سیستم ۵S، برای اولین بار در کشور ژاپن شکل گرفت. ولی ایده اولیه این سیستم، ژاپنی نمی باشد. ژاپنی ها بعد از جنگ جهانی دوم، برای جبران خسارتهای ناشی از جنگ و آغاز زندگی جدید در مطالعات و بازدیدهای خود در برخی از صنایع آمریکا با پدیده HOUSEKEEPING یا خانه داری صنعتی که شامل نظافت، بهداشت، نظم و ترتیب، رعایت کامل ایمنی و جلوگیری از حوادث بود آشنا شدند. آنها با الگوبرداری از این پدیده، با توجه به فرهنگ حاکم بر کشورشان به ابداع و توسعه سیستم ۵S ژاپنی که برای بهسازی و آراستگی محیط کار می باشد در کشور خود پرداختند. هر یک از این کلمات که با S شروع می شوند و به نظام ۵S معروفند، بیانگر یکی از ابعاد پنجگانه ساماندهی محیط کار می باشند.
۵S یکی از بهترین روشهای استانداردسازی محیط کاری و پیش نیازی برای هر برنامه بهبود است که هدف اصلی و نهایی آن پیشگیری از اتلاف می باشد. امروزه علاوه بر ژاپن که پیشرو این نظام است، در بسیاری از کشورها این نظام به اجرا درآمده و نتایج بسیار خوبی همچون داشتن محل کاری مرتب و زیبا، روحیه شاد کارمندان، دسترسی آسان به اطلاعات و لوازم بدون صرف وقت بیهوده، جلوگیری از سردرگمی، جلوگیری از خستگی و عصبانیتهای بی مورد در محیط کاری، افزایش سرعت در انجام کارها، ایمن و بهداشتی شدن محیط کار، جلوگیری از ضایعات، جلوگیری از هدر رفتن زمان، تقویت کار تیمی بین کارکنان، ایمنی و سلامتی بیشتر در محیط کار، افزایش کارایی، کیفیت، بهره وری، رضایت بیشتر مشتریان و ... را برای واحدهای مختلف به ارمغان آورده است. ابعاد ۵ گانه ۵S عبارتند از :
● ساماندهی ( پاکسازی و پالایش ) (seiri):
بدین معنا که اقلام ضروری و مورد نیاز را از اقلام غیرضروری جدا نموده و از محیط کار دور نماییم. یعنی اشیایی را که مورد استفاده قرار نمی گیرند را دور بریزیم تا باعث سردرگمی و شلوغی محیط کار نشوند.
● نظم و ترتیب (seition):
بدین معنا که هر چیزی در جای مناسب خود گذاشته شود تا در صورت نیاز به سهولت و بدون اتلاف وقت و جستجوهای بیهوده در دسترس قرار گیرد.
● پاکیزه سازی ( تمیزی، نظافت ) (seiso):
بدین معنا که افراد محیط کار را مانند خانه خود دانسته و در تمیز و پاکیزه نگه داشتن آن تلاش نمایند به طوریکه روزانه به نظافت محیط کار پرداخته و هیچ چیز و هیچ جایی کثیف نباشد.
● استانداردسازی ( حفظ و نگهداری ) (seiketsu ):
به معنای استاندارد سازی مستمر و حفظ و نگهداری محیط کار در سطح خوب و مطلوب، از طریق کنترل و اصلاح دائمی سه بعد ساماندهی، نظم و ترتیب و پاکیزگی می باشد. بدون استاندارد‌سازی، محیط به وضعیت قبلی خود یعنی یک محیط بی‌نظم و آشفته باز می‌گردد. مدیر سازمان موظف است تا محیط کار را به نحوی استاندارد و کنترل نماید که همواره همه عوامل با سرعت و دقت لازم مورد استفاده قرار گیرند.
● انضباط (shitsuks ):
بدین معنا که از طریق آموزش و تمرین به کارکنان، عادات درست را به جای عادات نادرست در آنها نهادینه کنند. به طوری که افراد نظافت و انضباط کاری را در محیط کاری رعایت نموده در عمل نیز به کار برند و از قوانین حاکم پیروی نمایند.
نویسنده: فاطمه اسلامیه