مديريت زمان چيست؟
مديريت زمان به عنوان سيستمي كارا و مؤثر براي كنترل و استفاده ي زمان تعريف مي شود. در واقع اگر بدانيم براي انجام فعاليت هاي رسمي و غير رسمي ، اداري و غير اداري ، زمان محدودي در اختيار ما قرار مي گيرد و يا خود آن را تعيين مي كنيم ، بيشترين تمركز خود را بر چگونگي استفاده ي بهينه از زمان صرف خواهيم نمود تا هم زمان مورد نظر ، هدر نرفته و هم بتوان براي نيل به اهداف از آن بهره مند شد. در اين خصوص لازم است به يك سيستم مناسب و مؤثر دراستفاده از مديريت زمان بيانديشيم.
مديريت زمان به مديران امكان مي دهد تا از زمان بهتر استفاده كنند و از اتلاف انرژي در سازمان جلوگيري به عمل آورند. براي تحقق اين امر، شناخت صحيح روش هاي كاربردي آن بسيار اهميت دارد. يكي از ارزشهاي مهم در اين زمينه ، شناخت اهداف و به روز نگه داشتن آنهاست. اين گفته ي «مارك تواين» جالب توجه است كه ؛ با گم كردن اهداف ، تلاش هاي خود را چند برابر خواهيم كرد! (سيورت ، 1379)در اين رابطه رعايت موارد ذيل به مديران كمك خواهد كرد تا بتوانند از مديريت زمان استفاده ي لازم را ببرند؛
• روش و مشخص كردن اهداف
• در نظر گرفتن اهداف بلند مدّت و ميان مدت سيستم يا سازمان خود
• مرور ، بررسي و دسته بندي مداوم اهداف
اصولاً در فرايند مديريت، مفهومي به نام خود تربيتي يا خود سازي (Self – development) وجود دارد. براي دست يابي به اين مفهوم مهارت هايي نظير مديريت بر خود ، مديريت تعارضي و ... ضروري است تا از اين طريق بتوان بر خود و ديگران مديريت كرد. ( صادقي و ديگران ،1383 ) هم چنين شواهد نشان مي دهد كه توجه به خرده مهارتهاي زير و تمرين آنها به بهبود مديريت زمان كمك خواهد كرد؛
• ابتداي هر هفته برنامه ي خود را تنظيم كنيد.
• بايدها، ضرورت ها و خواسته هاي خود را تحت كنترل درآوريد.
• به بهينه سازي فضا و محل كار خود توجه كنيد.
• ياد بگيريد كه چه هنگام و چگونه از فن آوري پيشرفته و كامپيوتري براي كسب زمان بيشتر استفاده كنيد.
• تصميم بگيريد كارها را واگذار كنيد و «نه» بگوييد.
• وقتتان را انعطاف پذير كنيد.
• براي خانه ، خانواده و اوقات فراغت از كار برنامه ريزي نماييد.
• با انجام همزمان دو كار، انجام يك باره ي يك كار و انجام يك كار در زمان بين دو كار ديگر ، زمان را بدست آوريد.
• در مكالمه ها با سماجت به مطالب اصلي بپردازيد.
• افراد پرگو را با گفتن اين عبارت متوقف كنيد«من چه كار مي توانم براي شما انجام دهم؟ »
• يك شوخي كوچك را تجربه كنيد: وقتي شخصي مي گويد امكان دارد براي يك دقيقه
وقت تان را بگيرم؟ بگوييد حتماً و با خنده زمان سنج را براي اندازه گيري يك دقيقه تنظيم كنيد.
شايد اين سخن«پيتر دراكر» Peter Drucker را بارها شنيده باشيد كه؛ انجام دادن كار صحيح مهم تر از صحيح انجام دادن كار است. بنابراين همواره در نظر داشته باشيد كه اگر كار اشتباهي را خوب انجام دهيد از زمان خود به طور مؤثر استفاده نكرده ايد.
گروه آموزشي مديران دوره ي ابتدايي استان اصفهان
بهمن ماه 1384
منابع:
1- روش ،ر. مديريت زمان . ترجمه ي شيرازي منش ، م و ديگران . 1382 . نشر رسا.
2- سيورت ، ل. مديريت و برنامه ريزي وقت. ترجمه ي هاشمي ، م . 1379 . اصفهان : نشر غزل.
3- صادقي ، ع و ديگران . 1383 . دست يابي به مديريت زمان موفق . رشت : نشر حق شناس