..اهمیت و وظایف یک واحد سازمانی ..

سازمانهای امروزی به عنوان سیستم های باز، به طور دایم در تعامل با محیط قرار دارند. این تعامل برای سازمانها بسیار مهم و حیاتی تلقی می شود و آنها را تحت تاثیر مسایل پیرامون قرار می دهد. از سوی دیگر، محیط فراروی سازمانها، محیطی متغیر و در حال تحول است به طوری که نیاز به بازنگری در تمامی ابعاد سازمانی از قبیل ساختار، اهداف، وظایف، مجموعه قوانین و مقررات، شیوه های مدیریتی و سیستمها و روشهای انجام کار امری اجتناب ناپذیر خواهد بود. ضرورت و اهمیت این بازنگری در حدی است که سازمانها ناگزیرند این مقوله را دایمی تلقی کرده و با شناخت و تجزیه و تحلیل مقتضیات، پارامترهای درونی خود را با آن تطبیق داده و از فرصتهای به وجود آمده بیشترین استفاده را ببرند. به این منظور سازمانهای پویا به تناسب نوع کار، محیط و ساختار، روشها و ابزارهای خاصی را برای دستیابی به اهداف خود به کار می گیرند. استفاده از الگوها و مدلهای گوناگون، افراد زبده و خلاق و تشکیل دپارتمانهای تخصصی از نیازهای سازمانهای بزرگ امروزی به حساب می آید و با استفاده از چنین ابزارهایی سازمانها، به ویژه سازمانهای تولیدی و صنعتی می توانند با اقتدار و پویایی بیشتر به فعالیت خود ادامه دهند.

متدولوژی مطالعات و تدوین سیستمها و روشها
اگر مدیریت را برخوردار بودن از »توان، دانش، بینش و روش« بدانیم می توان مدیریت روشها را تشخیص ناکارآمدی شرایط حال و بازنگری در شرایط آینده تعریف کرد. با این تعریف از مدیریت روشها، به معرفی این دپارتمان و شرح وظایف آن می پردازیم.همان طور که می دانید تغییرات محیط و تکنولوژی از عوامل اصلی لزوم بازنگری و به روز آوری روشها و فرایندهای انجام کار سازمان به حساب می آیند. هر اندازه سازمان بزرگتر و ساختار سازمان به لحاظ ماهیت و تنوع عملیات پیچیده تر باشد شکل گیری دپارتمان مستقل و تخصصی برای این امر گریز ناپذیرتر خواهد بود و این نقطه عطف، سرفصل تشکیل واحدهایی می شود که با نامهایی از قبیل »مهندس صنایع«، »سیستمها و روشها«، »مهندسی روشها« و »روشها و تشکیلات« در سازمانهای مختلف مشغول فعالیت هستند.

رئوس وظایف
وظایفی که به طور آکادمیک بر عهده واحدهای یاد شده گذاشته می شود به شرح زیر دسته بندی شده است.
- مطالعه، بررسی و طراحی پروسه و روشهای صحیح انجام کار یا فرایندهای جدید در حوزه های مختلف اداری، تشکیلاتی و عملیاتی
- مهندسی مجدد یا عارضه یابی سازمان، ارایه راهکارهای بهبود عملکرد، افزایش توان رقابت و بازدهی سازمان
- تهیه گزارشهای مدیریت و تجزیه و تحلیل آمار و اطلاعات (هزینه ها، درآمدها)
- تهیه و ارایه دستورالعمل و روشهای اجرایی
- تهیه بخشنامه ها و آیین نامه (غالباً بخش دولتی)
- طراحی و بازنگری در چارت سازمانی، ساختار سازمانی و نیروی انسانی
- نظارت و مشاوره در اجرا و پیاده سازی طراحها و آیین نامه های تصویب شده
علاوه بر وظایف دسته بندی شده که همگی مورد پذیرش بیشتر سازمانها قرار دارد در برخی از سازمانها وظایف دیگری از قبیل طرح ریزی بودجه و تشکیلات بر به عهده این واحدها گذاشته می شود.

نگرش
به طور طبیعی واحدها و متخصصانی که متولی تدوین و به روزآوری سیستمها و روشها می شوند، باید برای تهیه و تدوین هر روش یا فرایندی، به تمامی پارامترهای موثر در کار توجه کنند.
همچنین طراحان روش، بایستی به اطلاعات وسیعی از کار و اجزای آن اشراف و دسترسی داشته باشند چرا که عوامل متعددی در طراحی یا به روز آوری یک روش یا فرایند دخیل و اثر گذارند.
رئوس اطلاعات مورد نیاز به شرح زیر است.
الگوها و مدلهای فرایندی روز دنیا، الگوها و مدلهای جاری در سازمان، ویژگی ها و قابلیتهای نیروی انسانی، برنامه ریزی، اهداف و سیاستهای عالی سازمان، ساختار، اندازه و پیچیدگی سازمان، قوانین و مقررات تصویب شده در سازمان و ضوابط و مقررات کشوری و نهادهای ذیربط ملی و بین المللی.
تردیدی نیست که هدف از تغییر یا تدوین سیستم های فرایندی و الگوهای عملکرد، افزایش بهره وری و توانمندی سازمان است. اما این امر به معنی کاهش هزینه ها و یا سوددهی آنی و سریع نیست. ممکن است برخی از رویه های تدوین شده، خود موجب ایجاد و افزایش هزینه ها شود. اما بایستی در طراحی یک روش، به درستی تعیین شود که با اتخاذ رویه جدید و با پذیرش هزینه های ناشی از آن، چه آثار مثبتی انتظار میرود و اثربخشی و بازدهی طرح در کجا و به چه اندازه پیش بینی شده است.

