چالشهای مدیریت داخلی در سازمان ها


مقدمه
تعارض بین روشهای مدرن و سنتی یا عواقب حاصل از وجود دانش مدیریت و نبود آن؟کدامیک میتواند مدیریت داخلی در سازمان ها را با چالش روبرو کند؟آیا فقط بکارگیری تکنولوژی میتواند مشکلات مدیریتی را حل کند یا تکنولوژی فقط وسیله کمکی است؟در مقابل تغییر درونی سازمانی چه مقاومتهایی وجود دارد؟وچالشهای مدیریت داخلی سازمان ها در مقاله حاضر مورد بحث قرار گرفته است.

متن اصلی
از میان وضایف سه گانه مدیران کل که در اینجا موردمطالعه قرار میگیرند.مدیریت داخلی بیشتریت تطابق را با الگوی سنتی اداره امور دولتی دارد.خط مشی عمومی و مدیریت دولتی کماکان در فضایی به اجرا گذارده میشوند که در آنها سازماندهی و انتصاب به روشی بوروکراتیک انجام میشود.
بنابراین نوعی تداوم الگوی اولیه مشاهده میشود.با این وجود مدیریت گرایی باعث ایجاد تغییرات قابل توجهی در اجزای داخلی سازمانها شده است.البته نکته قابل تامل این است که تغییر بیش از اینکه در نوع باشد.در جزئیات کار بوده است.با وجود اینکه تداوم الگوی سنتی و تغییر در جزئیات بوجود آمده بحث بر سر مدیریت داخلی در مقایسه با استراتژی و مدیریت خارجی بیشتر است.
شاید علت آن تاکید الگوی سنتی بر سازمانها و بوجودآمدن روش ها و سیستم های کارآمد در طول زمان و باالطبع ایجاد مقاومت در برابر تغییر است.ممکن است مقاومت در برابر تغییر از طرف کارکنان سرویس های عمومی که تغییر در نظام های پرسنلی مانند ارزیابی عملکرد .قراردادهای کوتاه مدت و پرداخت بر اساس شایسته سالاری را تهدیدی علیه خود میدانند.به عمل آمده باشد.
در اینجا به سه جنبه اصلی مدیریت داخلی خواهیم پرداخت:
1- مدیریت مالی و تغییرات ایجاد شده در نظام بودجه بندی که در بخش دولتی از اهمیت خاصی برخوردارند.
2- مدیریت امور کارکنان
3- مدیریت عملکرد
هر یک از سه جنبه تحت الگوی مدیریت گرایی دستخوش تغییرات عمده ای شده اند.هرچند تاکید و توجه بیشتر بر مدیریت خارجی طولانی تر از آنچه انتظار میرفت انجام شده است.فقط مدیران ارشد و استراتژیک بطور مستقیم درگیر آن هستند.به هر حال اصلاحات متعددی که در مدیریت داخلی به عمل آمده است بر همه کسانی که در داخل سازمان هستند تاثیر گذار بوده است.
اجزای سیستم داخلی سازمان
مدیریت داخلی آن دسته از عوامل سازمانی را که موسسه یا اداره برای وظایف محوله به آنها نیاز دارد در بر میگیرد.برای اکثر کارکنان بوروکراسی مدیریت چیزی جز مدیریت داخلی نیست و سازمان نیز چارچوب مرجع آنها ست.
1- سازمان دهی و تامین نیرو:

مدیر در تامین نیرو کوشش میکند اشخاص مناسب در مشاغل کلیدی بکار گرفته شوند.

2- هدایت کارکنان و سیستم مدیریت آن:

سیستم مدیریت کارکنان عمل جذب .گزینش .آموزش.پاداش .تنبیه ها و اخراج نیروی انسانی سازمان که کوجد توانایی سازمان برای تحقیق اهداف است را نشان دادن واکنش در برابر خواسته مدیریت میداند.


3- کنترل عملکرد:

سیستم های اطلاعات مدیریت از قبیل بودجه عملیاتی حساب های مالی.گزارش ها.ارزیابی عملکرد و ... به مدبریت سازمان درزمینه های تصمیم گیری و اندازه گیری میزان پیشرفت و تحصیل هدف کمک میکند.
همه این وظایف با درجات مختلف در الگوی سنتی اداره امور دولتی وجود داشت.همواره توجه ها به طرف ساختارهای سازمانی سیستم مدیریت امور کارکنان.و تنظیم و کنترل عملکرد معطوف بود ولی در هر صورت این توجه از زاویه به نسبت محدود بوروکراتیک به عمل میامد.
در الگوی سنتی تنظیم و عملکرد بکلی ضعیف بود و در سایر اجزای مدیریت داخلی و در راس آنها در بودجه بندی فقط بر تنظیم و کنترل درون داده ها تاکید میشد و برون دادها یا میزان تحقق اهداف مورد توجه نبود.در حال حاضر توجه به مدیریت داخلی نیز پا به پای سایر تغییرات ایجاد شده در الگوی مدیریتی دولت بر دستیابی به نتایج متمرکز شده است.

