سازمان‌های مجازی

سازمان‌های مجازی

http://pnu-club.com/imported/2013/06/1.gif
سرعت شاید مهمترین ثروت در هزاره سوم و عصر جدید موسوم به عصر اطلاعات باشد. برای کاستن زمان پاسخگویی و بهبود انعطاف‌پذیری، باید شکل کاملا جدیدی از سازمانها بوجود آیند. سازمانهای مجازی که امروزه با سرعت بالایی در حال شکل‌گیری هستند می‌توانند پاسخی به این نیازهای جدید باشند.
تحول الکترونیکی به طرق مختلف تجارت را تغییر داده است . ساختارهای سازمانی سنتی ، دیگر نمی‌توانند با این تحولات سازگار باشند. سرعت روز افزون جهانی سازی و تغییرات شدید ، نیازمندی به یک ساختار تجاری که بتواند این شرایط را به بهترین وجه بکار گیرد، حیاتی ساخته است. عدم توجه بسیاری از شرکتها به این شرایط جدید باعث ورشکستگی آنها شده است. بازار جدید نیازمند سازگاری مداوم و واکنشهای فوری است. سرعت هم‌اکنون یک شاخص رقابتی است و در نتیجه مدل قدیمی و کلاسیک تجارت رنگ خواهد باخت.
امتیازات رقابتی گذشته دیگر دوام ندارد، استراتژیهای مبتنی بر هزینه به سختی باقی مانده و دوام می‌آورند. سازمانها و شرکتهایی که در یک سازمان حجم وسیعی از فعالیتها را انجام می‌دادند، جای خود را به شرکتهای کوچکی داده‌اند که برای جلب رضایت مشتریانشان روی فعالیت‌ خاصی متمرکز شده‌اند.
در بازار و عصر جدید سازمانهایی که از دانش، افراد متخصص و فناوریهای روز به خوبی استفاده نمایند موفق‌تر هستند. کوچک شدن، مهندسی مجدد و تمرکز، برخی از رویکردهایی هستند که شرکتها برای شناسایی فعالیتهای بدون ارزش افزوده روی آنها حساب می‌کنند. فعالیتهای اقتصادی شبکه‌ای و تبادل اطلاعات اقتصادی فواید زیادی را برای استراتژی منبع یابی بیرونی به ارمغان آورده است.
طبق تعریف سازمانهایی که دارای سرمایه‌های غیر ملموس مشخص بوده و از مرزهای سنتی فراتر رفته‌اند، سازمانهای مجازی نام دارند. چنین سازمانهایی در تجارت خود از شرکای خارجی استفاده می‌کنند، که به آنها دست اندرکاران سازمان مجازی می‌گویند.
در حقیقت یک سازمان مجازی یک سازمان مبتنی بر شبکه است. برای اینکه یک سازمان خود را از ساختار موجود خارج ساخته و به حالت مجازی درآید نیازمند تغییرات سازمانی و تجدید ساختار در فرآیندها و عملکردهای سازمانی است که این امر با توجه به مقاومت طبیعی افراد در مقابل تغییر بسیار مشکل خواهد بود.
با تعریف کامل‌تری می‌توان بیان کرد که سازمان مجازی یک نوع خاصی از سازمان شبکه‌ای است که با استفاده از آخرین فناوریهای ارتباطی و اطلاعاتی مانند اینترنت واینترانت مراودت و همکاری با اشخاص و سازمانهای دیگر را خارج از فضا، زمان و مرزهای سازمانی امکان پذیر می‌سازد.

ویژگیهای سازمانهای مجازی

• مبتنی بر اطلاعات است.
• غیرمتمرکز است ولی از نظر فناوری شدیدا متمرکز عمل می‌کند.
• تمرکز فعالیتهای سازمان مجازی حول شایستگی‌های منحصر به فرد آن می‌باشد.
• انعطاف‌پذیر، چابک و سریعا قابل انطباق است.
• سرمایه‌گذاری‌های آن بهینه بوده و هزینه‌های سربار در آن حذف می‌شود.
• خلاق، پویا، سازگار و همراه با ساختاری مجازی مبتنی بر کار گروهی است.

اهداف عمده سازمانهای مجازی

• بهره‌برداری به موقع از انواع منابع موجود در بازار به منظور ارتقاء کیفیت و افزایش ارزش محصول
• به کارگماردن نیروی کار متخصص از هر قشر،‌ طبقه، تخصص و ملیت
• ایجاد نظارت درونی و خود جوش که تنها از محیطی بدون ابهام، قدرتمند و دارای اصول اجرایی مشترک و اعتماد قلبی و واقعی بر می‌آید.

چكيده
در اين مقاله سعي براين است تا با مروري بر ادبيات سازمانهاي مجازي، مفهوم اين پديده سازماني مورد توجه قرارگيرد. سپس ويژگيهاي سازمانهاي مجازي از ابعاد منابع انساني، فناوري اطلاعات و شيـــوه هاي سازمان دهي بــررسي مي گردد. آنگاه الگوهاي مختلف شكل گيري سازمانهاي مجازي بيان مي شوند و پس از آن اندازه گيري ميزان مجازي بودن يك سازمان بررسي و آزموني براي اندازه گيري ميزان مجازي بودن مطرح مي شود.

مقدمه
روند رو به رشد مفاهيمي چون توليد چالاك، توليد انبوه سفارشي (mass - customization) و جهاني شدن و نيز افزايش نياز براي گسترش محصولات در دنياي رقابتي امروز باعث گرايش سازمانها به رويكردهاي نوين و الگوهاي جديد سازماني گرديده است. جهاني شدن تجارت و توليد، ايجاب مي كند كه فعاليتهاي اقتصادي را در هر محيط پرسودتري بتوان به انجام رساند.

افزايش رقابت در دنياي امروز باعث گرديده است تا سازمانها براي كاهش هزينه ها و ماندن در بازار نيازمند همكاري با ديگر سازمانها باشند.
سازمانهاي مجازي به عنوان مجموعه اي از سازمانهاي كوچك با پراكندگي بسيار گسترده، موجوديتهاي مستقلي هستند كه خود را براي برآورده ساختن نيازهاي مشتريان با شرايط محيطي سازگار مي كنند.

از جمله عوامل موفقيت سازمان مجازي توانايي شكل دهي، انجام رساني و خاتمه هر فعاليت در زماني مشخص است و اين يعني اينكه در درون يك سازمان مجازي سازوكار شكل دهي و پيكربندي مجدد در زمان مشخص نقش بسيار با اهميتي دارد.

اين مقاله سعي دارد تا ضمن ارائه مفاهيم گوناگوني كه درباره سازمان مجازي وجود دارد و بررسي انواع سازمان مجازي، راهكارهايي براي حركت سازمانهاي كنوني به سمت مجازي تر شدن ارائه دهد.

مفهوم سازمان مجازي
سازمانهاي مجازي شبكه اي موقتي از موسسات مستقل هستند كه در جهت افزايش كارايي و رسيدن به هدفي واحد با يكديگر به همكاري مي پردازند.
يكي از مهمترين و بارزترين مشخصه هاي اين نوع سازمانها وجود انعطاف پذيري بسيار زياد آنها است.

در اين نوع از شركتها تمامي شركا از امتياز برابر برخوردارند و نسبت به يكديگر به وسيله به اشتراك گذاري اطلاعات، مشتريان و منابع وابسته اند. از ويژگيهايي همچون داشتن منابع مشترك، نبود مرز، مشاركت برابر، داشتن شركاي غيرثابت، پراكندگي جغرافيايي و ارتباطات الكترونيك مي توان به عنوان مشخصه هاي بارز سازمانهاي مجازي نام برد. سازمانهاي مچازي از ديدگاه مشتريان بايد يك سازمان واقعي تلقي شوند.

شركتهاي اينترنتي را نيز مي توان گونه اي ديگر از سازمانهاي مجازي دانست، زيرا اين شركتها به طور كلي وجود فيزيكي ندارند و ارتباط شركت با مشتريان از طريق اينترنت صورت مي گيرد. نمونه بارز اين گونه سازمانهاي مجازي شركت آمازون است.

سازمان مجازي نوعي همكاري بين سازمانها، شركتها، گروهها و اشخاص به وجود مي آورد. اسكات (1998) درباره سازمانهاي امروزي معتقد است كه پيچيدگي، عدم قطعيت و گستردگي ارتباطات داخلي جزو مشخصات محيطي كسب و كار سازمانهاي امروزي است.

