مدیریت پروژه های فناوری اطلاعات
نویسنده : لن اسپری
مترجم : سعید رستگار
مقدمه :
تهیه و تدارک ارتباطات ، فناوری و سیستم های اطلاعاتی ، برای پشتیبانی از استراتژی های رقابتی و بهبود سطح خدمات سازمان ها نیازی بنیادین به شمار می رود.توسعه تجارت الکترونیک به کمک اینترنت و وب جهان گستر در کنار افزایش مقبولیت و الزامات تنظیم مقررات آن ، بنگاه های تجاری متوسط و بزرگ و دولت ها را به اعتماد روزافزون به فناوری اطلاعات برای پشتیبانی از عملیات و اداره ترغیب می کند.بنگاه های کوچک و متوسط نیز برای کسب منافع تجاری از وب ، پست الکترونیک و بسته های بهره وری اداری استفاده می کنند.
سازمانها برای تحویل راه حل های تجاری با استفاده از سیستم های فناوری اطلاعات ، پروژه هایی را بنیانگذاری می کنند.هر پروژه منحصر بفرد است و می تواند با اهداف خاص ، تاریخ شروع و پایان معین و مجموعه ای منحصر بفرد از فعالیتها ، منابع (سرمایه ، افراد و تجهیزات) ، ساختار سازمانی مجزا و نیاز به مدیریت مشخص می گردد.پروژه ها نیاز به مدیریت دارند چرا که مجموعه اهداف باید با وجود محدودیت هایی چون میدان ، زمان و بودجه محقق شوند..مدیریت پروژه (PM) منحصر به محیط های فناوری اطلاعات نیست و در بخش های مختلف صنعت اعم از تجاری ، دولتی و حرفه ها عمومیت دارد.موسسه مدیریت پروژه(PMI) در سال 2001 ،70.000 عضو داشته است که از این تعداد 15.000 عضو به گروه بهره ور ویژه سیستم های اطلاعاتی پیوسته بودند.
استاندارد جهانی (IEEE std. 1490-1998) زیر مجموعه ای از دانش و تمرین های "قابل استفاده عموم" بدنه دانش مدیریت پروژه ی موسسه مدیریت پروژه را منتشر می کند.اصطلاح "قابل استفاده عموم" بدین معناست که محتوای استاندارد در اکثر پروژه ها کاربرد دارد و توافقی فراگیر نسبت به ارزش و و شایستگی آن وجود دارد.با اینحال این مسئله به این معنی نیست که محتوای استاندارد ، بدون در نظر گرفتن اقتضائات ، بطور ثابت در تمام پروژه های فناوری اطلاعات کاربرد دارد.
پیشینه :
چارچوب مدیریت پروژه مفاهیم چرخه حیات پروژه را ترکیب می کند و از این طریق ماهیت پروژه را نشان می دهد.پروژه اساسا(در اصل) تلاشی است موقت با شروع و پایانی معین.چرخه حیات پروژه شامل چندین فاز است.هر فاز بخشی قابل مدیریت از کار است و مجموعه این فازها چرخه حیات پرئژه را تشکیل می دهند.فرآیندهای مدیریت پروژه برای تعریف ، مدیریت و تکمیل پروژه یا فازی از پروژه بکار می روند.راهنمای بدنه دانش مدیریت پروژه که معمولا بطور مخفف PMBOK خوانده می شود ، پنج فرآیند وابسته را به شرح زیر می شناسد :
  • آغاز به کار : شامل فعالیت های آغاز به کار ، تصویب پروژه و تنظیم منشور پروژه است.
  • برنامه ریزی : شامل تعریف اهداف و انتخاب بهترین رهیافت برای پروژه است.
  • اجرا : بیانگر هماهنگی افراد و منابع به منظور اجرای طرح است.
  • کنترل : با سنجش پیشرفت ، نظارت و مدیریت ناسازگاری های بوجود آمده با برنامه ، سروکار دارد.
  • بستن : با تایید و خاتمه پروژه سروکار دارد.

