چهار اصل مديريت زمان

[javad jan]

چگونه در هنگام نوشتن در وقت صرفه جويي كنيد:


بسياري از مردم نوشتن هر چيزي طولاني‌تر از يك يادداشت خلاصه را كابوس شبانه و وقت تلف‌كن مي‌‌يابند. آن‌ها در اين كار مسامحه مي‌‌كنند يا به كاغذ سفيد خيره مي‌‌مانند و وقت را تلف مي‌‌كنند. آنها مدتها نا اميدانه براي تحرير افكارشان به دنبال لغات درست مي‌‌گردند. راههاي علمي‌ ‌وجود دارد كه مي‌‌تواند در آنچه كه مي‌‌خواهيد تهيه كنيد شما را به سرعت و كفايت برساند.

1- آنچه را كه مي‌‌خواهيد بگوييد روشن بيان كنيد
براي آنكه واضح بنويسيد بايد دليل خاص تهيه كردن متن را در ذهن خود بپرورانيد. اين كار حوزه و محدوده نوشته شما را مشخص مي‌‌كند و به شما اين فرصت را مي‌‌دهد كه در موضوع دقيق شده نقطه نظر خود را در مورد آن بيان كنيد. اين موضوع ممكن است در مواردي صدق نكند، اما نقطه نظر شما هر چه روشن‌تر باشد امكان موفقيت سخنرانيتان بيشتر خواهد بود.

2- رئوس مطالب را آماده كنيد
بدون آن، سازمان موضوع به خطر مي‌‌افتد. وجود رئوس مطالب شما را مقيد مي‌‌سازد كه افكارتان را دنبال كنيد و همواره در مسير قرار داشته باشيد.
· با مقدمه شروع كنيد. اهداف و حوزه‌هاي را بيان كنيد كه قصد داشتيد بيان كنيد.
· بعداً، بدنه موضوع را نكته به نكته بپرورانيد.
· سرانجام چنان نتيجه‌گيري كنيد كه متقاعدكننده و واضح باشد.
يكي از روشهاي انجام دادن اين كار نوشتن تعدادي عنوان و توضيحات و نكات مربوط به هر يك در زير آنها است. اين كار به شما اين اجازه را مي‌دهد كه تمام نظام متن را با يك نگاه بنگريد و هشدار مي‌دهد كه آيا از مطلب اصلي پرت شده‌ايد يا نه.

3- شروع كنيد و بنويسيد
بسياري از نويسندگان قبول دارند كه مشكل‌ترين بخش نوشتن شروع كردن آن است. اين كار حتي مشكل‌تر خواهد شد زماني كه بدانيد كه احتمالاً در برابر يك عده حضار مخالف دست به سخنراني مي‌‌زنيد. در اينجا روشهاي كه شما را به حركت در مي‌آورد، آورده شده است:
· زماني كه اولين پيش‌نويس خود را مي‌‌نويسيد زياد نگران نباشيد كه حتما صد در صد آن درست باشد. بهتر است اجازه دهيد كه ايده‌هايتان با سرعت بيرون بريزيد حتي اگر چند جمله هم نامرتب باشند.
· داشتن سرعت ثابت در هنگام نوشتن به تداوم تراوشات فكري شما كمك مي‌كند و باعث مي‌‌شود كه كلمات شما هنگام سخنراني يا اداي آنها به صداي بلند به نظر طبيعي برسند.
· به محض اينكه ايده‌ها شروع به تراوش كرد هرگز براي خواندن مجدد آنچه كه نوشته‌ايد متوقف نشويد زيرا ممكن است سر چشمه ايده‌هاي شما خشك شود .
· اگر هنوز گيج هستيد؟ به جاي تلاش در نوشتن نظراتتان آن را براي يك دستگاه ضبط صوت با صداي بلند بگوييد. بيان شفاهي ايده‌ها اغلب هر مانع خلاقيت را در هم مي‌شكند.
· اگر متن يك سخنراني را مي‌‌نويسيد در شروع آن كلماتي مثل «شما» و «مال شما» به كار ببريد. بدين ترتيب مخاطبان شما نيز مي‌‌توانند رابطه‌اي بين نيازهايشان و آنچه كه مي‌‌گوييد پيدا كنند.
حافظه ما اولين و آخرين كلمات را بهتر به ذهن مي‌‌سپارد. قسمت مياني است كه يادآوري آن مشكل‌تر است. روانشناسان به آن اثر «تقدم و تاخر» مي‌‌گويند. اطمينان پيدا كنيد كه در همان ابتدا نكات ايده‌ها و استدلال‌هاي كليدي را برجسته كنيد سپس دوباره در انتها مختصراً به آنها بپردازيد.
· از عباراتي كه نكته‌اي به پيام شما اضافه نمي‌‌كند استفاده نكنيد و آن را حذف كنيد از قبيل:
1- (نمي‌‌خواهم بگويم000) پس چرا مي‌‌گوييد؟
2- (نياز نيست كه مجدداً تكرار كنم كه000) چرا تكرار مي‌كنيد؟
بالاخره هميشه واقف باشيد كه موضوع متن هر چه باشد نكته مهم و كليدي منطق و استخوان‌بندي آن است. خوانندگان بايد قادر باشند توضيحات و استدلال‌هاي شما را تا حدي كه طبيعت مطالب متن اجازه مي‌‌دهد به سادگي و سرعت دنبال كنند.

