اصول و مبانی ۵s در مدیریت کیفیت

اصول و مبانی ۵S

1-مقدمه:
یکی از تعاریف مدیریت کیفیت جامع، “اقدامی هوشمندانه، آرام و مستمر که تاثیر سینرژیک در تامین اهداف سازمان دارد و در نهایت به رضایت مشتری، افزایش کارایی و ارتقا سطح رقابت در بازار ختم می شود” می باشد. این سیستم یک پیکرة متحرک، معنی دار، هدفمند و زنده است که رسالت آن حفظ سازمان در دوره تکامل از چرخه عمر سازمان می باشد. بر اساس استاندارد بین المللی ایزو ۸۴۰۲ مدیریت کیفیت جامع شامل همه فعالیت های مدیریتی است که خط مشی کیفیت، اهداف و مسئولیت ها را تعیین نموده و آنها را با وسایلی همچون برنامه کیفیت، کنترل کیفیت، اطمینان کیفیت و بهبود کیفیت در درون نظام کیفیت به اجرا در می آورد.
در این راستا، ,۵S سیستم و تکنیکی برای بهسازی و آراستگی در محیط کار می باشد که به منظور برقراری و حفظ فضای کیفیتی در یک سازمان به کار گرفته می شود.
سیستم ۵S پس از جنگ جهانی دومدر ژاپن شکل گرفت که در سه دسته از صنایع مورد استفاده قرار گرفت:
دسته اول: صنایعی که رعایت بهداشت و نظم از زیرساخت های اساسی آن است، مانند صنایع بهداشتی و دارویی یا صنایع میکروالکترونیک که عموما نیازمند محیطی تحت عنوان اتاق تمیز یا “Clean room” می باشند.
دسته دوم: سازمان های خدماتی مانند هتل ها، سوپرمارکت ها، کتابخانه ها و بیمارستانها و غیره را در بر می گیرد. دراین سازمان ها، مشتری با محیط سازمان تماس مستقیم و نزدیک دارد. حساسیت بالای مشتریان اینگونه از سازمانها به تمیزی، نظم و سرعت پاسخگویی به خواسته هایشان موجب می شود که این سازمان ها برای بقا و رقابت ناچار باشند از اصول خاصی را رعایت نمایند.
دسته سوم: شامل سازمان های پیشرویی است که به اهمیت مباحثی مانند انسان-ماشین، انسان-کار و انسان- محیط توجه خاصی نموده و تلاش نموده اند که ارتباطی منطقی و سالم بین “انسان-ماشین-کار” پدید آورند، مانند کارخانه های تولیدی، صنایع پالایشگاهی و …
سیستم ۵S ازجمله برنامه هایی است که به به دلیل جاری بودن تفکر کایزن در آن (مشارکت تمام کارکنان و چرخه تکرار) از سویی و مفرح و کم هزینه بودن اجرای آن از سوی دیگر، مورد توجه شرکت ها و سازمان های بزرگ قرار گرفته است. این امر به گونه ای است که در برخی از شرکت ها، اجرای این سیستم بعنوان پیش زمینه ای برای استقرار سیستمهای مدیریت کیفیت و تعالی سازمانی در نظر گرفته شده است.


۲-تعریف۵S :
برای این نظام نامه میتوان دو نوع تعریف بیان نمود، یکی تعریف کوتاه و دیگری تعریف کامل.

تعریف کوتاه۵S :
5S سیستمی برای بهینهسازی و آراستگی در محیط کار می باشد .

تعریف کامل۵S:
5S فنی است کهبه منظور برقراری و حفظ فضای کیفیتی در یک سازمان به کار گرفته می شود و وجه تهیهآن پنج کلمه ژاپنیSeiri ،Seiton، Seiso ،Seiketsu، Shitsuke است . معادل مفهومیانگلیسی ، مفهومی – شکلی انگلیسی و معادل فارسی۵S ژاپنی در جدول زیر بیان شده است :
ژاپنی مفهومی انگلیسی مفهومی – شکلی انگلیسی فارسی

معنیفارسی	ژاپنی	معنی انگلیسی	مفهوم انگلیسی
تفکیک	Seiri	Sort	Structure
ترتیب	Seiton	Organize	Systematize
تمیزی	Seiso	Clean	Sanitize
تداوم	Seiketsu	Hygine	Standardize
تعلیم	Shitsuke	Discipline	Self-discipline

