باتوجه به نزدیك تر شدن بیشتر دولتها و ملتها به یكدیگر در مناسبات تجاری و بازرگانی و نیز لزوم برقراری ارتباط سریع برای آگاهی از شرایط بازارهای داخلی و بین المللی و نیز برخورداری از اطلاعات جدید و همچنین مراودات تجاری و شخصی استفاده از «out look» با توجه به ویژگیهای پیشرفته آن می تواند گام موثری در یك تجارت موفق به حساب آید. «out look» شركت مایكروسافت برنامه‌ای متشكل از پست الكترونیك، تقویم و مدیریت وظایف است كه می تواند با كارایی بالایی برای برقراری ارتباط با دیگران، زمان بندی قرار ملاقاتها و انجام وظایف، ثبت و اطلاعات شخصی و تماسهای تجاری و منظم كردن فایل ها به كار رود.
علاوه بر این، «out look» می تواند برای استفاده در گروههای كاری و مشاغل و یا خانه های كوچك كه دارای ارتباط با اینترنت است، بهینه سازی شود.
افزایش روزافزون تعداد موسسات و سازمانهای مختلف دولتی، عمومی و خصوصی از یك طرف و گسترش و توسعه كمی و كیفی این سازمانها و موسسات ازطرف دیگر، لزوم ایجاد تغییراتی را در امر مدیریت و سازماندهی نشان می دهد.
تا قبل از قرن بیستم سازمانها در مقیاس كوچك و با استفاده از روشهای ساده اداره می شدند و هنوز پیچیدگی امروز خود را پیدا نكرده بودند. درحالی كه با واردشدن جهان به هزاره سوم، خیلی از مدیران به فكر متحول كردن شیوه اداره سازمان افتادند. امروزه مدیریت با مسائل گوناگون همچون جمعیت فزاینده، ركود منابع، رقابتی بی حد و مرز، لزوم به كارگیری كیفیت فراگیر، پیشرفت بسیار بالای فناوری و نظایر آن روبرو هستند.
به منظور موفقیت در دنیای تجارت امروز، مدیریت ارتباطات و اطلاعات و استفاده از نرم افزارهای رایانه ای ضروری به نظر می‌رسد. در این میان برنامه «out look» به عنوان یك برنامه مدیریت اطلاعات شخصی توانسته است توجه اشخاص و صاحبان كسب وكار را به خود جلب كند. با به كارگیری «out look» بر تمامی ارتباطات شغلی و برنامه ریزی های مربوطه اشراف كامل خواهید داشت. شما می توانید:
۱ – وظایف، تكالیف و قرارهای ملاقات خود را پیگیری كنید؛
۲ – اطلاعات شخصی و شغلی را طبقه بندی و ضبط كنید؛
۳ – اطلاعات تجاری و تماسهای شخصی، نظیر آدرسهای پست الكترونیك، آدرس صفحه وب و یادداشتهای مربوط به جلسات را پیگیری كنید؛
۴ – پیغامهای پست الكترونیك و كارتهای الكترونیك را ارسال كنید؛
۵ – فایل های خود را مرتب و منظم كنید.
● پیغام الكترونیك
درحال حاضر پست الكترونیك، مطلوب ترین شیوه ارتباطی برای مقاصد شخصی و تجاری است. این شیوه تركیبی از سرعت بالا، رسمی بودن تلفن و كتبی بودن پیغام است. صاحبان تجارت در هفته به طور میانگین ۱۰ ساعت – معادل یك روز كاری – را صرف بررسی ایمیل هایشان می كنند. در این میان آمریكا، فیلیپین و هنگ كنگ بیشتر از سایر رقبا ایمیل دریافت می كنند. «وندی هارت» مدیر یك موسسه تحقیقاتی می گوید: «كشورهایی كه زمان زیادی را صرف خواندن ایمیل هایشان می كنند، بر دو دسته اند: دسته اول كشورهایی مانند هنگ كنگ و فیلیپین هستند كه اصولا فاقد زیرساختهای كلاسیك هستند. دسته دوم كشورهای پیشرفته ای مانند آمریكا هستند كه به خوبی می‌دانند چگونه باید ازفناوری اطلاعات به بهترین نحو در مسائل تجاری استفاده كنند».
به هر حال تمام كشورهای پیشرفته به اندازه آمریكا برای بررسی ایمیل هایشان زمان نمی گذارند.
پیغام الكترونیك شیوه ای سریع و راحت برای برقراری ارتباط با دیگران در محل كار و سایر مكانهاست. پیغامهای الكترونیك در ظرف چند ثانیه رد و بدل گردیده و قابلیت الصاق فایل های پیوست به خود را دارند. همچنین پست الكترونیك ابزاری مهم برای طراحی ملاقاتهاست. هنگامی كه جلسه ملاقاتی را با «out look» طراحی می كنند یك درخواست ملاقات را، كه نوع خاصی از پیغام الكترونیك است، برای هركدام از شركت كنندگان یا منابع ارسال می كنند. همان طور كه پاسخها را دریافت می دارید، آنها به طور خودكار به وسیله «out look» شمارش شده و برای خلاصه جمع بندی نتایج آماده می شود.
