چنانچه به تازگي پا به عرصه مديريت پروژه[1] نهادهايد و بر آنيد كه سطح اطلاعات علمي و عملي خود را در اين باب افزايش دهيد ، احتمالا اين پرسش را از خود پرسيدهايد من كه در ابتداي اين راه پر پيچوخم قرار دارم ، بايد از كجا شروع كنم ؟ بيترديد آغاز هر اقدامي با سردرگميهايي همراه است كه عدم بهرهمندي از يك راهنماي مطمئن و متبحر ، زمان موفقيت شما را به تاخير خواهد انداخت ؛ لذا برآنم كه در اين نوشتار به معرفي هرمي تحت عنوان هرم حمايتي مديران تازه كار[2] در مديريت پروژهها بپردازیم
به نقل از سایت http://ieir.ir/
مقدمه : ، بلكه راهگشاي مناسبي براي آناني باشد كه از تجربه كمتري برخوردارند . در ابتدا ، ذكر اين نكته ضروريست كه همانند مقالات پيشين ، معادل انگليسي واژههاي كليدي مديريت پروژه را براي مرور هر چه بيشتر و كمك به يادگيري خوانندگان ، در انتها ذكر نمودهام . براستي هرم حمايتي مديران تازهكار پروژه چيست ؟ اين هرم – همانگونه كه در شكل مشاهده ميكنيد - به چهار سطح تقسيمبندي شده است كه هر يك از اين سطوح معرف مرحلهاي در فراگيري دانش مديريت پروژه ميباشند ؛ سطوح چهارگانه عبارتند از : 1- فراگيري مفاهيم و اصلاحات كليدي[3] مديريت پروژه . 2- كسب نگرش[4] و دانش عمومي مديريت پروژه . 3- فراگيري اقدامات اساسي[5] در مديريت پروژه . 4- راهبري دانستهها . اينك به تشريح جداگانه هركدام ميپردازم . سطح نخست : فراگيري مفاهيم و اصلاحات كليدي مديريت پروژه تا هنگاميكه آشنايي كامل با واژگان اساسي مديريت پروژه حاصل نكرده باشيد و با تعريف دقيق پروژه و عناصر و اجزاي تشكيلدهنده آن آشنا نشده باشيد ، نخواهيد توانست گام آتي را در آموختن مباني مديريت پروژه استوار برداريد ؛ در اين سطح شما بايد در ذهن خود به سوالاتي پاسخ گوييد كه غالبا داراي قالب « ... چيست / چيستند ؟ »[6] و يا « ... كدامست / كدامند ؟ » ميباشند ؛ اين نوع پرسشها همانهايي هستند كه با پاسخدهي كامل به آنها ، آگاهي جامعي از تعريف پروژه و زيرمجموعههاي آن حاصل خواهيد نمود . نمونههاي مهم پرسشهاي اين سطح را سوالات ذيل بدانيد :
- پروژه چيست و داراي چه ويژگيها و مشخصاتي ميباشد ؟
- اهميت پروژهها در چيست ؟
- انواع گوناگون پروژهها كدامند ؟
- مثلث پروژه را چه اضلاعي شكل ميدهند ؟
- مديريت پروژه چيست و چه عواملي مديريت پروژه را از ساير حوزههاي مديريتي متمايز مينمايد ؟
- دلايل توجه روزافزون به مديريت پروژه كدامند ؟
- اركان يك سيستم مديريت پروژه چيستند ؟
- رئوس مسووليتهاي يك مدير پروژه كدامند ؟
- ساختارهاي سازماني متداول در پروژهها كدامند ؟
- فرايندهاي مديريت پروژه كدامند ؟
- استانداردهاي مديريت پروژه كدامند ؟
- حوزههاي دانش مديريت پروژه كدامند ؟
- مديريت ريسك[7] چيست ؟
- روشهاي كاربردي در مديريت ريسك پروژهها كدامند ؟
- انواع روشهاي انتخاب پروژه كدامند ؟
- ابزارهاي متداول برنامهريزي و كنترل پروژه كدامند ؟
- ساختار شكست كار[8] چيست ؟
- نمودار گانت[9] چيست و چه مزايا و معايبي دارد ؟
- روش مسير بحراني[10] چيست ؟
- تكنيك ارزيابي و بازنگري پروژه[11] ، چگونه روشي است ؟
- مسير بحراني چيست ؟
- برنامهريزي شبكهاي برداري چيست و چه مزايايي دارد ؟
- شناوري چيست و انواع گوناگون آن كدامند ؟
- تكنيك ارزيابي و بازنگري گرافيكي[12] ، چگونه روشي است ؟
- منابع پروژه[13] به چند دسته كلي تقسيمبندي ميشوند ؟
- تخصيص منابع[14] به چه معناست ؟
- تسطيح منابع[15] به چه معناست ؟
- اهميت مديريت هزينه پروژه در چيست ؟
- روشهاي گوناگون تخمين هزينه كدامند و هر كدام چه مزايا و معايبي دارند ؟
- شبيهسازي مونتكارلو چه كاربردي دارد ؟
- منحنيهاي يادگيري[16] چيستند و استفاده از منحني يادگيري در برآورد هزينه چه اهميتي دارد ؟
