استفاده از کاربرگهای حسابرسی تحت اکسل (Excel) در عملیات حسابرسی و تهیه صورتهای مالی اولیه
استفاده از کاربرگهای نهائی، اصلی و فرعی در انجام حسابرسی قطعی بوده و باید تهیه گردد. آوردن اقلام نهائی شده سال قبل، انتقال و نوشتن اقلام طبق دفاتر و تراز آزمایشی در ستون سال مورد رسیدگی، انجام اصلاحات و تعدیلات، نقل مانده تراز آزمایشی اصلاح شده پس از صدور اسناد اصلاحی، انجام اصلاحات طبقه بندی شده و تهیه مانده نهائی، عطف گذاری کاربرگهای اصلی و فرعی بهم دیگر و تهیه کاربرگهای نهایی اقداماتی است که گروه حسابرسی زمان قابل ملاحظه ای برای تهیه آن صرف می کنند. کاربرگ نهایی مبنایی برای کنترل صورتهای مالی و یا تهیه آن برای واحد مورد رسیدگی است. صدور اسناد اصلاحی پس از تهیه کاربرگها توسط صاحبکار و اصلاح کاربرگهای فرعی تا نهایی، از مشکلاتی است که صبر و حوصله حسابرسان را کاهش میدهد. از طرفی بجای صرف وقت برای رسیدگی و تهیه گزارش در شرایطی که زمان کوتاهی به برگزاری مجامع باقی مانده است، روحیه افسردگی را در حسابرسان افزایش میدهد. این موضوع در کلیه کارها و در طول چهار ماه بارها و بارها تکرار میشود و پس از تیر ماه خستگی مفرطی در روح حسابرسان باقی میگذارد. با انجام روشی که در زیر توضیح داده می شود، حدود 30 درصد از زمان حسابرسی را که عملاð تلف میشد، کاهش داده میشود. اینک مراحل انجام کار به اختصار توضیح داده میشود:
1. فرمت کلیه کاربرگهای نهایی، اصلی و فرعی تحت نرم افزار اکسل طراحی گردد.

2. کلیه کاربرگها عطف گذاری شده و مانده مندرج در کاربرگهای فرعی به کاربرگ اصلی و از کاربرگهای اصلی به نهایی لینک شود. بنابراین با کوچکترین تغییر در ارقام کاربرگهای فرعی، کاربرگ اصلی و نهایی اصلاح میگردد.

3. در اولین سال انجام این پروژه، مانده اقلام نهایی سال قبل در کاربرگهای فرعی باید وارد گردد. لیکن در دومین سال اجرا، از مانده�های نهایی کاربرگهای سال قبل کپی برداری می شود. بنابراین زمان تهیه کاربرگها با مانده نهایی سال قبل به حداقل زمان ممکن(کمتر از یک ساعت) کاهش می یابد.

4. وارد کردن اقلام تراز آزمایشی در سطح تفصیلی در کاربرگهای فرعی به دو روش امکان دارد. در روش اول، اقلام تراز آزمایشی در کاربرگهای طراحی شده تحت نرم افزار اکسل، وارد شود که در سال اول با نوشتن در کاربرگ از نظر صرف وقت تفاوتی ندارد. لیکن بلافاصله این اعداد در ستون مانده نهایی کاربرگهای فرعی، و جمع آن در اصلی و نهایی جای میگیرد. در روش دوم با استفاده از تمهیدات نرم افزار نویسی می توان، از بانک اطلاعاتی نرم افزار حسابداری شرکت استفاده کرد و اقلام تراز آزمایشی همراه با کد و عنوان حساب را وارد کاربرگهای فرعی نمود. فقط زمان اندکی برای ویرایش و دسته بندی آن باید صرف شود.

5. ثبت اسناد اصلاحی و یا اصلاحات طبقه بندی به این شیوه عمل می گردد که ابتدا سند اصلاحی و یا اصلاح طبقه بندی در پایین ترین سطح کاربرگهای فرعی وارد شود. سپس به صورت خودکار همراه با شماره سند در کنار مبلغ اصلاحی در کاربرگهای فرعی دیگر و اصلی عمل شود. سیستم، اختلافات تراز و یا عدم ثبت طرف دیگر سند اصلاحی را به ما گوشزد مینماید.

6. در پایان مانده نهایی کاربرگهای فرعی، اصلی و نهایی بر روی فرمت پیش نویس صورتهای مالی خام می نشیند. در این هنگام صورتهای مالی آماده ویرایش و جمله نویسی میگردد. همچنین صورتهای مالی در هر لحظه از مراحل رسیدگی و بستگی به تکمیل کار، آماده ویرایش میباشد.

