«پنجs » یک روش مدیریت ژاپنی است. این اسم از اولین حرف صدادار پنج واژه ژاپنی گرفته شده است:
‌▪ Sortساماندهی(Seiri)
▪ Stabiliesنظم‌و‌ترتیب(Setion)
▪ Shineپاکیزه‌سازی(Sesio)
▪ Standardiesاستاندارد‌سازی(Seiketsu)
▪ Sustainا انضباط(Shitsuke)
اگر می‌خواهید با این روش نظم و ترتیب را در خانه برقرار کنید بهتر است با مراحل مختلف آن بیشتر آشنا شوید.
● اصل اول: ساماندهی
در گذشته که وسایل مورد نیاز به اندازه کافی وجود نداشت و تهیه کردنش سخت‌تر از نگهداری و انبار کردنش بود، اغلب وسایل ظروف و خوراکی ها را انبار می‌کردند. این روزها دور ریختن اشیا به اندازه انبار کردن شان دارای اهمیت است و آن چیزی که مهم است این است که بدانیم چه چیز را باید دور بریزیم و چه چیز را باید نگه داریم .
در سیستم مدیریتی«پنجs »، قدم اول ساماندهی یا همان سر و سامان‌دادن به وسایل و لوازم موجود در خانه است. در این مرحله تشخیص وسایل ضروری از غیر ضروری اهمیت دارد. شما در کمد لباس‌هایتان احتمالا لباس‌هایی دارید که هیچ وقت آنها را نمی‌پوشید اما نمی‌توانید خودتان را قانع کنید که باید آن را دور بریزید. دایم با خودتان فکر می‌کنید بالاخره ممکن است یک روز به آن احتیاج پیدا کنید و از آن استفاده کنید. در این مرحله باید قاطعانه تصمیم بگیرید و ضروری‌ها را از غیر ضروری ها جدا کنید. اینجاست که باید اولویت ها را مشخص کنید و وسایلی را که مورد نیازتان نیست در خانه نگهداری نکنید. وسایل غیرضروری را می‌توانید بفروشید یا به دوستان یا اقوام یا کسانی که از آن استفاده می کنند بدهید.
در این مرحله همچنین باید خرابی‌ها را برطرف کنید، پیچ‌های شل را محکم کنید، ظروف شکسته و لب پر را دور بیاندازید،لامپ‌ها و چراغ ها ی نیم سوزو سیم‌هایی که رویه آن فرسوده شده است و احتمال برق گرفتگی وجود دارد تعویض کنید.
● اصل دوم: نظم و ترتیب
تا به حال پیش آمده که برای پیدا کردن یک لباس تمام کمد لباس‌تان را زیر و رو کنید؟ اگر همه وسایل را با نظم و ترتیب چیده باشید این مشکل برایتان پیش نمی‌آید.
در این مرحله باید وسایل ضروری را با نظم خاص در محل مناسب قرار دهید؛ طوری که در هنگام نیاز بتوانید به بهترین شکل از آن استفاده کنید. با این کار شما می‌توانید هر وقت هرچیزی لازم داشتید بدون صرف وقت برای جستجو به راحتی و با کمترین زمان آن را پیدا کنید. این کار را باید با چنان نظم و ترتیبی انجام دهید که حتی با چشمان بسته هم بتوانید وسایل مورد نظرتان را بردارید و استفاده کنید. کار خیلی سختی نیست. فقط کافی است هر چیزی را با توجه به کاربردش در محل مناسب قرار دهید. مثلا موقع چیدن کابینت، وسایلی را که بیشتر استفاده می‌کنید در طبقات پایین‌تر و در قسمت‌‌های جلویی که دسترسی راحت‌تری دارند قرار دهید و وسایلی را که کمتر استفاده می‌شوند در طبقات بالاتر و در قسمت‌های عقب‌تر بگذارید. اما برای هر چیز جای مشخصی در نظر بگیرید. این نکته را فراموش نکنید که بعد از برداشتن و استفاده از هر وسیله باید مجددا آن را در جای خودش قرار دهید.
● اصل سوم: پاکیزه سازی
پاکیزگی اساس و پایه تعلیم و تربیت و راهی برای پرورش روح است. در یک معبد اولین کار یک مبتدی پاکیزگی است. مساجد را قبل از ماه رمضان تمیز و پاکیزه می‌کنند. در آستانه سال نو همه با خانه تکانی به استقبال بهار می‌روند. وقتی همه چیز تمیز و مرتب است و خانه برق می زند و می درخشد همه احساس آرامش و راحتی می کنند.
تمیزی و پاکیزگی کیفیت زندگی را بالا می برد. گاهی با تمیز نگه داشتن و پاک کردن پنجره ها و لامپ ها میزان نور خانه بیشتر می‌شود. خیلی از و سایل خانگی اگر تمیز و مرتب نگه‌داشته شوند دوام و طول عمر بیشتری پیدا می‌کنند.
این مرحله نوعی بازرسی است، شما ابتدا محیط و وسایل مورد استفاده تان را از نظر آلودگی بررسی می کنید و آلودگی را در اولین فرصت و به طور کامل ازبین می‌برید. برای تمیز کردن باید به همه چیز توجه کنید. لکه ها، چربی ها و روغن های روی اجاق گاز، گرفتگی شیر ظرفشویی، گرد و خاک روی مبلمان و میز ناهارخوری همه باید به دقت تمیز شوند.
