مهندسي مجدد در سازمان‌هاي دولتي

منبع: JOURNAL OF MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS
مترجمان: رها بهروز- امير البدوي

چكيده

دانش موجود ما در حوزه مهندسي مجدد فرايند كسب و كار(BPR=BUSINESS PROCESS REENGINEERING ) عموماً حاصل تجربيات اجراي پروژه‌هاي مهندسي مجدد در بنگاههاي خصوصي است. در اين مقاله تلاش مي‌شود که ابتدا با توجه به تفاوتهاي ماهوي بخش دولتي و خصوصي بفهميم که نحوه‌ اجرا و اثربخشي يک پروژه مهندسي مجدد چه ويژگيهاي شاخصي در بخش دولتي مي‌تواند داشته باشد. سپس مطالعه موردي اجراي مهندسي مجدد در يک سازمان‌ دولتي در کشور سنگاپور ارايه مي‌شود که نشان مي‌دهد با وجود دشواريها و موانع ذکرشده چگونه مي‌توان به يک تجربه‌ موفق و موثر مهندسي مجدد در سازمانهاي دولتي دست يافت.

مقدمه
مهندسي مجدد امروزه به يكي از متداول‌ترين رويکردها براي اصلاحات اداري در سازمانهاي دولتي تبديل شده است. اصول و تکنيک‌هاي مهندسي مجدد جذابيت روزافزوني براي سياستگذاران، متخصصان و دانش‌پژوهان مديريت دولتي پيدا کرده است. در سالهاي اخير مهندسي مجدد به عنوان يک تجلي قوي از نوآوري مستمر در بازتعريف ارزشها و فلسفه‌هاي اداري، و روشها و سيستمهاي بوروکراسي دولتي ظهور کرده است.
اقتصاد جهاني دگرگوني پويايي را تجربه مي‌کند که سازمانهاي دولتي و خصوصي را نيازمند اصلاح ريشه‌اي در روش و طريق فعاليت خود ساخته است. بنابراين، شگردها و تکنيک‌هاي نو و استادانه‌اي براي مديريت سازمانها ظهور کرده است تا اين تغيير را تسهيل کند و در اين ميان مهندسي مجدد به عنوان يکي از برجسته‌ترين سيستم‌هاي انطباق با اين نظام نو و پيچيده ارايه شده است.
به همين دليل است که مفاهيم مهندسي مجدد مخاطبان روزافزوني را در بخش خصوصي و دولتي به خود جذب مي‌کند. ابزار و تجربيات مهندسي مجدد در دستور کار تجديد سازمان بخش دولتي - در کشورهاي توسعه‌يافته و درحال توسعه، چه در سطح محلي و چه در سطح ملي- لحاظ شده و مورد پذيرش و قبول قرار گرفته است.

درباره مهندسي مجدد
توجه مجامع علمي به مهندسي مجدد در اواسط دهه‌ 1990 بالا گرفت. از آن سالها تا کنون بسياري از مديران عمل‌گرا، مفاهيم مهندسي مجدد را در سازمانهاي خود پياده کرده‌اند. در خلال اين مدت، مجامع دانشگاهي نيز روشهاي متنوعي را گاه براي هدايت پروژه‌هاي مهندسي مجدد ، و گاه در نقد صحـــت و اعتبار مفاهيم، توسعه داده‌اند.
در سالهاي اخير،‌ رويکرد فرايندي به کسب و کار به طور فزاينده‌اي در بخش دولتي رايج شده است.
چامپي (Champy) نخستين کسي است که واژه «مهندسي مجدد کسب و کار» را ابداع کرد(Gooding, 1993). در مجامع علمي نيز، همر (Hammer) در مقالات خود در سال 1990 نخستين کارهاي علمي را در اين زمينه انجام داد. نخستين کتاب مشترک چامپي و همر که در سال 1993 در مورد مهندسي مجدد نوشته شد،‌ توجه توده بزرگي از دانش‌پژوهان و مديران را به مقوله‌ مهندسي مجدد جلب و اذهان بسياري را متوجه موضوع كرد.
مهندسي مجـــدد، تفکر ريشه‌اي فرايندهاي کسب و کار است براي دستيابي به بهبــــود شديد در معيارهاي عملکـــــرد؛ از قبيل هزينه، کيفيت،‌ خدمات و سرعت.
مطالعات بسياري براي تعريف ويژگيهاي اساسي مهندسي مجدد و تفاوت‌ آن با مفاهيم ملايم‌تري مثل «بهبود فرايندها» انجام شده است. بيشتر تحليلگران معتقدند که مهندسي مجدد درباره يک بهبود ساده در اجراي يک فرايند نيست،‌ بلکه درباره انتخاب يک فرايند و دوباره ساختن آن است (McKay and Randor, 1998).
در واقع مهندسي مجدد متضمن انجام تغييرات ريشه‌اي براي ارايه‌ي عملکرد بهبوديافته است.
همر درباره‌ مهندسي مجدد مي‌گويد: «اولاً برخلاف بسياري از مدهاي مديريتي که روي کاغذ زيبا به نظر مي‌رسند اما تأثير واقعي بر سازمان ندارند، مهندسي مجدد موثر واقع مي‌شود. مهندسي مجدد داروي معجزه نيست،‌ اما اگر درست به کار گرفته شود جواب مي‌دهد. ثانياً زمان باعث خواهد شد که مهندسي مجدد به خوبي جاي خود را پيدا کند. بسياري از مردم با شرايط دشوار در حال کلنجار رفتن هستند. بسياري از صنايع، حتي بخش دولتي با انواع فشار روبه‌رو هستند و نياز به تغيير دارند. نياز به چيزي که واقعاً به آنها کمک کند. اين نياز باعث خواهد شد که مهندسي مجدد جايگاهي مهم موثر به دست آورد. ثالثاً مقوله‌ي مهندسي مجدد ، سنگين، ترسناک و نشدني نيست و به عنوان يک ابزار ساده و دست‌يافتني است.» اما چرا مهندسي مجدد با وجودي که استراتژي يا تکنيکي است که براي کسب‌وکار طراحي شده، توانسته مدافعان و هواداراني را در بخش دولتي جذب ‌کند؟ آنچه در مقابل اين حجم عظيم از مطالب توليدشده درباره‌ کاربردي کردن مهندسي مجدد بايد پرسيد اين است که آيا اصولاً مهندسي مجدد در بخش دولتي قابليت کارکرد دارد؟

