سازمان

[javad jan]

نمودار سازمانی شرکت صنایع آموزشی
شرکت صنایع آموزشی از بخشهای زیر تشکیل شده است:
واحد بازرگانی
واحد تحقیقات و طرح و برنامه
واحد کارخانه
تضمین کیفیت
امور مالی
امور اداری
















1-واحد بازرگانی

الف- بخش فروش:
واحد فروش عهده دار به ثمر رساندن تلاش سایر بخشهای شرکت از جمله تحقیقات و کارخانه و... است.
در این بخش ضمن ارتباط با مشتریان مشخصات کالای مورد نیاز تعيين می گردد و با حضور کارشناسان این بخش مشاوره لازم و مورد نیاز مشتری ارائه می گردد به نحوی که کالای فروخته شده منطبق با نیاز مشتری قرار گیرد.
ضمنا دراين بخش بر اساس توافقات بعمل آمده با مشتری سفارش اوليه برای تولید کالا یا خرید ا ز منابع داخلی و خارجی آن تنظیم می گردد. بررسی در خواستهای نمایندگی و اعلام شرایط نمایندگی و نهایتا اعلام نمایندگی در سراسر کشور برعهده این واحد است.

1 - الف - بخش با زاريابی :
با توجه به وجود رقبای گوناگون در بازار و همچنین کالای مختلف در بازار این بخش عهده دار معرفی کالاهای شرکت است و با روشهای مختلف و انجام تبلیغات توسط رسانه ها و حضور در نمایشگاه ها تبلیغات حضوری وظایف بازاریابی را انجام می دهد.
2 - الف- کارشناسی فروش(رابطین استانها و بازاریابی) :
در این بخش با توجه به تقسیم بندی کشور ، کارشناسان ، مسئول ارتباط با استانهای خاص هستند و راهبری مسائل مختلف استانهای مربوط به خود را اعم از بررسی نیازها- وضعیت نیاز تجهیزات آموزشی- وضعیت بودجه های مربوط را به عهده دارند.

ب- بازرگانی داخلی:
این بخش تنها مرجع بررسی در خواستها و تامین کننده نیازهای بخشهای مختلف اعم از تحقیقات ، کارخانه ، بخش فروش و اداری است.
1 ب- کار شناسی فنی:
در این بخش مشخصات فنی اقلام مختلف مورد نیاز ، تعيين می گردد و سپس در ارتباط چند جانبه با مشتری- بازرگانی داخلی- تحقیقات ، نمونه کالای مورد نظر را مورد بررسی قرارداده و اقدامات لازم جهت خرید نهایی را انجام می دهد این بخش گام به گام در مراحل خرید بازرگانی داخلی و کارشناسی خرید را مورد حمایت قرار دهد.
2ب - کارشناسی خرید:
بخش کارشناسی خرید ضمن ارتباط با کارشناس فنی، مسئولیت تهیه کالای مورد نظر و انجام بررسیهای لازم در خصوص قیمت آنرا برعهده دارد.

3ب- بخش قرارداد ها:
واحد بازرگانی کليه خريدها را از طریق انعقاد قرارداد با بخشهای بیرون از شرکت ضمن بررسیهای حقوقی و قانونی انجام می دهد .
- پیگیری قرارداد ها تا حصول نتیجه و انجام اقدامات قانونی در خصوص قراردادهائی که به نحوی از سوی طرف دوم دچار مشکل می گردد دراين واحد پیگیری می گردد.
- در این بخش کليه قراردادهای شرکت( اعم از بازرگانی- کارخانه- تحقیقات) بررسی و نسبت به انعقاد قرارداد اجرا خواهد شد.

ج - بازرگانی خارجی:
این بخش مسؤولیت انجام کليه عملیات خدمات صادرات و واردات کالا و همچنین اقدامات بازاریابی خارجی و شرکت در مناقصات بين الملی را به عهده دارد.

1ج - ا انجام خدمات بازرگانی خارجی و اعطای نمایندگی به خارج از کشور:
پس از بررسی کارشناسی و تاييد کالا جهت واردات و یا صادرات آن به نمايندگيهای خارج از کشور اين بخش کليه اقدامات در نظارت بر بسته بندی کالا بارگیری و حمل تا رسیدن کالا به مقصد و یا گشایش Lc تهیه پرو فرما و انجام کليه مراحل تا رسیدن کالا به شرکت را انجام می دهد.

