برنامه‌ریزی منابع سازمانی چیست ؟

[مژگان]

رشد غیرقابل ‌پیش‌بینی فناوری اطلاعات و ارتباطات در دهه‌های گذشته که با تکیه بر توسعه صنایع مختلفی از جمله الکترونیک ، کامپیوتر ، مخابرات صورت گرفته بر جنبه‌های مختلف عملکرد سازمانها تاثیرات شگرفی داشته است . همزمان با این تغییرات ، محیط فعالیت سازمانهای مختلف پیچیده‌تر شده و به همین جهت ، نیاز به سیستمهای مختلفی که بتواند ارتباط بهتری بین اجزای مختلف سازمانی برقرار کرده و جریان اطلاعات را در بین آنها تسهیل کند ، افزایش چشمگیری یافته است . این سیستمها كه در مجموع به سیستمهای سازمانی Enterprise Systems (ES) معروف هستند ، زمینه ای را فراهم آورده‌اند که مدیران بتوانند در تصمیم‌گیریهای مختلف خود از اطلاعات مناسب در هر جا و در زمان مناسب استفاده نمایند .
از اوایل دهه ۱۹۹۰ میلادی ، ظهور نرم‌افزارهای یکپارچه‌ای تحت عنوان ERP با هدف قراردادن سازمانهای بزرگ ، توسعه بسیار زیادی پیدا کردند . این نرم‌افزارهای بسیار قدرتمند ، پیچیده و گران‌قیمت ، سیستمهای از پیش طراحی‌شده‌ای هستند که پس از اندك تغییراتی در آنها توسط مشاوران پیاده‌ساز و مشاوران تحلیل فرایندهای سازمانی ، پیاده‌سازی و اجرا می‌شوند . در بسیاری از موارد سازمانها به دلیل اجبار در تبعیت از منطق حاکم بر این نرم‌افزارها ، مجبور به اصلاح و بازبینی مجدد فرایندهای خود هستند . این نرم‌افزارها بر خلاف نرم‌افزارهای قدیمی که در سازمانها و از طریق واحدهای مختلف سازمانی توسعه پیدا می‌کردند ، مجموعه‌ای یکپارچه هستند که دارای ماژولهای مختلف بوده و هر زمان که نیاز به اضافه کردن ماژول دیگری به آنها باشد ، این کار به راحتی صورت می‌پذیرد .
ERP را می‌توان به عنوان نرم‌افزار یکپارچه‌ای تعریف نمود که دارای اجزا و یا ماژولهایی برای برنامه‌ریزی ، تولید ، فروش ، بازاریابی ، توزیع ، حسابداری ، مدیریت منابع انسانی ، مدیریت پروژه ، مدیریت موجودی ، مدیریت خدمات و نگهداری و تعمیرات ، مدیریت حمل‌ونقل و بازرگانی الکترونیک است ؛ معماری و ساختار ERP بگونه‌ای است که یکپارچگی و جامعیت اطلاعات سطح سازمان را فراهم نموده و جریان روان اطلاعات بین بخشهای مختلف سازمان را فراهم می‌آورد .
انجمن کنترل تولید و موجودی آمریکا ERP را به صورت زیر تعریف می‌نماید :
روشی برای برنامه‌ریزی و کنترل موثر تمامی منابع موردنیاز برای دریافت ، تولید ، ارسال و پاسخگویی به نیازهای مشتریان در شرکتهای تولیدی ، توزیعی و خدماتی .
