مهندسي مجدد و مهندسي معكوس

[javad jan]

بخش اول: مهندسي مجدد
مقدمه:
نوآوري و تغيير در محصولات و خدمات جوامع صنعتي چنان شتابي گرفته است كه قدرت انتخاب و خريد بسياري محصولات و خدمات را از مشتريان گرفته است، به گونه اي كه نو بودن بسياري از كالاها بيش از چند ماه دوام ندارد. سرعت تغيير در خدمات و كالاها و جهاني شدن اقتصاد تأثير خود را به گونه اي در تمامي بنگاه هاي اقتصادي نمايان كرده است كه رفتار و فرهنگ تمام مردم تحت تأثير اين تغييرات قرار گرفته است.
جوامع و سازمان هايي كه خود را با اين تغييرات هماهنگ نكرده اند احساس عقب ماندگي دارند و بنگاه هاي اقتصادي در اين گونه جوامع رو به نابودي هستند.
رقابت در سازمان ها و بنگاه هاي اقتصادي پيشرو چنان سرعت و شتابي دارد كه تصور رسيدن به آنها بيشتر اوقات محال و غير ممكن به نظر مي رسد. لحظه اي درنگ باعث حذف و حتي نابودي بنگاه هاي اقتصادي مي شود.
سرعت تغيير بر بنگاه هاي اقتصادي و همه هنجارهاي اجتماعي تأثير گذاشته و اگر هنجارهاي اجتماعي توان تغيير سريع نداشته باشند ممكن است به فروپاشي آن جوامع بينجامد.
در اين بازار رقابت و سرعت چاره چيست؟ آيا اتحاد بنگاه هاي اقتصادي مي تواند راه حلي براي جلوگيري از سقوط در مقابل نو آوري و تغير سازمان هاي پيشرو باشد؟
اگر سازمان ها تغيير كنند كافيست؟ يا بايد رفتارها تغيير كند، فرهنگ ها تغيير كند. بايد با كار و كوشش و نوآوري خود را هماهنگ با دنياي رقابت كنيم تا نابود نشويم. چگونه مي توان همگام و هماهنگ با دنياي پيشرفته و توسعه حركت كرد و به بقاي خود ادامه داد؟
آيا سازمان ها و بنگاه هاي اقتصادي و نهادهاي اجتماعي مي توانند جهش كنند يا خير؟ چه مشكلات و موانعي براي جهش كردن وجود دارد؟
شرط اول انجام هر كاري اين است كه بپذيريم ما مي توانيم. ما مي توانيم جهش كنيم ، تغيير يابيم و تغيير دهيم. مي توانيم جهاني شويم و جهاني فكر كنيم و جهاني زندگي كنيم و گوي سبقت را از رقبا ببريم و به نظم و تعادل در زندگي بشري بينديشيم.
شرط دوم اين است كه بپذيريم تغيير و جهش و جهاني شدن با اعتقادات ما مغايرت ندارد. تغيير و جهش و جهاني شدن در ساختار بنگاه هاي اقتصادي و سازمان ها و نهادهاي اجتماعي تا جايي كه مغاير منافع ملت ها و اعتقادات شرعي ملت ها نباشد امكان رشد و توسعه دارند.
" لسترور" مي نويسد: آنهايي كه با صداي انقلاب صنعتي بيدار نشدند ملت هاي توسعه نايافته كنوني لقب گرفته اند. اكنون صدايي ديگر در راه است. آنهايي كه گوش خود را بر اين صدا مي بندند به طور مسلم حاشيه نشينان فقير دنياي فردا خواهند بود. آن صدا چيست؟
صداي مهندسي مجدد

[javad jan]

