خودمان محدوده را انتخاب مي كنيم .



درExcel دو مدل آدرس دهي به نامهاي : آدرس دهي مطلق و آدرس دهي نسبي داريم.

آدرس دهي نسبي :

فرض كنيد سلولهاي Excel را به صورت زير پر كرده ايم :







در سلول B1 فرمول A1+A2 را مي نويسيم .اگر اين فرمول را copy كرده و در سلول B2 .Paste كنيم و يا با استفاده از Auto fill محتواي سلولهاي B2 تا B4 را پر كنيم .اعداد 5و7و4 به ترتيب براي سلولهاي B2 تا B4 ظاهر ميشوند. حال ميخواهيم بدانيم اين اعداد از كجا بدست آمده اند. وقتي ما در سلول B1 فرمول A1+ A2 را تايپ ميكنيم، در حقيقت سلول سمت چپي و يك سلول پايين آن با هم جمع ميشوند. پس براي سلول B2 ، سلول سمت چپي ( A2 ) و سلول پاييني آن ( A3) با هم جمع ميشوند كه جواب 5 ميشود. براي سلولهاي بعدي هم به همين ترتيب محاسبات انجام ميشود. به اين نوع آدرس دهي ، آدرس دهي نسبي گفته ميشود چون نسبت به مكان هر سلول ، فرمول سلول عوض ميشود و در حقيقت فرمول درون سلول B2 ، A2+A3 ميشود.




در اين آدرس دهي با كپي كردن فرمول در هر سلولي ، فرمول عوض نمي شود.

فرض كنيد ميخواهيم حقوق افراد يك اداره را حساب كنيم. حقوق با استفاده از فرمول زير حساب ميشود ( حقوق پايه * 7% - حقوق پايه = حقوق ) حقوق پايه را در ستون B مينويسيم. براي محاسبه حقوق ميتوانيم در سلول C1 فرمول B1-B1*7%= را بنويسيم و براي تمام افراد Auto fill كنيم. در اين حالت در حقيقت از آدرس دهي نسبي استفاده كرده ايم. ولي فرض كنيد كه درصد ماليات عوض شده و 10% شود. حالا بايد دوباره فرمول جديدي در سلول C1 نوشته و مجدد Auto fill كنيم. براي اينكه نخواهيم در هر بار عوض شدن درصد ماليات فرمول را عوض كنيم ميتوانيم درصد ماليات را در سلول جدا نوشته و از آدرس آن در فرمول استفاده كنيم. پس مثلاً در سلول A1 عدد 7% را مينويسيم و در سلول C1 فرمول B1-B1*A1 را مينويسيم حال Auto fill ميكنيم. ولي ميبينيم كه براي بقيه سلولها جواب همان حقوق پايه مي شود. چرا؟

چون با آدرس دهي نسبي ميخواهد عمل كند و چون در سلول C1 فرمول B1-B1*A1 بوده ، براي C2 فرمول B2-B2*A2 ميشود كه مقدار A2 صفر است. پس جواب همان مقدار حقوق پايه ميشود. براي رفع اين مشكل بايد سلول A1 ثابت شود. يعني در تمام فرمولها A1 در ستون حقوق پايه ضرب شود. در اين حالت از آدرس دهي مطلق استفاده ميكنيم. براي ثابت كردن سطر يا ستون در كنار حرف ستون يا عدد سطر علامت $ ميگذاريم. اگر بخواهيم سلول را ثابت كنيم در كنار حرف ستون و عدد سطر هر دو علامت $ ميگذاريم. يعني در سلول C1 مينويسيم : B1-B1*$A$1

[مژگان]