تعاریف بسیار زیاد دیگری نیز برای ERP ارایه شده است از جمله :
ERP یک بسته نرم‌افزاری تجاری است که هدف آن یکپارچگی اطلاعات و جریان اطلاعات بین تمامی بخشهای سازمان از جمله مالی ، حسابداری ، منابع انسانی ، زنجیره عرضه و مدیریت مشتریان می‌باشد . (Davenport,۱۹۹۸)
سیستمهای ERP ، سیستمهای اطلاعاتی قابل‌تغییروتنظیمی هستند که اطلاعات و فرایندهای مبتنی بر اطلاعات در سازمان را در درون واحدهای سازمانی و بین آنها یکپارچه می‌نمایند . (Kumar & Hilsgersberg,۲۰۰۰)
ERP ، یک پایگاه داده ، یک برنامه کاربردی و یک واسط یکپارچه در تمامی سازمان است . (Tadjer,۱۹۹۸)
ERP ، سیستمهایی مبتنی بر کامپیوتر هستند که برای پردازش تراکنشهای سازمان طراحی شده‌اند و هدف آنها تسهیل برنامه‌ریزی ، تولید و پاسخگویی به‌موقع به مشتریان در محیطی یکپارچه است . (O’Leary,۲۰۰۱)
ERP ، یک بسته نرم‌افزاری استاندارد مشتمل بر چندین ماژول مرتبط و یکپارچه است که کلیه فرایندهای تجاری یک سازمان را اعم از تولید ، منابع انسانی ، مالی ، بازاریابی و فروش را پشتیبانی می‌نماید و منجر به یکپارچگی وظایف در سازمان می‌شود .
ERP ، یک راه‌حل سیستمی مبتنی بر فناوری اطلاعات است که منابع سازمان را توسط یک سیستم به هم پیوسته ، به سرعت و با دقت و کیفیت بالا در کنترل مدیران سطوح مختلف سازمان قرار می‌دهد تا به طور مناسب فرایند برنامه‌ریزی و عملیات سازمان را مدیریت نمایند .
ERP ، به مثابه ستون فقرات اطلاعاتی یک سازمان از لحاظ بانکهای اطلاعاتی و فرایندهای سازمانی محسوب شده و به منزله نرم‌افزاری برای پشتیبانی فرایندهای داخلی سازمان است .
آنچه در همه این تعاریف مهم است ، توجه و تمرکز بیشتر بر روی عبارت Enterprise در اختصار ERP است تا توجه به عبارات دیگر اختصار از جمله Planning و Resource . چرا که این سیستم فراتر از برنامه‌ریزی عمل کرده و با وجود تمرکز بر روی منابع سازمان ، عناصری فراتر از آن را نیز پوشش می‌دهد . از سوی دیگر ، آنچه که در این تعاریف بیش از همه نمود دارد ، یکپارچگی و استاندارد بودن سیستم ERP است و همین دو جنبه مهم از ERP آنرا از سایر سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه متمایز می‌سازد .
●تاریخچه ERP به چه زمانی باز می‌گردد ؟ )از MRP۱ تا (ERP۲
سیر تکاملی نرم‌افزار ERP از یك سو به شدت متاثر از سیر تكاملی سخت‌افزارها و نرم‌افزارهای کامپیوتری و از سوی دیگر متاثر از تحولات صورت گرفته در زمینه مدیریت سازمانها و محیط رقابتی حاكم بر آنهاست . ERP به منظور غلبه بر مشكلات سیستمهای عملیاتی موجود در سازمانها كه از اوایل دهه ۱۹۶۰ میلادی توسعه پیدا نموده بودند بوجود آمد . در این گام به روند توسعه و تكامل ERP می‌پردازیم :
▪دوره اول : قبل از سال ۱۹۶۰ میلادی
دراین مدت نرم‌افزارهایی به نام BOM Processors توسعه پیدا کرده بودند که هدف عمده آنها استخراج مواد لازم برای تولید تعدادی محصول بود . این نرم‌افزارها توجه چندانی به اندازه و حجم تولید و یا به تعبیری دیگر Lot Sizing نداشته و از سوی دیگر زمان تحویل این اقلام را مدنظر قرار نمی‌دادند . ضمنا این نرم‌افزارها ، موجودی خطوط مختلف تولید و انبارها را مدنظر قرار نمی‌دادند و به همین جهت با استفاده از آنها حجم موجودی در جریان افزایش پیدا می‌نمود .

