چکيده: فرانسيس بيکن از دانش به عنوان قدرت ياد مي‌کند. قدرت دانش يک منبع مهم براي حفظ ميراث ارزشمند، يادگيري موارد نو و تازه، حل مشکلات و مسائل، ايجاد هستههاي رقابت و بنيان نهادن موقعيتهاي جديد براي فرد و سازمان در حال حاضر و همچنين براي آينده است. در دهه‌هاي پيشين با ظهور انقلاب صنعتي، تمامي توجهات معطوف به صنعت و توليد انبوه و ارائه راهکارهايي در جهت بهبود و توسعه آن بوده است، اما هم‌اکنون با انقلاب ديگري به نام انقلاب فناوري اطلاعات و ارتباطات رو‌به‌رو شده‌ايم که دريچه جديدي را به روي ما گشوده و باعث تغيير نگرش ما شده است. در اين نگرش، دانش به عنوان يک منبع ارزشمند در کنار منابعي که قبلاً در اقتصاد مورد توجه قرار بود (کار، زمين، سرمايه) به عنوان يک دارايي ارزشمند مطرح مي‌شود. در نگرش جديد، صنعت‌محوري جاي خود را به دانش‌محوري داده است. در دهه اخير دانش و مديريت آن به‌طور گسترده‌اي مورد کنکاش و تدقيق قرار گرفته‌اند و در همين راستا زمينه کاري گسترده‌اي هم براي تحقيقات آکادميک و هم براي کاربردهاي عملي ايجاد شده است. در اين مقاله سعي شده است تا مقوله مديريت دانش و ابعاد آن به صورت اجمالي بررسي شود.
مقدمه
حرکت به سوي جامعه‌هاي مبتني بر دانش مقولهاي است که امروزه در همه جا مورد بحث واقع مي‌شود. ظهور و بروز فناوري اطلاعات و ارتباطات و نفوذ آن به تمامي ابعاد زندگي بشر، پارادايمهاي جديدي را پيش روي همگان قرار داده و زندگي بشر را متحول ساخته است. سازمانها نيز از اين امر مستثني نبوده و در همين راستا دچار تغييرات و تحولات زيادي شدهاند. سازمانها نيز در عصر تحولات روزافزون و شتابان، به منظور کسب مزيت رقابتي و جهت ادامه بقا و حيات و مقابله با شرايط متغير محيطي، به استفاده از ابزارهاي مديريتي نوين، تکنيکها و اصول نو رو آوردهاند. مديريت دانش به عنوان يکي از آخرين مباحث سازماني مطرح شده در همين راستا به کمک سازمانها آمده است.
واژه مديريت دانش در دنياي مديريت موضوعات مختلفي را در بر مي‌گيرد. علت ايجاد اين نگرش به دليل انتقال و حرکت سيستمهاي اقتصادي مبتني بر صنعت به سوي جامعه‌هاي مبتني بر دانش و توسعه اقتصاد دانش محور است.
کسب دانش به عنوان يکي از فاکتورهاي اصلي مزيت رقابتي بنگاههاي بزرگ و کوچک صنعتي و خدماتي شناخته مي‌شود. اگر سازمانها به دقت به مقوله استفاده از دانش توجه کنند به اين نکته پي خواهند برد که ميزان دانش موجود در سازمان آنها بيشتر از آن چيزي است که خود تشخيص ميدهند.
