بخش سوم:
در اينجا لازم مي دانم حالت دوم را ابتدا توضيح دهم زيرا حالت دوم در نهايت بايد به حالت اول بدل شود
در حالت دوم يعني هنگامي که سند شما برگشت مي خورد در واقع شما يک مرحله به عقب بازميگرديد .و ناچاريد سند زير را ثبت نماييد
اسناد واخواستي (بدهکار)
اسناد در جريان وصول(بستانکار)
البته توجه داشته باشيد که اسناد واخواستي همان اسناد دريافتني است به هر حال يک چک برگشتي هم در واقع سندي است در دستان شما.اينجاست که متوجه مي شويم چرا بسياري از خزانه داران قديمي از ثبت سند اسناد در جريان وصول خودداري مي کنند چرا که اگر شرکت با حجم بالايي از چک و اسناد درگير باشد حجم اسناد حسابداري آن بسيار بالا خواهد رفت البته ممکن است شما سخن سند مرکب را ميان بکشيد اما در نظر داشته باشيد که روزانه مجبور هستيد سند مرکبي با جندين صفحه تفضيل ثبت کنيد.
به هرحال اين فرايند تا زماني که چک وصولي شود ادامه خواهد داشت مگر اينکه چک يا سند مورد نظر تعويض گردد دراين حالت در اسناد حسابداري شما تغييري حاصل نخواهد شد (چرا؟) ليکن در سيستمهاي مکانيزه خزانه داري شما بايد اطلاعات سند جديد را جايگزين سند قبلي کنيد و مراحل گفته شده را طي نماييد تا در نهايت ثبت وصولي را بزنيد.
حال مورد اول يا ثبت وصول را پي مي گيريم.
فرايند بانکي عمليات ذکر شده از ابتدا بدين گونه است که شما فرم هاي خاص بانکي را از بانک مورد نظر تحويل گرفته و اطلاعات چک هاي خود را در آن فرم ها وارد مي نماييد و فرم را همراه چک به بانک تحويل مي دهيد فرم ها معمولا سه نسخه است يک نسخه آن به عنوان رسيد در همان هنگام واگذاري به شما تحويل مي شود که مي توانيد آنها را ضميمه اسناد واگذاري کنيد.ونسخه دوم آن به همراه مهر وصول شد هنگام وصول به شما تحويل مي شود (در اين مقطع ممکن است شما مدارک مربوط بر عدم وصول را هم دريافت کنيد) که در اين هنگام شما مجازيد ثبت وصولي را در سيستمتان انجام دهيد البته توجه داشته باشيد که اين اعمال در سيستمهاي مکانيزه صرفا يک تغيير حالت است يعني شما چک موجود در سيستم را پي گيري کرده و وضعيت آن را تغيير مي دهيد بقيه کارها تا سند توسط سيستم انجام مي شود.
کارمزدهاي بانکي هم که نوعي از هزينه اند در بخش خزانه داري سند زده مي شوند.شما به عنوان خزانه دار ميتوانيد اطلاعات مربوط به فيش هاي کارمزد را هنگامي که از بانک به دست شما مي رسند وارد نماييد.از آنجا که اين يکي از موارد مهم باز ماندن اقلام بانک در صورت مغايرت بانکي است به آن توجه زيادي نماييد.
واريزي نقدي مشتريان هم يکي ديگر از اقلام مندرج در دفاتر بانکي است که ساده تر از باقي اقلام است و فرايند آن مشابه همان صورت حساب بانکي مي باشد و ثبت ساده اي به صورت زير دارد
بانک(بدهکار)
حسابهاي دريافتني(بستانکار)