[مژگان]

استفاده از سیستم های اطلاعاتی كه بتواند همه فعالیت ها و وظایف موجود در یك سازمان را تحت پوشش قرار داده و اطلاعات لازم و ضروری را به موقع در اختیار استفاده كنندگان آن قرار دهد از ابزارهای حیاتی در سازمان های امروز است. بدون برخورداری از این سیستم ها افزایش قابلیت های سازمان، بهبود عملكرد، تصمیم گیری بهتر و دستیابی به مزیت رقابتی غیرممكن است. در این میان سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) از جدیدترین ابزارهای مدیریتی بوده كه قادر است اطلاعات موجود در سازمان را با استفاده از فناوری اطلاعات در تمام حوزه های فعالیت سازمان به طور منسجم و یكپارچه جمع آوری كرده و اطلاعات و نتایج بدست آمده از آن را در اختیار استفاده كنندگان آن در سطوح مختلف سازمان قرار دهد.این سیستم ها را می توان جدیدترین فناوری های اطلاعاتی در یك دهه گذشته دانست، ثمره ای كه به سرعت در حال دگرگونی و تكامل است. در این مقاله با بیان ساده، مفهوم، ‌ویژگی ها و مزایای برنامه ریزی منابع سازمان، سیر تكامل و مراحل اجرای آن در سازمان را توضیح می دهد.
● مفهوم و مزایای ERP
در بیشتر مراكز تولیدی، مشكلات موجود ناشی از كمبود تلاش كاركنان نیست بلكه كمبود همكاری و هماهنگی در استفاده از منابع در دسترس كارخانه (كاركنان، اطلاعات، مواد، ابزار) و در نتیجه عدم مدیریت موثر در كار، عوامل اصلی به وجود آورنده این مشكلات است. سیستم برنامه ریزی منابع سازمان، ابزار نوینی است كه رفع ناهماهنگی یاد شده را با تاكید بر بهبود فرایندهای سازمان و تصمیم گیری صحیح تر و آسان تر مدیران، هدف قرار داده است.
به بیان دیگر:
▪ ERP یك راه حل سیستمی مبتنی بر فناوری اطلاعات است كه به منظور ارتقای مدیریت فرایند و عملیات سازمانی منابع سازمان را به وسیله یك سیستم به هم پیوسته، به سرعت و با دقت و كیفیت بالا در كنترل مدیران سطوح مختلف سازمان قرار می دهد.
▪ سیستم های ERP سیستم های مبتنی بر كامپیوتر هستند كه برای فرایندهای یك سازمان طراحی شده و برنامه ریزی، تولید و پاسخگویی به مشتریان را یكپارچه می كند.
ERP دو مزیت عمده ارائه می كند كه در سیستم های سازمانی غیریكپارچه وجود ندارند:
۱) یك نگرش یكپارچه سازمانی از كسب و كار كه در برگیرنده تمام فعالیت ها (وظایف سازمانی) و بخش ها است.
۲) یك پایگاه داده ای سازمان كه تمام فعالیت های كسب و كار در آن، وارد، ضبط، پردازش، نظارت و گزارش می شود. این نگرش یكپارچه مستلزم گسترش همكاری و هماهنگی بین بخش های مختلف است اما سازمان را در رسیدن به اهداف خود و ارتقای قابلیت پاسخگویی، توانا می سازد.
● ویژگی های سیستم های ERP
هدف اصلی و اولیه بسته های نرم افزاری ERP ، گردآوری بخش ها و حوزه های مختلف یك سازمان در داخل یك سیستم یكپارچه است، به گونه ای كه این سیستم بتواند جوابگوی تمامی نیازهای بخش های متفاوت یك سازمان باشد. در یك جمع بندی می توان گفت سیستم های ERP ، تنها حاصل اجتماع فرایندها و وظایف مختلف سازمانی در قالب یك بسته نرم افزاری نیست بلكه حداقل باید دارای چند مشخصه كلیدی باشد تا بتواند به عنوان یك راه حل درست مطرح شود.
▪ این ویژگی ها عبارتند از:‌
ـ انعطاف پذیری:
سیستم های ERP باید بتوانند به نیازهای متغیر سازمان ها و شركت های استفاده كننده پاسخ دهند. همچنین این سیستم باید به گونه ای باشد كه هر جزیی از بسته نرم افزاری بتواند بدون تاثیر در روش های دیگر در هر سازمانی، تغییر كرده، اضافه یا حذف شود.
