نکات و آموزش های مفید Excel

توابع و فرمول نویسی در Excel براي استفاده از توابع به يكي از روشهاي زير عمل ميكنيم :
روش اول :
1- بر روي Paste Function , Icon در نوار فرمول، كليك مي كنيم.
2- در پنجره باز شده در قسمت Function Category نوع تابع را مشخص مي كنيم. كليه توابع در 8 دسته طبقه بندي شده اند. در دسته All همه توابع قرار دارند و در دسته Most Recently Used توابعي كه به تازگي از آنها استفاده شده است قرار دارند. اگر گروه تابع را ندانيم ميتوانيم آنرا در All پيدا كنيم.
3- در قسمت Function name تابع را مشخص مي كنيم.
4- در پنجره اي كه باز مي شود به دو طريق مي توانيم عمل كنيم:

الف : در كادر Number 1 ،محدوده آدرس اعداد را وارد كنيم. براي وارد كردن محدوده آدرس كافي است ابتدا آدرس اولين خانه محدوده را وارد كرده سپس عملگر آدرس ( : ) را تايپ كنيم و بعد آدرس آخرين سلول محدوده را وارد كنيم. همچنين ميتوانيم بر روي Collapse Dialog اين كادر كليك كرده و محدوده را با Drag انتخاب كنيم.
ب : در هر كادر يك آدرس وارد كنيم. براي اين كار در كادر اول آدرس اولين سلول را تايپ كرده. بر روي كادر دوم كليك كرده ،آدرس دومين سلول را تايپ ميكنيم. و الي آخر .... معمولاً زماني از اين روش استفاده ميكنيم كه سلولها پراكنده باشند.
5- OK را مي زنيم.

روش دوم :
منوي Insert را انتخاب مي كنيم. زير منوي Function را انتخاب مي كنيم. بقيه مراحل مانند مرحله 2 به بعد روش اول است.

روش سوم:
1- در خانه تابع را همراه با آرگومانهاي آن تايپ مي كنيم. ( توابع و آرگومانهايش در قسمت بعد توضيح داده شده اند. )
2- اگر قبل از آن = گذاشته باشيم كه Enter مي كنيم در غير اين صورت بر روي = در نوار فرمول Click مي كنيم.

روش چهارم:
1- در يك خانه (خانه اي كه مي خواهيم حاصل نوشته شود) علامت = را تايپ مي كنيم يا علامت = در خط فرمول را مي زنيم.
2- در كادر اول نوار فرمول ( Name Box ) توابع ظاهر مي شوند، كافي است بر روي drop down آن Click كنيم تا همه توابع را ببينيم. تابع مورد نظر را انتخاب مي كنيم.
3- بقيه مراحل مانند مرحلة 4 به بعد روش اول است.

چند تابع معروف 1- تابع مجموع (SUM ) :براي فعال كردن اين تابع يا آنرا تايپ كرده يا به يكي از روشهاي گفته شده در بالا عمل مي كنيم. در پنجره Function Category گروه Math & Trig را انتخاب مي كنيم و در پنجره Function name ،SUM را انتخاب مي كنيم فرمت كلي اين دستور به شكل زير است: ( از اين دو فرمت زماني که بخواهيم فرمول را تايپ کنيم استفاده ميکنيم. )

1- SUM -number 1 : number 2
2- SUM -number 1;number2;…

نکته
معمولاً براي زماني كه اطلاعات در سلولهاي مجاور باشند ازفرمول اول و اگر اطلاعات در سلولهاي غير مجاور و پراكنده باشند از فرمول دوماستفاده ميكنيم.

2- تابع ميانگين(Average ) :از اين تابع براي محاسبةميانگين استفاده ميشود .اين تابع جزء گروه Statistical است. شكل كلي آن بصورت زيراست :
1- Average - number 1 ; number 2 ;...
2- Average - number 1 : number 2

3- تابع ماكزيمم (Max):‌از اين تابع براي پيدا كردن ماكزيمم چندمقدار استفاده ميكنيم : اين تابع نيز جزء گروه Statistical است. و شكل كلي آن بهصورت زير است :
1- Max - number 1 ; number 2 ; ….
2- Max - number 1 : number 2

4- تابع مينيمم (Min) :از اين تابع براي محاسبة ميانگين اعداداستفاده مي شود و جز توابع گروه Statistical ميباشد. شكل كلي آن به صورت زير است :
1- Min - number 1 ; number 2 ; ….
2- Min - number 1 : number 2

5- تابع شمارنده (Count) :از اين تابع براي شمارش تعداد خانه هاي پر شاملاعداد استفاده ميشود . اين تابع نيز جز توابع گروه Statistical ميباشد و فرم كلي آنبه صورت زير است :
1- Count - value 1 ; value 2 ; ….
2- Count - value 1 : value 2

6- تابع Round :از اين تابع براي گرد كردن اعداد استفاده مي شود وجز توابع گروه Math & Trig مي باشد و شكل كلي آن به صورت زير است :
Round - number 1 ; num_digits
قسمت Number براي معرفي عدد و قسمت Num_digits معرفتعداد ارقامي است كه بايد گرد شوند،‌ Excel هنگام گرد كردن نگاه به اولين رقم بعداز رقم حذفي مي كند اگر كوچكتر از 5 بود كه خود اعداد را مي نويسد ولي اگر بزرگتراز 5 بود يك رقم به آخرين رقمي كه ميماند اضافه مي كند.

