نگاهي ديگر به مديريت زمان

مقدمه
بسياري از افراد ادعا مي كنند كه وقت آنها به هدر نمي رود و ابراز مي دارند كه: من خيلي سازمــاندهي شده كار مي كنم، مي دانم كجا مي روم، مي دانم چكار مي كنم و... اگر شما واقعاً و صادقانه جزء اين دسته از افراد هستيد بايد بگوييم كه در گروه اقليتي جاي گرفته ايد.

خيلــي از مردم نسبت به روزهاي بدون بهره وري (بي حاصل) خود بي تفاوت هستند در حالي كه همگي مايل هستيم كارهاي بسياري را در يك روز انجام دهيم، ولي معلوم نيست كارهايمان چقدر ارزش داشته و بر چه اساسي اولويت بندي شده اند و چقدر وقت بايد صرف آنها كنيم. مثلاً گاه براي گرفتن يك جواب يا ارسال يك نامه يا درخواست كالا از انبار، بيش از اهميت موضوع موردنظر به پيگيــري، تعارفات و حاشيه پردازي مشغول مي شويم. همچنين در بسياري از جلسات مسايل جنبي نظير سياست، تجارت، خانواده، اوضاع اجتماعي، اخبار سازماني، و... بيشتر از موضوع يا دستور جلسه موردبررسي و تبادل نظر قرار مي گيرند.

مقوله مديريت زمان سالهاست كه ذهن افراد و صاحب نظران رشته هاي مختلف را به خود مشغول كرده و تاكنون دوره هاي آموزشي و سمينارهاي بسياري در اين ارتباط برگزار شده است. اما آيا واقعاً توانسته ايم بر زمان احاطه پيدا كرده و آن را در كنترل خود داشته باشيم.

حقيقت آن است كه ما بايد خود را اداره كنيم نه زمان را. چرا كه زمان اساساً اداره شدني نيست و خواه ناخواه زمان مي گذرد و اين ما هستيم كه بايستي از آن به خوبي استفاده كنيم.

به يك تعبير مديريت زمان درواقع همان مديريت بر خويشتن است و جالب است بدانيد مهارتهايي كه ما براي اداره كردن ديگران نيازمنديم، همان مهارتهايي است كه براي اداره كردن خود نيازمنديم مانند توانايي ومهارت در برنامه ريزي، تفويض اختيار، سازماندهي، رهبري و كنترل.

شناخت صحيح و به موقع عواملي كه وقت ما را هــدر مي دهند، خيلي مهم است زيرا بدين ترتيب راه درمان بيماري اتلاف وقت را كوتاه خواهيم كرد. بد نيست اين سوال را مطرح كنيم كه وقت روزانه شما صرف چه كارهايي مي شود؟ فرقي نمي كند داراي چه موقعيت شغلي و كاري هستيد فقط كافي است لحظاتي روزهاي گذشته و امروز خود را مرور كنيد.

شايد قبل از اينكه به پاسخ شما بپردازيم بهتر است در يك مورد، تكليف خود را روشن كنيم و آن اين موضوع كه آيا شما با ارباب رجوع سروكار داريد يا خير؟


اگر شما ارباب رجوع نداريد دو حالت دارد: 1 - يا مدير هستيد، اختيارات و كارها را تفويض كرده ايد.
2 - يا اينكه ماهيت شغل شما به گونه اي است كه با ارباب رجوع سروكار نداريد. ازطرح اين سوالها دو هدف را دنبال مي كنيم.
الف) ذكر اين نكته كه ميان صرف وقت براي كسي كه ارباب رجوع دارد و كسي كه با ارباب رجوع سروكار ندارد خيلي فاصله است.

به عبارت ديگر، افرادي كه با ارباب رجوع سروكار دارنــد، وقتشان طوري ديگر صرف مي شود كه مطلب مهمي است و در تجزيه و تحليلهاي مربوط به مديريت زمان اغلب ديده شده كه موردغفلت قرار گرفته است.

ب) ذكر اين نكته كه شما بايد اختيارات و كارهاي خود را به ديگران تفويض كنيد.

خوب برگرديم بر سر سوال قبلي مان. واقعاً وقت شما در طول روز صرف چه كارهايي مي شود؟ شايد پاسخهاي شما برحسب فراواني و اهميت اينگونه باشد:

1 - ديدن كارتابل نامه ها؛
2 - جلسات و تماسهاي تلفني؛
3 - بررسي پرونده ها و تهيه پيش نويس نامه ها يا اخبار و اطلاعات لازم؛
4 - بازرسي و سركشي به قسمتها؛
5 - ماموريتهاي اداري؛
6 - انجام امور شخصي؛
7 - ارتباطات غيررسمي و حضور در غذاخوري و نظاير آن.