سازمانهاي مجازي پيچيدگي و عدم قطعيت را با همكاري و هماهنگي در يك شبكه سازماني به حداقل مي رسانند و از اين طريق مي توانند در دنياي كسب و كار امروزي باقي بمانند.

پس به طور كلي سازمان مجازي شبكه اي موقت از شبكه هاي مستقل است كه مي تواند به سرعت از فرصتها استفاده كند.
(byrne, 1993; davidow and malone, 1993: Wildeman, 1998)

ويژگيهاي سازمان مجازي
1 - تنـوع : براي پاسخ به نيازهـاي پيچيـده و متنوع مشتريان، گستره متنوعي از پودمانهـا(modules) با يكديگر مرتبـط مــي شوند كه هر كدام قابليتها و توانمنديهاي خاص خود را دارند. هر پودمان توانايي منحصر به فردي را در پاسخ به يك نياز خاص دارد. تركيبي منعطف و پويا از اين توانائيها با تبديل شدن به زنجيره واحد به سازمان توانايي و امكان دستيابي به فرصتهاي رقابتي را مي دهد. اين تركيب سبب افزايش منابع مجازي سازمان و افزايش قدرت تخصيص منابع مي شود.

2 - پيكربندي : باوجود اينكه مشتريان سازمان واحدي را مي بينند ولي سازمان مجازي از چندين شركت مستقل تشكيل شده كه براي پاسخ به نياز مشتريان شبكه اي موقت تشكيل داده اند.

سازمان مجازي عبارت است از گروهي از شركتها كه به منظور برخورداري از يك فرصت مشخص به صورت واحد در مي آيند و تا هنگامي كه آن فرصت باقي باشد، سازمان مجازي پايدار مي ماند. در سازمان مجازي رابطه با شركا به گونه اي است كه وابستگي ميان دوطرف رابطه در كمترين حد قرار دارد، به طوري كه با تغيير در يك طرف، طرف ديگر آسيب نمي بيند و سريعاً شريكي ديگر را جايگزين مي كند، در نتيجه روابط سلسله مراتبي، بلندمدت و غيرمنعطف در سازمان مجازي مناسب نيست.

3 - يكپارچگي: به منظور تنوع گرايي و ساختاربندي پويا، داشتن قواعد و ضوابط مشخصي در تخصيص فعاليتها ضروري به نظر مي رسد و اعتماد به يكديگر نقش انكارناپذيري در موفقيت سازمان مجازي دارد.

در اقتصاد سازمان سه سازوكار مهم براي ايجاد هماهنگي و كنترل روابط وجود دارد:

قيمت براي كنترل و ايجاد سازگاري در بازارها‍؛
قدرت براي كنترل و ايجاد سازگاري در روابط سلسله مراتبي؛
اعتماد براي كنترل و ايجاد سازگاري در شبكه.
در نظام شبكه اي كه بر پايه اعتماد بنا نهاده شده است، شركا هنجارها و ارزشهاي مشتركي را ايجـاد و خود براجراي اين ارزشها نظارت مي كنند.

4 - فناوري: فناوري اطلاعات و ارتباطات يكي از پيش نيازها و عوامل اصلي ايجادكننده هماهنگي ميان فعاليتها در طول زنجيره توليد است.
بسياري اين فناوري را مهمترين عامل موثـر در شكل گيري سازمان مجازي ذكر كـرده اند.

روابط انساني در سازمانهاي مجازي
در اين سازمانها به دليل نياز به واكنش سريع نسبت به بعضي از محركها، شركا بدون نياز به فرمان سيستم كنترل مركزي قادر به واكنش هستند. در سطوح پاييـن سازمان تصميم ها اتخاذ مي گردد و سطوح بالايي سازمان كنترل بر اين تصميم ها را برعهده دارند. همچنين اطلاعات از سطوح پايين تر براي تطبيق با استراتژي هاي سازمان به سطوح بالاتر مي روند.

براي واكنـش سريع و مشاركت انعــــطاف پذير نياز به وجود تيمهاي مجازي است. اين تيمها خود به طور مستقل داراي ويژگيهاي سازمانهاي مجازي هستند. همچنين اين تيمها براي فعاليت نيازمند حضور اعضاي خود در يك مكان خاص يا ملاقات حضوري نيستند.

يكي ديگر از مزاياي اين سازمانها قابليت كاركردن در تمامي ساعات شبانه روز است. به عنوان مثال، زماني كه كار يك تيم در اروپا پايان مي پذيرد، در آمريكا تيم ديگر مي تواند به كار خود ادامه دهد. اعضاي هر تيم براساس نيازمنديهاي هر پروژه به تيم اضافه مي شوند. هر تيم ساختار مختص به خــــود را دارد و مي توان گفت در اين نوع تيمها سمت و پست افراد ثابت نيست. مثلاً كسي كه رهبري يك تيم را در يك پروژه برعهده دارد در پروژه ديگر به عنوان يك عضو عادي تيم مي تواند فعاليت كند. به عبارت ديگر، اعضاي تيم هاي مجازي بايد هركدام قابليتها و شايستگيهايي داشته باشند كه اين شايستگيها برموقعيت سازماني آنها ارجح است.

در اين تيمهـا دو عامل اعتمـاد و مسئوليـت پذيري اهميت بسيار زيادي دارند. كنترل مديريت بر كار افراد بسيار كمتر خواهد شد و افراد در مسائل مربوط به حيطه كار خود مي توانند تصميم گيري كنند. از آنجايي كه افراد نياز به حضور فيزيكي در دفتر كار سازمان را ندارند مي توانند از طريق به كارگيري ابزار و فنون زير به انجام امور اقدام كنند:

فناوري ارتباطات: افراد از محلهايي خارج از محيط كار (مثلاً خانه) و از طريق اينترنت و يا كنفرانـس تلفني به انجام وظايف خود مــــــي پردازند. لازم به ذكر است كه افراد قابليت دسترسي به بانك اطلاعات شركت را نيز دارند.

دفترهاي كنترل از راه دور: در اين حالت افراد با دفتر شركت تماس مي گيرند و يك اپراتور مركزي اطلاعات را در اختيار آنها قرار مي دهد و ارتباطات لازم را برقرار مي كند.

ميز فرمان(HOTDESKING) در اين حالت هر كارمند در يك زمان خاص و معين در دفتر كار حاضر مي شود و فعاليتهــاي مربوط را انجام مي دهد.

در اين نوع سازمانها به دليل وجود امكانات شبكه اي و استفاده از اينترنت و برقراري ارتباط با مشتريان و تامين كنندگان، ارتباطات با سرعـــت و دقت بيشتر و هزينه كمتر برقرار مي گردد و تماسهاي فيزيكي در اين گونه سازمانها به حداقل ممكن مي رسد.

برخورداركردن كاركنان از درآمد متناسب با كار و كاهش سطح كنترل مستقيم مدير براعمـال كاركنان، باعث افزايش حس مسئوليت پذيري افراد مي شود.

يكي از نتايج مستقيم قدرت يافتن كارمندان افزايش رضايت مشتريان است زيرا كه هر كارمند مي تواند به طور مستقيم با مشتريان تماس برقرار و در جهت رفع نيازمنديهاي آنان اقدام كند.

در اين نوع سازمانها اطلاعات در اختيار تمامي افراد مرتبط با سازمان متناسب با نيازشان قرار مي گيرد. همچنين راهبرد و هدف سازمان به طور مشخص براي تمامي افـراد تبييــن مــي گردد.

يكي از مسائل مهم اداري در اين نوع سازمانها برقراري دوره هاي آموزشي براي كارمندان است و سازمانها به صرف اينكه كارمندانشان در سازمان ديگر آموزش ديده اند، نسبت به آموزش كارمندان خود بي تفاوت نيستند.

كارمندان بايد به طور فعال و مستمر فعاليتهاي خود را مديريت كنند. آنها همچنين بايد اين واقعيت را بپذيرند كه شغلشان دائمي نخواهد بود. اين سازمانها بايد براي ايجاد انگيزه و ارتقا كارمندان خود راههايي ديگر و متفاوت با روشهاي سنتي در پيش گيرند. يكي از راههاي ايجاد انگيزه در افراد چرخش شغلي آنها است.

