امروزه فرآیند مدیریت اطلاعات به عنوان یكی از مباحث اصلی در علم فناوری اطلاعات محسوب می گردد و در این راستا برنامه نویسان سعی می كنند با ارایه سیستم های هوشمندی كه بتواند مدیریت اطلاعات را بر عهده بگیرد به فرایند اتوماسیون مدیریت اطلاعات كمك كنند. ما در این مقاله مختصرا به دو سیستم مدیریتی برای اطلاعات یعنی سیستم مدیریت اسناد و سیستم مدیریت اطلاعات می پردازیم. لازم به ذكر است كه این سیستم ها از اهمیت بالایی برخوردار هستند، به طوری كه اكثر پرتالهای خبری از این سیستم بهره می گیرند.
سیستم مدیریت اسناد (system Document Management)
هر سازمانی دارای مستندات اداری فراوانی است كه حاوی اطلاعات مختلفی است. این مدارك یا به اصطلاح اسناد باید با نظم و ترتیب نگه داری شوند تا بتوان آنها را در زمان لازم بازیابی و مورد استفاده قرار داد. در واقع اطلاعاتی كه در این اسناد وجود دارد در بخش های مختلف كاری سازمان مورد نیاز است و باید به آنها مراجعه شود. سیستم مدیریت اسناد در واقع وظیفه دریافت، طبقه بندی، نگه داری و بازیابی این اسناد را برعهده دارد. سیستم كامل مدیریت اسناد باید ویژگی های زیر را دارا باشد:
▪ هر سند را با حجم قابل قبولی ذخیره سازد.
▪ ارتباط لازم بین سندهای مختلف را برقرار سازد.
▪ با استفاده از بایگانی كلیه اطلاعات اسناد را به طور كامل یكپارچه سازد.
▪ تمركز كامل بر ذخیره سازی و آرشیو اسناد داشته باشد.
▪ مبتنی بر گردش كار قدرتمندی باشد و كلیه روال های كاری سازمان قابل طراحی توسط موتور گردش كار باشند.
▪ هدف سیستم ذخیره سازی و بازیابی مستندات به شكل اصلی و اولیه آنها باشد.
▪ مجهز به موتور ایجاد صفحات وب برای دسترسی به اسناد از طریق وب سایت باشد. البته لازم به ذكر است كه این خصوصیات تنها تعریف عمومی از DMS را ارایه می دهد. بیش تر سیستم های موجود در بازار غرب توانایی ها و كاركردهای فراتری از این موارد دارند، اما در هر حال این ویژگی ها نشان دهنده كاركردهای معمول یك سیستم مدیریت اسناد است.
سیستم مدیریت محتوا (Management system content)
این سیستم جدیدتر ازDMS است و اساساً به منظور مدیریت و سامان دهی به اطلاعات در حال رشد سازمان ها طراحی شده است و در حقیقت مدیریت محتوای اسناد موجود در سازمان را برعهده دارد و در سال های اخیر با افزایش سایت های اینترنتی و سایت های داخلی سازمان ها مدیریت محتوای سایت های یاد شده و به روز نگاه داشتن اطلاعات آنها برای سازمان ها مشكل ساز گشته است.
این سیستم مدیریت اطلاعات موجود در این صفحات وب را برعهده دارد و به كاربر امكان ایجاد، ویرایش و حذف صفحات وب و همچنین تعیین محتوای آنها را می دهد.
به طور خلاصه مهم ترین ویژگی های سیستم مدیریت محتوا به شرح زیر است:
▪ اقلام اطلاعاتی و ارتباط بین آنها را مدیریت می كند.
▪ امكان تعریف هر جز (یا صفحه) و موقعیت آنها بر روی سایت را در اختیار كاربر قرار می دهد.
▪ ارتباطات مورد نیاز و كامل بین صفحات و اطلاعات موجود در آنها را ایجاد می كند.
▪ ایجاد و ویرایش صفحات كاركرد اصلی این سیستم است.
▪ بین دسترسی و بایگانی یكپارچگی ایجاد می كند.