مديريت دانش
مديريت دانش فرآيندي است که طي آن سازمان به توليد ثروت از دانش و يا سرمايه فکري خود ميپردازد. Nonaka, 1995) &Takeuchi ) به صورت بسيار ساده، مديريت دانش فرآيندي است که طي آن سازمان به ايجاد ارزش از داراييهاي فکري و دانش- محور ميپردازد. اغلب، ايجاد ارزش مستلزم به اشتراکگذاري دانش بين کارکنان، بخشهاي سازماني و يا حتي ساير سازمانهاست. مديران موفق همواره از داراييهاي فکري موجود در سازمان خود استفاده کرده و به آن پي بردهاند، اما اغلب اين فعاليتها به صورت غيرسيستماتيک و ساختاريافته انجام گرفته است، به نحوي که مديران از انتشار و گسترش دانش کسب شده در سطح سازمان اطمينان نيافتهاند. تخمين زده مي‌شود که 85 درصد داراييهاي دانش سازمان به‌جاي ذخيرهسازي در پايگاههاي داده، در پست الکترونيک، فايلهاي word، و در فايلهاي Presentation جاي گرفته‌اند.[Turban, 2003]
طبق تعريفي ديگر، مديريت دانش، فرآيند يا فعاليت ايجاد، به دست آوردن، تسخير، تسهيم و به کار بردن دانش، هر جايي که وجود داشته باشد، براي افزايش يادگيري و عملکرد در سازمانهاست.[Swan, 1999]
با توجه به تمامي موارد مطرح شده، به عبارت بسيار ساده مديريت دانش را ميتوان به عنوان فرآيند بهينهسازي کاربرد سرمايه فکري به منظور دستيابي به اهداف سازماني دانست.
اهميت مديريت دانش
کسب و کار در هزاره سوم داراي شرايط ويژهاي است. رقابت بين بنگاههاي اقتصادي هر روز فشردهتر شده و نرخ نوآوري رو به افزايش است. رقابت بين بنگاههاي اقتصادي باعث شده است که تا آنها به منظور کاهش هزينهها، تعداد نيروي انساني خود- که منابع ارزشمند دانش محسوب ميشوند- را کاهش دهند. کاهش تعداد نيروي انساني، سازمانها را بر آن داشته است تا نسبت به صريح کردن دانش ضمني موجود نزد کارکنان اقدام کنند. در دنياي امروزي کسب و کار، بخش اعظمي از کارها و فعاليتهاي ما مبتني بر اطلاعات هستند و زمان کمتري براي کسب تجربه و به‌دست آوردن دانش در دسترس است. در اين شرايط سازمانها بر اساس ميزان دانش خود با يکديگر به رقابت ميپردازند. محصولات و خدمات سازمانها هر روز پيچيدهتر شده و سهم اطلاعات در آنها بيشتر مي‌شود. در اين ميان مديريت دانش با در اختيار داشتن ابزارهاي لازم، فرصت خوبي براي ايجاد بهبود در عملکرد منابع انساني و همچنين مزاياي رقابتي ايجاد مي‌کند. امروزه تمامي سازمانهاي کوچک و بزرگ نيازمند پيادهسازي مديريت دانش در خود هستند تا از گردونه رقابت عقب نمانند. انعطافپذيري و عکسالعمل سريع در برابر شرايط متغير محيطي، استفاده بهتر از منابع انساني و دانش موجود نزد آنها و همچنين اتخاذ تصميمات بهتر، دستاوردهاي مديريت دانش براي سازمانهاي امروزي است.
دستهبندي ابزارهاي مديريت دانش
تلاشهاي زيادي براي تقسيمبندي ابزارهاي مديريت دانش صورت گرفته است. در کل ميتوان گفت يک نظر واحد در اين زمينه وجود ندارد و هر يک از صاحبنظران مطابق نظر خود اين تقسيمبندي را انجام دادهاند.
مديريت دانش بيشتر از آنکه يک فناوري و يا محصول باشد يک متدولوژي است. با اين وجود فناوري اطلاعات يک عنصر بسيار مهم براي موفقيت سيستم مديريت دانش محسوب مي‌شود. مديريت دانش به وسيله فناوري اطلاعات تسهيل مي‌شود اما خود فناوري اطلاعات، مديريت دانش نيست. در واقع ميتوان گفت که پايه اصلي موفقيت مديريت دانش در سازمان بر استفاده از تکنولوژي اطلاعات است. [OECD,2004] سيستمهاي مديريت دانش به کمک چند دسته تکنولوژي- که همگي ريشه در فناوري اطلاعات دارند- توسعه مييابند. ما در اينجا ابزارهاي مديريت دانش را به هفت دسته کلي تقسيم کردهايم: [The WISE Consortium 2002]
-1 همکاري: ابزارهاي همکاري کمک مي‌کنند تا افراد، با هم روي يک کار محول شده به فعاليت بپردازند. افراد ممکن است در يک مکان فيزيکي و يا در مکانهاي مختلف باشند و کار ممکن است به صورت همزمان توسط افراد و يا به صورت غيرهمزمان انجام گيرد.