[javad jan]

اولويتهاي خود را تعيين كنيد
پس از انتخاب اهداف مشخص، واقع‌بينانه و قابل دسترس هدف بعدي تصميم‌گيري در مورد اين است كه به ترتيب به سوي كدام يك حركت كنيد.
متاسفانه پيدا كردن اولويت‌ها هميشه آسان نيست. در محيط كار نيز ممكن است تصميم‌گيري در مورد كارهاي كه نياز به توجه فوري دارند مشكل باشد.
هر چند كه تعيين اهداف مشخص و روشن تنها راه تضمين استفاده خردمندانه از هر ثانيه در 168 ساعت موجود در هفته است اما تعيين اولويت‌ها تنها راهي است كه مي‌‌توانيد موثرتر و پربارتر در جهت اهدافتان كار كنيد.
ايجاد يك ليست فهرست به شما اين اجازه را مي‌‌دهد كه به طور عيني كارهايي را تشخيص دهيد كه از اولويتهاي كمتري برخوردارند. براي تهيه چنين فهرستي براي دو عامل مهم كه اولويت هر كاري را تعيين مي‌كند ارزش عددي يك تا سه در نظر گيريد. فهرست و اهميت آنها.

[javad jan]

چگونه اهدافتان را اولويت‌بندي كنيد
بگذاريد با اولويت‌بندي اهداف (چرايي) كه دليل اصلي انجام بسياري از كارها در زندگي هستند شروع كنيم. اين گونه اهداف مسايلي را شامل مي‌‌شوند كه مربوط‌اند به:
* رضايت از خود * شغل
* خانواده * دوستي
* سلامتي * معنويات
مي‌‌توانيد اولويت‌هاي اهداف زندگي خود را از اعمال روزمره‌تان دريابيد، زيرا همواره كارهاي اولويت بخشيده را به ساير كارها ترجيح مي‌‌دهيد. چگونگي انتخاب شما هنگامي ‌‌كه به سر دو راهي مي‌‌رسيد به طور وضوح نشان مي‌‌دهد براي شما كدام يك از اهداف از اولويت بيشتري برخوردار است.