Auto sum :
توسط اين دستور مي توانيم تعدادي خانه را با هم جمع كنيم در اين حالت كافي است در خانه اي Click كنيم، Excel خانه هاي در محدوده خانة انتخابي ما را در نظر ميگيرد و مجموع آنها را حساب مي كند و خانه هاي انتخابي را به ما نشان مي دهد. اگراين خانه ها مورد نظر ما نبودند، خودمان محدوده را انتخاب مي كنيم. براي فعال كردن اين دستور كافي است آيكون Auto sum را از نوار ابزار Standard انتخاب كنيم.

نکات و آموزش های مقید آفیس درج انواع اشياءدر Excel ميتوانيم تصاوير ، چارتهاي سازماني و ... را اضافه كنيم. براي اين كار از منوي Insert ، Picture را انتخاب ميكنيم. زير منويي ظاهر ميشود كه شامل گزينه هاي زير است :

1- Clip Art : ميتوانيم از تصاوير موجود در ، Office استفاده كنيم. با انتخاب اين گزينه پنجره اي باز ميشود كه شامل دسته هاي مختلف تصاوير است. مثلاً اگر دسته Animals را انتخاب كنيم ، تصوير كارتوني چند حيوان نمايش داده ميشود. براي اضافه كردن تصوير بر روي صفحه ، بر روي تصوير كليك كرده تا منوي آن ظاهر شود. سپس آيكون Insert Clip ( اولين آيكون ) را انتخاب ميكنيم.

2- Form File : با استفاده از اين گزينه ميتوانيم هر تصوير دلخواه را از روي هارد كامپيوتر يا CD يا Floppy بر روي صفحه اضافه كنيم.

3- Auto Shape : با انتخاب اين گزينه نوار ابزاري ظاهر ميشود كه گزينه هاي آن مشابه همان Auto Shape نوار ابزار Drawing است.

4- Organization Chart : با استفاده از اين گزينه ميتوانيم چارت سازماني رسم كنيم.

5- Word Art : با استفاده از اين گزينه ميتوانيم كلمات را با فرمتهاي زيبا و خاص بنويسيم. اين گزينه كار همان Word Art موجود در نوار ابزار Drawing را انجام ميدهد.

6- From Scanner or Camera : با استفاده از اين گزينه ميتوانيم تصاوير را مستقيماً از دوربين يا اسكنر بگيريم.

انتخاب اشکال :

براي انتخاب اشکال کافي است روي آنها کليک کنيم.

جابجا کردن اشکال :
براي جابجا کردن يک شکل ابتدا آنرا انتخاب کرده سپس بر روي شکل ميرويم تا مکان نما به صورت ( +)در آيد. سپس شکل را در جهت مود نظر Drag ميکنيم.

تغيير سايز شکل :
ابتدا شکل را انتخاب کرده سپس بر روي يکي از 8 لنگري (مربع کوچک) که دور تا دور شکل ظاهر ميشود ميرويم. تا مکان نما به صورت ( |) در آيد. سپس در جهت مورد نظر Drag ميکنيم.

نکته
اگر بر روي لنگر هاي چهار گوشه برويم , شکل هم در جهت افقي و هم در جهت عمودي تغيير سايز ميدهد. ولي اگر بر روي لنگر هاي وسط اضلاع برويم شکل يا در جهت افقي يا در جهت عمودي , بسته به انتخاب ضلع بزرگ يا کوچک ميشود

نوار drawing نوار ابزار Drawing
براي ترسيم يک سري از اشکال خاص ميتوانيم از نوار ابزار Drawing استفاده کنيم. اين نوار ابزار شامل آيکونهاي زير است :

Free Rotate : ازاين آيکون براي چرخاندن شکل استفاده ميشود. با کليک روي اين آيکون ، بر روي شکلعلائمي به صورت دايره هاي سبز رنگ ظاهر ميشود. مکان نماي ماوس را بر روي اين دايرهها ميبريم تا مکان نما به شکل دايره در آيد سپس شکل را در جهت مورد نظر Drag ميکنيم. تا شکل تغيير زاويه دهد.

نکته
براي فعال شدن اين آيکون بايد يک شکل رسم شده باشد و انرا انتخاب کردن باشيم.

Auto Shape : اين آيکون شامل قسمتهاي زير است :
Line : براي کشيدن خط صاف , فلش , فلش دو سر , خطمنحني , خط منحني و خط شکسته , خط آزاد

Connector : براي کشيدن انواع اتصالدهنده ها

Basic Shapes : براي کشيدن اشکال مختلف

Block Arrows : براي ترسيم انواع جهت نما ها

Flow chart : براي رسم قسمتهاي مختلف يک فلوچارت

Stars and Banners : براي رسم شکلهاي مختلف

Callouts : براي کشيدن اشکالي که ميتوان داخل آنها متن نوشت .

براي کشيدن اشکال اين قسمت از Drag استفاده ميکنيم.

Line : توسط اين آيکون ميتوانيم خط رسم کنيم. کافي است در يک نقطه کليک کرده که اين، نقطه شروع خط ميشود ، سپس به طرف انتهاي خط Drag ميکنيم.

Arrow : توسط اين آيکون ميتوانيم فلش رسم کنيم که مانند رسم خط ميباشد.

