نکات و آموزش های مفید Excel

[TAHA]

Excel یک نرم افزار صفحه گسترده (Spread Solution) است. از Excel برای محاسباتریاضی ، آماری و نمودار کشی استفاده می شود .
برای مطالعه ی این دوره ی آموزشینیاز است کاربران محترم آشنایی مقدماتی با محیط Windows داشته باشند .

تعريف صفحه گسترده : صفحه گسترده اين امکان را فراهم مي نمايد که داده ها را بصورت سطرو ستون واردنمائيد .بعد از وارد کردن داده ها عملياتي نظير محاسبات ، مرتب سازي و ***** نمودنرا روي آنها انجام داده، همچنين ميتوان اين داده ها را چاپ کرده و نمودار هايي براساس آنها ايجاد کرد.

ورود به محيط Excel :

Excel جزء نرم افزار هاي گروه Office ميباشد . نرم افزار هاي Office نصبي ميباشند. پس به طور پيش فرض در منوي Program قرارميگيرند. براي ورود به محيط Excel مسير زير را طي ميكنيم :

Start/ Programs/ Microsoft Excel

اجزاء پنجره Excel
با اجراي Excel پنجره اي باز ميشود كه شامل اجزاءزير است :

1- نوار عنوان برنامه (Title Bar)
نواري است که بالاترين بخشپنجره محسوب ميشود. اين نوار شامل نام محيط( Microsoft Excel ) و نامBook و دکمههاي هدايت ( Caption Button) كه شامل دكمه هاي مربوط به بستن، بزرگ نمايي و کوچکنمايي پنجره ميباشد است.
2- فهرست انتخاب اصلي يا نوار منو (Menu Bar )
منو به معني ليست انتخاب ميباشد و ميتوانيم دستور مورد نظر را از منو انتخابكرده ، اجرا كنيم.

3- نوار ابزار (Tool Bar )
در زير نوار منو ، نواريوجود دارد که فرمانهاي موجود در منوها را به شکل يک ابزار در اختيار کاربر قرارميدهد. بعضي از اين ابزار ها ممکن است در منو ها وجود نداشته باشد. به طور پيش فرضدو نوار ابزار Standard و Formatting فعال هستند.

4- نوار فرمول (Formula Bar)
از اين نوار براي ايجاد ، ويرايش و نمايش فرمولها استفاده ميکنيم اين نوارمختص محيط Excel ميباشد.

5- نوار انتخاب صفحه کاري (Sheet Bar)
در قسمتپايين پنجره کار پوشه نواري وجود دارد که ميتوان Sheet مورد نياز براي کارکردن راانتخاب نمود. برروي اين نوار عناويني مثل Sheet1, Sheet2, …. وجود دارند که با Click کردن روي هر کدام ، کاربرگ مورد نظر باز خواهد شد.

6- سطر وضعيت (Status Bar )
در زير نوار انتخاب کاربرگ ، نواري به نام سطر وضعيت وجود داردکه وضعيت جاري برنامه را نمايش ميدهد.

فعال کردن نوار ابزار ها:

نوار ابزار ها را ميتوان از دو طريق فعال نمود.
1- از طريق منوي View ،گزينه Toolbars
2- بر روي يكي از نوار ابزار ها Right Click کنيم

فعال كردن نوار فرمول و سطر وضعيت :

براي فعال كردن سطر وضعيتو سطر فرمول (Formula Bar) بر روي منوي View، Click کرده و در کنار گزينه هاي مربوطبه آنها علامت تيک ميزنيم.

اصطلاحات صفحه گسترده Excel
1- فايل صفحهگسترده يا کارپوشه يا Work Book يا Book :
به فايل ها در Excel کارپوشه اطلاقميشود . فايل ها در Excel با پسوند XLS ذخيره ميشوند.

2- صفحه کاري ياکاربرگ يا Work Sheet يا Sheet :
هر فايل Excel از چندين زير صفحه تشکيل شدهاست که به آنها کاربرگ گفته ميشود. در حقيقت Book محل نگهداري چند صفحه به نام Sheet است. يعني اطلاعاتي كه ما وارد ميكنيم در Sheet ها وارد ميشود. به طور پيشفرض هر Book شامل 3 Sheet است.

3- سطر يا Row
هر Sheet از 65536 رديف يا سطر تشکيل شده است که معمولاً با شماره هاي 1 و 2 ... مشخص ميشوند.

4- ستون يا Column
هر Sheet از 256 ستون تشکيل شده است که معمولاً با حروف الفباي A, B, … مشخص ميشوند.

5- سلول يا خانه (Cell)
محل برخورد يک سطرو ستون خاص در روي Sheet سبب ايجاد فضايي ميشود که به آن سلول گفته ميشود. اينسلولها ميتوانند شامل مقادير عددي ، کاراکتري ، شيء، و ... باشد.

6- نشاني يا آدرس سلول :
هر سلولي در Sheet با نام يا آدرس خاصي مشخص ميشود. براي نوشتنآدرس هر سلول ابتدا حرف ستون و سپس شماره سطر آنرا مينويسيم. مثلاً آدرس E5 با سلولستون E در سطر پنجم اشاره ميکند.

رفتن سريع به يك آدرس :

براي رفتن سريع به آدرس سلول مورد نظر کافي است در اولين کادر خط فرمول ( Name Box ) آدرسسلول را تايپ كرده و Enter كنيم.

[TAHA]

حالا قسمت دوم:

کار با کارپوشه ها در Excel
ايجاديك Book جديد در Excel :
براي ايجاد يك Book يا يك File جديد در Excel بهيكي از روشهاي زيرعمل ميكنيم :

روش اول :

1- انتخاب منوي File
2- انتخاب گزينه New
3- در پنجره باز شده Workbook را در General Tab: انتخاب ميكنيم

روش دوم :

فشردن همزمان كليدهاي Ctrl + N

روش سوم :

استفاده ازآيكون New در نوارابزاStandard )

روش چهارم :

اگر توجه كنيم در زير يك حرف هر منوخط كشيده شده. اگر دكمه Alt را با آن حرف بگيريم منو باز ميشود. بعد براي فعال كردنهر گزينه منو كافي است دكمه مربوط به حرفي از آن كه زير آن خط كشيده شده رابفشاريم. پس براي New كافي است Alt + F + N را بفشاريم.

ذخيره كردن يك Book :

اگر بخواهيم Bookيي را كه ايجاد كرده ايم نگهداري كنيم ، بايد آنرا ذخيرهكنيم. براي ذخيره كردن به يكي از روشهاي زير عمل ميكنيم :

روش اول :

1- انتخاب منوي File
2- انتخاب گزينه Save

روش دوم :

فشردن همزمان كليد هاي Ctrl + S

روش سوم :

استفاده ازآيكون Save در نوار ابزار Standard ( )

روش چهارم :

فشردن كليد هاي Alt + F + S
اگر براي اولين بار باشد كه Save را انتخاب ميكنيم ، پنجره اي بانام Save as باز ميشود كه شامل قسمتهاي زير است :
1- Save In : مسير ذخيره سازيرا در اين قسمت تعيين ميكنيم.
2- File Name : نامي را كه ميخواهيم file را باآن نام ذخيره كنيم در اين قسمت تايپ ميكنيم.
3- Save as Type : پسوندي ( نوعي ) را كه ميخواهيم فايل با آن ذخيره شود تعيين ميكنيم. به اين قسمت مگر در موارد خاصدست نميزنيم.
اگر براي دفعاتي غير از بار اول Save را انتخاب كنيم پنجره Save as ظاهر نميشود و تغييرات داده شده با همان نام ذخيره ميشود.

نکته
وقتي فايل را با يك نام ذخيره ميكنيم آن نام در نوار عنوان ظاهر ميشود.

نکته
پسوند فايلهاي Excel ، .xls ميباشد.

Save As :
اگر بخواهيم Book ذخيره شده را با نام ديگر يا در مسير ديگر يا نام ديگر ومسير ديگر ذخيره كنيم Save as را از منوي File انتخاب كنيم.

ذخيره كردن Book بر روي ديسكت :

براي ذخيره كردن يك فايل بر روي ديسكت بايد در پنجره Save as ، در قسمت Save in ، 3.5 floppy ( A: ) را انتخاب كنيم.

ذخيره كردن Book با فرمت مناسب براي صفحات وب :

اگر بخواهيم فايل Excel را با فرمتيذخيره كنيم كه مانند يك صفحه وب باشد و بتوان آن را در Browser ديد ، كافي استمراحل زير را انجام دهيم :
1- انتخاب منوي File
2- انتخاب گزينه Save as a Web Page

نکته
در اين حالت فايل را پسوند .htm ذخيره ميشود.

باز كردن Book ذخيره شده :

اگر يك Book را كه ذخيره كرده ايمبخواهيم باز كنيم به يكي از روشهاي زير عمل ميكنيم :

روش اول :

1- انتخاب منوي File
2- انتخاب گزينه Open


روش دوم :

فشردنهمزمان كليد هاي Ctrl + O

روش سوم :

استفاده از آيكون Open در نوارابزار Standard ( )

روش چهارم :

فشردن كليد هاي Alt + F + O باانجام يكي از اعمال بالا پنجره اي باز ميشود كه شامل قسمتهاي زير است :
الف- Look in : در اين قسمت مسير فايلي را كه ميخواهيم باز كنيم انتخاب ميكنيم.
ب- File Name : ميتوانيم اسم فايل را در اين قسمت تايپ كنيم و Open كنيم . همچنينميتوانيم فايل را در ليست انتخاب كرده و فايل را باز كنيم.

بستن يك Book باز :

در اين حالت فقط فايل بسته ميشود و محيط بسته نميشود.

روشاول :

1- انتخاب منوي File
2- انتخاب گزينه Close


روش دوم :

كليك بر روي آيكون Close كه در نوار منو قرار دارد ( )

روش سوم :

فشردن كليد هاي Alt + F + C

بستن محيط Excel :

در اين حالتاگر فايلي باز باشد ، بسته ميشود و سپس محيط Excel بسته ميشود. در صورتي كه فايلهايباز ، ذخيره نشده باشند ابتدا سئوالي مبني بر ذخيره يا عدم ذخيره آنها ظاهر ميشود.

روش اول :

1- انتخاب منوي File
2- انتخاب Exit


روشدوم :

كليك بر روي آيكون Close كه در نوار عنوان قرار دارد. ( )

روش سوم :

فشردن كليد هاي Alt+ F4

روش چهارم :

فشردن كليد هاي Alt + F + X

[TAHA]

قسمت بعدی آموزش: اطلاعات در Excel

اطلاعات در محيط Excel ميتوانند اعداد ، حروف ، تاريخ ،زمان و يادداشت باشند كه در زير به شرح تك تك آنها ميپردازيم :
توجه داشتهباشيد كه با فرمت اطلاعات در آينده بيشتر آشنا ميشويد و اين قسمت فقط براي آشناييبا انواع اطلاعات ميباشد.

1- اطلاعات عددي

کار کردن بااعداد :

علاوه بر ارقام 0 تا 9 ميتوان نمادهاي خاص + و – و ، و . و $ و % و E و e را وارد نمود.

نکته
Excel به طور صحيح علائم کاما و دلار را قبولنموده و اعداد را در نماد علمي نيز دريافت کند.

نکته
هنگامي که ازعلائم دلار ، درصد يا کاما استفاده ميشود، Excel قالب بندي اعداد را تغيير ميدهد.

برخوردExcel با اعداد :

1- اگر طول عدد از سلول كوچكتر باشد تغييريدر سلول داده نميشود.
2- اگر طول عدد به اندازه چند كاراكتر بزرگتر از سلولباشد اندازه سلول بزرگ شده تا عدد در آن بگنجد.