ـ فراگیر بودن:
سیستم های ERP باید وظایف سازمانی مختلفی را پشتیبانی كنند و متناسب با طیف وسیعی از سازمان ها مورد استفاده قرار گیرند.
ـ فرا شركتی:
این سیستم ها باید به صورت online به سازمان های دیگر و سایر شركای تجاری از جمله تامین كنندگان و مشتریان متصل باشند. بهترین روش های موجود: مجموعه ای از بهترین روش های مورد استفاده و تجربه شده در جهان باید در این نرم افزارها گردآوری شده باشد.
ـ شبیه سازی واقعیت:
بنای طراحی و استفاده از این نرم افزارها، شبیه سازی اقدامات و فرایندهایی است كه در سازمان انجام می گیرد.
ـ سایر ویژگی ها:
علاوه بر موارد كلیدی مطرح شده، می توان به ویژگی هایی همچون كاهش كارها، حذف دوباره كاری و بهینه سازی منابع‌، محیط كاربر پسند (شامل راهنمایی online و رابط گرافیكی مناسب)، انعطاف پذیری در انطباق با قوانین كشورها (در زمینه های مالی، مالیاتی، فروش، صادرات و واردات)، دسترسی آسان به اطلاعات و نامحدود بودن در ثبت اطلاعات از نظر حجم ركوردهای اطلاعاتی، اشاره كرد.
● سیر تكامل ERP
سیر تكامل ERP را به صورت مختصر از ابتدای دهه۱۹۶۰ تاكنون نمایش می دهد. حروف اختصاری MRP (Material Resource Planning) به معنای برنامه ریزی نیازمندی مواد، در سه مفهوم متفاوت ولی وابسته به هم به كار برده می شوند. هر یك از این مفاهیم، درجه ای از میزان پیشرفت و تحول MRP را نشان می دهند.
▪ MRPI برنامه ریزی نیازمندی مواد
▪ MRP با حلقه بسته
▪ MRPII برنامه ریزی منابع تولیدی
MRPI اولین مرحله تكاملی در MRP بود. سیستم MRP یك سیستم برنامه ریزی مواد زمان بندی شده مشروح است. این سیستم برنامه كلان تولید را به مجموعه ای مشروح از مواد مورد نیاز كه می تواندبرای برنامه ریزی،‌زمان بندی و كنترل تولید در سطح كارخانه به كار گرفته شود، تبدیل می كند. MRP با حلقه بسته،‌ مرحله منطقی تحول MRP بود كه منجر به یك سیستم كنترلی تولید شد. یكی از اساسی ترین فرضیات یك سیستم MRP ، نامحدود بودن ظرفیت است. این فرض در عمل،‌ ضعیف بود. بنابراین سیستم MRP با حلقه بسته برنامه ریزی احتیاجات ظرفیتی خود، به عنوان كنترل كننده میزان پیشرفت برنامه تولید محسوب می شود. در این سیستم، عملكردهای واقعی تولید و تامین مواد، اندازه گیری و با برنامه مقایسه می شوند (حلقه بسته می شود.) این عمل باعث می شود تا مدیریت تشخیص دهد كه آیا نیاز به اقدامات اصلاحی وجود دارد یا خیر؟ MRPII تركیبی است از MRP حلقه بسته به علاوه اجزایی برای برنامه ریزی مالی- تجاری.
از MRPII می توان برای برنامه ریزی ظرفیت، حمل كالا، نگهداری و تعمیرات و غیره استفاده كرد. از سوی دیگر می توان برای برنامه ریزی امور مالی نیز جریانات نقدینگی را پیش بینی كرد. همچنین می توان به منظور برنامه ریزی نیروی انسانی، نیروی مورد نیاز در آینده را برآورد كرد. MRPII از طریق هماهنگ كردن فعالیت های انجام گرفته در بخش های كاری مختلف شركت و به كارگیری یك پایگاه اطلاعاتی مشترك، یكپارچگی داخلی را آسان می سازد. این موضوع این اطمینان را می بخشد كه همه از اطلاعات به روز یك نسخه مشترك استفاده می كنند. شركتها به دلیل مسایل و مشكلات موجود در MRPII ، هنگام اجرا و پیاده سازی سیستم برنامه ریزی خود، ناچار بودند از مشاورانی استفاده كنند كه در بیشتر مواقع حضور آنان غیر مفید و بی تاثیر بود. بنابراین سیستم های برنامه ریزی منابع موسسه از اوایل دهه۸۰ به وجود آمدند.
