اصول و مبانی ۵S

1-مقدمه:
یکی از تعاریف مدیریت کیفیت جامع، “اقدامی هوشمندانه، آرام و مستمر که تاثیر سینرژیک در تامین اهداف سازمان دارد و در نهایت به رضایت مشتری، افزایش کارایی و ارتقا سطح رقابت در بازار ختم می شود” می باشد. این سیستم یک پیکرة متحرک، معنی دار، هدفمند و زنده است که رسالت آن حفظ سازمان در دوره تکامل از چرخه عمر سازمان می باشد. بر اساس استاندارد بین المللی ایزو ۸۴۰۲ مدیریت کیفیت جامع شامل همه فعالیت های مدیریتی است که خط مشی کیفیت، اهداف و مسئولیت ها را تعیین نموده و آنها را با وسایلی همچون برنامه کیفیت، کنترل کیفیت، اطمینان کیفیت و بهبود کیفیت در درون نظام کیفیت به اجرا در می آورد.
در این راستا، ,۵S سیستم و تکنیکی برای بهسازی و آراستگی در محیط کار می باشد که به منظور برقراری و حفظ فضای کیفیتی در یک سازمان به کار گرفته می شود.
سیستم ۵S پس از جنگ جهانی دومدر ژاپن شکل گرفت که در سه دسته از صنایع مورد استفاده قرار گرفت:
دسته اول: صنایعی که رعایت بهداشت و نظم از زیرساخت های اساسی آن است، مانند صنایع بهداشتی و دارویی یا صنایع میکروالکترونیک که عموما نیازمند محیطی تحت عنوان اتاق تمیز یا “Clean room” می باشند.
دسته دوم: سازمان های خدماتی مانند هتل ها، سوپرمارکت ها، کتابخانه ها و بیمارستانها و غیره را در بر می گیرد. دراین سازمان ها، مشتری با محیط سازمان تماس مستقیم و نزدیک دارد. حساسیت بالای مشتریان اینگونه از سازمانها به تمیزی، نظم و سرعت پاسخگویی به خواسته هایشان موجب می شود که این سازمان ها برای بقا و رقابت ناچار باشند از اصول خاصی را رعایت نمایند.
دسته سوم: شامل سازمان های پیشرویی است که به اهمیت مباحثی مانند انسان-ماشین، انسان-کار و انسان- محیط توجه خاصی نموده و تلاش نموده اند که ارتباطی منطقی و سالم بین “انسان-ماشین-کار” پدید آورند، مانند کارخانه های تولیدی، صنایع پالایشگاهی و …
سیستم ۵S ازجمله برنامه هایی است که به به دلیل جاری بودن تفکر کایزن در آن (مشارکت تمام کارکنان و چرخه تکرار) از سویی و مفرح و کم هزینه بودن اجرای آن از سوی دیگر، مورد توجه شرکت ها و سازمان های بزرگ قرار گرفته است. این امر به گونه ای است که در برخی از شرکت ها، اجرای این سیستم بعنوان پیش زمینه ای برای استقرار سیستمهای مدیریت کیفیت و تعالی سازمانی در نظر گرفته شده است.


۲-تعریف۵S :
برای این نظام نامه میتوان دو نوع تعریف بیان نمود، یکی تعریف کوتاه و دیگری تعریف کامل.

تعریف کوتاه۵S :
5S سیستمی برای بهینهسازی و آراستگی در محیط کار می باشد .

تعریف کامل۵S:
5S فنی است کهبه منظور برقراری و حفظ فضای کیفیتی در یک سازمان به کار گرفته می شود و وجه تهیهآن پنج کلمه ژاپنیSeiri ،Seiton، Seiso ،Seiketsu، Shitsuke است . معادل مفهومیانگلیسی ، مفهومی – شکلی انگلیسی و معادل فارسی۵S ژاپنی در جدول زیر بیان شده است :
ژاپنی مفهومی انگلیسی مفهومی – شکلی انگلیسی فارسی
معنیفارسی ژاپنی معنی انگلیسی مفهوم انگلیسی
تفکیک Seiri Sort Structure
ترتیب Seiton Organize Systematize
تمیزی Seiso Clean Sanitize
تداوم Seiketsu Hygine Standardize
تعلیم Shitsuke Discipline Self-discipline