مهندسي مجدد چيست ؟
مهندسي مجدد شيوه اي براي بازسازي سازمان و مديريت است كه در آغاز دهه 90 در ادبيات مديريت ظهور كرد. هر سازمان و يا شركت ، يك نهاد اجتماعي است كه مبتني بر هدف بوده و داراي سيستمهاي فعال و هماهنگ است و با محيط خارجي ارتباط دارد . در گذشته ، هنگامي كه محيط نسبتا باثبات بود بيشتر سازمانها براي بهره‌برداري از فرصتهاي پيش‌آمده به تغييرات تدريجي و اندك اكتفا مي‌كردند ؛ اما با گذشت زمان ، در سراسر دنيا سازمانها دريافته‌اند كه تنها تغييرات تدريجي راه گشاي مشكلات كنوني آنان نيست و گاهي براي بقاي سازمان لازم است تغييراتي به صورتي اساسي و زيربنايي در سازمان ايجاد شود . امروزه در سراسر دنيا اين تغييرات انقلابي را با نام مهندسي مجدد مي شناسند ؛ مهندسي مجدد (bpr) روندي است كه در آن وظيفه‌هاي فعلي سازمان جاي خود را با فرايندهاي اصلي كسب‌وكار عوض كرده و بنابراين ، سازمان از حالت وظيفه‌گرايي به سوي فرايند‌محوري حركت مي‌كند . همين امر موجب سرعت بخشيدن به روند كسب‌وكار و كاهش هزينه‌ها و درنتيجه رقابتي‌تر شدن سازمان مي‌گردد . ‌مهندسي‌ مجدد يعني‌ آغازي‌ دوباره ، فرصتي‌ ديگر براي‌ بازسازي‌ فرايندها و دوباره‌سازي‌ روشهاي‌ كار . مهندسي‌ دوباره‌ به‌معناي‌ كنار گذاشتن‌ بخش‌ بزرگي‌ از دانش‌ و يافته‌هاي‌ صدسال‌ اخير مديريت‌ صنعتي‌ و شكستن‌ فرضيات‌ و قواعد قبول‌‌شده‌ داخل‌ سازمان است . در اين‌ رويكرد ، روش‌ انجام‌ كار در دوره‌ توليد انبوه و عنوانهاي‌ كهن‌ و ترتيبات‌ سازماني‌ گذشته‌ همچون بخش‌بندي‌ اداره ، شرح‌ وظايف ، و استاندارد سازي از اهميت‌ مي‌افتند ؛ آنها ساخته ي‌ دوره‌اي‌ هستند كه‌ ديگر سپري‌ شده‌ است .‌ ‌اساس‌ مهندسي‌ مجدد بر بررسي هاي‌ مرحله‌اي‌ و حذف‌ مقررات‌ كهنه‌ و تصورات‌ بنياديني‌ استوار است‌ كه‌ زمينه‌ساز عملكرد كسب‌وكار كنوني‌اند . اكثر شركتها انباشته‌ از مقررات‌ نانوشته‌اي‌ هستند كه‌ از دهه‌هاي‌ پيشين‌ بر‌جا مانده‌اند . اين‌ مقررات‌ بر پايه‌ فرض هايي‌ درباره‌ فناوري ، كارمندان و اهداف سازمان‌ به‌‌وجود آمده‌اند كه‌ ديگر كاربردي‌ ندارند ؛ تا هنگامي‌ كه‌ اين‌ شركتها اينگونه‌ مقررات‌ را از سر خود باز نكنند هرگونه‌ بازسازي‌ و نوسازي‌ بي‌تاثير بوده‌ و همانند گردگيري‌ ميز و صندليها در ساختمانهاي‌ ويرانه‌ خواهد بود .

[javad jan]

مهندسي‌ مجدد عبارت‌ است‌ از بازانديشي‌ بنيادين‌ و ريشه‌اي‌ فرايندها براي‌ دستيابي‌ به‌ پيشرفتي‌ شگفت‌انگيز در معيارهاي‌ حساسي‌ چون‌ كيفيت‌ و سرعت‌ خدمات . اگر تنها يك‌ سرانجام‌ غيرقابل‌‌قبول‌ وجود داشته‌ باشد آن‌ است‌ كه‌ همه‌ شركتها و سازمانها و از جمله‌ دولتها امروزه‌ ناچارند كه‌ خود را از نو تعريف‌ كنند . نيروهاي‌ زيربنايي‌ نقش‌آفرين‌ كنوني‌ روشن‌تر از آن‌ هستند كه‌ دست‌ از آينده‌ بردارند . سازمانهاي‌ تازه ، شركتهايي‌ خواهند بود كه‌ به‌طور مشخص‌ براي‌ بهره‌برداري‌ در جهان‌ امروز و فردا طراحي‌ مي‌شوند و نهادهايي‌ نيستند كه‌ از يك‌ دوران‌ اوليه‌ و باشكوه‌ كه‌ ربطي‌ به‌ امروز ندارند انتقال‌ يابند .
در مهندسي مجدد اعتقاد براين است كه مهندسي مجدد را نمي‌توان با گامهاي كوچك و محتاط به اجرا درآورد . اين قضيه همان قضيه صفر يا يك است ؛ به عبارت ديگر يا تغييري تحقق نيابد و يا در صورت تحقق از ريشه و بنيان تغيير حاصل گردد . مهندسي مجدد به اين معنا نيست كه آنچه را كه از پيش وجود دارد ترميم كنيم يا تغييراتي اضافي بدهيم و ساختارهاي اصلي را دست نخورده باقي بگذاريم ؛ مهندسي مجدد يعني از نقطه صفر شروع كردن ، يعني به كنار نهادن روشهاي قديمي و افكندن نگاهي نو به كار .

