• چكيـده :

داشتن اطلاعات كافي در زمينة انجام فعاليت هاي مالي مدارس و توانايي كار در اين رابطه براي مديران مدارس ضروري است و مديران مدارس به منظور انجام فعاليت هاي مالي مي بايست اطلاعات لازم و قابل اطميناني در زمينة انجام امورات مالي مدارس داشته باشند.
اين مجموعه با همين هدف و به منظور در اختيار گذاشتن دانش كافي مرتبط به امور حسابداري مدارس براي مسئولين واحدهاي آموزشي تهيه و تدوين شده است .
در اين مجموعه سعي شده است كه ابتدا اطلاعات لازم در زمينه هاي مسايل مرتبط با حسابداري مدارس و آشنايي با دفاتر روزنامه ، كل ، سندحسابداري و ترازنامه به صورت تئوري ارائه شود و در آخر مسأله اي مطرح و به صورت عملي انجام شود تا حتي المقدور مديران با نحوة امور حسابداري آشنا شوند .
اميد است اين مجموعه كه حاصل تجربيات مؤلفّان در سمت هاي مديريت و معاونت مدارس مي باشد مورد استفادة بهينة مديران مدارس قرار گرفته و مديران واحدهاي آموزشي با مطالعة آن در تنظيم اسناد حسابداري رويه اي صحيح در پيش گرفته و از سليقه اي عمل كردن در تنظيم اسناد مالي پرهيز نمايند .

  • مقـدمـّه :

نوشتاري كه پيش روي شماست داراي مطالبي در زمينة حسابداري واحدهاي آموزشي است كه با بياني روشن و ساده جهت آشنايي مديران مدارس تهيّه گرديده است . در اين مجموعه سعي بر آن است تا حد امكان مديران مدارس را كه در حقيقت نمايندگان آموزش و پرورش براي حفظ و حراست از بيت المال مي باشند با مسايل مربوط به حسابداري مدارس آشنا كنيم .
اين مجموعه بر اساس تجربيات بدست آمده در مديريت واحدهاي آموزشي و مطالعه و استفاده از چند منبع معتبر تهيه و تنظيم گرديده است .
دلايلي كه باعث شد اين نوشتار تهيه گردد به شرح ذيل مي باشد:
ا- سليقه اي عمل كردن بعضي ازمديران مدارس درتنظيم اسناد مالي مدارس
2- آشنا نبودن بعضي از مديران با سيستم حسابداري
3- عدم شركت بعضي از مديران در دوره هاي توجيهي مرتبط با حسابداري
4- انتصاب مديران جديد در واحدهاي آموزشي كه تجربة كافي در زمينة مديريت و حسابداري مدارس ندارند .
5- ايجاد روية صحيح و يكسان در مدارس جهت تنظيم اسناد حسابداري
اميد است با مطالعة اين مجموعه توسط مديران مدارس قدمي در راه بهبود وضعيت حسابداري مدارس برداريم و اميدواريم كه مديران واحدهاي آموزشي با توجّه به مسئوليت شرعي كه جهت بيت المال به عهده دارند در مورد هزينة صحيح و بجاي اعتبارات و سرانه ها نهايت دقت را مبذول فرموده و از هرگونه افراط و تفريط جلوگيري به عمل آورند .

  • حساب بانكي :

حساب بانكي ، حسابي است به نام واحد آموزشي و پرورشي در رديف حساب هاي دولتي در نزد يكي از شعب بانك ملي ايران يا يكي ديگر از بانكها كه در مركز به معرفي خزانه ودر شهرستان ها به معرفي نمايندگي خزانه در استان افتتاح مي شود .
در واحدهاي آموزشي وجوه هزينه سرانه مستقيماً از طريق حسابداري آموزش و پرورش منطقه يا شهرستان در وجه مسئول واحد پرداخت خواهد شد .
برداشت از حساب بانكي در مدارس با دو امضاء از سه امضاء اعضاي شوراي مالي( رئيس واحد ثابت و امضاي يكي از دو نفر اعضاي شوراي مالي مدرسه) صورت خواهد پذيرفت، و اعضاي شوراي مالي در مقابل انجام هزينه ها مسئوليت مشترك خواهند داشت .

