کاربرد سازمان مجازی در کسب و کار

[javad jan]

اصطلاح سازمان مجازي ، اولين بار توسط موشويتس در سال 1986 مطرح شد. مالون (Malone) و ديويدو (Davidow) اولين كساني بودند كه به‌طور دقيق و سازگار در كتاب خود ايده " بنگاه مجازي " را مطرح كردند. سازمان مجازي حيطه وسيعي از فعاليتهاي سازماني اقتصادي و غيراقتصادي را مي‌ پوشاند. كسب و كار الكترونيك شامل كار در خانه (Telework) ، صنايع كوچك و متوسط مجازي تا شبكه‌هاي بزرگ كسب و كار در حيطه فعاليتهاي اقتصادي قرار مي‌گيرد. از سوي ديگر ، در ساير بخشها نيز سازمانهاي مجازي خصوصا در همكاري ميان موسسات علمي ، گروهها و سازمانهاي غير انتفاعي و غير دولتي داراي كاربرد وسيعي است.

در تاپيک حاضر به بررسي مفاهيم ساختارها و سازوكارهاي سازمان مجازي در حيطه كسب و كار مي‌پردازيم. اهميت سازمان مجازي در اين گونه فعاليتها شامل موارد زير مي‌شود :

1. اشتراك و همكاري در منابع ، قابليتهاي محوري و تسهيم هزينه‌‍ ‌ها ميان چندين شركت يا موسسه
2. شكلهاي مختلف سازماندهي و امكان انعطاف‌پذيري در سازماندهي
3. وجود فناوري اطلاعات به ‌عنوان عامل اصلي و توانا ساز
4. اجراي عمليات شبكه‌ اي

ويژگيهاي سازمانهاي مجازي

گرچه از عمر مفهوم سازمان مجازي نزديك به دو دهه مي‌گذرد ، ليكن هنوز هم در ادبيات مزبور تفاوت در تعاريف و نگرشها وجود دارد. علت اين امر پويايي مفاهيم و بروز پديده‌هاي گوناگون و نوين در حيطه مزبور است. لذا در اين تاپيک سعي شده تا تعاريف و ويژگيهاي ارائه شده به ‌گونه ‌اي جامع نظرات متخصصان مطرح اين رشته باشد.

1. تعريف سازمان مجازي
سازمان مجازي ، شبكه‌اي پويا از سازمانها ، شركتها ، موسسات و حتي افراد مستقلي است كه در قالب اشكال گوناگون فعاليتهاي كسب و كار گروهي ، تحت يك نام مشخص كه الزاما نام واقعي هيچ ‌يك از اعضاي شبكه نيست ، به‌صورت موقت يا دايمي گرد هم آمده‌اند تا با تسهيم هزينه‌ها ، قابليتهاي محوري ، ريسك‌ ها و امكانات از فرصتهاي كسب و كار بر روي يك بستر فناوري اطلاعات و نيز با به ‌كارگيري فناوري اطلاعات ، استفاده كنند.

2. ماهيت كسب و كار
كسب و كار سازمان مجازي يك ماهيت نوآورانه ، همكارانه ، هم فزاينده و پويا در قالب عمليات شبكه‌اي در ميان اعضا (شركتهاي تشكيل ‌دهنده) دارد كه به ‌صورت فرهنگ سازماني مشخص نيز در عملكرد كليت سازمان بروز مي‌كند.

3. ساختارها
در سازمان مجازي گرايش كلي به ‌سوي از بين رفتن سلسله مراتب عرضي و نيز كاهش نياز به عمليات و ساختارهاي فيزيكي است تا بدين وسيله بهره‌وري بيشتري ميان اعضاي شبكه به‌ وجود آيد. امكان پراكندگي جغرافيايي اعضا و وابستگي نمودار سازماني و شكل روابط به شرايط تشكيل شبكه با توجه به اهميت ارتقاي اثر بخشي عمليات آن از ويژگيهاي ساختاري اين گونه سازمان هاست.

4. مديريت
در سازمان مجازي يك ديدگاه مديريت مشترك و تسهيم فعاليت مديريتي ، رهبري ، مالكيت تسهيم ‌شده ، برنامه ‌ريزي و تصميم ‌گيري جمعي ، توافقي ، عملكرد بر مبناي اعتماد ، هم ‌سرنوشتي و ريسك‌ پذيري گروهي وجود دارد.