شناسايي عوامل موثر در اتلاف وقت
به طور اجمال مي توان عوامل موثر در اتلاف وقت را به قرار زير برشمرد:
عدم تفويض اختيار؛
تماسها و مكالمات زياد تلفني؛
جلسات بسيار (درون سازماني و برون سازماني)؛
قبول و يا تحميل بيش از حد مسئوليت و كار؛
آشفتگي و بي نظمي فردي و عدم تمركز فكري؛
نداشتن كاركنان و همكاران شايسته و كارآمد؛
مسافرتها و ماموريتهاي متعدد اداري؛
امور شخصي و گرفتاريهاي خانوادگي؛
عدم برنامه ريزي مناسب؛
كار امروز را به فرداافكندن.
همانگونه كه مشاهده مي شود موضوع «عدم تفويض اختيار» به عنوان شايد مهمترين عامل اتلاف وقت بويژه براي مديران عنوان گرديده است.
به راستي چرا شما بخشي از اختيارات خود را به ديگران واگذار نمي كنيد؟ بد نيست در اين قسمت مهمترين دلايلي را كه براي عدم تفويض اختيار برشمرده شده است را ذكر كنيم:
1 - كاركنان هنوز كار بسياري براي انجام دادن دارند و واگذاري و تفويض اختيار بيشتر به آنها معقولانه نيست؛
2 - كاركنان توان انجام دادن برخي كارها را ندارند، لذا نمي توان اختياري به آنها تفويض كرد؛
3 - كاركنان نمي خواهند به آنها تفويض اختيار شود؛
4 - فرد مناسبي نيست كه كارها و اختيارات به او واگذار شود؛
5 - قدرت وجسارت لازم در تفويض اختيار وجود ندارد؛
6 - مديران ترجيح مي دهند براي حفظ شأن و شخصيت خود از تفويض اختيار پرهيز كنند؛
7 - ممكن است تفويض اختيار نشانگر ضعف مدير در سازمان تلقي شود.
اگر شما به عنوان خواننده اين نوشتار، مدير هستيد ببينيد كه واقعاً كدام مورد يا موارد از هفت گزينه بالا شامل شما هم مي شود. بعد كمي تأمل كنيد كه چرا در چنين وضعيتي به سر مي بريد؟
خوب جاي دارد كه به يك موضوع مهم ديگر اشاره كنيم كه نوعاً خيلي وقت ما را هدر مي دهد.
تماسهاي تلفني خارج از برنامه و ملاقاتهاي بدون هماهنگي. بهتر است طرف خود را طوري مقيد و هدايت كنيد كه در كوتاهترين زمان مكالمه يا ملاقات حرف خود را بزند. شايد اين تجويز در وهله اول سخت باشد ولي مي تواند در وقت شما صرفه جويي شود، چون در غير اين صورت براي اينكه محبوب همه باشيد ناگزير هستيد كه كاملاً در اختيار درددلها، مشكلات، درخواستها، غيبتها و... اين و آن باشيد و از انجام كارهاي ضروري باز بمانيد.

يك چيز ديگري كه معمولاً كاركنان را رنج مي دهد و ممكن است خود آنها خيلي متوجه نباشند كه بر روي اتلاف وقت آنان چه تاثير مهمي دارد، موضوع شلـــــــوغ بودن و به هم ريختگي ميز كار است.

آيا از آن قبيل افرادي هستيد كه دوست دارند ميز شلوغ داشته باشند يا نه سعي مي كنيد هر پرونده، نامه، و يا هر ارجاعي را به موقع و به نوبت و ترتيب اهميت كنار دست خود قرار دهيد و به آن رسيدگي كنيد. اين هم نكته بسيار بااهميتي است كه علاوه بر وقت، اعصاب و روان شما را هم تحت تاثير قرار مي دهد.

يك راهنماي كليدي
براي آنكه بر زمان دراختيار، احاطه داشته و بتوانيم آن را مديريت كنيم بايد هدف گذاري مناسبي داشته باشيم. يعني اينكه براي هر روز كاري خود اهدافي را ترسيم كنيم.
ازسوي ديگر براي هدف گذاري موارد ذيل را درنظــر بگيريم: هدف بايد روشن، قابل اندازه گيري، واقع بينانه، قابل دسترسي و محدوده زماني معيني داشته باشد.

خوب حالا به نظر مي رسد كه دريچه اي ديگر به روي ما باز شده تا نسبت به زمان (وقت) طور ديگري نگاه كنيم و با به كارگيري مجموعه موارد مطرح شده بتوانيم از زمان حداكثر استفاده و بهره را ببريم، چرا كه زمان منتظر ما نمي ماند.

نتيجه گيري
1 - ببينيد كه از زمان چه مي خواهيد (چه انتظاري داريد)؟
2 - عواملي كه وقت شما را هدر مي دهند شناسايي و دسته بندي كنيد. سپس چاره اي براي برطرف كردن آنها بيابيد.
3 - فعاليتهاي روزانه خود را اولويت بندي كنيد داشتن يك مسئول دفتر يا منشي فهيم، دورانديش و پرانرژي در اين زمينه شما را به خوبي ياري خواهدكرد.
4 - به موضوع تفويض اختيار جدا توجه كنيد.
5 - هر از گاه به ميز خود نگاه كنيد و آشفتگي آن را برطرف سازيد.
6 - شفاف و قاطع باشيد و با عوامل اتلاف وقت با حسن تدبير برخورد كنيد.
7 - از مركب زمان به عنوان وسيله اي براي موفقيت و رشد و اثربخشي هرچه بيشتر استفاده كنيد نه اينكه در دام آن گرفتار شده و دچار بي نظمي و آشفتگي گرديد.