2-1-ابعاد پنجگانه۵S عبارتند از :
۱- تفکیک و تعمیر (Seiri) : جدا کردن اقلام ، اوراق و اطلاعات لازم و کاربردی از غیر آنو دور نمودن غیر لازم ها و غیر کاربردی ها از محیط کار و همچنین تعمیر ، تعویض یاتصحیح معایب و نواقص می باشد .
۲- ترتیب و تنظیم (Seiton) : مرتب کردن اقلام ، اوراق و اطلاعات و تعیین جای مناسب برای آنان ، به نحوی که با سرعت و سهولت قابلدسترس باشند .
چهار مرحله برای رسیدن به نظم:
گام اول: وضعیت موجود را تجزیه و تحلیل کنید
گام دوم: مکانی که اشیاء به آن تعلق دارند، مشخص کنید
گام سوم: تصمیم بگیرید که چگونه اشیای غیر اساسی را کنار بگذارید
گام چهارم: از قواعد دور ریختن اشیاء پیروی کنید
۳- تمیزی (Seiso) : پیشگیری از کثیفی و پاکیزه نگه داشتن محیط، اموال و افراد و حذف یا کنترل آلاینده ها می باشد .
چکیده شعارهای پاکسازی از این قرار است:
- من چیزی را کثیف نخواهم کرد.
- چیزی را در راه نخواهم ریخت.
-چیزی را پخش و پلا نخواهم کرد.
-چیزها را به محض کثیف شدن، تمیز خواهم کرد.
-برچسب هایی را که پاک شده است، بلا فاصله خواهم نوشت.
- چیزهایی را که کنده شده است، بلا فاصله خواهم چسباند.
۴- تداوم و ایمنی (Seiketsu) : تداوم ، استانداردسازی و حفظ وضع مطلوب ناشی از اجرای تفکیک ، ترتیب وتمیزی در رعایت ایمنی در کار می باشد.
۵- تعلیم و انضباط (Shitsuke) : آموزشکاربردی مفاهیم۵S به تمامی کارکنان ، جلب مشارکت عمومی و تدوین ،ابلاغ و اجرایمقررات سازمان می باشد .

۳- اهداف اجرایS 5 :
هدف اصلی ۵S بهسازی فرآیند های سازمان و حذف اتلاف میباشد و اهداف تفصیلی ۵S در موراد زیر خلاصه میشود.
ü برقراری ایمنی
ü رسیدن به کارآیی
ü ارتقائکیفیت
ü حذف ضایعات
ü کاهش خرابی تجهیزات
ü افزایش بهرهوری
ü ارتقائ روحیه کارکنان
ü جلب نظر مشتری

۴-مزایایپیاده سازی۵S :
از جمله مزایای برقراری ۵S در یک سازمان یا کارخانه یا هر گونه شرکت تولیدی و خدماتی به صورت خلاصه در زیر آورده شده است:
۱- ایجاد یک نظم فراگیر
۲- زمینه سازی برقراریانضباط سازمانی
۳- کاهش ابهام در کار
۴- زیبا شدن و دلپذیر شدن محیط کار
۵- بهداشتی شدن محیط کار و رفع آلودگیهای آن
۶- ایمن شدن محیطکار و کاهش حوادث وبیماریهای کاری
۷- آسان شدن و کم زحمت شدن انجامکار
۸- دسترسی آسانتر و راحتتر به اسناد ، قطعات ،ابزارها و سایر لوازم موردنیاز و جلو گیری از گم شدن آنها
۹- کاهش اشتباهات و دوباره کاریها
۱۰- بهبود روابط کارکنان
۱۱- ارتقای روحیه کارکنان ، کاهش خستگی و کسالت روانی ناشی از محیط کار
۱۲- فراهم شدن شرایط لذت بردن ازکار
۱۳- کاهش خرابی ماشین آلات
۱۴- تثبیت و بهبود کیفیت
۱۵- افزایش راندمان و کار آرایی
۱۶- کاهش هزینه
۱۷- کاهش زمان انجامکارها
۱۸- ایجاد بستر و زمینه مناسب برای اجرای سایر نظامهای مدیریتی ، از جهت عادت به نظم پذیری و استاندارد سازی سیستم.