3- اگر طول اعداد براي خانه مورد نظر بزرگ باشد يکي از اتفاقات زير رخ ميدهد :

الف- اعداد در نماد علمي نمايش داده ميشوند.
ب- عدد گرد ميشود.
ج- سلول با يکسري از علائم # پر ميشود. اين حالت زماني اتفاق ميافتد كه فرمت سلول General نباشد.

2- اطلاعات متني :
ميتوانيم در سلولهاي Excel هر متن دلخواهي را چه به فارسي و چه انگليسي تايپ كنيم.
توانايي Excel براي در نظر گرفتن اعداد مثل متن : اگر عددي مثل 2/6 را وارد کنيم ، پس از Enter کردن ، Excel، 6 مارس را نمايش ميدهد. يعني اين اعداد را به تاريخ در نظر ميگيرد. براي اينکه اين اعداد با همين قالب نوشته شد قبل از آن علامت (') آپستروف قرار ميدهيم. يعني بنويسيم ( '6/2 )

3- اطلاعات از نوع تاريخ :

اگر در سلول Excel يك تاريخ به فرم dd-mm-yy يا dd/mm/yy وارد كنيم به طور اتوماتيك قالب سلول تبديل به قالب تاريخ شده و خط فاصله ها تبديل به ( / ) شده و سال در چهار رقم نمايش داده مي شود.

4- اطلاعات از نوع زمان :

ميتوانيم در سلول Excel يك زمان را با فرمت H:M:S وارد كنيم كه قالب سلول به طور اتوماتيك زمان ميشود.

5- اطلاعات از نوع يادداشت :

اين نوع اطلاعات توضيحات يا يادداشتهايي هستند كه بر روي سلول ظاهر شده و در مورد آن توضيح مي دهند.

Exceفرمول نویسی درl

عملگر ها

•عملگر هاي محاسباتي :
عملگر هاي محاسباتي به ترتيب تقدم ها عبارتند از : ( ^ ) توان و ( % ) درصد و ( * , /) ضرب و تقسيم و ( + و -) جمع و تفريق

•عملگر هاي رشته اي :
تنها عملگر رشته اي ( & ) است. از اين عملگر براي ترکيب رشته ها استفاده ميشود.

• عملگر هاي آدرس :
از اين عملگر زماني استفاده ميشود که بخواهيم محدوده اي را مشخص کنيم که ابتدا آدرس ابتداي محدوده را نوشته و سپس علامت ( : ) را ميگذاريم و بعد آدرس انتهاي محدوده را مينويسيم. ( از اين عملگر در درسهاي آتي استفاده ميكنيم

ايجاد فرمول و مشاهده نتيجه :

در Excel به چند روش ميتوان فرمولها را نوشت :
1- در خط فرمول ( يا در سلول ) قبل از فرمول علامت = را تايپ کرده سپس فرمول را تايپ ميکنيم و بعد Enter ميزنيم
2- در خانه اي که ميخواهيم فرمول نوشته شود، Click ميکنيم ، علامت تساوي را تايپ کرده ، سپس با ماوس بر روي خانه اي که ميخواهيم عمل بر روي آن انجام شود Click ميکنيم ، سپس عملگر را تايپ کرده و سپس بر روي عملوند بعدي Click ميکنيم. فرض كنيد در سلول A1 عدد 2 و در سلول A2 عدد 5 را نوشتيم و ميخواهيم در سلول A3 حاصل جمع اين دو را بدست آوريم ، براي اين كار ابتدا در سلول A3 علامت = را تايپ كرده سپس بر روي سلول A1 ( اولين عملوند ) كليك كرده تا آدرس آن در سلول A3 نوشته شود. سپس علامت + ( عملگر ) را تايپ كرده و بعد بر روي سلول A2 ( دومين عملوند) كليك مي كنيم و در انتها Enter مي كنيم.

ويرايش سلول :
براي ويرايش محتويات يك سلول به يكي از روشهاي زير عمل مي كنيم :

روش اول :
بر روي سلول كليك كرده و سپس در نوار فرمول در محل مورد نظر كليك كرده ، ويرايش را انجام مي دهيم.

روش دوم :
بر روي سلول double Click كرده و ويرايش را انجام مي دهيم.

انتخاب يک يا چند خانه

1- توسط صفحه کليد :

- براي انتخاب يک خانه کافي است با جهت نما (Arrow key)بر روي آن برويم.
- براي انتخاب تعدادي خانه مجاورکافي است دکمه Shift را پايين نگه داشته و با كليد هاي جهت نما ( Arrow Key)بر روي آن حرکت کنيم.
- براي انتخاب سطر جاري کافي است کليد هاي Shift + Spacebar را بفشاريم.
- براي انتخاب يک ستون کافي است کليد هاي Ctrl+ Spacebar را بزنيم.
- براي انتخاب کاربرگ جاري کافي است کليدهاي Ctrl + Shift+ Spacebar را بزنيم.

2- توسط ماوس :

- براي انتخاب يک خانه کافي است با ماوس بر روي آن کليک کنيم.
- براي انتخاب تعدادي خانه مجاور کافي است دکمه سمت چپ ماوس را پايين نگه داشته و روي خانه ها Drag کنيم.
- براي انتخاب يک سطر کافي است روي شماره سطر Click کنيم.
- براي انتخاب يک ستون کافي است روي حرف ستون Click کنيم.
- براي انتخاب يک کاربرگ کافي است از منوي Edit ، گزينه Select All را انتخاب کنيم.

نکته
براي انتخاب تعدادي خانه غير مجاور با ماوس به تنهايي يا صفحه كليد به تنهايي نميتوان انتخاب را انجام داد و بايد از ماوس و صفحه كليد ،هر دو استفاده كنيم. براي اين كار کافي است کليد Ctrl را پايين نگه داشته و روي خانه هاي مورد نظر Click کنيم.

[TAHA]

مرحله بعدی از آموزش گام به گام Excel

حذف سلول
وقتي يك سلول را حذف ميكنيم محتويات آن به همراه خود سلولحذف ميشود كه جاي اين سلول يك فضاي خالي ايجاد ميشود. اين فضاي خالي بايد توسطسلولهاي مجاور پر شود. براي حذف يك سلول به يكي از روشهاي زير عمل ميكنيم :

روش اول :
1- انتخاب موضوعات،انتخاب منوي Edit ، انتخاب گزينه Delete

روش دوم :
1- انتخاب موضوعات، Right Click بر روي خانه،انتخاب گزينه Delete
با انتخاب گزينه Delete پنجره ايظاهر ميشود که شامل چهار گزينه زير است ( در اين پنجره ميتوانيم تعيين كنيم كه محلخالي سلول حذف شده با كدام يك از سلولهاي مجاور پر شود

الف- Shift Cell Left :
باعث انتقال خانه سمت راست خانه پاک شده به جاي آن ميشود.

ب- Shift Cells Up :
خانه زيرين خانه پاک شده را بجاي آن منتقل ميکند.

ج- Entire Row :
سطر زيرين خانه پاک شده را به جاي سطري که خانه پاک شده در آن قرار دارد منتقل ميکند.

د- Entire Column :
ستون سمت راست خانه پاک شده را به جاي ستوني که خانه پاک شده در آن قرار دارد منتقل ميکند.

نکته
اگر محيط فارسي باشد بجاي ستون سمت راست , ستون سمت چپ جايگزين ميشود.

پاک کردن سلول :
در اين حالت خود سلول حذف نميشود و فقط محتويات داخل آن يا قالب بندي آن يا توضيحات آن و يا هر سه پاك ميشوند.
1- خانه هاي مورد نظر را انتخاب ميکنيم. از منوي Edit ، گزينه Clear را انتخاب ميکنيم. زير منويي باز ميشود که شامل گزينه هاي زير است :

الف- All : هم محتواي خانه ، هم Format خانه و هم توضيحات را پاک ميکند.
ب- Format : فقط Format خانه هاي انتخابي را پاک ميکند.
ج- Comment : فقط توضيحات را پاک ميکند.
د- Content : فقط محتواي خانه هاي انتخابي را پاک ميکند

رضایت شما باعث ادامه آموزش است.

[TAHA]

ویرایش سطر و ستون در Excel

اضافه کردن سطر :
روش اول :
برروي سطري که ميخواهيم سطر جديد قبل از آن اضافه شود ، کليک ميکنيم. ،منوي Insert را انتخاب ميکنيم، گزينه Rows را انتخاب ميکنيم.

روش دوم :
بر روي سطري كه ميخواهيم سطر جديد قبل از آن اضافه شود كليك راستميكنيم ، از منوي باز شده Insert را انتخاب ميكنيم.

نکته
سطرهاي زيرين به پايين رانده ميشوند.

اضافه کردن ستون :
روش اول :
بر روي ستوني که ميخواهيم ستون جديد قبل از آن اضافهشود ، کليک ميکنيم، منوي Insert را انتخاب ميکنيم، گزينه Column راانتخاب ميکنيم.

روش دوم :
بر روي ستوني که ميخواهيم ستون جديدقبل از آن اضافه شود Right Click ميکنيم،گزينه Insert را انتخاب ميکنيم.

نکته
ستون قبلي به جلو رانده ميشود.

تغيير ارتفاع سطر :
براي تغيير ارتفاع سطر به دو روش ميتوان عمل کرد :

روش اول :
کافي است به مرز بين سطر مورد نظر و سطر بعدي رفته تا مکان نما به صورت يکفلش دو سر در آيد. سپس مرز سطر را به محل مورد نظر Drag ميکنيم.

روش دوم :
در اين روش ارتفاع به اندازه دقيق تنظيم ميشود . براي اين کار مراحل زير راانجام ميدهيم:
انتخاب منوي Format ، انتخاب زير منوي، Row انتخابگزينه Height ، در کادرباز شده اندازه دلخواه را وارد ميکنيم.

نکته
به طور پيش فرض ارتقاع سطر 12.75ميباشد.

تغيير پهناي ستون :
براي تغيير پهناي ستون به يکي از دو روش زير عمل ميکنيم :

روش اول :
کافي است به مرز بين ستون مورد نظر و ستون بعدي رفته تا مکان نما به صورتيک فلش دو سر در آيد سپس مرز ستون را در جهت مورد نظر Drag ميکنيم.

روش دوم :
در اين روش پهنا را به صورت دقيق تنظيم ميکنيم . براي اينکار مراحل زيررا طي ميکنيم :
انتخاب منوي Format انتخاب زير منوي Column انتخاب گزينه Width در کادر باز شده مقدار دلخواه را وارد ميکنيم.

نکته
به طور پيش فرض پهناي ستون 8.43ميباشد.

تغيير پهناي خودکار ستونیا سطر:
اگر در مرز بین دو حرف دو ستون دبل کلیک کنیم آن ستون به طور اتوماتیک به اندازه بزرگترین داده داخل آن ستون تبدیل میشود.
برای سطر نیز به همین روش فقط در مرز بین دو شماره دو ردیف دبل کلیک می کنیم.

[TAHA]

جستجوی داده هادر Excel
اگر بخواهيم رشته کاراکترهاي خاصي را در کاربرگ خود پيدا کنيم، مشاهده هر يک از سلولها کار سختيخواهد بود. پيدا کردن يك رشته از کاراکتر ها که بايد تغيير يابند نيز مشکل ترميباشد. اکسل ويژگيهايي دارد که به ما در يافتن داده ها و تعويض آنها کمک ميکند.