2ج - بخش صادرات:
این بخش از واحد بازرگانی عهده دار کليه اقدامات بازاریابی خارجی ، ایجاد ارتباط با بازارها، ارسال کاتالوگ و نهایتا تهیه و تنظیم لیست قیمت (price list) برای مشتریان خارجی و نهایتا انجام توافقات لازم جهت فروش کالا را برعهده دارد.همچنین بررسی تقاضاهای نمایندگی به متقاضیان خارج از کشور را نیز انجام می دهد.

3ج- بخش واردات، بررسی نمایشگاههای خارج از کشور و هیئت بررسی شرکت در آنها:
- بررسی منابع خارجی و تهیه اطلاعاتی
- ایجاد ارتباط با منابع تامین کننده خارجی و دریافت نمونه و قیمت و انتخاب بهترین گزینه با هماهنگی کارخانه و واحد تحقیقات


د - خدمات پس از فروش:
پس از هر اقدام فروش اعم از مشتریان داخلی یا خارجی ، بخش خدمات پس از فروش در جهت حفظ منافع مشتری وتامين کننده نظر و خواسته او وارد میدان شده، مسائل و مشکلات و حتی شکایات مشتریان را پیگیری می کند.


1 د - بخش ارتباط با مشتری:
- بخش تعمیرات که نواقص احتمالی در اقلام فروخته شده را رفع و مجددا برای مشتری ارسال می نماید.
- بخش نصب و راه اندازی که بلافاصله پس از فروش کالا و اعلام آمادگی مشتری اقدام به اعزام کارشناسان نصب و راه اندازی خواهد نمود.

- در صورت نیاز و یا درخواست مشتری کلاسهای آموزشی در محل خرید تشکیل خواهد شد.
شرکت صنایع آموزشی بعنوان بازوئی کارآمد در نظام آموزشی کشور طی 30 سال فعالیت خود در جهت رفع مشکلات موجود در تامین و تجهیز همه سطوح آموزشی و کارگاههای فنی وحرفه ای کاردانش و آزمایشهای سایر رشته های نظری اقدام به ارائه يک شیوه متنوع و انعطاف پذیر در آموزشهايی فنی و حرفه ای نموده و هم اکنون اين آموزشها را در بيش از پنجاه کارگاه فنی و حرفه ای ارائه می نماید و در حال توسعه آن در سایر استانها نیز هست.

ز- بخش نمایشگاهها:
بخش نمایشگاهی شرکت مسئولیت بررسی نمایشگاههایی که در سراسر کشور برگزار می گردد و همچنین ضرورت شرکت در آنها را برعهده دارد.
این بخش ضمن شرکت در نمایشگاههای مختلف تنظیم بازدید از شرکت که متقاضیان زیادی دارد، را نیز بر عهده دارد.

[javad jan]

2-واحد تحقیقات و طرح و برنامه
واحد تحقیقات ، طرح و برنامه از واحدهای زیر تشکیل شده است:
الف) تحقیق و توسعه
ب) برنامه ریزی و کنترل پروژه
ج) طرح و برنامه
د) اطلاع رسانی
ه) تالیف و انتشارات

الف) تحقیق و توسعه
واحد تحقیق و توسعه سخت افزارهای آموزشی را با توجه به نیازهای تصریحی و تلویحی مشتریان و با هدف توسعه و تسهیل امر آموزش و مهارت آموزی طراحی می کند.
این امر در دو بخش اصلی علوم نظری و پايه و فنی و حرفه ای صورت می پذیرد. در این راستا گروه های تخصصی امور فوق را با هماهنگی کارشناسان وزارت آموزش و پرورش، وزارت علوم، تحقیقات و فن آوری و وزارت کار هدایت می نمایند. این واحد شامل قسمت های زیر می باشد:
1- مرکز تحقیق علوم نظری و پايه
2- مرکز تحقیق فنی و حرفه ای
3- تولید رسانه
4- اطلاع رسانی
5- نقشه کشی
6- نمونه سازی
7- انبار تحقیقات
8- مرکز اسناد فنی

1- مرکز تحقیق علوم نظری و پايه:
کليه گروه های تخصصی که در گرایش های علوم نظری فعّالیت می کنند مانند ریاضی، علوم، شیمی، فیزیک، زیست شانسی و... در این مرکز مشغول به کار مي باشند. همچنین کليه امور کارشناسی، طراحی، ساخت نمونه، تنظیم مدارک فنی و نقشه ها، پشتیبانی تولید و فروش از مقطع ابتدایی تا دانشگاه توسط گروه های تخصصی انجام می پذیرد.