2-1-ابعاد پنجگانه۵S عبارتند از :
۱- تفکیک و تعمیر (Seiri) : جدا کردن اقلام ، اوراق و اطلاعات لازم و کاربردی از غیر آنو دور نمودن غیر لازم ها و غیر کاربردی ها از محیط کار و همچنین تعمیر ، تعویض یاتصحیح معایب و نواقص می باشد .
۲- ترتیب و تنظیم (Seiton) : مرتب کردن اقلام ، اوراق و اطلاعات و تعیین جای مناسب برای آنان ، به نحوی که با سرعت و سهولت قابلدسترس باشند .
چهار مرحله برای رسیدن به نظم:
گام اول: وضعیت موجود را تجزیه و تحلیل کنید
گام دوم: مکانی که اشیاء به آن تعلق دارند، مشخص کنید
گام سوم: تصمیم بگیرید که چگونه اشیای غیر اساسی را کنار بگذارید
گام چهارم: از قواعد دور ریختن اشیاء پیروی کنید
۳- تمیزی (Seiso) : پیشگیری از کثیفی و پاکیزه نگه داشتن محیط، اموال و افراد و حذف یا کنترل آلاینده ها می باشد .
چکیده شعارهای پاکسازی از این قرار است:
- من چیزی را کثیف نخواهم کرد.
- چیزی را در راه نخواهم ریخت.
-چیزی را پخش و پلا نخواهم کرد.
-چیزها را به محض کثیف شدن، تمیز خواهم کرد.
-برچسب هایی را که پاک شده است، بلا فاصله خواهم نوشت.
- چیزهایی را که کنده شده است، بلا فاصله خواهم چسباند.
۴- تداوم و ایمنی (Seiketsu) : تداوم ، استانداردسازی و حفظ وضع مطلوب ناشی از اجرای تفکیک ، ترتیب وتمیزی در رعایت ایمنی در کار می باشد.
۵- تعلیم و انضباط (Shitsuke) : آموزشکاربردی مفاهیم۵S به تمامی کارکنان ، جلب مشارکت عمومی و تدوین ،ابلاغ و اجرایمقررات سازمان می باشد .

۳- اهداف اجرایS 5 :
هدف اصلی ۵S بهسازی فرآیند های سازمان و حذف اتلاف میباشد و اهداف تفصیلی ۵S در موراد زیر خلاصه میشود.
ü برقراری ایمنی
ü رسیدن به کارآیی
ü ارتقائکیفیت
ü حذف ضایعات
ü کاهش خرابی تجهیزات
ü افزایش بهرهوری
ü ارتقائ روحیه کارکنان
ü جلب نظر مشتری

۴-مزایایپیاده سازی۵S :
از جمله مزایای برقراری ۵S در یک سازمان یا کارخانه یا هر گونه شرکت تولیدی و خدماتی به صورت خلاصه در زیر آورده شده است:
۱- ایجاد یک نظم فراگیر
۲- زمینه سازی برقراریانضباط سازمانی
۳- کاهش ابهام در کار
۴- زیبا شدن و دلپذیر شدن محیط کار
۵- بهداشتی شدن محیط کار و رفع آلودگیهای آن
۶- ایمن شدن محیطکار و کاهش حوادث وبیماریهای کاری
۷- آسان شدن و کم زحمت شدن انجامکار
۸- دسترسی آسانتر و راحتتر به اسناد ، قطعات ،ابزارها و سایر لوازم موردنیاز و جلو گیری از گم شدن آنها
۹- کاهش اشتباهات و دوباره کاریها
۱۰- بهبود روابط کارکنان
۱۱- ارتقای روحیه کارکنان ، کاهش خستگی و کسالت روانی ناشی از محیط کار
۱۲- فراهم شدن شرایط لذت بردن ازکار
۱۳- کاهش خرابی ماشین آلات
۱۴- تثبیت و بهبود کیفیت
۱۵- افزایش راندمان و کار آرایی
۱۶- کاهش هزینه
۱۷- کاهش زمان انجامکارها
۱۸- ایجاد بستر و زمینه مناسب برای اجرای سایر نظامهای مدیریتی ، از جهت عادت به نظم پذیری و استاندارد سازی سیستم.