استفاده از Find :
براي فعال كردن Find به يكي از دو روش زير عملميكنيم :

روش اول :
انتخاب منوي Edit انتخاب find


روش دوم :
فشردن همزمان كليد هاي Ctrl + F
جهت جستجوي داده هامراحل زير را انجام ميدهيم :
1- لغتها يا عددهايي را که ميخواهيم مکان يابيکنيم در کادر متن Find What وارد ميکنيم.
2- دکمه Find Next را کليک ميکنيم و Excel اولين مورد از شرط جستجو را پيدا ميکند و آن را انتخاب مينمايد. کادر مکالمه Find بر روي صفحه نمايش باقي مي ماند تا بدين ترتيب بتواند جستجو براي متن يا اعدادمشخص شده را ادامه دهيم.
3- جهت جستجو براي مورد بعدي داده هاي مشخص شده Find Next را مجدداً کليک ميکنيم.
4- جهت برگشت به محيط دكمه Esc را فشرده و يا برروي دكمه Close كليك ميكنيم. تا کادر مکالمه Find بسته شود و سپس با داده هاي داخلسلول به کارمان ادامه ميدهيم.
5- جهت جستجو پس از بستن کادر مکالمه ، با فشاردادن Ctrl + F کادر مکالمه را ميتوانيم مجدداً باز نماييم.

نکته
اگر محدوده اي از سلول ها را در يک کاربرگ , قبل از باز نمودن کادر مکالمه Find را انتخاب کنيم ، جستجو را براي اين سلولها محدودكرده ايم .

برقراريشروط بيشتر براي Find

کادر مکالمه Find با ارائه گزينه هاي زير جستجو را با تخصصي تر نمودن آن محدود ميسازد.
می توان جهت جستجو را مشخص کند به صورت سطري باشد(By Row )Searchيا یا ستونی باشد(By column)
Look In با استفاده از اين گزينه ميتوانيم جستجو را به يک عنصر خاص محدود کنيم در اين كادر گزينه هاي Formula , Values, Comments را خواهيم داشت.

Match Case با انتخاب اين گزينه محيط به حروف بزرگ و کوچک حساس شده و کلماتي را پيدا ميکند که از نظر حروف بزرگ و کوچک مطابق متن تايپ شده در کادر Find What باشد.

Find Entire Cell Only اين گزينه از Excel ميخواهد سلولهايي را که داده هاي اضافه بر رشته کاراکتر جستجو دارند ناديده بگيرد.

تعویض داد ه ها با استفاده از Replace

اگر بخواهيم داده پيدا شده توسط Find را با داده هاي ديگر جايگزين كنيم مي توانيم پس از هر بار جستجو پنجره جستجو را بسته ، ويرايش را انجام داده ، دوباره پنجره Find را باز كنيم و عمل جستجو را ادامه دهيم كه اين كار وقت گير ميباشد. Excel دستوري ساده براي انجام اين كار در نظر گرفته است. با استفاده از Replace ميتوانيم اين كار را انجام دهيم.
جهت انجام جايگزيني مراحل زير را انجام ميدهيم :

1- متن جستجو را در کادر Find What وارد ميکنيم.
2- متن تعويضي را در کادر متن Replace With وارد ميکنيم.
3- جهت تاييد هر يک از تعويض ها مراحل زير را دنبال ميکنيم.

Find Next را کليک كرده، به مورد بعدي داده جستجو حرکت ميکند و سلول را انتخاب مي کند.
در صورتي که بخواهيم تعويض را انجام دهد دکمه Replace را کليک ميکنيم .
Find Next را جهت حرکت به موردبعدي کليک مي کنيم.
د- جهت تعويض تمام موارد داده هاي جستجو با با دادههاي تعويضي ، Replace All را کليک مي کنيم

[TAHA]

حالا وارد آموزش های تخصصی تر Excel میشیمhttp://pnu-club.com/imported/2009/06/194.gif
پر کردن خودکار چند خانه
يکي از مفيد ترين ويژگيهاي برنامه Excel ، قابليت پر کردن داده هاي متوالي بصورت خودکار ميباشد. که به اين عمل Auto fill گويند. داده هاي متوالي ميتوانند مجموعه اي از داده ها بصورت 1و2و3و... يا 4و5و.... يا از حروف A و B و C و ... تشکيل شده باشند یا اعدادزوج و فرد وحتی سری مضرب های یک عدد و همچنين ميتواند تاريخ يا روزهاي هفته يا ماههاي سال باشند. حتي ميتوان مجموعه اي از داده هاي خاص را تعريف کرد.
براي اين کار مراحل زير را انجام ميدهيم :

1- چند نمونه اوليه از مقادير متوالي مزبور را مينويسيم.
2- اين مقادير را انتخاب ميکنيم.
3- مکان نماي ماوس را به گوشه پايين سمت راست قسمت انتخابي مي آوريم تا به شکل ( + )در آيد. به اشاره گر ماوس در اين حالت Fill Handle مي گوييم.
4- حال به طرف پايين يا راست Drag ميکنيم.
5- به اين ترتيب با رها کردن کليد ماوس ، خانه هاي مورد نظر با مجموعه داده هاي متوالي پر ميشوند.

ايجاد ليست جديد خودكار:
اگر براي حروف الفبا Auto fill را اجرا كنيم ، پر كردن خودكار انجام نمي شود. چون حروف الفبا جزء ليستهاي آماده نيست پس بايد ايجاد شود. براي ايجاد ليست جديد مراحل زير را انجام ميدهيم :
انتخاب منوي Tools،انتخاب گزينه Options ، انتخاب Custom list : Tab ، انتخاب New List در کادر Custom List ، تايپ اطلاعات در قسمت List Entries بعد از وارد کردن هر اطلاعات Enter ميکنيم، انتخاب دکمه Add و در آخر ok

ايجاد يك ليست خودكار بر اساس ليست موجود در صفحه :
اگر ليستي بر روي صفحه داشته باشيم و بخواهيم بصورت ليست دائمي در آوريم بايد مراحل زير را انجام دهيم. :

انتخاب منوي Tools انتخاب گزينه Options انتخاب Custom list : Tab روي دکمه Collapse dialog ( )که در انتهاي کادر فهرست Import List From Cells قرار دارد Click ميکنيم. تا پنجره مينيمايز شود. انتخاب ليست ها در صفحه روي دکمه Collapse Dialog ( )که در انتهاي کادر فهرست Import list From Cell قرار دارد Click ميکنيم. تا Resize شود. انتخاب دکمه Import در آخر ok

نکته
ميتوانيم بجاي انجام مراحل 4و 5و 6، در كادر Import ، آدرس سلولهايي كه ليست در آنها قرار دارد را تايپ كنيم.

ويرايش ليست خودكار
ميتوانيم ليستهايي را كه ايجاد كرده ايم ويرايش كنيم . يعني اطلاعاتي را حذف كنيم ، ويرايش كنيم يا اضافه كنيم. براي اين كار مراحل زير را انجام ميدهيم :

1- انتخاب منوي Tools
2- انتخاب گزينه Option
3- انتخاب :Custom list Tab
4- انتخاب ليست مورد نظر در کادر Custom list
5- کليک در محل مورد نظر در کادر List Entries
6- ويرايش متن
7- OK

پاک کردن ليست خودكار:
اگر بخواهيم يك ليست خودكار حذف كنيم تا ديگر پر كردن خودكار بر روي آن عمل نكند مراحل زير را طي ميكنيم :

1- انتخاب منوي Tools
2- انتخاب گزينه Options
3- انتخاب :Custom list Tab
4- انتخاب List مورد نظر در کادر Custom List
5- انتخاب دکمه Delete
6- OK

غير فعال کردن Auto Fill :
Auto Fill بطور خودکار فعال است. جهت غير فعال نمودن آن مراحل زير را طي ميکنيم :

1- انتخاب منوي Tools
2- انتخاب منوي Options
3- انتخاب : Edit Tab
4- کادر انتخاب Allow Cell Drag and Drop را غير فعال ميکنيم .http://pnu-club.com/imported/2009/06/144.gif

[TAHA]

دنباله آموزش های excel آدرس دهي:
درExcel دو مدل آدرس دهي به نامهاي : آدرس دهي مطلق و آدرس دهي نسبي داريم.

آدرس دهي نسبي :
فرض كنيد سلولهاي Excel را به صورت زير پر كرده ايم :

در سلول B1 فرمول A1+A2 را مي نويسيم .اگر اين فرمول را copy كرده و در سلولB2.Paste كنيم ويا با استفاده از Auto fill محتواي سلولهاي B2 تا B4 را پر كنيم .اعداد 5و7و4 بهترتيب براي سلولهاي B2 تا B4 ظاهر ميشوند. حال ميخواهيم بدانيم اين اعداد از كجابدست آمده اند. وقتي ما در سلول B1 فرمول A1+ A2 را تايپ ميكنيم، در حقيقت سلول سمتچپي و يك سلول پايين آن با هم جمع ميشوند. پس براي سلول B2 ، سلول سمت چپي ( A2 ) وسلول پاييني آن ( A3) با هم جمع ميشوند كه جواب 5 ميشود. براي سلولهاي بعدي هم بههمين ترتيب محاسبات انجام ميشود. به اين نوع آدرس دهي ، آدرس دهي نسبي گفته ميشودچون نسبت به مكان هر سلول ، فرمول سلول عوض ميشود و در حقيقت فرمول درون سلول B2 ، A2+A3 ميشود.

آدرس دهي مطلق:
فرض كنيد ميخواهيم حقوق افراد يك اداره را حساب كنيم. حقوق با استفاده از فرمول زير حساب ميشود : حقوق پايه * 7% - حقوق پايه = حقوق حقوق پايه را در ستون B مينويسيم. براي محاسبه حقوق ميتوانيم در سلول C1 فرمول B1-B1*7% را بنويسيم و براي تمام افراد Auto fill كنيم. در اين حالت در حقيقت از آدرس دهي نسبي استفاده كرده ايم. ولي فرض كنيد كه درصد ماليات عوض شده و 10% شود. حالا بايد دوباره فرمول جديدي در سلول C1 نوشته و مجدد Auto fill كنيم. براي اينكه نخواهيم در هر بار عوض شدن درصد ماليات فرمول را عوض كنيم ميتوانيم درصد ماليات را در سلول جدا نوشته و از آدرس آن در فرمول استفاده كنيم. پس مثلاً در سلول A1 عدد 7% را مينويسيم و در سلول C1 فرمول B1-B1*A1 را مينويسيم حال Auto fill ميكنيم. ولي ميبينيم كه براي بقيه سلولها جواب همان حقوق پايه ميشود. چرا؟
چون با آدرس دهي نسبي ميخواهد عمل كند و چون در سلول C1 فرمول B1-B1*A1 بوده ، براي C2 فرمول B2-B2*A2 ميشود كه مقدار A2 صفر است. پس جواب همان مقدار حقوق پايه ميشود. براي رفع اين مشكل بايد سلول A1 ثابت شود. يعني در تمام فرمولها A1 در ستون حقوق پايه ضرب شود. در اين حالت از آدرس دهي مطلق استفاده ميكنيم. براي ثابت كردن سطر يا ستون در كنار حرف ستون يا عدد سطر علامت $ ميگذاريم. اگر بخواهيم سلول را ثابت كنيم در كنار حرف ستون و عدد سطر هر دو علامت $ ميگذاريم. يعني در سلول C1 مينويسيم : B1-B1*$A$1

[TAHA]

قسمت نهم از آموزش excel قالب بندي خانه ها در Excel
در Excel اين توانايي را داريم که قالببندي يا فرمت يک سلول را تغيير داده و فرمت آن سلول را مثلاً تاريخ يا درصد يا زمانيا متن يا .... کنيم. همچنين ميتوانيم دور سلول كادر بياندازيم يا رنگ زمينه آنراعوض كنيم. براي قالب بندي خانه ها در Excel مراحل زير را طي ميکنيم :

روش اول :
انتخاب منوي Format انتخاب گزينه Cells

روش دوم :
بر روي خانه هاي مورد نظرکليک راست کرده و گزينه Format Cells را انتخاب ميکنيم.