گرايش بخش دولتي به مهندسي مجدد
لايه‌هاي چندگانه‌ مديريتي،‌ سيستم‌هاي متمرکز و پرهزينه، انبوه رويه‌هاي کنترلي و مقررات، موانع دشوار در تضمين کارايي،‌ اقتصاد (به صرفه بودن) و بهره‌وري سازمانهاي دولتي است. به عنوان مثال، کنگره امريکا هر سال چند صد لايحه تصويب مي‌کند، اما براي روشن شدن جزييات احتمالي، حدود 5000 قانون الحاقي و رويه و دستورالعمل ابلاغ مي‌شود (Peters, 1996). قوانين و مقررات دولتي مربوط به استخدام،‌ ارتقا و اخراج کارکنان در امريکا،‌ بالغ بر 100 هزار صفحه است ( NPR, 1993).
نتيجه اجرا و انجام اين قوانين، پوياترين کارگزار دولتي را هم به زانو در مي‌آورد. بسياري از اين قوانين محصول تلاش براي ايجاد معيارهاي کنترلي براي جلوگيري از فساد، ‌انحراف و اختلاس است. اما گاهي افراط در آنها باعث شده که اين دستورالعملها و حفاظهاي قانوني، بدون توجه به ارزشهاي غايي که اساساً براي آن تدوين شده‌اند، ذاتاً تبديل به هدف شوند (Reyes, 1982). اين شبکه درهم تنيده قانون و مقررات، علاوه بر ايجاد اختلال در جريان روان خدمات، هزينه‌هاي دولتي سنگيني را در قالب هزينه‌ها‌ي کارکنان،‌ تشريفات اداري و کاغذبازي، تدارکات و تأمين تجهيزات و... به بار مي‌آورد. مهندسي مجدد مي‌تواند به لزوم وجود اين معيارهاي کنترلي کمک کند و قوانين و مقرراتي را که در طول ساليان روي هم انباشته شده‌اند - و بعضي حتي ممکن است دوره‌ عمرشان تمام شده باشد- نشان دهد.
درک اين موضوع دشوار نيست که چرا مهندسي مجدد افکار مديران و دانش‌پژوهان مديريت دولتي را تسخير کرده است. مهندسي مجدد به سياستگذاران اين فرصت را مي‌دهد که نگاه تازه‌اي به منطق و اساس اين قوانين و حفاظها بيندازند، و امکان کنار گذاشتن يا دوباره‌نويسي آنها را پيدا کنند. فعاليتهاي مهندسي مجدد در سالهاي اخير در بخشهاي دولتي بسياري کشورها انجام شده است. بسياري از کشورها نيز در حال تجربه آن هستند. به عنوان مثال در فيليپين اصول و پارامترهاي فعاليتهاي دولت با استفاده از چارچوب مهندسي مجدد - به عنوان فلسفه راهنما-، بازتعريف شده است (PCSB, 1995). در اتحاديه اروپا مهندسي مجدد عملکرد مرسوم شده است (Levy, 1998). در افريقاي جنوبي،‌ مهندسي مجدد براي تسهيل فرايندهاي ميان صنعت، نيروي کار و دولت به کار گرفته شده است (Boer, 1995). در ايرلند نيز از مهندسي مجدد براي بهبود تسهيلات خدمات اجتماعي استفاده شده است (Lyons and Kearns, 1997).
مطالعاتي که در سال 2001 منتشر شده بيان مي‌کند که در سنگاپور 8 درصد سازمانهاي دولتي پيش از اين مهندسي مجدد انجام داده‌اند، 23 درصد در حال انجام پروژه‌هاي مهندسي مجدد هستند، 54 درصد فعاليتهاي مهندسي مجدد را در برنامه 3 سال آينده‌ خود دارند و تنها 15 درصد اصولاً بنايي بر مهندسي مجدد ندارند.
علاوه بر امريکا و اروپا که پيشتاز اجراي مهندسي مجدد در سازمانهاي دولتي بوده‌اند، در سالهاي اخير بسياري از کشورهاي آسيايي و افريقايي نيز از قبيل عربستان سعودي،‌ مالزي، امارات متحده عربي، بحرين، تونس، پاکستان و... فعاليتهاي مهندسي مجدد را در دولت و سازمانهاي وابسته به کار گرفته‌اند.