● مراحل اجرای ERP در سازمان
۱) مرحله تصمیم گیری برای انتخاب: این مرحله اولین مرحله است كه در آن مدیران نیاز به سیستم ERP یا انتخاب یك سیستم اطلاعاتی عمومی را بررسی می كنند.
۲) مرحله تصمیم گیری شامل: تعریف نیازمندی های سیستم، اهداف و فواید آن و تجزیه و تحلیل تاثیر انتخاب در كسب و كار سطوح سازمانی است.
۳) مرحله اكتساب: این مرحله شامل انتخاب محصولی است كه بهترین تناسب را با نیازمندی های سازمان دارد. بنابراین كمترین نیاز برای سفارش یك نرم افزار ویژه سازمان را مدنظر قرار داده و در مرحله بعدی (مرحله اجرا) كمپانی مشاور نیز برای كمك انتخاب می شود. مواردی مانند قیمت، آموزش و خدمات و نگهداری، تجزیه وتحلیل شده و قراردادها بسته می شوند. در این مرحله می بایست تجزیه و تحلیلی درباره نرخ بازگشت سرمایه محصول انتخاب شده انجام شود.
۴) مرحله اجرا: این مرحله شامل تطبیق نرم افزار ERP بر طبق نیازهای سازمان است. این كار به كمك مشاورانی كه آموزش را به عهده داشته و با روش های اجرایی آشنا هستند، صورت می گیرد.
۵) مرحله استفاده و نگهداری: این مرحله شامل استفاده از محصول است كه منافع مورد انتظار را تامین كرده و كمترین میزان از هم گسیختگی را داشته باشد. در طول این مرحله یك فرد باید از جنبه های مختلف مانند عملیات، قابلیت كاربرد و مناسب بودن برای سازمان و فرایندهای كسب و كار به خوبی اطلاع داشته باشد. پس از اجرای سیستم می بایست به خوبی نگهداری شود زیرا در صورت بد عمل كردن باید آن را اصلاح كرد. درخواست های خاص برای بهینه كردن عملكرد باید مطرح شود و بهبودهای عمومی برای سیستم انجام شود.
۶) مرحله تحول (تكامل تدریجی): این مرحله به ایجاد قابلیت های بیشتر در سیستم ERP مربوط می شود. ایجاد منافع جدید از قبیل برنامه ریزی و زمان بندی پیشرفته، مدیریت زنجیره عرضه، مدیریت ارتباط با مشتری،‌ جریان كار و توسعه مرزها برای همكاری های خارجی با شركای دیگر از موارد مختلف این مرحله است.
۷) مرحله بازنشستگی: این مرحله در شرایط مختلفی مانند زمانی كه تكنولوژی های جدید به وجود آمده اند یا در شرایطی كه ERP برای سازمان مناسب نیست و یا نیازهای كسب و كار تغییر كرده است به اجرا در می آید. در این مرحله مدیران تصمیم می گیرند كه نرم افزار ERP را با دیگر سیستم های اطلاعاتی جا به جا كنند تا با نیازهای سازمانی متناسب شود.
● توسعه برنامه ریزی منابع سازمان
گسترش شبكه های اینترنتی، تاثیر شگرفی بر جنبه های مختلف IT و در كنار آن بر سیستم های ERP گذاشته است. دسترسی آسان به منابع سیستم در هر جا و هر زمان به فروشندگان ERP كمك كرده است كه سیستم های ERP خود را توسعه داده و با روش های كسب و كار جدید از جمله مدیریت زنجیره عرضه، مدیریت ارتباط با مشتری، اتوماسیون نیروی فروش(SFA) ، برنامه ریزی و زمان بندی پیشرفته (APS) ، هوش كسب و كار (BI) و قابلیت های كسب و كار الكترونیكی یكپارچه كنند. در حقیقیت ERP در سازمان ها به عنوان پشتوانه ای برای كسب و كار محسوب می شود و سازمان با كمك این سیستم می تواند كسب و كار را به صورت مستقیم از طریق اینترنت انجام دهد. این قبیل روش ها سبب شده است كه رضایت مشتریان و فرصت های فروش و بازاریابی، افزایش و روش های پرداخت، بهبود یابد. شكل زیر مفهوم سیستم های ERP توسعه یافته را نشان می دهد.