تمیز کردن وسایل در همان لحظه‌های اول آلودگی راحت‌تر و سریعتر انجام می شود. آلودگی‌ها در مراحل اولیه زودتر از بین می‌روند. ظرف ها بعد از خوردن غذا خیلی راحت و زودتر شسته می‌شوند اما بعد از چند ساعت برای تمیز کردن و شستن آنها باید وقت بیشتری صرف کرد.
پاکیزگی در بهبود روابط تان با دیگران هم موثر است.اگرعلف‌های هرز اطراف خانه را بردارید و آشغال‌ها را جلوی درب خانه نگذارید، تصویر زیباتری از خود و خانوده تان ایجاد می‌کنید. نامرتب بودن یا آلوده و کثیف بودن محیط خانه و لباس هایتان احساس بدی در دیگران ایجا د می کند.
● اصل چهارم:استاندارد سازی
استاندارد مختص محل‌های کاری و محصولات تولیدی نیست. برای کنترل و اصلاح سیستم جدید در خانه بهتر است از استانداردها استفاده کنید. مثلا استفاده از رنگ سفید برای ملافه‌ها، ظروف، دستمال آشپزخانه و مبلمان استانداری است که آلودگی‌ها را سریع نشان می دهد و از تجمع آلودگی جلوگیری می کند.
۶۰ درصد از فعالیت های ما با بینایی آغاز می شود. البته از حس‌ شنوایی و لامسه هم استفاده می‌کنیم اما از آنجایی که بینایی حس غالب ماست بنابراین در استاندارد سازی بهتر است از حس بینایی استفاده کنید. مثلا برای این که کفش ها جلوی در پراکنده و به هم ریخته نشود. اگر جای کفش ها را روی زمین یا روی طبقات جاکفشی مشخص کنید، احتمال این که بچه‌ها کفش هایشان را روی آن قرار دهند بیشتر است. برای نظم بیشتر و راحتی کار از این استانداردها استفاده کنید. تمام شیرهای آب گرم با رنگ قرمز و شیرهای آب سرد را با رنگ آبی برچسب گذاری کنید. روی شیشه‌های ادویه یا مربا با استفاده از طرح یا رنگ محتویات داخل آن را مشخص کنید تا هنگام استفاده مجبور نباشید در آنها را چندبار باز و بسته کنید. با نصب طرح یا علامت خاص روی درب کشوها، کمد ها و فقسه ها محتویات داخل شان را نشان دهید.
● اصل پنجم: انضباط
انضباط یعنی توان انجام کارها به شکل مطلوب و مورد نظر. خیلی‌ها انضباط را نمی پسندند و در برابرش مقاومت می کنند. از نظر آنها انضباط، مجبور شدن به پیروی از الگوهای رفتاری از پیش تعیین شده است. انضباط برای حرکت و ادامه حیات ضروری و عاملی برای انجام بهتر و سریعتر امور زندگی است. هر چند این اصل آخرین اصل از اصول مدیریت «پنجs » است اما این به آن معنا نیست که اهمیت کمتری دارد.
انضباط حاصل تمرین و تکرار است. در این مرحله باید همه افراد خانه با هم مشارکت کنند. مراقب باشند نظم و ترتیب به هم نخورد. بهتر است هر روز چند دقیقه به بررسی و پیدا کردن کارهایی که نیاز به رسیدگی دارد بگذرد. برای تمرین بیشتر وایجاد احساس مسوولیت پذیری در افراد خانواده می توانید دفترچه ای مخصوص انجام کارهای خانه تهیه کنید و فهرست کارهایی را که باید انجام شود با زمان انجام کار و فرد مسوول انجام آن را مشخص کنید.
برای تمیز و مرتب نگهداشتن خانه همه باید باهم کار کنند. هیچ استثنایی وجود ندارد. کافی است بگویید حالا یکبار اشکال ندارد و لباس تان را روی مبل اتاق پذیرایی بگذارید،چند دقیقه نمی گذرد که مشاهده می کنید یک کلونی از لباس و شانه و کتاب در اطرافش جمع شده است.
همه باید تمیز نگهداشتن خانه را تکلیف و وظیفه خودشان بدانند. یکی از راه های برقراری نظم و انضباط در خانه استفاده از تنبیه و تشویق است. مثلا اگر کسی وظایفش را بهتر از دیگران انجام داد باید این کار او مورد قدردانی قرار بگیرد و تشویق شود و برعکس کسی که نسبت به مسولیت هایی که به عهده اش بوده بی توجهی کرده باید جریمه شود و به عنوان تنبیه روز بعد وظایف بیشتری به عهده اش گذاشته شود.
● دقیقه های طلایی
اگر برای انجام کاری زمان نامحدود داشته باشید تمام این برنامه ها ارزش خودش را از دست می‌دهد اما وقتی قرار است کارها طبق برنامه زمان‌بندی دقیق و فشرده انجام شود اهمیت ساماندهی و نظم و ترتیب مشخص می شود. بنابراین لازم نیست وقت زیادی صرف فعالیت های «پنجs» کنید. کافی است زمان های کوتاهی درنظر بگیرید که در آن تمام افراد خانواده با مشارکت هم کاری را انجام دهند. هر کس باید وظیفه‌ای را به عهده بگیرد و وظایف کاملا شفاف سازی شوند تا همه کاملا متوجه شوند که باید چه کاری انجام‌دهند. مثلا پدر آشغال ها را بیرون می‌برد، مادر ظرف ها را می‌شوید، بچه‌ها هم جارو و گردگیری می‌کنند وبه این ترتیب بعداز ۵ تا ۱۰ دقیقه مقدار زیادی کار انجام شده است.