بخش دوم:
حال بهتر است اندکي در ارتباط با چگونگي ثبت چکها و ساير اوراق به دار توضيح دهم:
تقريبا در تمام سيستم هاي مالي رايج در کشور در هنگام ثبت يک چک يا ساير اوراق بها دار اطلاعات خاصي در خواست مي شود که تعدادي از آنها را ذکر مي کنم:
تاريخ ، مبلغ ، شماره سريال ، نام بانک ، نام صادر کننده چک ، شرح ، ارتباط تفضيل مشتري و اطلاعات ديگري که بيشتر جهت پيگيري احتمالي آتي به کار مي روند.
در اينجا نکته اي که نبايد فراموش شود اين نکته است که در سيستمهاي خزانه داري دنبال بخشي که در آن سند حسابداري بزنيد نباشيد چرا که سند به طور خودکار ثبت مي شود.
پس تا اينجا با دو بخش از اطلاعات رو به رو هستيم:
1.اطلاعاتي که جنبه بايگاني دارند
2.اطلاعاتي که براي ثبت سند حسابداري در خواست مي شوند.
در بحث چک يا اسناد بها دار ذکر شده آنچه مربوط به سند حسابداري است فقط ارتباط تفضيل مشتري است چرا که باقي موارد سند من جمله معين بدهکار و بستانکار مشخص است.

از اين بخش به بعد خزانه داران دو راه را پيش روي دارند:
1.ثبت سند اسناد در جريان وصول که اصطلاح حرفه اي آن واگذار شده است.
2.صرف نظر از ثبت اسناد در جريان وصول و ثبت مرحله بعد
از آنجا که سعي ما اشراف دوستان است فرايند اين ثبت را هم خدمتتان توضيح مي دهم.
در اين مرحله خزانه دار ثبت زير را سند مي زند
اسناد واگذار شده يا در جريان وصول(بدهکار)
اسناد دريافتني(بستانکار)
اما اگر سيستم ماشيني باشد مراحل فرق مي کند در ابتدا شما سند يا اسناد مورد نظر را جهت واگذاري انتخاب مي کنيد سپس آن بانکي را هم که براي واريز وجه در نظر گرفته ايد مشخص کرده در نهايت مراحل ديگر خود به خود انجام مي شود.
حالا سند شما در وضعيت واگذار شده است (نکته:وضعيت واگذار شده يک وضعيت بي ثبات است) يعني:سند واگذار شده بايد به يکي از دو حالت زير تغيير يابد:
1.وصول شده
2.واخواست شده(برگشت خورده)