۵-عوامل موثر در اجرای ۵S:
عوامل متعددی بر اجرای این سیستم تاثیر می گذارند شدت اثر برخی از اینعوامل به حدی است که اجرا یا عدم اجرای این سیستم منوط به آنهاست . شدت این تاثیر والبته به عوامل و شرایط و ماهیت خاص هر سازمانی است . بطور کلی می توان این عواملرا در پنج دسته طبقه بندی نمود.
- عوامل برون سازمانی
- عوامل درونسازمانی
- عوامل فردی
- عوامل کاری
- عواملسیستمی

۵-الف – عوامل اثر گذار برون سازمانی :
شامل دو دستهکلی عوامل دور و عوامل نزدیک می باشد .

عوامل دور عبارتند از :
۱- فرهنگ ملی
۲- فرهنگ مذهبی
۳- نظام اقتصادی
۴- نظام سیاسی وحقوقی

عوامل نزدیک عبارتند از :
۱-خواست و حمایت مشتری
۲-خواست و حمایت عرضه کنندگان و تامین کنندگان
۳-خواست و حمایت هم پیمانان وسهامداران
۴-رقبا و رقابت


۵-ب- عوامل اثر گذار درون سازمانی :
۱- باور،تعهد و حمایت مدیریت ارشد و هیات مدیره
۲- باور ،تعهد وحمایت مدیران میانی و سر پرستان
۳- فرهنگ سازمانی
۴- توانمالی
۵- سابقه و نتیجه پیاده سازی سیستم های نسبتا مشابه
۶- ترکیبنیروی انسانی
۷- رضایت شغلی
۸- امنیت تناسب شغلی
۹- مشارکتواقعی کارکنان
۱۰- پشتکار ، تسلط ، مقبولیت و اختیارات کافی مجری اصلیسیستم
۱۱- وجود و تخصیص امکانات لازم برای اجرا و تداوم
۱۲- بکارگیریدرست روش های جبران ،تشویق ،تنبیه
۱۳- انعطاف پذیری سازمانی وفرهنگی


۵-ج- عوامل اثر گذار فردی :
۱- شلختگی یا نظمشخصی
۲- تنبلی یا فعال بودن
۳- بدبینی یا خوش بینی
۴- ریسکپذیری یا ریسک گریزی
۵- مسئولیت پذیری یا مسئولیت گریزی
۶- روحیه عدممشارکت یا روحیه کار گروهی
۷- آرامش یا مشکل خانوادگی
۸- سلامت یابیماری جسمی و روانی
۹- توان علمی و تجربی
۱۰- تطبیقپذیری
۱۱- توان خلاقیت و نو آوری


۵-د- عوامل اثر گذارکاری:
۱- تولید یا خدماتی بودن کار
۲- تکنولوژیک بودن یا غیرتکنولوژیک بودن کار
۳- ماهیت تمیز یا آلوده کار
۴- ماهیت مشارکت یاانفرادی کار
۵- فرآیندی یا واحدی بودن کار
۶- پویا یا ثابت بودنکار
۷- سطح تخصص و تحصیلات مورد نیاز برای انجام کار
۸- ورودی ها یاخروجی های کار
۹- خطرناک یا ایمن بودن کار
۱۰- نظم یا بی نظمیذاتی
۱۱- میزان انعطاف پذیری


۵-ه- عوامل اثر گذار سیستمی
۱- ماهیت سیستم (مدیریتی یا فنی)
۲- انگیزانندگی
۳- نیازمندیهای اجرا و نگهداری (نفر – ساعت موردنیاز – تخصص ها و سطح تحصیلات موردنیاز – امکانات-…… )
۴- طول مدت پیاده سازی و اجرا
۵- فراگیری یامحدودیت سیستم
۶- نتایج مرتبط با کارکنان ،مدیران ،سازمان
۷- سرعتدستیابی به نتایج
۸- هزینه پیاده سازی و نگهداری
۹- همخوانی با فرهنگسازمانی
۱۰- نیازهای آموزشی
۱۱- جایگاه این سیستم نزد مدیریتارشد
۱۲- جایگاه این سیستم در استراتژیها و برنامه هایسازمان
در این بخش به تشریح چند مورد از عوامل اثر گذار بر اجرای ۵S میپردازیم.