ضرورت استفاده از رایانه در بخشهای مختلف فعالیتهای روزمره، به نحوی فراگیر شده که به صراحت می توان گفت جزء لاینفک چرخه فعالیت همه سازمانها، نهادها و شرکتها و حتی اشخاص حقیقی شده است. در این میان فرآیند عملیات حسابرسی نیز جزء این جریان بوده است. عواملی از قبیل برنامه های حسابرسی مورد استفاده در عملیات حسابرسی که توسط مدیران و سرپرستان ارشد و در آغاز هر کار تهیه می گردد، دستورالعملهای حسابرسی و بخشهای تجدید نظر شده آن که توسط سازمان حسابرسی در طی چندین سال ارائه گردیده، ورود رایانه بر حیطه فعالیت حسابداری و آشنا شدن بیچون و چرای حسابداران و حسابرسان، استفاده از تجربیات منحصر به فرد حسابرسان در ضمن کار، و از طرف دیگر، دغدغه فکری شرکای مؤسسات حسابرسی برای ارائه با کیفیت گزارش حسابرسی همراه با کاهش ریسک حسابرسی و هزینه های انجام کار و پرداخت کارانه به پرسنل، باعث گردید تا برای اهداف مورد نظر و در جهت بهبود روشهای مقدماتی حسابرسی و صرفه جویی در زمان مصرف شده و هزینه های آن و همچنین ارائه سرویسهای مطلوب به واحد مورد رسیدگی، مقاله زیر به منظور آشنایی کلیه همکاران در مؤسسات حسابرسی با دستاورد جدیدی که در طی چند سال اخیر در موسسه حسابرسی امجد مورد استفاده و تجربه قرار گرفته است ارائه شود .

استفاده از کاربرگهای حسابرسی تحت اکسل (Excel) در عملیات حسابرسی و تهیه صورتهای مالی اولیه

استفاده از کاربرگهای نهائی، اصلی و فرعی در انجام حسابرسی قطعی بوده و باید تهیه گردد. آوردن اقلام نهائی شده سال قبل، انتقال و نوشتن اقلام طبق دفاتر و تراز آزمایشی در ستون سال مورد رسیدگی، انجام اصلاحات و تعدیلات، نقل مانده تراز آزمایشی اصلاح شده پس از صدور اسناد اصلاحی، انجام اصلاحات طبقه بندی شده و تهیه مانده نهائی، عطف گذاری کاربرگهای اصلی و فرعی بهم دیگر و تهیه کاربرگهای نهایی اقداماتی است که گروه حسابرسی زمان قابل ملاحظه ای برای تهیه آن صرف می کنند. کاربرگ نهایی مبنایی برای کنترل صورتهای مالی و یا تهیه آن برای واحد مورد رسیدگی است. صدور اسناد اصلاحی پس از تهیه کاربرگها توسط صاحبکار و اصلاح کاربرگهای فرعی تا نهایی، از مشکلاتی است که صبر و حوصله حسابرسان را کاهش میدهد. از طرفی بجای صرف وقت برای رسیدگی و تهیه گزارش در شرایطی که زمان کوتاهی به برگزاری مجامع باقی مانده است، روحیه افسردگی را در حسابرسان افزایش میدهد. این موضوع در کلیه کارها و در طول چهار ماه بارها و بارها تکرار میشود و پس از تیر ماه خستگی مفرطی در روح حسابرسان باقی میگذارد. با انجام روشی که در زیر توضیح داده می شود، حدود 30 درصد از زمان حسابرسی را که عملاð تلف میشد، کاهش داده میشود. اینک مراحل انجام کار به اختصار توضیح داده میشود:

1. فرمت کلیه کاربرگهای نهایی، اصلی و فرعی تحت نرم افزار اکسل طراحی گردد.

2. کلیه کاربرگها عطف گذاری شده و مانده مندرج در کاربرگهای فرعی به کاربرگ اصلی و از کاربرگهای اصلی به نهایی لینک شود. بنابراین با کوچکترین تغییر در ارقام کاربرگهای فرعی، کاربرگ اصلی و نهایی اصلاح میگردد.

