-
دستورجلسه تنظيم كنيد; تقريباً دليل شكست همه تلاشها ناشي از عدم برنامهريزي آگاهانه است و جلسات نيز از اين قاعده مستثني نيستند. قبل از اينكه هركسي موضوعي را به جلسه تحميل كند. يك دستور كلي براي جلسه تهيه كنيد. بهعبارتي، فهرست همه موضوعهايي كه نياز به بحث درباره آنها هست و مقدار زماني كه هريك از موضوعها به خود اختصاص خواهد داد، مشخص كنيد.
شركتكنندگان در جلسه را محدود سازيد: معمولاً وقتي تعداد شركتكننده افزايش مييابد، جلسه كمبازده ميشود. بنابراين، موقع تصميمگيري در مورد تعداد افراد شركتكننده در جلسه، سختگير باشيد. اينكه چه كساني بايد به جلسه دعوت شوند بستگي دارد به توانايي افراد در كمك به موضوع جلسه و نياز افراد به آگاهي از موضوعهايي كه در جلسه مطرح ميشود. مدير بايد افرادي كه قادر نيستند نظر قاطع بدهند آنها را به جلسه دعوت نكند. همچنين مدير بايد اطمينان حاصل كند كه آيا حضور همه شركتكنندگان درتمام طول مدت جلسه واقعاً ضروري است. اگر چنين نيست، به جاي اينكه برخي افراد در كل زمان جلسه حضور داشته باشند ميتوان آنها را بهعنوان شركتكنندگان نيمهوقت در جلسه دعوت كرد.
بر موضوعهاي دستورجلسه تمركز كنيد: معمولاً جلسات موقعي مفيد و اثربخش ميشود كه توجه افراد به موضوعهاي دستورجلسه تمركز شود. موقعي كه جلسه از موضوع اصلي خود منحرف شد و افراد درباره موضوعهاي غيرمرتبط صحبت ميكنند، بايد رئيس جلسه بهطور سريع و مودبانه جلو ادامه اين صحبتها را بگيرد;
وقتشناس باشيد: اگر قرار است جلسهاي در ساعت 8 شروع شود، آن را درست سر ساعت 8 شروع كنيد. برخي افراد عادت بدي دارند و دير به جلسه ميآيند. اينكار باعث ميشود افرادي كه سر وقت در جلسه حضور يافتهاند منتظر آنهايي باشند كه بدقول و بيملاحظه هستند. وقتي افراد بدانند كه جلسه به موقع شروع ميشود در آن صورت اغلب سروقت به جلسه خواهندرسيد.
زمان اتمام جلسه را تعيين كنيد: جلسات نه تنها بايد به موقع شروع شود بلكه بايد به موقع نيز تمام شود. معمولاً محدوديت زمان يك احساس فوريت ايجاد ميكند و اين باعث ميشود افراد شركتكننده در جلسه بر روي موضوعهاي جلسه تمركز شوند و از صحبتهاي بيهوده اجتناب كنند;
زمان جلسه را تعيين كنيد: بهترين زمان براي برگزاري جلسات ساعت 11 صبح و 4 بعدازظهر است. احتمال تمركز افراد به موضوعهاي جلسه، قبل از ناهار و دور و بر زمان اتمام كار بيشتر است. با وجود اين، سعي كنيد از برگزاري جلسات درست بعداز ناهار اجتناب كنيد. بيشتر افراد بعداز صرف ناهار با كاهش انرژي مواجه ميشوند. همچنين بهترين زمان براي تعيين وقت جلسه بعدي، پايان جلسه است. به جاي اينكه براي اعلام جلسه آتي از دعوتنامه يا تلفن استفاده كنيد، موقعي كه همه افراد در جلسه هستند، زمان و مكان جلسه بعدي را تعيين كنيد;
جلسه را بدون وقفه اجرا كنيد: هرگز اجازه ندهيد در جلسه وقفهاي ايجاد شود مگر اينكه وضع اضطراري بهوجود آيد. هر دقيقه وقفهاي كه در جلسه ايجاد ميشود، يك دقيقه از وقت گرانبهاي هريك از افراد شركتكننده در جلسه هدر ميرود;
بلند شويد و ايستاده صحبت كنيد: اگر شما نيازمند يك جلسه كوتاه هستيد كه بيش از ده دقيقه به طول نميانجامد سعي كنيد ايستاده جلسه را اجرا كنيد. يك رابطهاي بين راحت بودن و بيشتر صحبت كردن وجود دارد و افراد درحالت ايستاده نسبت به حالت نشسته احساس راحتي كمتري ميكنند;
مكان مناسبي براي جلسه انتخاب كنيد: محل جلسه بر روي چگونگي كاركرد جلسه تاثير دارد. محل مناسب جلسه، جلسه خوبي را تضمين نميكند، اما اتاق جلسه نامناسب به بدشدن جلسه كمك ميكند. در انتخاب مكان جلسه راحتي رفتوآمد اعضا، محيط و فضاي جلسه از لحاظ سروصدا، نور، دما و تمركز حواس را موردتوجه قرار دهيد. (نصر اصفهاني: 1379)
اطلسATLAS ( از القاب حضرت عباس به معنی بسیار شجاع )
مجوز های ارسال و ویرایش
- شما نمی توانید موضوع جدید ارسال کنید
- شما نمی توانید به پست ها پاسخ دهید
- شما نمی توانید فایل پیوست ضمیمه کنید
- شما نمی توانید پست های خود را ویرایش کنید
-
قوانین انجمن
پاسخ با نقل قول