در اين نوع سازمانها تنها مديراني قادر به ادامه فعاليت و پذيرش تغييرند كه داراي اعتماد به نفس باشند و قدرت خود را ناشي از پست سازمانيشان نبينند. در اين سازمانها از آنجايي كه بسياري از كنترلها را كارمندان انـــــجام مي دهند به مديران كمتري نياز است و در حقيقت مديران رده مياني حذف مي گردند.

باتوجه به مطالب بالا در سازمان مجازي استخدام افراد شايسته بسيار اهميت پيــــدا مي كند. پس به طور كلي افرادي براي همكاري در سازمان مجازي مناسبند كه خود كنترل و مسئوليت پذير باشند.

الگوهاي گوناگون شكل گيري سازمان مجازي
وينگاند (1997) الگويي ارائه داد كه در آن سه مشخصه پودماني بودن، عدم تجانس(HETEROGENEITY) و توزيع زماني و مكاني (TIME AND SPATIAL DISTRIBUTION ) را به عنوان سه ويژگي سازمانهاي مجازي برشمرد. او اعتقاد دارد كه سازمان مجازي از تعدادي شركت تشكيل گرديده كه بسيار كوچك و قابل مديريت اند و تصميم گيري را غيرمتمركز مي نمايند. عدم تجانس به عنوان مشخصه اي ديگر نشان مي دهد كه سازمان مجازي از واحدهايي تشكيل شده كه قدرت، توانايي و اثربخشي هاي متفاوتي دارند و سرانجام سازمان مجازي براي پيكربندي مجدد بايد داراي بخشهايي باشد كه از لحاظ زماني و مكاني در يك جا نيستند.

شائو و همكاران (1998) در مدلي كه ارائه مي دهند بر رابطه بين گره ها تمركز مي كنند و ويژگي آنها را براساس اهداف، ارتباطات، مرزها و فناوري برمي شمرند.

اهداف معرف انگيزه به وجود آوردن سازمانها و خدمات جديد و نيروي پيوستگي آنان است كه باعث مي شود سازمانها به صورت مجازي در كنار يكديگر باشند. ارتباطات، سطح همكاري را مشخص مي سازد و مي تواند نتيجه به اشتراك گذاشتن دارائيهاي فيزيكي و منابع و... باشد.

مرزها مشخص مي سازد كه سازمان مجازي در كجا حضور دارد و مشخص مي كند چه كساني مي توانند فعاليتهاي خود را به اشتراك بگذارند و چه كساني مي توانند از منافع آن بهره مند گردند و سرانجام فناوري، عوامل تواناسازي سازمان مجازي را مشخص مي كند.

سازمان مجازي قادر است در محيطهاي در حال تغيير همواره مكان يابي كند(EISENHARDT AND BROWN, 1999) . آرمان عمومي سازمان مجازي در اين است كه به طور پيوسته فرايندهاي كسب و كار جديد را طراحي و پياده سازي كند. (KATZI; 1998)

كيتزي (1998) در زمينه طراحي و پيــــاده سازي سازمان مجازي الگويي مطرح كرد كه در اين الگو نوعي سازوكار پويا توضيح داده شده است. او اين تئوري را براساس سه اصل مطرح مي كند:

شبكه: مشتمل بر روابطي است كه ميان شركا براي همكاري در يك بازار وجود دارد.

عمليات مجازي : نوعي فرايند همكاري است كه در آن قابليتها و منابع در دوره هاي ارزش با هم تركيب مي شوند.

ارزش : عاملي است كه سازمان مجازي را به دوباره سازي مجدد وا مي دارد. شكل شماره يك بيانگر ارتباط ميان اين عوامل است.

http://pnu-club.com/imported/mising.jpg

طبق الگوي استرادر (1998)، فرايند تشكيل سازمان مجازي از چهار فاز تشكيـــل مي گردد:

1 - شناسايي: شناسايي شامل مشخص سازي فرصتها و ارزيابي اين فرصتها و انتخاب آنهـاست. اين مرحله به طــور متوالي تكرار مي شود و در پايان اين مرحله بهترين فرصت در بازار به دست مي آيد.

2 - شكل دهي: مهمترين مراحل در فاز دوم شامل تعيين كردن شركا، ارزيابي، انتخاب و شكل دهي نوع اشتراك با آنان است. در اين مرحله ساختار واقعي يك سازمان مجازي شكل مي گيرد.

براي ارتباط برقراركردن با شركاي تجاري در اين سازمانها اعتماد يكي از كليدي ترين عوامل در انتخاب شريك است. براي انتخاب شريك و نحوه همكاري با آنها روشهاي مختلفي وجود دارد. يك نوع آن شريك به عنوان هسته مركزي شراكت است. در اين حالت شريك نقش محوري ايفا مي كند و بقيه به عنوان تامين كننده مطرح مي گردند. مشتري با اين شريك در ارتباط خواهد بود. لازم است تاكيد شود كه اين شريك محوري در سطح بقيه قرار دارد و هيچ مزيت خاصي براي آن نبايد قائل بود. نوع ديگر داشتن شركايي برابر در تمامي زمينه ها است. در اين حالت شركاي مختلفي با يكديگر همكاري مي كنند و يك شريك نقش مديريتي ايفا مي كند. تمامي شركا مستقلاً تصميم مي گيرند به جز تصميمهاي مهم كه به روش دموكراتيك اتخاذ مي شوند.

3 - عمليات : پنج كاركرد اصلي اين قسمت عبارتند از: طراحي، بازاريابي، مديريت مالي، توليد و توزيع.

4 - خاتمه : پس از آن كه بازار و فرصتها اشباع گرديد فعاليت سازمان مجازي ايجاد شده خاتمه مي يابد. مراحل بالا در شكل شماره دو نشان داده شده اند.


http://pnu-club.com/imported/mising.jpg
كيتزي و ميلارگ (1998)، شش نقش اصلي را درون سازمان مجازي در نظر گرفتند كه عبارتند از: كارگزار، مدير شايسته، مدير پروژه، مدير برون سپاري، مدير شبكه و مميز.

در شكل گيري سازمان مجازي ، سه مرحله را مي توان تعيين كرد:
مجموعه اي از اجزا؛
شبكه پويا؛
سازمان پويا.
در اولين گام سازمان با شناسايي شركا و افراد درگير با بنگاه مجموعه اي از افراد و سازمانها را تشكيل مي دهد كه داراي خصوصياتي از قبول اهداف همسو، راهبردها و توانائيهاي مختلف و منابع مجزا هستند. از ويژگيهاي اين مرحله مي توان به پيچيدگي و عدم قطعيت اشاره كرد.

مجموعه اي از اجزا جايي است كه فرايندهاي مقدماتي تشكيل سازمان مجازي از آنجا شروع مي گردد. اين فرايندها عبارتند از:

غلبه بر پيچيدگي ها، غلبه بر روابط دروني و غلبه بر عدم قطعيت، سازماندهي كاربران از طريق شبكه پويا و ايجاد هماهنگي بين كاربران. زماني كه مجموعه اي از كاربران براي مشاركت اعلام آمادگي مي كنند اگر فرصت بازار پديدار گردد اعضا برروي اهداف، زمان و نحوه انجام آن با هم هماهنگ مي گردند. مشاركت كاربران در اين قسمت از طريق شبكه رايانه اي ميسر مي گردد.

شكل بندي نيازها كه شامل شناسايي فرصتها، محصولها و بازارهاست و اعضا در زمان خاصي بايد در جهت رفع نياز مشتريان گام بردارند، در اين مرحله شكل مي گيرد.

اگر معيارهاي تخصيص از قبل مشخص باشد مي توان در زمان مناسب به فرصتها پاسخ داد و بسيار مهم است كه اين معيارها بسيار روشن و هزينه و سود آن نيز مشخص باشد. در صورتي كه اين معيارها دقيق باشد مي توان انتخاب بهتري انجام داد و از فرصت بازار استفاده بيشتري كرد.

در مرحله پاياني سازمان مجازي از مجموعه اي از سازمانهايي كه داراي هدف مشترك هستند و در مرحله قبل مورد شناسايي قرار گرفتند به وجود مي آيد. بنابراين، در اين مرحله سازمان پويا هدف خود را تعيين مي كند و اهداف ساير سازمانها را سمت و سو مي دهد. در خلال شكل گيري شراكت و شركا، وظايف و مسئوليتها به هر شريك تخصيص مي يابد و در نهايت سازمانهايي كه با هم شريك شده اند، محصولات و خدمات را به بازار مورد نظر ارائه مي دهند.