مدیریت مالی

عقیده بر این است که مدیریت مالی مهمترین بخش مدیریت داخلی دولت است.برای انجام هر فعالیت دولتی به پول نیاز داریم.در حقیقت توانایی جمع آوری مالیات و هزینه کردن آن وجه تمایز نهاد دولت از سایر بخشهای جامعه است.
میتوان استدلال کرددر حال حاضر مدیریت مالی مدیریت امور کارکنان و مدیریت عملکرد را نیز شامل میشود و یا از تجمع این دو مدیریت راهبرد جامع تری مانند مدیریت مالی پیشرو در انگلستان یا برنامه بهبود مدیریت مالی در استرالیا بوجود آمده است.
جمع آوری و خرج پول توسط دولت ها فقط یک اقدام فنی نیست.تنظیم و اجرای بودجه معرف ماهیت و دامنه فعالیت دولت و همچنین برندگان و بازندگان رقابتهای سیاسی در رابطه با مسائل مالی است.
بودجه بندی در کلی ترین تعریف عبارتست از تبدیل منابع مالی به مقاصد انسانی.بنابراین یک بودجه را می توان مجموعه ای از اهداف که دارای برچسب قیمت هستند دانست.به علت محدود بودن داراییها و ضرورت تقسیم آنها به یکی از طرق ممکن بودجه بندی به عنوان سازو کاری برای تفکیک مخارج ضروری تر از سایر مخارج مورداستفاده قرار میگیرد.
دولت می تواند با تخصیص منابع به بعضی مقاصد و عدم توجه به بعضی امور شکل جامعه را تغییر دهد.از آنجا که تقاضا برای هزینه های دولت همواره به مراتب بیشتر از ظرفیت پرداخت دولت است لازم است به طریقی این تقاضاها اولویت بندی و تقاضاهای ضروری تر تفکیک شوند.
دولت ها به نوعی سرمایه گذاری بین درخواست های سیاسی به نسبت متعارض و رقابتی را سازگار میکنند.بنابراین در نهایت بودجه یک سند سیاسی است و این حقیقت که ممکن است تعقل گرایی نظام های مدیریت مالی با محدودیت هایی مواجه باشند باید در روشهای مورد عمل لحاظ شوند.

مدیریت امور کارکنان

مدیریت امور کارکنان در الگوی سنتی اداره کمابیش به صورت کامل از نظریه های بوروکراتیک ماکس وبر پیروی کرد.در نظریه وبر هر یک از کارکنان دولت دارای شرایط خاصی مانند استخدام مادام العمر.انتصاب به جای مقام بالاتر به جای انتخاب.مقام و ارتقای مشخص.استفاده از مزایای بازنشستگی و همچنین دارای پیشرفت شغلی در داخل سلسله مراتب خدمات عمومی بودند و موضوع پیشرفت شغلی در سلسله مراتب کمابیش به طور دقیق اجرا میشد.
سیستم سنتی برای کسانی که داخل سیستم بودند راحت بود و برای کسانی که آماده پیروی از قوانین بودند یک رشد شغلی پایدار ایجاد میکرد.
این سیستم به عنوان یک سیستم مدیریت امور کارکنان دارای محاسنی است و برای کسانی که در داخل آن قرار دارند معیار و مبنایی برای ثبات و پایداری ایجاد میکند.این سیستم غیر جانبدارانه زمانی طراحی شد که اصول بی طرفی با دیدگاه اداری یا فنی خدمات عمومی تطبیق داشت.انتصاب در پایین ترین رده و پیشرفت تدریجی در امتداد سلسله مراتب حتی ارتقا بر اساس ارشدیت میتواند باعث افزایش وفاداری به اداره و خدمات عمومی شده.رفتار سیاسی در داخل سازمان را کاهش دهد.
به هر حال معایب این سیستم امور کارکنان.بیش از مزایای آن است.سیستمی که دارای مراتب خشک و دقیق است.نمیتواند با تغییرات سریع مقابله کند.و گرایش به بسته بودن و خودپسندی در آن رواج دارد.هدف مدیریت امور کارکنان باید گزینش.انتصاب و رشددادن بهترین کارکنان موجود برای وظیفه مورد نظر باشد.
هر چند در هیچ سیستمی نمی توان به یک سازگاری و تطابق کامل دست یافت اما نمی توان جایی را به عنوان نمونه نشان داد که این سه مورد در آنجا ضعیف تر از الگوی سنتی اداره آن بوده باشد.
انجام اصلاحات در سیستم امور کارکنان
در سیستم امور کارکنان مانند سایر تغییراتی که برای تبدیل اداره امور دولتی به مدیریت انجام شده.بطور کلی توجه به طرف نتایج قابل انعطاف و ایجاد مشوق ها معطوف شده است.
مدیران بخش دولتی بر خلاف مدیران بخش خصوصی.سیستم امور کارکنان را بیشتر مانعی بر سر راه مدیریت موثر میدانند.خشکی ساختار اداری و غیر قابل انعطاف بودن روش های استخدام که به طور معمول خارج از کنترل مدیران است مانع استخدام اشخاص مناسب شده است.همچنین ایجادسیستم های مناسب پاداش و یا بر کنار کردن اشخاصی که فاقد عملکرد مطلوب هستند مشکل است.
علاوه بر آن مقررات موجود در سازمان توانایی مدیران در ایجاد انگیزه به زیر دستان را محدود میکند.همه این نکات در مورد الگوی سنتی اداره امور دولتی صدق میکنند.
تفکر تغییر سیستم امور کارکنان از مدت ها قبل بوجود آمده است.بطور کلی حرکت شکستن ساختارهای خشک سلسله مراتبی و ایجاد قابلیت انعطاف .بوجود آمده است.اکنون به جای استخدام مادام العمر.
تعداد بیشتری از کارکنان در همه سطوح با تجدید ساختار سازمان های خود.با جابجایی های بیشتر تعدیل بیشتر و اطمینان کمتر مواجه هستند.وقوع تغییرات دیگر نیز محتمل است.
امکان انتصاب نوبتی در سطوح پایین تر باعث میشود کارهای دائمی.نیمه وقت متداول شود.همچنین امکان انتقال مزایای بازنشستگی از یک سازمان به سازمان دیگر تا حد زیادی سرعت حرکت به داخل و خارج از بخش عمومی را افزایش میدهد.
از خدمات قراردادی خواه به صورت استخدام کوتاه مدت به جای مادام العمر.یا به صورت عقد قرار داد برای انجام امور اداری که قبلا در داخل سازمان انجام می شد استفاده بیشتر به عمل می آید .
عقد این قراردادها به معنای آن است که کارکنان .دیگر بر اساس شرایط استخدامی دولت بکار گرفته نخواهند شد.
اکنون می توان به جای آنکه تمامی کارکنان فقط از رتبه های پایین و مبنا استخدام شوند آنها را در همه سطوح استخدام کرد.در واقع با پیاده سازی تغییرات.لازمه نیل به مشاغل بالای سازمان.استخدام در رتبه های پایین و مبنا نخواهد بود.
در عهدی که قابلیت انعطاف نیروی کار متحرک و مدیریت بر مبنای نتیجه در بخش خصوصی امری متداول است.پافشاری بخش عمومی بر اقدام های مربوط به نسل گذشته مفهومی ندارد.زمان آن رسیده که به صحبت مدیران امور دولتی کارافرین گوش فرا دهیم و سیستم امور کارکنان طراحی شده برای قرن بیست و یکم را جایگزین سیستم طراحی شده در قرن نوزدهم کنیم.