[javad jan]

مهندسي مجدد در پي اصلاحات جزيي و وصله‌كاري وضعيت موجود و يا دگرگونيهاي گسترشي كه ساختار و معماري اصلي سازمان را دست‌نخورده باقي مي‌گذارد ، نخواهد بود . مهندسي مجدد در پي آن نيست كه نظام موجود را بهبود بخشيده و نتيجه كار را بهتر كند . مهندسي مجدد به معناي ترك كردن روشهاي ديرپا و كهنه و دستيابي به روشهاي تازه‌اي است كه براي توليد كالاها و خدمات شركت و انتقال ارزش به مشتري لازم هستند . شركتها بايد از خود بپرسند اگر با آگاهيهاي گسترده امروزي و در اختيار داشتن فناوريهاي نوين مي خواستيم شركتي برپا كنيم ، آنرا چگونه مي‌ساختيم .
مهندسي مجدد را با نامهاي متفاوتي مي‌توان شناخت ، نامهايي از قبيل طراحي مجدد فرايندهاي اصلي (كالپان و مورداك) ، نوآوري فرايندي (داونپورت) ، طراحي مجدد فرايندهاي كسب‌وكار (داونپورت و شورت ، ابلنسكي) ، مهندسي مجدد سازمان (لوونتال ، هامر و چمپي) ، طراحي مجدد ريشه‌اي (جوهاتسون) و معماري مجدد سازمان (تالوار) همگي از نامهايي هستند كه مقوله مهندسي مجدد را معرفي كرده‌اند .
پس چنانچه از ما خواسته ‌شود تعريف كوتاهي از مهندسي مجدد به عمل آوريم پاسخ مي‌دهيم :
همه چيز را از نو آغاز كردن .

[javad jan]

تاريخچه مهندسي مجدد به چه زماني باز مي‌گردد ؟
پيش‌زمينه مهندسي مجدد طرح مطالعاتي مديريت در دهه نود دانشگاه انستيتوي تكنولوژي ماساچوست (MIT) بوده است . مايكل همر نخستين نظريه‌پردازي است كه مفهوم مهندسي مجدد را مطرح كرد ؛ او با مقاله اتوماسيون كارساز نيست ، فعاليتهاي زايد را حذف كنيد ، در مجله Harvard Business Review در سال 1991 ، مهندسي مجدد را به جهان دانش مديريت معرفي كرد . سپس كتاب مهندسي مجدد ، منشور انقلاب سازماني را با كمك جيمز چمپي در سال 1993 نوشت و مهندسي مجدد را در قالب يك تئوري تشريح كرد .
مهندسي مجدد مشهورترين و جنجال برانگيزترين نظريه مديريتي در طول سالهاي اخير بوده است . مهندسي مجدد ، اصل مشهور و چندصدساله تقسيم كار آدام اسميت را به‌آساني نقض نمود . مباحث بسياري پيش از سال 1991 در خصوص بازسازي سازمان و مديريت مطرح بود مثل بهبود سازمان مديريت ، مديريت تغيير ، كايزن ، مديريت كيفيت فراگير ، نوآوري و ... كه مديران و نظريه‌پردازان مديريت را به خود مشغول كرده بود ؛ اما آنچه كه مهندسي مجدد را از ساير متدهاي مديريتي پيش از خود متمايز ساخت و آنرا به عنوان يك تئوري انقلابي در سازمانها و مباحث مديريتي مطرح كرد شيوه بديع مهندسي مجدد بود كه براساس بررسي و اصلاح فرايند طرح‌ريزي مي‌شد . شناخت مهندسي مجدد بدون توجه به ادبيات به كار گرفته شده در علوم مديريت ممكن نيست و شايد بهترين راه براي شناخت مهندسي مجدد تعامل اين تئوري با ساير تئوري هاي مديريتي باشد زيرا بسياري از كساني كه به مطالعه مهندسي مجدد پرداخته اند و حتي به كار گرفته اند در ميان جنگلي از تئوري هاي مديريتي دچار سردرگمي گشته اند و اين مسئله موجبات نگراني مهندسان مجدد را فراهم كرده است.

