توصيه ها
با استفاده از اطلاعات حاصل از ارزيابي پيش ازاجراي فرايند مديريت كيفيت جامع ، سازمانها اين فرصت را دارند كه نقاط ضعف خود را شناسايي وتقويت كنند. اين داده ها بايد مواردي را كه تقويت آنها لازم است نشان بدهند و مبناي پايدارتري براي تلاشهاي اصلاحات پيوسته كيفيت فراهم كنند.
اولين توصيه تعيين پايه ادراكات است .گروههاي انتخابي 3 مي توانند يك روش عالي براي انجام اين توصيه باشند. افراد ممكن است دربيان عقايد خود نسبت به يك فرد خارج از گروه كه فعلا در اين فرايند درگير نيست آزادتر باشند. براساس نتايج حاصل از كار گروههاي انتخابي ميزان دقت اين ادراك را مي توان تعيين و راه حلهاي بالقوه تحول را شناسايي كرد. اگر ادراكات نادرست باشند، ارتباط بيشتر ميان مديران و كاركنان لازم است . شايد براي كمك به اين كه مديريت وكاركنان به شيوه هاي مثبت تري ادراك خود را با هم مبادله كنند، فرايند ارتباط جديتري لازم باشد. اين فرايند همچنين رضايت و كار تيمي را تقويت مي كند و ادراك منفي را كاهش مي دهد.
تكنيكهاي ارتباط سازماني بايد مطالعه وتجديدنظر شوند. سازمانهاي با روابط بين شخصي مثبت از مزاياي زير برخوردارند:
بهره وري بيشتر، حل سريعتر مسائل ، كيفيت عاليتر، اختلافات كمتر و فعاليتهاي كمتر مخرب در مقايسه با سازمانهايي كه روابط بين شخصي آنها كمتر مثبت است . ارتباط حمايتي موجب ارائه خدمات عالي به مشتري مي شود. همين مهارتهاغالبا در حل كج فهميها و شكوه هاي مشتريان موثرند. مديران صاحب صلاحيت از اين نوع ارتباطگيري استفاده مي كنند و علاوه بر آن ،زيردستان خود را تشويق مي كنند كه همين روش را به كار ببرند.
روابط خوب ميان كاركنان و مديران و ميان خود كاركنان به نتايج خوب مي انجامد. ارتباطحمايتي يك مزيت رقابتي است . اين به نوبه خودنه تنها رضايت بلكه نوآوري ، كار تيمي و ديدمشترك /معيار ارزيابي را نيز تقويت مي كند.
سازمان ، براي تقويت كار تيمي ، بايد عوامل بازدارنده را بشناسد و براي غلبه بر اين مشكلات بايد همكاري متقابل ميان گروهها را تشويق كند.آيا گروههاي كاري براساس وظيفه تقسيم بندي شده اند؟ آيا اين گروهها تشويق مي شوند كه با هم رقابت فعال داشته باشند؟ آيا نظام كلي پاداش دهي "هم پاداش داخلي و هم خارجي " همكاري فعال رابرمي انگيزد؟ نحوه ارتباط ميان بخشها و كاركردهاچگونه است ؟ آيا تيمهاي با وظايف ضربدري براي اصلاح سازنده فرايندهايي كه به صورت ضربدري انجام مي شوند تشكيل شده است ؟پرسشهايي از اين دست براي كشف موانع موجودبر سر راه كار تيمي مفيد است .
نتايج
سازمانها بايد براي تشخيص و شناسايي راههاي رفع موانع موجود بر سر راه اجراي فرايند مديريت كيفيت جامع وقت بگذارند. با استفاده از اطلاعات اين مقاله ، كشف و رفع پاره اي از اين موانع راحت تر است . همچنين ، به كمك اين اطلاعات وتلاشهاي كيفي مي توانند از رقباي خود پيشي بگيرند. اگر اين اطلاعات قسمت عمده ذهنيات يك سازمان را تاييد كرده است ، براي كمي
كردن اختلافهاي عمده و شناسايي آنها نيز مفيدخواهد بود; از اين رو، سازمان مي تواند تجديدساختار بدهد و اجراي فرايند مديريت كيفيت جامع را تنظيم و تسريع كند. اين اختلافها نوعي "بيدار ـ باش " براي مديريت هستند. وقتي از پيش شناسايي شوند توليد افزايش مي يابد. اين اختلافها تنگناهاي پيشرفت محسوب مي شوند.
ارزيابي سازمانها، قبل از اين كه يك فرايندتغيير جديد انجام بشود، نقش پيشگيرانه دارد وبايد به روحيه بهتر منجر شود.
