اصول اولیه نامه نگاری انگلیسی 1

[O M I D]

با توجه به پیشرفت دنیای تکنولوژی و سهولت برقراری ارتباط با سراسر دنیا از طریق اینترنت و پست الکترونیک، تعداد شرکت ها و افراد در حال مکاتبه با کشورهای خارجی از طریق زبان بین المللی انگلیسی رو به افزایش است.




اما همان طور که می دانید تنها تسلط به این زبان برای انجام مکاتبات کافی نبوده و آشنایی اولیه با اصول نامه نگاری نیز الزامی است.
در این یادداشت قصد داریم شما را با مقدمه ای از این اصول آشنا کنیم، چنانچه شما نیز جزء افراد علاقمند یا نیازمند به فراگیری نامه نگاری انگلیسی هستید، از شما دعوت می کنیم این یادداشت و یادداشت بعدی مرتبط در سایت یک دوست را دنبال کنید.
انواع نامه
نه تنها در زبان انگلیسی که در تمام زبان های دنیا، نامه ها به 2 دسته غیر رسمی (دوستانه) و رسمی (اداری) تقسیم می شوند. این تقسیم بندی در انگلیسی تحت عنوان نامه های formal (رسمی) و informal (غیررسمی) آورده شده است.
نامه های غیر رسمی
همان طور که از نامشان پیداست، غیر رسمی و غیر اداری بوده و بیشتر برای مکاتبات دوستانه و خانوادگی استفاده می شوند و برای نگارش آنها هیچ گونه اصول و ضوابطی لازم به رعایت نیست. این نامه ها نثری متداول و غیر رسمی دارند.
نامه های رسمی
این دسته نامه ها برای مکاتبات تجاری و اداری، خطاب به طرف های تجاری با نثری رسمی و موضوعات متفاوت کاری (سفارش کالا، استعلام، شکایت، تشکر، دعوت به همکاری و ...)
نوشته می شوند.
بخش های متفاوت نامۀ رسمی
تمام نامه های رسمی دارای سه بخش اصلی عنوان (Heading)، متن نامه (Letter Body) و پایان محترمانه (Ending) هستند.
Heading
این بخش غالباً به عنوان نوعی سلام مؤدبانه و جهت خطاب گیرنده در گوشه سمت چپ بالای نامه نوشته شده و پس از درج عنوان از علامت (،) استفاده می شود. برای مثال به این عناوین توجه کنید:

,Dear Mr. Jackson (آقای جکسون عزیز)
,Dear Ms. Alexa (خانم الکسای عزیز)
,Dear All (حضور محترم همه)
,Dear Messers (آقایان عزیز)
,Good Day (روز خوش)
مورد آخر نسبتاً غیر رسمی تر از سایر موارد بوده و معمولا در یکی دو نامۀ نخست از آن استفاده نمی شود.
Letter Body
همان طور که گفته شد، این قسمت، متن اصلی نامه را در بر می گیرد و باید توجه داشته باشیم که اصولاً متن اصلی دارای نثر رسمی بوده و تا جای ممکن نباید از ضمیر اول شخص مفرد (I) در نوشتن جملات آن استفاده کرد.
به مثال زیر توجه کنید.
This is to order the total amount of 5400 monitor devices of Brand... and model ....Kindly let us have the quotation and your payments terms
بدین وسیله سفارش ما جهت تعداد کل 5400 مانیتور برند (مارک)... مدل... اعلام می گردد. خواهشمند است مظنه و شرایط پرداخت را به اطلاع ما برسانید.
Ending
این بخش همان پایان مؤدبانه نامه یا به کار بردن کلمات احترام آمیز است که تقریبا همگی معنای "ارداتمند" یا "با تقدیم احترام" فارسی را دارند. Ending در خط آخر نامه و گوشه سمت راست پایین درج می شود و در خط زیر آن نام شخص نویسنده نامه و امضاء یا مشخصات شرکت (اسم، تلفن، وب سایت ...) نوشته می شود. مثال:
,Best regards

,Truly yours
,Sincerely yours
,Yours truly
,Yours sincerely
,Bests
توجه داشته باشید که تنها نخستین حرف کلمه اول در این عبارات به صورت بزرگ (capital) نوشته می شود و بعد از آن حتماً علامت (،) درج می شود. در میان موارد بالا مورد آخر رسمیت کمتری دارد.

[O M I D]

دارد.

یک نمونه نامۀ کامل
در پایان به این نمونه نامه جهت معرفی و شروع همکاری توجه فرمایید:
(توجه: به دلیل عدم دانستن نام فرد گیرنده و نیز عدم اطلاع از خانم یا آقا بودن وی، عنوان به این صورت درج می شود.)
Dear Sir/ Ma'am,
This is to introduce - Company as one of biggest Iranian software importers.
Our company is engaged in trading electronic devices especially softwares with over 30 years experience of its shareholders in Iran . We import different softwares from different countries throughout the year (it would be our pleasure if you visit our website to know more about our activities).
Since - would always welcome new opportunities to extend its business and trading further, we would be much glad to cooperate with companies other than our current partners worldwide.
In the case you agree to coopearte we shall be thankful to have your products list.
Looking forward to receiving your kind reply at your earliest convenience.
Truly yours,
Ms. Nooshin Mohammadali
X Company
Tel
Cell
Website
با امید به این که این مطلب برای شما عزیزان مورد استفاده باشد،