Rectangle : توسط اين آيکون ميتوانيم مربع يا مستطيل رسم کنيم براي اين کار روي يک نقطه کليک کرده و Drag ميکنيم تا مربع يا مستطيل مورد نظر رابکشيم. ( اگر در حين رسم کليد Shift را پايين نگه داريم ، مربع رسم ميشود. )

Oval : توسط اين آيکون ميتوانيم بيضي يا دايره رسم کنيم. براي اين کار روي يک نقطه کليک کرده و Drag ميکنيم. ( اگر در حين رسم دکمه Shift را نگه داريم دايره ترسيم ميشود. )

Text box : توسط اين آيکون ميتوانيم Text Box يا کادر متنايجاد کنيم. از اين آيکون براي نوشتن روي تصاوير يا اشکالي که نميتوانيم داخل آنهابنويسيم استفاده ميشود.

Insert word Art : توسط اين آيکون ميتوانيم متن گرافيکي زيبا ايجاد کنيم. کافي است در کادر باز شده نوع خط و سايز آن را تعيين کنيم سپس متن را تايپ کنيم و OK کنيم.

Insert Clip Art : با فشردن اين آيکون پنجره Word art باز ميشود.

Fill Color : توسط اين آيکون ميتوانيم داخل موضوع را رنگ کنيم.

Line Color : توسط اين آيکون ميتوانيم خطوط یا کادر دور موضوعات را تغيير رنگ دهيم.

Font Color : توسط اين آيکون ميتوانيم رنگ متن را تغييردهيم.

Line Style :توسط اين آيکون ميتوانيم ضخامت خطوط ترسيمي را تعيين کنيم. ( همچنين فلش ها يا خطوط دور مربع ها و ...)

Dash style: توسط اين آيکون ميتوانيم نوع خطوط را تعيين کنيم.

Arrow Style : توسط اين آيکون ميتوانيم نوع فلش ها را تعيين کنيم.

Shadow Style : توسط اين آيکون ميتوانيم به اشکال سايه بدهيم.

tree - D style: توسط اين آيکون ميتوانيم به اشکال حجم دهيم و آنها را سه بعدي کنيم.

Word art
پس از انتخاب اين گزينه پنجره اي با نام Word art gallery باز ميشود که مدلي که ميخواهيم متن به آن مدل نوشته شود انتخاب ميکنيم. سپس OK ميکنيم. پنجره اي به اسم Edit Word art text باز ميشود که متن را در کادر text آن نوشته و در کادر Font ، فونت نوشته و درکادر سايز ، سايز آنرا تعيين ميکنيم و سپس OK ميکنيم. متن بر روي صفحه ظاهر ميشود
نوار ابزار Word Art :
با انتخاب متني که بوسيله Word art نوشتهشده نوار ابزاري ظاهر ميشود که شامل ايکونهاي زير است :

Insert word art : يک Word Art ديگر ميتوانيم ايجاد کنيم.

Edit text : با انتخاب اين آيکون پنجره Edit Word Art text ظاهر ميشود . تا بتوانيم متن نوشته شده يا سايز و فونتآنرا ويرايش کنيم.

Word art Gallery : توسط اين گزينه ميتوانيم طرح Word Art را عوض کنيم.

Format Word Art : ميتوانيم تغييراتي بر روي متن اجادکنيم مانند رنگ و ضخامت خط دور نوشته , رنگ نوشته , سايز نوشته و ...

Word Art Shape : طرز نوشتن متن را عوض ميکنيم.

Word Art Same Letter Heights : کشيدگي کليه حروف را اندازه هم ميکند.

Word Art Vertical Text : جهت نوشتنمتن را عوض ميکند.

Word Art Alignment : متن را تراز ميکند.

Word Art Character Spacing : فاصله بين حروف را کم و زياد ميکند.

مرتب كردن ليست ها در Excel

ما ميتوانيم ليست موجود را بر اساس هر يك از ستونهاي آن به صورت صعودي يا نزولي مرتب كنيم. براي اين كار كافي است به يكي از دو روش زير عمل كنيم :

روش اول :
1- يك سلول از ستوني را كه ميخواهيم ليست بر اساس آن مرتب شود انتخاب ميكنيم.
2- Sort Ascendingبراي مرتب سازي صعودي از آيكون و براي مرتب سازي نزولي از Sort Descending در نوار ابزارStandard استفاده ميكنيم.

نکته
بايد توجه داشته باشيم كه در اين حالت نبايد يك ستون انتخاب شود بلكه فقط يك سلول از ستوني كه ميخواهيم بر اساس آن ليست مرتب شود را انتخاب ميكنيم.

روش دوم :
1- كل جدول يا يك سلول از جدول را انتخاب ميكنيم.
2- منوي Data را انتخاب ميكنيم.
3- گزينه Sort را انتخاب ميكنيم.
4- پنجره اي باز ميشود كه بايد قسمتهاي زير را با توجه به نياز در آن پر كنيم :