3. در اولین سال انجام این پروژه، مانده اقلام نهایی سال قبل در کاربرگهای فرعی باید وارد گردد. لیکن در دومین سال اجرا، از مانده�های نهایی کاربرگهای سال قبل کپی برداری می شود. بنابراین زمان تهیه کاربرگها با مانده نهایی سال قبل به حداقل زمان ممکن(کمتر از یک ساعت) کاهش می یابد.

4. وارد کردن اقلام تراز آزمایشی در سطح تفصیلی در کاربرگهای فرعی به دو روش امکان دارد. در روش اول، اقلام تراز آزمایشی در کاربرگهای طراحی شده تحت نرم افزار اکسل، وارد شود که در سال اول با نوشتن در کاربرگ از نظر صرف وقت تفاوتی ندارد. لیکن بلافاصله این اعداد در ستون مانده نهایی کاربرگهای فرعی، و جمع آن در اصلی و نهایی جای میگیرد. در روش دوم با استفاده از تمهیدات نرم افزار نویسی می توان، از بانک اطلاعاتی نرم افزار حسابداری شرکت استفاده کرد و اقلام تراز آزمایشی همراه با کد و عنوان حساب را وارد کاربرگهای فرعی نمود. فقط زمان اندکی برای ویرایش و دسته بندی آن باید صرف شود.

5. ثبت اسناد اصلاحی و یا اصلاحات طبقه بندی به این شیوه عمل می گردد که ابتدا سند اصلاحی و یا اصلاح طبقه بندی در پایین ترین سطح کاربرگهای فرعی وارد شود. سپس به صورت خودکار همراه با شماره سند در کنار مبلغ اصلاحی در کاربرگهای فرعی دیگر و اصلی عمل شود. سیستم، اختلافات تراز و یا عدم ثبت طرف دیگر سند اصلاحی را به ما گوشزد مینماید.

6. در پایان مانده نهایی کاربرگهای فرعی، اصلی و نهایی بر روی فرمت پیش نویس صورتهای مالی خام می نشیند. در این هنگام صورتهای مالی آماده ویرایش و جمله نویسی میگردد. همچنین صورتهای مالی در هر لحظه از مراحل رسیدگی و بستگی به تکمیل کار، آماده ویرایش میباشد.

7. در طول عملیات حسابرسی، کاربرگها بر روی رایانه اختصاصی حسابرس ارشد در حال نمایش و استفاده سایر حسابرسان است. آنها عطفهای رسیدگی خود را در قسمت تعبیه شده وارد مینمایند و در پایان عملیات حسابرسی، یک نسخه از کاربرگهای نهایی چاپ میشود و در بخشهای مربوط به خود در پرونده جاری امضا و بایگانی میشود. همچنین یک نسخه از کاربرگها بر روی دیسکت و یا سی�دی در فایل پرونده جاری بایگانی میشود.

دسترسی سریعتر به پرونده دائمی

افزایش سالانه مدارک پرونده دائمی وحجیم شدن پرونده ها، اشغال فضای دفتر کار مؤسسات حسابرسی بدلیل بایگانی پرونده های دائمی و پرونده های جاری، فرسوده شدن مدارک پرونده دائمی در سنوات متمادی بدلیل استفاده از آن و یا بایگانی در هوای نامطلوب انبارهای مؤسسات، باعث گردید روش زیر را (تحت عنوان پروژه رایانه ای پرونده های دائمی) به کلیه موسسات پیشنهاد دهیم:

1. کلیه مدارک مورد لزوم و قابل استفاده شرکتی که طی چندین سال حسابرسی شده، تفکیک گردد و مدارک مازاد بر استفاده در قسمت آخر پرونده دائمی بایگانی و بر روی کاربرگ خلاصه مدارک در قسمت آخر تهیه شود.

2. کلیه مدارک اسکن گردیده و سپس با استفاده از برنامه طراحی شده (با استفاده از چندین نرم افزار) کلیه مدارک اسکن شده در دیوایدرهای جداگانه رایانه ای بایگانی شود.