  • چك :

برداشت از حساب بانكي طي دسته چكي كه از سوي بانك با معرفي مراجع ذيصلاح به مسئولين واحدهاي آموزشي داده مي شود صورت مي گيرد . بنا بر اين مديران مدارس به منظور جلوگيري از هر گونه سوءاستفاده هاي احتمالي در هنگام صدور چك موارد زير را بايد مورد توجه قرار دهند :
1- تاريخ صدور چك با عدد و حروف نوشته شود .
2- مبلغ مندرج در چك بايد با عدد و حروف نوشته شود و در صورتي كه جاي خالي مانده باشد جلوي آن را خط كشيده و مسدود نمايند .
3-نام گيرندة وجه و مشخصات آن در متن چك قيد گردد.
4- حواله كرد چك را خط بزنيد تا وجه چك فقط به ذينفع آن پرداخت شود.
5- به منظور رسيدگي هاي بعدي و نگهداري سوابق مربوط به چك هاي صادره بايدمشخصات كامل چك در ته سوش چك نوشته شود .
6- موجودي حساب بانكي بايد پس از صدور هر چك در قسمت ماندة كنوني ته سوش چك قيد شود .
7- چك هاي دولتي بايد به امضاي حداقل دو نفر برسد .
8- پس از امضاي چك توسط افراد ذيصلاح ، مهر آموزشگاه به چك صادره حك گردد .
9- حتي المقدور براي جلوگيري از سوءاستفاده هاي احتمالي روي مبالغ چك چسب زده شود.
10- هنگامي كه چك در وجه فردي صادر گرديد از تحويل گيرنده چك در پشت ته سوش چك امضاء دريافت گردد .

  • شوراي مالي :

شوراي مالي ، شورايي است كه جهت تصميم گيري در مورد هزينه هاي مدرسه هر دو هفته يك بار تشكيل جلسه خواهد داد و به هر حال تشكيل جلسات شوراي مالي حداقل يك بار در ماه الزامي است . كه تركيب اعضاي شوراي مالي مدارس طبق مادة 2 آيين نامة مالي واحدهاي آموزشي و پرورشي مي باشد .
بدون تصويب شوراي مالي انجام هيچ گونه هزينه اي مجاز نخواهد بود. مديران مدارس بايد با توجه به آيين نامة مالي و تركيب شوراي مالي طبق مادة2درابتداي دورة مالي(سال تحصيلي ) اعضاي شوراي مالي را تعيين نمايند.صورتجلسات شوراي مالي در رابطه با هزينه هاي جاري مدارس تحت عنوان مجوز هزينه يا خريد يا مجوز برداشت از حساب بانكي ، علاوه بر اينكه بايد به سند حسابداري و فاكتورها پيوست باشد بايد دردفتر مخصوص ثبت و به امضاي اعضاي شورا برسد.

  • وظايف شوراي مالي :

مهمترين وظايف شوراي مالي مدرسه عبارت است از :
1- بررسي برنامه هاي مالي مدرسه و ارائة آن به انجمن اولياء و مربيان مدرسه جهت تصويب
2- نظارت بر حسن اجراي مصوبات مالي انجمن اولياء و مربيان و دستورالعمل هاي مالي ذيربط
3- همكاري مستمر با مسئول مدرسه ، در استفاده صحيح از منابع مالي با رعايت صرفه جويي و امضاي اسناد حسابداري
4- انجام ساير وظايفي كه در دستورالعمل مالي مدارس به عهدة شوراي مالي گذاشته شده است .