الف- Sort By : در اين كادر ستوني را كه ميخواهيم ليست بر اساس آن مرتب شود ، انتخاب ميكنيم.
ب- Then By : در اين كادر ستوني را تعيين ميكنيم كه اگر اطلاعات ستوني که در کادر اول مشخص شده براي مرتب سازي مانند هم بود ليست بر اساس اين ستون مرتب شود.
ج- Ascending : با انتخاب اين گزينه ليست به صورت صعودي مرتب ميشود.
د- Descending : با انتخاب اين گزينه ليست به صورت نزولي مرتب ميشود.
هـ- My List Has : در اين قسمت دو گزينه Header Row ، و No Header Row وجود دارد. اگر Header Row انتخاب شده باشد هنگام باز شدن پنجره Sort كل ليست به غير از سطر اول كه سطر عنوان است انتخاب ميشود و در كادر هاي Sort By , Then By عناوين قرار ميگيرند. ولي اگر No Header Rowانتخاب كنيم هنگام باز شدن پنجره Sort كل جدول حتي سطر اول كه سطر عنوان است انتخاب ميشود و در كادر هاي sortby , Then By بجاي عناوين, نام ستونها قرار ميگيرند. در حقيقت در اين حالت عناوين جزء اطلاعات در نظر گرفته شده و در مرتب سازي شركت داده ميشوند.

نمودار (پرکاربرد ترین مبحث Excel) براي ترسيم نمودار ، ابتدا بايد در مورد نوع نمودار تصميم گيري کرد. نوع نموداري که انتخاب ميکنيم به نوع داده هايي که بايد ارائه شوند و روش استفاده از آنها بستگي دارد. تمام نمودارها براي نشان دادن همه انواع داده ها مناسب نيستند. بعضي از آنها براي نشان دادن نحوه تغيير موارد مورد بحث در طول زمان و بعضي ديگر براي نشان دادن صفت هاي مجموعه اي از مقادير نسبت به کل مناسب ميباشند.

انواع نمودار ها :

1- نمودار خطي (Line Chart) :
اين نوع نموداربراي تاکيد بر روند و تغييرات مقادير در طول زمان بکار ميرود. اين نوع نمودار ابتدايي ترين نوع نمودار ميباشد. نمودار خطي در واقع فقط از يک خط تشکيل شده است که نقطه هاي ايجاد شده بر اساس اطلاعات موجود بر روي محور هاي X , Y را به يکديگر متصل ميکند.

2- نمودار ستوني ( Column Chart ) :
مشابه نمودار نواري است . اين نمودار براي تاکيد روي اختلاف بين اقلام استفاده ميشود. اگر بخواهيم عنصري را با عنصر ديگر مقايسه کنيم از اين نمودار استفاده ميکنيم.

3- نمودار مسطح يا دايره اي ( Pie Chart ) :
اين نمودار براي نشان دادن نسبت بين اجزاء و يک کل بکار ميرود . اين نمودار ميتواند از يک سري داده هاي منفرد تشکيل شده باشد که نقطه هاي داده هاي آن حداکثر ميتوانند 7 نقطه باشند. اگر چه برنامه ميتواند با مقدار بيشتري از نقطه ها نيز کار کند اما برشهاي بسيار نازک موجب ميشود که خواندن نمودار مشکل شود.

4- نمودار پراکنده توزيعي ( Scatter Chart ) :
اين نمودار شبيه نمودار خطي است. از اين نمودار براي تاکيد بر اختلاف بين دو سري از مقادير استفاده ميشود. در اين نمودار برخلاف نمودار خطي ، داده هايي که بر روي محور X قرار ميگيرند ديگر نميتوانند نشان دهنده نقطه هاي مربوط به داده هاي مختلف باشند بلکه محور X بايد در واقع نشان دهنده تغييرات يکنواخت يک نوع داده منفرد باشد.

5- نمودار ميله اي يا نواري ( Bar Chart) :
از اين نوع براي مقايسه مقادير در مقطعي از زمان استفاده ميشود. اين نمودار مانند نمودار ستوني است که ستونهاي آن بجاي محور X نسبت به محور Y ترسيم شده اند. يعني مانند ستوني است که در جهت Landscape چاپ شده باشد.

6- نمودار راداري ( Radar Chart) :
نوعي از نمودار خطي است. با اين تفاوت که نمودار مزبور بجاي اينکه نسبت به محور ترسيم شود، نسبت به يک نقطه مرکزي ترسيم ميشود. يعني خط افقي در نمودار خطي ، در نمودار راداري بصورت دايره نشان داده ميشود.

7- نمودار حبابي ( Bubble Chart) :
مانند نمودار پراکندگي است و بصورت ترسيم تغييرات مداوم داده هاي محور هاي X, Y نسبت به يکديگر ميباشد. در نمودار هاي حبابي بر خلاف نمودار پراکندگي ميتوان به ازاي هر نقطه از محور ، بخشهاي مختلفي از داده ها را مورد استفاده قرار داد.

8- نمودار هاي انباشته (Stack Chart) :
براي نشان دادن اثر عنصر هاي داده هاي متعدد بر روي يک عنصر گرافيکي منفرد مورد استفاده قرار ميگيرد.

اصطلاحات نمودارها :

1- Gird Line : خطوطي هستند که در امتداد مقادير محور X , Y ظاهر ميشوند. اين خطوط در تعيين مقدار دقيق يک نقطه به ما کمک ميکنند.

2- Tick : خطوط کوتاهي هستند که با محور متقاطع بوده و قسمتهايي از يک مقياس سري با گروه را جدا ميکنند.

3- Chart Title : متن بکار برده شده براي شناسايي عنوان نمودار ميباشد.

4- Axis : به محور ها در نمودار ها گفته ميشود.

5- Legend : هر نمودار داراي راهنمايي است كه نشان دهنده اين است كه هر رنگ مربوط به كدام سري است.