روش سوم :
فشردن کليدهاي ctrl +1

با اجراي يکي ازسه روش بالا پنجره اي باز ميشود که داراي Tab هاي زيراست:

الف - Number :
توسط اين Tab ميتوانيم نوع اطلاعات ورودي را تعيين کنيم. اين Tab شامل گزينه هاي زير ميباشد :
- Sample : هر فرمتي را که انتخاب کنيم، بر روي محتواي سلول انتخابي نمايش ميدهد.
- Category : در اين قسمت نوع داده را مشخص ميکنيم که شامل انواع زير ميباشد :

1- General : اين گزينه عددها را به صورت رشته اي از رقمهاي متوالي و بدون هر گونه قالب بندي نشان ميدهد. و اگر عددي در سلول جا نشودآنرا به صورت نمايي نشان ميدهد.
2- Number : مقادير را بصورت رشته اي از رقمهاي متوالي نشان ميدهد. در اين حالت اگر عدد در سلول نگنجد سلول بزرگتر ميشود. همچنين در اين قسمت ميتوانيم تنظيمات زير را انجام دهيم :
- Decimal Places : در اين قسمت ميتوانيم تعداد ارقام بعد از اعشار را تعيين کنيم.
- Negative Number : در اين حالت ميتوانيم مشخص کنيم که عدد منفي به همان صورت نشان داده شود يا به رنگ قرمز يا سياه با علامت منفي نشان داده شود. يا به رنگ قرمز بدون علامت منفي نشان داده شود. ( توجه داشته باشيد كه اين گزينه فقط روي اعداد منفي عمل ميكند. )
- Use 1000 Separator : اگر در کنار بگذاريم اعداد را سه رقم ، سه رقم اين گزينه ميگذارد.Pاز سمت راست جدا کرده با علامت (، )

3- Currency : مقادير را همراه با سمبل پول رايج نشان ميدهد. در اين حالت ميتوان تنظيمات زير را انجام داد :
- Symbol : نوع واحد پول را مشخص ميکنيد. در اين قسمت واحد پول کشورهاي مختلف نمايش داده شده و ميتوانيم واحد دلخواه خود را انتخاب کنيم.
- Negative Number : اعداد منفي چطور نمايش داده شوند.

4- Accounting : مانند حالت Currency است . اين قالب بندي ، قالب بندي حسابداري ميباشد و علامت پولي در منتهاالهيه سمت چپ آن نوشته ميشود.
5- Date : تاريخ را با قالب بندي خاص تاريخ نشان ميدهد. و ما ميتوانيم انواع قالب بندي هاي تاريخ را ديده و انتخاب کنيم. مثلاً مدلي را انتخاب کنيم که فقط روز و ماه را نشان دهد. و يا مدلي را انتخاب کنيم که روز را به عدد و ماه را به حروف نشان دهد.
6- Time : زمان را با قالب بندي هاي خاص زمان نشان ميدهد. انواع قالب زماني در اين قسمت وجود دارند. ما ميتوانيم مدلي را انتخاب کنيم که ساعت را از 1 تا 12 با برچسب صبح و بعد از ظهر نمايش دهد و يا مدلي را انتخاب کنيم که ساعت را از 1 تا 24 نمايش دهد. و يا ....
7- Percentage : عددها را همراه با علامت درصد نشان ميدهد.

نکته
در تمام قالب بندي ها بجز Percentage فرقي نميکند که ابتدا اطلاعات را در سلول وارد کنيم يا اول قالب بندي را تنظيم کنيم. ولي در حالت Percentage اگر ابتدا عدد را نوشته و سپس فرمت را Percentage کنيم ، عدد را در 100 ضرب ميکند. ولي اگر ابتدا فرمت را Percentage کنيم، و بعد عدد را بنويسيم، تغييري در عدد نميدهد.
8- Fraction : مقادير را بصورت عدد صحيح نشان ميدهد که بدنبال آن نزديک ترين کسر به مقدار واقعي ظاهر ميشود. براي نوشتن يک عدد مخلوط کافي است ابتدا قسمت صحيح را نوشته سپس يک فاصله بدهيم و بعد صورت کسر را نوشته و بعد علامت (/) را بگذاريم و بعد مخرج کسر را بنويسيم. اگر عدد 6 5/10 را بنويسيم، پس از Enter کردن مقدار سلول 6 1/2 ميشود. اگر بخواهيم همان مقدار اوليه باقي بماند، کافي است، در قسمت Fraction مقدار 3/10 را انتخاب کنيم. در اين حالت نگاه ميکند ببيند مخرج اصلي بايد درچند ضرب شود تا مخرج انتخابي شود سپس صورت را هم در همان عدد ضرب ميکند.
9- Scientific : مقادير را با قالب بندي علمي نشان ميدهد.
10- Text : مقادير را به همان صورتي که وارد شده اند نشان ميدهد. اگر فرمولي را به صورت متن قالب بندي کرده باشيم، Excel آن را به صورت متن نشان ميدهد و مقادير آنرا محاسبه نميکند.
(کاردرکارگاه 7 تمرين 8 تا 13 )
11- Special : مقادير را با استفاده از قواعد قالب بندي خاص ( مانند كد پستي ، کد پستي به اضافه چهار رقم، يا شماره تلفن، شماره تامين اجتماعي) نشان ميدهد. مثلاً اگر در يک سلول يک شماره تلفن ( در حالت 10 رقمي) تايپ کنيم ، با انتخاب اين فرمت به صورت قالب بندي تلفن در مي آيد. مثلاً اگر شماره IT (3116681184) را وارد ميکنيم، به فرمت تلفن در آمده (1184-668 (311) ) و مي فهميم که 311 کد شهرستان ، 668 کد محله و 1184 شماره تلفن IT ميباشد.
12- Custom : براي ايجاد يک قالب بندي جديد از اين گزينه استفاده ميکنيم كه خارج از بحث ما ميباشد.

ببخشید بقیه tab ها جا نشد قسمت بعدی جبران می کنم



روشن http://pnu-club.com/imported/2009/06/193.gif (http://forum.patoghu.com/report.php?p=203325)

[TAHA]

ادامه قالب بندی سلول ها Alignment :
توسط اين Tab ميتوانيم جهت قرار گرفتن اطلاعات در سلول را تعيين کنيم. اين Tab شامل قسمتهاي زير است :

1- Horizontal : محل قرار گرفتن افقي متن را تعيين ميکند. اين قسمت شامل گزينه هاي زير است :
• General : هم ترازي پيش فرض
• Left : هم ترازي داده ها را به سمت چپ ( استفاده براي ارقام)
• Center : هم ترازي داده ها در مرکز
• Right : هم ترازي داده ها به سمت راست ( براي متون )
• Fill : تمام سلول را با متني که در آن نوشته شده است ، پر ميکند.
• Justify : يک تراز مناسب براي سلول در نظر ميگيرد . معمولاً براي زماني است که اطلاعات در سلول نگنجد.
• Center Across Selection : وسط متن را در وسط سلولهاي انتخابي ميگذارد.
2- Vertical : محل قرار گرفتن اطلاعات را بطور عمودي تنظيم ميکند. اين گزينه شامل قسمتهاي زير است :
• Bottom : هم ترازي داده ها در پايين سلول
• Top : هم ترازي داده ها در بالاي سلول
• Center : هم ترازي داده ها در وسط يا مرکز سلول
• Justify : داده ها در داخل سلول هم تراز ميشوند. ( بدين معني که داده ها در داخل سلول بصورت مساوي جاسازي ميشوند. مانند متون موجود در روزنامه ها )

3- Orientation : شامل قسمتهاي زير است :
• زاويه متن را نسبت به افق بوسيله ماوس ميتوان تعيين کرد.
• Degrees : زاويه متن را نسبت به افق بوسيله تايپ زاويه يا با كليد هاي Increase و Decrease تعيين كرد.

4- Text Control : شامل قسمتهاي زير است :
• Wrap Text : اگر اندازه متن بيشتر از سلول باشد توسط اين گزينه ميتوان آنرا شکست. در نتيجه دریک سلول در چند خط تایپ کرد.
• Shrink to Fit : اگر اندازه متن از سلول بيشتر باشد با انتخاب اين گزينه متن به اندازه اي کوچک مي شود که در داخل سلول بگنجد.
• Merge Cells : اگر اندازه متن از سلول بيشتر باشد ميتوان سلولهايي را که متن اشغال کرده را انتخاب نمود و سپس در کنار اين گزينه تيک زد. اين عمل باعث ميشود که اين سلول ها بهم پيوسته و يک سلول شوند.

ج- Font :
توسط اين قسمت ميتوان نوع خط ، اندازه، رنگ و ... خطوط را تعيين نمود. اين Tab شامل گزينه هاي زير است :

1- Font : در اين قسمت نوع خط را تعيين ميکنيم.
2- Font Style : در اين قسمت ميتوانيم تعيين کنيم که خط کج ( Italic) يا تو پر(Bold) يا کج و تو پر (Bold Italic) و يا معمولي (Regular) باشد.
3- Size: در اين قسمت سايز قلم را تعيين ميکنيم.
4- Underline: در اين قسمت ميتوانيم تعيين کنيم که زير متن خط کشيده شود يا نه. و نوع خط را تعيين ميکنيم.
• None : خط نميکشد.
• Single : خط تکي زير متن ميکشد.
• Double : دو خطي زير متن ميکشد.
• Single Accounting : تک خط زير کشيده ترين حرف کشيده ميشود.( يعني تمام حروف بالاي خط نوشته ميشوند.)
• Double Accounting : دو خطي زير تمام حروف و زير کشيده ترين حرف کشيده ميشود.
5- Color : در اين قسمت رنگ خطوط را متن را تعيين ميکنيم.
6- Effect : شامل قسمتهاي زير است :
• Strike Through : بر روي متن خط ميکشد.
• Super Script : براي بالا نويسي استفاده ميشود. (توان نویسی)
• Sub Script : براي زير نويسي استفاده ميشود. (اندیس نویسی)
7- Preview : پيش نمايشي از انتخابات را نشان ميدهد.

د- Border :
توسط اين Tab ميتوانيم حاشيه بندي انجام دهيم. که شامل قسمتهاي زير است :
1- Style : در اين قسمت نوع خط حاشيه را مشخص ميکنيم.
2- Color : در اين قسمت رنگ حاشيه را مشخص ميکنيم.
3- Presets : در اين قسمت محل خطوط را مشخص ميکنيم.
• None : حاشيه نميگدارد.
• Outline : دور سلولها حاشيه ميگذارد.
• Inside : داخل سلولهاي انتخابي را حاشيه ميگذارد.
4- Border : در اين قسمت ميتوانيم تعيين کنيم که کدام قسمت از سلول حاشيه داشته باشد. نيز ميتوانيم تعيين کنيم که فقط سمت چپ سلول خط بيفتد و يا فقط بالا و يا پايين سلول حاشيه داشته باشد.

نکته
براي انداختن حاشيه ابتدا رنگ و نوع خط را تعيين ميکنيم و سپس بر روي Icon هاي مورد نياز براي افتادن حاشيه Click ميکنيم.

هـ - Patterns :
در اين قسمت ميتوانيم رنگ زمينه را تعيين کنيم. که شامل گزينه هاي زير است :
• Color : در اين قسمت رنگ مورد نظر را انتخاب ميکنيم.
• Pattern : در اين قسمت ميتوانيم از الگوها ( هاشورها) استفاده کنيم. همچنين رنگ هاشور را تعيين كنيم.

حذف قالب بندي سلولها :
همانطور كه گفته شد براي پاك كردن قالب بندي سلول كافي است سلول يا سلولهاي مورد نظر را انتخاب كرده سپس از منوي Edit زير منوي Clear ، گزينه Formatting را انتخاب ميكنيم.

