آشنایی با Access - مهارت پنجم از ICDL

[TAHA]

Edit روي محيط Design

• مراحل درج سطر Insert Rows
• استفاده از منو Insert انتخاب Rows
• استفاده از ابزار Insert Rows
• مراحل حذف سطر Delete Rows
• استفاده از منو Edit انتخاب Delete Rows و يا Delete
• استفاده از ابزار Delete Rows
• انتخاب سطر و انتخاب Delete از روي صفحه كليد

[TAHA]

آشنايي با تنظيم خصوصيات محيط ورود دادهData sheet View


1- منو Format :

Font :تغيير فونت ،سبك فونت ،سايز فونت و effect Cell يا Datasheet… : تغيير ساختار صفحه گسترده از لحاظ Gridها و…….

Row Height : امكان تنظيم ارتفاع سطر ، در صورتي كه گزينه استاندارد فعال شود ارتفاع پيش فرض فعال ميشود.

Column Width : امكان تنظيم طول ستون ، در صورتي كه گزينه استاندارد فعال شود طول پيش فرض فعال ميشود.انتخاب گزينه BestFit باعث ميشود كه طول ستون بر اساس نوشته‌ها تنظيم شود.

Rename Column: امكان تغيير نام فيلد را فراهم مي‌اورد.

Hide Columns : امكان پنهان كردن فيلد را فراهم مي‌اورد.

UnHide Columns : امكان آشكار شدن فيلدپنهان شده را فراهم مي‌اورد.

Freeze Columns :فيلد فريز شده در ابتدا فيلدها قرار گرفته و ثابت مي‌شود،و ساير فيلدها مي‌توانند به صورت كشويي منطبق با آن فيلد قرار كيرند UnFreeze All Columns :عكس عمل فريز مي‌باشد.

2- طريقه وارد كردن داده‌ها روي ركورد:

2-1- تايپ داده متناسب با نوع داده انتخابي و قالبندي انتخابي
2-2- استفاده از Ctrl+’ كه اطلاعات ركورد قبلي را به ركورد جاري منتقل مي‌سازد.
2-3- استفاده ازCtrl+: براي ورود تاريخ جاري سيستم
2-4- استفاده ازCtrl+Sift+; براي ورود زمان جاري سيستم
2-5- استفاده از Copy،Ctrl+C و سپس Paste
2-6- استفاده از Cut،Ctrl+X و سپس Paste

3- طريقه حذف ركوردها:

3-1- انتخاب گزينهDelete Rcord از منو Edit
3-2- R.C روي ركورد و انتخاب گزينه Delete Record
3-3- استفاده از ابزار Delete از باكس ابزار

4- اضافه كردن ركورد به جدول:

4-1- انتخاب گزينهNew Rcord از منو Insert
4-2- انتخاب گزينه New Record از راهنماي ركورد
4-3- استفاده از ابزار New Record از باكس ابزار
4-4- R.C روي ركورد و انتخاب گزينه New Record

[TAHA]

ادامه تنظيم خصوصيات محيط ورود داده

5- نحوه انتخاب فيلد و ركورد:



6- حركت در جدول باكليدهاي صفحه كليد:



7- Find :

امكان جستجو روي دادهاي يك جدول ، فرم وپرس و جو را امكان پذير مي‌سازد.انتخاب از منو Edit ويا Ctrl+Fو يا ابزار آن



7-1- Search :
7-1-1- All
7-1-2- Up
7-1-3- Down

7-2- Match :

7-2-1- Any Part Of Field(جستجو بر اساس بخشي از داده درج شده)
7-2-2- Whole Field(جستجو بر اساس تمام داده درج شده)
7-2-3- Start Of Field(جستجو بر اساس شروع داده درج شده)
7-2-4- Search Field As Formatted :اگر دنبال داده قالبندي شده‌اي مي‌گرديد بايد از آن استفاده نماييد.بطور مثال اگر فيلد Date/Time به نوعي قالبندي شده باشد كه تاريخ را بصورت 2003,11,January نمايش دهدو شما به دنبال تاريخ با فرمت 11/1/2003 بگرديد،Access نتيجه جستجو را مثبت تلقي كرده اما اگر گزينه مزبور را فعال كنيدAccess فقط در صورتي نتيجه را مثبت مي‌دهد كه تاريخ به صورت2003,11,January وارد شده باشد.