ايجاد فهرستي از كارهاي اولويت‌دار:
براي بسياري از مردم شروع روز با طيف وسيعي از كارهاي مختلف همراه است بعضي كارها ساده و به راحتي قابل انجام هستند بعضي ديگر پيچيده و زمان‌بر هستند. ايجاد يك ليست به شما اجازه مي‌دهد كه به طور عيني كارهاي را تشخيص دهيد كه از اولويت‌هاي كمتري برخوردارند. براي تهيه چنين فهرستي براي دو عامل مهم كه اولويت هر كاري را تعيين مي‌كند ارزش عددي در نظر بگيريد. فوريت و اهميت:
اهميت × فوريت = اولويت
· كاري كه از اولويت بالايي برخوردار است هم فوري است و هم مهم.
· كاري كه از اولويت متوسط برخوردار است مي‌‌تواند هم فوري باشد وهم مهم. اما هرگز هر دو آنها نيست.
· كاري كه از اولويت كمتري برخوردار است نه مهم است نه فوري.
حالا اگر حتما اين كار بايد انجام شود، آن هم فقط به دست شما اهميت آنرا طبق مقياس زير درجه‌بندي كنيد:
1- بي اهميت. مشكل مهمي‌‌ با انجام ندادنش روي نمي‌‌دهد.
2- مهم. اگر انجام نگيرد مشكلات جدي به وجود مي‌‌آيد.
3- ضروري. حتماً بايد تمام شود.
سپس فوريت آنرا با مقياس مشابه درجه‌بندي كنيد:
1- كم. هرزماني قابل انجام است.
2- متوسط. اين هفته بايد انجام بگيرد.
3- زياد. تا چند ساعت ديگر بايد صورت بگيرد.

[javad jan]

Aاولويت بيشتر : بايد انجام شود
در اين قسمت كارهايي قرار مي‌گيرد كه از لحاظ اهميت و فوريت نمره سه گرفته‌اند تا زماني كه به اين كارها رسيدگي نشود به هيچ كدام از فعاليت‌ها ديگر نبايد پرداخته شود.

B. اولويت متوسط: مهم اما بدون فوريت- قابل تاخير
در اين اولويت كارهاي كه از لحاظ فوريت نمره يك يا دو گرفته‌اند هر چند از لحاظ اهميت نمره سه گرفته باشند.

c. اولويت متوسط: فوري اما غير مهم- قابل حذف
كارهاي كه در اين قسمت نوشته مي‌‌شوند از درجه سه فوريت و از درجه يك يا دو اهميت برخوردارند. بسياري از فعاليت كه در ابتدا به نظر اضطراري مي‌‌رسند در واقع دام‌هايي براي سرگرم ساختن شما هستند.

D. بدون اولويت: نه فوري نه مهم- حذف كنيد
هر كاري كه در اين قسمت قرار مي‌‌گيرد مي‌‌توانيد بدون دردسر كنار بگذاريد حداقل تا فرصت بعدي. شما به آنها چه از لحاظ مهم يا فوري بودن نمره يك خواهيد داد.

[javad jan]

زمان و موفقيت مشترك
سالهاست كه شركت‌ها به اين نكته پي برده‌اند براي موفقيت در كارشان چقدر حياتي است كه دو منبع كليدي يعني سرمايه و نيروي كار را درست اداره كنند. امروز سومين‌ منبع كه ضرورت آن از دو تاي ديگر كمتر نيست به اين فهرست اضافه شده است كه همان زمان است .
· آنها دريافته‌اند كه زمان از هزينه‌ها مهم‌تر است.
· از ميزان فروش مهم‌تر است.
· از ميزان توليد يا بهبود محصول مهم‌تر است.

روشهاي گذاردن وقت شركت خود را تغير دهيد:
زمان همچنين روش مهمي‌ ‌براي ارزش‌هاي مشترك ارتباطي با دنياي خارج است. براي مثال:
شركت پست اكسپرس زماني كه اعلام كرد سرويسي برقرار كرده است كه شب‌ها نامه‌ها و بسته‌ها را با تضمين تحويل مي‌‌دهد طي يك سال فروش خود را سه برابر كرد.