2 - مرکز تحقیقات فنی و حرفه ای :
کليه گروه های تخصصی که در گرایشهای فنی و حرفه ای، کار دانش و فنی و مهندسی فعالیت مي کنند در اين مرکز مشغول به کار مي باشند. این گروه ها عبارتند از: گروه های برق، اتو مکانیک، تاسیسات و غیره. ضمنا کليه امور کارشناسی، طراحی، ساخت نمونه، تنظیم مدارک فنی و نقشه ها، پشتیبانی تولید و فروش توسط گروه های تخصصی انجام مي پذیرد.

3- قسمت تولید رسانه:
طراحی و تولید رسانه های نوشتاری و مصور مرتبط با فعالیت شرکت مانند کاتالوگ، دستور کار ، بروشور، پوستر( آموزشی و تبلیغاتی) ، کتاب، فیلم و ... با هماهنگی گروه های تخصصی در این قسمت انجام می پذیرد. از این رسانه ها بعنوان راهنمای استفاده از محصولات، نرم افزارهايی آموزشی و محصولات تبلیغاتی استفاده می شود.

4- قسمت اطلاع رسانی :
وظیفه اصلی این قسمت تبادل اطلاعات بين داخل و خارج واحد تحقیق و توسعه با هدف های زیر می باشد:
الف- اطلاع رسانی از فعالیت های انجام شده و يا در حال انجام واحد تحقيق و توسعه
ب - اخذ اطلاعات از مشتریان به طور اخص و منابع خارجی از واحد تحقق و توسعه به طور اعم و انتقال آن به گروه های تخصصی
در راستای اهداف مذکور این قسمت دارای کتابخانه و آرشیو نمونه ها می باشد که بر حسب مورد کتاب، کاتالوگ، cd های مرتبط و همچنین نمونه های خارجی وسایل و تجهیزات آموزشی در آن نگهداری شده و کارشناسان می توانند برای آشنايی با نحوه کارکرد و موارد دیگر از آنها استفاده نمایند.

5- قسمت نقشه کشی :
رسامی کليه نقشه های مربوط به تجهیزات در این قسمت انجام می گیرد.
اين نقشه ها شامل موارد زير می باشند:
الف- رسامی و اصلاح نقشه تجهيزات در حال طراحی


ب- اصلاح نقشه تجهیزات در حال تولید
جديد ترين نرم افزارهای مرتبط رسامی، نقشه ها، برای اصلاح، تاييد و يا ساخت نمونه سازي در اختيار گروه های تخصصی قرار می گيرد.

6 - قسمت نمونه سازی :
کليه فعالیت های مربوط به ساخت نمونه در نمونه سازی انجام می گیرد.
این قسمت شامل نمونه سازی فلز، نمونه سازی چوب، نمونه سازی برق و الکترونیک، نمونه سازی مکانیک و اتو مکانیک می باشد که بر طبق نوع کار نمونه ها براي ساخت بین نمونه سازي ها توزیع مي گردند.

7- انبار تحقیقات:
کليه قطعات، محصولات، ابزارها و ... از طریق انبار تحقیقات تحویل گروهای تخصصی و یا نمونه سازی می گردند تا پایان هر پروژه امکان محاسبه قیمت تمام شده پروژه ها وجود داشته باشد.ضمنا نمونه های نهايي پس از اتمام پروژه تحویل این انبار مي گردند.

8 - مرکز اسناد فنی :
پس از اتمام پروژه کليه مدارک مربوطه به طراحی محصولات گروه های تخصصی را تحویل مرکز اسناد فنی می دهند تا ضمن ثبت و کنترل بر اساس چک لیست مربوط بایگانی گردد. در هنگام نیاز به مدارک فنی برای تولید محصولات این مدارک در اختیار واحد تولید قرار می گیرد.

[javad jan]

3 - واحد کارخانه
کليه فعالیتهای تولیدی شرکت در واحد کارخانه شرکت صنایع آموزشی انجام می شد .
بخشهای مختلف عبارتند از :
الف) برنامه ریزی و مهندسی صنایع .
ب) کارگاه های تولید.
ج) انبارهای کارخانه .
د) نگهداری و تعمیرات .


