برنامه ریزی(یکی از وظایفهای مدیران)

برنامه ریزی(یکی از وظایفهای مدیران)
پژوهشگران از برنامه ریزی تعاریف مختلفی ارائه کرده اند که در همه ی آنها به عنصر پیش بینی و آینده نگری برای رسیدن به هدف های مشخص اشاره شده است.
تعریف:
برنامه ریزی عبارت است از مجموعه اقداماتی مشتمل بر پیش بینی هدف ها , تعیین خط مشی ها,رویه ها و روش های انجام کارکه بانگر مقررات و آیین نامه های اجرای کار هستند.
برنامه ریزی ,جریان آگاهانه است که در آن جریان,هدف ها مشخص میشود و یک سلسله اقدامات مربوط به هم در دوره زمانی مشخص برای رسیدن به هدف ها پیش بینی میگردد.
عناصر مهم برنامهریزی:
برنامه ریزی یک جریان است یعنی کجموعه ای از اقدامات مستمر را شامل میشود.
برنامه ریزی یک امر آگاهانه است یعنی با تصمیم قبلی آغاز میود.
برنامه ریزی پیش بینی یک سلسله اقداماتی است که باید در آینده محدود صورت پیرد.
برنامه ریزی هدف های مشخصی را که باید به آنها برسیم ,دنبال میکند.
اهمیت و ضرورت برنامه ریزی
برنامه ریزی را مهمترین وظیفه مدیر میدانند که مانند پلی زمان حال را به اینده مربوط میسازد.برنامه ریزی به چند دلیل اهمیت دارد.
1)منابع مادی و انسانی جوامع محدود است بنابراین برای استفاده هرچه بیشتر و بهتر از منابع لازم است برنامه ریزی صورت گیرد.
2)برنامه ریزی امکان پیش بینی و آینده نگری را در محیط در حال تغییر فرد و سازمان فراهم میکند.
3)برنامه ریزی امکان پیش بینی هدف ها و اقدامات برای رسیدن به هدف ها را وادار میکند.
محاسن برنامه ریزی
برنامه ریزی این امکان را برای مدیر فراهم میکند که:
1)وضع موجود موسسه خود را بشناسد(نقاط ضعف و قوتش رو)
2)هدف های اصلی و فرعی موسسه را بشناسد و در راه رسیدن به آنها اقدام کند.
3)منابع انسانی و امکانات مادی در دسترس را بشناسد و آنها را در جهت هدف های موسسه خود هماهنگ و همسو سازد.
4)با روش ها و فنون پیش بینی و آینده نگری آشنا شود.
5)بتواند سایر فعالیت های خود مانند هدایت,کنترل و تصمیم گیری را در جهت مشخصی اجرا نماید.
انواع برنامه ریزی
1)برنامه ریزی کلان(ملی)برنامه ریزی کلان هر کشور,فعالیتی است که در آن حکومت ها سعی دارند هدف های اقتصادی,اجتماعی و فرهنگی مشخصی را در زمان های معین در جامعه پیاده کنند .
برنامه ریزی کلان هر کشور برای تامین هدف های بلند مدت(مانند میزان اشتغال یا ارتقای سطح زندگی افراد جامعه)تدوین میگردد و اعتبار عملیان ان به تفکیک هر سال در بودجه سالانه کشور منظور میشود.
برنامه ریزی کلان کشور معمولا در سطوح مختلفی انجام میشود که عبارتند از:
برنامه ریزی در سطح کلیات:در این سطح,هدف های کلی کشور مورد توجه قرار میگیرد(کیفیت رشد و توسعه ی اقتصادی)
برنامه ریزی در سطح بخش:فعالیت های اقتصادی کشور به تعداد مناسبی بخش اصلی و هر بخش اصلی به تعدادی بخش فرعی(زیر بخش)تقسیم میشود.مثل بخش کشاورزی
برنامه ریزی در سطح طرح ها:هر برنامه توسعه اقتصادی- اجتماعی مرکب از طرح های متعدد است.در واقع طرح,واحد مستقل کار اجرایی است که خود از مجموعه ای از عملیات تشکیل شده است(مثل طرح سد سازی یا برنامه توسعه کشاورزی)


2)برنامه ریزی منطقه ای(ناحیه ای)