Find براساس قالبندي زير:

1. :كاركتر هر.مثال Sm* يعني دو حرف اول Sm بقيه هر تعداد و هر حرفي مي‌تواند باشد.
2. ? :يك كاركتر. مثال Sm?th يعني دو حرف اول Sm حرف سوم يك كاركتر و هر حرفي مي‌تواند باشدو سپس th.
3. # :تطبيق با يك عدد.لذا اگر به دنبال 166## بگرديد access تمامي دادهاي 5 رقمي را كه با 166 شروع شود را انتخاب مي‌كند

8- Replase :جايگزين كردن

درصورتي كه بخواهيم دادهايي را تغيير دهيم از روش جستجو پيدا سپس داده مورد نظر را جايگزين مي‌كنيم.گزينه‌هاي آن مشابه Find مي‌باشد.
Find What :درج داده مورد جستجو
Replace With :درج داده جايگزيني
Replace : جايگزيني يكي يكي
Replace All :جايگزيني همه موارد

9- Filter (صافي):

توسط گزينه Filter از منوي Record مي‌توان داده‌هاي مورد نظر را از بقيه داده‌ها جدا نمود.

[TAHA]

انواع فيلترها

1. Filter by form (فيلتر شرطي)

اين فيلتر داراي محيطي مي‌باشد با گزينه‌هاي زير:

• Look For (امكان جستجوو جدا سازي)
• Or (امكان شركت گذاري)

2. Filter by selection (فيلتر بر اساس انتخاب)
3. Filter Excluding Selection (عكس عمل فيلتر قبل)
4. Advanced Filter / Sort :فيلتر شرطي با ساختار پرس و جو
5. Filter For:تنها فيلتري است كه با R.C روي ركورد به صورت يك ميانبر عمل مي‌كند و مي‌توان با تايپ كلمه مورد نظر در Filter For و Enter عمل فيلتر را انجام داد.

نكته:

به طور كلي فيلترها روي سلولي از فيلدها يا به عبارتي روي فيلدها اعمال مي‌گردد.
• Apply Filter :براي اجراي فيلتر بكار مي‌رود.
• Remove Filter :از حالت فيلتر به جدول بر‌مي‌گردد.

[TAHA]

آشنايي با طراحي Query

Query ---- New:
1. Design View
2. Simple Query Wizard
3. Cross Tab Query Wizard
4. Find Duplicate Query Wizard
5. Find Unmatched Query Wizard

1. ايجاد از طريق طراحي
2. ايجاد با ساده‌ترين شكل از ويزارد
3. گروهبندي فيلدها به صورت سطري ستوني و استنتاج نتايج از تقاطع داده‌هاي حاصل از سطر و ستون ايجاد شده.
4. مقايسه دو جدول و يافتن تمام ركوردهاي تكراري از دو جدول .
5. مقايسه دو جدول و يافتن تمام ركوردهاي تكراري از يك جدول .

تعريف Query:

اطلاعات يك يا چند جدول را با شرايط خاص تحت پرس و جو ايجاد مي‌نمايد، و همچنين امكان ساختن فيلدهاي محاسباتي نيز امكان پذير مي‌باشد.

تعريفQueryبه دو بخش تقسيم مي‌گردد:

1. Select Query
2. Action Query
ساده‌ترين پرس و جو Select Query مي‌باشد ،يعني پرس و جو بر اساس انتخاب.
Query مي‌تواند يك فيلد را در بر بگيرد.
چون تغييرات روي پرس‌و جو روي جدول متناظرش اعمال مي‌شود بنابراين صفت Dynamic داده اند.
چون پرس‌و جو زير مجموعه يك يا چند جدول يا پرس‌و جو است به آن صفتSubSet داده‌اند.

[TAHA]

ايجاد Query از طريق Design View

• با ظاهر شدن پنجره Show Table ميتوان Query را از :

1. Table
2. Query
3. Both

ايجاد نمود.



به طروق زير مي‌توان فيلدها را از قسمت Field List به گزينه Field در قسمت Design Gerid انتقال داد:
1. انتخاب فيلد با عمل Drag & Drop
2. انتخاب فيلد و عمل دابل كليك روي فيلد
3. انتخاب گزينهField و زدن حرف اول
4. توسط *ميتوان همه فيلدها به پايين منتقل كرد كه نتيجه آن در زمان اجرا مشخص مي‌شود.
5. انتخاب عنوان جدول و استفاده از Drag & Drop

• ‏Table : مشخص كننده نام جدول
• Sort : مرتب كردن به صورت صعودي و يا نزولي
• Show :امكان فعال يا عدم فعال بودن فيلد
• Criteria :امكان شرط گذاري توسط اين قسمت فراهم مي‌شود.از عملگرها و شروط ذكر شده در Validation Rule براي اين قسمت مي‌توان استفاده نمود.
• Or :شرط يا

تعريف نحوه شرط گذاري بر اساس نوع داده‌ها:

• Text :مقدار متني را وارد مي‌نماييم.امكان استفاده از دو كاركتر عام *,? امكان پذير مي‌باشد.
• Number,Currency :مقدار عددي را وارد مي‌نماييم.
• Date/Time :مقدار تاريخ/ زمان را وارد مي‌نماييم.
مثال:11/2/2002 عكس‌العمل برنامه#11/2/2002#
• اگر در قسمت Criteria بنويسيم Null برنامه Is”Nall” را مي‌نويسد.