[javad jan]

پانزده روش مديريت مشترك زمان:
1. براي كساني كه استخدام مي‌‌كنيد اهداف روشني وضع كنيد.
با توجه به نتايج تحقيقات آقاي ريچارد گيتز هدف‌گذاري بهتر از ساير روش‌هاي مديريت مثل افزايش حقوق به عنوان پاداش و اجازه تنظيم قابل انعطاف ساعت كار بر كيفيت و كميت بازدهي كار اثر مي‌‌گذارد.
2. امور پيچيده و بلند مدت را به امور كوتاه مدت و به خوبي تعريف شده هفتگي و روزانه تقسيم كنيد.
اهداف كوتاه مدت از لحاظ رواني باعث مي‌‌شوند اهداف بلند مدت واقعي جلوه كند.
3. بگذاريد اهداف شما را هدايت كنند نه اينكه شما را اداره كنند .
زيرا اصولاً معلوم نيست راههايي كه شما را به سوي اهدافتان هدايت مي‌كند حتماً ثمربخش باشد.
4. به جاي اهداف مر حله‌اي پروژه‌هاي را انتخاب كنيد كه نتايج ملموس داشته باشد.
5. با تعيين اهدافي به وضوح تعريف شده و مشخص نمودن مسوليت كارمندان در رسيدن به اين اهداف.
تلاشهاي كارمندان بي‌تفاوت را كه به جاي انجام دادن كارها به سرگرم شدن پناه مي‌‌برند خنثي سازيد.
6. برنامه كار راه به صورت مدون تهيه كنيد.
7. فرايند مديريت جديد زمان را شتاب ببخشيد و گسترش دهيد، به خصوص وقتي كه پيشرفت‌هايي حاصل مي‌‌شود.
8. جايي كه مناسب است جدول زمان متوسط هر واكنش را محاسبه كنيد و آنرا به عنوان اولين عامل عملكرد افراد قرار دهيد.
9. سطح كنوني عملكرد زماني افراد را نپذيريد. همانطور كه در مورد عدالت فكر مي‌‌كنيد و حرف مي‌‌زنيد در مورد زمان هم فكر كرد و حرف بزنيد.
10.گام‌هاي بي‌ارزش و اضافي را حذف كنيد. اين همان چيزي است كه اگر به مشتري ارائه شود هيچ پولي بابت آن پرداخت نخواهد كرد.
11.هر چه هست را مدرنيزه كنيد. در جستجوي كارهاي اضافي باشيد. بعد از آنكه براي اولين بار به يك تكنولوژي دست يافتيد كاري كنيد كه در دسترس همه باشد.
12.هر جا كه ممكن است فرايندها را استاندارد كنيد. چرا وقت خود را با اختراع مجدد چرخ تلف مي‌‌كنيد!
13.از انباشت كارها جلوگيري كنيد كه معمولاً بخش عظيمي ‌‌از زمان بيهوده را جبران مي‌‌كند. به عنوان يك واقعيت زندگي تجاري زير بار كارهاي رويهم انباشته نرويد.
14.به گزارش‌دهي موردي روي بياوريد به جاي آنكه اصرار كنيد مديران شما بايد از همه مسائلي كه در قلمرو آنها اتفاق مي‌‌افتد با خبر باشند.
15.فرايند مديريت ده دقيقه‌اي را بين همه تشويق كنيد و جا بيندازيد.
در خواهيد يافت كه جدول پيگرد زمان به تنهايي تفاوت بارزي هم در اگيزه و هم در بازدهي شما خواهد گذاشت و همانطور كه در بدست آوردن بالاترين سود از منابع مالي و نيروي انساني روشمند مصمم هستيد در مورد بهره‌برداري از زمان هم مصمم باشيد.

[javad jan]