ترکیب نیروی انسانی
بخشها و واحدهای سازمانی که به امر مطالعات و تدوین سیستمها و روشها مشغول هستند معمولاً دارای ترکیبی از متخصصان و کارشناسان در رشته های مختلفند. نوع تخصص و دانش کارشناسان این واحدها تا حد زیادی به اهداف و ساختار و ماهیت عملیاتی سازمان مربوط می شود. سازمان هایی که فعالیت آنها ماهیت خدماتی دارد و نوع فعالیتشان اداری و تشکیلاتی است (مانند بیشتر سازمانهای دولتی). متخصصین تدوین سیستمها از بین افراد مجرب و تحصیل کرده در رشته های اداری و تشکیلاتی همانند رشته های مدیریت، علوم ادرای، کامپیوتر و دیگر رشته های مشابه انتخاب می شوند. اما در سازمانها و موسسات صنعتی یا تولیدی که کار و فعالیت آنها از جنبه های مختلف و متفاوت خدماتی- صنعتی تشکیل یافته، متولیان امر علاوه بر اینکه بایستی در رشته های یاد شده دارای تخصص و تبحر باشند، لازم است از علوم فنی و مهندسی نیز بهره مند بوده و با مفاهیم مهندسی با گرایش های مربوط به فعالیت سازمان آشنا باشند.

سلسله مراتب
از نظر سلسله مراتب سازمانی، مسئول ارشد واحد سیستمها و روشها زیر نظر مستقیم مدیریت ارشد سازمان انجام وظیفه می کند. تاکید بر رابطه مستقیم بدین علت است که سیاستها و اهداف رهبری سازمان به سرعت و با دقت به واحدهای مطالعاتی منتقل می شود و امکان انحراف از سیاستها و اهداف را در طراحی و تدوین روشها به حداقل می رساند. همچنین ابهامات و موانع احتمالی موجود در طراحی و تدوین روشها، با ایجاد ارتباط مستقیم به سرعت رفع و تعیین تکلیف می شود.

ابزار و روشهای انجام کار
ابزار و روشهای مورد استفاده در طراحی و بازنگری سیستمها و روشها تقریباً ساده است. در بررسی و تدوین یک روش انجام کار ابتدا مطالعات میدانی شامل مشاهده فرایند، مصاحبه، مطالعه اسناد و مدارک و تاریخچه، توزیع پرسشنامه، شناسایی منابع و نیروی انسانی به عنوان مقدمه کار انجام می پذیرد و اطلاعات لازم جمع آوری می شود. در مرحله بعد، اطلاعات جمع آوری شده از نظر در جه اعتبار و سَنَدیّت مورد بررسی قرار گرفته و پس از استخراج پارامترهای اصلی و موثر، جلسات بحث و بررسی با حضور کارشناسان و در صورت نیاز عوامل ذیربط سایر واحدها تشکیل می شود.

همزمان با شکل گیری طرح اولیه، با استفاده از علوم و فنون تجزیه و تحلیل آماری و نرم افزارهای مهندسی، تاثیرات فنی و مادی طرح، مورد تجزیه و تحلیل قرار می گیرد و اثربخشی آن در دراز مدت و یا کوتاه مدت مورد سنجش قرار گرفته و میزان همسویی طرح با اهداف و سیاستهای سازمان تعیین می شود. در انتهای کار، طرح تکمیلی به همراه گزارش فنی و تفصیلی به منظور تصویب نهایی به مسئولین ارشد سازمان ارایه می شود.

واگذاری ماموریتها
تردیدی نیست که برای بهره برداری بهتر از منابع و امکانات و تکنولوژی در حال گسترش، سازمانها به تقویت و پشتیبانی از فعالیتهای سیستماتیک و هماهنگ روی خواهند آورد. سازمانهای بزرگ ناگزیر از ایجاد واحدهایی هستند که با نگاهی جامع و کامل عوامل موثر بر سرنوشت سازمان را زیر نظر گرفته و با تدوین و ارایه روشها، اصول و طرحهای بلند مدت، سازمان را برای دستیابی به اهداف خود یاری رسانند. برای رسیدن به چنین اهدافی واگذاری ماموریتهای زیر به واحد سیستم ها و روشهای سازمانها توصیه شده است:
- اجرا، گسترش و استقرار موازین استانداردهای ملی و بین المللی
- بازنگری، به روز آوری و نگهداری روشها و دستور العمل های اجرایی و نظارت بر اجرای آن.
- بازنگری و اصلاح فرایندهای مختلف سازمانی
- تهیه و تدوین طرحها و لوایح جدید، متناسب با تغییرات تکنولوژی و عوامل محیطی
- تعریف و پیاده سازی پروژه ها و مدلهای بازسازی سازمان از قبیل مهندسی مجدد (BPR) مدل سامان دهی محیط کار (5S) مدل کاهش هزینه ها (6 SIGMA) مدل تعالی سازمانی (EFQM) و مدل بهبود مستمر (QFD) .
- بازنگری و طراحی ساختار سازمانی (چارت سازمانی و شرح وظایف)
- تهیه و ارایه گزارش های اطلاعات مدیریت شامل گزارشهای آماری و تحلیلی عملکرد، نقاط ضعف و قوت، فرصتها و تهدیدها و چشم انداز آینده
- نظارت وکنترل بر اجرای مصوبات سازمانی
- جستجو و معرفی علوم و دانش نوین مدیریت، کیفیت و بهره وری