  • هــزينـه :

منظور از هزينه مبالغي است كه جهت كسب درآمد به خرج گرفته مي شود يعني اگر مؤسسه اي كارش ارائة خدمات است براي انجام و ارائة اين خدمات متحمل خرج ها و پرداخت هايي مي گردد كه آنها را هزينه مي گويند. يا اينكه اگر به كار خريد و فروش كالا اشتغال دارد، به منظور تحقّق اين هدف پرداخت هايي انجام مي دهد كه همانا هزينه مي باشد .
هزينه طبق تعريفي كه در قانون محاسبات عمومي كشور براي آن ارائه شده است يعني هر نوع وجهي كه بابت كالاي تحويل شده يا خدمت انجام شده به ذينفع پرداخت مي شود . بنا بر اين شرط لازم و كافي براي تحقّق هزينه در سازمانهاي دولتي ايران،تحويل كالا يا انجام خدمت و پرداخت وجه آن مي باشد .

  • ســرانـه :

وجوهي است كه از محل اعتبارات آموزش و پرورش و يا سازمان هاي وابسته به حساب واحد آموزشي و پرورشي در نزد بانك واريز مي شود .

  • مصارف اعتبارات و سرانه ها :

اعتبارات وسرانه ها( منابع مالي مدرسه ) بايد براي مصارف ذيل هزينه گردد :
1- حمل و نقل و ارتباطات ( شامل هزينه هاي پستي و تلفني ، مخابرات ، حمل و نقل اموال و اشياء متعلّق به مدرسه ، رفت و آمد دانش آموزان و هزينه هاي مشابه )
2- تعمير تجهيزات و وسايل و ساختمان ها و پرداخت حق بيمه آنها در مقابل سرقت ، زلزله و سيل و آتش سوزي و ...
3- سوخت و آب و برق و تلفن
4- مواد و لوازم مصرفي و درحكم مصرفي اعم از آموزشي ، كارگاهي و آزمايشگاهي ، اداري و بهداشتي ، ورزشي و پرورشي
5-تهيه وسايل مصرف نشدني آموزشي و كمك آموزشي (آزمايشگاهي و كارگاهي) ورزشي و اداري و ساير اموال غيرمصرفي ديگر
6- هزينه هاي مربوط به فعاليت هاي پرورشي شامل : اقامه نماز ، برگزاري اردوها ، مسابقات ورزشي ، علمي، فرهنگي و هنري ، اجراي مراسم ايام ا... و اعياد مذهبي ، ملي و مناسبت هاي مختلف
7- هزينه هاي مربوط به فعاليت هاي فوق برنامه پرورشي و ورزشي و كمك هاي ضروري به دانش آموزان و خريد جوايز و هدايا
8- هزينه تشكيل كلاس هاي آموزش خانواده و مشاركت درتشكيل وفعاليت مركزراهنمايي و مشاوره خانواده ( وابسته به انجمن اولياء و مربيان )
9- حق اشتراك مجلات آموزشي ( پيوند ، رشد ، تربيت و ... )
10- تشويق كاركنان ، معلمان و مربيان مدرسه با رعايت مفاد مادة 90آيين نامه اجرايي مدارس
11- پرداخت حق التدريس معلمين و حق الزحمة عوامل اجرايي كلاس هاي جبراني و فوق برنامه از محل وجوه مربوط به كمك هزينه خدمات خاص آموزش و پرورش
12-پرداخت فوق العادة خاص و كارانه از محل بند 3 مادة 11 قانون شوراها پس از تصويب شوراي آموزش و پرورش
13- تهية موادغذايي در مدارس شبانه روزي
14- تهية وسايل ايمني آموزشگاه
15- ساير موارد پيش بيني نشده كه انجام آن در ارتباط با فعاليت مدرسه ضروري و اجتناب ناپذير است .
يادآوري اين نكته ضروري است كه در تنظيم اسناد حسابداري ، حساب هاي هزينه هميشه بدهكار بوده و حساب هاي درآمدي كه شامل سرانه ، كمكهاي مردمي و .... مي باشند هميشه بستانكار مي باشند .

  • سؤال :

آيا مديران مدارس مي توانند براي تقدير و تشويق كاركنان و معلمان مثلاً در هفتة معلم از محل سـرانه مبلغي برداشته و هدايايي خريده و به آن ها اهداء نمايند ؟

  • پاسخ :

خير ، مديران مدارس از محل سرانه مجاز به تهية هدايا براي معلمان نمي باشند امّا به استناد مادة 90 آيين نامة اجرايي مدارس از محل كمك هاي مردمي با موافقت انجمن اولياء و مربيان مي توانند جهت تشويق كاركنان و معلمان استفاده نمايند .