[TAHA]

توابع و فرمول نویسی در Excel براي استفاده از توابع به يكي از روشهاي زير عمل ميكنيم :
روش اول :
1- بر روي Paste Function , Icon در نوار فرمول، كليك مي كنيم.
2- در پنجره باز شده در قسمت Function Category نوع تابع را مشخص مي كنيم. كليه توابع در 8 دسته طبقه بندي شده اند. در دسته All همه توابع قرار دارند و در دسته Most Recently Used توابعي كه به تازگي از آنها استفاده شده است قرار دارند. اگر گروه تابع را ندانيم ميتوانيم آنرا در All پيدا كنيم.
3- در قسمت Function name تابع را مشخص مي كنيم.
4- در پنجره اي كه باز مي شود به دو طريق مي توانيم عمل كنيم:

الف : در كادر Number 1 ،محدوده آدرس اعداد را وارد كنيم. براي وارد كردن محدوده آدرس كافي است ابتدا آدرس اولين خانه محدوده را وارد كرده سپس عملگر آدرس ( : ) را تايپ كنيم و بعد آدرس آخرين سلول محدوده را وارد كنيم. همچنين ميتوانيم بر روي Collapse Dialog اين كادر كليك كرده و محدوده را با Drag انتخاب كنيم.
ب : در هر كادر يك آدرس وارد كنيم. براي اين كار در كادر اول آدرس اولين سلول را تايپ كرده. بر روي كادر دوم كليك كرده ،آدرس دومين سلول را تايپ ميكنيم. و الي آخر .... معمولاً زماني از اين روش استفاده ميكنيم كه سلولها پراكنده باشند.
5- OK را مي زنيم.

روش دوم :
منوي Insert را انتخاب مي كنيم. زير منوي Function را انتخاب مي كنيم. بقيه مراحل مانند مرحله 2 به بعد روش اول است.

روش سوم:
1- در خانه تابع را همراه با آرگومانهاي آن تايپ مي كنيم. ( توابع و آرگومانهايش در قسمت بعد توضيح داده شده اند. )
2- اگر قبل از آن = گذاشته باشيم كه Enter مي كنيم در غير اين صورت بر روي = در نوار فرمول Click مي كنيم.

روش چهارم:
1- در يك خانه (خانه اي كه مي خواهيم حاصل نوشته شود) علامت = را تايپ مي كنيم يا علامت = در خط فرمول را مي زنيم.
2- در كادر اول نوار فرمول ( Name Box ) توابع ظاهر مي شوند، كافي است بر روي drop down آن Click كنيم تا همه توابع را ببينيم. تابع مورد نظر را انتخاب مي كنيم.
3- بقيه مراحل مانند مرحلة 4 به بعد روش اول است.

[TAHA]

چند تابع معروف 1- تابع مجموع (SUM ) :براي فعال كردن اين تابع يا آنرا تايپ كرده يا به يكي از روشهاي گفته شده در بالا عمل مي كنيم. در پنجره Function Category گروه Math & Trig را انتخاب مي كنيم و در پنجره Function name ،SUM را انتخاب مي كنيم فرمت كلي اين دستور به شكل زير است: ( از اين دو فرمت زماني که بخواهيم فرمول را تايپ کنيم استفاده ميکنيم. )

1- SUM -number 1 : number 2
2- SUM -number 1;number2;…

نکته
معمولاً براي زماني كه اطلاعات در سلولهاي مجاور باشند ازفرمول اول و اگر اطلاعات در سلولهاي غير مجاور و پراكنده باشند از فرمول دوماستفاده ميكنيم.

2- تابع ميانگين(Average ) :از اين تابع براي محاسبةميانگين استفاده ميشود .اين تابع جزء گروه Statistical است. شكل كلي آن بصورت زيراست :
1- Average - number 1 ; number 2 ;...
2- Average - number 1 : number 2

3- تابع ماكزيمم (Max):‌از اين تابع براي پيدا كردن ماكزيمم چندمقدار استفاده ميكنيم : اين تابع نيز جزء گروه Statistical است. و شكل كلي آن بهصورت زير است :
1- Max - number 1 ; number 2 ; ….
2- Max - number 1 : number 2

4- تابع مينيمم (Min) :از اين تابع براي محاسبة ميانگين اعداداستفاده مي شود و جز توابع گروه Statistical ميباشد. شكل كلي آن به صورت زير است :
1- Min - number 1 ; number 2 ; ….
2- Min - number 1 : number 2

5- تابع شمارنده (Count) :از اين تابع براي شمارش تعداد خانه هاي پر شاملاعداد استفاده ميشود . اين تابع نيز جز توابع گروه Statistical ميباشد و فرم كلي آنبه صورت زير است :
1- Count - value 1 ; value 2 ; ….
2- Count - value 1 : value 2

6- تابع Round :از اين تابع براي گرد كردن اعداد استفاده مي شود وجز توابع گروه Math & Trig مي باشد و شكل كلي آن به صورت زير است :
Round - number 1 ; num_digits
قسمت Number براي معرفي عدد و قسمت Num_digits معرفتعداد ارقامي است كه بايد گرد شوند،‌ Excel هنگام گرد كردن نگاه به اولين رقم بعداز رقم حذفي مي كند اگر كوچكتر از 5 بود كه خود اعداد را مي نويسد ولي اگر بزرگتراز 5 بود يك رقم به آخرين رقمي كه ميماند اضافه مي كند.

Auto sum :
توسط اين دستور مي توانيم تعدادي خانه را با هم جمع كنيم در اين حالت كافي است در خانه اي Click كنيم، Excel خانه هاي در محدوده خانة انتخابي ما را در نظر ميگيرد و مجموع آنها را حساب مي كند و خانه هاي انتخابي را به ما نشان مي دهد. اگراين خانه ها مورد نظر ما نبودند، خودمان محدوده را انتخاب مي كنيم. براي فعال كردن اين دستور كافي است آيكون Auto sum را از نوار ابزار Standard انتخاب كنيم.

[TAHA]

نکات و آموزش های مقید آفیس درج انواع اشياءدر Excel ميتوانيم تصاوير ، چارتهاي سازماني و ... را اضافه كنيم. براي اين كار از منوي Insert ، Picture را انتخاب ميكنيم. زير منويي ظاهر ميشود كه شامل گزينه هاي زير است :

1- Clip Art : ميتوانيم از تصاوير موجود در ، Office استفاده كنيم. با انتخاب اين گزينه پنجره اي باز ميشود كه شامل دسته هاي مختلف تصاوير است. مثلاً اگر دسته Animals را انتخاب كنيم ، تصوير كارتوني چند حيوان نمايش داده ميشود. براي اضافه كردن تصوير بر روي صفحه ، بر روي تصوير كليك كرده تا منوي آن ظاهر شود. سپس آيكون Insert Clip ( اولين آيكون ) را انتخاب ميكنيم.

2- Form File : با استفاده از اين گزينه ميتوانيم هر تصوير دلخواه را از روي هارد كامپيوتر يا CD يا Floppy بر روي صفحه اضافه كنيم.

3- Auto Shape : با انتخاب اين گزينه نوار ابزاري ظاهر ميشود كه گزينه هاي آن مشابه همان Auto Shape نوار ابزار Drawing است.

4- Organization Chart : با استفاده از اين گزينه ميتوانيم چارت سازماني رسم كنيم.

5- Word Art : با استفاده از اين گزينه ميتوانيم كلمات را با فرمتهاي زيبا و خاص بنويسيم. اين گزينه كار همان Word Art موجود در نوار ابزار Drawing را انجام ميدهد.

6- From Scanner or Camera : با استفاده از اين گزينه ميتوانيم تصاوير را مستقيماً از دوربين يا اسكنر بگيريم.

انتخاب اشکال :

براي انتخاب اشکال کافي است روي آنها کليک کنيم.

جابجا کردن اشکال :
براي جابجا کردن يک شکل ابتدا آنرا انتخاب کرده سپس بر روي شکل ميرويم تا مکان نما به صورت ( +)در آيد. سپس شکل را در جهت مود نظر Drag ميکنيم.

تغيير سايز شکل :
ابتدا شکل را انتخاب کرده سپس بر روي يکي از 8 لنگري (مربع کوچک) که دور تا دور شکل ظاهر ميشود ميرويم. تا مکان نما به صورت ( |) در آيد. سپس در جهت مورد نظر Drag ميکنيم.

نکته
اگر بر روي لنگر هاي چهار گوشه برويم , شکل هم در جهت افقي و هم در جهت عمودي تغيير سايز ميدهد. ولي اگر بر روي لنگر هاي وسط اضلاع برويم شکل يا در جهت افقي يا در جهت عمودي , بسته به انتخاب ضلع بزرگ يا کوچک ميشود

[TAHA]

نوار drawing نوار ابزار Drawing
براي ترسيم يک سري از اشکال خاص ميتوانيم از نوار ابزار Drawing استفاده کنيم. اين نوار ابزار شامل آيکونهاي زير است :

Free Rotate : ازاين آيکون براي چرخاندن شکل استفاده ميشود. با کليک روي اين آيکون ، بر روي شکلعلائمي به صورت دايره هاي سبز رنگ ظاهر ميشود. مکان نماي ماوس را بر روي اين دايرهها ميبريم تا مکان نما به شکل دايره در آيد سپس شکل را در جهت مورد نظر Drag ميکنيم. تا شکل تغيير زاويه دهد.

نکته
براي فعال شدن اين آيکون بايد يک شکل رسم شده باشد و انرا انتخاب کردن باشيم.

Auto Shape : اين آيکون شامل قسمتهاي زير است :
Line : براي کشيدن خط صاف , فلش , فلش دو سر , خطمنحني , خط منحني و خط شکسته , خط آزاد

Connector : براي کشيدن انواع اتصالدهنده ها

Basic Shapes : براي کشيدن اشکال مختلف

Block Arrows : براي ترسيم انواع جهت نما ها

Flow chart : براي رسم قسمتهاي مختلف يک فلوچارت

Stars and Banners : براي رسم شکلهاي مختلف

Callouts : براي کشيدن اشکالي که ميتوان داخل آنها متن نوشت .

براي کشيدن اشکال اين قسمت از Drag استفاده ميکنيم.

Line : توسط اين آيکون ميتوانيم خط رسم کنيم. کافي است در يک نقطه کليک کرده که اين، نقطه شروع خط ميشود ، سپس به طرف انتهاي خط Drag ميکنيم.

Arrow : توسط اين آيکون ميتوانيم فلش رسم کنيم که مانند رسم خط ميباشد.

Rectangle : توسط اين آيکون ميتوانيم مربع يا مستطيل رسم کنيم براي اين کار روي يک نقطه کليک کرده و Drag ميکنيم تا مربع يا مستطيل مورد نظر رابکشيم. ( اگر در حين رسم کليد Shift را پايين نگه داريم ، مربع رسم ميشود. )

Oval : توسط اين آيکون ميتوانيم بيضي يا دايره رسم کنيم. براي اين کار روي يک نقطه کليک کرده و Drag ميکنيم. ( اگر در حين رسم دکمه Shift را نگه داريم دايره ترسيم ميشود. )

Text box : توسط اين آيکون ميتوانيم Text Box يا کادر متنايجاد کنيم. از اين آيکون براي نوشتن روي تصاوير يا اشکالي که نميتوانيم داخل آنهابنويسيم استفاده ميشود.

Insert word Art : توسط اين آيکون ميتوانيم متن گرافيکي زيبا ايجاد کنيم. کافي است در کادر باز شده نوع خط و سايز آن را تعيين کنيم سپس متن را تايپ کنيم و OK کنيم.

Insert Clip Art : با فشردن اين آيکون پنجره Word art باز ميشود.

Fill Color : توسط اين آيکون ميتوانيم داخل موضوع را رنگ کنيم.

Line Color : توسط اين آيکون ميتوانيم خطوط یا کادر دور موضوعات را تغيير رنگ دهيم.

Font Color : توسط اين آيکون ميتوانيم رنگ متن را تغييردهيم.

Line Style :توسط اين آيکون ميتوانيم ضخامت خطوط ترسيمي را تعيين کنيم. ( همچنين فلش ها يا خطوط دور مربع ها و ...)