5. بستر و موتور حركت
سازمان مجازي بر روي بستر فناوري و سيستم‌ هاي اطلاعاتي بنيان گذاشته شده و از سوي ديگر فناوري اطلاعات به ‌عنوان يكي از عوامل پويا و سازنده سازمان مطرح است. تبادل ، توسعه ، توزيع و تسهيم سازمان يافته اطلاعات و اطلاعات سامان يافته مرتبط و متناسب با سطوح مختلف تصميم‌گيري- عملياتي ، فعاليت اساسي سازمان و نيز حاصل عملكرد قابل قبول آن است كه نهايتا در شكل دانش سازماني مديريت شده متبلور مي شود.

اين بحث رو تو پست های بعدی ادامه ميدم

[javad jan]

الگوهاي ساختاري سازمانهاي مجازي

در پاسخ به اين سوال كه " چه موقع يك سازمان ، مجازي است ؟ " يك پاسخ مطلق وجود ندارد ، بلكه برحسب ميزان اغناي شرايط مجازي‌ بودن ، مي‌ توان يك سازمان را در مكان مشخصي از طيف مجازي بودن قرار داد.

فرهنگ سازمان مجازي
فرهنگ به ‌معناي ميزان موافقتي است كه اعضاي يك جامعه به‌ لحاظ ارزشها و عقايد مشترك با يكديگر دارند. فرهنگهاي سازماني كه گرايش به تحول دارند ، احتمال مي ‌رود بتوانند مجازي شوند و توانايي بالايي به ‌لحاظ استفاده فعالانه از فرصتهاي درون و برون سازماني دارند.
شبكه مجازي
شبكه مجازي به‌ معناي گروهي از سازمان‌‌ ها يا گروه هاي درون سازمانهاست كه تــوسعه و حفظ روابط الكترونيــك براي پيشرفت موفقيت ‌آميز وضعيت مجازي آنها نقش حياتي دارد. روابط درون شبكه غالبا تحت عنوان " مشاركتهاي ارزش افزوده " ناميده مي ‌شود كه بر پايه روابط طولي ، عرضي يا همـــزيستانه (Symbiotic) بنا شده است. اين امور مرتبط است با رقبا ، همكاراني كه در زنجيره ارزش قرار دارند و نيز فراهم ‌آورندگان خدمات و كالاها كه همگي تحت يك چتر پوشش داده شده‌‌اند تا در مقابل سازمانهاي خارج از شبكه ، به مزيت رقابتي بالاتري ، به‌ صورت جمعي دست يابند.

ماهيت مشاركتهايي كه سازمان مجازي را شكل مي‌دهند ، قدرت و نيز قابليت جايگزين ‌شدن آنها مشخص مي‌كند كه ساختار بهينه آنها چگونه خواهد بود. شش الگوي سازماني كه براي ساختار سازمانهاي مجازي مناسب تشخيص داده شده به قرار زير است :

1. صورتهاي مجازي
عبارتند از همان سازمانهاي سنتي كه اكنون بر روي فضاي مجازي (اينترنت) حضور دارند

2. الگوي هم ‌پيماني
در اين سازمانها همكاري تسهيم شده ميان چند شركت وجود دارد به‌ گونه‌اي كه هر شريك تقريبا سهم مساوي از منابع ، قابليتها ، مهارتها و دانش را به اشتراك مي‌گذارد و بدين ترتيب كنسرسيومي تشكيل مي‌شود. اين الگو براي اجراي پروژه‌ها مناسب است و بر حسب توافق شركا مي‌تواند موقت يا دايم باشد.

3. الگوي پيمان ستاره‌اي
در اين الگو ، شبكه هماهنگي متشكل از اعضاي به‌ هم پيوسته وجود دارد كه هسته يا محور را تشكيل مي‌دهد و در اطراف آن سازمانهاي ديگري به ‌عنوان اقمار قرار مي‌گيرند. هسته مركزي كه رهبريت را به ‌عهده دارد داراي نقش برتر بوده و قادر است قابليتها ، تخصصها ، دانش و منابع لازم را براي عمليات تعريف شده و نيازهاي اعضا فراهم آورد.

4. الگوي پيمان ارزشي
الگوهاي پيمان ارزشي ، طيفي از توليدات ، خدمات و امكانات وابسته به يكديگر را برمبناي ارزش قابل دستيابي در يك صنعت يا زنجيره ارزش مشخص گرد هم مي‌ آورد. شركتهاي عضو اين سازمان مجازي ، همگي در كار خود متخصص بوده و در بازار يا قابليت محوري خود كاملا متمركز هستند.