۵-عوامل موثر در اجرای ۵S:
عوامل متعددی بر اجرای این سیستم تاثیر می گذارند شدت اثر برخی از اینعوامل به حدی است که اجرا یا عدم اجرای این سیستم منوط به آنهاست . شدت این تاثیر والبته به عوامل و شرایط و ماهیت خاص هر سازمانی است . بطور کلی می توان این عواملرا در پنج دسته طبقه بندی نمود.
- عوامل برون سازمانی
- عوامل درونسازمانی
- عوامل فردی
- عوامل کاری
- عواملسیستمی

۵-الف – عوامل اثر گذار برون سازمانی :
شامل دو دستهکلی عوامل دور و عوامل نزدیک می باشد .

عوامل دور عبارتند از :
۱- فرهنگ ملی
۲- فرهنگ مذهبی
۳- نظام اقتصادی
۴- نظام سیاسی وحقوقی

عوامل نزدیک عبارتند از :
۱-خواست و حمایت مشتری
۲-خواست و حمایت عرضه کنندگان و تامین کنندگان
۳-خواست و حمایت هم پیمانان وسهامداران
۴-رقبا و رقابت


۵-ب- عوامل اثر گذار درون سازمانی :
۱- باور،تعهد و حمایت مدیریت ارشد و هیات مدیره
۲- باور ،تعهد وحمایت مدیران میانی و سر پرستان
۳- فرهنگ سازمانی
۴- توانمالی
۵- سابقه و نتیجه پیاده سازی سیستم های نسبتا مشابه
۶- ترکیبنیروی انسانی
۷- رضایت شغلی
۸- امنیت تناسب شغلی
۹- مشارکتواقعی کارکنان
۱۰- پشتکار ، تسلط ، مقبولیت و اختیارات کافی مجری اصلیسیستم
۱۱- وجود و تخصیص امکانات لازم برای اجرا و تداوم
۱۲- بکارگیریدرست روش های جبران ،تشویق ،تنبیه
۱۳- انعطاف پذیری سازمانی وفرهنگی


۵-ج- عوامل اثر گذار فردی :
۱- شلختگی یا نظمشخصی
۲- تنبلی یا فعال بودن
۳- بدبینی یا خوش بینی
۴- ریسکپذیری یا ریسک گریزی
۵- مسئولیت پذیری یا مسئولیت گریزی
۶- روحیه عدممشارکت یا روحیه کار گروهی
۷- آرامش یا مشکل خانوادگی
۸- سلامت یابیماری جسمی و روانی
۹- توان علمی و تجربی
۱۰- تطبیقپذیری
۱۱- توان خلاقیت و نو آوری


۵-د- عوامل اثر گذارکاری:
۱- تولید یا خدماتی بودن کار
۲- تکنولوژیک بودن یا غیرتکنولوژیک بودن کار
۳- ماهیت تمیز یا آلوده کار
۴- ماهیت مشارکت یاانفرادی کار
۵- فرآیندی یا واحدی بودن کار
۶- پویا یا ثابت بودنکار
۷- سطح تخصص و تحصیلات مورد نیاز برای انجام کار
۸- ورودی ها یاخروجی های کار
۹- خطرناک یا ایمن بودن کار
۱۰- نظم یا بی نظمیذاتی
۱۱- میزان انعطاف پذیری


۵-ه- عوامل اثر گذار سیستمی
۱- ماهیت سیستم (مدیریتی یا فنی)
۲- انگیزانندگی
۳- نیازمندیهای اجرا و نگهداری (نفر – ساعت موردنیاز – تخصص ها و سطح تحصیلات موردنیاز – امکانات-…… )
۴- طول مدت پیاده سازی و اجرا
۵- فراگیری یامحدودیت سیستم
۶- نتایج مرتبط با کارکنان ،مدیران ،سازمان
۷- سرعتدستیابی به نتایج
۸- هزینه پیاده سازی و نگهداری
۹- همخوانی با فرهنگسازمانی
۱۰- نیازهای آموزشی
۱۱- جایگاه این سیستم نزد مدیریتارشد
۱۲- جایگاه این سیستم در استراتژیها و برنامه هایسازمان
در این بخش به تشریح چند مورد از عوامل اثر گذار بر اجرای ۵S میپردازیم.