[مژگان]

کلمه ERP در اصل مخفف واژگان Enterprise Resource Planning یا سامانه تخصیص منابع سازمان است که طیف وسیعی از فعالیتهای مختلفی را که به بهبود عملکرد سازمان منتهی می شود در بر دارد. ERP توسط برنامه های کاربردی که شامل چندین زیربرنامه کاربردی دیگر است پشتیبانی می شود بطوریکه فعالیتها را در گستره واحدهای عملیاتی سازمان یکپارچه می سازد. این فعالیتها می تواند بازه وسیعی از مدیریت تولید، خرید قطعات، کنترل موجودی انبار، ارسال مواد به واحدهای تولیدی تا ردگیری سفارشات را شامل شود. ERP همچنین می تواند زیر برنامه های کاربردی در زمینه مدیریت مالی و مدیریت منابع انسانی سازمان را هم در بر داشته باشد.
تعریف ERP سیستمی است که دارای اهداف، اجزا و محدوده مشخص و معینی است. در ادامه ERP را بر حسب هر یک از این جنبه ها تعریف می کنیم. هدف ERP – هدف از یک سیستم ERP بهبود و تسریع فرایندهای داخلی کسب و کار سازمان است که برای رسیدن به این منظور عموماً به مهندسی مجدد فرایندهای سازمان نیاز است.
● اجزای یک سیستم ERP نرم افزار ERP
هسته اصلی هر سیستم ERP بخش نرم افزار آن است. نرم افزار ERP در عمل بر مبنای زیر برنامه های کاربردی قرار دارد. هر یک از زیر برنامه های کاربردی فعالیتهای عملیاتی بخشی از سازمان را به شکل مکانیزه شبیه سازی می کند. زیر برنامه های معمول نرم افزارهای ERP مدیریت تولید، خرید مواد اولیه، کنترل موجودی انبار،، ارسال مواد به واحدهای تولیدی و ردگیری سفارشات را پوشش می دهد.
● فرایندهای کسب و کار کارآمد
▪ فرایندهای کسب و کار سازمان به سه سطح کلی تقسیم بندی می شوند
۱) فرایندهای استراتژیک،
۲) کنترلهای مدیریتی
۳) کنترلهای عملیاتی.
ERP ها به تدریج به راه حلهای جامعی برای کارآمد کردن فرایندهای سازمان در هر سه سطح مذکور ارتقا یافته اند. بخش عمده ای از موفقیت سیستمهای ERP به یکپارچه کردن فعالیتها در کل سازمان باز می گردد.
● کاربران
کاربران سیستمهای ERP می توانند کلیه کاربران سازمان در هر سطحی از هرم سازمانی را شامل شوند.
معمولترین سیستم عامل برای کاربری نرم افزارهای ERP سیستم عامل UNIX می باشد. علاوه بر این Windows NT و Linux دیگر سیستمهای عامل مورد استفاده برای نرم افزارهای ERP اند اما اکثر سیستمهای ERP بزرگ بر مبنای سیستم عامل UNIX قرار دارند. UNIX سیستم عاملی است که در اصل برای استفاده همزمان جندین کاربر طراحی شده و پروتکل ارتباطی TCP/IP را در خود دارد. از دید فنی دلایل زیادی برای توجیه قرارگیری ERP بر روی سیستم عامل UNIX وجود دارد.