ممكن است سازمانها متوجه بشوند كه سياستهاي گذشته بر فرايند اجراي مديريت كيفيت جامع تاثير منفي داشته است . در اين صورت ، درهزينه سازمان صرفه جويي خواهند كرد. اين ويژگيها نه تنها مانع اجراي فرايند مديريت كيفيت جامع بلكه مانع هر نوع پيشرفت /تغيير ديگري هستند. ديگر فرايندها، همانند فرايند درست ـ به ـموقع يا برنامه ريزي توليد ملزومات مي توانند ازاين نوع اختلاف سود ببرند. ارزيابي را مي توان براي كل يك سازمان ، يك واحد، يك گروه يا يك بخش در نظر گرفت . اگر واحدهاي انتخاب شده خيلي كوچك باشند "با كمتر از 30 نفر عضو"مسائل شخصي مطرح خواهد شد و كاركنان تمايلي به روراست بودن ندارند. همچنين ، تحليل و تعبير نمونه هاي كوچك مي تواند مشكل آفرين باشد.
سازمان ، براي كنترل تغييرات برحسب مشخصه ها، بايد درك مديران و كاركنان را از اين مشخصه ها به طور منظم "ترجيحا سالانه " موردارزيابي مجدد قرار بدهد. اين روش به تعيين تغييرات در ادراك و همين طور نقاط قوت وضعف موجود كمك مي كند.
مرجعها
1- CLIAMPA, D., TOTAL QUALITY, ADDISION-WESLEY, READING, MA, 1992
2- WHETTEN, D.A. AND CAMERON, K. S., DEVELOPIG MANAGEMENT SKILLS, 2E, HARPER COLLINS, LONDON, 1991
3- ATCHISON, T.A., "TQM: THE QUESTIONABLE MOVEMENT?", HEALTHCARE FINANCIAL MANAGEMENT, MARCH 1992
4- HART, R. AND MUSFELDT, C.., MD-DIRECTED CRITICAL PATHWAYS: ITS TIME", HOSPITALS, 1992
5- STEWART, T.A., "RATE YOUR REDINESS TO CHANGE", FORTUNE, 7FEBRUARY 1994
6-BRITISH TELECOM, SURVEY ITEM BANK: VOLUME I-MEASURES OF SATISFACTION, MCB UNIVERSITY PRESS, BRADFORD, 1984
7- BRITISH TELECOM, SURVEY ITEM BANK: VOLUME 22, MCB UNIVERSITY PRESS, BRADFORD, 1984
8-COOK, J. HEPWORTH, S., WALL, T. AND WARR, P., THE EXPERIENCE OF WORK, ACADEMEIC PRESS, NEWYORK, NY, 1981
9-TAYLOR, J. AND BOWERS, D. SURVEY OF ORGANIZATIONS, THE UNIVERSITY OF CHICHIGAN ANN ARBOR, MI, 1972
10- LEIBMAN, M.S., "GETTING RESULTS FROM TQM", HRMAGAZINE, SEPTEMBER 1992, PP 34-8
11- DAFT, R. L., ORGANIZATIONAL THEORY AND DESIGN, WEST PUBLISHING, NEWYORK, NY, 1992
12- PFAU, L. D., "TOTAL QUALITY MANAGEMENT GIVES COMPANIES A WAY TO ENHANFCE POSITION IN GLOBAL MARKETPLCE", INDUSTRIAL ENGINEERING, APRIL 1989, PP. 19-21
13- BERWICK, D. M., CONTINUOUS IMPROVEMENT AS AN IDEAL IN HEALTH CARE ", THE NEW ENGLAND JOURNAL OF MEDICINE, VOL. 320, NO. 1, 1989, PP. 53-6
14- KEYS, D. E., "FIVE CRITICAL BARRIERS TO SUCCESSFUL IMPLEMENTATION OF JIT AND TOTAL QUALITY CONTROL", INDUSTRIAL ENGINEERIGN, JANUARY 1991, PP. 22-61
15- OUCHI, W., THEORY Z, ADDISION - WESLEY, READING, MA, 1981
16- PETERS, T. THRIVING ON CHAOS, KNOPF, NEWYORK, NY, 1988
17- HANSON, G., "DETERMINANTS OF FIRM PERFORMANCE: AN INTEGRATION OF ECONOMIC AND ORGANIZATIONAL FACTORS", UNPUBLISHED DOCTORAL DESSERTATION, UNIVERSITY OFMICHIGAN BUSINESS SCHOOL, MI, 1986
.1 برندا ويكز "BRENDA WEEKS" تحليلگر POWER SUPPLYدر تنسي ولي اثارتي ، كاتانوگا، تنسي ، ايالات متحد.
MUSFELDT.2
.3 گروههاي انتخابي "FOCOUS GROUPS" گروهي از افراد ازلحاظ جمعيت شناختي متفاوت كه براي انجام يك كارمشخص گردهم مي آيندـ م .