[javad jan]

مهندسي مجدد و بهبود سازمان :
تئوري " بهبود سازمان " چيست؟ بهبود سازمان دانشي است بر اساس علوم رفتاري كه به مجموع و كل سازمان نظر دارد و با همكاري و مشاركت مديريت عالي سازمان به مورد اجرا گذارده مي شود و بر توسعه و تغيير و بهسازي نظام ها تأكيد مي ورزد. فعاليت هاي بهبود سازمان در اطراف هدف ها و مأموريت هاي كوتاه مدت و ميان مدت تمركز دارد و هدف نهايي آن افزايش سلامت و درجه كفايت و اثر بخشي سازماني است.
البته بين مفهوم بهبود سازمان و مفهوم مديريت توسعه بايد تفكيك قائل شد زيرا اين دو مفهوم اساساً داراي نظرگاهي متفاوت هستند.
هدف از بهبود مديريت پرورش و بهسازي مديريت به صورت انفرادي است در حالي كه بهبود سازمان ضمن آنكه به پرورش و بهسازي مديريت توجه دارد اساساً فعاليت ها در اطراف توسعه و بهبود نظام هايي متمركز مي شوند كه نقش حياتي در عملكرد سيستم كلي دارند.
بهبود سازمان را كوشش هاي بلند مدت براي بهبود فرايند هاي نو سازي و تجديد حيات و حل مسئله ها و مشكلات به ويژه از طريق مديريت فرهنگ سازماني اثر بخش با بهره گيري از تئوري و فناوري علوم رفتاري و كاربردي و تحقيقات ميداني مي دانند.
با توجه به مطالبي كه در بالا اشاره شد ملاحظه مي شود در ديدگاه بهبود سازمان براي رسيدن به بهبود سازماني بايد از كانال بهبود رفتار سازماني به بهبود ساختار سازماني دست يافت ولي در ديدگاه مهندسي مجدد از بهبود فرايندها به بهبود ساختار و بهبود رفتار سازماني مي رسند.

[javad jan]