۵-الف -۱: عوامل اثر گذار برون سازمانی :

عوامل دور :
عواملی می باشند که بسیار کلان و عمومی بوده و فراگیری آنها عموما در حدملی یا فراتر از آن می باشد تاثیراین عوامل عمدتا بصورت نامحسوس یا با واسطه است .این عوامل عبارتند از :

۵-الف -۱-۱: فرهنگ ملی :
فرهنگ ملی در هر کشوریبیانگر باورها ، رفتارها و کارکردهایی است که جنبه عمومی دارند و در واقع این اموروجه تمایز مردم یک کشور از مردم سایر کشورها می باشند . به علت ویژگی تکرار پذیری ویکسان بودن آن در مواقع و مکانهای مختلف برای یک مردم خاص ،می توان فرهنگ ملی راشخصیت ملی یک کشور محسوب نمود اهمیت این امر در این است که این شخصیت ملی تا حدودزیادی جز شخصیت فردی مردم آن کشور نیز می گردد که تمام رفتار و باور آنان را تحتکنترل نسبی خود در می آورد . به همین دلیل اگر کار کردن و ارائه کار در بالاترینسطح کیفی و اجرایی و همچنین پذیرش و همراهی با تغییرات مثبت ، جزئی از فرهنگ ملی یککشور باشد ، مسلما پیاده سازی سیستم۵s که در بردارنده همین مفاهیم است بسیار امکانپذیرتر و ماندگارتر است .

۵-الف – ۱- ۲: فرهنگ مذهبی :
فرهنگ مذهبی درهر کشوری بیانگر دستورالعمل‌های اخلاقی و عقایدی است که برگرفته از دین یا ادیانموجود در آن کشور می‌باشد. تأثیرگذاری این عامل بستگی به چند عامل دارد، اولاً)میزان باور مذهبی مردم تا چه حدی است؟ ثانیاً) تأثیر این باور در رفتار فردی آنانتا چه میزان است؟ ثالثاً) دیدگاه آن دین خاص راجع به کار، کیفیت کار و رفتاراقتصادی آنان چگونه است؟ همسویی این باورهای دینی با واقعیات دنیای امروز ونیازمندی‌های جامعه و سازمان‌ها، ازعوامل مؤثر بر حسن عملکرد سازمان‌ها خواهد بود.ولی تحجر دینی و دنیاگریزی و محرمات مرتبط با فعالیت‌های سازمان‌های امروزی ازموانع کارکرد کامل و مؤثر سازمان‌ها می‌باشد.

۵-الف ـ ۱ـ۳: نظاماقتصادی:
نظام اقتصادی موجود در یک کشور و حتی نظام اقتصادی عمده موجود دردنیا از عوامل مؤثر در عملکرد مؤثر یک سازمان می‌باشند. پیمان‌های اقتصادیبین‌المللی و منطقه‌ای، متناسب با میزان فراگیری و محتوای این پیمان‌ها می‌توانندسرنوشت اقتصاد یک کشور را تعیین نمایند چه رسد به سرنوشت و عملکرد سازمان‌های ملییا فراملی موجود در این کشورها. در بعد درون کشوری نیز نظام و قوانین اقتصادی مانندمیزان نرخ بهره بانک‌ها، میزان مالیات، نحوه تخصیص اعتبارات، قوانین صادرات وواردات، میزان حمایت‌های دولتی، نرخ تورم، میزان رشد اقتصادی و …. از عوامل اساسیو قدرتمند در نحوه عملکرد یک سازمان می‌باشند.

۵-الف ـ ۱ـ۴: نظام سیاسی وحقوقی:
مبحث قدرت و حاکمیت در یک کشور در قالب نظام سیاسی آن کشور بیانمی‌شود. نظام سیاسی اقتصادی یک کشور عموماً رابطه بسیار نزدیک و تأثیرگذاری با همدارند. جهت‌گیری‌های سیاسی هم در بعد ملی و هم در سطح بین‌المللی علاوه بر اینکهبیانگر جهت‌گیری‌های اقتصادی می‌باشند، بیانگر موضع‌گیری سایرکشورها و نحوه ارتباطسیاسی و همکاری اقتصادی آنان خواهد بود. جایگاه مردم، حقوق آنان و حق مالکیت آنانازجمله مسائل مهم می‌باشد. علاوه بر حقوق داخلی و ملی، حقوق بین‌المللی و جایگاهحقوق خارجیان در کشور نیز از جمله مسائل بسیار حیاتی است که می‌تواند مشوقسرمایه‌گذاری و حضور خارجیان بوده یا مانع ازحضور و ارتباط آنانگردد.