الف) برنامه ریزی و مهندسی صنایع:
برنامه ریزی و مهندسی صنایع از بخشها زیر تشكيل شده :
1) برنامه ریزی پروژه.
مهمترین وظایف این بخش عبارتند از :
- اخذ سفارشات تولید از واحد فروش .
- تدوین و تكميل ساختار مواد محصولات بر اساس مدارک و مشخصات فنی .
- تهیه و تدوین فهرست قطعات و محصولات تولید و خرید بر اساس جدول های عملیاتی .
- کنترل عملیاتی پروژه ( اعم از خرید یا تولید) بر اساس نمودارهای عملیاتی .
- نظارت و کنترل موجودی انبارهای مواد و نیمه ساخت .
- نظارت بر بسته بندی و مونتاژ محصول تا مرحله تحویل کالا به انبار فروش.

2) برنامه ریزی تولید .
این واحد پس از وصول سفارشات تولید از واحد برنامه ریزی پروژه بر اساس جداول فرآیند عملیات و متناسب با ظرفیت کارگاه های شربت ، برنامه های تولید را به مورد اجرا گزارده و ضمن نظارت بر عملیات تولید و تحول کالا به انبار فروش اهم وظایف زیر را نیز عهده دار است :

- پیش بینی و سازماندهی نیروی انسانی مورد نیاز کارگاههای تولیدی ، مونتاژ و بسته بندی .
- سنجش كار و زمان عملیات تولید .
- تخصیص و سطح بندی منابع تولید با توجه به جداول گانت و شروع پایان سفارشات .
- کنترل پیشرفت كار بر اساس جداول گانت کارگاهی

ب) کارگاههای تولید .
فعالیتهای تولیدی شرکت در کارخانه در کارگاه های زیر صورت می گیرد :
- كارگاه ماشين تايپ بريل .
- کارگاه مونتاژ ميكروسكوپ.
- کارگاه برق و الکترونیک.
- كارگاه مونتاژ کامپیوتر .
- كارگاه توليد مدل های آناتومی .
- كارگاه تولید شیشه آلات علمی و آزمایشگاهی .
- كارگاه توليد مدل های برق و مکانیک رشته خودرو (اتومكانيک)
- كارگاه تراشكاری .
- کارگاه فلز كاری ، ورق كاری ، شرس كاری .
- کارگاه تزریق پلاستیک .
- کارگاه درودگری و محصولات چوبی .
- کارگاه نقاش محصولات فلزی .
- کارگاه چاپ سیلک اسكرين .
- کارگاه مونتاژ و بسته بندی مجموعه های آموزشی

ج) انبارهای کارخانه .
به منظور حفظ و نگهداری مناسب مواد اوليه ، قطعات نیمه ساخته و محصول طراحی شده انبارها دارای سیستم اطلاعاتی مکانیزه است. شناسایی و ردیابی اقلام به راحتی امكان پذیر بوده و در نحوه ورود و خروج اقلام از سیستم fifo استفاده شده ، حتی المقدور استانداردهای حفاظت و نگهداری رعایت می شود .


د) نگهداری و تعمیرات .
به منظور استفاده بهینه ار تجهیزات تولید ، واحد نگهداری و تعمیرات ، اقدام به نگهداری و حفظ تجهیزات (پیش گیرانه) طبق برنامه زمان بندی نموده ، با توجه به بروز بودن اطلاعات و مشخصات فنی تجهیزات توقف در خط تولید را به حداقل می رساند.

[javad jan]

4-تضمين کيفيت

واحد تضمین کیفیت
واحد تضمین کیفیت در شرکت صنایع آموزشی در سال 1378 تحت نظارت مستقیم مدیر عامل ايجاد شد و همزمان شرکت با تکيه بر شعار" مشتری مداری و رضایت مشتری نسبت به استقرار سیستم مدیریت کیفیت نسبی بر استاندارد ISO -9001 در شرکت اقدام نمود و در اوايل سال 80 موفق به اخذ گواهینامه استقرار سیستم مدیریت کیفیت از شرکت Rw -tuv آلمان شد. مدیریت شرکت خود را متعهد به رعایت الزامات این سیستم می داند و تلاش دارد با بهره گيری هر چه بیشتر از آن، روند بهبود مستمر را در تمام امور شرکت جاری سازد. واحد تضمين کيفيت علاوه بر انجام امور مربوط به سيستم مديريت کيفيت شرکت، واحدهای کنترل کيفيت، که ليبراسيون و مهندسی کيفيت را تحت پوشش دارد.