[TAHA]

طرز ايجاد Relationship

1. ارتباط يك به چند
2. ارتباط يك به يك
3. ارتباط چند به چند

- براي مورد 1و 2 حداقل 2 جدول نياز است
- نكات ايجاد ارتباط در ارتباط يك به چند

2- در جدول اول

2-1- انتخاب فيلدي به صورت منحصر بفرد با شرايط زير
2-1-1- Primary Key
2-1-2- Index:Yes-No Duplicates
2-1-3- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع در جدول متناظر

3- در جدول دوم

3-1- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع هماهنگ با فيلد جدول اول
3-1-1- Index:Yes-Duplicates Ok
3-1-2- Primary Key لازم نيست

[TAHA]

نكات ايجاد ارتباط در ارتباط يك به يك



4- در جدول اول

4-1- انتخاب فيلدي به صورت منحصر بفرد با شرايط زير
4-1-1- Primary Key
4-1-2- Index-Yes-No Duplicates:
4-1-3- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع در جدول متناظر

5- در جدول دوم

5-1- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع هماهنگ با

فيلد جدول اول

5-1-1- Index-Yes- No Duplicates:
5-1-2- Primary Key


نكات ايجاد ارتباط در ارتباط چند به چند

در اين نوع 3 جدول مورد نياز مي‌باشد.

6- در جدول اول

6-1- انتخاب فيلدي به صورت منحصر بفرد با شرايط زير
6-1-1- Primary Key
6-1-2- Index-Yes-No Duplicates:
6-1-3- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع در جدول واسط

7- در جدول واسط

7-1- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع هماهنگ با فيلد جدول اول
7-1-1- Index-Yes- No Duplicates:
7-1-2- Primary Key


8- در جدول دوم

8-1- انتخاب فيلدي به صورت منحصر بفرد با شرايط زير
8-1-1- Primary Key
8-1-2- Index-Yes-No Duplicates:
8-1-3- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع در جدول واسط

ارتباط يك به چند ، ارتباطي است كه در آن محتواي يك فيلد از جدولي در فيلد مشابه از جدول ديگري بيش از يك بار تكرار شده باشد.

در ارتباط يك به يك درست همان تعداد ركورد كه در جدول اول است در جدول دوم نيز وجود دارد.

تلفيق دو مورد بالا در مورد رابطه چند به چند صادق است.

بعد از تعيين خصوصيات به وسيله RelationShip از منو Tools با عمل Drag & Drop مي‌توان ارتباط برقرار نمود.

[TAHA]

كاربرد Total در Select Query

از منوView اين گزينه را انتخاب مي‌نماييم.يا از ابزار آن
اين گزينه شامل موارد زير مي‌باشد:
1. Sum محاسبه جمع مقادير
2. Avg محاسبه ميانگين مقادير
3. Min تعيين كمترين مقدار
4. Max تعيين بيشترين مقدار
5. Count محاسبه تعداد مقادير
6. StDev محاسبه انحراف معيار
7. Var محاسبه واريانس
8. First تعيين اولين مقدار
9. Last تعيين آخرين مقدار
10. Expression امكان استفاده از عبارت ساز براي ساختن فيلد محاسباتي

مثال:محاسبه نمره نهايي

در گزينه ،(Field-total:(nomreh) *(zarib nomreh
فعال بودن فيلدهاي شركت كرده در اين فيلد محاسباتي همچنين فعال بودن Expression از Totals .
از علائم رياضي و همچنين از + ،&(الصاق)در عبارت سازي مي‌توان استفاده نمود.
CCUR( ) تابعي است كه مقدار عددي را با واحد پول نمايش مي‌دهد.

[TAHA]

آشنايي با Action Query

شامل:

Make-Table Query :







Update Query :

Update to: 2.5(گزينه جايگزيني)
Criteria: 2 (گزينه اي كه بايد تغيير كندو به روز شود)

Append Query :

همانند make- Table Query مي‌باشد با اين تفاوت كه نام جدولي كه مي‌خواهيم داده‌ها به ان الصاق شود را از ليست انتخاب مي‌كنيم.

Delete Query :

Delete: Where
Criteria: 1 (همه يكهاي موجود در جدول انتخابي را حذف مي‌نماييد)

تذكر: تمام action ها بايد بعد از ايجاد ابتدا Run شود و ذخيره سپس نتيجه آن را روي جدول متناظر مشاهده نمود
Run از منو Query يا از ابزار آن !