- ارزش حاصله[17] چيست و در كدام مرحله از پروژه بكار ميرود ؟
- مديريت كيفيت پروژه ، شامل چه جنبههايي ميگردد ؟
- هزينه كيفيت در پروژه به چه معناست ؟
- بكارگيري مهندسي ارزش[18] چه تاثيري در پيشرفت پروژه دارد ؟
- سيستم اطلاعات مديريت[19] پروژه چيست و سيستمهاي اطلاعاتي پروژه چه اهدافي را دنبال مينمايند ؟
- نرم افزارهاي كاربردي برنامهريزي و كنترل پروژه كدامند ؟
پرسشهاي بسيار ديگري را نيز ميتوان در اين سطح مورد بررسي قرار داد ؛ با روشن شدن پاسخ اين سوالات در ذهن شما ، گام بلندي را در ابتداي كار آموختن مديريت پروژه بر خواهيد داشت تا بتوانيد در سطح دوم نگرش مناسبي نسبت به كليات دانش مديريت پروژه پيدا نماييد . سطح دوم : كسب نگرش و دانش عمومي مديريت پروژه پس از يادگيري تعاريف اساسي ، اينك نوبت آن است كه ذهنيت روشني از كليات فعاليتهاي يك مدير پروژه حاصل نماييد . در اين سطح شما بايد در ذهن خود به سوالاتي پاسخ گوييد كه غالبا داراي قالب « چرا ... ؟ »[20] ميباشند ؛ نمونههاي مهم پرسشهاي اين سطح را نيز ، سوالات ذيل بدانيد :
- چرا پروژهها – حتي پروژههاي نسبتا مشابه - منحصربفرد هستند ؟
- چرا تغيير در هر يك از اضلاع مثلث پروژه ( كيفيت ، هزينه و زمان ) بر دو ضلع ديگر تاثير مينهد ؟
- چرا اجراي موفق پروژه به برنامهريزي دقيق ، وابستگي تام دارد ؟
- چرا شخصيت ذاتي مديريت پروژه ، در كارايي وي تاثيرگذار است ؟
- چرا انتخاب شكل سازماني مناسب ، در موفقيت پروژه نقشي اساسي ايفا مينمايد ؟
- چرا اغلب سازمانها ، به ساختارهاي مختلط سازماني گرايش نشان ميدهند ؟
- چرا فعاليتهاي پروژه را بايد در قالب فازها[21] ، گروهبندي نمود ؟
- چرا سازماندهي فازهاي پروژه ، در قالب چرخه حيات[22] پروژه ضروري است ؟
- چرا مديران پروژه ، بايد به مراحل اصلي اجراي پروژه ( آغازين[23] ، طرح و برنامه[24] ، اجرا[25] ، كنترل[26] و اختتاميه[27] ) در تمامي فازها پايبند باشند ؟
- چرا پيشرفت كار پروژه ، اغلب در انتهاي چرخه حيات آن ، دچار افت ميگردد ؟
- چرا انتخاب مناسبترين تكنيك در مديريت و برنامهريزي زمان پروژه ، در موفقيت پروژه نقشي اساسي ايفا مينمايد ؟
- چرا نوسانات شديد استفاده از منابع ، در طول پروژه نامطلوب است ؟
- چرا در اغلب پروژهها ، هزينههاي تخمينزده شده[28] با هزينههاي واقعي[29] ، اختلاف چشمگيري دارند ؟
- چرا مستندسازي[30] و ثبت اطلاعات در پايان پروژه ، امري ضروري به شمار ميرود ؟
- چرا بكارگيري نرمافزارهاي كنترل پروژه ، در روند اجراي پروژه ، نقشي اساسي ايفا مينمايد ؟
در اين سطح نيز ، پرسشهاي بسيار ديگري نيز وجود دارند كه شما ميتوانيد با درگير كردن ذهن خود و مطالعات گسترده در منابع غني مديريت پروژه ، در صدد پاسخگويي بدانها برآييد ؛ به خاطر داشته باشيد كه هر چه دايره دانش شما شعاع بزرگتري داشته باشد ، استوانه موفقيت شما هم حجم ممكن بيشتري را از آن خود خواهد ساخت تا بتوانيد در سطح سوم ، با پشتوانهاي كافي ، به فراگيري اقدامات اساسي در مديريت پروژه بپردازيد . سطح سوم : فراگيري اقدامات اساسي در مديريت پروژه در اين سطح خواهيد آموخت كه به واقع چه بايد كرد ! بدين معنا كه كه يك مدير پروژه ، در عمل ، با چه آلترناتيوهايي روبرو خواهد بود ؛ سومين سطح از هرم حمايتي ، به پرسشهايي كه غالبا داراي قالب « چگونه ميتوانم ... ؟ »[31] ميباشند ، ميپردازد . در حاليكه دو سطح نخستين ، چهارچوبي از اطلاعات و آگاهيهاي مقدماتي مديريت پروژه را به تصوير ميكشد ، سطح كنوني به شما ميگويد كه چگونه آستينهاتان را بالا بزنيد و آغاز به كار كنيد ! نمونههاي مهم پرسشهاي اين سطح را ، سوالات ذيل بدانيد :