-2 نگاشت دانش: ابزارهاي نگاشت دانش به تسخير، تجسم و ذخيره دانش ساختارنيافته در قالب گراف‌هاي استاندارد - نه به صورت متني- کمک مي‌کنند.
-3 داده کاوي و اکتشاف دانش: توليد دانش از اطلاعات، هدف اصلي ابزارهاي داده کاوي و اکتشاف دانش هستند.
-4 بازيابي اطلاعات: ابزارهاي بازيابي اطلاعات براي جستجو و بازيابي اطلاعات در محدوده کامپيوتر شخصي يک کاربر، مخزن و يا شبکه گسترده اطلاعات يک شرکت و يا اينترنت به کار گرفته ميشوند.
-5 سيستمهاي آموزش برخط: سيستمهاي آموزش برخط، سيستمهاي نرمافزاري مديريت آموزشي هستند که نرمافزارهاي ارتباطاتي و شيوههاي برخط ارائه محتواي آموزشي را ترکيب مي‌کنند.
-6 مديريت اسناد: سيستمهاي مديريت اسناد الکترونيک، سازمان را براي خلق، مديريت و توزيع اطلاعات مبتني بر اسناد پشتيباني مي‌کنند. اين سيستم‌ها باعث کاهش هزينههاي توليد و توزيع مستندات مي‌شود و دستيابي، بهنگامسازي و کنترل آنها را بهبود ميبخشد.
-7 حافظه سازماني: هدف ابزارهاي حافظه سازماني تأمين اطلاعات مناسب براي رويههاي سازماني است که نميتوانيد آنها را در جايي غير از سازمان خود بياموزيد. واژگان فني و اصطلاحات مخصوص سازمان شما، درسهاي فرا گرفته شده از پروژههاي سازمان و خط مشيها و راهبردها نمونههايي از حافظه سازماني هستند.
سازمان يادگيرنده
قبل از بحث در مورد رابطه مديريت دانش و سازمان يادگيرنده بايد به تفاوت دو مفهوم «سازمان يادگيرنده» و «يادگيري سازماني» توجه کنيم. يادگيري سازماني و سازمان يادگيرنده دو مفهوم متفاوت‌اند، به اين معني که اولي به فعاليتهاي (فرآيندهاي) خاصي در داخل سازمان اشاره مي‌کند، در حالي که دومي نوع خاصي از سازمان است. در بحث از سازمان يادگيرنده تمرکز ما بر چيستي است. سيستم‌ها، اصول و ويژگيهاي سازمانهايي را که به عنوان يک هويت جمعي، شروع به يادگيري کرده و اقدام به توليد مي‌کنند، مورد بررسي قرار مي‌دهيم. از طرف ديگر يادگيري سازماني به چگونگي وقوع يادگيري سازماني به معني مهارتها و فرآيندهاي ساخت و بهره‌گيري از دانش، اشاره دارد. در اين معني، يادگيري سازماني تنها يک بعد يا عنصر از سازمان يادگيرنده است.[Marquardt, 1995]
در تعريف سيستماتيک، يک سازمان يادگيرنده سازماني است که با قدرت و به صورت جمعي ياد مي‌گيرد و دائماً خودش را به نحوي تغيير مي‌دهد که بتواند با هدف موفقيت مجموعه سازماني به نحو بهتري اطلاعات را جمع‌آوري، مديريت و استفاده کند.[Marquardt, 1995] در واقع سازمان يادگيرنده سازماني است که با ايجاد ساختارها و استراتژي‌ها به ارتقاي يادگيري سازماني کمک مي‌کند.