با اینحال رهیافت های دیگری از جمله شیوه مدیریت پروژه ساختیافته PRINCE2 نیز وجود دارند.PRINCE2 یک متدولوژی (روش شناسی) غیر خصوصی است که توسط دولت انگلستان توسعه یافته است.این شیوه شامل یک مولفه Startup پیش از فاز آغاز به کار و فرآیندهای هدایت پروژه ، کنترل گام (یا فاز) ، مدیریت محدودیت های گام و بستن پروژه ، است.رهیافت های دیگری چون فرآیندهای چهارگانه تعریف ، برنامهریزی ، اجرا و خاتمه نیز وجود دارند.
هنگام آغاز به کار و مدیریت پروژه های فناوری اطلاعات درک رابطه میان متدولوژی های چرخه حیات محصول و فرآیندهای مدیریت پروژه اهمیت دارد.با وجودی که این دو به هم وابسته اند ، ولی تفاوتهای میانشان همواره واضح نیست و به متدولوژی پذیرفته شده پروژه بستگی دارد.
متدولوژی چرخه حیات محصول راهنمایی برای طرح ریزی و پیاده سازی محصولاتی چون سیستم های فناوری اطلاعات فراهم می کند.تفاوتی میان متدولوژی های چرخه حیات مورد استفاده در حوزه های عمومی و تجاری وجود دارد.ممکن است هر متدولوژی ویژگی های منحصر بفردی داشته باشد ولی معمولا شامل مجموعه ای از فازها همچون نیازمندی ها ، طراحی ، ساخت و بهره برداری هستند.این متدولوژی ها ممکن است رهیافت های چرخه حیات متمرکز بر محصولی با مجموعه گسترده تری از فازها را ارائه دهند.
فرآیندهای مدیریت پروژه می توانند در چرخه حیات پروژه و فازهای مختلف آن بکار روند.علاوه بر این فرآیندها در طول پروژه یا فازی از پروژه تقسیم می شوند.ترکیب چرخه حیات محصول با فرآیندهای مدیریت پروژه در پروژه های فناوری اطلاعات امر غیر معمولی نیست.برخی از متدولوژی ها با تشخیص اینکه پروژه های فناوری اطلاعات بجای فعالیت محصولات ارائه می کنند ، فرآیندها و چرخه های حیات مبتنی بر محصول را با هم تجمیع می کنند.
بعنوان مثال یک چرخه حیات محصول ممکن است برای پوشش ایجاد یک سیستم جدید فناوری اطلاعات از آغاز تا پایان بکار رود.چرخه حیات معمولا شامل تعدادی فاز است که یکی از آنها می تواند فاز تهیه باشد.در این فاز ممکن است فرآیندهای مدیریت پروژه برای مدیریت تهیه سخت افزار ، نرم افزار ، ارتباطات و خدمات حرفه ای مورد استفاده قرار گیرند.متدولوژیهای مدیریت پروژه فراهم کننده تفسیری عام از چرخه حیات محصول فناوری اطلاعات بصورت یکپارچه با فرآیندهای مدیریت پروژه اند.متدولوژی های خاص ممکن بر کاربرد مدیریت پروژه در انواع محصولات فناوری اطلاعات از قبیل انواع پروژه های پیاده سازی نرم افزارهای پیچیده متمرکز باشند.یک رهیافت نمونه می تواند شامل راه حل های مدیریت زنجیره تولید باشد.نمونه دیگر هدف خود را تحویل سیستمهای مدیریت ارتباط با مشتری قرار داده است تا رقم بالای شکست اینگونه پروژه ها را کاهش دهد.تلاشهای مشابه شامل کاربرد مدیریت پروژه در تولید سیستم های یکپارچه مدیریت محتوای وب و مستندات می باشند.
کاربرد :
در راهنمای دانش مدیریت پروژه (PMBOK) فرآیند های مدیریت پروژه با 9 حوزه کاربردی دانش تکمیل می شوند.این حوزه ها عبارتند از : مدیریت یکپارچگی پروژه ، میدان ، زمان ، هزینه ، کیفیت ، منابع انسانی ، ارتباطات ، ریسک و تهیه (موسسه مدیریت پروژه 2002).
