توصيف تكنيك به طور خلاصه تكنيك دلفي با استفاده از مجموعه اي از سوالاتي اجرا مي شود كه به صورت تدريجي و مرحله به مرحله به افراد ارائه مي شود. اين سوالات به مجموعه اي از كارشناسان ارائه مي شود .


پاسخ هر سوال كه توسط كارشناسان ارائه مي شود ، توسط نيازسنج يا گروه نيازسنجي ، مورد تجزيه و تحليل قرار گرفته و در طرح سوال بعدي مورد استفاده قرار مي گيرد . اين كار در چند مرحله پياپي صورت مي گيرد تا اينكه سرانجام كارشناسان به نقطه توافق معيني در مورد اهداف يا نيازهاي سيستم دست يابند .


مراحل كار : 1. مشخص ساختن اولين سوالي كه بايد به آن پاسخ داده شود . در اين مرحله گروه نيازسنجي اولين سوال مهم و اساسي را مشخص مي سازد . مثلا اگر نيازسنجي در مورد مديران مدارس ابتدايي باشد، گروه نيازسنجي اين سوال را مطرح مي سازد كه نيازها يا اهداف آموزشي مديران مدارس ابتدايي چه هستند ؟ اگر يك دوره بلند مدت فوق ليسانس مثل برنامه ريزي آموزشي طراحي مي شود ، سوال مورد نظر مي تواند اين عبارت باشد كه « چه اهداف يا نيازهايي در اين دوره بايد مورد توجه قرار گيرند ؟ »


2. شناسايي كارشناسان و صاحبنظران ذي‌صلاح و جلب توافق آنها براي شركت در طرح نيازسنجي . مثلا براي نمونه بالا‌، مديران مدارس ، كارشناسان آموزش مديريت ، اساتيد دانشگاه ، روساي مناطق و ساير افراد مي توانند مورد پرسش قرار گيرند .


3. ارسال سوال اوليه براي جامعه كارشناسان و دريافت پاسخهاي آنها . اين كار را مي‌توان با استفاده از پست ، فاكس ، اينترنت و ... انجام داد . به هر حال پاكت هاي نامه ارسالي بايد همراه با آدرس برگشت و نيز داراي تمبر باشند و براي دريافت پاسخ ، مدت زمان مناسبي به آنان فرصت داده شود ( يعني حدود 2 تا 4 هفته ) و در مورد نامه هايي كه پاسخ داده نشده است ، پيگيري لازم انجام گيرد .


4. تجزيه و تحليل پاسخهاي كارشناسان و گنجاندن پاسخها در يك سوال ديگر براي دور بعدي . منظور اين است كه وقتي جوابهاي كارشناسان دريافت شد ، بايد آنها را تحليل كرد و سوال جديدي را از آن طرح كرد . مثلا: همكار محترم ، ليست ضميمه شده را كه حاوي نيازهاي آموزشي مديران مدارس ابتدايي است و توسط شما و ساير كارشناسان محترم به عنوان اهداف يا نيازهاي مهم برنامه آموزش ضمن خدمت در نظر گرفته شده است ، مطالعه و بر حسب اهميت نسبي ، آنها را طبقه بندي و رتبه بندي كنيد .


5. مجددا پاسخهاي كارشناسان تجزيه و تحليل و اطلاعات حاصله در سوال ديگري گنجانيده مي شود . مثلا: همكار محترم ، توجه كنيد كه توضيحات مختلف شما و سايرين در مورد اولويت‌بندي‌، معدل‌گيري شده است. ( براي هر نياز يا هدف ) خواهشمنديم مجددا آن را رتبه‌بندي و اشاره كنيد كه چرا موافق يا مخالف رتبه بندي جديد ارسال شده براي هر يك از نيازها يا اهداف هستيد .


6. مجددا پس از دريافت پاسخهاي كارشناسان ، آنها را تجزيه و تحليل و سوال ديگري مطرح كنيد: همكار محترم‌، توجه كنيد كه توضيحات شما درباره اولويت بندي نيازها (و نيز توضيحات ساير همكارانتان) در مقابل هر نياز ، آورده شده است . براساس اين توضيحات مجددا نظر خود را به ما اعلام فرماييد .


7. مرحله ششم تا زماني كه توافق كامل در مورد اولويت و رتبه بندي نيازها و اهداف به دست نيامده است ، ادامه دارد . واقعيت اين است كه ما به عنوان نيازسنج از تمام نيازهاي آموزشي كاركنان اطلاع كافي در دست نداريم. از اين رو با استفاده از تكنيك دلفي مي توانيم نيازهاي برنامه آموزش ضمن خدمت را شناسايي كنيم و به آن مشروعيت بخشيم و براساس نظرات كارشناسان ذي‌صلاح آن را معتبر كنيم . در مورد اين مسئله كه چه كساني بايد در تكنيك دلفي براي دريافت اطلاعات‌، مخاطب قرار گيرند ، اتفاق نظر وجود ندارد . به نظر كافمن (1977) دو دسته افراد بايد در تكنيك دلفي مخاطب قرار گيرند . دسته اول كارشناساني كه در خارج از سازمان مشغول فعاليت هستند و دسته دوم اشخاص مطلعي كه در داخل سيستم وجود دارند . به نظر براون ، كوچران و داركلي (1989) ضرورتي ندارد كه همه افراد شركت كننده در تكنيك دلفي از كارشناسان خبره و صاحبنظر باشند . به نظر آنها در صورتي كه برخي از شركت كنندگان افرادي مطلع و آگاه باشند ، شركت افرادي كه داراي اطلاعات و تجارب كمتري هستند ، مشكل خاصي را به وجود نمي آورد .


سويگرت و اسچاپگر براساس بررسي خود در مورد تكنيك دلفي به اين نتيجه رسيده اند كه : 1. توافق افراد در مورد نيازها و هدفها در هر مرحله افزايش مي يابد . 2. بيشترين توافق در دور دوم اتفاق مي‌افتد ‌ 3. هنگامي كه نتايج دور پاياني به كارشناسان بازخورد داده مي شود ، آنها تمايل دارند كه از توافق به دست آمده فاصله بگيرند .


تكنيك دلفي را به صورت ديگري نيز مي توان به كار برد و آن عبارت است از اينكه در ابتدا به جاي طرح يك سـوال كلي و ارائه آن به افراد صاحبنظر ، شـــرح شغل افراد يا مشاغل مبنا قرار گيرد . اين شرح شغلها به صورت اهداف يا نيازها نوشته مي شود و سپس جهت اظهار نظر به افراد ذي‌صلاح ارائه و براساس نتايج حاصله ، تغييرات لازم در آنها اعمال مي‌شود .


تكنيك دلفي تنها نوعي نگرش سنج است و قضاوتها و نگرشهاي افراد را درخصوص نيازها ، اهداف و مسائل يك سيستم يا موسسه نشان مي دهد و يكي از موثرترين ، مقرون به صرفه ترين و ساده‌ترين تكنيك هاي نيازسنجي است .‌