درشكل شماره سه گامهاي تشكيل سازمان مجازي همراه با جزئيات مربوط به هرگام نشان داده شده است. همان طور كه در اين تصوير مشاهده مي شود. فناوري اطلاعات نقش تسهيل كننده و مكملي در ايجاد سازمان مجازي ايفا مي كند.


http://pnu-club.com/imported/mising.jpg
مجازي شدن تدريجي
تعداد بسيار اندكي از سازمانها مي توانند تمامي خصوصيات يك سازمان مجازي را به طور كامل داشته باشند ولي در عوض بسياري از شركتها قسمتي از مشخصات يك سازمان مجازي را دارا هستند و باتوجه به اين موضوع، مفهوم مجازي شدن تدريجي مطرح مي شود. اين مفهوم بيان مي كند هر سازمان مي تواند درجه اي از مجازي شدن را روي پيوستاري كه بين سازمان غيرمجازي و سازمان كاملاً مجازي وجود دارد اختيار كند.

ارنولد و فياست، الگويي تكاملي را براي طي كردن مراحل مجازي شدن مطرح مي سازند و اين مسير را به چهار سطح كه از مجازي نشدن تا مجازي شدن به طور كامل ادامه مي يابد تقسيم مي كنند.

در گام اول، سازمانها فرايند داخلي خود را به كمك فناوري اطلاعات بهينه مي سازند.

در گام دوم سازمانها با در نظر گرفتن تواناييهاي پايه اي خود اقدام به برون سپاري قسمتي از فعاليتهاي خود مي كنند. گام سوم طراحي مجدد شبكه كسب و كار از طريق مديريت زنجيره تامين است كه به شركت امكان يكپارچه شدن با مشتريان و تامين كنندگان را مي دهد. در گام نهايي كارگزاران سازمان مجازي را كه منطبق و منعطف با خواسته هاي مشتريان است را بنا مي نهند.

شولز در نحوه مجازي شدن تدريجي سه بعد را تحت عنوان مكعب مجازي مطرح مي سازد كه عبارتند از:

1 - ميزان توجه راهبرد سازمان به تواناييهاي پايه اي؛
2 - تمركز سازمان بر درك مفهوم مجازي شدن؛
3 - يكپارچه سازي توليد پودماني در طول زنجيره توليد.
شولز در تحقيق اول خود كه در صنعت بانك آلمان و به طريقه پرسشنامه انجام شد توانست سه راهبرد براي حركت به سوي مكعب مجازي را شناسايي كند:
تمركز بر يكپارچه سازي غير فيزيكي؛
تمركز برروي درك مجازي شدن؛
تركيب هر سه بعد.
در تحقيق دوم بر روي 102 شركت آلماني و اتريشي، شولز نشان مي دهد كه از سه استراتژي پيش گفته حركت در طول هر سه بعد با موفقيت به انجام مي رسد. بنابراين، مدل مكعب مجازي نسبت به مدل تكاملي كه فقط يك مسير جهت مجازي شدن بر مي شمرد از انعطاف بيشتري برخوردار است.

در برخي ديگر از روشهـا به منظور انـــدازه گيري ميزان مجازي شدن از مقايسه سازمان با سازمان مجازي كامل كه همان سازمان مجازي آرماني است استفاده كرده اند. در اين روشها ابعاد سازمان مجازي آرماني بيان شده و ساير سازمانها نسبت به اين ابعاد سنجيده مي شوند.

در زمينه اندازه گيري ميزان مجازي شدن سازمان، مي توان با ايجاد پرسشنامه اي و مورد پرسش قرار دادن مواردي همچون توصيف فرايند ارزش افزايي مجازي در سازمان، مزيتهاي سازماني، ميزان همكاري سازمان با شركايش، ميزان توافقات رسمي در گروه سازمانهاي همكار، نحوه همكاري با سايرين، ميزان اعتماد به همكاران و شركا، نحوه برخورد بااختلاف نظر همكاران و نحوه ارتباطات سازماني و وزن دهي به هريك از عوامل موجود و بررسي امتياز كسب شده به درجه مجازي شدن سازمان پي برد و مشخص كرد كه سازمان در چه بعد و زمينه اي نياز به حركت به سوي مجازي شدن دارد.

نتيجه گيري
سازمانهاي مجازي سازمانهايي هستند كه براي استفاده از مزيتهاي نسبي ساير سازمانها در جهت دستيابي به منافع بيشتر با آن سازمانها متحد گرديده اند. اين سازمانها برپايه الگوهاي مختلفي ايجاد مي شوند و بااستفاده از فناوري اطلاعات، ارتباطات سريع، ارزان و آساني بين خود ايجاد مي كنند.

سازمانهاي مجازي براي همگام شدن با تغييرات سريع و اساسي دنياي جديد راهبردهاي مثمر ثمري به كار مي گيرند.
فناوري اطلاعات تسهيل گري است كه امكان ايجاد سازمانهاي مجازي را فراهم كرده است.
در اين سازمانها شاخص هايي از قبيل ميزان همكاري با شركا، ميزان استفاده از فناوري اطلاعات، نحوه همكاري بر پايه اعتماد متقابل، نحوه انتخاب شركا و نحوه رفع اختلاف با شركا به تعيين ميزان مجازي بودن اين سازمانها كمك مي كنند.

منابع
DAVIDOW, W AND M MALONE (1992) DAS VIRTUELLE UNTERNEHMEN. NEW YORK: HARPERCOLLINS.
EISENHARDT,K.M. AND BROWN,S.L. (1999) “PACHING: RESTITCHING BUSINESS
PORTFOLIOS IN DYNAMIC MARKETS”, HARVARD BUSINESS REVIEW, SEP-OCT,PP. 165-170.
FRANKE, U. (1999), “IS THE NET-BROKER AN ENTREPRENEUR? WHAT ROLE DOES THE NET-BROKER PLAY IN VIRTUAL WEBS AND VIRTUAL CORPORATIONS?”, ELECTRONIC JOURNAL OF ORGANISATIONAL VIRTUALNESS, 1: 1,PP.120-139.

J AGERS, H. AND W. JANSEN (1998) “CHARACTERISTICS OF VIRTUAL ORGANIZATIONS” IN P. SIEBER AND J. GRIESE (EDS.) PROCEEDINGS OF THE VONET-WORKSHOP. BERN: SIMOWA VERLAG.

KATZY, B.R. (1998), “THE VIRTUAL ENTERPRISE”, IN: GUTIERREZ, A.M., SANCHEZ, J.M. AND KUSIAK A., HANDBOOK OF LIFE CYCLE ENGINEERING: CONCEPTS, MODELS AND TECHNOLOGIES, DORDRECHT:

KATZY, B.R. (1998), “DESIGN AND IMPLEMENTATION OF VIRTUAL ORGANISATIONS, WORKING PAPER SERIES”, UNIVERSITY BW MUNICH.
SCOTT, W.R. (1998), ORGANIZATIONS: RATIONAL, NATURAL AND OPEN SYSTEMS, NEW JERSEY: PRENTICE-HALL.

SHAO, Y.P., LIAO, S.Y. AND WANG, H.Q. (1998), “A MODEL OF VIRTUAL ORGANIZATIONS”, JOURNAL OF INFORMATION SCIENCE, 24: 5,PP. 305-312.

STRADER, T.J., LIN, F. AND SHAW, M.J. (1998), “INFORMATION STRUCTURE FOR ELECTRONIC VIRTUAL ORGANIZATION MANAGEMENT”, DECISION SUPPORT SYSTEMS, 23,PP. 75-94.

WILDEMAN, L. (1998), “ALLIANCES AND NETWORKS: THE NEXT GENERATION”, INTERNATIONAL JOURNAL OF TECHNOLOGY MANAGEMENT, 15: 1/2,PP. 96-108.

در سازمانهاي‌ مجازي، واگذاري‌ فعاليتها به‌ سازمانهاي‌ ديگر و تامين‌ خدمات‌ و كالا با همكاري‌ واحدهاي‌ خارجي‌ بسيار رايج‌ است.

در عصر حاضر، پارامتر بازدارنده‌ فاصله‌ و مليت‌ ميان‌ توليدكننده‌ و مشتري‌ از ميان‌ برداشته‌ شده‌ است.

سازمان‌ مجازي، سازمان‌ جديدي‌ است‌ كه‌ متناسب‌ با شرايط‌ محيطي‌ آينده‌ طراحي‌ شده‌ است.