برنامه ریزی منطقه ای (ناحیه ای)جریانی است که در جهت تنظیم و هماهنگ کردن برنامه های اقتصادی - اجتماعی جامعه با نیازها و امکانات محلی صورت میگیرد.به عبارت دیگر برنامه ریزی منطقه ای ,ایجاد هماهنگی بین فعالیت ها و طرح های توسعه هر منطقه به منظور تامین هدف های توسعه ی ان منطقه است.به طور مثال ایجاد صنایع صادراتی در قالب توسعه ی منطقه ,به خصوص مناطق مرزی ایران میتونه از قبیل همین برنامه ها باشه.بدون شک مشارکت مردم اون منطقه یکی از عوامل موثر در پیشبرد هدف های برنامه ریزی منطقه ای است.امور آموزشی عمومی,اموزش متوسطه و آموزش ابتدایی ,برنامه های اجرایی تولیدی کوچک مانند صنایع کوچک روستایی و کشاورزی در مقیاس کوچک ,
میتوانند در قلمرو برنامه ریزی منطقه ای قرار گیرند.

شناخت وضع موجود
یکی از اصلی ترین اقدامات در هر برنامه ریزی بررسی و شناخت واقعی وضع موجود است.به این معنی که لازم است وضعیت عواملی مانند امکانات مادی,منابع انسانی,نیازهای محیط اجتماعی و اقتصادی,ارزش ها,گرایش ها,مسایل و مشکلات مادی و غیر مادی و مقررات در سازمان کاملا مشخص شود تا بتوان بر اساس آنها هدف ها تعین نمود.
تعیین هدف:
دومین قدم در برنامه ریزی تعیین هدف ها برای کل سازمان و سپس برای هر یک از واحد ها به صورت کوتاه مدت,میان مدت و بلند مدت است.چون هدف ها نتایج مورد انتظار فعالیت ها را نشان میدهد بنابر این از اهمیت خاصی در برنامه ریزی برخوردار است.هر سازمان هدف های متعددی دارد که لازم هست به همه توجه کندحالا اینجا یه سوالی پیش میاد که چطور میشه بین هف های متعدد هدف مهم و ضروری رو انتخاب کرد؟مدیر ناچار هست که درباره ی هدف های سازمان به تحقیق و مطالعه بپردازد تا بتواند هدف های اصلی ,هدف های کلی,هدف های فرعی و هدف های بسیار فرعی(کالا یا خدمات)موسسه رو به ترتیب اولویت و اهمیت تعیین نماید(سلسله مراتب هدف های موسسه مشخص شود)
تعیین خط مشی ها(سیاست های کلی):
خط مشی در واقع راه رسیدن به هدف را مشان میدهد و کارکنان را برای رسیدن به آن راهنمایی میکند خط مشی که همان سیاست های کلی موسسه است,موجب میشود که مدیران مختلف وقتی با موقعیت های مشابه برخورد میکنند,انتخاب های یکسانی داشته باشند.یا به عبارت دیگر خط مشی ها چارچوب های تصمیم گیری و راهنمای عمل مدیران هستند.مثلا چنانچه خط مشی موسسه ای درباره ی استخدام این باشدکه نیروی انسانی مورد نیاز بدون توجه به جنس,نژاد و سن استخدام شود,در این چارچوب همه ی مدیران یکسان تصمیم میگیرند.
رویه ها و روش های انجام کار:
رویه ها مشخص تر از خط مشی ها هستند وجریان عملیات و طریقه ی دقیق انجام فعالیت ها را مشخص میسازند.بنابراین در رویه ها,کلیه ی اقداماتی که برای انجام یک فعالیت با طرح معینی لازم است ,تعیین میگردد و چگونگی اجرای وظایف در هر مرحله دقیقا مشخص میشود.به عنوان مثال در مورد استخدام,کلیه ی اقداماتی که شخص باید انجام دهد از قبیل آزمون,معاینات و...را رویه ی استخدام گویند.روش ها , نحوه ی اجرای جدول زمانبندی رویه ها را مشخص میکند مانند زمان مراجعه برای استخدام در مثال فوق.
مقررات و قوانین :
کلیه ی فعالیت های برنامه ریزی باید در چارچوب قواعد و قوانین مرتبط طراحی شود با یه مثال توضیح میدم مثلا اینکه در برنامه رانندگی لازم است به استفاده از کمر بند ایمنی توجه شود.
بودجه:
بودجه یکی از ابزار های مهم برنامه ریزی و کنترل در مدیریت بوده و چون ماهیتی کمی دارد ,از دقت بیشتری در امر کنترل برخوردار است.بودجه بندی یا بودجه ریزی امروزه ,مدل های پیشرفته ای مثل بودجه ی برنامه ای و بودجه بندی بر مبنای عملیات است.