۵-الف ـ ۲: عوامل اثرگذار برون سازمانی:

عواملنزدیک:
عواملی می‌باشند که نسبت به عوامل دور، محدودتر و خاص‌تر بوده وفراگیری آنها نیز کمتر بوده و محیط نزدیک سازمان را در بر می‌گیرند. عموماً تأثیراین عوامل محسوس‌تر و مؤثرتر از عوامل دور می‌باشد. این عوامل عبارتنداز:

۵-الف ـ۲ـ۱: خواست و حمایت مشتری:
انتظارات و حق انتخاب مشتری، ازجمله عواملی می‌باشند که سازمان‌ها را به سوی استفاده از۵s سوق می‌دهند. مشتری نهتنها به طور عمدتاً ناآگاهانه زمینه‌ساز گرایش سازمان‌ها به سوی تغییر می‌گردد،بلکه حتما می‌تواند جهت، شدت و گاهی نوع تغییر را نیز به طور مستقیم یا غیر مستقیمبرای سازمان تعیین نماید. عوامل گوناگونی در چگونگی و شدت تأثیر مشتری اثرگذارمی‌باشند که می‌توان به طور کلی آنها را به دو دسته تقسیم نمود:
۱- عواملمربوط به مشتری : مانند وفاداری و دلبستگی مشتری که موجب ارائه اطلاعات و پیشنهاداتمی‌گردد.
۲- عوامل مربوط به سازمان: مانند بکارگیری سیستم‌های نظرسنجی ودریافت نظرات، ایده‌ها و خواسته‌ها

۵-الف ـ۲ـ۲: خواست و حمایت عرضه‌کنندگان وتأمین‌کنندگان:
همانند مشتریان که از دو بعد متفاوت بر عملکرد سازمان تأثیرمی‌گذارند، عرضه‌کنندگان و تأمین‌کنندگان نیز نقشی دوگانه دارند و با توجه بهتغییراتی که در ماهیت ارتباط و همکاری یک سازمان با عرضه‌کنندگان وتأمین‌کنندگانش پدید آمده، هم سرنوشت و نحوه عملکرد عرضه‌کنندگان و تأمین‌کنندگانشبرای سازمان مهم شده وهم سرنوشت و نحوه عملکرد یک سازمان برای عرضه کنندگان و تامینکنندگانش حائز اهمیت فراوان می‌باشد زیرا سرنوشت و نحوه عملکرد همه آنها به طور غیرقابل انکاری به یکدیگر گره خورده است. چگونگی و شدت تأثیر این آیتم نیز همانند آیتممشتریان شامل دو بعد می‌گردد که یک بعد آن مربوط به خود سازمان و اهمیتی که بهدریافت نظرات عرضه‌کنندگانش می‌دهد، می‌باشد و بعد دیگر آن مربوط به عرضه‌کنندگان وتأمین‌کنندگان و میزان اهمیتی که به انتقال دیدگاه‌هایشان و بهسازی سازمان مربوطمی‌دهند، است.

۵-الف ـ۲ـ۳: خواست و حمایت هم‌ پیمانان وسهامداران:
عامل قدرتمند دیگری که بر نحوه عملکرد یک سازمان تأثیر می‌گذارد،نقش سهامداران آن سازمان و همچنین سایر سازمان‌های هم‌پیمان با آن سازمان می‌باشد.سهامداران، چون سرمایه و درآمد خود را در گرو بقاء و سودآوری مناسب سازمانمی‌دانند، نسبت به سرنوشت و نحوه عملکرد آن کاملاً حساس می‌باشند. سایر سازمان‌هایهم‌پیمان نیز وجود و توانمندی هر یک از سازمان‌های عضو را، عاملی مؤثر بر وجود وتوانمندی آن پیمان و خود می‌دانند.