3. در هر دیوایدر رایانه ای عنوانها و توضیحات ضروری تهیه گردد. با کلیک کردن به روی هر کدام از آنها به مشاهده مدارک اسکن شده پرداخته میشود. به طور مثال در روی دیوایدر شماره 2 دائمی، یکی از عناوین، اساسنامه و خلاصه ای از آن میباشد. با کلیک کردن بر روی این عنوان به صفحه خلاصه اساسنامه لینک میشویم. در این صفحه خلاصه مفاد اساسنامه تایپ و شماره گذاری گردیده است. سپس پس از کلیک کردن روی خلاصه هر ماده به بند تفصیلی اساسنامه که اسکن گردیده لینک میشویم. همچنین مشاهده کل اساسنامه امکان پذیر است. در خصوص خلاصه صورت جلسات هیأت مدیره که باید توسط سرپرست حسابرسی تهیه گردد، جدولی در ابتدا طراحی می شود که مشخصات جلسات هیأت مدیره (شامل زمان برگزاری، شماره جلسه، تیتر موضوعات و یا خلاصه مصوبات، اعضای شرکت کننده) در آن درج شود، سپس با کلیک نمودن بر روی تاریخ یا شماره جلسه و یا موضوع جلسه به اصل صورتجلسه اسکن شده لینک میگردیم.

4. حجم کار برای حذف پرونده دائمی و استفاده از رایانه برای مؤسسات زیاد و پر هزینه است، لیکن دارای مزایای زیر میباشد:

-- در شروع عملیات حسابرسی یک نسخه از پرونده دائمی به صورت سی دی بر روی نوت بوک سرپرست حسابرسی نصب و یا به او تحویل داده میشود تا در رایانهای که در واحد مورد رسیدگی در اختیار گروه حسابرسی قرار گرفته، نصب شود. اعضای تیم حسابرسی، حسب مورد و البته بستگی به سرفصل حساب مورد رسیدگی و به منظور به روز نمودن پرونده، با مشاهده سی دی، اطلاعات مورد نیاز خود را از واحد مورد رسیدگی درخواست می نمایند.

-- تکمیل پرونده دائمی شامل اخذ مدارک از جمله اصلاحات اساسنامه، صورت جلسات هیأت مدیره و مجامع، اسناد مالکیت جدید و غیره میباشد که تمامی آنها اخذ و به دو شیوه با آن برخورد میشود. اگر امکانات واحد مورد رسیدگی مناسب باشد، مدارک اسکن میشود و توسط سرپرست به داخل برنامه اضافه میگردد. و یا زونکن مدارک جدید به دفتر مرکزی ارسال میشود تا واحد پشتیبانی مؤسسه سریعاð اقدام به اسکن و تکمیل پرونده مینماید.

-- مدیر حسابرسی پس از اتمام کار جهت مطالعه پرونده دائمی از نسخه نهایی شده بر روی رایانه دفتر مرکزی استفاده میکند.

-- بایگانی پروندههای دائمی که به طور متوسط سه عدد زونکن و برای هر شرکت میباشد حذف می گردد و فضایی از مکان اندک موسسات را اشغال نمی نماید. همچنین اطلاعات شرکتها همیشه بر روی سرور مؤسسه موجود است و از فرسوده شدن آن جلوگیری میشود.

-- در صورت واگذاری کار به دیگر موسسات، امکان ارسال یک نسخه از پرونده دائمی به صورت سی دی مناسبتر میباشد. و بنابر این سابقه واحد مورد رسیدگی در موسسه باقی میماند.