تكنولوژي‌هاي‌ ارتباطي‌ باعث‌ دگرگوني‌ در بازار و تمايلات‌ مشتريان‌ شده‌ است.

چكيده‌

‌ ‌«سازمان‌ مجازي» نوع‌ جديدي‌ از سازمانهاي‌ آينده‌ را معرفي‌ مي‌كند. ساختار اين‌ سازمانها به‌ صورت‌ واحدهاي‌ كوچك، خودكفا و منعطف، همراه‌ با سيستم‌هاي‌ ارتباطي‌ پيش‌رفته‌ است. در سازمانهاي‌ مجازي، اين‌ واحدهاي‌ كوچك‌ و خودكفا به‌ ياري‌ سيستم‌هاي‌ ارتباطي‌ و اطلاعاتي‌ كه‌ به‌ سرعت‌ اعجاب‌آوري‌ درحال‌ پيشرفت‌ هستند، با يكديگر پيوند خورده‌ و شبكه‌اي‌ عظيم‌ از سازمانها را به‌وجود مي‌آورند. اين‌ مقاله‌ ابتدا به‌ تشريح‌ سازمان‌ مجازي‌ و ويژگيهاي‌ آن‌ پرداخته‌ و سپس‌ به‌ بررسي‌ انواع‌ متداول‌ ساختار در اين‌ سازمانها و كاركرد آنها در بازارهاي‌ آينده‌ مي‌پردازد.

مقدمه‌

‌ ‌هر سازمان، چيزي‌ بيش‌ از مجموعه‌ فرآورده‌ها و خدمات‌ است. سازمانها، جوامعي‌ انساني‌ هستند كه‌ مانند هر جامعه‌ ديگري‌ داراي‌ ساختار، فرهنگ، قوانين‌ و روابط‌ خاص‌ خود است. در دهه‌هاي‌ گذشته‌ به‌ دليل‌ توجه‌ صاحبان‌ توليد به‌ سود و افزايش‌ توليد، سازمانها بيشتر به‌ صورت‌ مكانيكي‌ و مقررات‌ خشك‌ سازماندهي، اداره‌ مي‌شدند و اغلب‌ داراي‌ ساختاري‌ ثابت‌ بوده‌اند.

‌ ‌امروزه‌ تغييرات‌ گسترده‌ و پيشرفتهاي‌ به‌دست‌ آمده‌ در عرصه‌ تكنولوژي‌ اطلاعاتي‌ چنددهه‌ گذشته، ضرورت‌ تجديدنظر در مسائل‌ مختلف‌ ازجمله‌ ساختارهاي‌ سازماني‌ را اجتناب‌ناپذير كرده‌ است. به‌ كارگيري‌ تكنولوژي‌ اطلاعاتي‌ نظير اينترنت، پست‌ الكترونيك‌ و همچنين‌ فراگير شدن‌ استفاده‌ از كامپيوتر و شبكه‌هاي‌ كامپيوتري‌ و ارتباطات‌ كلامي‌ و تصويري‌ مستقيم‌ بدون‌ درنظر گرفتن‌ فاصله‌ها، باعث‌ شده‌ تا شكلهاي‌ سازماني‌ جديد پا به‌ عرصه‌ وجود بگذارد كه‌ ماهيتي‌ كاملاً‌ متفاوت‌ با سازمانهاي‌ سنتي، بزرگ‌ و ديوانسالاري‌ دارند.

‌ ‌از سازمانهاي‌ مجازي‌ تعاريف‌ متعددي‌ ارائه‌ شده‌ است. انجمن‌ حسابداران‌ مديريت‌ كانادا معتقد است‌ كه‌ انعطاف‌ تنها ويژگي‌ سازمان‌ مجازي‌ است. چارلز هندي‌ معتقد است‌ كه‌ در سازمانهاي‌ مجازي، لازم‌ نيست‌ همه‌ افراد در يك‌ مكان‌ حضور داشته‌ باشند تا بتوانند خدمات‌ خود را عرضه‌ كنند. سازمان‌ وجود دارد ولي‌ شما آن‌ را نمي‌بينيد، آن‌ يك‌ شبكه‌ است‌ نه‌ يك‌ دفتر. (چارلز هندي‌ - 1991)

‌ ‌ديونپورت‌ اعتقاد دارد كه: سازمان‌ مجازي‌ بسياري‌ از فعاليتهاي‌ خود را از منابع‌ خارجي‌ تامين‌ مي‌كند و ساختاري‌ به‌وجود مي‌آورد كه‌ در آن‌ به‌ جاي‌ انجام‌ وظايف‌ سنتي‌ در هر واحد داخلي، واحدهاي‌ خارجي‌ عهده‌دار انجام‌ آن‌ وظايف‌ مي‌شوندFRANK .) (2001

‌ ‌بحث‌ سازمانهاي‌ مجازي‌ براي‌ اولين‌ بار توسط‌ موشيويتز(MOWSHOWITZ) به‌ صورت‌ بحث‌ كاملاً‌ آكادميك‌ در سال‌ 1986 ارائه‌ شد. بعد از وي، محققان‌ ديگر به‌ بحثهاي‌ متنوع‌ از مفهوم‌ سازمانهاي‌ مجازي‌ پرداختند كه‌ به‌طور مثال‌ مي‌توان‌ به‌ بحثهاي‌ شركتهاي‌ مجازي‌ توسط‌ فگل‌ و كولدمان، عملكرد مجازي‌ توسط‌ هارديگر و كارخانجات‌ مجازي‌ توسط‌ مك‌آفي‌ و آبتون‌ نام‌ برد.(2001FRANK )

‌ ‌همه‌ اين‌ محققان، تكنولوژي‌ اطلاعاتي‌ و ارتباطي‌ را به‌ عنوان‌ يك‌ پيش‌نياز و يا حتي‌ مغز الگوي‌ سازماني‌ مجازي‌ معرفي‌ كرده‌اند. در سال‌ 1997، ميوز دو جهت‌ اصلي‌ «شرايط‌ بازار درحال‌ تغيير و قابليت‌ انعطاف‌ براي‌ حركت» را براي‌ حركت‌ به‌ سوي‌ سازمانهاي‌ مجازي‌ مشخص‌ ساخت. به‌طوركلي، در تحقيقات‌ مختلفي‌ كه‌ توسط‌ دانشمندان‌ در گذشته‌ و حال‌ درمورد سازمانهاي‌ مجازي‌ ارائه‌ شده‌ است، همگي‌ بر اين‌ اعتقاد هستند كه‌ سازمانهاي‌ جديد قابل‌ رؤ‌يت‌ نيستند. از اين‌ پس‌ لازم‌ نيست‌ كه‌ همه‌ افراد موردنياز در يك‌ زمان‌ و يك‌ مكان‌ جمع‌ شوند تا كار معيني‌ انجام‌ شود. امروزه‌ زمان‌ و مكان‌ به‌ همديگر وابسته‌ نيستند. اين‌ سازمانها براي‌ اجراي‌ يك‌ پروژه‌ در ظرف‌ زماني‌ معين‌ از گروههاي‌ مختلف‌ در اقصي‌ نقاط‌ جهان‌ استفاده‌ مي‌كنند. روز به‌ روز شمار كساني‌ كه‌ ازطريق‌ تلفن، دورنويس‌ و شبكه‌هاي‌ جهاني‌ اينترنتي‌ مي‌توانند با هم‌ كار كنند بيشتر و رايج‌تر مي‌شود. اگر قرار باشد كه‌ اطلاعات‌ ماده‌ اوليه‌ كار باشد، بنابراين، دليلي‌ ندارد كه‌ جايگاه‌ معيني‌ براي‌ تجمع‌ افراد ايجاد شود. از اين‌ گذشته، سازمانها ديگرر ضرورتي‌ براي‌ استخدام‌ افراد حس‌ نمي‌كنند، زيرا اصل‌ انجام‌ كار مهم‌ است. اين‌ سازمانها همواره‌ ميل‌ دارند تاحدودي‌ از بند سلسله‌ مراتب‌ سازماني‌ رها شوند و ساختاري‌ نرمش‌پذير و كاركناني‌ مبتكر و نوآور داشته‌ باشند.