5. الگوي پيمان ‌بازار
سازمانهايي كه بر پايه الگوي پيمان بازار ايجاد شده‌اند ، به ‌منظور هماهنگي ساخت و توليد ، بازاريابي ، فروش و ترويج مجموعه‌ از توليدات و خدمات متنوع اما سازگار گرد هم مي‌آيند. تفاوت ميان الگوي پيمان ‌‌‌بازار با الگوي پيمان ارزش از اين جنبه است كه احتمالا چندين زنجيره ارزش در الگوي پيمان بازار درگير هستند.

6. الگوي كارگزاران مجازي
كارگزاران مجازي در واقع طرح‌ ريزي شبكه‌ هاي پويا را بر عهده دارند. اين كارگزاران فرصتهاي استراتژيك نويني را به‌ عنوان عرضه ‌كنندگان شخص ثالث ارزش افزوده مانند موارد معمولي بازاريابي اينترنتي و يا كارگزاران اطلاعات ارائه مي‌كنند كه حول خدمات ويژه اطلاعات تجاري به ايجاد يك ساختار مجازي اقدام مي‌ كنند. اين الگو نسبت به ساير الگوها بيشترين انعطاف را داراست و ويژگي ديگر آن اين است كه معمولا موقتي است.

[javad jan]

فرايند تشكيل سازمان مجازی

هنگامی كه يك فرصت كسب و كار تشخيص داده می ‌شود ، نياز به برنامه ‌ريزی و ايجاد سازمان مجازی ، ايجاد موافقت يا قراردادهای همكاری ميان اعضا يا شركای مناسب و تنظيم و آرايش ‌دهی زير ساخت مورد‌ نظر برای اجرای عمليات طبق توافق ، پديد می ‌آيد. مراحل عمده و عمليات لازم براي ايجاد سازمان مجازي در شكل زير يك آمده است.

[javad jan]

عوامل تثبيت ‌كننده سازمانهای مجازی

در پايداری و تثبيت سازمان مجازی دو عامل نقش اساسی را بازی مي‌كنند كه به ‌قرار زير است :

1. امنيت در كسب و كار و تبادل اطلاعات

امنيت در تبادل اطلاعات دارای سه جنبه اصلی است كه عبارتند از :

الف. شناسايي
بدين معنی است كه يا توسط شخص ثالث مورد اعتماد دو طرف ، در مورد آنها تاييديه صادر و يا از طريق تبادل رمز مشترك مورد شناسايی طرفين ، مبادله اطلاعات انجام شود.

ب. دسترسي
بدين معنی است كه فضای مورد نياز طرفهای استفاده كننده از اطلاعات بايد كاملا شناسايی شده و به هر عضو در سازمان مجازی دسترسی مناسب برای استفاده از اطلاعات ارائه شود. در اين راه ، وجود ابزارهای مهمی از قبيل كدهای شناسايي ، ديواره‌های آتش وغيره ضروری است.

ج. انتقال
بدين معنی است كه انتقال اطلاعات بر روی بسترهای امن از قبيل شبكه‌های خصوصی مجازي(VIRTUAL PRIVATE NETWORK) ويا درون شبكه‌های حلقه‌ ای بسته (EXTRANET) كه بين طرفهای شريك در سازمان ايجاد شده ، صورت مي‌گيرد.

در رابطه با امنيت اطلاعات ديدگاههای متفاوتی وجود دارد كه در جدول زير دو ديدگاه متفاوت با يكديگر مقايسه شده‌اند.

2. ايجاد جو اعتماد در سازمانها يا شركتهای عضو سازمان مجازی

برخی صاحبنظران بر اين عقيده ‌اند كه تعريف اعتماد در سازمان مجازی به معنای مكانيسمی برای كاهش بي‌ اطمينانی يا عدم قطعيت اجتماعی است كه از ويژگيهای سازمانهای مجازی است. لذا اعتماد را به ‌عنوان آمادگی پذيرش ريسك مطرح مي‌كنند. اين تعريف را در مطالعه اعتماد در تيم ‌های مجازی نيز به‌عنوان " اتكا بر رفتار ارتباطی فرد ديگر به‌ منظور دستيابی به يك هدف مطلوب اما در عين حال غير قطعی در يك موقعيت مخاطره ‌آميز " به ‌كار برده‌اند. بنابراين ، كلا مي‌ توان اعتماد را به ‌عنوان مجموعه ‌ای از اعتقادات و باورها درباره ديگران دانست كه اين امر عنصر مخاطره را در موضوع اعتماد توجيه مي‌كند.