Dash style: توسط اين آيکون ميتوانيم نوع خطوط را تعيين کنيم.

Arrow Style : توسط اين آيکون ميتوانيم نوع فلش ها را تعيين کنيم.

Shadow Style : توسط اين آيکون ميتوانيم به اشکال سايه بدهيم.

tree - D style: توسط اين آيکون ميتوانيم به اشکال حجم دهيم و آنها را سه بعدي کنيم.

Word art
پس از انتخاب اين گزينه پنجره اي با نام Word art gallery باز ميشود که مدلي که ميخواهيم متن به آن مدل نوشته شود انتخاب ميکنيم. سپس OK ميکنيم. پنجره اي به اسم Edit Word art text باز ميشود که متن را در کادر text آن نوشته و در کادر Font ، فونت نوشته و درکادر سايز ، سايز آنرا تعيين ميکنيم و سپس OK ميکنيم. متن بر روي صفحه ظاهر ميشود
نوار ابزار Word Art :
با انتخاب متني که بوسيله Word art نوشتهشده نوار ابزاري ظاهر ميشود که شامل ايکونهاي زير است :

Insert word art : يک Word Art ديگر ميتوانيم ايجاد کنيم.

Edit text : با انتخاب اين آيکون پنجره Edit Word Art text ظاهر ميشود . تا بتوانيم متن نوشته شده يا سايز و فونتآنرا ويرايش کنيم.

Word art Gallery : توسط اين گزينه ميتوانيم طرح Word Art را عوض کنيم.

Format Word Art : ميتوانيم تغييراتي بر روي متن اجادکنيم مانند رنگ و ضخامت خط دور نوشته , رنگ نوشته , سايز نوشته و ...

Word Art Shape : طرز نوشتن متن را عوض ميکنيم.

Word Art Same Letter Heights : کشيدگي کليه حروف را اندازه هم ميکند.

Word Art Vertical Text : جهت نوشتنمتن را عوض ميکند.

Word Art Alignment : متن را تراز ميکند.

Word Art Character Spacing : فاصله بين حروف را کم و زياد ميکند.

[TAHA]

مرتب كردن ليست ها در Excel

ما ميتوانيم ليست موجود را بر اساس هر يك از ستونهاي آن به صورت صعودي يا نزولي مرتب كنيم. براي اين كار كافي است به يكي از دو روش زير عمل كنيم :

روش اول :
1- يك سلول از ستوني را كه ميخواهيم ليست بر اساس آن مرتب شود انتخاب ميكنيم.
2- Sort Ascendingبراي مرتب سازي صعودي از آيكون و براي مرتب سازي نزولي از Sort Descending در نوار ابزارStandard استفاده ميكنيم.

نکته
بايد توجه داشته باشيم كه در اين حالت نبايد يك ستون انتخاب شود بلكه فقط يك سلول از ستوني كه ميخواهيم بر اساس آن ليست مرتب شود را انتخاب ميكنيم.

روش دوم :
1- كل جدول يا يك سلول از جدول را انتخاب ميكنيم.
2- منوي Data را انتخاب ميكنيم.
3- گزينه Sort را انتخاب ميكنيم.
4- پنجره اي باز ميشود كه بايد قسمتهاي زير را با توجه به نياز در آن پر كنيم :

الف- Sort By : در اين كادر ستوني را كه ميخواهيم ليست بر اساس آن مرتب شود ، انتخاب ميكنيم.
ب- Then By : در اين كادر ستوني را تعيين ميكنيم كه اگر اطلاعات ستوني که در کادر اول مشخص شده براي مرتب سازي مانند هم بود ليست بر اساس اين ستون مرتب شود.
ج- Ascending : با انتخاب اين گزينه ليست به صورت صعودي مرتب ميشود.
د- Descending : با انتخاب اين گزينه ليست به صورت نزولي مرتب ميشود.
هـ- My List Has : در اين قسمت دو گزينه Header Row ، و No Header Row وجود دارد. اگر Header Row انتخاب شده باشد هنگام باز شدن پنجره Sort كل ليست به غير از سطر اول كه سطر عنوان است انتخاب ميشود و در كادر هاي Sort By , Then By عناوين قرار ميگيرند. ولي اگر No Header Rowانتخاب كنيم هنگام باز شدن پنجره Sort كل جدول حتي سطر اول كه سطر عنوان است انتخاب ميشود و در كادر هاي sortby , Then By بجاي عناوين, نام ستونها قرار ميگيرند. در حقيقت در اين حالت عناوين جزء اطلاعات در نظر گرفته شده و در مرتب سازي شركت داده ميشوند.

[TAHA]

نمودار (پرکاربرد ترین مبحث Excel) براي ترسيم نمودار ، ابتدا بايد در مورد نوع نمودار تصميم گيري کرد. نوع نموداري که انتخاب ميکنيم به نوع داده هايي که بايد ارائه شوند و روش استفاده از آنها بستگي دارد. تمام نمودارها براي نشان دادن همه انواع داده ها مناسب نيستند. بعضي از آنها براي نشان دادن نحوه تغيير موارد مورد بحث در طول زمان و بعضي ديگر براي نشان دادن صفت هاي مجموعه اي از مقادير نسبت به کل مناسب ميباشند.

انواع نمودار ها :

1- نمودار خطي (Line Chart) :
اين نوع نموداربراي تاکيد بر روند و تغييرات مقادير در طول زمان بکار ميرود. اين نوع نمودار ابتدايي ترين نوع نمودار ميباشد. نمودار خطي در واقع فقط از يک خط تشکيل شده است که نقطه هاي ايجاد شده بر اساس اطلاعات موجود بر روي محور هاي X , Y را به يکديگر متصل ميکند.

2- نمودار ستوني ( Column Chart ) :
مشابه نمودار نواري است . اين نمودار براي تاکيد روي اختلاف بين اقلام استفاده ميشود. اگر بخواهيم عنصري را با عنصر ديگر مقايسه کنيم از اين نمودار استفاده ميکنيم.

3- نمودار مسطح يا دايره اي ( Pie Chart ) :
اين نمودار براي نشان دادن نسبت بين اجزاء و يک کل بکار ميرود . اين نمودار ميتواند از يک سري داده هاي منفرد تشکيل شده باشد که نقطه هاي داده هاي آن حداکثر ميتوانند 7 نقطه باشند. اگر چه برنامه ميتواند با مقدار بيشتري از نقطه ها نيز کار کند اما برشهاي بسيار نازک موجب ميشود که خواندن نمودار مشکل شود.

4- نمودار پراکنده توزيعي ( Scatter Chart ) :
اين نمودار شبيه نمودار خطي است. از اين نمودار براي تاکيد بر اختلاف بين دو سري از مقادير استفاده ميشود. در اين نمودار برخلاف نمودار خطي ، داده هايي که بر روي محور X قرار ميگيرند ديگر نميتوانند نشان دهنده نقطه هاي مربوط به داده هاي مختلف باشند بلکه محور X بايد در واقع نشان دهنده تغييرات يکنواخت يک نوع داده منفرد باشد.

5- نمودار ميله اي يا نواري ( Bar Chart) :
از اين نوع براي مقايسه مقادير در مقطعي از زمان استفاده ميشود. اين نمودار مانند نمودار ستوني است که ستونهاي آن بجاي محور X نسبت به محور Y ترسيم شده اند. يعني مانند ستوني است که در جهت Landscape چاپ شده باشد.

6- نمودار راداري ( Radar Chart) :
نوعي از نمودار خطي است. با اين تفاوت که نمودار مزبور بجاي اينکه نسبت به محور ترسيم شود، نسبت به يک نقطه مرکزي ترسيم ميشود. يعني خط افقي در نمودار خطي ، در نمودار راداري بصورت دايره نشان داده ميشود.

7- نمودار حبابي ( Bubble Chart) :
مانند نمودار پراکندگي است و بصورت ترسيم تغييرات مداوم داده هاي محور هاي X, Y نسبت به يکديگر ميباشد. در نمودار هاي حبابي بر خلاف نمودار پراکندگي ميتوان به ازاي هر نقطه از محور ، بخشهاي مختلفي از داده ها را مورد استفاده قرار داد.

8- نمودار هاي انباشته (Stack Chart) :
براي نشان دادن اثر عنصر هاي داده هاي متعدد بر روي يک عنصر گرافيکي منفرد مورد استفاده قرار ميگيرد.

اصطلاحات نمودارها :

1- Gird Line : خطوطي هستند که در امتداد مقادير محور X , Y ظاهر ميشوند. اين خطوط در تعيين مقدار دقيق يک نقطه به ما کمک ميکنند.

2- Tick : خطوط کوتاهي هستند که با محور متقاطع بوده و قسمتهايي از يک مقياس سري با گروه را جدا ميکنند.

3- Chart Title : متن بکار برده شده براي شناسايي عنوان نمودار ميباشد.

4- Axis : به محور ها در نمودار ها گفته ميشود.

5- Legend : هر نمودار داراي راهنمايي است كه نشان دهنده اين است كه هر رنگ مربوط به كدام سري است.

[TAHA]

چگونگی رسم نمودار روشهاي ايجاد نمودار :

روش اول :
1- انتخاب منوي Insert انتخاب گزينه Chart
روش دوم :
1- انتخاب آيکون Chart Wizard ( )
نکته
در زمان ايجاد نمودار با کليک بر رويدکمه Next به صفحات بعدي ميرويم و کليک بر روي دکمه Back باعث برگشت به صفحه قبلي ميشود و با کليک بر روي Finish کادر نمودار ها بسته ميشود.

نکته
ميتوانيم اطلاعاتي را كه ميخواهيم بر اساس آن نمودار رسم كنيم ابتدا انتخاب كنيم بعد به يكي از دو روش بالا عمل كنيم. ميتوانيم هم در حين كار انتخاب را انجام دهيم.
با انجام يکي از دو راه بالا پنجرهاي زير به ترتيب باز ميشود :

• پنجره Chart Type :
اين پنجره شامل دو Tab زير ميباشد :
1- Standard Type :که شامل قسمتهاي زير است :

الف- Chart Type : که در اين قسمت نوع اصلي نمودار را انتخاب ميکنيم.
ب- Chart Sub-Type : در اين قسمت نوع فرعي نمودار را مشخص ميکنيم.
ج- Press and Hold to View Sample : در اين قسمت پيش نمايشي از نمودار با اطلاعاتي که خودمان داده ايم نشان ميدهد. براي اين کار کافي است روي اين دکمه Click کرده و نگه داريم.

2- Custom Type :در اين قسمت ميتوان از نمودارهاي سفارشي استفاده کرد يا يك نوع نمودار ايجاد كرد.

• پنجره Chart Source Data :

اين پنجره شامل دو Tab زير ميباشد :

1- Data Range : که شامل قسمتهاي زير است :

الف- Data Range : در اين قسمت آدرس داده هايي را که قرار است نمودار براي آنها کشيده شود، ميتوان تغيير داد همچنين ميتوانيم آدرس را با كليك بر روي Collapse Dialog و با Drag كردن وارد كنيم. و يا ميتوانيم با استفاده از فرمت زير آدرس را تايپ كنيم.
شماره سطر پايان $ نام ستون پايان$ شماره سطر شروع$ نام ستون شروع$! نام Sheet =

ب- Series in : اين قسمت جهت نمايش داده ها را مشخص ميکند. يعني کدام يک از اين دو برچسب از دادهها در پايين نمودار قرار خواهد گرفت. اگر Row را انتخاب كنيم سطر ها به عنوان سري واگر Column را انتخاب كنيم ستونها به عنوان سري قرار ميگيرند.