  • تـنـخــواه :

در بيشتر واحدهاي آموزشي جهت سهولت در انجام پرداخت ها ، مقداري وجه نقد در اختيار شخص يا اشخاص قانوني كه « مدير » ناميده مي شوند ، گذاشته مي شود تا پرداخت هاي جزئي كه نيازمند انجام تشريفات معمول پرداخت نمي باشد از آن محل انجام شده و سپس اسناد و مدارك مثبته در اين زمينه تهيه شود .
مبلغ تنخواه گردان با صدور چك در وجه مدير آموزشگاه به وي پرداخت مي شود مبلغ تنخواه گردان لازم است در پايان هر دورة مالي تسويه شود .
شوراي مالي مي تواند جهت پرداختهاي فوري و اضطراري و انجام هزينه هاي مدرسه طبق مادة 6 آيين نامة مالي مدارس مبلغي تنخواه گردان حداكثر تا 3000000 ريال در اختيار مدير مدرسه قرار دهد . بنا بر اين تنخـواه وجهـي است كه در اختيار مديرمدرسه قرارمي گيردتا باآن هزينه هاي جاري مدرسه را انجام دهد.
تـبـصــره : حداكثر مبلغ تنخواه گردان در ابتداي هر سال تحصيلي با تصويب شوراي آموزش و پرورش استان قابل تغيير است .
در پايان سال يا دورة مالي كه قرار است تراز مالي دوره تنظيم شود اگر مبلغي از تنخواه در دست مديران باقي مانده باشد موظفند آن را به حساب آموزشگاه در بانك واريز نمايندسپس به تنظيم تراز مالي اقدام كنند.
نكتة مهم :اگر مديري پس از آنكه خريدي براي مدرسه انجام داد و در وجه فروشنده چكي صادر كرد در تنظيم اسناد ،حساب بانك بستانكار خواهــد شد واگروجه موردنظر را از محل تنخواه كه دردست مدير مي باشد پرداخت نمايددر تنظيم اسناد ، حساب تنخواه بستانكار خواهدگرديد و حساب هزينه ها بدهكار مي شوند .
بنا بر اين مديران مدارس در هنگام ثبت عمليات حسابداري بايد به اين نكته توجّه داشته باشند.

  • فاكتور :

فاكتور به هر نوع مدركي گفته مي شود كه حداقل حاوي اطلاعات زير باشد:
1- مقدار كالاي تحويل شده يا كار انجام شده
2- بهاي واحد كالا يا كار
3- جمع كل بهاي كار يا كالاي تحويل شده به عدد و حروف بر حسب ريال
4- نام و نشاني كامل فروشنده يا انجام دهندة كار به همراه امضاء( ممكن است نام و نشاني فروشنده يا انجام دهندة كار به صورت حك مهر در ذيل فاكتور باشد .)
5- تعيين نوع كالا يا خدمات در ستون شرح
6- ثبت تاريخ خريد و فروش كالا در سربرگ فاكتور به روز ، ماه و سال
7- ثبت عنوان خريدار در قسمت صورتحساب مندرج در سربرگ فاكتور
نمونه اي از فاكتور
-----------------------------
فاكتور فروش
شماره اقتصادي............. شماره...................
صورتحساب ...................... تاريخ..../..../....
رديف
شرح
تعداد
مبلغ جزء (ريال)
مبلغ كل (ريال)
.........
.........
.........
.........
.........
.........
.........
.....................................
.....................................
.....................................
.....................................
.....................................
.....................................
.....................................
...........
...........
...........
...........
...........
...........
...........
.............
............
.............
.............
.............
.............
.............
...............
...............
...............
...............
...............
...............
...............
مبلغ به حروف.......................................... .........
...............
امضاء خريدار...........................امضاء فروشنده............................
نشاني................................تلفن ......................