«out look» این امكان را به شما می‌دهد كه پیغامهای خود را، حتی زمانی كه از محل كار خود دور هستید سازماندهی و مرتب كند. و حجم زیادی از پیغامها را به سرعت و با كارایی بالا مطالعه كرده، ذخیره سازید و پاسخ بگویید. این نرم افزار كار گردآوری اطلاعات تماسها و حفظ ونگهداری آنها را برای مشاهده، جداسازی و... به منظور برآوردن نیازهای شما بسیار آسان كرده است. علاوه بر این، پایگاه اطلاعاتی تماسها به راحتی با سایر برنامه‌ها ادغام گردیده و به شما امكان می دهد كه تماسها را از منابع دیگر وارد سازید.
● مدیریت تقویم
استفاده بهینه از زمان بستگی به هوشیاری مدیران درمورد زمان مناسب حضور در مكان موردنظر و چگونگی سپری كردن این زمان دارد. «out look» ویژگیهایی را تدارك دیده است كه در مدیریت بهتر اوقات، نظیر یافتن قرار ملاقاتها، نصب یادآوریها، پیوست اسناد به قرار ملاقاتها، زمینه كلی موضوعهای موردنظر، به اشتراك گذاشتن الكترونیك قرار ملاقاتها با دیگران و طبقه بندی آنها كمك كند.
امروزه با گسترش صنایع و پیچیدگی عوامل محیطی، مدیران فرصت كمتری را به منظور برنامه ریزی درباره قرار ملاقاتها خواهد داشت. «out look» این مشكل را به راحتی حل كرده است، بدین صورت كه مدیران با نصب تقویم خود به طور خودكار درخواستهای ملاقاتی راكه متناسب با برنامه آنان باشد قبول و درخواستهایی را كه ناهماهنگ و متضاد باشد رد می كند.
همچنین می توانند یادآوری را برای یك قرار ملاقات، برای هر زمانی قبل از آن نصب كنند. به طوری كه «out look» به طور مرتب و منظم تمام ملاقاتهای آینده را یادآوری كند و یا می توانید با به اشتراك گذاشتن تقویم خود با گروهی از همكاران، زمانهایی كه مشغول و گرفتار به كار هستند مشخص سازید تا همكاران با آگاهی از زمان كاری مدیران، برنامه ریزی لازم را برای برگزاری گردهماییها به عمل آورند.
● ارسال پیغامهای الكترونیك ایمن
یكی از خطرات در سر راه ارسال پیغامهای الكترونیك ازطریق شبكه اینترنت، وجود افرادی است كه بدون مجوز و غیرقانونی مسیر پیغامها را سد كرده و محتویات آنها را مطالعه می كنند. برای كاهش چنین خطری، «out look» دو طریق اصلی را برای هرچه ایمن تر كردن ارتباطات ارائه می دهد. اولین شیوه پیوست كردن یك گواهی ایمن (security certificate) به پیغامهاست. كه البته به نامهای امضای دیجیتالی یا id دیجیتالی نیز خوانده می‌شود. Idهای دیجیتالی كه توسط كمپانی های تایید شده صادر می شوند، به شما این امكان را می دهد كه هویت خودرا به شبكه معرفی كنید.
Id به گیرنده این اطمینان خاطر را می دهد كه پیغام ازطرف شما، نه شخص دیگری است. این مسئله در نقل وانتقالات بانكی و كارتهای اعتباری از اهمیت زیادی برخوردار است. شیوه دوم به رمز درآوردن پیغام و پیوستهای آن است. در این شیوه پیغام تبدیل به مجموعه ای از كدهای ریاضی می شود تا در حین نقل و انتقال دور از خطر و ایمن باشد و مندرجات آن فقط برای گیرنده قابل فهم خواهدبود. وقتی گیرنده پیغام به رمز درآورده را دریافت می كند، پیغام به طور خودكار رمزگشایی می‌‌شود. برای ارسال یك پیغام به رمز درآمده باید idهای دیجیتالی را هم فرستنده و هم گیرنده در فایل داشته باشد.
● نتیجه گیری
برنامه «out look» به عنوان یك برنامه مدیریت اطلاعات شخصی توانسته توجه اشخاص و صاحبان كسب و كار را به خود جلب كند و به عنوان یك عضو برجسته همیشه دركانون توجه قرار بگیرد و مایكروسافت نیز همواره سعی كرده با بهبود و افزودن امكانات جدید نیازها و توقعات مشتریان این برنامه را پوشش دهد.
نرم افزار «out look» كه هم اكنون بر روی اكثر رایانه ها نصب شده است شما را برای زمان بندی قرار ملاقاتها، اطلاعات تجاری و تماسهای شخصی، پیغامهای الكترونیك و كارتهای الكترونیك، مرتب كردن فایل ها و... یاری كرده و به این ترتیب این امكان را فراهم می كند كه روی محتوای ملاقاتتان متمركز شوید تا زمانبندی آن. علاوه بر موارد فوق «out look» امكانات بسیار دیگری از قبیل مدیریت تكالیف و وظایف است كه ابزار مهم كنترل مدیران سازمانها به شمار می روند.