اهم وظایف این واحد عبارتند از:
1- حصول اطمینان از اجرا و حفظ سیستم مدیریت کیفیت طبق استاندارد ISO -9001 وپيگيری و کنترل روند سیستم بطور مداوم.

2- نظارت بر امور بازرسی قطعات و محصولات تولیدی شرکت به منظور حصول اطمینان از رعایت اصول تدوین شده در انجام بازرسی ها و در نهایت اطمینان از تحویل محصول سالم و با کیفیت به مشتریان.

3- نظارت بر امر ليبراسيون و دستگاههای اندازه گيری مورد استفاده در تولید و يا بازرسی ها.

4- بررسی نظرات مشتریان برای رفع نواقص احتمالی محصولات و رفع اشکالات خدمات دهی شرکت به مشتریان به منظور جلب رضایت مشتریان.

شركت صنايع آموزشي در سال 1380 موفق به اخذ گواهينامه سيستم مديريت كيفيت ISO-9001-1994 با دامنه طراحي و توليد محصولات آموزشي از قبيل محصولات پلاستيكي، الكتريكي و الكترونيكي، چوبي و فلزي آموزشي، شيشه‌آلات، مدل‌هاي آناتومي، دستگاه‌هاي كامپيوتر، پلي‌كپي، ميكروسكوپ، ماشين تحرير بريل و دستگاه اپك از شركت RW-TÜV آلمان گرديد.
شركت در سال 1382 فعاليت‌هاي خود را با الزامات ويرايش جديد اين استاندارد انطباق داده و در سال 1383 موفق به اخذ گواهينامه ISO-9001-2000 شد.
اين شركت اولين دارنده گواهينامه مديريت كيفيت ISO-9001 براي طراحي و توليد تجهيزات آزمايشگاهي و آموزشي در ايران مي‌باشد.

[javad jan]

5-امور مالی

واحد مالی
اقتصادی بودن يا نبودن هر واحد تجاری، تولیدی و يا خدماتی بر اساس اطلاعات مالی آن مشخص میگردد به بیان دیگر نتیجه يک دوره عملیات شرکت در قالب اعداد و ارقام در گزارشات ارائه شده توسط امور مالی معنی پيدا می کند.
بر این اساس امور مالی از بدو تاسیس شرکت صنایع آموزشی با هدف پردازش اطلاعات مالی ارائه شده توسط واحدها و تهیه گزارشات مورد نیاز مدیران داخلی و همچنین تهیه صورتهای مالی جهت استفاده کنند گان خارجی تشکیل شد.
در طی این سالها در کنار تغييراتی که در ساير واحدها و سطح فعالیت شرکت انجام شد تغييراتی در این واحد نيز بوجود آمد. تا قبل از سال 72 کليه اسناد مالی بصورت دستی تنظیم و در دفاتر ثبت و نگهداری میگردد. با پیشرفت تکنولوژی، از سال 72 این واحد با استفاده از سيستمهای نرم افزاری شرکت رايورز مکانیزه گردید و نیروی انسانی نيز بر اساس نیازهای وقت بروز گردیدند.
سال مالی شرکت از اول تير ماه هر سال شروع و تا پايان خرداد سال بعد به اتمام می رسيد تعداد اسناد صادره مالی در سال مالی جاری بالغ بر 7000 سند می باشد.
هم اکنون 25 نفر در این واحد مشغول بکار هستند.