ساختار سازمانهاي‌ مجازي‌

‌ ‌در سازمانهاي‌ مجازي‌ عامل‌ مهمي‌ كه‌ مجازي‌ بودن‌ را تعيين‌ مي‌كند، واگذاري‌ فعاليتها به‌ سازمانهاي‌ ديگر و تامين‌ خدمات‌ و كالا با همكاري‌ واحدهاي‌ خارجي‌ و اتحاد با آنهاست. هر قدر اين‌ واگذاري‌ گسترده‌تر باشد، سازمان‌ به‌ سوي‌ مجازي‌ شدن‌ بيشتر حركت‌ خواهدكرد. سازمانهايي‌ با ساختار شبكه‌اي‌(NETWORK STRUCTURE ) و سازمانهاي‌ بدون‌ مرز(BARRIER-FREE) نمونه‌اي‌ متفاوت‌ از مقوله‌اي‌ واحد به‌ نام‌ سازمان‌ مجازي‌ هستند. (نمودار شماره‌ يك) در سازمانهاي‌ شبكه‌اي، ساختار سازماني‌ حالت‌ دائم‌ نداشته‌ و مي‌تواند براساس‌ نيازهاي‌ احساس‌ شده، شكلهاي‌ مختلفي‌ به‌ خود بگيرد و شركاي‌ جديدي‌ را به‌ كار دعوت‌ كند. در اين‌ نوع‌ ساختار، دسترسي‌ به‌ بازارهاي‌ بين‌المللي‌ آسان‌ مي‌شود و از آنجايي‌ كه‌ هريك‌ از شركا بهترين‌ صلاحيتها و تخصصها را به‌ سازمان‌ شبكه‌اي‌ مي‌آورد، مجموعه‌اي‌ از بهترينها ايجاد مي‌شود. اما سازمان‌ بدون‌ مرز كه‌ برخي‌ از نويسندگان، آن‌ را سازماني‌ بدون‌ ساختار ناميده‌اند، به‌ زعم‌ بي‌ساختاري‌ نياز محيط‌ امروز است. در اين‌ شيوه‌ برخورد، سازمان‌ با انعطاف‌ كامل‌ شكلي‌ پيدا مي‌كند كه‌ متناسب‌ با شرايط‌ متحول‌ است‌ و امكان‌ عمل‌ در دوره‌هاي‌ كوتاه‌مدت‌ را نيز دارد. سازمانهاي‌ موثر هر روز بايد به‌ شكل‌ تازه‌ درآيند و در اين‌ فرايند ساختار سازماني‌ مهم‌ نيست‌ بلكه‌ مديران‌ بايد بتوانند مشتركاً‌ با افراد مستعد و هوشمند به‌كار بپردازند و افرادي‌ را كه‌ از سازمانها و واحدهاي‌ مختلف‌ آمده‌اند را با يكديگر همراه‌ و هماهنگ‌ سازند و سازمانهاي‌ موفقي‌ به‌وجود آورند. (الواني‌ 1377)

نمودار 1 : عوامل‌ سوق‌دهنده‌ به‌ سوي‌ سازمان‌ مجازي، ميوز 1997 (2001FRANK )


http://pnu-club.com/imported/mising.jpg
‌ ‌‌ ‌ بازارهاي‌ آينده‌

‌ ‌هر انقلاب‌ تكنولوژيك‌ تغييراتي‌ عميق‌ در صنعت‌ ايجاد كرده‌ است. موفقيت‌ در عرصه‌ اينترنت‌ با بازنگري‌ در مدلهاي‌ رايج‌ كسب‌وكار و تجارت‌ و اعمال‌ تغييرات‌ بنيادي‌ در سازمانها منجر مي‌شود. اينترنت‌ به‌ لحاظ‌ سرعت‌ فوق‌العاده‌اش‌ همانند انقلاب‌ صنعتي، اما با سرعتي‌ ده‌ برابر آن‌ درحال‌ رشد است، اينترنت‌ باعث‌ دگرگوني‌ در بازار و تمايلات‌ مشتريان‌ شده‌ است. در اين‌ شرايط، مشتريان‌ براي‌ خريد و انتخاب‌ نوع‌ جنس‌ ديگر نيازي‌ به‌ مراجعه‌ به‌ مراكز فروش‌ و صرف‌ وقت‌ طولاني‌ براي‌ به‌دست‌ آوردن‌ اجناس‌ موردعلاقه‌ خود ندارند. درضمن‌ در اين‌ نوع‌ بازارها، مشتريان‌ توانايي‌ سفارش‌ اجناس‌ متناسب‌ با نياز و علاقه‌ خود در زمان‌ و مكان‌ معين‌ را دارا هستند. در عصر حاضر پارامتر بازدارنده‌ فاصله‌ و مليت‌ ميان‌ توليدكننده‌ و مشتري‌ از ميان‌ برداشته‌ شده‌ و علايق‌ و خواست‌ مشتريان، مرزهاي‌ بين‌المللي‌ را در نورديده‌ و به‌ عنوان‌ يك‌ فرصت‌ در اختيار مديران‌ سازمانها در سرتاسر جهان‌ قرارگرفته‌ است. در اين‌ شرايط، سازمانهاي‌ مجازي‌ كه‌ موجوديت‌ خود را به‌وسيله‌ سيستم‌هاي‌ پيشرفته‌ ارتباطي‌ و اطلاعاتي‌ به‌دست‌ آورده، فعاليتهاي‌ گروههاي‌ مختلف‌ موجود در خود را متناسب‌ با نيازهاي‌ ارائه‌ شده‌ ازطرف‌ مشتريان‌ سازماندهي‌ مي‌كند. سازمان‌ همواره‌ پذيراي‌ سفارشات‌ خاص‌ مشتريان‌ خود در سرتاسر جهان‌ است‌ كه‌ براي‌ برآورد اين‌ سفارشات‌ همواره‌ درحال‌ همكاري‌ با رقبا و همكاران‌ خود است.

نتيجه‌گيري‌

‌ ‌سازمان‌ مجازي‌ نوع‌ جديدي‌ از سازمانهاي‌ جديد است‌ كه‌ متناسب‌ با شرايط‌ محيطي‌ آينده‌ طراحي‌ شده‌ است. امروزه‌ به‌ لحاظ‌ گسترش‌ و پيشرفت‌ تكنولوژي‌ ارتباطي‌ و اطلاعاتي، نوع‌ جديدي‌ از سازمانها با مشخصات‌ جديد و ساختار كاملاً‌ منعطف‌ موردنياز است. در اين‌ نوع‌ سازمانها، نقش‌ نيروي‌ انساني‌ بيش‌ از پيش‌ نمايان‌ مي‌شود. سازمان‌ بسياري‌ از فعاليتهاي‌ خود را به‌ ديگر سازمانها واگذار كرده‌ و خود نقش‌ ناظر و هماهنگ‌كننده‌ را ايفا مي‌كند كه‌ در اين‌ حالت‌ سازمان‌ نياز به‌ نيروي‌ انساني‌ نوآور فعال‌ و باانگيزه‌ بيشتر خود را نمايان‌ مي‌سازد. ساختار اين‌ سازمانها اغلب‌ به‌ دو صورت‌ شبكه‌اي‌ و بدون‌ مرز است. از خصوصيت‌ مشترك‌ اين‌ ساختارها مي‌توان‌ به‌ نداشتن‌ شكل‌ دائمي‌ در ساختار و فرد محوري‌ در اين‌ سازمانها اشاره‌ كرد. به‌طوركلي‌ براي‌ سازمانهاي‌ مجازي، صاحبنظران‌ چند خصوصيت‌ مشترك‌ تعريف‌ كرده‌اند كه‌ عبارتند از:

O واگذاري‌ بسياري‌ از امور به‌ واحدهاي‌ بيرون‌ از سازمان؛

O وجود شبكه‌هاي‌ ارتباطي‌ كامپيوتري‌ ميان‌ بخشها و واحدهاي‌ مختلف؛

O مرزهاي‌ سازماني‌ نامشخص‌ و منعطف؛

O وجود كاركناني‌ متخصص، نوآور و فعال‌ در سازمان‌ و آموزش‌ مداوم‌ كاركنان؛

O استفاده‌ عمده‌ از شبكه‌ اينترنت‌ براي‌ عرضه‌ محصولات‌ و ارتباط‌ مستقيم‌ با مشتريان. O

منابع:

- الواني، مهدي، سازمان‌ مجازي، مديريت‌ دولتي، شماره‌ 41 و 42، ص‌ 1، تهران، انتشارات‌ سازمان‌ مديريت‌ دولتي، پاييز و زمستان‌ 1377.

