دستورالعملهای حسابرسی برای قراردادها

کلیات
رهنمودهای زیر باید هنگام ایجاد دستورالعملها برای حسابرسی نرخ سربار قرارداد مورد توجه قرار گیرند:

هزینه نیروی کار:
در عمده قراردادهای مشاوره ای ،نیروی کار مهمترین بخش از هزینه ها است.این بخش شامل نیروی کار مستقیم که با قرارداد تغییر میکند و نیروی کار غیر مستقیم که از طریق یک نرخ یا ضریب به قرارداد تخصیص داده میشود،میباشد.زمانی که این تخصیص انجام شد ،حسابرس میتواند اندازه و شدت نمونه حسابرسی را برای آزمایش هزینه نیروی کار تعیین کند.

1. نمونه هزینه نیروی کار باید با توجه به زمانهای ثبت شده کارمندان و برای بررسی موارد زیر باشد:
   
   • کنترل ثبتهای فیش حقوقی برای اطمینان از ساعت کارهای پرداخت شده.
   • کنترل سیستم هزینه برای اطمینان از اینکه ساعت کارها به طور صحیح به کارها اختصاص داده شده است.
   • کنترل دفتر معین عمومی برای اطمینان از اینکه تمامی موارد انتقالی بر اساس سیستم حسابداری ثبت شده است.

2. تمام هزینه نیروی کار در دفتر معین عمومی باید با موارد زیر تطبیق داده شود:

• سیستم هزینه کار
• گزارشات مربوط به فیشهای حقوقی که به بخش درامدهای داخلی ارسال شده است.

3.دستورالعمل حسابرسی همچنین باید مشخص کند که آیا حسابهای مربوط به نیروی کار و ثبتهای مربوط به زمان کار به درستی ایجاد شده اند:

• مشخص کند که آیا هزینه صورت حقوق و دستمزد مجاز است.(مثلاً آیا ثبتها پاداشهای اضافی و زمان صرف شده برای فعالیتهای غیر قابل تخصیص را جدا کرده است؟)
• تخصیص صحیح نیروی کار را بررسی کند.(مثلاً آیا ثبتهای هزینه مربوط به کارهای مشابه به یک صورت انجام شده است؟)
• بررسی کند که آیا هزینه نیروی کار بر اساس روشی که محاسبه شده است ،منتقل شده است.(مثلاً اگر مبنای این است که نیروی کار مستقیم بدون هزینه اضافه کاری است ،آیا نیروی کار انباشته مستقیم و اضافه کار مستقیم ثبت شده است؟)

هزینه های تخصیص داده شده
مراکز هزینه به منظور جمع آوری هزینه های مرتبط با یک هدف واحد ،ایجاد شده اند.هزینه ها بر اساس هزینه هر واحد تخصیص داده می شوند. نمونه هایی از دسته بندی مراکز هزینه عبارتند از :
نقاشی،کامپیوترها و وسایل نقلیه.
تخصیص بیش از حد یا کمتر از حد هزینه ها معمولاً روشی برای مدیریت مجموع سربار است و در صورتی انجام میشود که نتوان هزینه ها را مستقیماً به یک مرکز هزینه تخصیص داد.
برخی از سیستمهای حسابداری تلاش میکنند تا نرخ واحد هزینه را برای اختصاص بیشتر/کمتربه مراکز هزینه را تنظیم کنند. هدف هر مرکز هزینه این است که با اعمال براورد صحیحی از هزینه واحد ، تخصیص بیشتر/کمتر را محدود نماید.
روشهای حسابرسی برای یک موضوع خاص عبارت است از:
1. هزینه های منتقل شده به مرکز به درستی قابل تخصیص باشد. آیا هزینه ها متعلق به عملکردی هستند که قیمت گذاری شده است؟
2. هزینه های منتقل شده به مرکز ،مجاز هستند . آیا هزینه ها صرفنظر از سود و زیان هستند یا اینکه آیا هزینه ها از قوانین FAR مستثنی می باشند؟
3. هزینه واحد ثبت شده نشان دهنده اختصاص یکپارچه تمامی هزینه های مشابه به پروژه ها است.
مورد 3 یکی از مهمترین مواردی است که توسط شرکتها نادیده گرفته میشود که می تواند باعث ایجاد اصلاحات اساسی گردد.
برخی از شرکتها نمی خواهند که مراکز هزینه را ایجاد نمایند.این شرکتها هزینه ارائه خدمات خاص را با بیرون کشیدن برخی عناصر خاص از حسابهای دفتر کل (مثلاً استهلاک خودرو از یک حساب استهلاک در دفتر معین ) محدود میکنند. پس از این کار ،هزینه های هر واحد هز طریق سرباری که برای پروژه در نظر میگیرند ،جبران می شود.این روش هزینه یابی دقت کمتری دارد و اگر هزینه های واحد انباشته شده به کل عملیات شرکت مرتبط است ،نباید از آن استفاده کرد.