مفاهيم سازمان يادگيرنده و مديريت دانش با هم رابطه نزديکي دارند و به صورت دو طرفه از يکديگر حمايت مي‌کنند، اما در واقع يکي نيستند. سازمان يادگيرنده روي فرآيند يادگيري و سازمان دانشمحور روي نتايج و محصول فرآيند يادگيري تمرکز مي‌کند. در واقع ميتوان گفت مديريت دانش وسيلهاي براي پرورش و حمايت يک سازمان يادگيرنده است. اين پذيرفته شده است که يک سازمان يادگيرنده دانش جديدي ايجاد مي کند که مزيت رقابتي اش را حفظ کند. اما فقط ايجاد دانش به تنهايي بدين معني که دانش به‌طور کارآمد و موثري به کار رفته است يا مديريت مي‌شود نيست. مديريت دانش نتيجه سازمان يادگيرنده را مي گيرد، مديريت مي‌کند و اطمينان مي‌دهد که محيط مناسب براي توليد و مديريت سرمايه دائمي دانش به طور مناسبي ايجاد شده است. با وجود هم افزاييهايي بين سازمان يادگيرنده و مديريت دانش، چالش پيش رو، توسعه بيشتر اين مفاهيم و افزايش کاربرد ترکيب اين رشته‌هاست.
مديريت منابع انساني
امروزه کاملاً پذيرفته شده است که پيادهسازي موفقيتآميز مديريت دانش مستلزم تعامل مديريت دانش و مديريت منابع انساني است. اين موضوع در نگرش سيستمي به مديريت دانش نيز کاملاً مورد تأکيد قرار گرفته است. (شکل 1)
پيادهسازي پروژههاي مديريت دانش مستلزم پذيرش فرهنگي آن توسط کارکنان است. در همين راستا بايد تلاشهاي در زمينه تغيير رفتار کارکنان به منظور پذيرفتن استفاده از مديريت دانش انجام گيرد. اصولاً چنين پروژههايي نيازمند حمايت گسترده و مشارکت مديران ارشد سازمان به منظور تسهيل پيادهسازي پروژه است. با توجه به همين موضوع، بسياري از سازمانها يک نقش جديد را به نام مدير ارشد دانش (CHIEF KNOWLEDGE OFFICER=CKO) در ساختار سازماني خود ايجاد کردهاند. مدير ارشد دانش ميکوشد تا بر ميزان داراييهاي دانش سازمان بيافزايد و به طراحي و پيادهسازي استراتژيهاي مديريت دانش بپردازد. يک مدير ارشد دانش بايد فعاليتهاي زير را انجام دهد [Turban, 2003]:
_ تنظيم اولويتهاي استراتژيک براي مديريت دانش
_ ايجاد يک مخزن دانش از بهترين تجارب
_ متعهد کردن مديران ارشد سازمان براي حمايت از محيط يادگيرنده در سازمان
_ ايجاد يک فرآيند مناسب براي مديريت سرمايههاي فکري
_ جمع‌آوري اطلاعات بلادرنگ در مورد رضايتمندي مشتري
_ سراسري و يکپارچه کردن مديريت دانش
يکي از وظايف اصلي مدير ارشد دانش ايجاد يک زيرساختار و محيط مناسب براي تسهيم دانش است.