چگونگی رسم نمودار روشهاي ايجاد نمودار :

روش اول :
1- انتخاب منوي Insert انتخاب گزينه Chart
روش دوم :
1- انتخاب آيکون Chart Wizard ( )
نکته
در زمان ايجاد نمودار با کليک بر رويدکمه Next به صفحات بعدي ميرويم و کليک بر روي دکمه Back باعث برگشت به صفحه قبلي ميشود و با کليک بر روي Finish کادر نمودار ها بسته ميشود.

نکته
ميتوانيم اطلاعاتي را كه ميخواهيم بر اساس آن نمودار رسم كنيم ابتدا انتخاب كنيم بعد به يكي از دو روش بالا عمل كنيم. ميتوانيم هم در حين كار انتخاب را انجام دهيم.
با انجام يکي از دو راه بالا پنجرهاي زير به ترتيب باز ميشود :

• پنجره Chart Type :
اين پنجره شامل دو Tab زير ميباشد :
1- Standard Type :که شامل قسمتهاي زير است :

الف- Chart Type : که در اين قسمت نوع اصلي نمودار را انتخاب ميکنيم.
ب- Chart Sub-Type : در اين قسمت نوع فرعي نمودار را مشخص ميکنيم.
ج- Press and Hold to View Sample : در اين قسمت پيش نمايشي از نمودار با اطلاعاتي که خودمان داده ايم نشان ميدهد. براي اين کار کافي است روي اين دکمه Click کرده و نگه داريم.

2- Custom Type :در اين قسمت ميتوان از نمودارهاي سفارشي استفاده کرد يا يك نوع نمودار ايجاد كرد.

• پنجره Chart Source Data :

اين پنجره شامل دو Tab زير ميباشد :

1- Data Range : که شامل قسمتهاي زير است :

الف- Data Range : در اين قسمت آدرس داده هايي را که قرار است نمودار براي آنها کشيده شود، ميتوان تغيير داد همچنين ميتوانيم آدرس را با كليك بر روي Collapse Dialog و با Drag كردن وارد كنيم. و يا ميتوانيم با استفاده از فرمت زير آدرس را تايپ كنيم.
شماره سطر پايان $ نام ستون پايان$ شماره سطر شروع$ نام ستون شروع$! نام Sheet =

ب- Series in : اين قسمت جهت نمايش داده ها را مشخص ميکند. يعني کدام يک از اين دو برچسب از دادهها در پايين نمودار قرار خواهد گرفت. اگر Row را انتخاب كنيم سطر ها به عنوان سري واگر Column را انتخاب كنيم ستونها به عنوان سري قرار ميگيرند.

2- Series : که شامل قسمتهاي زير است :

الف- Series : در اين قسمت نام سري هاي موجود نوشته شده است.
ب- Name : توسط اين قسمت ميتوانيم نام سري را عوض کنيم.
ج- Value : در اين قسمت ميتوانيم آدرس مقادير هر سري را مشخص كنيم. همچنين ميتوانيم مقادير را تايپ كنيم. براي تايپ مقادير بايد مقدار سري را در علامت { } وارد كنيم.
( كار در كارگاه 11 تمرين 18 ، 19 ، 20 و 21 ) (اين تمرينات را در پايان مبحثانجام دهيد. )
د- Category(x) Axis labels : در اين قسمت ميتوان آدرس خانه هايي را داد که محتواي آنها بر روي محور X نوشته ميشوند.
ه- دکمه Add : يک سري جديدايجاد ميکند.
و- دکمهRemove : بر روي نام هر سري در قسمت Series کليک کنيم وسپس اين دکمه را بزنيم ، سري حذف ميشود.

• پنجره Chart Option :

اين پنجره شامل 6 Tab زير است :

1- Titles : اين قسمت شامل مواردزير است :

الف- Chart Title : در اين قسمت عنوان نمودار را مينويسيم.
ب- Category(x) Axis labels : در اين قسمت عنوان محور X را مينويسيم.
ج- Value (Y) Axis : در اين قسمت عنوان محور Y را مينويسيم.

2- Axes : اين قسمت شامل گزينه هاي زير است :

الف- Category(x) Axis اگر در کنار اين کادرتيک خورده باشد ، مقادير روي محور X نشان داده ميشوند و اگر تيک نخورده باشد نشان داده نمي شوند.
ب- Value (Y) Axis اگر در کنار اين کادر تيک خورده باشد، مقاديرروي محور Y نشان داده ميشوند در غير اين صورت نمايش داده نميشوند.

3- Grid Line : که اين Tab شامل قسمتهاي زير است :

الف- Category(x) Axis که خودشامل دو قسمت است :
- Major Gridline : اگر اين قيمت تيک خورده باشد ، خطوط شبکه رسم ميشوند ( تمامي خطوط رسم نميشوند)
- Minor Gridline : اگر اين قسمت تيک خورده باشد خطوط ديگري بين خطوط بالا رسم ميشوند.
اين دو قسمت براي خطوط شبکه موازي محور Y ها هستند.

ب- Value (Y) Axis : که شامل دو قسمت زير است :

- Major Gridline : خطوط شبکه را به موازات محور X رسم ميکند.
- Minor Gridline : خطوط ديگري را به موازات محور X بين خطوط بالا رسم ميکند.

4- Legend : اين Tab شامل قسمتهاي زير است :

الف- Show Legend : اگر اين گزينه تيک خورده باشد راهنما نمايش داده ميشود.

