نقش مهندسي مجدد
مهندسي مجدد يا بازسازي فرايند عبارتست از طــــراحي دوباره فرايندهاي كسب و كار به گونه اي انقلابي براي دستيابي به بهبودچشمگير، واژه كليدي در تعريف يادشده، فرايند يعني مجموعه گامها و فعاليتهايي است كه ارزشي مشتري پسند را مي آفرينند. سازمانها در گذار از وظيفه محوري به فرايندگرايي به طراحي مجدد فرايندهاي كسب و كار خود از ديدگاه مشتريان مي پردازند. مهندسي مجدد نوعي ابتكار عمل است كه مسئولان تمام واحدها و دواير سازماني گردهم مي آيند و به صورت همزمان در ساختار، فرهنگ و فناوري اطلاعات تغييــرات اساسي مي دهند تا در زمينه هايي چون ارائه خدمت به مشتري، بهبود كيفيت، كاهش هزينه و سرعت بخشيدن به امور اصلاحات لازم را داده و درنتيجه عملكرد سازمان بهبود يابد.

ساختار سازماني: از آنجا كه در مهندسي مجدد كارهايي كه داراي مرزهاي مشترك است موردبررسي قرار مي گيرد بنابراين، هميشه اين اقدام با نوعي تغيير و تحول در ساختار افقي سازمان همراه است. اين تغيير و تحول غالباً درجهت كاهش سطوح مديريت است.

فرهنگ: چون ساختار سازماني افقي تر و اختيارات بيشتري به مديران رده پايين تر داده مي شود فرهنگ سازماني تغيير مي كند. به كاركنان و مديران رده پايين تر سازمان اختياراتي داده مي شود تا تصميماتي بگيرند و مسئوليت بهبود عملكردها را عهده دار شوند. اعتماد متقابل ومصالحه يا گذشت از اشتباهات به صورت ارزشهاي اصلي فرهنگي درمي آيد.

سيستم هاي اطلاعاتي: درشركتهايي كه به شيوه سنتي سازمان يافته اند سيستم اطلاعاتي بين دواير وظيفه اي ارتباط برقرار مي كند ولي درحالي كه جريان كار به سوي فرايندگرايي پيش مي رود و تغييراتــــي در اين زمينه رخ مي دهد، سيستم اطلاعاتي بايد از مرزهاي درون و بيرون سازمان بگذرد.

سازمانهايي كه مهندسي مجدد فرايندها را تجربه كرده اند، دريافته اند مهندسي مجدد به تنهايي نمي تواند موفقيت سازمان را در گذار كامل به فرايندگرايي تضمين كند. مكمل مهندسي مجدد براي نيل به اين هدف بهبود مداوم فرايندهاست. بهبود پيوسته فرايند برخلاف مهندسي مجدد كه انقلابي، شديد و از بالا به پايين است و بــــه تغييرات چشمگير مي انجامد، داراي ماهيتي تكاملي، مداوم و از پايين به بالا است و منجر به بهبودهاي رشديابنده منجر مي شود. گفتني است برخي مديران نسبت به رويكرد مهندسي مجدد انتقاداتي وارد كرده و آن را براي كارامد ساختن سازمانها مفيد نمي دانند.

مدل گذار از مديريت وظيفه اي به مديريت فرايندي
اين مدل توسط تيم راهبري مديريت فرايند شركت GTE TELOPS طراحي شده است. اگرچه مدل گذار برپايه چرخه معروف دمينگ تدوين نشده ولي نتايج آن بسيار شبيه نتايج چرخه دمينگ است. (شكل 3)



از آنجا كه توضيح كامل مدل گذار، خود مقاله اي جداگانه را مي طلبد، تنها به ذكر اجزاي هريك از مراحل مدل اكتفا مي كنيم.

مرحله اول: ارزيابي: الف) ايجاد زيرساختهاي مديريت فرايند:
تعيين مديران فرايند، تشكيل پانل هاي فرايند و تيم هاي ثابت فرايند؛
تدوين طرح پيشنهادي براي استقرار مديريت فرايندي؛
تعيين اعضاي تيم فرايند؛
ارزيابي سطح كنوني عملكرد فرايند؛
تعيين چشم انداز بلندمدت فرايند؛
ارزيابي تاثير جهت گيري راهبردي؛
اولويت بندي مهمترين نارساييهاي فرايند؛
آموزش اعضاي تيم فرايند.
ب) ارزيابي فرايند كنوني:
مستندسازي فرايند در موارد لازم؛
گردآوري شاخصهاي ارزيابي كنوني؛
شناسايي / اولويت بندي روندهاي عملكرد.
مرحله دوم: توسعه: الف) شناسايي فرصتهاي بهبود:
تعيين رويكرد بهبود؛
حل و فصل مسايل مربوط به يكپارچه سازي؛
تعريف شاخصهاي ارزيابي عملكرد پيشنهادشده؛
تعيين استانداردهاي عملكرد فرايند؛
تعيين روشهاي بهبود مختلف.
ب) تدوين برنامه بهبود:
ارزيابي و اولويت بندي روشهاي بهبود؛
تدوين يك برنامه بهبود فرايند رسمي؛
هماهنگ بودن برنامه بهبود فرايند با برنامه عملياتي سازمان؛
تخصيص مجدد منابع به برنامه هاي تصويب شده؛
تعريف مسئوليتهاي مجري فرايند؛
تشكيل تيم استقرار فرايند.
مرحله سوم: اجرا: الف) اعمال بهبودها:
آغازفعاليتهاي توسعه (آماده سازي سيستم، آموزش، به كارگيري شاخصهاي اندازه گيري، اعمال رويه ها و...)؛

آزمايش تغييرات فرايند _(به منظور حصول اطمينان از قابل دستيابي بودن اهداف موردنظر)؛
اجراي وظايف مجري فرايند؛
اجراي تغييرات فرايند.
ب) ارزيابي عملكرد فرايند: گرفتن تاييديه تطابق اجراي فرايند با آنچه طراحي شده بود؛
شناسايي ناهمگوني هاي بين عملكرد فرايند و مشخصات آن؛
ارزيابي بازخورهاي ارائه شده توسط مشتريان.
مرحله چهارم: تثبيت: بهبود پيوسته فرايند.

منابع و مأخذ:


2 - HARALD S HARUNG, DENNIS P HEATON, CHARLES N ALEXANDER. EVOLUTION OF ORGANIZATIONS IN THE NEW MILLENNIUM. LEADERSHIP AND ORGANIZATION DEVELOPMENT JOURNAL. VOLUME 20. NUMBER 4. 1999.

3 - ريچارد ال دفت، <تئوري و طراحي سازمان>>، ترجمه علي پارساييان و سيدمحمد اعرابي، تهران، دفتر پژوهشهاي فرهنگي، چاپ چهارم، جلد اول، 1382.