مقدمه

تو بسياری از سازمانها ، تصميم گيری وپيشبرد اهداف ، بستگی به استخراج اطلاعات (Information) و رابطه های مابين اونا درسازمان داره. مدير داده ها (Data) که عهده دار ذخيره و دسترسی و بازيابی داده هاست، دارای نقش اساسی در موسسه هست و برای توليد اطلاعات مفيد و کارا ، نياز به دسترسیسريع به داده ها وجود داره. اين امر با توجه به حجم غير قابل باور داده ها ،استفاده از سيستم پايگاه داده ها (Database System) رو الزامی ميکنه. سيستم پايگاهداده ها ، ساختاری کامپيوتری هست که از مجموعه ای از داده های مورد نياز کاربران (User) مختلف و نيز ماورای داده ها (Meta Data) که خصوصيات داده ها رو توصيف می کنهو روابط مابين اونا رو بيان ميکنه ، تشکيل شده.

در واقع سيستم پايگاه دادهها ، يک يا چند فايل بايگانی الکترونيکی به نام پايگاه داده ها (Database) به همراهنرم افزاری به نام سيستم مديريت پايگاه داده ها (Database Management System – DBMS) هست که در ورود و خروج داده ها و نيز تنظيم و پردازش محتوای فايل های بايگانیکمک می کنه. سيستم مديريت پايگاه داده ها (DBMS) ، مجموعه برنامه هايی هست که بامديريت ساختار پايگاه داده ها ، ضمن کنترل و دسترسی به داده های ذخيره شده ، امکاناستفاده اشتراکی از داده ها رو بوسيله کاربران مختلف فراهم می کنه. يعنی اينکه DBMS نقش واسط (Interface) رو بين Database و User ايفا ميکنه.

نکته مهمی که وجودداره اين هست که يک DBMS ، نرم افزاری از قبل طراحی شده ست که معمولا هيچگونهتغييری در طراحی يا پياده سازی ساختار اون نميشه داد ، در حاليکه منظور از طراحیپايگاه داده ها (Database Design) ، طراحی ساختار و چهارچوبی هست که برای ذخيره ومديريت داده ها مورد استفاده قرار ميگيره. پس از مرحله Database Design هست که يک DBMS با تبديل داخلی درخواست های کاربران به کدهايی کامپيوتری امکان استفاده ازمحتوای Database رو مطابق درخواست کاربر فراهم ميکنه. تو شکل زير نحوه ارتباطکاربران با قسمت های مختلف سيستم پايگاه داده ها نمايش داده شده. فلش ها نشان دهندهتبادل اطلاعات بين بخش های مختلف هست.

دلايل گرايش به استفاده از سيستم پايگاه دادهها

تا زمانی که مجموعه داده هايی که با اونا سر و کار داريم نسبتا کوچکبوده و نيازمنديهای گزارشی کمی داشته باشيم ، سيستم های دستی نگهداری اطلاعات میتونن کارا باشن. انواع و اقسام پوشه ها و پرونده های کاغذی که تو سازمان های کوچيکمورد استفاده قرار ميگيره از اين دست هستن. ولی با رشد سازمان و نياز به تنوعگزارشات و پيچيدگی اونا ، پيگيری و استفاده از داده ها تو سيستم دستی بسيار مشکل وتقريبا غير ممکن ميشه. شما فرض کنين که يه فروشگاه زنجيره ای قصد داشته از رویفاکتورهای کاغذی فروش خودش در يک سال گذشته بفهمه که فروش کدوم محصول از بقيه بيشتربوده يا اينکه بخواد بهترين فصل و ماه رو برای ارايه تخفيف ها تعيين کنه. طبيعی هستکه بررسی دستی انبوهی از مدارک کاغذی بسيار زمان بر ، خسته کننده و بی دقت خواهدبود.

بر اين اساس نگهداری داده ها و توليد گزارشات به وسيله کامپيوتر امریاجتناب پذير هست. تبديل سيستم های دستی به سيستم های فايلی که به وسيله کامپيوترقابل استفاده باشه ، کاری پيچيده و تکنيکی هست. برای توصيف بهتر فايل های کامپيوتریاول بايد با چند تا از اصطلاحات آشنا بشيم.

داده - Data
حقايقخامی هست که دارای معنا و مفهوم کمی باشه. کوچکترين داده قابل تشخيص توسط کامپيوتريک کاراکتر هست.

فيلد - Field
به يک کاراکتر يا گروهی ازکاراکترها که دارای معنا و مفهوم و يا حوزه مشخصی باشه ، فيلد گفتهميشه.

رکورد - Record
مجموعه ای از فيلد های مختلف که دارایارتباطی منطقی و قابل توصيف باشن ، يک رکورد رو تشکيل ميدن.

فايل - File
مجموعه ای از رکوردهای مرتبط تشکيل يک فايل رو ميده.

برای روشنشدن مطلب به شکل زير توجه کنين که نشون دهنده فايلی هست به اسم expert members و ازروی اطلاعات مندرج در تاپيک معرفی اعضای متخصص تالار مهندسی صنايع طراحیشده.

طبق واژه های تعريف شده ، فايل expert members دارای 21 واحد داده ، 7 فيلد و 3 رکورد هست. عناوين فيلدها در جدول فوق با خانه هایسبز رنگ مشخص شده و داده ها همان محتويات خانه های سفيد رنگ هستن. هر رکورد هم يکرديف از خانه های سفيد رو تشکيل ميده. همونطور که مشاهده ميشه ، اين فايل اطلاعاتیرو در 7 زمينه (field) درباره 3 عضو (record) متخصص نشون ميده