سایر هزینه های مستقیم
فاکتورهای رسیده از طرف فروشندگان یا کارمندان این هزینه ها را پشتیبانی میکند.آنها از طریق سیستم حسابداری هزینه مورد پردازش قرار میگیرند و به طور مستقیم به یک پروژه تخصیص داده میشوند.هزینه ها در مجموع سربار لحاظ نمی شوند. حسابهای مستقیم باید در دفتر معین ثبت شوند و همانند سایر هزین ها باید به حسابها منتقل شوند.نمونه هایی از این هزینه ها عبارتند از:
هزینه جابجایی پروژه،قرارداد با فروشنده،مسافرت کارمندان، اجاره وسائط نقلیه و تجهیزات و قراردادهای دست دوم.
دستورالعملهای حسابرسی برای این هزینه ها در دو ناحیه متمرکز است:
اولین ناحیه مربوط به خود حسابهای هزینه مستقیم است.در این رابطه دستورالعمل به شرح زیر است:

• تعیین شود که آیا هزینه ها با توجه به قراردادو FAR ها مجاز هستند.

دومین بخش به حسابهای سربار توجه دارد.حسابهای بررسی شده باید از نظر ماهیتی با هزینه اعمال شده به حسابهای مستقیم ،همسان باشد.عمده تلاش حسابرس باید بر روی موارد زیر متمرکز شده باشد:

• تعیین شود که آیا هزینه ها ،در صورت بروز آنها برای اهداف مشابه ،به صورت مناسب به پروژه ها تخصیص داده شده اند.
• بررسی شود که آیا هزینه ها به طور منسجم برای اهداف هزینه ایی مستقیم و غیر مستقیم ،ارزش گذاری شده اند.

سایر دستورالعملهای حسابرسی
دستورالعملهای حسابرسی خاص واضافی به شرکتی که قراراست حسابرسی شود بستگی دارد.مراحل خاص حسابرسی که برای یک شرکت لازم است برای شرکت دیگر لزوماً نیاز نیست.
با انجام یک ارزیابی جامع و مقدماتی از اطلاعات زیر میتوان چند ناحیه را در این رابطه مشخص نمود:

1. برای اطمینان از اینکه هزینه های غیر مجاز بر اساس FAR جدا شده اند ،لازم است که برنامه مربوط به نرخ سربار به طور مفصل بررسی شود.
2. برای پاسخگویی به پرسشهایی در مورد حوزه های مشکوک احتمالی لازم است که یک بررسی از حسابداری و کنترل انجام شود. برخی از این موارد عبارتند از:
   
   • سود و زیان داراییها
   • استفاده شخصی از خودروها
   • عملیات با ثبتهای کنترلی مشابه
   • طرحهای پاداش
   • سیاستهای هزینه یابی مستقیم
   • تصاحب و تجدید ساختار
   • روش استهلاک

1. مالیات برگشتی برای سالهای مالی بایستی حسابرسی شود.بسیاری از حوزه های مشخص شده در برگشت به همان نسبت که برای قرارداد دولتی مهم هستند برای بخش درآمدهای داخلی نیز دارای اهمیت میباشد.
2. (بر اساس استاندارد حسابداری هزینه )زمانی که قرادادهای فدرال از مقادیر مشخصی به شرح زیر افزایش یافت ،یک گزارش افشایی لازم است:
   
   • 25 میلیون دلار برای یک قرارداد یا
   • 25 میلیون دلار در قراردادهای CAS با حداقل یک مبلغ اضافی یک میلیون دلار.

اصل مقاله به زبان انگلیسی:

Audit procedures for consultant


General
The following guidelines should be considered when developing specific audit procedures for consultant overhead rate audits.