[javad jan]

6-امور اداری

واحد اداری
واحد اداری متشکل از قسمت های کارگزینی، دبیر خانه و بایگانی، آموزش، ایمنی و بهداشت، خدمات و توسعه منابع انسانی( hrd ) تحت نظر مستقیم مدیر عامل انجام وظیفه نموده و اهم وظایف آن عبارتست از:
- برنامه ریزی تامين نيروی انسانی و انجام عمليات مربوط به استخدام تا رهایی از خدمت( بازنشستگی- تسویه حساب- اخراج و هر گونه قطع رابطه) برای کليه پرسنل و تهیه لیست کار کرد آنها.
- انجام کليه اقدامات مربوط به دریافت، ثبت، بایگانی، ماشین نويسی و توزیع نامه ها.
- جمع آوری نیازمندیهای آموزشی نیروی انسانی و ارائه آموزشهای لازم در قالب خط مشی ها و سياست های شرکت.
- آموزش و بازپروری پرسنل موجود به منظور هر چه آماده کردن نيروی انسانی جهت انجام امور محوله به آنها و آموزشی ناشی از نياز به ارتقاء پرسنل قديمی و تعديل افراد سازمان در صورت لزوم.

- نظارت و کنترل بر رعایت اصول و مقررات ایمنی و بهداشتی توسط پرسنل بر اساس ضوابط و مقررات تدوین و تائید شده.
- ارائه کليه خدمات عمومی و رفاهی و پرسنلی به کارکنان شرکت.

- درخواست خرید تجهیزات اداری جهت واحد های مختلف طبق روشها و دستورالعمل ها.

- حفاظت از اموال و دارائيهای منقول و غير منقول شرکت و انجام امور مربوط به بیمه آنها.

- کنترل ورود و خروج کالا و پرسنل از شرکت.

- برآورد و همکاری در تهیه بودجه شرکت.

- تهیه آمار و گزارشات لازم از عملکرد واحد و ارائه به مدیریت عامل.

[javad jan]

فصل سوم نمودار جريان داده یا DFD

رسم نمودار جريان داده ها يا ( Data Flow Diagram ) DFD
در نمودار جريان داده ها سيستم به كمك تبديل داده ها مدلسازي مي شود . ديديد نمودار جريان داده ها يك متد ساخت يافته است كه علاوه بر سادگي وقابليت فهم بالا به دليل دارا بودن علائم استاندارد ودر نتيجه توليد يك طراحي استاندارد ودر نتيجه توليد يك طراحي استاندارد ، هزينه طراحي كاهش مي يابد . براي جلوگيري از بروز پيچيدگيها در نمودار جريان داده ، DFD براي رسم نمودار جريان داده را لايه بندي مي كنند . نكات زير را بايد در نظر گرفت :
تعيين منابع ، مقاصد ، مخازن ، جريان هاي داده ( ارتباطات ) واسامي موجود در سيستم .
رسم لايه ها از بالا ترين سطح به طرف پايين . ( طراحي لايه هاي بالا كلي تر بوده وهرچه به سمت پايين پيش مي رود جزييات لايه ها بيشتر مي شود ) با طي كردن قدمها ي زير :
1) رسم لايه صفر يا Context diagram به وسيله تعيين منابع ومقاصد خارجي و ارتباط آنها با سيستم . در اين لايه فقط محدوده سيستم مشخص مي شود ونشان داده مي شود ،
چه سيستم هاي خارجي با سيستم مورد نظر در ارتباط هستند. در واقع هيچ گونه جزئياتي از سيستم: مشخص نمي شود.
2) رسم لايه يك در لايه يك ارتباط زير سيستم ها با يكديگر مشخص مي شود ، و نيز مشخص مي شود چه زير سيستم هاي ، اصلي هستند .
( توجه : در هر لايه ورودي وخروجي هاي زير سيستم ها ونيز ذخاير اطلاعاتي بايد مشخص شود همچنين اهميت زير سيستم هايي كه در يك لايه مي آيد لزوماً‏‏ بايد يكسان باشد ) .
3) رسم نمودار هاي سطح دو وپس از آن در صورت نياز ( نمودار سطح دو به بعد شامل درون داده ها و برون داده هاي سطح قبل ميشود ) . در واقع هر پردازش در لايه بعد تشريح شده از لايه قبل منابع دوباره منتقل مي شود وارتباط اين لايه قبل از آن نيز بايد مشخص باشد .

[javad jan]

اهداف ترسیم dfd:
به طور کلی اهداف ترسیم dfd می توان به موارد زیر اشاره کرد:
1-برای نشان دادن اینکه اطلاعات چگونه وارد سیستم شده و از آن خارج میشوند.
2-چه چیزی باعث به وجود آوردن تغییرات در اطلاعات میشود.
3-اطلاعات در کجا ذخیره می گردد.
4-محدوده و مرز سیستم کجاست.




