این قسمت از سه بخش: مقدمه؛ هدف؛ نتیجه گیری تشکیل شده است
مقدمه(introduction)
در بخش مقدمه نامه ؛ بستگی داره که بخواید به یک نامه که به دستتون رسیده جواب بدید یا یک اتفاق را بخواید برای کسی تشریح کنید و یا دنبال چیزی هستید و یک هدف خاصی از نوشتن نامه داشته باشید.
1) وقتی که بخواید به نامه ای که به دستتون رسیده جواب بدید؛ مثال:
I was very happy when i received your letter yesterday.
I am sorry it has taken me so long to answer your last letter but i have had so much work that i could not find a chance until today to write.
2) وقتی که یک اتفاقی افتاده که می خواید به یک کسی اونو بگید؛ مثال:
I'm writing to tell you the joyful news that my sister has just had a
baby boy.
3) بعضی اوقات از نوشتن نامه یک هدف خاصی دارید و دنبال یک چیزی می گردید؛ مثال:
Excuse me for having to write about such a matter but i need money desperately to pay for my college tuition this semester.
هدف (purpose)
مهمترین قسمت نامه ی شماست؛ در این قسمت شما دلیل خودتونو از نوشتن نامه بیان می کنید.
حالا یا شما میخواید یک خبری بدید یا از خواننده نامه تقاضایی دارید.
توجه کنید که پاراگرافی که می نویسید انسجام داشته باشه و پاراگرافها به هم مربوط باشه و با موضوع نامه همخوانی داشته باشه.
3) نتیجه گیری (conclusion)
معمولا در آخر؛ نامه را با عبارات و آرزوهای خوب و مودبانه تمام می کنند تا خواننده از خواندن نامه احساس خوبی داشته باشه؛ مثال:
I hope you will be able to find a new job soon.
I hope your next letter will bear better news than your last one.
I am looking forward to hearing from you soon.
منبع
نامه نگاری به زبان انگلیسی برای دانشجویان ایرانی نوشته ی سارا جین راتلج مریدی