2- Series : که شامل قسمتهاي زير است :

الف- Series : در اين قسمت نام سري هاي موجود نوشته شده است.
ب- Name : توسط اين قسمت ميتوانيم نام سري را عوض کنيم.
ج- Value : در اين قسمت ميتوانيم آدرس مقادير هر سري را مشخص كنيم. همچنين ميتوانيم مقادير را تايپ كنيم. براي تايپ مقادير بايد مقدار سري را در علامت { } وارد كنيم.
( كار در كارگاه 11 تمرين 18 ، 19 ، 20 و 21 ) (اين تمرينات را در پايان مبحثانجام دهيد. )
د- Category(x) Axis labels : در اين قسمت ميتوان آدرس خانه هايي را داد که محتواي آنها بر روي محور X نوشته ميشوند.
ه- دکمه Add : يک سري جديدايجاد ميکند.
و- دکمهRemove : بر روي نام هر سري در قسمت Series کليک کنيم وسپس اين دکمه را بزنيم ، سري حذف ميشود.

• پنجره Chart Option :

اين پنجره شامل 6 Tab زير است :

1- Titles : اين قسمت شامل مواردزير است :

الف- Chart Title : در اين قسمت عنوان نمودار را مينويسيم.
ب- Category(x) Axis labels : در اين قسمت عنوان محور X را مينويسيم.
ج- Value (Y) Axis : در اين قسمت عنوان محور Y را مينويسيم.

2- Axes : اين قسمت شامل گزينه هاي زير است :

الف- Category(x) Axis اگر در کنار اين کادرتيک خورده باشد ، مقادير روي محور X نشان داده ميشوند و اگر تيک نخورده باشد نشان داده نمي شوند.
ب- Value (Y) Axis اگر در کنار اين کادر تيک خورده باشد، مقاديرروي محور Y نشان داده ميشوند در غير اين صورت نمايش داده نميشوند.

3- Grid Line : که اين Tab شامل قسمتهاي زير است :

الف- Category(x) Axis که خودشامل دو قسمت است :
- Major Gridline : اگر اين قيمت تيک خورده باشد ، خطوط شبکه رسم ميشوند ( تمامي خطوط رسم نميشوند)
- Minor Gridline : اگر اين قسمت تيک خورده باشد خطوط ديگري بين خطوط بالا رسم ميشوند.
اين دو قسمت براي خطوط شبکه موازي محور Y ها هستند.

ب- Value (Y) Axis : که شامل دو قسمت زير است :

- Major Gridline : خطوط شبکه را به موازات محور X رسم ميکند.
- Minor Gridline : خطوط ديگري را به موازات محور X بين خطوط بالا رسم ميکند.

4- Legend : اين Tab شامل قسمتهاي زير است :

الف- Show Legend : اگر اين گزينه تيک خورده باشد راهنما نمايش داده ميشود.

ب- Placement : مکان راهنما را نشان ميدهد. Bottom : پايين ، Corner : گوشه بالا سمت راست، Top : بالا، Right : سمت راست، Left : سمت چپ
5- Data Label : شامل قسمتهاي زير است :

الف- None : هيچ مقداري را بر روي ستونها نمايش نميدهد.
ب- Show Value : مقدار هر سري رابر روي ستون آن نشان ميدهد.
ج- Show Label : برچسب هر سري راروي آن نشان ميدهد.
د- Legend Key Next to Label : اگر يکي از حالتهاي ب و ج راانتخاب ميکنيم. اين گزينه فعال شده و در کنار هر مقدار رنگ سري نمايش داده ميدهد.
6- Data Table :شامل قسمتهاي زير است :

الف- Show Data Table : اگراين گزينه فعال شود ، جدولي مشابه آنچه که ما ، در Sheet کشيده ايم در زير نمودارظاهر ميشود.
ب- Show Legend Keys : اگر گزينه الف فعال باشد ، اين گزينه نيزفعال ميشود. و اگر در کادر آن تيک بزنيم، رنگ هر سري را در کنار اطلاعات آن سري درجدول نشان ميدهد.

نکته
بايد توجه داشته باشيم كه كه با توجه به نوع نمودار گزينه هاي موجود در اين پنجره ميتوانند متفاوت باشند.

• پنجره Chart Location :

الف- As New Sheet : اين گزينه نمودار را در يک Sheet جديد بااسم دلخواه ( اسم پيش فرض Chart 1 است) ايجاد ميکند. نموداري که در اين حالت ايجادميشود، قابل جابجا شدن و تغيير سايز نيست ولي هر گونه تغييرات بر روي اطلاعات اصلي بر روي نمودار تاثير دارد.
ب- As Object in : اين گزينه نمودار را در هر Sheet که ما انتخاب ميکنيم ، ( از Sheet هاي موجود ) رسم ميکند و قابل جابجا کردن و تغييرسايز نيز ميباشد.

تغيير بر روي نمودار ايجاد شده :
براي تغييرنمودار ايجاد شده بايد ابتدا نمودار را انتخاب کرد. سپس مجدداً دکمه Chart Wizard راکليک کرد. يا از روي Toolbar ، Chart که باز ميشود، تغييرات را اعمال کرد.

نوار ابزار Chart
اين نوار ابزار را ميتوانيم در صورتي که فعال نبود با Right Click بر روي نوار ابزار ها و انتخاب گزينه Chart فعال کنيم اين نوارابزار داراي آيکونهاي زير است :
Chart Object : در اين قسمت ميتوانيم قسمتي ازنمودار را كه ميخواهيم بر روي آن تغيير دهيم انتخاب كنيم. با انتخاب هر گزينه قسمت مربوط به آن روي نمودار انتخاب ميشود.

Format : با توجه به اينكه در Chart Object چه انتخاب شده باشد اين آيكون پنجره Properties آن را باز ميكند.

نکته
با Double كليك كردن بر روي هر موضوع از نمودار نيز پنجره Properties آن باز ميشود.

Chart Type : در اين قسمت ميتوانيم نوع نمودارانتخاب شده را تغيير دهيم.
legend : توسط اين آيکون کادر راهنما را ظاهر ياپنهان ميکنيم.
Data Table : توسط اين آيکون ميتوانيم جداول داده ها را فعاليا غير فعال کنيم.
By Rows :با انتخاب اين آيكون سطر ها به عنوان سريانتخاب ميشوند.
By Column : با انتخاب اين آيكون ستونها به عنوان سريانتخاب ميشوند.
Angle Text up : جهت متن نمودار را تغيير ميدهد. يعني متناز بالا به پايين ، کج نوشته ميشود. به شرطي اين آيكون فعال است كه قسمتهاي متنينمودار انتخاب شده باشد.

Angle Text down : متن نمودار را تغيير جهت ميدهد. يعني متن از پايين به بالا و کج نوشته ميشود. به شرطي اين آيكون فعال است كهقسمتهاي متني نمودار انتخاب شده باشد.

تغيير اندازه :
1- روينمودار کليک ميکنيم تا انتخاب شود.
2- روي يکي از مربع هاي سياه اطراف نمودارکليک ميکنيم.
3- مربع را تا زماني که به اندازه دلخواه تغيير اندازه دهد Drag ميکنيم.

انتقال نمودار :
روي نمودار کليک ميکنيم. نمودار را به محل مورد نظر Drag ميکنيم.

از طولانی شدن مطلب (بخاطر زیاد نشدن پست)؛ عذر می خواهم

[TAHA]

كشيدن نمودار در اكسل در یک ثانیه!!
در واقع در دو مرحله بسيار ساده شما ميتوانيد به سرعت يك نمودار در اكسل بكشيد:
1- سلولهای جدولي را كه ميخواهيد اطلاعات آن به شكل چارت رسم شود انتخاب كنيد.
2- كليد F11 را فشار دهيد.
به همین سادگی ! چارت شما آماده است ! http://pnu-club.com/imported/2009/06/194.gifاكسل چارت شما را در يك Chart Sheet جديد ايجاد ميكند.
شما ميتوانيد ساير تنظيمات را طبق روش معمول انجام دهيد

[TAHA]

آماده سازي کاربرگها براي چاپ آماده سازي کاربرگها براي چاپ

قبل از چاپ بايد تنظيماتي بر روي فايل مثلاً سايز كاغذ ، حاشيه ها ، سر صفحه و پا صفحه ، طريقه چاپ و ... را تعيين كنيم. براي انجام اين تغييرات از Page Setup استفاده ميكنيم. براي فعال كردن Page Setup كافي است از منوي فايل ، Page setup را انتخاب كنيم. با انتخاب اين گزينه پنجره اي باز ميشود كه شامل Tab هاي زير است :

• Tab Page :

اين Tab شامل قسمتهاي زير است :
1- Orientation : در اين قسمت جهت قرار گرفتن متن در كاغذ را تعيين ميكنيم. Portrait براي چاپ عمودي يا Landscape براي چاپ افقي است.
2- Scaling : توسط اين قسمت ميتوانيم اندازه كاربرگ خروجي را بدون هر گونه تغيير بر روي نمايشگر بزرگ يا كوچك كنيم. اين قسمت شامل گزينه هاي زير است :

الف- Adjust to : ميتوانيم ميزان بزرگي را بر اساس درصدي از بزرگي تعيين كنيم. حداقل اين ميزان 10 و حداكثر ان 400 ميباشد.
ب- Fit to : در اين قسمت ميتوانيم تعيين كنيم كه اطلاعات ما در چند صفحه گنجانده شود.

3- Paper Size : اندازه کاغذ را ميتوان تعيين کرد.
4- Print Quality : قدرت تفکيک پذيري يا كيفيت چاپ را تعيين ميكنيم که واحد آن DPI(Dot Per Inch) است.
5- First Page Number : شماره گذاري را از صفحه مشخص شده شروع ميکند.


• Tab Margins :

توسط اينTab ميتوان حاشيه هاي صفحه ، سر صفحه و پا صفحه را تعيين كرد. اين Tab شامل قسمتهاي زير است :
1- Tab , Bottom , Left, Right : فاصله حاشيه هاي راست , چپ , پايين و بالا را تعيين ميکند.
2- From Edge : محل سر صفحه يا پاصفحه را تعيين ميکند ( بايد کمتر از حاشيه هاي بالا يا پايين باشد)
3- Center On Page : مرکز فعلي را به را به طور افقي يا عمودي نسبت به حاشيه ها تعيين ميکند.
4- Preview : پيش نمايش تنظيمات در اين محدوده نمايش داده ميشود.

• Tab Header/ Footer:

توسط اين Tab ميتوانيم سر صفحه و پا صفحه ها را وارد کنيم.
يک سر صفحه در بالاي صفحه و يک پاصفحه در پايين هر صفحه چاپ خواهد شد. عموماً نام شرکتها و عنوان گزارشها به عنوان سر صفحه مورد استفاده قرار ميگيرند. شماره صفحات و ساعت و تاريخ خروجيهايي هستند که عموماً به عنوان پاصفحه مورد استفاده قرار ميگيرند.

اين Tab شامل قسمتهاي زير است :

1- کادرهاي Header , Footer :
در اين کادر يک سري Header ها و Footer هاي آماده و متداول مثل شماره صفحه , نام کاربرگ، نام کاربر، تاريخ و ترکيب اين موارد وجود دارد که ميتوانيم با توجه به نياز يکي از آنها را انتخاب کنيم.

2- دکمه هاي Custom Header , Custom Footer :

توسط اين دکمه ها ميتواتنيم Header ها و Footer هاي شخصي ايجاد کنيم. با کليک بر روي اين دکمه ها پنجره اي باز ميشود که بايد محل استقرار پاصفحه يا سر صفحه را بوسيله ماوس انتخاب کرده ( يکي از سه قسمت Left, Center, Right). قسمت سمت چپ، چپ چين خواهد شد، محتواي قسمت مياني نسبت به ميانه قسمت تنظيم خواهد شد. و قسمت راست، راست چين خواهد شد. متن مورد نظر را در يکي از اين سه قسمت تايپ ميکنيم ( براي رفتن به خط جديد کليد Enter را بايد فشار داد).
دکمه هايي که در ميانه صفحه براي قالب بندي صفحه قرار داده شده اند عبارتند از :
Format Font : با فشردن اين دکمه پنجره Font باز شده و ميتوان فرمت نوشته ها را تغيير داد.