در يك جامعه مجازي ، رفتارهای فرصت ‌طلبانه ممكن است به اعمالی از قبيل فروش غير اخلاقی اطلاعات محرمانه شخصی يا سازماني ، استفاده از جامعه مزبور در جهت عرضه كالا و غيره منجر شود. در اين جوامع به ‌خاطر امكانات وسيعی كه به ‌لحاظ ناشناس سازی افراد و سازمانهای اقدام‌كننده وجود دارد ، اجرای رفتارهای فرصت ‌طلبانه بسيار ساده‌تر و كشف آنها توسط قربانيان بسيار مشكل‌ تر از جوامع معمولی است.

برخی از عواملی كه اعتماد طبق آنها تعريف مي‌شود و آن را قابل اندازه ‌گيری مي‌ كند به ‌قرار زير است :

1. پاسخگو بودن به ديگران
اين معيار طبق موارد زير تعريف مي‌ شود :

الف. ارائه پاسخ در زمان مورد انتظار و تعيين شده
ب. كيفيت پاسخهای ارائه شده (عالي ، خوب ، متوسط ، بد ، خيلی بد)

2. مشاركت اطلاعاتی
مشاركت اطلاعاتی عبارت است از ميزان راه ‌دادن ديگران به حريم اطلاعاتی خود. اين معيار را با سوال درباره آمادگی و علاقه ديگران (ساير شركتها يا موسسات) برای به اشتراك گذاشتن اطلاعات خود می‌ توان سنجيد.

3. تمايل به اعتماد
اين معيار را با سوال درباره آمادگی و علاقه به وابستگی به ديگران يا ميزان آمادگی به واگذاری امور خود به ديگران می‌ توان سنجيد.

اين موارد را تحت‌ عنوان الگوی تاثير اعتماد در تبادل اطلاعات ، در شكل زير می ‌توان ديد.

[javad jan]

اصول ايجاد اعتماد در سازمانهای مجازی

اعتماد به ‌معناي هماهنگي ساده نيست. مسلم است كه توافق كامل در همه زمينه ‌ها امري بسيار پيچيده است. با اين همه در يك رابطه مبتني بر اعتماد ، تضادها باعث ايجاد انگيزه براي شناخت عميق‌ تر و جستجو براي يافتن راه ‌حلهاي سازنده مي ‌شود. اعتماد ، باعث ايجاد خيرخواهي مي ‌شود و لذا هنگامي كه يك شركت دست به كاري مي ‌زند كه مورد علاقه ديگري نيست ، همچنان ارتباطات قبلي را حفظ مي ‌كند. وجود اعتماد به ما اطمينان در حفظ رابطه را نويد مي ‌دهد و زمينه را براي اطمينان بيشتر فراهم مي ‌كند. با وجود بي ‌اعتمادي ، نمي ‌توان در كسب و كار به نتيجه ‌اي دست يافت ، لذا اعتماد سنگ بناي روابط ماست.

منظور از اعتماد در يك اتحاديه كسب و كار عبارت از اين است كه : هر شركت براي دستيابي به نتايجي در وراي آنچه از طريق داد و ستد معمول قابل دستيابي است ، بتواند به ديگري تكيه كند. اين مفهوم به مجموعه ‌اي از شرايط و الزامات هشتگانه زير مي ‌انجامد :

1. نياز متقابل باعث ايجاد فرصت و همكاري مي ‌شود
2. روابط متقابل فردي ميان انسانها اساس ايجاد ارتباط ميان شركتهاست
3. همكاري نزديك و مشترك ميان مديران ارشد شركتها باعث ايجاد ارتباطات ميان كاركنان آنها و گذر از مرزها مي ‌شود
4. اهداف مشترك ، عملكرد شركتهاي همكار را هدايت كرده و بهبود مي ‌بخشد
5. شناخت و حفظ حريمهاي امنيتي باعث ترويج مشاركت در اطلاعات و دانش مي ‌شود
6. عزم و اراده همكاري باعث ايجاد شوق به كار بيشتر و عميق ‌تر خواهد شد
7. سازمانهايي مي‌ توانند با يكديگر همكاري كرده و جفت و جور شوند كه انعطاف‌پذير باشند
8. تداوم همكاري باعث ادامه و رشد شناخت سازمانها و شركتها از يكديگر مي‌ شود و اين امر به ‌نوبه خود باعث همكاري گسترده ‌تر ، عميقتر ، پايدارتر ، و دانش ‌آفرين ‌تر خواهد شد