مدیریت عملکرد

اندازه گیری عملکرد در بخش دولتی مشکل تر از انجام آن در بخش خصوصی است.به نظر میرسد تا کنون تلاش چندانی در این خصوص انجام نشده است.چرا که شاید چنین تصور میشود که سازمان بوروکراتیک نتایج مطلوب به بار می آورد.بنابراین نیازی به معیارهای واضح و دقیق وجود ندارد.
اغلب نظری در مورد اینکه چه چیزی تولید میشود با چه کیفیتی و چه کسی باید مورد تقدیر یا سرزنش قرار گیرد و حتی چه کسی کارمند خوبی است وجود نداشت.دلیلی ندارد اقدام کننده در در اداره نگران عملکرد خود باشد زیرا آنچه او انجام میدهد در راستای دستورات صادره بوده و اندازه گیری عملکرد مشکل آنهایی است که این دستورات را صادر کرده اند.
اصلاحات به عمل آمده در مدیریت عملکرد از بخش های مهم برنامه مدیریت گرایی است.انتظار میرود ادارات بخش های مختلف دولت برای خود "شاخص عملکرد"تعریف و راه هایی برای اندازه گیری میزان پیشرفت سازمان در تحقق اهداف تعیین شده ابلاغ کنند.
هر چند در عمل استفاده از معیارهای آماری در بخش دواتی از بخش خصوصی مشکل تر است استفاده از این معیارها در هر سازمانی امکان پذیر است.
دریک سیستم مدیریت نوین عوامل زیر به هم پیوسته و وابسته اند:
1- مشخص کردن اهداف برای تمامی خط مشی های دولت و هر یک از واحدهای بوروکراسی
2- تخصیص دقیق هزینه ها به فعالیت ها و برنامه ها
3- ایجاد شاخص های عملکرد و معیارهای برون داد برای ارزیابی میزان موفقیت در تحقق اهداف
با این فرض که خط مشی ها دارای اهداف مختلفی هستند.باالطبع سیستم های مختلف شاخص عملکرد نیز بوجود خواهد آمد.بنابراین اگر استفاده کارا از منابع عمومی مد نظر است.تلاش های روی ابداع معیارهای برون داد متمرکز می شود.به عبارت دیگر اگر پاسخ گویی در مرکز توجه قرار داشته باشد آنگاه محور مورد تاکید نیز تغییر میکند.
البته مشکلاتی بر سر راه اندازه گیری عملکرد وجود دارد و این مشکلات در بخش دولتی بزرگترند.ولی این بدان معنا نیست که نباید در این زمینه کوششی به عمل آورد.

منبع:مجله اخبار اقتصاد و دارایی.هفته نامه خبری.سال نهم.شمارهای 288و287و289