http://up.pnu-club.com/images/r93g41t6bdnce2mjz9jr.jpg


بنابراين مهندسي مجدد بهبود سازماني يا تعريف مبتني بر فناوري رفتار سازماني نيست اما به معناي عام خود به بهبود سازماني منجر مي شود. مهندسي مجدد با استفاده از شناخت فرايندها و اصلاح آنها به بهبود سازمان به بلند مدت بودن بهبود فرايند نوسازي تأكيد دارد و مهندسي مجدد به انقلاب دفعي در سيستم و فرايندها تأكيد مي ورزد. انجام بهسازي سازماني در تئوري بهبود سازمان به تهديد رقبا و استمرار بهبود توجه مي كند و در مهندسي مجدد نه تنها به تحولات جديد فناوري توجه دارد بلكه فرايند را به گونه اي طراحي مي كند كه پذيراي فناوري ها در آينده نيز باشد و اين امكان را پيش بيني مي كند كه فرايندها مجدداً و مستمراً مهندسي مي شوند.
در اينجا يك توضيح مختصر در رابطه با دو نمودار بالا خواهيم داشت:
تغيير سازماني :
اصولاً چند نوع ديدگاه وجود دارد. يك ديدگاه اختيار را براي انتخاب تغيير مورد بررسي قرار مي دهد. تغييراتي راكه آزادانه اختيار مي شوند ،تغيير برنامه ريزي شده و هدف دار گويند و تغييراتي كه به اجبار بر سيستم تحميل مي شود را غير هدف دار مي نامند كه سيستم ناچار است براي انطباق خود با شرايط جديد برنامه ريزي مجدد داشته باشد.
ديدگاه ديگر تغييرات را از نظر ميزان تأثيرات بررسي مي كند و تغيير ساده و عميق تقسيم بندي مي كند.
ديدگاه ديگر زمان انجام تغيير را مدنظر قرار مي دهد و در يك شيوه تغييرات تدريجي را توصيه مي كند و در شيوه مقابل تغييرات دفعي و سريع و انقلابي.
ديدگاه ديگر هم معتقد است هر سازمان در طول عمر خود پنج مرحله رشد را مي گذراند. تغييرات در درون هر مرحله كنترل شده و تدريجي است و تغييرات بين دو مرحله يا بحران دفعي و انقلابي است.
تغيير تكاملي سازمان ها عبارت است از تولد، كودكي، جواني، بزرگسالي، بلوغ ، مرگ. تغيير سازگاري تغييرات ساده و سطحي مثل رشد تعداد كارمندان از ده نفر به سي نفر و تغييرات توسعه اي يا عميق مثل تجديد نظر در شكل ساختاري و نوسازي و يا نو آوري گفته مي شود.
مهندسي مجدد تغيير هدف دار و برنامه ريزي شده است يعني پيش از آنكه تغيير از بيرون سازمان بر سيستم تحميل شود سيستم پيش بيني تغييرات را مي كند. به همين منظور بهبود و اصلاح فرايندها در مهندسي مجدد فعاليتي مستمر است اما تغييرات مي تواند ساده يا عميق باشد.
بر حسب ضرورت و در چارچوب اصلاح فرايندهاتغييرات هم مي تواند سطحي باشد و هم مي تواند به تغيير در ساختار منجر شود و توسعه اي و عميق باشد. فلسفه تغييرات در مهندسي مجدد دفعي و سريع است و با تغييرات تدريجي سازگاري ندارد. و اما جايگاه مهندسي مجدد در اين ميان از مرحله كودكي تا پيش از مرگ در هر سازماني قابل اجرا است زيرا سازمان ها هميشه مسير تكاملي را تا انتها طي نمي كنند و بسياري از بنگاه هاي اقتصادي در مرحله جواني و بزرگسالي امكان مرگ و مير دارند.

[javad jan]

كايزن چيست؟
كايزن يك واژه ژاپني است كه به معناي بهبود مي باشد. در اين مبحث داراي دو معني بهبود مستمر و مشاركت كليه كارمنان مي باشد.كايزن عبارت است از رشد و توسعه تدريجي و هميشگي از طريق بهتر انجام دادن كارهاي كوچك به منظور رسيدن به استانداردهاي بالاتر و بهتر و به مفهوم بهبود مستمر و تحولي دائمي است و توأم با مشاركت همه افراد در يك شركت يا يك سازمان.
روش مهندسي مجدد روش اصلاح فرايندها با توجه به آخرين دستاوردهاي فناوري است. يعني اگر بخواهيم با توجه به آخرين دستاورد هاي فناوري مجدداً آغاز كنيم چگونه آغاز كنيم. در نهايت كايزن به بهبود وضعيت موجود مي انديشد و مهندسي مجدد به آنچه كه بايد باشد.

[javad jan]