▪ دارای موتوری برای انتشار و ایجاد صفحات اینترنتی است.
شایان ذكر است كه یكپارچه سازی سیستم مدیریت اسناد با مدیریت محتوا باعث به وجود آمدن سیستم های Enterprise cmsمی شود كه در نهایت راه رسیدن به مدیریت صحیح اطلاعات را هموار می سازد و به این ترتیب می توان به یك مدیریت كامل معلومات (Knowledge management) رسید. چه آن كه برای دستیابی به چنین نقطه ای كاستی های فراوانی وجود دارد.
● مقایسه دو سیستم
دو سیستم یادشده برخلاف تصورات موجود كاملاً با یكدیگر متفاوت و در عین حال مكمل یكدیگراند. با این كه هم اكنون تولید كنندگان غربی این سیستم ها در حال تلفیق و یكی كردن آنها هستند (كه این خود قدم مثبتی در مدیریت اطلاعات در سازمان هاست) باید اختلافات و ویژگی های هر یك از آنها را به درستی درك كرد و دانست كه از هر یك برای چه منظوری و در كجا باید استفاده شود.
ممكن است سازمانی نیاز به DMS داشته باشد ولی با توجه به ساز و كارهای موجودش احتیاجی به CMS نداشته باشد و بر این اساس برای انتخاب هر یك باید دقت كافی را به كار بست.
DMSسیستمی است كه می توان از آن به عنوان هسته اصلی برای CMS استفاده كرد. كار اصلی این سیستم نظم دادن به مستندات سازمان ها و در دسترس قرار دادن آخرین نسخ آنها برای كاربران سازمان با توجه به دسترسی های هر یك از كاربران است. DMSسیستم كاملی برای بایگانی و آرشیو كلیه اوراق اداری سازمان ها با حفظ تاریخچه تغییرات هر یك از آن هاست. افزون بر این دارای گردش كار كامل برای مكانیزه ساختن روال های سازمانی و انتقال اسناد سازمانی بین كاربران با توجه به این روالهاست. در واقع این سیستم مسئولیت ثبت و نگه داری بازیابی و به گردش در آوردن كلیه اسناد را در داخل سازمان برعهده دارد.
حال آن كه CMS سیستمی است كه از آن اغلب برای طراحی صفحات وب جهت استفاده در سایت های داخلی و یا وب سایت های اینترنتی بهره گرفته می شود. یعنی سازمان ها با استفاده از این سیستم به راحتی می توانند اطلاعات خود را به طور منظم در سایت (یا هر محیط دیگری) در اختیار كاربران قرار دهند. همچنین مدیریت این اطلاعات ارتباط دادن آنها به یكدیگر و به روز رسانی آنها (ویرایش، حذف و اضافه كردن) را به راحتی انجام می دهد. آنها می توانند سایت خود را هم برای استفاده داخلی سازمان و هم برای كاربران خارجی به روی اینترنت به راحتی طراحی كرده و ارتباطات منطقی اطلاعات و صفحات مختلف را برقرار سازند. اطلاعات موجود در این محیط ها می تواند توسط یك سیستم مدیریت اسناد تهیه شود و در اختیار این سیستم قرار گیرد.
● DMS وCMSدر ایران
تلقی خاصی نسبت به مدارك و اسناد اداری در سازمان های كشورمان نسبت به دیگر كشورها وجود دارد.
اول این كه در سازمان ها و شركت های دولتی به علت وجود بوروكراسی های موجود ارتباطات و مكاتبات سازمانی باید طبق قوانین بسیار دقیق و خاصی صورت پذیرد و خروج از این سلسله مراتب برای مدیران این سازمان ها غیر قابل قبول است. ضمن این كه در بسیاری از موارد فعالیت هایی خارج از این بوروكراسی ها به صلاحدید مدیران و افراد دیگر صورت می پذیرد و این خود باعث ایجاد پیچیدگی های فراوانی در این بوروكراسی ها و روال های كاری می شود كه دسته بندی دقیق آنها را غیر ممكن می سازد.