پاسخگوئی به وضعیت تأییدیه ها، نیاز اساسی واحد مورد رسیدگی

یکی از مشکلاتی که در حین عملیات حسابرسی با آن برخورد می گردد، علی الخصوص جهت شرکتهای بزرگ، تماس و مراجعه آنها به دفتر موسسات، قبل از شروع کار و یا در حین رسیدگی به دفتر حسابرسان مستقر در واحد مورد رسیدگی به منظور اطلاع از تعداد تأییدیه های پاسخ داده شده و میزان مغایرت آنها می باشد. این وضعیت دائمی مخصوصا در ترافیک 4 ماهه اول سال، برای حسابرسان خسته کننده است. از طرفی جمع بندی تأییدیه ها و نوشتن بند حسابرسی آن، یکی از مواردی است که گروه حسابرسان به دلیل تغییر لحظه به لحظه تائیدیه های واصله از مسئولیت آن شانه خالی میکنند. معمولا حسابرسی که درگیر این کار میشود باید تا انتها و جلد نمودن گزارش همراه مدیر فنی باشد. بنابراین روش زیر در قالب پروژه تائیدیه ها به کلیه موسسات پیشنهاد می گردد. پس از راه اندازی سایت اینترنتی مؤسسه قسمتی از صفحات وب را به مشتریان اختصاص دهید. مشتری با ورود رمز به صفحه مخصوص خود راه مییابد. از سوی دیگر گروه پشتیبانی در دفتر مرکزی مؤسسه کلیه اطلاعات تأییدیه های دریافتی را در جداولی که تحت اکسل تهیه شده است وارد مینمایند و در صورت لزوم اقدام به اسکن تائیدیه میشود و به ردیف جدول لینک میگرد. بنابراین تماس و یا حضور نماینده واحد مورد رسیدگی و تلف شدن وقت حسابرسان به حداقل می رسد. در جدول طراحی شده تحت اکسل ابتدا لیست تأییدیه های انتخابی و ارسالی توسط حسابرسان، توسط اپراتور و در بخشهای تفکیک شده تحت هر سرفصل حساب وارد میشود. در روزهای آغازین حسابرسی میتوان یک کپی از کاربرگهای تهیه شده تحت اکسل تهیه و اطلاعات اقلام تراز آزمایشی در ستون مانده طبق دفاتر را به جدول تأییدیه ها انتقال داد. پس از دریافت تأییدیه ها واحد پشتیبانی قبل از بایگانی نمودن اصل فرم تأییدیه در پرونده حسابرسی و یا ارسال برای گروه حسابرسی، آن را در جدول تأییدیه های هر شرکت وارد میکند. جدول به شکلی طراحی شود تا در وهله نخست، مانده تراز آزمایشی و مانده طبق تائیدیه را مقایسه نماید. در صورت وجود اختلاف، مبلغ مغایرت در ستون مغایرت نامشخص وارد میگردد. پس از ارائه اطلاعات از سوی واحد مورد رسیدگی، مغایرتها اصلاح میشود. ضمن آنکه سرپرست حسابرسی هم میتواند در محل واحد مورد رسیدگی اصلاحات مغایرات را راسا و در سایت اینترنتی وارد نماید. بنابراین کادر مالی واحد مورد رسیدگی از آخرین وضعیت نهایی تأییدیه ها در طول شبانه روز به صورت آماری و هم به صورت ریالی مطلع میگردند. همچنین گروه حسابرسی دغدغه تهیه بند حسابرسی تأییدیه ها را ندارد چرا که جدول نهایی توسط رایانه تهیه میشود.

[مژگان]

امکانات نرم افزار حسابداری ابتکار پرداز بشرح ذیل می باشد :

1 - این نرم افزار دارای بانک اطلاعاتی Sql server و زبان برنامه نویسی Delphi می باشد .

2 - امکان تعریف حسابها در 5 گروه شامل : گروه حسابها ، حساب کل ، حساب معین ، حساب تفضیلی 1 و حساب تفضیلی 2 .

3 - امکان ایجاد گروه حساب ، حساب کل و حساب معین ، هر کدام تا 4 رقم . یعنی در هر یک از سطوح حسابها میتوان از 1 تا 9999 کد مجزا تعریف نمود .