7. در طول عملیات حسابرسی، کاربرگها بر روی رایانه اختصاصی حسابرس ارشد در حال نمایش و استفاده سایر حسابرسان است. آنها عطفهای رسیدگی خود را در قسمت تعبیه شده وارد مینمایند و در پایان عملیات حسابرسی، یک نسخه از کاربرگهای نهایی چاپ میشود و در بخشهای مربوط به خود در پرونده جاری امضا و بایگانی میشود. همچنین یک نسخه از کاربرگها بر روی دیسکت و یا سی�دی در فایل پرونده جاری بایگانی میشود.


دسترسی سریعتر به پرونده دائمی
افزایش سالانه مدارک پرونده دائمی وحجیم شدن پرونده ها، اشغال فضای دفتر کار مؤسسات حسابرسی بدلیل بایگانی پرونده های دائمی و پرونده های جاری، فرسوده شدن مدارک پرونده دائمی در سنوات متمادی بدلیل استفاده از آن و یا بایگانی در هوای نامطلوب انبارهای مؤسسات، باعث گردید روش زیر را (تحت عنوان پروژه رایانهای پرونده های دائمی) به کلیه موسسات پیشنهاد دهیم:

1. کلیه مدارک مورد لزوم و قابل استفاده شرکتی که طی چندین سال حسابرسی شده، تفکیک گردد و مدارک مازاد بر استفاده در قسمت آخر پرونده دائمی بایگانی و بر روی کاربرگ خلاصه مدارک در قسمت آخر تهیه شود.

2. کلیه مدارک اسکن گردیده و سپس با استفاده از برنامه طراحی شده (با استفاده از چندین نرم افزار) کلیه مدارک اسکن شده در دیوایدرهای جداگانه رایانهای بایگانی شود.

3. در هر دیوایدر رایانهای عنوانها و توضیحات ضروری تهیه گردد. با کلیک کردن به روی هر کدام از آنها به مشاهده مدارک اسکن شده پرداخته میشود. به طور مثال در روی دیوایدر شماره 2 دائمی، یکی از عناوین، اساسنامه و خلاصه ای از آن میباشد. با کلیک کردن بر روی این عنوان به صفحه خلاصه اساسنامه لینک میشویم. در این صفحه خلاصه مفاد اساسنامه تایپ و شماره گذاری گردیده است. سپس پس از کلیک کردن روی خلاصه هر ماده به بند تفصیلی اساسنامه که اسکن گردیده لینک میشویم. همچنین مشاهده کل اساسنامه امکان پذیر است. در خصوص خلاصه صورت جلسات هیأت مدیره که باید توسط سرپرست حسابرسی تهیه گردد، جدولی در ابتدا طراحی می شود که مشخصات جلسات هیأت مدیره (شامل زمان برگزاری، شماره جلسه، تیتر موضوعات و یا خلاصه مصوبات، اعضای شرکت کننده) در آن درج شود، سپس با کلیک نمودن بر روی تاریخ یا شماره جلسه و یا موضوع جلسه به اصل صورتجلسه اسکن شده لینک میگردیم.

4. حجم کار برای حذف پرونده دائمی و استفاده از رایانه برای مؤسسات زیاد و پر هزینه است، لیکن دارای مزایای زیر میباشد:
-- در شروع عملیات حسابرسی یک نسخه از پرونده دائمی به صورت سی دی بر روی نوت بوک سرپرست حسابرسی نصب و یا به او تحویل داده میشود تا در رایانهای که در واحد مورد رسیدگی در اختیار گروه حسابرسی قرار گرفته، نصب شود. اعضای تیم حسابرسی، حسب مورد و البته بستگی به سرفصل حساب مورد رسیدگی و به منظور به روز نمودن پرونده، با مشاهده سی دی، اطلاعات مورد نیاز خود را از واحد مورد رسیدگی درخواست مینمایند.

-- تکمیل پرونده دائمی شامل اخذ مدارک از جمله اصلاحات اساسنامه، صورت جلسات هیأت مدیره و مجامع، اسناد مالکیت جدید و غیره میباشد که تمامی آنها اخذ و به دو شیوه با آن برخورد میشود. اگر امکانات واحد مورد رسیدگی مناسب باشد، مدارک اسکن میشود و توسط سرپرست به داخل برنامه اضافه میگردد. و یا زونکن مدارک جدید به دفتر مرکزی ارسال میشود تا واحد پشتیبانی مؤسسه سریعاð اقدام به اسکن و تکمیل پرونده مینماید.

