مديريت تجارت الکترونيک(E-Commerce )در سازمان


فرنود حسنی
Manager_ict@yahoo.com
يکي از مهمترين آثار و تبعات رشد و توسعه فناوريهاي ارتباطي و اطلاعاتي(ICTs) در عصر حاضر ظهور پديده تجارت الکترونيک(E-Commerce) بوده است. تجارت الکترونيک که همگام و همپاي توسعه اينترنت قوت و بسط بيشتري يافت زمينه لازم را در جهت رشد و توسعه اقتصادي فراهم مي کند و راندمان کمي و کيفي مبادلات تجاري را افزايش مي دهد. افزايش و گسترش عرصه هاي رقابتي را در مراودات تجاري باعث مي شود و موجب توليد مشاغل جديد در سازمان مي شود.
مديران پيشرو در عرصه فعاليت هاي تجاري خود ضمن تحکيم وتوسعه شاخصهايICT بر حسب نيازهاي سازمان از ظرفيتهاي مثبت آن نيز در امور تجاري بهره مي برند و با ساختار شکني اقدام به حذف و يا کمرنگ کردن نقش تجارت به شيوه سنتي مي کنند. به خاطر داشته باشيد که يکي از معضلات و مشکلات تجارت سنتي، کندي سرعت مبادلات و حجم بالاي فعاليت براي انجام مبادله است.اما تجارت الکترونيک با تسريع در روند مبادله فعاليت کمي را نيز مي طلبد. در سازمانهاي پويا مديران با شناخت مناسب از ساختار سازمان و کالاهاي توليدي اقدام به راه اندازي پايگاه اينترنتي ويژه اي با قابليت ها و نيازهاي مورد استفاده در ارتباطات تجارت الکترونيکي مي کنند.
خاطر نشان مي شود که يکي از شاخه هاي مهم و ظريف در طراحي حرفه اي سايت، طراحي و برنامه نويسي براي سايتهايي است که به صورت ويژه به تجارت الکترونيکي اختصاص داده مي شوند. هر پايگاه اينترنتي مي تواند در قالب يک فروشگاه کوچک در دنياي بزرگ اينترنت قلمداد شود بنابراين لازم است در راه اندازي يک پايگاه اينترنتي که بستر مبادلات الکترونيکي سازمان شما خواهد بود از شاخصه هاي لازم در جذب و حفظ مشتريان استفاده شود تا مشتري از مزايا و امکاناتي که دراختيارش مي گذاريد به خوبي اگاه شود. مهمترين و حساس ترين موضوع در تجارت الکترونيک سرويس هاي پشتيباني مناسب از جانب شما براي مشتري است بايد دقت کنيد تا هر يک از مشتريان کالاي خود را با کيفيت مناسب و در کوتاهترين زمان ممکن در يافت کنند. توجه داشته باشيد علي رغم اين که زبان پايه مورداستفاده از شبکه جهاني اينترنت انگليسي است قطعاٌ مشترياني در سراسرجهان از پايگاه اينترنتي شما بازديد خواهند کرد.
بنابراين توصيه مي شود پايگاه اينترنتي سازمان خود را حداقل در سه نسخه متفاوت از نظر زباني تهيه و انتشار دهيد و به روزرساني کنيد. اين موضوع مي تواند در طراحي سايت شما نيز مهم باشد شما بايستی در طراحي سايت ازويژگيها و شاخص هاي بومي مردمي که از هريک از نسخه هاي سايت شما ديدن مي کنند آگاهي داشته باشيد و به روحيات و علايق آنها را در طراحي مورد توجه قرار دهيد. اين مسئله درجذب و گرايش و تبليغ سايت شما در بين جستجو گران اينترنت موثر است. توجه داشته باشيد هميشه براي آن دسته از افرادي که از طريق اينترنت با شما وارد مراودات تجاري و در نهايت معامله مي شوند امتيازات و امکانات ويژه اي لحاظ کنيد. چون اين افراد در صورتي که از سوي شما حرکت مثبتي نبينند ارتباط خود را با شما قطع خواهند کرد. سعي کنيد از طرق مختلف نسبت به جمع آوري اطلاعات در مورد قوانين تجارت، واردات و صادرات، گمرک و بيمه ساير کشورها علي الخصوص کشورهايي که طرف معاملات شما هستند اقدام کنيد. همچنين مطالعاتي در مورد شيوه هاي پرداخت و دريافت پول به صورت الکترونيکي صورت دهيد. سازمان شما با استفاده از تجارت الکترونيک مي تواند آگاهي خود را از نظام هاي عرضه و تقاضا در دنياي مجازي افزايش دهد و از نيازها و کمبودها نسبت به کالاهاي مختلف در تمام نقاط جهان اطلاع حاصل کند و ازميزان پيشرفتها و تحولات صورت گرفته در ساير شرکتها و سازمانهاي رقيب به سرعت اگاهي پيدا کند و در مقابل تمام اين موارد استراتژي و برنامه هاي لازم را پيش بگيرد.
با مسائل مطرح شده اهميت تجارت الکترونيک و پيوستن به استفاده کنندگان از اين پديده نوظهور براي سازمان ها مورد اشاره قرار گرفت اما بايد ديد که يک سازمان براي دست يافتن به اهداف و برنامه هاي مورد انتظار از تجارت الکترونيک نيازمند فراهم کردن چه ابزارها و زير ساختهايي است.

اولين و مهمترين مسئله بهره گيري از ابزارهاي ارتباطي مناسبي است که بر اساس نياز سنجي و طرح مطالعاتي آينده نگرانه مورد گزينش قرار گرفته باشد. اين ابزارها را استفاده از خطوط اينترنت مناسب، استفاده از شبکه هاي داخلي(LAN ، WAN ، INTRANET )، استفاده از شبکه هاي مخابراتي ماهواره اي و سيمي و.... هر کدام از اين ابزارها با توجه به نوع کاربردها و سطح فعاليت سازمان نسبت به انتخاب زير ساختهاي ارتباطي موجود استفاده کنيد.