● محدوده سیستم ERP
محدوده سیستم ERP از محدوده سازمانی که ERP در آن پیاده سازی می شود کوچکتر است. بر عکس ERP ، مرز سیستمهای زنجیره ای تأمین و تجارت الکترونیک از محدوده سازمان فراتر رفته و تا تأمین کنندگان ، شرکا و مشتریان سازمان گسترش می یابد. با این حال، عملاً پیاده سازی بسیاری ا ز سیستمهای ERP مستلزم یکپارچه سازی با سیستمهای اطلاعاتی خارج از محدوده سازمان است.
تاریخچه ERP سیستمهای ERP در اصل تحول یافته سیستمهای برنامه ریزی نیازمندی تولید یا (MRPII) هستند. از منظر کسب و کار سازمان ERP حاصل تلفیق فرایندهای تولید با فرایندهایی است که کلیه ابعاد سازمان را در بر دارند. از منظر تکنولوژیک نیز می توان سیستمهای ERP را تحول یافته سیستمهای قدیمی به معماری سه لایه client-server دانست.
مدیریت و کنترل موجودی انبار مدیریت و کنترل موجودی انبار ترکیبی است از سیستمها و فرایندهایی که موجودی هر کالا درا نبار را در سطح مناسب و معینی نگه می دارند. فعالیتهای مدیریت انبار شامل تشخیص نیازمندیهای انبار، هدف گذاری، گزینه ها و راهکارهای کسری قطعات، ردگیری مصرف هر یک از قطعات، موازنه انبار و گزارش وضعیت موجودی انبار است.
برنامه ریزی نیازمندی مواد اولیه (MRP) برنامه ریزی نیازمندی تولید یا MRP الگوریتم و زمانبندی مشخصی است که به برای فرایندهای تولیدی با چندین سطح از تولید طراحی شده است. MRP با استفاده اطلاعات ورودی، نیازمندیهای تولید محصولات نهایی مختلف، ساختار سیستم تولید، سطح موجودی فعلی انبار از هر یک از کالاهای تمام شده و میزان lot معین برای هر بار تولید، برنامه ای زمانبندی شده برای عملیات تولید و خرید مواد اولیه ارائه می دهد.
فرآیندهایی که ERP از آن پشتیبانی می کند فرایندهای مدیریتی سازمان را به سه سطح کلی تقسیم بندی کرده است – فرایندهای استراتژیک، کنترلهای مدیریتی و کنترلهای عملیاتی. ERP ها به تدریج به راه حلهای جامعی برای کارآمد کردن فرایندهای سازمان در هر سه سطح مذکور ارتقا یافته اند. بخش عمده ای از موفقیت سیستمهای ERP به یکپارچه کردن فعالیتها در کل سازمان باز می گردد. موفقیت ERP ها در سطوح برنامه ریزی استراتژیک و کنترلهای مدیریتی به تعهد و همکاری مدت مدیریت ارشد سازمان وابسته است.
کمک به کاهش هزینه های عملیاتی نرم افزارهای ERP به منظور یکپارچه سازی فرایندهای کسب و کار در کل سازمان و زیربخشهای آن و از طریق سیستمی اطلاعاتی که کلیه سازمان را در بر دارد، طراحی شده اند. مهمترین مزیت ERP ها بهبود هماهنگی بین بخشهای سازمان و افزایش کارایی فرایندها است. نخستین مزیتی که از ERP در کوتاه مدت و پس از پیاده سازی می توان انتظارد اشت، کاهش هزینه های عملیاتی نظیر کاهش هزینه های کنترل موجودی انبار، کاهش هزینه تولید، کاهش هزینه های بازاریابی و پشتیبانی است.
تسهیل کارهای روزمره مدیریت مزیت دیگری که از پیاده سازی ERP در سازمان می توان انتظار داشت، تسهیل انجام روندهای روزمره مدیریتی است. پیاده سازی ERP با ایجاد backbone قوی از انباره داده ها، دسترسی بهتر و سریعتر به داده ها را برای مدیریت امکانپذیر ساخته و به این ترتیب مدیر می تواند برای تصمیم گیری به سرعت به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی داشته باشد.