ب- Placement : مکان راهنما را نشان ميدهد. Bottom : پايين ، Corner : گوشه بالا سمت راست، Top : بالا، Right : سمت راست، Left : سمت چپ
5- Data Label : شامل قسمتهاي زير است :

الف- None : هيچ مقداري را بر روي ستونها نمايش نميدهد.
ب- Show Value : مقدار هر سري رابر روي ستون آن نشان ميدهد.
ج- Show Label : برچسب هر سري راروي آن نشان ميدهد.
د- Legend Key Next to Label : اگر يکي از حالتهاي ب و ج راانتخاب ميکنيم. اين گزينه فعال شده و در کنار هر مقدار رنگ سري نمايش داده ميدهد.
6- Data Table :شامل قسمتهاي زير است :

الف- Show Data Table : اگراين گزينه فعال شود ، جدولي مشابه آنچه که ما ، در Sheet کشيده ايم در زير نمودارظاهر ميشود.
ب- Show Legend Keys : اگر گزينه الف فعال باشد ، اين گزينه نيزفعال ميشود. و اگر در کادر آن تيک بزنيم، رنگ هر سري را در کنار اطلاعات آن سري درجدول نشان ميدهد.

نکته
بايد توجه داشته باشيم كه كه با توجه به نوع نمودار گزينه هاي موجود در اين پنجره ميتوانند متفاوت باشند.

• پنجره Chart Location :

الف- As New Sheet : اين گزينه نمودار را در يک Sheet جديد بااسم دلخواه ( اسم پيش فرض Chart 1 است) ايجاد ميکند. نموداري که در اين حالت ايجادميشود، قابل جابجا شدن و تغيير سايز نيست ولي هر گونه تغييرات بر روي اطلاعات اصلي بر روي نمودار تاثير دارد.
ب- As Object in : اين گزينه نمودار را در هر Sheet که ما انتخاب ميکنيم ، ( از Sheet هاي موجود ) رسم ميکند و قابل جابجا کردن و تغييرسايز نيز ميباشد.

تغيير بر روي نمودار ايجاد شده :
براي تغييرنمودار ايجاد شده بايد ابتدا نمودار را انتخاب کرد. سپس مجدداً دکمه Chart Wizard راکليک کرد. يا از روي Toolbar ، Chart که باز ميشود، تغييرات را اعمال کرد.

نوار ابزار Chart
اين نوار ابزار را ميتوانيم در صورتي که فعال نبود با Right Click بر روي نوار ابزار ها و انتخاب گزينه Chart فعال کنيم اين نوارابزار داراي آيکونهاي زير است :
Chart Object : در اين قسمت ميتوانيم قسمتي ازنمودار را كه ميخواهيم بر روي آن تغيير دهيم انتخاب كنيم. با انتخاب هر گزينه قسمت مربوط به آن روي نمودار انتخاب ميشود.

Format : با توجه به اينكه در Chart Object چه انتخاب شده باشد اين آيكون پنجره Properties آن را باز ميكند.

نکته
با Double كليك كردن بر روي هر موضوع از نمودار نيز پنجره Properties آن باز ميشود.

Chart Type : در اين قسمت ميتوانيم نوع نمودارانتخاب شده را تغيير دهيم.
legend : توسط اين آيکون کادر راهنما را ظاهر ياپنهان ميکنيم.
Data Table : توسط اين آيکون ميتوانيم جداول داده ها را فعاليا غير فعال کنيم.
By Rows :با انتخاب اين آيكون سطر ها به عنوان سريانتخاب ميشوند.
By Column : با انتخاب اين آيكون ستونها به عنوان سريانتخاب ميشوند.
Angle Text up : جهت متن نمودار را تغيير ميدهد. يعني متناز بالا به پايين ، کج نوشته ميشود. به شرطي اين آيكون فعال است كه قسمتهاي متنينمودار انتخاب شده باشد.

Angle Text down : متن نمودار را تغيير جهت ميدهد. يعني متن از پايين به بالا و کج نوشته ميشود. به شرطي اين آيكون فعال است كهقسمتهاي متني نمودار انتخاب شده باشد.

تغيير اندازه :
1- روينمودار کليک ميکنيم تا انتخاب شود.
2- روي يکي از مربع هاي سياه اطراف نمودارکليک ميکنيم.
3- مربع را تا زماني که به اندازه دلخواه تغيير اندازه دهد Drag ميکنيم.

انتقال نمودار :
روي نمودار کليک ميکنيم. نمودار را به محل مورد نظر Drag ميکنيم.