- چگونه ميتوانم به تصميمگيرندگان مافوق خود اثبات نمايم كه اجراي پروژه ضروريست و امكانپذيري[32] دارد ؟
- چگونه ميتوانم موافقتنامه آغاز پروژه را اخذ نمايم ؟
- چگونه ميتوانم با بيشترين دقت ممكن ، محدوده كلي پروژهام[33] را تجزيهوتحليل ، سپس معرفي نمايم ؟
- چگونه ميتوانم فعاليتهاي پروژه[34] را تعريف كرده و ترتيببخشي[35] نمايم ؟
- چگونه ميتوانم زمان لازم را براي پايان همه فعاليتهاي پروژهام تخمين بزنم ؟
- چگونه ميتوانم هزينه لازم را براي پايان همه فعاليتهاي پروژهام تخمين بزنم ؟
- چگونه ميتوانم منابع موردنياز را شناسايي كرده و به فعاليتهاي موجود ، اختصاص دهم ؟
- چگونه ميتوانم ساختار شكست كار پروژهام را تنظيم نمايم ؟
- چگونه ميتوانم دياگرام شبكهاي[36] پروژهام را تنظيم نمايم ؟
- چگونه ميتوانم برنامه زماني پروژهام را تنظيم نمايم ؟
- چگونه ميتوانم برنامهاي براي بودجه و نحوه مصرف آن تنظيم نمايم ؟
- چگونه ميتوانم برنامهاي براي مديريت ريسك پروژهام تنظيم نمايم ؟
- چگونه ميتوانم برنامهاي براي مديريت كيفيت پروژهام تنظيم نمايم ؟
- چگونه ميتوانم اطمينان حاصل نمايم كه فعاليتهاي پروژهام به خوبي در حال اجرا بوده و تحت كنترل ميباشند ؟
- چگونه ميتوانم فعاليتهاي پروژهام را بسته و پروژه را به هنگام و در محدوده بودجه پيشبينيشده خاتمه دهم ؟
پاسخ پرسشهاي فوق و سوالات مشابه را چنانچه در آستين داشته باشيد ، آنگاه ميتوانيد اطمينان حاصل كنيد كه آنچه بيش از هر چيز ديگري بدان نيازمنديد تجربه براي بكاربستن دانستههاست ؛ به هنگام درگير شدن با پروژه است كه شما پاسخ پرسشهاي تازهاي را خواهيد يافت و آنچه را كه پيش از اين پاسخ داده بوديد بهتر درك خواهيد كرد ؛ پس اينك ، زمان راهبري دانستههاست ! سطح چهارم : راهبري دانستهها ديگر نوبت آن رسيده كه به شما تبريك بگويم ؛ چرا كه در راس هرم قرار گرفتهايد و راه درازي را پيمودهايد ؛ اينك شما بايد آموخته هاي خود را بكار بنديد تا نقاط ضعف و قوت خود را بيش از پيش بازشناسيد ؛ به خاطر داشته باشيد كه پس از مديريت هر پروژهاي ، به پرسش ذيل به دقت پاسخ دهيد : حال كه من كوشيدهام تا مهارتها و ابزارهاي مديريتي را اعمال نمايم ، آيا به نتايجي كه ميبايد ، دسته يافتهام ؟ مديران تازهكار پروژه ، هيچگاه نميتوانند يك شبه به اثربخشي كامل دست يابند . شما به زمان نياز داريد تا مهارتها و آموختههاي خود را در عمل آزمايش كنيد و اين كه محدوديتهاي خود را بررسي نموده و ببينيد كه در چه مواردي به كمك افزونتري نيازمنديد ؛ بويژه شما به دوستي نياز داريد كه تجربه و تخصص كافي براي راهنمايي بخشيدن به شما در طول چرخه حيات پروژه داشته باشد . پس ، از آموختن و باز هم آموختن غافل نباشيد ...
[1] Project Management
[2] The New Project Management’s Support Pyramid
[3] Basic Terms & Concepts
[4] Vision
[5] Key Actions
[6] What … ?
[7] Risk Management
[8] Work Breakdown Structure (WBS)
[9] Gant Chart
[10] Critical Pass Method (CPM)
[11] Project Evaluation & Review Technique (PERT)
[12] Graphical Evaluation & Review Technique (GERT)
[13] Resources
[14] Resource Assignment
[15] Resource Leveling
[16] Learning Curve
[17] Earning Value
[18] Value Engineering
[19] Mangement Information System
[20] Why ... ?
[21] Phases
[22] Life Circle
[23] Initiating
[24] Planning & Scheduling
[25] Executing
[26] Controlling
[27] Close Out
[28] Estimated Cost
[29] Actual Cost
[30] Documentation
[31] How ... ?
[32] Feasibility
[33] Project’s full Scope
[34] Project Activities
[35] Sequence
[36] Network Diagram
Resource : iiend.com