Labor Costs
In the majority of consultant contracts labor is the largest single component of cost.
This component is made up of direct labor charges to the contract and indirect
labor charges allocated to the contract through a factor or rate.
Once this assessment has been made the auditor can determine the size and depth of the audit sample for labor testing.
1. The labor sample should be tracked from employee time records to:

• The payroll records to assure hours recorded are paid.
• The cost system to assure hours are posted properly to jobs.
• The general ledger to assure that the total posted is recorded in the financial accounting system.

2. The overall labor in general ledger accounts should be reconciled to:

• The job cost system
• The payroll reports submitted to the Internal Revenue Service (i.e. 941’s).

3. Audit procedures should also determine if the labor accounts and individual time card entries sufficiently screen labor to:

• Determine the allowability of payroll cost. (i.e. Do the records separate excess compensation and time spent on unallowable activities?)
• Determine the proper allocation of labor. (i.e. Do the records charge all labor performed on similar tasks the same way?)
• Determine if labor is posted in a manner from which the labor base can be computed. (i.e. If the base is direct labor without premium overtime do the records accumulate direct labor and direct premium overtime?)

Allocated Costs
Cost centers are developed to capture costs associated with a single purpose. The
costs are assigned to objectives based on unit charges. Examples of categories for
individual cost centers are printing, computers and vehicles. The over/under
allocation of costs is usually handled as an adjustment to the overhead pool, which
is where the cost would have been charged if it had not been directed to the cost
center. If the over/under allocation is significant, consideration should be given to
adjusting the contract charges.
Some accounting systems will attempt to adjust the unit charge rate for the
over/under allocation of the cost centers. The goal of any cost center is to
minimize the over/under allocation by the application of a properly estimated unit
charge.
Audit issues of particular concern are:
1. Costs posted to the center are properly allocable. Do the costs belong to the function being priced?
2. Costs posted to the center are allowable. Do the costs exclude interest, profit or other costs excluded under the FARs?
3. The unit charge records indicate the consistent assignment of all similar charges to projects.
Item three is the one most often overlooked by firms and can result in substantial
adjustments.
Some firms do not choose to set up cost centers. These firms estimate the cost of
providing certain services by pulling just certain elements from ledger accounts (i.e.
automobile depreciation from a general ledger depreciation account). Once
established, these unit charges are offset to overhead as they are utilized on
projects. This type of costing is less precise and should not be utilized if the unit
charges being accumulated are significant to the firm’s overall operation.

Other Direct Costs
Invoices received from vendors or employees support these costs. They are
processed through the cost accounting system and assigned directly to a project.
The costs are not included in the overhead pool. Direct accounts should be
established in the General Ledger and all similar costs should be posted to the
accounts. Some examples are: project travel, vendor printing, employee mileage,
rented vehicles and equipment, and subcontracts.
The audit procedures for these costs concentrate in two areas. The first area is the
direct cost accounts themselves. The procedures are:

• Determine if costs are posted to the proper account and assigned to the correct projects.
• Determine if the costs are allowable in accordance with the contract and FARs.

The second area would concentrate on the overhead accounts. The accounts tested
would be the ones similar in nature of cost to those charged to the direct accounts.
The main audit efforts should be concentrated on:

• Determine if costs are consistently allocated to projects when they are incurred for similar purposes.
• Determine if costs are priced consistently to direct and indirect cost objectives.

Other Audit Procedures
Specific additional audit procedures are dependent upon the individual firm being
audited. Certain audit steps that may be required for one firm are not necessary for
another.
Several of these areas can be identified by a comprehensive preliminary review of
the following information:
1. A detailed overhead rate schedule is needed to assure the auditee
has separated unallowable costs as required by FARs.
2. An accounting and control survey is needed which will answer
questions about possible areas of concern. Examples are:

• Gains or losses on assets
• Personal use of autos
• Transactions with common control entities
• Bonus plans
• Direct costing policies
• Acquisitions and re-structuring
• Depreciation schedules

3. A tax return prepared for the fiscal year(s) being audited. Many
areas addressed in the return are of concern to the Internal Revenue
Service as well as for government contracting.
4. A disclosure statement (required by Cost Accounting Standards)
when federal contracts exceed a given amount as follows:
- $25 million per single contract, or
- $25 million in CAS-covered contracts with at least one single award exceeding
$1 million
http://www.bkaudit.ru/audit_en.html