اجزای dfd:
1-پردازش ها یا عملیات:operation ))
نشاندهنده فعالیتهایی است که درونداده ها را به برونداده تبدیل می کندکه با نماد دایره نمایش می دهندومیتوانند مثلا در در غالب کارکنان و واحدها و ماشین آلات و کامپیوترنشان داده شوند.

2-منبع یا مقصد داده ها:(external or internal entity)
که به صورت مستطیل نمایش می دهند که می تواند تولید کننده درون داده یا دریافت کننده برون داده باشد و در واقع محدوده و مرز سیستم را مشخص می کند که ممکن است مشتریان یا کارفرمایان یا فروشندگان یا دولت و یا نظایر آن باشد که به آنها عناصر خارجی می گویند و یا سایر واحدهای درون موسسه مانند حسابداری و خرید و یا غیره باشند که در اینصورت عناصر داخلی نامیده می شوند.

3-جریان داده ها:(data flow)
که به صورت پیکان نشان می دهند و از پردازش داده ها سرچشمه گرفته ویا به آن ختم میشود که در رسم آن باید نکاتی را رعایت نمود.

4-ذخیره داده ها:(data store)
که با نماد مستطیل ناقص نمایش می دهند و پایگاهی است که داده ها در آن ذخیره و نگهداری می شود و میتواند به شکل موقت و یا دائمی باشد که در رسم آن نیز باید نکاتی را رعایت نمود.

[javad jan]

مراحل رسم dfd :
قبل از انجام هر اقدامی ابتدا باید مدارکی را به دست آورد که نمودار سازمانی می تواند مهمترین مدرک مورد نیاز باشد تا بتوانیم از روی آن مراحل بعدی رسم نمودار جریان داده واحد مورد مطالعه را رسم نمائیم.
نکته ای که در مورد نمودار سازمانی باید رعایت نماییم این میباشد که چون معمولا نمودار سازمانی به روز نمی باشد باید نمودار سازمانی مطابق با آخرین تغییرات در سازمان باشد تا بتوان اطلاعات به روز تری از آن استخراج نمود.

برای رسم نمودار جریان داده سیستم موجود با استفاده از خصوصیت رویکرد سیستمی و سلسله مراتب سیستمها مراحل زیر را اعمال نمود.
1-رسم نمودار جریان داده سطح صفر که محدوده سیستم را مشخص می کند.
2-رسم نمودار جریان داده سطح 1 که نمایانگر ارتباطات بین واحد های اصلی و بخشهای عمده سیستم است.
3-رسم نمودار جریان داده سطح 2 که نمایانگر فعالیتهای عمده انجام شده در هر واحد اصلی است.
4-رسم نمودار جریان داده سطح 3 که گسترش بیشتر هر یک از فعالیتهای عمده نمودار سطح قبل است.

نکته ای که باید در رسم نمودار جریان داده طبق مراحل بالا رعایت کرد این می باشد که در صورتیکه کل فعالیتهای سیستم مورد مطالعه در یک اداره یا بخش انجام می شود لازم نیست که حتما کلیه مراحل ذکر شده تعقیب شود. در صورت نبود هر سطح میتوان نمودار سطح بعد را رسم کرد.
همچنین باید توجه کرد که شماره گذاری سطوح به شرح مراحل بالا نیز ثابت نیست و می توان هر سطحی بعد از نمودار سطح صفر را سطح یک دانست.

[javad jan]

1-رسم نمودار جریان داده سطح صفر یا نمودار محدوده سیستم:
هدف از رسم این نمودار تعیین مرز و محدوده سیستم مورد مطالعه است یا به عبارت دیگر تعیین مرز بین آنچه در درون سیستم است و آنچه خارج از آن قرار دارد.
نمودار سطح صفر سیستم کلی ترین تصویر آن است که سیستم را به صورت یک پردازش واحد نشان می دهد
اگر چه از نظر ظاهری ساده ترین نمودارها ست اما در عمل سخت ترین آنهاست.
اینکه تا چه حد در رسم نمودار جریان داده سطح صفر وارد جزئیات شویم واقعاً بسته به سلیقه و تشخیص تحلیلگر است.اما بهتر است که در این امر اختصار و سادگی رعایت شود.به همین جهت در این نمودار به معرفی درون داده ها و برون داده ها ی مهم میپردازیم و نشان دادن درون داده ها و برون داده ها ی با اهمیت کمتر را به نمودار سطوح بعد موکول می کنیم و در این نمودار ذخیره داده نداریم.