4 - امکان ایجاد حساب تفضیلی 1 و 2 ، هر کدام تا 8 رقم . بعبارتی می توان برای هر یک از حسابهای معین از 1 تا 999/999/99 کد مجزا تعریف نمود .

5 - امکان صدور سند افتتاحیه .

6 - امکان صدور سند اختتامیه .

7 - امکان ادغام اسناد حسابداری .

8 - امکان دوباره شماره گذاری اسناد .

9 - امکان تغییر کدهای درج شده در اسناد حسابداری براساس ( کل و معین و تفصیلی در کلیه اسناد حسابداری ) .

10 – امکان جستجوی اسناد حسابداری در فرم ویرایش اسناد حسابداری بر اساس پارامترهای زیر :

شماره سند حسابداری ، شماره عطف سند حسابداری ، تاریخ ، شرح هدر اسناد حسابداری و ... .

11 - امکان ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی در فرم ویرایش اسناد حسابداری .

تهیه گزارشات حسابداری شامل :

1 - دفتر روزنامه . 2 – دفتر کل 3 – دفتر معین 4 – دفتر تفضیلی 1 و 2

5 - تهیه گزارش اسناد بر اساس : شماره سند حسابداری ، تاریخ سند حسابداری ، شماره عطف اسناد حسابداری ، حساب کل ، حساب معین ، حساب تفضیلی 1 و 2 و ... .

6 - تهیه انواع چاپ گزارشات اسناد حسابداری بصورت : پله ای ، پیوسته ، گسسته .

7 - جستجوی اسناد حسابداری براساس : شماره سند ، تاریخ سند ، شماره عطف ، عبارات درج شده در جزئیات اسناد حسابداری ، جستجو بر اساس حساب کل و معین و تفضیلی 1 و 2 و ... .

8 - تهیه گزارش حسابهای مانده دار براساس : کل و معین و تفضیلی1 و 2 .

9 - مرور حسابها براساس : کل و معین و تفضیلی1 و 2 .

10 - تهیه ترازنامه .

11 - تهیه سود و زیان .

12 - گزارشات خروجی دارای خروجی اکسل می باشند .

امکانات برنامه :

1 - تهیه فایل پشتیبان . 2 - امکان بازیابی اطلاعات . 3 - ماشین حساب 4 - تعریف ثوابت ( پارامترهای برنامه ) . 5 - انتخاب دوره .

[مژگان]

ارائه تعريفي جامع براي ERP مشكل است. صاحب نظران تعاريف مختلفي براي ERP ارائه داده اند كه هر كدام جنبه هاي خاصي از اين سيستم را مورد توجه قرار مي دهد. شايد آشنايي با ويژگيها، قابليتها و كاركردهاي ERP در بخشهاي مختلف سازمان در آينده بتواند كمك خوبي براي شناخت كامل اين سيستم باشد اما در اين بخش براي اينكه بتوانيم زمينه هاي لازم را براي پرداخن به بخشهاي بعدي فراهم آوريم، تعاريف مختلفي را كه براي اين سيستم ارائه شده است، مورد بررسي قرار مي دهيم.

يكي از بهترين تعاريفي كه براي ERP وجود دارد عبارت است از:

" بسته نرم افزاری کاربردی ERP يک مجموعه از ماژولهای يکپارچه آماده راه اندازی از پيش طراحی شده و از پيش مهندسی شده ای است که تمام فرايندهای تجاری سازمان را پوشش می دهد.

دست يابي به حداكثر كارايی در پياده سازی اين نرم افزار با هماهنگ سازی آن با نيازهای سازماني، بسيار پيچيده است.ERP به سازمان براي فعاليت در محيطی يکپارچه از نظر اطلاعاتی و فرايند گرا و اطلاعات محور و بصورت Real-time كمك بسيار زيادی می كند."