مديريت زمان ده دقيقه‌اي

صرفه‌جويي وقت:
اين كارها را بايد انجام دهيد. گزارش‌هاي پيگيري زمان خود را بررسي كنيد و با توجه به ده سوال زير به خود امتياز دهيد
.
1- چه مقدار از وقت خود را صرف كارهاي كم اولويت مي‌‌كنيد؟
تقريباهميشه =3 نسبتاً زودبه‌زود=2 به ندرت =1 هيچ وقت =0
در صورتي كه نمره شما دو يا سه شد با انجام كارهاي زير وقت بيشتري را به امور اولويت‌دار اختصاص دهيد:
· كارها را زودبه‌زود و موثرتر به ديگران ارجاع دهيد. با تفويض كارها به كساني كه از شما دستمزد كمتري مي‌‌گيرند سود بيشتري ببريد.
· در رد كردن كارهاي كم اولويت قدري بيشتر قاطعيت نشان دهيد. آيا به قدر كفايت و زودبه‌زود جواب نه مي‌‌دهيد؟
· كارهايي را كه به هر حال قابل قبول است اما در رسيدن به اهدافتان كمكي نمي‌‌كند حذف كنيد. هر كار را با پرسيدن سوال زير به محاكمه بكشيد: چرا اين كار را انجام مي‌دهم؟
· كارهايي را كه در عين مهم بودن، اما به فوريت كارهايي در دست انجام نيست به تاخير اندازيد.
· از دست زدن به كارهاي اشتباهي كه گرچه فوري هستند، ولي مهم نيستند اجتناب ورزيد. بهتر است به جاي اينكه از خود بپرسيد كه چطور اين كار را شايسته‌تر انجام دهم؟ از خود بپرسيد: چرا اصلاً بايد اين كار را انجام دهم؟
· اولويتها را به دقت تعيين كنيد. بعضي اوقات كارهاي مهم و اولويت‌دار بدان صورت شناخته نمي‌‌شوند، در نتيجه در آخر ليست قرار مي‌‌گيرند در حالي كه ساير كارها كه بعداً روشن مي‌‌شود اولويت كمتري دارند در جاي آنها قرار گرفته و انجام مي‌‌شوند.

2- چقدر زودبه‌زود كارهاي را كه مي‌‌توان يا بايد به ديگران تفويض كرد خودم انجام مي‌‌دهم؟
تقريبا هميشه =3 نسبتاً زودبه‌زود =2 به ندرت =1 هرگز= 0
نمره دو يا سه نشان مي‌‌دهد كه بايد مهارت‌هاي تفويض اختيار خود را بهبود بخشيد. راههايي را كه تكنولوژي مي‌تواند در وقت شما صرفه‌جويي به عمل آورد بررسي كنيد.

3- زماني كه روي يك كار مهم و اولويت‌دار كار مي‌كنم چند وقت به چند وقت اختلال يا وقفه در كارم پيش مي‌‌آيد؟
تقريبا هميشه =3 نسبتاً زودبه‌زود =2 به ندرت =1 هرگز = 0
اگر نمره شما دو يا سه شد به دنبال راه‌هاي كاهش مزاحمت‌ها بگرديد. حتي يك وقفه كوتاه به علت توقعات كاري مي‌‌تواند موجب تاخير محسوسي شود. روشهاي فرار از اين تله:
· يك ساعت زودتر سر كار حاضر شويد يا زماني كه همه رفته‌اند كار كنيد.
· بخشي از روز را در خانه كار كنيد.
· به موسسه خود پيشنهاد كنيد كه اجازه دهند يكي دو ساعت در روز تلفن به پيام‌گير وصل شود.
· كارهاي مشابه را با هم انجام دهيد تا از منحني يادگيري نيز بهره‌مند شويد.

4- چند وقت به چند وقت با پريدن از كاري به كار ديگر اولويتها را تغيير مي‌‌دهم.
تقريبا هميشه =3 نسبتاً زودبه‌زود=2 به ندرت =1 هرگز= 0
اگر نمره شما دو يا سه است ملاحضه كنيد آيا وقفه‌هايي كه باني تغيير اولويت‌ها هستند در مواقع خاصي از روز يا روزها يا هفته شديدتر مي‌‌شوند.

5- چه تعداد از وقفه‌ها اولويت كمتري نسبت به كاري كه به آن مشغول بوده‌ام داشته‌اند؟
تقريبا هميشه =3 نسبتاً زودبه‌زود =2 به ندرت =1 هرگز =0
هرچند كه اين حالت به ندرت اتغاق مي‌‌افتد راه‌هايي پيدا كنيد تا جلوي دزدي اين غاصبان زمان را بگيريد.