يکي ديگر از مسائل مهم و تاثير گذار بر روند گرايش سازمان هاي ذي ربط مي باشد. ظهور کارتهاي اعتباري و گسترش استفاده از اين کارتها در ميان مردم حتي در مبادلات روزانه مي تواند تامين کننده اين مسئله باشد. اما به هر حال سازمان تحت مديريت شما بايستي مسائل اعتباري خود را از طريق مطمئن و مورد تاييد مراجع دولتي حل کنيد. اصول، ضوابط و معيارهاي منظور شده در قوانين تجاري هر کشوري متفاوت خواهد بود. مواردي چون بيمه، گمرک، ماليات و .... توسط مراجع قانون گذار همان کشورتدوين مي شوند و به همين دليل يک مدير موفق در تجارت الکترونيک بايد براي پيشي گرفتن از ساير رقبا هميشه از آخرين تحولات و اطلاعات قوانين کشورهايي که مورد مراودات تجاري سازمان متبوعش هستند آگاهي پيدا کند. با وارد شدن تجارت الکترونيک به ساختار سازماني که تا کنون به شيوه سنتي فعاليت اقتصادي کرده به عنوان يک برنامه کليدي و اساسي در مراودات تجاري سازمان، نيازهاي جديدي بوجود مي آيد. از جمله اين مسائل تغيير در روند ارتباطي کارمندان سازمان با طرفهاي تجاري است بدين صورت که کارمندي که تا ديروزبا استفاده از نامه نگاري، فکس و... اقدام به ارسال و دريافت اطلاعات مي کرد هم اکنون با ابزارها و بسترهاي جديدي روبرو مي شود. در اين وضعيت مسائل جديدي در سازمان ظهور خواهد کرد. نياز به بازاريابي الکترونيکي (e-Marketing ) تغييرات اساسي در بخش تبليغات و روابط عمومي سازمان و ... از مسائلي است که مدير را مجاب خواهد کرد که به جذب نيروهاي جديد و متخصص در زمينه هاي مزبور اقدام کند و يا طي برنامه هاي اموزشي نيروهاي موجود را باتغييرات هماهنگ سازد.
در بعد ديگر مدير سازمان بايد مسئله تجارت الکترونيک را از نظر اهميت سازماني به دقت مورد توجه قرار دهد و از لحظه ورود اطلا عات به سازمان تا ذخيره سازي آنها بر حفظ و امنيت آنها نظارت داشته باشد. امنيت در دريافت و پرداخت به شيوه الکترونيکي بايد به شدت مورد توجه مديران سازمان قرار بگيرد. مدير بايد با توجه به حجم و گستردگي کار بايد از سخت افزارها و نرم افزارهاي مطلوب و مورد اقبال ساير شرکتها و سازمان ها استفاده کند.
مديريت پايگاه اينترنتي، مديريت بازاريابي، مديريت روابط عمومي و تبليغات، مديريت امور حقوقي و... از جمله نيازهاي يک طرح بزرگ تجارت الکترونيکي براي سازمان است. از جمله عوامل و مسائل تعيين کننده در موفقيت طرح هاي تجارت الکترونيک بستر سازي هاي لازم براي انجام سرويس هاي پشتيباني کالاها و خدمات است. سازمان شما بايد مسئوليت کليه روابط و معاملات انجام شده را تا رضايت کامل مشتري بپذيرد. انجام سريع پروسه انتقال کالا به مشتري با کيفيت مورد توافق در معامله از قبيل انجام امور گمرکي، انبار داري، پست، حمل و نقل زميني هوايي و دريايي از جمله مسائلي است که در ترغيب و تشويق مشتري سازمان شما به انجام معاملات بعدي مي افزايد در غير اين صورت يا مشتري به پايکاه اينترنتي سازمان ديگري مراجعه مي کند و يا قيد تجارت الکترونيکي را مي زند.
اگر قانون يکپارچه و منظمي براي دريافت و پرداختهاي الکترونيکي در يک کشور حاکم نباشد بايد سعي کنيد که در نظام دريافت و پرداخت الکترونيکي سازمان خود استفاده از شيوه ها و ابزارهاي مختلفي را لحاظ کنيد تا در مقابل تنوع ابزارهاي موجود با مشکل مواجه نشويد مثلاً پذيرش دو يا چند کارت اعتباري معتبر را بلامانع کنيد تا مشتريان بيشتري قادر به خريد از شما باشند. در گزينش سازمانهاي اعتباري مثل بانک و بيمه از سازماني خدمات بگيريد که با استانداردهاي عمومي و ساختار تجارت الکترونيکي شما و مشتريان سازگارتر باشد. تلاش کنيد ضمن بالا بردن کيفيت خدمات الکترونيکي خود در افزايش کيفيت کالاهاي خود نيز موفق باشيد و در کنار اطلاعات جامع و شفافي که از کالاي خود در اختيار مشتريان مي گداريد اطلاعات مفيد جنبي مثل نرخ برابري ارز، هزينه هاي حمل و نقل در فواصل مختلف و... را نيز به او بدهيد. با اين اوصاف بايد گفت که آينده تجارت جهاني در عرصه بازارهاي الکترونيکي رقم خواهد خورد و بنابراين سازماني موفق خواهد بود که با تقبل هزينه ها و ريسک هاي احتمالي در روند تغييرات ساختار تجاري خود از شيوه هاي سنتي به شيوه هاي مدرن از رقبا پيشي بگيرد.