- هندي، چارلز، (1370)، آينده‌ غير از گذشته‌ است، سازمان‌ فردا، تهران، انتشارات‌ سازمان‌ مديريت‌ صنعتي، ص‌ 283

DUTTA,S. (JUNE/JULY 0002), FUTHER MARKET, DEUTSCHLAND, FRANCH:- INSID UNIVERSITY.

FRANK, J,U. (1002), THE CONCEPT OF VIRTUAL WEB ORGANIZATION AND- ITS IMPLICATIONS ON CHANGING MARKET CONDITIONS. (COMPUTER ation.net)zPROGRAM). AVAILABLE AT (www.virtual organi

اصول و مبانی سازمان های مجازی● مقدمه:

شاید شما از خودتان بپرسید چرا باید محل کار ما یک ساختمان حتما" اداری باشد؟

چوابها معمولا" یکسان هستند .مثلا" می گویند چون با سایر همکاران در آنجا هستیم وبه کار فروش یا خدمات می پردازیم. یا درآن مکان نیز می توانیم سوالات کاری خودمان را ازهمکاران بپرسیم.

اما سوال اینجاست، اگر قرارنباشد برای کار کردن و گرفتن جواب سوالات خود به محیط کاری فیزیکی برویدچه مسئله یا مسائلی پیش می آید ؟

به جای همه این هم امکانات یک محیط الکترونیکی ایجاد شود و هر کس بتواند کار خود را از هر نقطه ای از دنیا به راحتی از طریق کانالهای ارتباطی مثل اینترنت کارهای خویش را انجام دهد .

اگر این کارها انجام شود بدانید که اولین گام را در ایجاد سازمانهای مجازی برداشته اید.

● گامهای دیگر برای اجرای فرایندهای سازمانهای مجازی.

▪ چه عواملی باعث می شود که یک سازمان مجازی متفاوت باشد ؟

اولین و مهمترین عامل همان حذف عاملهای زمانی و مکانی است .

یعنی اینکه دیگر شما سد و مانعی به نام زمان و مکان در انجام کارهای خود، ندارید هر وقت بخواهید و هر جا بخواهید می توانید کار خود را انجام دهید .

تمرکز فوق العاده برای خدمات و تولیدات جدید به خصوص آنهایی که ما در آنها قصد داریم فقط به پیشرفت برسیم و تمرکز روی کاهش هزینه نداریم یعنی اینکه نمی خواهیم فقط کاهش هزینه کنیم .

▪ چه عواملی برای ایجاد یک سازمان مجازی انجام می گیرد .

۱) تغییر و تحول مدام در سازمانها ی مجازی صورت می گیرد .

۲) اهداف به یک سو گرایش می یابند .

۳) بهره گیری از علم برای ایجاد محصول جدید و یا نوع آوری جدید صورت می گیرد .

۴) ایجاد تغییر سریع و انعطاف آسان با تغییر و جابجایی همکاران .

▪ چه اهدافی در ایجادیک سازمان مجازی دخیل اند ؟

اغلب این گامها برداشته می شود :

۱) اغلب کاهش هزینه به میزان خیلی زیاد در تاسیس سازمانهای مجازی صورت می گیرد، مهمترین دلیل آن هم این است که دیگر ساختمانهای آن چنانی برای سازمان نیاز نیستند .

۲) بهره گیری از دانش و تجارب همدیگر برای افزایش سود آوری و کاهش هزینه های کلی .

۳) در این مرحله سازمان مجازی شکل می گیرد . و کلیه همکاران از تجارب همدیگر استفاده می کنند تا اینکه ابداع و نوع آوری جدیدی شکل گیرد .

البته این نکته مهم قابل ذکر است که ایجاد سازمانهای مجازی در تمام قسمتهای آن صورت نخواهد گرفت بعضی بخشها هستند که امکان مجازی شدن را ندارند.

● اجزای یک سیستم مجازی عبارتند از :

▪ سیستم های مجازی : در این قسمت وظایف تیم ها و افراد تیم که برای یک سیستم مجازی لازم است مشخص می شود .

▪ آزمایشهای مجازی : در این بخش تاثیر عوامل مختلف بر سازمان مجازی بحث و بررسی و آزمایش و اندازه گیری می شود .

▪ اداره مجازی : در این قسمت یک سری وظایفی که اداره مجازی یا یک سیستم مجازی دارد ، مشخص می شود .

▪ فروشگاههای مجازی : شامل فروشگاههایی هستند که قابلیت انعطاف خیلی سریع برای محصولات متنوع دارند .

▪ سازمان مجازی: این قسمت در واقع آخرین مرحله از مجازی سازی است که کل سازمان، مجازی شده است.

▪ در تمامی موارد، سیستم مجازی، به موارد زیر اشاره می کند:

ـ تغییر و تحول دائمی .

ـ خویش مدیریتی در تیم ها و بخشهای مختلف .

ـ دانش غیر ساختاری اما همگرا شده .

چرا مجازی سازی صورت می گیرد؟ یا چه عواملی باعث می شود که ما سازمان مجازی ایجاد کنیم ؟

▪ این عوامل شامل :

محلی سازی ؛ با پیشرفتهای زیاد میل به مشتریان محلی افزایش می یابد .

ـ دسترسی به منابع .

ـ ایجاد کمیته های عالی .

ـ نیاز به تغییرات سریع و مداوم .

ـ افزایش تولیدات و محصولات و خدمات تخصصی .

ـ افزایش ملزومات برای استفاده از دانش تخصصی .

ـ کار الکترونیکی .

در یک سازمان مجازی برای ارتباط، از یک سری ارتباطات کامپیوتری استفاده می شود، که به صورت الکترونیکی است .

شما می توانید با استفاده از تکنیکهای الکترونیکی به عنوان مدیر، فرایندهایی که در سازمان توسط کاربران و کارمندان انجام گرفته یا می گیرد را، کنترل نمائید.

همچنین می توانید از یک سری سیستمهای شبکه به نام:Electronic Workspace Network ، سیستمهای کامپیوتری، کارمندان را به همدیگر ربط دهید. تا اینکه در کل، وظایف و ماموریت سازمان انجام شود.

● ساختاریک فضای کاری الکترونیکی چگونه است ؟

ساختار، یک فضای کاری الکترونیکی است که در واقع همان آیینه تمام نمای سازمان است. این ساختارها باید به راحتی پیشرفت کنند و به سازمان مجازی ادغام شوند.

برای اینکه تمامی این اهداف تحقق یابد، باید تمامی بخشها با همدیگر تعامل دو طرفه داشته باشند. تا به عبارت فلسفی سازمان نایل گردند.

▪ فضاهای الکترونیکی باید این عوامل را آسان سازی کنند:

ـ ایجاد قوانین مربوط به آسان سازی کارها

ـ ایجاد پرونده های جدید

ـ ایجاد لینکهای ارتباطی بین مردمی

وظایف معمولی ساختارهای مجازی اینگونه است:

۱) ایجاد یک سیستم تولید که توانایی این را داشته باشد که کارها را به صورت مرحله ای و دقیق انجام دهد یعنی اینکه وقتی مرحله ای تمام شد وارد مرحله بعد شویم.

۲) ایجاد یک سیستمی که در آن مردم و مراجعان بتوانند مسائل و مشکلات خود را به راحتی و به سهولت با مراجع ذیربط مطرح نموده و کاملا" راهنمایی شوند.

● نتیجه گیری :

در این مقاله ما سعی کردیم یک سری مطالب کلی در مورد سازمانهای مجازی اعم از اینکه:

▪ چه ضرورتی برای ایجاد و تشکیل سازمانهای مجازی هست؟

▪ اصول و مبانی این سازمانها چیست؟

را برایتان بیان کنیم . اما در پایان متذکر می شویم که آشنایی کامل مدیران با سازمانهای مجازی و برداشتن گامهای موثر برای این فرایند امری لازم و ضروری است . امید است مقدمات و اصول پایه ای ذکر شده باعث برداشتن گامهای موفق دیگر مدیران در این عرصه گردد.