6- هرچند وقت به چند وقت كار ناخوشايند اما مهم و اولويت‌دار خود را به نفع كاري كم فوريت و يا كم اهميت كه جذابيت بيشتر داشته است به تعويق مي‌‌اندازم؟
تقريبا هميشه =3 نسبتاً زودبه‌زود =2 به ندرت =1 هرگز= 0
اگر نمره دو يا سه گرفته‌ايد بررسي كنيد كه چرا مجبور به مسامحه شده‌ايد.

7- چند وقت به چند وقت كاري را كه تمام شده بود ميشد به روش ديگري انجام داد؟
تقريبا هميشه =3 نسبتاً زودبه‌زود =2 به ندرت =1 هرگز = 0
بسياري از افراد و بخش‌هاي ادارات عادت مي‌‌كنند كه كارها را به يك روش خاص انجام دهند. سپس اين عادتهاي روزمره روزبه‌روز بدون اينكه زير سوال بروند يا كسي سعي در تغيير آنها دهد دنبال مي‌‌شوند. نمونه خوب آن يادداشت‌هاي داخلي است كه بدون آنها بعضي از مديران معتقدند كه كار روزانه آنها ناتمام مي‌‌ماند.

8- چند وقت به چند وقت , وقت شما با فعاليت‌هاي اجتماعي، شخصي و ساير امور بي‌ارتباط به كار گرفته مي‌‌شود؟
تقريبا هميشه =3 نسبتاً زودبه‌زود=2 به ندرت =1 هرگز =0
البته در حالي كه ميزان معيني مراوده اجتماعي براي تحكيم روابط دوستانه با همكاران كار پردازان ضروري است، اما آگاهانه بيش از اندازه وقت خود را صرف امري نكنيد كه مستقيماً به اهدافتان مربوط نيستند.

9- هر چند وقت به چند وقت مجبور مي‌‌شويد براي جنگيدن با كارهايي كه به غلط پيش رفته است امور مهم و اولويت‌دار را كنار بگذاريد؟
تقريبا هميشه =3 نسبتاً زودبه‌زود=2 به ندرت =1 هرگز =0
فراموش نكنيد كه همواره كارها بيش از آن چه كه فكر مي‌‌كنيد طول خواهد كشيد بويژه اگر آن كار هرگز قبلاً انجام نگرفته باشد.
زيرا بنابر منحني يادگيري پيشروي در اين امور زمان مي‌برد، هرگز نمي‌‌توانيد به همان نسبتي كه كارهاي عادي و مرتب خود را با كفايت به پيش مي‌‌بريد از پس كارهاي نا آشنا برآييد.

10- چند وقت به چند وقت وقت‌هاي مرده را تلف كرده‌ايد؟
تقريبا هميشه =3 نسبتاً زودبه‌زود=2 به ندرت =1 هرگز =0
نمره دو يا سه ناتواني شما را در حداكثر استفاده از مواردي نشان مي‌‌دهد كه كاري را انجام مي‌‌دهيد بدون آنكه نياز به دقت و توجه كامل باشد. اگر چه اين نظر به اين معنا نيست كه هرگز نبايد كتاب‌هاي مشهور را بخوانيد، يا هنگام مسافرت با هواپيما با تماشاي فيلم‌هاي سينمايي وقت خود را بگذرانيد.

[javad jan]

سه گام روزانه
از امروز به بعد روزانه ده دقيقه به سه امر زير اختصاص دهيد:
· پيگيري زمان: اين كار نبايد بيش از پنج دقيقه وقت شما را بگيرد.
· تجزيه و تحليل زمان: در پايان كارهاي روزانه چند دقيقه صرف تجزيه و تحليل جدول پيگيري زمان خود بكنيد و راه‌هايي پيدا كنيد كه به وسيله آن در وقت خود صرفه‌جويي كنيد.
· فهرستي از اعمال اولويت‌دار تنظيم كنيد كه در روز بعد بكار رود. از اين فهرست كمك بگيريد تا تمركز را به كارهاي اولويت‌دار متمركز كنيد و در صورتي كه وقت خود را با بي‌كفايتي مي‌‌گذرانيد به شما هشدار بدهد.

[javad jan]

شكسپير:
«من وقت را تلف مي‌‌كردم – اكنون وقت مرا تلف مي‌‌كند.»