پيادهسازي موفقيتآميز هر تکنولوژي جديد به فاکتورهاي مختلفي ازجمله مديريت موثر نيروي انساني وابسته است. به علاوه تحقيقات جديد حاکي از آن است که سرمايههاي فکري و منابع انساني موجود در سازمان به کمک تکنيکهاي مديريت دانش، به صورتي کارآتر و اثربخشتر مورد استفاده قرار خواهند گرفت. با توجه به مباحث مطرح شده بايد گفت که در مورد پيادهسازي مديريت دانش دو ديدگاه متفاوت وجود دارد. عدهاي شروع پيادهسازي مديريت دانش را در فناوري اطلاعات ميدانند در حالي که دستهاي ديگر معتقدند که پيادهسازي مديريت دانش با مديريت منابع انساني شروع مي‌شود. صرف‌نظر از اينکه کدام‌يک از اين نظريهها درست است، ميتوان به اهميت مديريت منابع انساني در مديريت دانش پي برد. در واقع يکي از نکات مهم در اين ميان اين است که بايد از کجا شروع کرد؟ سليمان [Soliman, 2000] استراتژي زير را براي مديريت دانش منابع انساني در يک سازمان پيشنهاد مي‌کند:
1. بازنگري محرکها و استراتژيهاي مديريت دانش منابع انساني
2. کسب تعهدات لازم و درک شرايط توسط مديران منابع انساني
3. شناسايي اولويتهاي بخش منابع انساني سازمان
4. پيادهسازي سيستمهاي پشتيباني مديريت دانش در بخش منابع انساني سازمان
5. مديريت انتظارات کارکنان (جبران خدمت)
محصولات مديريت دانش و فروشندگان آنها
ابزارهاي تکنولوژيک که مديريت دانش را پشتيباني مي‌کنند به نام دانشافزار شناخته ميشوند. اکثر بستههاي نرمافزاري مديريت دانش يکي و يا چند مورد از ابزارهاي هفتگانهاي که در بالا به آنها اشاره شد و يا مشابه آنها را مورد استفاده قرار ميدهند. بسياري از اين بستههاي نرمافزاري چندين ابزار را شامل ميشوند، زيرا براي ايجاد يک سيستم مديريت دانش کارا وجود همه ابزارها ضروري است. سيستمهاي مديريت دانش را ميتوان به صورت يکپارچه و يا در بخشهاي مجزا از يکي از شرکتهاي توليدکننده نرمافزار و يا فروشندگان سيستمهاي اطلاعاتي سازمان خريد. همچنين اين امکان وجود دارد که براي اين کار از ASPها استفاده نمود. ASP سازماني است که امکانات نرم افزاري، پشتيباني، نگهداري از سرورها، خدمات کاربردي اينترنتي و امنيت را در يک روش ساده و بر حسب درخواست اشخاص، سازمانهاي خصوصي و دولتي از طريق اينترنت و يا يک شبکه خصوصي پر سرعت در ازاي دريافت يک مبلغ ماهيانه، ارائه مي‌کند.
پيادهسازي مديريت دانش
تاکنون چارچوبهاي مختلفي براي پيادهسازي مديريت دانش ارائه شده است. ما در اينجا با گذر از بررسي اين چارچوبها، فقط به عواملي که بر پيادهسازي موفقيتآميز مديريت دانش موثر هستند اشاره ميکنيم. قطعاً اين عوامل جامع و مانع نبوده و در برگيرنده همه فاکتورها نيستند. آنچه در اينجا بدان پرداخته شده است، برخي از مهمترين عواملي هستند که نيازمند توجه بيشتري هستند:
-1 مديريت موثر. تعريف نقشهاي رهبري يکي از نکات کليدي در پيادهسازي مديريت دانش است. اين امر مستلزم همکاري مديران ارشد و درک فرهنگ سازماني حاکم و برنامهريزي بر اساس آن است.
-2 فرهنگ. پايهريزي سيستم مديريت دانش بايد از ديدگاه کاربران صورت گيرد. بايد فرهنگ سازماني حاکم کاملاً شناسايي تا به کمک مديريت موثر و استفاده از تکنيکهاي مديريت تغيير، از ميزان مقاومت کارکنان در برابر سيستم جديد کاسته شود و خود به سوي مديريت دانش حرکت کنند. همچنين بايد به شناسايي و ترسيم جريان اطلاعات و دانش در سازمان پرداخت.
-3 مديريت محتوا. مديريت محتوا به عنوان مرکز مديريت دانش، بر بازيابي، توزيع و کاربرد دانش موجود (دانشي که قبلاً کسب شده) تمرکز مي‌کند. به روز و کارآمد نگاه داشتن دانش با توجه به نيازها و تقاضاي کارکنان يکي از فعاليتهاي کليدي در مديريت محتواست.
-4 فناوري. فناوري يک ابزار تسهيلگر و توانمندساز است که در راستاي فرآيندها، سيستم‌ها و فرهنگ سازماني موجود به پيادهسازي مديريت دانش کمک مي‌کند.
-5 اندازهگيري. از آنجايي‌که هدف نهايي مديريت دانش افزايش کارايي و اثربخشي است، تعيين شاخصهاي واضح و دقيق بر پايه اهداف بسيار مهم است.