۵-الف ـ۲ـ۴: رقبا و رقابت:
افزایشرقابت و اشباع شدن بسیاری از بازارها از جمله واقعیات قابل توجه برای تمامیسازمان‌ها می‌باشد. رقبا تمام توان خویش را بکار گرفته‌اند تا لااقل بتوانند سهمبازار خود را حفظ نمایند و در صورت امکان، سهم سایر سازمان‌ها را کاهش دهند. در اینچنین محیط پر رقابتی، سازمان‌ها بقای خود را در یافتن شیوه‌ها و استراتژی‌ها وقابلیت‌های جدید و مؤثرتر می‌بینند. بسیاری از اوقات، تأثیری که رقبا بر سازمانمی‌گذارند تا به اجبار به سوی تحول حرکت نماید، بیش از عوامل مثبتمی‌باشد.

۵-ب ـ عوامل اثرگذار درون سازمانی:

۵-ب ـ۱- باور، تعهدو حمایت مدیریت ارشد و هیأت مدیره:
پیاده‌سازی این سیستم و یا سایر سیستم وروش‌ها در درجه نخست مربوط به نظر مدیریت ارشد سازمان و هیأت مدیره، راجع به ضرورتاستفاده از این سیستم و ابراز حمایت کامل و واقعی از آن می‌باشد.

۵-ب ـ۲- باور، تعهد و حمایت مدیران میانی و سرپرستان:
باور و حمایت مدیر ارشد سازماناز بکارگیری۵s بسیار مهم است ولی اگر این باور و حمایت در سطوح پایین‌تر که اجرایعملی این سیستم بر عهده آنان است وجود نداشته باشد، اجرای کامل آن بسیار مشکل خواهدشد.

۵-ب ـ۳- فرهنگ سازمانی:
فرهنگ و جو سازمانی و چگونگی ماهیت وجهت‌گیری آن در قبال پذیرش تحول نسبتاً گسترده و عمیق ناشی از پیاده‌سازی۵s وآمادگی و قابلیت برای اجرای آن، تأثیر مستقیم و قدرتمندی دارد.

۵-ب ـ۴- توانمالی:
پیاده‌سازی این سیستم، مستلزم بهره‌گیری از منابع مالی سازمانمی‌باشد. هزینه‌های پیاده‌سازی۵s به دو صورت مستقیم (مربوط به خود(۵s و هزینه‌هایغیرمستقیم (ناشی از تغییر یا تعطیل سایر سیستم‌های موجود) است.

۵-ب ـ۵- سابقهو نتیجه پیاده‌سازی سیستم‌های مشابه:
سابقه و نتیجه پیاده‌سازی سایرسیستم‌های نسبتاً مشابه، و موفقیت‌آمیز بودن یا شکست خورده بودن آن سیستم‌ها و نحوهتأثیرگذاری آنها بر ارکان مختلف سازمان، از فاکتورهای مؤثر بر پیاده‌سازی۵s است.

۵-ب ـ۶- ترکیب نیروی انسانی:
با توجه به اینکه پیاده‌سازی وبکارگیری این سیستم بر عهده کارکنان سازمان است، همچنین تأثیر مستقیم آن نیز شاملحال همین کارکنان خواهد شد، پس چگونگی ترکیب این کارکنان حائز اهمیت است.

۵-بـ۷- رضایت شغلی:
رضایت شغلی کارکنان- هم به عنوان یک متغیر مستقل درپیاده‌سازی این سیستم مؤثر است و هم به عنوان یک متغیر وابسته،‌ از نتایجپیاده‌سازی۵s متأثر می‌گردد. کارکنان به طور طبیعی از کار کردن در یک محیط ایمن،زیبا، تمیز و مرتب، لذت می‌بردند.

۵-ب ـ۸- امنیت شغلی و تناسبشغلی:
امنیت شغلی نیز مانند رضایت شغلی، هم به عنوان متغیر مستقل و هم بهعنوان متغیر وابسته در پیاده‌سازی این سیستم، تأثیرگذار می‌باشد. در سازمان‌هایی کهبه هر دلیل امنیت شغلی کارکنان به مخاطره افتاده است (مانند ادغام شرکت‌ها، تعدیلگسترده نیروی انسانی، تغیر زمینه فعالیت و …) یا کارکنان تصور می‌نمایند که بامسئله امنیت شغلی مواجه شده‌اند (هر چند که واقعیت نداشته باشد) پیاده‌سازی اینسیستم یا هر سیستم دیگری با کندی انجام خواهد شد.
تناسب شغلی افراد بانیازمندی‌های واقعی سازمان و با علایق و قابلیت‌های کارکنان تأثیر مستقیم در همکاریکارکنان در پیاده‌سازی این سیستم و تداوم کار کارکنان در سازمان دارد.