در تعريف فوق نكات قابل توجهي وجود دارد كه قبل از پرداختن به ساير تعريف ها بهتر است آنها را مورد بررسي قرار دهيم.

تعريف بيانگر اين موضوع است كه ERP يك مجموعه يا يك Suit نرم فزاري است. در ادبيات فناوري اطلاعات و ارتباطات، Suit به مجموعه هاي نرم افزاري مستقل ولي مرتبط به يكديگري اطلاق مي شود كه براي دست يابي كه مقاصد خاصي طراحي شده اند. امكان تبادل سريع اطلاعات بين اين نرم افزارها و همساني محيط كاري در آنها، از مهمترين ويژگيهاي اين مجموعه هاست. اين مجموعه نرم افزارها هر كدام براي هدف خاصي طراحي شده اند. ولي در عين استقلال عملياتي، امكان تبادل اطلاعات در بين آنها به راحتي امكان پذير است و از سوي ديگر ساختار ظاهري و يا User interface در همه آنها بسيار به يكديگر شبيه است. ERP ها دقيقا چنين ويژگي را دارند يعني خود مجموعه اي از چندين نرم افزار مستقل ولي مرتبط به يكديگر هستند كه امكان تبادل اطلاعات در بين آنها به راحتي وجود دارد.

بلافاصله در همين تعريف بر ساختار ماژولار البته از نوع يكپارچه سيستم تاكيد شده است. ماژولها در ادبيات برنامه نويسي به مجوعه برنامه هاي مستقلي اطلاق مي شود كه در داخل برنامه هاي ديگر به اجرا در مي آيند. در تعريف ارائه شده براي ERP، منظور از ساختار ماژولار بيشتر استقلال بخشهاي مختلف برنامه از يكديگراست به اين معنا كه وجود برنامه ها يا نرم افزارها يا ماژولهاي مختلفي از جمله مالي و حسابداري، منابع انساني، برنامه ريزي و كنترل توليد و عمليات و ... در دل يك بسته ERP مانع از توسعه بخشهايي از ERP در سازمان نمي شود. بنابراين شما حتي مي توانيد به صورت انتخابي بخشهايي(ماژولهايي) از يك بسته نرم افزاري ERP را انتخاب و پياده سازي نماييد بدون اينكه نياز به پياده سازي تمامي بخشهاي آن باشد. ساختار ماژولار ERP اين امكان رابه شما مي دهد كه ماژولهاي مختلف را از تامين كنندگان مختلف تهيه و سپس مجموعه آنها را در كنار يكديگر قرار دهيد. البته رعايت استاندارهايي در توليد ERP از طرف تامين كنندگان و فروشندگان (vendor) نرم افزار باعث تسهيل در انجام اين كار شده است. در حال حاضر شركتهايي هستند كه كه بخشهاي مختلف ERP خود را حتي از بيش از 3 يا 4 تامين كننده تهيه كرده و سپس آنها را در كنار هم قرار داده اند.

يكپارچگي ماژولها در سيستم ERP به معاني مختلفي مي تواند باشد. يكپارچگي از لحاظ امكان افزودن ماژولهاي جديد، يكپارچگي از لحاظ پوشش دادن به تمامي فرايندهاي مورد نياز در يك بخش سازمان، يكپارچگي از لحاظ عدم تكرار برخي از فرايندها و يا حتي بخش يا بخشهايي از يك فرايند، يكپاچرگي از لحاظ اطلاعاتي و عدم تكرار داده ها در كل سيستم و.... اما آنچه كه مي توان از اين تعريف بصورت كلي استنباط نمود، پوشش كامل نرم افزار بر روي فرايندهايي است كه نرم افزار براي آنها پياده سازي مي شود. به عنوان مثال با پياده سازي ماژول حسابداري و مالي، تمامي فرايندهايي كه در واحد حسابداري و مالي سازمان تعريف شده اند، تحت پوشش قرار مي گيرند.