-- مدیر حسابرسی پس از اتمام کار جهت مطالعه پرونده دائمی از نسخه نهایی شده بر روی رایانه دفتر مرکزی استفاده میکند.

-- بایگانی پروندههای دائمی که به طور متوسط سه عدد زونکن و برای هر شرکت میباشد حذف می گردد و فضایی از مکان اندک موسسات را اشغال نمینماید. همچنین اطلاعات شرکتها همیشه بر روی سرور مؤسسه موجود است و از فرسوده شدن آن جلوگیری میشود.

-- در صورت واگذاری کار به دیگر موسسات، امکان ارسال یک نسخه از پرونده دائمی به صورت سی دی مناسبتر میباشد. و بنابر این سابقه واحد مورد رسیدگی در موسسه باقی میماند.


پاسخگوئی به وضعیت تأییدیه ها، نیاز اساسی واحد مورد رسیدگی
یکی از مشکلاتی که در حین عملیات حسابرسی با آن برخورد می گردد، علی الخصوص جهت شرکتهای بزرگ، تماس و مراجعه آنها به دفتر موسسات، قبل از شروع کار و یا در حین رسیدگی به دفتر حسابرسان مستقر در واحد مورد رسیدگی به منظور اطلاع از تعداد تأییدیه های پاسخ داده شده و میزان مغایرت آنها می باشد. این وضعیت دائمی مخصوصا در ترافیک 4 ماهه اول سال، برای حسابرسان خسته کننده است. از طرفی جمع بندی تأییدیه ها و نوشتن بند حسابرسی آن، یکی از مواردی است که گروه حسابرسان به دلیل تغییر لحظه به لحظه تائیدیه های واصله از مسئولیت آن شانه خالی میکنند. معمولا حسابرسی که درگیر این کار میشود باید تا انتها و جلد نمودن گزارش همراه مدیر فنی باشد. بنابراین روش زیر در قالب پروژه تائیدیه ها به کلیه موسسات پیشنهاد می گردد. پس از راه اندازی سایت اینترنتی مؤسسه قسمتی از صفحات وب را به مشتریان اختصاص دهید. مشتری با ورود رمز به صفحه مخصوص خود راه مییابد. از سوی دیگر گروه پشتیبانی در دفتر مرکزی مؤسسه کلیه اطلاعات تأییدیه های دریافتی را در جداولی که تحت اکسل تهیه شده است وارد مینمایند و در صورت لزوم اقدام به اسکن تائیدیه میشود و به ردیف جدول لینک میگرد. بنابراین تماس و یا حضور نماینده واحد مورد رسیدگی و تلف شدن وقت حسابرسان به حداقل می رسد. در جدول طراحی شده تحت اکسل ابتدا لیست تأییدیه های انتخابی و ارسالی توسط حسابرسان، توسط اپراتور و در بخشهای تفکیک شده تحت هر سرفصل حساب وارد میشود. در روزهای آغازین حسابرسی میتوان یک کپی از کاربرگهای تهیه شده تحت اکسل تهیه و اطلاعات اقلام تراز آزمایشی در ستون مانده طبق دفاتر را به جدول تأییدیه ها انتقال داد. پس از دریافت تأییدیه ها واحد پشتیبانی قبل از بایگانی نمودن اصل فرم تأییدیه در پرونده حسابرسی و یا ارسال برای گروه حسابرسی، آن را در جدول تأییدیه های هر شرکت وارد میکند. جدول به شکلی طراحی شود تا در وهله نخست، مانده تراز آزمایشی و مانده طبق تائیدیه را مقایسه نماید. در صورت وجود اختلاف، مبلغ مغایرت در ستون مغایرت نامشخص وارد میگردد. پس از ارائه اطلاعات از سوی واحد مورد رسیدگی، مغایرتها اصلاح میشود. ضمن آنکه سرپرست حسابرسی هم میتواند در محل واحد مورد رسیدگی اصلاحات مغایرات را راسا و در سایت اینترنتی وارد نماید. بنابراین کادر مالی واحد مورد رسیدگی از آخرین وضعیت نهایی تأییدیه ها در طول شبانه روز به صورت آماری و هم به صورت ریالی مطلع میگردند. همچنین گروه حسابرسی دغدغه تهیه بند حسابرسی تأییدیهها را ندارد چرا که جدول نهایی توسط رایانه تهیه میشود.