آشنایی با کاربرد بانک اطلاعاتی اکسس (Access) قسمت اول

[Borna66]

ارتباط بین جدولها - Tables

سه نوع ارتباط بین جداول مطابق زیر موجود میباشد:
۱/ ارتباط يك به چند
۲/ ارتباط يك به يك
۳/ ارتباط چند به چند
برای برقراری هر کدام از این ارتباطات شرایطی لازم است که در زیر به تفضیل بیان شده است.
نکته ۱- براي مورد ۱و ۲ حداقل ۲ جدول نياز است.
نکته ۲-برای مورد ۳ حداقل ۳ جدول نیاز است.
- نكات ايجاد ارتباط در ارتباط يك به چند
- در جدول اول
انتخاب فيلدي به صورت منحصر بفرد با شرايط زير
- Primary Key
-( Duplicates Index:Yes( No
- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع در جدول متناظر
- در جدول دوم
- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع هماهنگ با فيلد جدول اول
- (Index:Yes(Duplicates Ok
- Primary Key لازم نيست
نكات ايجاد ارتباط در ارتباط يك به يك
- در جدول اول
- انتخاب فيلدي به صورت منحصر بفرد با شرايط زير
- Primary Key
- ( Duplicates Index:Yes( No
- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع در جدول متناظر
- در جدول دوم
- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع هماهنگ با فیلد جدول اول
-( Duplicates Index:Yes( No
- Primary Key
نكات ايجاد ارتباط در ارتباط چند به چند
در اين نوع ۳ جدول مورد نياز مي‌باشد.
- در جدول اول
- انتخاب فيلدي به صورت منحصر بفرد با شرايط زير - Primary Key
-( Duplicates Index:Yes( No
- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع در جدول واسط
- در جدول واسط
- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع هماهنگ با فيلد جدول اول
- (Index:Yes(Duplicates Ok
- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع هماهنگ با فيلد جدول دوم
- (Index:Yes(Duplicates Ok
در جدول دوم
- انتخاب فيلدي به صورت منحصر بفرد با شرايط زير
- Primary Key
-( Duplicates Index:Yes( No
- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع در جدول واسط
ارتباط يك به چند ، ارتباطي است كه در آن محتواي يك فيلد از جدولي منحصربفرد و در فيلد مشابه از جدول ديگري بيش از يك بار تكرار شده باشد.
در ارتباط يك به يك درست همان تعداد ركورد كه در جدول اول است در جدول دوم نيز وجود دارد.
تلفيق دو مورد بالا در مورد رابطه چند به چند صادق است.
نكته :در مثال بانک اطلاعاتی کارنامه دانش آموزی ،جدول اصلی دانش اموز می باشد.زیرا این دانش اموز است که درس را میگیرد ،پس فیلد کد دانش اموزی در جدول مشخصات دانش اموزی کلید اصلی میباشد و یکتا و ایندکس ان تکرار ناپذیر میباشدو در جدول مشخصات دروس کد دانش اموزی را ساخته و ایندکس ان را تکرار پذیر قرار دهید.بنابراین ارتباط یک به چند برقرار میشود.

کردن Relationship نحوه

بعد از تعيين خصوصيات، به وسيله RelationShip از منو Tools با عمل Drag Drop پنجره Relationship باز میشود که مي‌توان ارتباط برقرار نمود.

شناسایی اصول نحوه کپی و اضافه نمودن جداول

برای کپی جداول کافیست نام جدول مورد نظر را از لیست شی جدول انتخاب کنید سپس از منو Edit گزینه copy را انتخاب سپس از منو Edit گزینه past را انتخاب نمائید.پنجره paste Table As ظاهر میشود ابتدا از شما نام جدول می خواهد سپس از قسمت past option باید مشخص کنید که فقط ساختار ان جدول که کپی از ان گرفته اید را می خواهید و یا ساختار ان را همراه با داده های ان و یا اضافه کردن داده ها به یک جدول که ازقبل موجود بود سپس دکمه ok را بزنید.

[Borna66]

توانایی انجام عملیات بر روی جداول

در این فصل با کار روی داده ها آشنا میشویم و اینکه چگونه میتوان داده های مورد نظر را جست و جو و جایگزین نمود و با نکات ایجاد ارتباط بین جداول آشنا میشوید و با کاربرد برنامه Access در برنامه Word ،Excle اشنا میشوید و کار با فایلهای متنی در قالب برنامه Access و همچنین بکارگیری ClipBoard در داخل سازی جداول کار می کنیدو توانایی کار با Exporting از جداول را به سایر برنامه ها پیدا می کنید.
توانایی انجام عملیات بر روی جداول
Edit روي محيط Design
• مراحل درج سطر Insert Rows
• استفاده از منو Insert انتخاب Rows
• استفاده از ابزار Insert Rows
• مراحل حذف سطر Delete Rows
• استفاده از منو Edit انتخاب Delete Rows و يا Delete
• استفاده از ابزار Delete Rows
• انتخاب سطر و انتخاب Delete از روي صفحه كليد
آشنايي با تنظيم خصوصيات محيط ورود داده( Data sheet View)
منو Format :
Font :
تغيير فونت ،سبك فونت ،سايز فونت و effect Cell يا Datasheet… : تغيير ساختار صفحه گسترده از لحاظ Gridها و…….
Row Height :
امكان تنظيم ارتفاع سطر ، در صورتي كه گزينه استاندارد فعال شود ارتفاع پيش فرض فعال ميشود.
Column Width :
امكان تنظيم طول ستون ، در صورتي كه گزينه استاندارد فعال شود طول پيش فرض فعال ميشود.انتخاب گزينه BestFit باعث ميشود كه طول ستون بر اساس نوشته‌ها تنظيم شود.
Rename Column:
امكان تغيير نام فيلد را فراهم مي‌اورد.
Hide Columns :
امكان پنهان كردن فيلد را فراهم مي‌اورد.
UnHide Columns :
امكان آشكار شدن فيلدپنهان شده را فراهم مي‌اورد.

[Borna66]

شناسایی اصول ورود ،تصحیح و تعیین جهت داده های در جداول

نحوه انتخاب فيلد و ركورد:

حركت در جدول باكليدهاي صفحه كليد:

کلید های میانبر برای ورود و تصحیح داده ها
- تايپ داده متناسب با نوع داده انتخابي و قالبندي انتخابي
-استفاده از ‘+Ctrl كه اطلاعات ركورد قبلي را به ركورد جاري منتقل مي‌سازد.
- استفاده از:+Ctrl براي ورود تاريخ جاري سيستم
- استفاده از;+Ctrl+Sift براي ورود زمان جاري سيستم
- استفاده از Copy،Ctrl+C و سپس Paste

اضافه كردن ركورد به جدول ،حذف رکورد جدول

طريقه حذف ركوردها:
- انتخاب گزينهDelete Rcord از منو Edit
- R.C روي ركورد و انتخاب گزينه Delete Record
- استفاده از ابزار Delete از باكس ابزار
- اضافه كردن ركورد به جدول:
- انتخاب گزينهNew Rcord از منو Insert
- انتخاب گزينه New Record از راهنماي ركورد
- استفاده از ابزار New Record از باكس ابزار