مدیریت یکپارچگی پروژه:
مدیریت یکپارچگی پروژه بیانگر هماهنگی عناصر از قبیل توسعه و اجرای طرح پروژه و یکپارچگی کنترل تغییر است.توسعه طرح در فرآیند راه اندازی ، زمانی که اهداف پروژه تعیین ، محدودیت ها و پیش فرض ها تعریف و یک رهیافت مورد قبول واقع می شود ، شروع می گردد.
مدیران پروژه از یک تکنیک ساختار تفکیک کار (WBS) به منظور قرار دادن وظائف خاص در مجموعه ای منطقی از فعالیت های مرتبط استفاده می کنند.WBS یک ورودی نمودار گانت است و اغلب بوسیله ابزار تولید نمودار گانت که در عموم نرم افزار های مدیریت پروژه وجود دارد ، ایجاد می گردد.نمودار گانت برای تولید زمانبندی پروژه از طریق ترکیب فعالیت ها (وظائف) ، مدت زمان آنها ، تاریخ شروع و پایان ، منابع تخصیص یافته و پیوند های میان فعالیت ها مورد استفاده قرار می گیرد.
طرح پروژه سند کلیدی برنامه ریزی پروژه است.ساختار طرح پروژه بسته به روش شناسی مدیریت پروژه متفاوت است ولی عناصر مشترکی در تمام آنها قابل مشاهده است.یک طرح بطور نمونه ترکیبی است از فرمان (منشور / چارتر) پروژه و اسناد مربوط به رهیافت یا استراتژی پروژه و شامل تعریف محدودیت ها و ظرفیت های میدان پروژه ، فهرست سهامداران کلیدی ، تشریح معیار های سنجش موفقیت و سنجش کارآیی می گردد.علاوه بر این معرف سازماندهی پروژه ، تخصیص منابع ، تخمین بودجه و هزینه ، فعالیت ها / محصولات (Deliverable) کلیدی و تاریخ های حساس (Milestone) نیز می باشد.طرح پروژه علاوه بر اینها شامل استراتژی های ارتباطی ، ساختار های گزارش گیری و استراتژی ریسک است و معمولا به زمانبندی گانت مربوطه ضمیمه شده است.پس از تصویب ، طرح پروژه ، "طرح مبدا"(Baseline) نامیده می شودکه به معنی طرح مصوب اصلی است و اجرای پروژه فرآیند به نتیجه رساندن این طرح است.مدیر پروژه باید منابع فنی را هدایت و روابط سازمانی را هماهنگ کند.طرح پروژه تحت نظارت مدیر پروژه است و زمانی که فعالیت ها یا اتفاقات بر اجرای طرح اثر می گذارد اقدامات اصلاحی بوسیله او انجام می شود.کارآیی طرح با ارائه گزارش وضعیت و برگزاری جلسات برنامه ریزی شده با پشتیبان (Sponsor) یا هیات مدیره (Project Board) و یا بطور کلی هر کسی که حاکمیت (governorship) بر پروژه را عهده دار است سنجیده می شود.
در طول چرخه حیات پروژه هر زمان که نیاز به تغییر در میدان باشد ، این تغییرات موضوع کنترل تغییر رسمی قرار می گیرد.کنترل تغییر مولفه ای کلیدی در مدیریت یکپارچگی پروژه بشمار می رود و شامل مدیریت و فرآیندهایی برای تغییرات میدان پروژه در میان تمام عناصر مدیریت پروژه است.مدیریت یکپارچگی پروژه شامل نیازمندی هایی است که باید به عنوان اثر تغییر بر عناصری چون زمانبندی ، هزینه ها ، منابع ، ریسک و مدیریت کیفیت به حساب آیند.کنترل تغییر معمولا شامل ارائه یک فرم کنترل تغییر است که در دفتر کنترل تغییر ثبت می شود.درخواست تغییر بر اساس تاثیری که بر میدان ، هزینه ها ، سیر زمانی (timeline) ، محصولات و ارزیابی ریسک و فایده دارد سنجیده می شود.سپس برای تایید به هیات مدیره یا سایر قدرت ای حاکم (governing authority) ارائه و در صورت تصویب در میدان پروژه وارد می شود
__________________