پشتیبانی از برنامه ریزی استراتژیک برنامه ریزی استراتژیک مجموعه ای است از فرایندهای مشخصی که برای ارزیابی و تشخیص نیازهای و منابع سازمان، تعیین مشتریان بالقوه، تنظیم اهداف و آرمانها، برنامه ریزی و طراحی استراتژیهای هماهنگ بین بخشهای مخالف با تضمین عملی بودن و موفقیت، اجر می شود. این فرایند همچنین ارتباط منطقی بین استراتژیهای اتخاذ شده با نیازها، دارائیها و نتایج به دست آمده را تعریف کرده و فرایند و نتایج آنرا اندازه گیری و ارزیابی می کند. بخشی از نرم افزاره ای ERP موجود، عملاً برای پشتیبانی از بخش برنامه ریزی منابع فرایند برنامه ریزی استراتژیک طراحی شده اند، اما در عمل این قابلیت به نوعی ضعیفترین ویژگی ERP هاست ودلیل آن هم پیچیدگی و عدم اطمینان بالای برنامه ریزی استراتژیک ونبود یکپارچگی کافی با سیستمهای پشتیبانی تصمیم (DSS) است.
▪ مزایای ERP مزایای سیستمهای برنامه ریزی تخصیص منابع سازمان (ERP) را می توان به شکل زیر خلاصه کرد:
کاهش هزینه های انبار (نگهداری، حمل و نقل . ..) کاهش هزینه سفارشها کاهش هزینه تولید کاهش هزینه عملیات حسابداری و ثبت وقایع مالی کاهش هزینه حمل و نقل کاهش حجم مورد نیاز سرمایه گذاری در تجهیزات و ماشین آلات کاهش حجم مورد نیاز سرمایه گذاری در کارخانه کاهش حجم مورد نیاز سرمایه گذاری برای خرید زمین کاهش هزینه ناشی از توقف خط تولید فرایند تولید منعطف و قابل تغییر کاهش هزینه خطاهای ناشی از هماهنگی ضعیف بین واحدها مختلف سازمان کاهش هزینه ها نهایتاً به افزایش فروش و سهم بازار بیشتر متهی می گردد کاهش زمان تکمیل و نهایی کردن محصول افزایش شفافیت و ردگیری فرایند تولید برای مشتری افزایش قابلیت متناسب سازی برای مشتری و نهایتاً تطبیق بیشتر با نیازهای وی افزایش رضایتمندی مشتری در تمام فرایندهایی که وی با آنها درگیر است، از لحظه سفارش تا دریافت و حمل ونقل محصول
نرم افزار تولید ERP طیف وسیعی از فعالیتهایی است که برای بهبود عملکرد فرایندهای داخلی سازمان به کار می رود. ERP از طرف نرم افزارهای با چند زیرسیستم که فعالیتها را در تمام بخشهای سازمان یکپارچه می کنند، پشتیبانی می شود. این زیرسیستمها شامل برنامه ریزی تولید، خرید قطعات، کنترل موجودی انبار، توزیع قطعات و مواد اولیه و یا ردگیری سفارشها می گردد.
ویژگیهای نرم افزارهای تولید ERP سیستمهای ERP در اصل تحول یافته سیستمهای برنامه ریزی نیازمندی تولید یا (MRP) II هستند. در حال حاضر طراحی و پیاده سازی نرم افزارهای تولید ERP در مرحله جلوتری نسبت به سایر نرم افزارهای ERP قرار دارد. نرم افزارهای تولید ERP داری فرایندهای کاری داخلی هستند که به شکل خاص برای بنگاههاب تولیدی و به منظور مدیریت کل چرخه از سفارش تا محصول نهایی هستند. این چرخه شامل مراحل مختلفی از جمله تأمین مواد اولیه، برنامه ریزی تولید، تولید، بازاریابی، فروش و ثشخیص و ثبت نهایی عملیات فروش. برخی از تأمین کنندگان ERP فرایندهای تولید را به شکل الکترونیکی و real-time به مشتری ارائه می دهند. سازمان می تواند با کارآمد کردن فرایندها و بهینه سازی چرخه سفاش محصول و فرایندهای تولید، استفاده از منابع را به حداکثر رسانده و هزینه را کمینه کند.