ويژگيها و مزاياي مهندسي مجدد كدامند ؟
در تعريف مهندسي مجدد از اهميت كاركردي آن و نقش رو به گسترش مهندسي مجدد در دنياي امروز سخن گفتيم ؛ در اين گام چند نمونه از مزايا و ويژگيهاي مهندسي مجدد را برمي‌شمريم :
1- يکپارچگي مشاغل :
اساسی‌ترين وجه مشترکي که در اثر مهندسي مجدد پيدا می‌شود حذف خط مونتاژ است . بسياري از مشاغل و وظايف مشخص گذشته در هم ادغام و يکي می‌شوند . در همه سازمانهايي که به مهندسي مجدد دست می‌زنند وظايف جداگانه خدمت به مشتري ، در يک پست گرد آمده و مسئول مشخصي در آن مشغول به کار مي‌شود.
2- کارمند‌محوري :
شرکت‌هايي که مهندسي مجدد را بکار بسته‌اند فرايندهاي کار را نه تنها به صورت افقي بلکه به صورت عمودي به يكديگر فشرده‌اند . فشردگي عمودي ساختار شرکت بدين معناست که کارکنان شرکت ، ديگر نياز ندارند تا مانند گذشته براي کسب تکليف همواره به سوي بالاي هرم مديريت بنگرند . اينک فرايند کار در دستيابي به تاخير کمتر ، هزينه کمتر ، پاسخ‌گويي بهتر و سريعتر به مشتري و تواناتر شدن کارکنان در انجام مسئوليتهاشان خلاصه مي‌شود .
3- جريان طبيعي فرايندها :
مهندسي مجدد سبب می‌شود تا روند طبيعي پيشرفت کار ، جايگزين دستورهاي ساختگي و از پيش‌نهاده ، شود . اين امر موجب می‌گردد که چندين مرحله همزمان با هم پيش روند ؛ همچنين زمان‌هاي تلف شده ميان پايان يک مرحله و آغاز مرحله بعد حذف می‌گردد .
4- ارجاع منطقي امور :
ويژگي مهندسي مجدد عبور کار از مرزهاي سازماني است ، در سازمانهاي سنتي ، انجام کار برعهده متخصصان سازمان است اما در مهندسي مجدد ارتباط بين فرايند و سازمانها کاملا دگرگون می‌شود .
5- کاهش بازرسي و کنترل :
مهندسي مجدد به جاي کنترل دقيق کارهاي در حال اجرا به بازرسي نهايي پرداخته و موارد جزئي را ناديده می‌گيرد . اين نظام بازرسي و کنترل بيش از پيش‌گيري از تخلفات ، با کاستن شگفت‌آور هزينه ، به هدف نهايي کنترل کمک می‌نمايد .
6- کاهش موارد اختلاف :
يکي ديگر از امتيازهاي مهندسي مجدد ، کاستن از موارد حل اختلاف است ؛ در اين فرايند ، تماسها و دريافت اسناد گوناگون از بيرون به کمترين اندازه می‌رسد و در نتيجه امکان ايجاد اختلاف و برخورد کمتر مي‌شود .
7- امکان ايجاد تمرکز و تمرکززدايي :
شرکت‌هايي که به مهندسي مجدد سازمان دست زده‌اند ، توان ترکيب و بهره‌گيري از امتيازهاي تمرکز و عدم‌تمرکز بصورت همزمان در يک فرايند را يافته‌اند . فناوري اطلاعات به شرکت‌ها اين امکان را داده است تا واحدهاي مختلف ، همانند سازمان‌هاي کاملا مستقل عمل نمايند ؛ در حالي که در همان حال ، داشتن پايگاه کامپيوتري که حاوي همه اطلاعات موجود در شرکت است مزاياي سازمانهاي متمرکز را نيز براي سازمان به ارمغان می‌آورد .

[javad jan]

ضرورت مهندسي مجدد:
مهندسي مجدد تنها يك ضرورت براي ينگاه هاي اقتصادي نيست بلكه الزامي براي بقاي هر نهاد اجتماعي است. همه نهادها كه داراي بحران هستند و يا پيش بيني مي كنند دچار بحران خواهند شد و حتي نهادهايي كه در اوج اقتدار هستند نيز مي توانند براي تعالي و در اوج ماندن از مهندسي مجدد بهره مند گردند.
در تئوري استراتژي رقابت آميز، تمام سازمان ها نه تنها درگير رقابت مي شوند بلكه با سرعت تغيير در رقابت مواجه مي گردند. سرعتي كه با هر پيشرفت فناوري جديد ، هر رقيب خارجي و هر موافقتنامه تجاري بين المللي جديد تحت تأثير قرار گرفته و شتاب مي گيرد. استراتژي رقابت بر اين نكته استوار است كه با تهديدها مواجه شده و روي فرصت ها سرمايه گذاري كنيم. استراتژي رقابتي در نتيجه پاسخ به سه سؤال به وجود آمده است:

1. سازمان اكنون چه مي كند؟
2. چه اتفاقي در محيط سازمان مي افتد؟
3. سازمان در مقابل بايد چه كند؟

مهندسي مجدد رويكرد برنامه ريزي و كنترل تغيير است. توانايي ارزيابي، برنامه ريزي و اجراي تغيير به صورت مداوم توانايي تجزيه و تحليل اثرات مرتبط با تغييرات مي باشد.