آينده مديريت دانش
مديريت دانش از تأکيد صرف روي انتقال و مديريت اطلاعات به فرآيندهاي ساخت‌يافته و غير ساخت‌يافته که از اطلاعات استفاده مي‌کنند، به تمرکز بر تغيير شرايط سازمان و توسعه و رشد آن تغيير سو داده است. يکي از نتايج اين تحول، تأکيد روي اهميت مديريت اسناد يا متون در سازمانهاست. يکي ديگر از نکات قابل توجه در نگرش جديد مديريت دانش، به‌کارگيري سايتهاي نوع Portal در شبکه اينترنت يا اينترانت به منظور ارائه خدمات همزمان به تمام ارکان و پرسنل فعال در سازمان يا مرتبط با سازمان است تا در تصميم‌گيريها نقش جدي‌تر و مؤثرتري ايفا کنند. سازمانها براي به‌کارگيري يک سيستم مؤثر مديريت دانش، بايستي به اين تحول در مفاهيم مديريت دانش توجه داشته باشند.
چيزهايي که امروز براي ما زياده از حد پيشرو و آيندهگرايانه به نظر ميرسند، به جزئي از زندگي فرداي ما مبدل خواهند شد. در آينده هر يک از ما قادر خواهيم بود تا مزايا و فوايد مديريت دانش را درک کرده و در مورد آن به بحث بپردازيم. تمرکز کارفرمايان بر مهارت و تجربه مديران، به تمرکز بر توانايي مديريت دانش تبديل خواهد شد. هيچ‌کس نيازي نخواهد داشت تا همه چيز را بداند زيرا ميداند از کجا دانش مورد نياز خود را به سرعت به‌دست آورد.
در چند سال آينده ما به پشت سر و گذشته خود نگاه خواهيم کرد و در کمال تعجب از خود خواهيم پرسيد که
_ چه تعداد مشکل را در محيط کار خود نديديم، چون به جاي استفاده از دانش، خود را بيش از حد مشغول دادهها کرده بوديم؟
_ چه تعداد فرصت را از دست داديم، زيرا ابزارهاي لازم را براي پيشقدم بودن نداشتيم؟
_ چقدر سطح آگاهي افراد و سازمان از خودشان کم و اندک بود؟
نتيجهگيري
مديريت دانش به عنوان نياز سازمانهاي هزاره سوم، گريزناپذير است. بنابراين بايد به‌صورت برنامهريزي شده به سمت آن حرکت کرد. افزايش مشاغل مبتني بر خلق و استفاده دانش، جهاني شدن، رقابت، نوآوري موفق، سازماندهي مجدد، کوچک کردن ساختار و به اشتراک گذاردن بهترين عملکردها همه و همه مواردي هستند که سازمانها را به سمت پيادهسازي مديريت دانش سوق خواهند داد. در اين ميان سازمانهايي موفق خواهند بود که با آگاهي کامل از شرايط محيطي و پيشقدمانه در اين راستا گام بردارند.
منابع
1. Efraim Turban. "Information technology for management: Transforming organizations in the digital economy"، John Wiley & Sons، Ltd، 2003.
2. Fawzy Soliman and Keri Spooner، Strategies for implementing knowledge management: role of human resources management، Journal of Knowledge Management، Volume 4، Number 4، 2000
3. Michael J Marquardt. (1995) Building the Global Learning Organization in Best Practices in Learning Organizations: Measuring the Reality. La Hulpe، Belgium: ECLO
4. Nonaka & Takeuchi. "The Knowledge-Creating Company" Oxford University Press، 1995
5. OECD، "Knowledge Management: Innovation in the Knowledge Economy، Implications for Educations and Learning"، 2004.
6. Swan، Scarborough، & Preston. 1999، "Knowledge management - the next fad to forget people?"، Proceedings of the 7th European Conference on Information Systems، Copenhagen.
7. The WISE (Web-enabled Information Services for Engineering) Consortium 2002، CYS/ 020326-1/Version A4; 26-03-2002
دانشِ مديريت دانش
پاسخ با نقل قول