از طولانی شدن مطلب (بخاطر زیاد نشدن پست)؛ عذر می خواهم

كشيدن نمودار در اكسل در یک ثانیه!!
در واقع در دو مرحله بسيار ساده شما ميتوانيد به سرعت يك نمودار در اكسل بكشيد:
1- سلولهای جدولي را كه ميخواهيد اطلاعات آن به شكل چارت رسم شود انتخاب كنيد.
2- كليد F11 را فشار دهيد.
به همین سادگی ! چارت شما آماده است ! http://pnu-club.com/imported/2009/06/194.gifاكسل چارت شما را در يك Chart Sheet جديد ايجاد ميكند.
شما ميتوانيد ساير تنظيمات را طبق روش معمول انجام دهيد

آماده سازي کاربرگها براي چاپ آماده سازي کاربرگها براي چاپ

قبل از چاپ بايد تنظيماتي بر روي فايل مثلاً سايز كاغذ ، حاشيه ها ، سر صفحه و پا صفحه ، طريقه چاپ و ... را تعيين كنيم. براي انجام اين تغييرات از Page Setup استفاده ميكنيم. براي فعال كردن Page Setup كافي است از منوي فايل ، Page setup را انتخاب كنيم. با انتخاب اين گزينه پنجره اي باز ميشود كه شامل Tab هاي زير است :

• Tab Page :

اين Tab شامل قسمتهاي زير است :
1- Orientation : در اين قسمت جهت قرار گرفتن متن در كاغذ را تعيين ميكنيم. Portrait براي چاپ عمودي يا Landscape براي چاپ افقي است.
2- Scaling : توسط اين قسمت ميتوانيم اندازه كاربرگ خروجي را بدون هر گونه تغيير بر روي نمايشگر بزرگ يا كوچك كنيم. اين قسمت شامل گزينه هاي زير است :

الف- Adjust to : ميتوانيم ميزان بزرگي را بر اساس درصدي از بزرگي تعيين كنيم. حداقل اين ميزان 10 و حداكثر ان 400 ميباشد.
ب- Fit to : در اين قسمت ميتوانيم تعيين كنيم كه اطلاعات ما در چند صفحه گنجانده شود.

3- Paper Size : اندازه کاغذ را ميتوان تعيين کرد.
4- Print Quality : قدرت تفکيک پذيري يا كيفيت چاپ را تعيين ميكنيم که واحد آن DPI(Dot Per Inch) است.
5- First Page Number : شماره گذاري را از صفحه مشخص شده شروع ميکند.


• Tab Margins :

توسط اينTab ميتوان حاشيه هاي صفحه ، سر صفحه و پا صفحه را تعيين كرد. اين Tab شامل قسمتهاي زير است :
1- Tab , Bottom , Left, Right : فاصله حاشيه هاي راست , چپ , پايين و بالا را تعيين ميکند.
2- From Edge : محل سر صفحه يا پاصفحه را تعيين ميکند ( بايد کمتر از حاشيه هاي بالا يا پايين باشد)
3- Center On Page : مرکز فعلي را به را به طور افقي يا عمودي نسبت به حاشيه ها تعيين ميکند.
4- Preview : پيش نمايش تنظيمات در اين محدوده نمايش داده ميشود.

• Tab Header/ Footer:

توسط اين Tab ميتوانيم سر صفحه و پا صفحه ها را وارد کنيم.
يک سر صفحه در بالاي صفحه و يک پاصفحه در پايين هر صفحه چاپ خواهد شد. عموماً نام شرکتها و عنوان گزارشها به عنوان سر صفحه مورد استفاده قرار ميگيرند. شماره صفحات و ساعت و تاريخ خروجيهايي هستند که عموماً به عنوان پاصفحه مورد استفاده قرار ميگيرند.

اين Tab شامل قسمتهاي زير است :

1- کادرهاي Header , Footer :
در اين کادر يک سري Header ها و Footer هاي آماده و متداول مثل شماره صفحه , نام کاربرگ، نام کاربر، تاريخ و ترکيب اين موارد وجود دارد که ميتوانيم با توجه به نياز يکي از آنها را انتخاب کنيم.

2- دکمه هاي Custom Header , Custom Footer :

توسط اين دکمه ها ميتواتنيم Header ها و Footer هاي شخصي ايجاد کنيم. با کليک بر روي اين دکمه ها پنجره اي باز ميشود که بايد محل استقرار پاصفحه يا سر صفحه را بوسيله ماوس انتخاب کرده ( يکي از سه قسمت Left, Center, Right). قسمت سمت چپ، چپ چين خواهد شد، محتواي قسمت مياني نسبت به ميانه قسمت تنظيم خواهد شد. و قسمت راست، راست چين خواهد شد. متن مورد نظر را در يکي از اين سه قسمت تايپ ميکنيم ( براي رفتن به خط جديد کليد Enter را بايد فشار داد).
دکمه هايي که در ميانه صفحه براي قالب بندي صفحه قرار داده شده اند عبارتند از :
Format Font : با فشردن اين دکمه پنجره Font باز شده و ميتوان فرمت نوشته ها را تغيير داد.

Insert Page Number : براي درج شماره صفحه

Insert Number Of Pages : براي درج تعداد صفحات

Insert Date : براي درج تاريخ جاري

Insert Time : براي درج زمان جاري

Insert Book Name :براي درج نام Book

Insert Sheet Name : براي درج نام کاربرگ


• Tab Sheet :

اين Tab شامل قسمتهاي زير است :
1- Print Area : ميتوانيم ناحيه اي از کاربرگ را براي چاپ انتخاب کنيم يا آدرس آن را تايپ کنيم.
2- Print Titles : در اين قسمت ميتوانيم يک سطر يا یک ستون را به عنوان سطر يا ستوني که ميخواهيم در تمامي صفحات به عنوان سطر یا ستون عنوان تکرار شود انتخاب کنيم.
3- Print : اين قسمت شامل گزينه هاي زير است :