۵-ب ـ۹- مشارکت واقعی کارکنان:
با توجه به اینکه یکی از ابعاد اساسی۵s مربوط بهکارکنان می‌باشد لازم است که کارکنان دارای اختیارات و آزادی عمل واقعی و مناسبیباشند تا بتوانند نقش واقعی خود را ایفا نمایند. مشارکت کارکنان اگر از روی میل وانگیزه کافی نباشد، اجرای ۵s چندان تأثیری در عملکرد کارکنان ندارد.

۵-ب ـ۱۰- پشتکار، تسلط، مقبولیت واختیارات کافی مجری اصلی سیستم:
مجری اصلی این سیستم که می‌تواند یکی ازمدیران ارشد سازمان یا فردی برون سازمانی باشد، از این جهت که سکاندار امور اجراییمی‌باشد لازم است که توانمندی‌های فردی و سازمانی بسیار بالایی داشتهباشد.

۵-ب ـ۱۱- وجود و تخصیص امکانات لازم برای اجرا و تداوم:
علاوه برتوان مالی، لازم است که سازمان، قابلیت‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری مناسبی نیزدارا باشد و این توانمندی‌ها را نیز در جهت پیاده‌سازی۵s بکار گیرد.

۵-ب ـ۱۲- بکارگیری درست روش‌های جبران، تشویق و تنبیه:
عموماً کارکنان در قبال همکاریو تلاشی که انجام می‌دهند، انتظار دارند که سازمان نیز به نحو مطلوبی جبران‌کنندهزحمات آنان باشد. این امر یک تبادل معمول بین کارکنان و سازمان می‌باشد. همچنینعلاوه بر بحث جبران، نحوه تشویق کارکنان پس از همکاری مناسب یا احتمالاً نحوه تنبیهآنان پس از امتناع آنان از همکاری از عوامل تعیین کننده در کارکرد مناسب یک سازمانمی‌باشد.

۵-ب ـ۱۳- انعطاف‌پذیری سازمانی و فرهنگی:
وجود انعطاف‌پذیریدر سازمان حتی اگر به صورت محدود نیز باشد، عاملی بالقوه و مثبت در جهت تسهیل درپیاده‌سازی و تداوم۵s خواهد بود. این انعطاف‌پذیری ممکن است در فرهنگ حاکم بر آنسازمان یا حاکم بر گروه‌هایی خاص در آن زمان باشد. انعطاف‌پذیری فرهنگی نیز عاملیتعیین‌کننده می‌باشد و اهمیت آن کمتر از انعطاف‌پذیری سازمانینمی‌باشد.

۵-ج ـ عوامل اثرگذار فردی:

۵-ج ـ۱- شلختگی یا نظمشخصی:
دارا بودن ویژگی‌های فردی که هم راستا با ویژگی‌ها و نیازمندی‌های اینسیستم باشد یک امتیاز مثبت و مؤثر می‌باشد. از جمله این ویژگی‌ها، برخورداری از نظمشخصی است که نقطه مقابل آن شلختگی می‌باشد.

۵-ج ـ۲- تنبلی یا فعالبودن:
داشتن روحیه‌ای فعال موجب انجام بهتر و مناسب‌تر امور کاری و امورمربوط به اجرای این سیستم می‌گردد ولی خصیصه تنبلی مانع انجام هر کار مثبتیمی‌گردد.

۵-ج ـ۳- بدبینی یا خوش‌بینی:
نگرش افراد نیز در چگونگی کارکردآنان نقش مهمی دارد. زیرا مبنای انجام عمل، نگرش است. بدبینی موجب امتناع افراد ازمشارکت مناسب می‌گردد.

۵-ج ـ۴- ریسک‌پذیری یا ریسک‌گریزی:
پیاده‌سازی۵s در واقع دارای مقداری ریسک نیز می‌باشد. زیرا عدم اجرای مناسب آن, کارها را ممکناست بدتر از وضعیت اول نماید. پس روحیه ریسک‌پذیری مدیران و کارکنان عامل مؤثریاست.

۵-ج ـ۵- مسئولیت‌پذیری یا مسئولیت‌گریزی:
خصیصه مسئولیت‌پذیری نیزدر پیاده‌سازی این سیستم که مسئولیت پیاده‌سازی خود را بر عهده تمامی کارکنان قرارمی‌دهد امری لازم است.