2-رسم نمودار جریان داده سطح 1 که نمایانگر ارتباطات بین واحد های اصلی و بخشهای عمده سیستم است.
در این مرحله نموداری رسم می کنیم که بدون اینکه وارد جزئیات فعالیتها شود واحد ها و اداره های عمده موسسه مورد مطالعه و ارتباطات آنها را روشن میسازد بعلت اینکه نمودار سطح صفر سیستم محدوده آن را مشخص می کند و چیزی در مورد آنچه در درونش میگذرد بیان نمی کند.
بنابر این برای رسم چنین نموداری غالبا از نمودار سازمانی شرکت به خصوص چنانچه بر محور فعالیتها شکل گرفته باشد می توان استفاده کرد و فعالیتهای عمده آنرا شناخت.
مثلا چنانچه سیستم مورد مطالعه امور مالی یک شرکت باشد نمودار فیزیکی سطح یک آن نموداری است که واحدهای اصلی و عمده آن مثل واحدهای بودجه و گزارشات و خزانه داری و حسابداری مالی و همچنین ارتباطات اطلاعاتی بین واحدها را نشان میدهد.
نکته ای که باید در رسم این سطح در نظر گرفت این می باشد که کلیه جریانهای داده اعم از درون داده یا برون داده از سطح صفر را به این سطح منتقل می کنیم.
به منظور ساده سازی نمودار و درک سریع فعالیتها و به عنوان یک قاعده سر انگشتی ذخایر داده هایی را در این سطح معرفی می کنیم که مورد استفاده دو یا چند پردازش قرار گرفته باشند.
3-رسم نمودار جریان داده سطح 2 که نمایانگر فعالیتهای عمده انجام شده در هر واحد اصلی است.
نمودار سطح 2 سیستم نشان دهنده فعالیتهای عمده ای است که در واحد های فرعی آن صورت می پذیرد و باید بعدا در مورد جزئیات آن مطالعه بیشتری انجام شود.در اینجا هر یک از زیر سیستمهای نمودار سطح 1 به وظایف عمده ای تقسیم شده و برای هر فعالیت یک پردازش در نظر گرفته می شود و همینطور ارتباطات بین این وظایف عمده و ذخایر داده های جدید تعیین و تعریف می شود.
باید دقت داشت که در رسم این سطح کلیه جریان داده هایی که در درون نمودار جریان داده سطح صفر سیستم (اعم از درون داده یا برون داده )باید به این نمودار انتقال پیدا نماید.
این نکته را باید به خاطر داشت که در رسم چنین نموداری به ندرت اتفاق می افتد که کلیه اطلاعات به دست آمده در اولین اقدام صحیح و کامل باشد.بلکه هر بار که با استفاده کنندگان سیستم بحث شود چیز تازه ای راجع به سیستم در یافت می شود و در نتیجه می توان نمودار را تکمیل و اشتباهات آن را تصحیح نمود.
معمولا رسم کامل نمودار به تدریج و به دفعات انجام می شود.در این مرحله برای جلوگیری از بروز اشتباهات صرف وقت برای چنین کاری در آیندهء پروژه ارزش زیادی دارد.


4-رسم نمودار جریان داده سطح 3 که گسترش بیشتر هر یک از فعالیتهای عمده نمودار سطح قبل است.
تحلیلگر ممکن است ناچار باشد که برای شناخت بیشتر وضعیت موجود هر یک از پردازش های نمودار سطح قبل را به چندین پردازش دیگر تفکیک کند وبدین ترتیب به کلیه عملیات انجام شده در واحدها آگاه شود.
در رسم این سطح باید موارد زیر را در نظر گرفت:

1-کلیه درون داده ها و برون داده های مربوط به پردازش از نمودار های سطح قبل منتقل میشوند.
2-جریان داده های کلی به صورت تفصیلی تر و به چند جریان داده دیگر تفکیک میشود.
3-ذخایر داده های کلی به صورت تفصیلی تر نشان داده می شوند.
4-جریان داده های واسط بین نمودارهای مختلف باید اعمال شوند که در نمودار های قبلی وجود ندارند.
5-کنترلهای عملیاتی در این نمودار مطرح و مشخص می شوند.