Insert Page Number : براي درج شماره صفحه

Insert Number Of Pages : براي درج تعداد صفحات

Insert Date : براي درج تاريخ جاري

Insert Time : براي درج زمان جاري

Insert Book Name :براي درج نام Book

Insert Sheet Name : براي درج نام کاربرگ


• Tab Sheet :

اين Tab شامل قسمتهاي زير است :
1- Print Area : ميتوانيم ناحيه اي از کاربرگ را براي چاپ انتخاب کنيم يا آدرس آن را تايپ کنيم.
2- Print Titles : در اين قسمت ميتوانيم يک سطر يا یک ستون را به عنوان سطر يا ستوني که ميخواهيم در تمامي صفحات به عنوان سطر یا ستون عنوان تکرار شود انتخاب کنيم.
3- Print : اين قسمت شامل گزينه هاي زير است :

الف- Gridline : به طور پيش فرض خطوط شطرنجي محيط Excel در نسخه چاپي ظاهر نميشود. براي ظاهر شدن اين شبکه کافي است اين گزينه را تيک بزنيم.
ب- Black and White : همه چيز را با رنگ سياه و زمينه سفيد چاپ ميکند. و رنگها بدون سايه خواهند بود.
ج- Draft Quality : با انتخاب اين گزينه قدرت تفکيک پذيري کمتر شده و زمان چاپ کاهش مي يابد.
د- Row And Column Heading : به طور پيش فرض عنوان سطر ها ( 1و2و3و... ) و عنوان ستونها ( A, B, C, …)در نسخه چاپي ظاهر نميشود. ولي اگر اين گزينه را تيک بزنيم اين عناوين در نسخه چاپي , چاپ ميشوند.
هـ- Comments : در اين فسمت ميتوانيم نحوه چاپ توضيحات را تعيين کنيم :

• None : توضيحات چاپ نميشوند.
• At End Of Sheet : در انتهاي هر Sheet توضيحات چاپ ميشوند.
• As Display on Sheet : در محلي که در Sheet قرار دارند چاپ ميشوند.
4- Page Order : ترتيب چاپ صفحه ها را براي کاربرگهاي چند صفحه اي انتخاب ميکنیم.

[TAHA]

بازبيني پيش از چاپ
بهتر است صفحات خروجي را بازبينيکرده و آنها را کنترل کنيم. براي مشاهده پيش نمايش چاپ به يکي از روشهاي زير عملميکنيم :

روش اول :

1- انتخاب منوي File و انتخاب Print Preview

روش دوم :

استفاده از آيکون Print Preview ( ) در نوارابزار Standard.

با انتخاب Print Preview پنجره ای باز می شود که شامل گزینههای زیر است :

Next :صفحه بعد را نمايش ميدهد.اين گزينه در صورتي فعال استکه يا بيشتر از يک صفحه داشته باشيم يا در صفحه آخر نباشيم.

Previous : صفحه قبل را نمايش ميدهد. اين گزينه در صورتي فعال است که يا بيشتر از يک صفحهداشته باشيم يا در صفحه اول نباشيم.

Zoom : بزرگ نمايي صفحه را در هر قسمتکه کليک کنيم داریم و همچنین مجدداً بازگشت به بزرگنمایی قبل با کليک مجدد .

Print : کادر مکالمه Print را نمايش ميدهد.

Set up : کادر مکالمه Page Set up را نمايش ميدهد.

Margins : ويژه نمايش خطوط حاشيه صفحه ، سرصفحه و پا صفحه ميباشد. در اين حالت با Drag کردن خطوط ميتوان حاشيه را تنظيم کرد. اين تنظيم حالت دستي دارد و براي تنظيم دقيق از همان Tab: Margins در Page Setup استفاده ميکنيم.

Page Break Preview : با فشردن اين دکمه فايل به تفکيکصفحات نمايش داده ميشود. در اين حالت مرز هر صفحه و اطلاعاتي که در آن صفحه قراردارد نمايش داده ميشود.

Close : پنجره Preview را بسته و ما را به کاربرگبازميگرداند.

چاپ کاربرگها
براي چاپ کاربرگ به يکي از روشهاي زيرعمل ميکنيم :

روش اول :

1- انتخاب منوي File و انتخاب گزينه Print

روش دوم :

فشردن کليد هاي Ctrl + P

روش سوم :

استفاده از آيکون Print ( ) در نوار ابزار Standard

اگر به يکي از دو روش اول و دوم عمل کنيم پنجره اي باز ميشود که شامل گزينه هاي زير است :
1- Print What : در اين قسمت تنظيماتي در مورد خود پرينتر انجام ميدهيم.
2- Page Range : در اين قسمت محدوده صفحاتي که ميخواهيم چاپ کنيم را مشخص ميکنيم. اين قسمت شامل دو گزينه ميباشد :

الف- All : تمامي صفحات را چاپ ميکند.
ب- Pages : با استفاده از اين قسمت ميتوانيم تعدادي صفحه را از بين صفحات چاپ کنيم. براي اين کار شماره صفحه شروع را مقابل From و شماره صفحه پاياني را مقابل To مينويسيم.

3- Print What : توسط اين قسمت ميتوانيم محدوده چاپ را تعيين کنيم. اين قسمت شامل سه گزينه زير ميباشد :

الف- Selection اگر بخواهيم تعدادي خاص از سلول ها را چاپ کنيم سلولها را انتخاب کرده و سپس اين گزينه را انتخاب ميکنيم.
ب- Active Sheet : جاريSheet را چاپ ميکند.
ج- Entire Work book :جاري Book را چاپ ميکند.

4- Copies : اين قسمت شامل گزينه هاي زير است :

الف- Number Of Copies : با تايپ يک عدد مشخص ميکنيم که از هر صفحه چند کپي گرفته شود.
ب- Collate: اگر اين گزينه تيک داشته باشد در هر بار چاپ ابتدا از تمامي صفحات يک نسخه پرينت ميگيرد و بعد دوباره سراغ سري بعد ميرود. يعني يک نسخه ديگر از تمامي صفحات پرينت ميگيرد تا زماني که به تعداد کپي هايي که در پنجره Copies تعيين کرده ايم پرینت گرفته شود. در صورتي که اين گزينه تيک نداشته باشد به تعداد باري که در کادر Copies تعيين کرده ايم از صفحه 1 کپي ميگيرد سپس به همان تعداد از صفحه 2 کپی ميگیرد و الي آخر

[faridpourahm]

Excel یک نرم افزار صفحه گسترده (Spread Solution) است. از Excel برای محاسباتریاضی ، آماری و نمودار کشی استفاده می شود .
برای مطالعه ی این دوره ی آموزشینیاز است کاربران محترم آشنایی مقدماتی با محیط Windows داشته باشند .

تعريف صفحه گسترده : صفحه گسترده اين امکان را فراهم مي نمايد که داده ها را بصورت سطرو ستون واردنمائيد .بعد از وارد کردن داده ها عملياتي نظير محاسبات ، مرتب سازي و ***** نمودنرا روي آنها انجام داده، همچنين ميتوان اين داده ها را چاپ کرده و نمودار هايي براساس آنها ايجاد کرد.

ورود به محيط Excel :

Excel جزء نرم افزار هاي گروه Office ميباشد . نرم افزار هاي Office نصبي ميباشند. پس به طور پيش فرض در منوي Program قرارميگيرند. براي ورود به محيط Excel مسير زير را طي ميكنيم :

Start/ Programs/ Microsoft Excel

اجزاء پنجره Excel
با اجراي Excel پنجره اي باز ميشود كه شامل اجزاءزير است :

1- نوار عنوان برنامه (Title Bar)
نواري است که بالاترين بخشپنجره محسوب ميشود. اين نوار شامل نام محيط( Microsoft Excel ) و نامBook و دکمههاي هدايت ( Caption Button) كه شامل دكمه هاي مربوط به بستن، بزرگ نمايي و کوچکنمايي پنجره ميباشد است.
2- فهرست انتخاب اصلي يا نوار منو (Menu Bar )
منو به معني ليست انتخاب ميباشد و ميتوانيم دستور مورد نظر را از منو انتخابكرده ، اجرا كنيم.

3- نوار ابزار (Tool Bar )
در زير نوار منو ، نواريوجود دارد که فرمانهاي موجود در منوها را به شکل يک ابزار در اختيار کاربر قرارميدهد. بعضي از اين ابزار ها ممکن است در منو ها وجود نداشته باشد. به طور پيش فرضدو نوار ابزار Standard و Formatting فعال هستند.

4- نوار فرمول (Formula Bar)
از اين نوار براي ايجاد ، ويرايش و نمايش فرمولها استفاده ميکنيم اين نوارمختص محيط Excel ميباشد.

5- نوار انتخاب صفحه کاري (Sheet Bar)
در قسمتپايين پنجره کار پوشه نواري وجود دارد که ميتوان Sheet مورد نياز براي کارکردن راانتخاب نمود. برروي اين نوار عناويني مثل Sheet1, Sheet2, …. وجود دارند که با Click کردن روي هر کدام ، کاربرگ مورد نظر باز خواهد شد.

6- سطر وضعيت (Status Bar )
در زير نوار انتخاب کاربرگ ، نواري به نام سطر وضعيت وجود داردکه وضعيت جاري برنامه را نمايش ميدهد.

فعال کردن نوار ابزار ها:

نوار ابزار ها را ميتوان از دو طريق فعال نمود.
1- از طريق منوي View ،گزينه Toolbars
2- بر روي يكي از نوار ابزار ها Right Click کنيم

فعال كردن نوار فرمول و سطر وضعيت :

براي فعال كردن سطر وضعيتو سطر فرمول (Formula Bar) بر روي منوي View، Click کرده و در کنار گزينه هاي مربوطبه آنها علامت تيک ميزنيم.

اصطلاحات صفحه گسترده Excel
1- فايل صفحهگسترده يا کارپوشه يا Work Book يا Book :
به فايل ها در Excel کارپوشه اطلاقميشود . فايل ها در Excel با پسوند XLS ذخيره ميشوند.

2- صفحه کاري ياکاربرگ يا Work Sheet يا Sheet :
هر فايل Excel از چندين زير صفحه تشکيل شدهاست که به آنها کاربرگ گفته ميشود. در حقيقت Book محل نگهداري چند صفحه به نام Sheet است. يعني اطلاعاتي كه ما وارد ميكنيم در Sheet ها وارد ميشود. به طور پيشفرض هر Book شامل 3 Sheet است.

3- سطر يا Row
هر Sheet از 65536 رديف يا سطر تشکيل شده است که معمولاً با شماره هاي 1 و 2 ... مشخص ميشوند.

4- ستون يا Column
هر Sheet از 256 ستون تشکيل شده است که معمولاً با حروف الفباي A, B, … مشخص ميشوند.

5- سلول يا خانه (Cell)
محل برخورد يک سطرو ستون خاص در روي Sheet سبب ايجاد فضايي ميشود که به آن سلول گفته ميشود. اينسلولها ميتوانند شامل مقادير عددي ، کاراکتري ، شيء، و ... باشد.

6- نشاني يا آدرس سلول :
هر سلولي در Sheet با نام يا آدرس خاصي مشخص ميشود. براي نوشتنآدرس هر سلول ابتدا حرف ستون و سپس شماره سطر آنرا مينويسيم. مثلاً آدرس E5 با سلولستون E در سطر پنجم اشاره ميکند.

رفتن سريع به يك آدرس :

براي رفتن سريع به آدرس سلول مورد نظر کافي است در اولين کادر خط فرمول ( Name Box ) آدرسسلول را تايپ كرده و Enter كنيم.
ممنون

[faridpourahm]

ممنون