۵-ج ـ۶- روحیه عدم مشارکت یا روحیه کارگروهی:
با توجه به اینکه اجرای این سیستم مستلزم مشارکت همه جانبه و واقعیتمامی کارکنان در قالب تیم‌ها و گروه‌ها می‌باشد، پس دارا بودن روحیه کار گروهی، ازضروریات است.

۵-ج ـ۷- آرامش یا مشکلخانوادگی:
کارکنانی که مشکل خانوادگی دارند، تمرکز، توجه و انگیزه کافی برایهمکاری و انجام درست کارها ندارند. آرامش خانوادگی کارکنان نیز از عوامل مؤثر ومثبت بر نحوه عملکردشان است.

۵-ج ـ۸- سلامت یا بیماری جسمی وروانی:
سلامت و تعادل جسمی و روانی، عاملی مهم در همکاری مؤثر و آگاهانهکارکنان در پیاده‌سازی هر سیستم و روشی است.

۵-ج ـ۹- توان علمی وتجربی:
قابلیت علمی، سطح آموخته‌ها و دانش کارکنان، از عوامل تعیین‌کنندهمی‌باشد. گاهی سطح علمی بالای کارکنان نسبت به مجری و راهبر این سیستم، موجب غروراین کارکنان و امتنای آنان از همکاری می‌شود. همچنین سابقه کار و اندوخته‌های حاصلاز کار عملی متناسب با نوع آن تجربه، تأثیرگذار است. جلب همکاری کارکنان باسابقه‌ای که به شیوه نادرست انجام کار، عادت کرده‌اند، چندان ساده نیست.

۵-جـ۱۰- تطبیق‌پذیری:
توان شخصیتی کارگران برای سازگار نمودن خود با تغییراتمستمری که در سازمان به وقوع می‌پیوندد از توانایی‌های کاملاً مثبتمی‌باشد.

۵-ج ـ۱۱- توان خلاقیت و نوآوری:
علاوه بر توان علمی و تجربیکارکنان، عاملی که هم اکنون از اهمیتی حتی بیشتر از آن دو عامل برخوردار است،قابلیت آنان برای ارائه و استفاده از ایده‌ها و روش‌های ابتکاری می‌باشد. این امرهم بر غنای این سیستم و هر سیستم دیگری می‌افزاید و هم موجب خودجوشی در پیاده‌سازی،اصلاح و تکامل این سیستم می‌گردد.

۶-موانعومشکلاتاجرای نظام ۵s
عمده ترین موانع و مشکلات عبارتند از :
۱- عدم آموزش کافی کارکنان جهت اجرای صحیح سیستم.
۲- عدم شناخت کافی از این نظام و توانائیهای آن و عدم حمایت لازم مدیران ارشد.
۳- عدم توجه به تداوم اجرای اصول ۵s و بلند مدت بودن اجرای آن.
۴- ساده انگاشتن نظام ۵s و عدم بررسی عمیق آن.
۵- تصویر و برداشت ناصحیح از هزینه بر بودن اجرای این نظام در اوایل اجرای آن.


۷-نتیجه گیری
برای دستیابی به اهداف و آرمانها می بایست در ابتدا زمینه و شرایط لازم برای دستیابی به آن را فراهم آورد. ایجاد شرایط مطلوب در محیط کار و زندگی کاری نیز خود مراحل مختلفی دارد که باید مورد شناسایی و مطالعه قرار گیرد و با رعایت الزامات و تدوین برنامه دقیق زمانبندی شده فعالیت اجرایی را شروع نمود.
باوجود مشکلات فوق الذکر پیاده سازی اصول ۵s با کمک متخصصین و مشاورین کارآمد بسیار ساده بوده و به محض قدم نهادن در آن ، مراحل بعدی با کیفیت مطلوب‌تر قابل اجرا می‌باشد
ایجاد فضای مناسب در محیط کار توسط اجرای تکنیک‌ها و اصول ۵s (پاکیزگی ، نظم و ترتیب ، تمیزی ، استاندارد سازی ونهادینه کردن) میسر می‌باشد. با اجرای این تکنیک سرعت رسیدن به اهداف بیشتر خواهد شد و کاهش هزینه های نگهداری تجهیزات و نیز افزایش راندمان کارکنان را در پی خواهد داشت.