محمدرضا نوروزی

منابع وماخذ :

Main texts:

۱. Essential of virtual organization, Daniel& Martin, ۲۰۰۵

۲. Be proficiency in virtual organizations, Smith Traveler, ۲۰۰۶.

۳. What is a virtual organization, Accel team, ۲۰۰۷.

Related texts:

۴. Virtual organization Accel team, ۲۰۰۷.

۵. Virtual organization about .com ,۲۰۰۷

مزایای مجازی شدن

• اینکه فاصله، مانع انجام کار موسسات، همکاری‌ها و کنفرانس‌ها نگردد.
• به حداقل رساندن آمار بلایای فیزیکی از قبیل آتش‌سوزی‌ها، انفجار بمب‌ها و زلزله‌ها یا سایر حوادث مخرب مانند اعتصابها زیرا دیگر فعالیت ها در یک محوطه یا سازمان متمرکز نیستند.
• تأکید روزافزون بر جنبه انسانی کار زیرا با تاکید بر مهارتهای انسانی و فکری در محیط کاز غیر متمرکز کارهای فیزیکی و خدماتی به حداقل می رسد .
• بهبود شاخص بهره ‌وری در مقیاس فردی ، سازمانی و اجتماعی
• کاهش هزینه‌های فضاهای اداری، زیرا انواع متنوعی از کارگران منعطف معرفی می‌شود.
• مزایای زیست محیطی، زیرا افراد کمتری در حال تردد به محل کار هستند.
• کیفیت و تسهیلات بیشتر برای مشتری: امکان دریافت خدمات در هر زمان

سازمانهای مجازی ایستا


در این حالت از نظر مشتریان، آنها فقط با یک سازمان معامله می‌کنند. درصورتی که در واقع داد و ستد با شبکه‌ای از سازمانها صورت می‌گیرد و در این وضعیت سازمان‌های مجازی پایدار مطرح می‌باشد که همکاری بین قسمت‌های ثابت را برعهده می‌گیرند. این نوع سازمانها به سازمانهای مجازی دائمی نیز معروف می‌باشند. دراین گونه سازمانها، معمولا یک سازمان بصورت هسته مرکزی وجود دارد که قوانین لازم را به منظور همکاری میان قسمت‌های دیگر تنظیم و مشخص می‌نماید. یک نمونه از این سازمانها شامل شبکه‌هایی می‌باشد که
Amazon.comhttp://pnu-club.com/imported/mising.jpg (cache)http://pnu-club.com/imported/mising.jpg اداره می کند.
Amazon.comhttp://pnu-club.com/imported/mising.jpg (cache)http://pnu-club.com/imported/mising.jpg در شبکه اینترنت 20 درصد کتابهایش را به خارج از آمریکا می‌فروشد و در هر کجای دنیا که باشیم تنها با یک فشار دکمه ماوس می‌توانیم کتاب مورد نظر را انتخاب کرده و بخریم.
سازمانهای مجازی پویا


مفهوم دیگر کلمه virtual به معنای بالقوه موجود است که در واقع در این مفهوم شبکه‌ای پویا وجود دارد که اجزاء آن براساس کار و هدف مشتری در کنار هم قرار می‌گیرند و در هرلحظه مشتری می‌تواند به منظور سفارش به آنها دسترسی یابد. در این حالت یک رابطه موقتی با یک رهبری گسترده وجود دارد. اینگونه سازمانها به سازمانهایی مجازی و پویا معروف می‌باشند. جدول زیر مشخصات دو نوع سازمان مجازی مطرح شده را نشان می‌دهد.

مشخصات
سازمانهای مجازی ایستا
سازمانهای مجازی پویا

استمرار همکاری دائمی و دارای ثبات موقتی مرزهای سازمانی به وضوح تعریف می‌شود نامعلوم و مبهم / سیال و متغیر استفاده از تکنولوژی اطلاعات وارتباطات ICT مورد استفاده می‌باشد مورد استفاده می‌باشد همکاران اصلی مشخص ‌می‌باشند نامشخص است

http://pnu-club.com/imported/2013/06/2.gif 12:42 PM | محمدرضا گرامی | سازمان مجازی | نظرات [0] http://pnu-club.com/imported/2013/06/3.gif
شنبه 22 مهر ماه سال 1385 سازمان مجازی سرعت شاید مهمترین ثروت در هزاره سوم و عصر جدید موسوم به عصر اطلاعات باشد. برای کاستن زمان پاسخگویی و بهبود انعطاف‌پذیری، باید شکل کاملا جدیدی از سازمانها بوجود آیند. سازمانهای مجازی که امروزه با سرعت بالایی در حال شکل‌گیری هستند می‌توانند پاسخی به این نیازهای جدید باشند.

تحول الکترونیکی به طرق مختلف تجارت را تغییر داده است . ساختارهای سازمانی سنتی ، دیگر نمی‌توانند با این تحولات سازگار باشند. سرعت روز افزون جهانی سازی و تغییرات شدید ، نیازمندی به یک ساختار تجاری که بتواند این شرایط را به بهترین وجه بکار گیرد، حیاتی ساخته است. عدم توجه بسیاری از شرکتها به این شرایط جدید باعث ورشکستگی آنها شده است. بازار جدید نیازمند سازگاری مداوم و واکنشهای فوری است. سرعت هم‌اکنون یک شاخص رقابتی است و در نتیجه مدل قدیمی و کلاسیک تجارت رنگ خواهد باخت.

امتیازات رقابتی گذشته دیگر دوام ندارد، استراتژیهای مبتنی بر هزینه به سختی باقی مانده و دوام می‌آورند. سازمانها و شرکتهایی که در یک سازمان حجم وسیعی از فعالیتها را انجام می‌دادند، جای خود را به شرکتهای کوچکی داده‌اند که برای جلب رضایت مشتریانشان روی فعالیت‌ خاصی متمرکز شده‌اند.

در بازار و عصر جدید سازمانهایی که از دانش، افراد متخصص و فناوریهای روز به خوبی استفاده نمایند موفق‌تر هستند. کوچک شدن، مهندسی مجدد و تمرکز، برخی از رویکردهایی هستند که شرکتها برای شناسایی فعالیتهای بدون ارزش افزوده روی آنها حساب می‌کنند. فعالیتهای اقتصادی شبکه‌ای و تبادل اطلاعات اقتصادی فواید زیادی را برای استراتژی منبع یابی بیرونی به ارمغان آورده است.

طبق تعریف سازمانهایی که دارای سرمایه‌های غیر ملموس مشخص بوده و از مرزهای سنتی فراتر رفته‌اند، سازمانهای مجازی نام دارند. چنین سازمانهایی در تجارت خود از شرکای خارجی استفاده می‌کنند، که به آنها دست اندرکاران سازمان مجازی می‌گویند.

در حقیقت یک سازمان مجازی یک سازمان مبتنی بر شبکه است. برای اینکه یک سازمان خود را از ساختار موجود خارج ساخته و به حالت مجازی درآید نیازمند تغییرات سازمانی و تجدید ساختار در فرآیندها و عملکردهای سازمانی است که این امر با توجه به مقاومت طبیعی افراد در مقابل تغییر بسیار مشکل خواهد بود.

با تعریف کامل‌تری می‌توان بیان کرد که سازمان مجازی یک نوع خاصی از سازمان شبکه‌ای است که با استفاده از آخرین فناوریهای ارتباطی و اطلاعاتی مانند اینترنتhttp://pnu-club.com/imported/mising.jpg واینترانت مراودت و همکاری با اشخاص و سازمانهای دیگر را خارج از فضا، زمان و مرزهای سازمانی امکان پذیر می‌سازد.

ویژگیهای سازمانهای مجازی

• مبتنی بر اطلاعات است.
• غیرمتمرکز است ولی از نظر فناوری شدیدا متمرکز عمل می‌کند.
• تمرکز فعالیتهای سازمان مجازی حول شایستگی‌های منحصر به فرد آن می‌باشد.
• انعطاف‌پذیر، چابک و سریعا قابل انطباق است.
• سرمایه‌گذاری‌های آن بهینه بوده و هزینه‌های سربار در آن حذف می‌شود.
• خلاق، پویا، سازگار و همراه با ساختاری مجازی مبتنی بر کار گروهی است.

اهداف عمده سازمانهای مجازی

• بهره‌برداری به موقع از انواع منابع موجود در بازار به منظور ارتقاء کیفیت و افزایش ارزش محصول
• به کارگماردن نیروی کار متخصص از هر قشر،‌ طبقه، تخصص و ملیت
• ایجاد نظارت درونی و خود جوش که تنها از محیطی بدون ابهام، قدرتمند و دارای اصول اجرایی مشترک و اعتماد قلبی و واقعی بر می‌آید.