این خود باعث می شود كه نتوان از گردش كار به مفهوم واقعی آن كه در این سیستم ها است استفاده كرد و باید گردش كاری مطابق با فرآیندهای ذكر شده در بالا و بسیار انعطاف پذیر طراحی و پیاده سازی شود. اگر سیستم های اتوماسیون موجود در بازار كشور به یك Work Flowقدرتمند با امكانات اشاره شده تجهیز شوند گام بسیار بزرگی در جهت معرفی و راه اندازی سیستم های مدیریت اسناد در آینده و ایجاد پیش زمینه در فرهنگ سازمان ها برای این سیستم ها برخواهند داشت.
دوم این كه به علت قانونی نشدن امضاهای الكترونیكی در سطح كشور و همچنین الزام وجود فیزیك اسناد مالی و حقوقی برای بررسی های لازم مشكلاتی در راه جمع آوری كاغذها در سازمان ها و در نتیجه راه اندازی سیستم هایی كه منتهی به این مورد می شود وجود دارد. وجود این مورد باعث می شود كه از قرار دادن بسیاری از اسناد سازمانی در اختیار این سیستم ها جلوگیری شود و بدین منظور باید دسترسی های بسیار دقیق و تعریف شده ای برای این اسناد در نظر گرفته شود و این دسترسی قابل توزیع بین راهبران مختلف باشد، هر راهبر در محدوده اختیارات خود؛ در نتیجه باید تا حدی كه امكان دارد حتی در حد پایگاه اطلاعاتی نیز دسترسی توزیع شده اعمال شود. به طور مثال در برخی از سازمان ها حتی به راهبران سیستم ها و مسئولین بانك های اطلاعاتی كه دسترسی به كلیه اطلاعات را به علت ماهیت كاری شان دارند و اغلب تعداد آنها به بیش از دو نفر نمی رسد نیز اجازه دسترسی به چنین اسنادی داده نمی شود.
سوم این كه تصور عموم از اسناد اداری بیش تر نامه های سازمانی و نه اسنادی مانند سندهای حسابداری، فرم های استانداردسازی، اسناد پرسنلی، احكام، فاكتورها و. . . است.
علاوه بر این در سازمان های دولتی برای گردش نامه ها در درون سازمان از سیستم های اتوماسیون اداری استفاده می شود كه توسط آن می توانند گزارش های دقیقی از نحوه عملكرد اداری و گردش نامه ها داشته باشند. البته در گذشته برای راه اندازی چنین سیستم هایی نیز به علت نبود بستر لازم برای ارتباطات الكترونیكی و همچنین مقاومت كاركنان سازمان برای استفاده از این سیستم ها مشكلات زیادی وجود داشت.
با این همه سیستم های اتوماسیون اداری توانستند در سالهای اخیر در سازمان ها جایگاه مناسبی را بیابند و استفاده از آنها همگانی گردد. با توجه به این مورد و راه افتادن سیستم های اتوماسیون اداری در سازمان ها و آشنایی لازم و كافی با این سیستم ها تغییر سیستم و فرآیندها و روال های كاری سازمان های بزرگ به مانند آنچه در غرب به علت تلقی خاصی كه از گردش مكاتبات و مستندات سازمانی دارند استفاده می شود بسیار پرهزینه و متعاقبا با مقاومت های زیادی همراه خواهد بود كه این خود باعث ایجاد مشكلات فراوانی در راه برقراری این سیستم ها در سازمان ها خواهد شد.
بنابراین، بهترین راه كار در حال حاضر این است كه در بستر همین سیستم ها (یعنی اتوماسیون اداری) ویژگی ها و امكانات سیستم های مدیریت اسناد و محتوا كه نیاز به بسیاری از آنها هم اكنون نیز در سازمان ها احساس شده است پیاده سازی و قابل استفاده شود تا سازمان ها به مرور و با استفاده از قسمت های مختلف آن و آگاهی از امكانات و مزایای آن ها با سیستم های DMSوCMS آشنا شوند تا در آینده بتوان گامهای بزرگی در تحول ساز و كارهای اداری كشورمان برداشت.
گودرز گودرزنیا