از پيش طراحي، آماده و مهندسي شده بودن ERP بيانگر بخشي ديگر از ويژگيهاي اين بسته نرم افزاري است. سيستمهاي ERP بر اساس بهترين فرايندهاي موجود يا Best Practice ها در بخشهاي مختلف صنعت طراحي شده اند. به اين معنا كه فرايندهايي كه در بسته هاي نرم افزاري ERP براي پشتيباني از روالهاي كليدي سازمان قرار گرفته است، بر اساس رويه هاي استانداري طراحي شده كه به تجربه ثابت شده بهترين راه براي انجام آن فرايند خاص است. به عنوان مثال رويه هاي حسابداري تعبيه شده در ماژول حسابداري و مالي اين سيستم از بررسي و تجزيه و تحليل سيستمهاي مالي سازمانهاي بسيار گرفته شده و در نهايت رويه اي ارائه شده كه آزمونهاي مختلف را پشت سر گذاشته و بهترين راه براي انجام آن فرايند است.

يكي از ويژگيهايي كه لازم است در اين بخش مورد توجه قرار گيرد، آماده بودن اين نرم افزار است. بسته نرم افزاري ERP بصورت آماده و از پيش طراحي شده با توجه به ويژگيهايي كه قبلا به آن اشاره شد در بازار موجود است و عرضه كنندگان مختلفي آن را در اختيار سازمانها قرار مي دهند. البته ERP عرضه شده توسط هر يك از آنها داراي ويژگيهاي خاص خود بوده و تفاوتهاي زيادي بين آنها وجود دارد. اين تفاوت بيشتر ناشي از پيش زمينه شركتهاي عرضه كننده ERP است. برخي از آنها پيش زمينه حسابداري و مالي خوبي دارند و به همين جهت ماژولهاي حسابداري و مالي عرضه شده توسط آنها از شهرت زيادي برخوردار است. برخي داراي زمينه توليدي هستند و برخي داراي زمينه تخصصي تهيه سيستمهاي اطلاعاتي منابع انساني. اين تفاوت در زمينه ها از يك سو و از سوي ديگر توجه اين عرضه كنندگان به صنايع خاص و نوع نگرش آنها به ERP، باعث توليد بسته هاي نرم افزاري ERP متفاوتي شده است. مثلا ERP عرضه شده توسط يك عرضه كننده بسيار مناسب صنعت خودرو است و ديگري براي دانشگاهها و مراكز آموزشي مناسب است. با وجود اين تفاوتها از لحاظ ساختاري و تركيبي تفاوت چنداني بين بسته هاي ERP مختلف وجود ندارد. ذكر اين نكته در اينجا لازم است كه برخي سازمانها بسته نرم افزاري ERP را خريداري نمي كنند بلكه با توجه به تخصصي كه در سازمان آنها وجود دارد، خود راسا نسبت به توسعه نرم افزار ERP اقدام مي كنند كه البته اين موضوع داراي مزايا و معايب بي شماري است كه در فرصتي مناسب به آن پرداخته خواهد شد.

پياده سازي ERP در سازمان بستري يكپارچه براي تبادل سريع اطلاعات بين بخشها و فرايندهاي مختلف فراهم مي آورد. اين يكپارچگي بيشتر از آنجا ناشي مي شود كه تمامي اطلاعات سيستم تنها در يك پايگاه داده ذخيره سازي شده و مانند سيستمهاي جزيره اي موجود در سازمانها، اطلاعات در پايگاههاي داده اي متفاوت با يكديگر از جنبه هاي مختلف، ذخيره سازي نمي شود. يكساني زيرساخت توسعه ERP در ماژولهاي مختلف امكان توسعه آن را در كوتاه مدت و بلند مدت فراهم مي آورد. به بياني ديگر از يك Platform و زبان برنامه نويسي يكسان در طراحي و ساخت تمامي ماژولهاي ERP استفاده مي شود.