الف- Gridline : به طور پيش فرض خطوط شطرنجي محيط Excel در نسخه چاپي ظاهر نميشود. براي ظاهر شدن اين شبکه کافي است اين گزينه را تيک بزنيم.
ب- Black and White : همه چيز را با رنگ سياه و زمينه سفيد چاپ ميکند. و رنگها بدون سايه خواهند بود.
ج- Draft Quality : با انتخاب اين گزينه قدرت تفکيک پذيري کمتر شده و زمان چاپ کاهش مي يابد.
د- Row And Column Heading : به طور پيش فرض عنوان سطر ها ( 1و2و3و... ) و عنوان ستونها ( A, B, C, …)در نسخه چاپي ظاهر نميشود. ولي اگر اين گزينه را تيک بزنيم اين عناوين در نسخه چاپي , چاپ ميشوند.
هـ- Comments : در اين فسمت ميتوانيم نحوه چاپ توضيحات را تعيين کنيم :

• None : توضيحات چاپ نميشوند.
• At End Of Sheet : در انتهاي هر Sheet توضيحات چاپ ميشوند.
• As Display on Sheet : در محلي که در Sheet قرار دارند چاپ ميشوند.
4- Page Order : ترتيب چاپ صفحه ها را براي کاربرگهاي چند صفحه اي انتخاب ميکنیم.

بازبيني پيش از چاپ
بهتر است صفحات خروجي را بازبينيکرده و آنها را کنترل کنيم. براي مشاهده پيش نمايش چاپ به يکي از روشهاي زير عملميکنيم :

روش اول :

1- انتخاب منوي File و انتخاب Print Preview

روش دوم :

استفاده از آيکون Print Preview ( ) در نوارابزار Standard.

با انتخاب Print Preview پنجره ای باز می شود که شامل گزینههای زیر است :

Next :صفحه بعد را نمايش ميدهد.اين گزينه در صورتي فعال استکه يا بيشتر از يک صفحه داشته باشيم يا در صفحه آخر نباشيم.

Previous : صفحه قبل را نمايش ميدهد. اين گزينه در صورتي فعال است که يا بيشتر از يک صفحهداشته باشيم يا در صفحه اول نباشيم.

Zoom : بزرگ نمايي صفحه را در هر قسمتکه کليک کنيم داریم و همچنین مجدداً بازگشت به بزرگنمایی قبل با کليک مجدد .

Print : کادر مکالمه Print را نمايش ميدهد.

Set up : کادر مکالمه Page Set up را نمايش ميدهد.

Margins : ويژه نمايش خطوط حاشيه صفحه ، سرصفحه و پا صفحه ميباشد. در اين حالت با Drag کردن خطوط ميتوان حاشيه را تنظيم کرد. اين تنظيم حالت دستي دارد و براي تنظيم دقيق از همان Tab: Margins در Page Setup استفاده ميکنيم.

Page Break Preview : با فشردن اين دکمه فايل به تفکيکصفحات نمايش داده ميشود. در اين حالت مرز هر صفحه و اطلاعاتي که در آن صفحه قراردارد نمايش داده ميشود.

Close : پنجره Preview را بسته و ما را به کاربرگبازميگرداند.

چاپ کاربرگها
براي چاپ کاربرگ به يکي از روشهاي زيرعمل ميکنيم :

روش اول :

1- انتخاب منوي File و انتخاب گزينه Print

روش دوم :

فشردن کليد هاي Ctrl + P

روش سوم :

استفاده از آيکون Print ( ) در نوار ابزار Standard

اگر به يکي از دو روش اول و دوم عمل کنيم پنجره اي باز ميشود که شامل گزينه هاي زير است :
1- Print What : در اين قسمت تنظيماتي در مورد خود پرينتر انجام ميدهيم.
2- Page Range : در اين قسمت محدوده صفحاتي که ميخواهيم چاپ کنيم را مشخص ميکنيم. اين قسمت شامل دو گزينه ميباشد :

الف- All : تمامي صفحات را چاپ ميکند.
ب- Pages : با استفاده از اين قسمت ميتوانيم تعدادي صفحه را از بين صفحات چاپ کنيم. براي اين کار شماره صفحه شروع را مقابل From و شماره صفحه پاياني را مقابل To مينويسيم.

3- Print What : توسط اين قسمت ميتوانيم محدوده چاپ را تعيين کنيم. اين قسمت شامل سه گزينه زير ميباشد :

الف- Selection اگر بخواهيم تعدادي خاص از سلول ها را چاپ کنيم سلولها را انتخاب کرده و سپس اين گزينه را انتخاب ميکنيم.
ب- Active Sheet : جاريSheet را چاپ ميکند.
ج- Entire Work book :جاري Book را چاپ ميکند.

4- Copies : اين قسمت شامل گزينه هاي زير است :

الف- Number Of Copies : با تايپ يک عدد مشخص ميکنيم که از هر صفحه چند کپي گرفته شود.
ب- Collate: اگر اين گزينه تيک داشته باشد در هر بار چاپ ابتدا از تمامي صفحات يک نسخه پرينت ميگيرد و بعد دوباره سراغ سري بعد ميرود. يعني يک نسخه ديگر از تمامي صفحات پرينت ميگيرد تا زماني که به تعداد کپي هايي که در پنجره Copies تعيين کرده ايم پرینت گرفته شود. در صورتي که اين گزينه تيک نداشته باشد به تعداد باري که در کادر Copies تعيين کرده ايم از صفحه 1 کپي ميگيرد سپس به همان تعداد از صفحه 2 کپی ميگیرد و الي آخر